dossier 2022-