dossier 2022-222.pdf

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/222

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2022/222

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6.

Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie.

Voorafgaande procedure Op 19 juni 2022 diende xxx (verzoeker), een openbaarheidsverzoek in bij de gemeente Lievegem om inzage te krijgen in de subsidiedossiers 2020-2021 van de sportverenigingen Lievegem met uitzondering van de volgende informatie: trainers, diploma’s, lesgevers en sportbegeleiders.

Op 20 juni 2022 vroeg de gemeentelijke administratie verduidelijking over welke vereniging verzoeker het heeft wanneer hij het heeft over trainers, diploma’s, lesgevers en sportbegeleiders.

Op 24 juni 2022 antwoordde verzoeker aan de gemeentelijke administratie dat hij inzage wenste in bepaalde documenten van bepaalde verenigingen met inachtname van de privacy. Zijn bedoeling is om na te gaan of de verdeling en berekening van de subsidies en plussubsidies aan de sportverenigingen van Lievegem uitgevoerd is volgens het geldende subsidiereglement van Lievegem.

Op dezelfde dag antwoordde de gemeentelijke administratie aan verzoeker dat hij ook voor inzage de naam moet doorgeven van de vereniging waarvan hij het activiteitenverslag wenst, en dat het niet mogelijk was om alle documenten van alle verenigingen aan te passen.

Op 7 juli 2022 werd door de gemeente Lievegem een mail verstuurd aan verzoeker waarin de door hem gevraagde inzage geweigerd werd. Deze mail werd ondertekend door de stafmedewerker en teamleider van de dienst strategie, secretariaat en communicatie.

www.vlaanderen.be

Op 17 juli 2022 diende verzoeker hiertegen beroep in.

Dit beroep werd geregistreerd op 18 juli 2022.

Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijk verzoek dateert van 19 juni 2022.

De beslissing van de gemeente Lievegem van 7 juli 2022 werd genomen door de stafmedewerker en teamleider van de dienst strategie, secretariaat en communicatie. De beroepsinstantie heeft bij de gemeente Lievegem nagevraagd of de algemeen directeur zijn beslissingsbevoegdheid delegeerde in het kader van de beoordeling van openbaarheidsverzoeken. De beroepsinstantie stelt vast dat er op het ogenblik van voornoemde beslissing geen delegatiebesluit door de algemeen directeur was genomen. De gemeente verklaart dat de behandeling in samenspraak gebeurt met de algemeen directeur en de antwoorden centraal worden verzonden bij de behandeling van de uitgaande post met alle betrokkenen in BCC (aanvrager, betrokken team en algemeen directeur).

De beroepsinstantie stelt echter vast dat er dus geen formeel besluit bestaat van de algemeen directeur of een door hem via delegatie aangeduide medewerker. De vraag rijst of de beroepsinstantie wel mag rekening houden met een beslissing die werd genomen door een orgaan dat daartoe niet bevoegd is. Artikel II.29 1° van het Bestuursdecreet draagt de beslissingsbevoegdheid over een bij de gemeente ingediende aanvraag tot openbaarmaking immers op aan de algemeen directeur.

De beroepsinstantie kan niet anders dan oordelen dat de beslissing van 7 juli 2022 in eerste aanleg strikt genomen uitging van een daartoe onbevoegd orgaan. Wat de beoordeling van de ontvankelijkheid betreft, moet de beslissing genomen door een onbevoegd orgaan worden gelijkgesteld met de afwezigheid van een beslissing. In de huidige zaak moet dan ook worden geoordeeld dat het bevoegde orgaan, dat wil zeggen de algemeen directeur, geen beslissing heeft genomen.

Op grond van artikel II.48 vierde lid van het Bestuursdecreet neemt de beroepstermijn bij een ontstentenis van een beslissing geen aanvang.

Het beroepschrift van 17 juli 2022 werd dan ook tijdig ingediend en is ontvankelijk.

Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten.

De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

1.

Aangevochten beslissing

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/222

pagina 2 van 7

Het verzoek tot openbaarmaking werd door de gemeente Lievegem afgewezen omwille van de volgende overwegingen: ‘Jouw aanvraag openbaarheid van bestuur van 19 juni 2022 beschouwen we als kennelijk onredelijk en wijzen we dus af, met volgende motivatie: - Het volledige subsidiedossier voor sportverenigingen 2020-2021 bestaat uit meer dan 60 individuele dossiers.

- De individuele dossiers bestaan uit verscheidene documenten die doorspekt zijn met persoonsgegevens.

Deze overmaken of laten inkijken zonder anonimiseren doet afbreuk aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en is bovendien een absolute uitzondering voor een aanvraag openbaarheid van bestuur.

- Al deze dossiers moeten zowel bij inzage als overhandigen van de documenten blad per blad doorgenomen worden, en vervolgens geanonimiseerd worden. De omvang van deze taak betekent dat de normale dienstverlening in het gedrang komt.

- Mailverkeer tussen jou en het bestuur over de aanvraag van 19 juni 2022 bij de gemeente Lievegem tonen aan dat het bestuur twee keer een voorstel doet van een betere vraagstelling of beschikbare documenten die wel haalbaar zijn.’

2. Inhoud van het beroepschrift Verzoeker stelt dat zijn eerste aanvraag aan de gemeente Lievegem voor inzage in het dossier subsidies sportverenigingen 2020-2021 dateert van 22/04/2022.

Men zou hem dan gevraagd hebben om contact op te nemen met het team sport.

Op 3 juni 2022 was er een vergadering met het team sport. Verzoekers vraag zou dan heel duidelijk geweest zijn: toon mij de activiteitenverslagen van een zevental specifieke verenigingen en is de frisbee vereniging een erkende federatie door sport Vlaanderen? Verzoeker stelt dat er op zijn vragen antwoorden kwamen maar dat er van inzage geen sprake was.

Hij stelt dat hij op de vergadering van 03/06/2022 heel duidelijk gesteld heeft wat hij wilde zien. Het ging niet over de meer dan 60 individuele dossiers.

Het secretariaat van de gemeente Lievegem vraagt meer verduidelijkingen op 20/06/2022. Verzoeker vraagt zich af of men geen contact kon opnemen met het team sport? Het team sport zou heel goed weten waarover het gaat. Blijkbaar loopt de communicatie tussen de verschillende diensten niet optimaal, aldus verzoeker.

Dat de activiteitenverslagen doorspekt zouden staan met persoonlijke gegevens, daar twijfelt verzoeker sterk aan. Als je kijkt naar de websites van: verenigingen en de sportfederaties en/of op de sociale media, daar is heel wat info te lezen. Staan die doorspekt van persoonlijke gegevens? Verzoeker stelt dat de verduidelijkingsvraag van de gemeente onredelijk is en is besproken op de vergadering van 03/06/2022.

Verzoeker vindt het merkwaardig dat zijn inzagevraag de normale dienstverlening in het gedrang zou brengen.

3. Toelichting door de gemeente Lievegem

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/222

pagina 3 van 7

Om voldoende geïnformeerd te kunnen oordelen, heeft de beroepsinstantie de gemeente Lievegem om een reactie gevraagd, en om een vijftal representatieve dossiers zoals gevraagd door verzoeker. Op 3 augustus 2022 bezorgde de gemeente Lievegem de beroepsinstantie de gevraagde documenten en toelichting: ‘We namen er één dossier bij en anonimiseerden dat om onze beslissing te onderbouwen. Onze deskundige van team sport had 30 minuten nodig om één dossier te anonimiseren. In 2021 moesten we 62 dossiers behandelen.

Om aan de aanvraag openbaarheid van bestuur te voldoen en alle dossiers te anonimiseren kunnen we inschatting maken dat dit 31 werkuren in beslag zou nemen.

De deskundigen die de dossiers behandelen zijn met twee, aan hen zou de opdracht tot anonimiseren toegekend worden. 31 werkuren om alle documenten te anonimiseren zou een diepgaande impact hebben op onze reguliere dienstverlening: met rechtstreekse gevolgen voor klanten en inwoners die gretig gebruik maken van ons zomeraanbod.

Dat was ook de reden waarom we grondig motiveerden in het bericht naar de persoon in kwestie: -

-

De individuele dossiers bestaan uit verscheidene documenten die doorspekt zijn met persoonsgegevens. Deze overmaken of laten inkijken zonder anonimiseren doet afbreuk aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en is bovendien een absolute uitzondering voor een aanvraag openbaarheid van bestuur.

Al deze dossiers moeten zowel bij inzage als overhandigen van de documenten blad per blad doorgenomen worden, en vervolgens geanonimiseerd worden. De omvang van deze taak betekent dat de normale dienstverlening in het gedrang komt.

Mailverkeer tussen de aanvrager en het bestuur over de aanvraag van 19 juni bij de gemeente Lievegem tonen aan dat het bestuur twee keer een voorstel doet van een betere vraagstelling of beschikbare documenten die wel haalbaar zijn.’

4. Beoordeling door de beroepsinstantie De beroepsinstantie stelt vast dat het door verzoeker geformuleerde openbaarheidsverzoek tot inzage d.d.

19 juni 2022 zoals ingediend via het webformulier van de gemeente het volgende voorwerp heeft: de subsidiedossiers 2020-2021 van de sportverenigingen Lievegem met uitzondering van de volgende informatie: trainers, diploma’s, lesgevers en sportbegeleiders.

In zijn beroepschrift verklaart verzoeker dat hij niet de volledige subsidiedossiers wenst in te zien, maar zoals hij verklaarde tijdens een vergadering op 3 juni 2022 met het team sport enkel de activiteitenverslagen van een zevental specifieke verenigingen.

De beroepsinstantie kan echter niet anders dan vaststellen dat het formele openbaarheidsverzoek van verzoeker, dat dateert van nà deze vergadering, wel degelijk spreekt over ‘de subsidiedossiers 2020-2021 van de sportverenigingen Lievegem’, en zich dus niet beperkt tot de activiteitenverslagen van een zevental specifieke verenigingen.

Op 20 juni 2022 antwoordde de gemeente Lievegem aan verzoeker dat het niet haalbaar was om van alle verenigingen alle bijlagen te sorteren, anonimiseren en te bezorgen, en vroeg ze hem te specifiëren over welke vereniging zijn vraag ging.

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/222

pagina 4 van 7

Op 24 juni 2022 antwoordde verzoeker hierop: dat men hem niets moest bezorgen, maar dat hij inzage wenste te krijgen in ‘bepaalde documenten van bepaalde verenigingen met in acht name van de privacy’.

Dit kon volgens verzoeker gebeuren op de sportdienst van Lovendegem. Verzoeker vroeg of het zo moeilijk was om hem van vereniging X bijvoorbeeld het activiteitenverslag van 2 trainingsmomenten per week te tonen? Hij stelde geen kopieën te willen ontvangen, maar dit document te willen inzien.

Dezelfde dag herhaalde de gemeente haar vraag om de naam van de vereniging door te geven waarvan verzoeker het activiteitenverslag wenste zodat ze dit kon opzoeken en anonimiseren waar nodig.

Verzoeker reageerde niet meer op deze mail van de gemeente maar diende op 25 juni 2022 beroep in bij de beroepsinstantie dat echter onontvankelijk werd bevonden wegens voortijdig (OVB/2022/205).

Het huidige beroepschrift is zoals hierboven gesteld wel ontvankelijk, en heeft hetzelfde oorspronkelijk inzageverzoek als basis, waarin intussen door de gemeente op 7 juli 2022 een weigeringsbeslissing werd genomen.

De beroepsinstantie stelt uit het verloop van dit dossier vast dat de gemeente om verduidelijking/specificering van het oorspronkelijk openbaarheidsverzoek gevraagd heeft, maar dat verzoeker deze niet (voldoende) gegeven heeft. De gemeente vroeg van welke verenigingen hij concreet het activiteitenverslag wenste in te zien; de laatste toelichting van verzoeker heeft het enkel over ‘bepaalde documenten van bepaalde verenigingen’.

De beroepsinstantie is van oordeel dat dit geen voldoende concrete verduidelijking is over van welke documenten verzoeker nu precies inzage wenst. Het verzoek moet bijgevolg beoordeeld worden volgens de omschrijving van de gevraagde documenten zoals het initieel verwoord was: ‘de subsidiedossiers 2020-2021 van de sportverenigingen Lievegem met uitzondering van de volgende informatie: trainers, diploma’s, lesgevers en sportbegeleiders’.

De gemeente roept hiervoor de kennelijke onredelijkheid in op grond van artikel II.33, 1° Bestuursdecreet.

De beroepsinstantie kon bij wijze van steekproef vijf subsidiedossiers inzien, en stelde daarbij het volgende vast. Elk dossier bevat een redelijk aantal bijlagen (13 tot 29). Een heel groot deel van de bijlagen bevat inderdaad tal van persoonsgegevens van leden, trainers, begeleiders en bestuurders. Verzoeker stelde de informatie van de trainers, diploma’s, lesgevers en sportbegeleiders niet te willen inzien, maar zoals de gemeente stelt, moet elk document hierop dan inderdaad gescreend worden en geanonimiseerd.

Uit de toelichting van de gemeente blijkt dat dit naar schatting een 31-tal werkuren zou vergen, dus een viertal volledige werkdagen.

De beroepsinstantie kan de gemeente erin volgen dat dit een onredelijke belasting van haar diensten zou betekenen die de reguliere werking ervan in het gedrang zou brengen. Bovendien blijkt uit de toelichting die verzoeker in zijn beroepschrift vermeldde, dat hij genoegen zou nemen met inzage in de activiteitenverslagen van een 7-tal verenigingen. Deze concrete verduidelijking heeft hij helaas niet aan de gemeente meegedeeld. De beroepsinstantie wenst op te merken dat, op basis van de documenten waarin ze zelf inzage kreeg, de inzage in de activiteitenverslagen van een 7-tal verenigingen, haar niet kennelijk onredelijk voorkomt.

Het grondwettelijk recht op openbaarheid van bestuur is een instrument dat de burgers moet toelaten controle uit te oefenen op het handelen van een overheidsinstantie. Het moet de burgers in staat stellen de rechtmatigheid van het overheidsoptreden te beoordelen en met kennis van zaken te beslissen of er

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/222

pagina 5 van 7

grond bestaat dat optreden in rechte aan te vechten. Verzoeker heeft aldus het volste recht om gebruik te maken van de openbaarheid van bestuur om het doen en laten van bepaalde bestuursinstanties betreffende aangelegenheden die hij zich ter harte heeft genomen, na te gaan. Hij is er evenwel niet van ontslagen om zijn rechten op redelijke en zorgvuldige wijze uit te oefenen: het belang dat de verzoeker heeft bij de uitoefening van zijn rechten, moet in redelijke verhouding staan met de gevolgen voor de werking van de betrokken overheidsinstantie.

De vraag wanneer een aanvraag tot openbaarmaking de grens van de kennelijke onredelijkheid overschrijdt is zeer delicaat en moeilijk. Daar moet, het uitgangspunt indachtig dat de uitzonderingsgronden op de openbaarheid restrictief moeten worden geïnterpreteerd en toegepast, heel behoedzaam mee worden omgegaan. De beroepsinstantie kan in casu enkel vaststellen dat het huidige openbaarheidsverzoek van verzoeker in kwestie een disproportionele en onredelijke opdracht betekent voor de gemeente Lievegem.

Artikel II.33. 1° Bestuursdecreet bepaalt dat een aanvraag die kennelijk onredelijk is mag afgewezen worden, voor zover het belang van de openbaarheid niet primeert. De beroepsinstantie is van mening dat er in casu geen openbaar belang, zoals geduid in de parlementaire voorbereiding, gemoeid is met de openbaarmaking van de betrokken documenten. De memorie van toelichting stelt immers m.b.t. de belangenafweging het volgende: “De uitzonderingen worden alleen ingeroepen als het belang van de openbaarheid niet primeert.

Daarmee wordt bedoeld: een met de openbaarmaking gediend openbaar belang. Deze bepaling betekent dus niet dat de private belangen van de aanvrager moeten afgewogen worden tegenover de belangen die met de uitzonderingen beschermd worden. Het gaat om het belang van de gemeenschap: de openbare orde, de veiligheid van de bevolking, grote maatschappelijke issues, globale bescherming van het leefmilieu enzovoort..” (Parl.St. Vl.Parl. 2017-18, 1656/1, 56).

In casu is de beroepsinstantie van oordeel dat de gemeente Lievegem haar behulpzaamheidsplicht naar verzoeker toe heeft vervuld door tot twee keer toe een voorstel te doen aan verzoeker voor een betere en beperktere vraagstelling naar beschikbare documenten die wel haalbaar zijn.

Aangezien het initieel openbaarheidsverzoek echter niet de concrete inperking bevat die verzoeker naderhand wel heeft gedaan ten aanzien van de beroepsinstantie, en het beroepschrift gericht is tegen de weigeringsbeslissing van de gemeente over de vraag tot inzage in ‘de subsidiedossiers 2020-2021 van de sportverenigingen Lievegem met uitzondering van de volgende informatie: trainers, diploma’s, lesgevers en sportbegeleiders’, is de beroepsinstantie van oordeel, na billijke afweging van ieders belangen en verwijzende naar wat hiervoor werd uiteengezet, dat het huidig openbaarheidsverzoek terecht moet worden afgewezen in toepassing van artikel II.33, 1° van het Bestuursdecreet. Het voordeel van de informatie die beroeper bekomt weegt kennelijk niet op tegen de last die het inwilligen van deze omvangrijke aanvraag inzake openbaarheid van bestuur zou veroorzaken voor de betrokken gemeente.

Het ingediende beroepschrift wordt om voormelde reden als ongegrond beschouwd.

Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 17 juli 2022 tegen de weigeringsbeslissing van de gemeente Lievegem d.d. 7 juli 2022 is ontvankelijk doch ongegrond.

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/222

pagina 6 van 7

Brussel, 4 augustus 2022 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/222

pagina 7 van 7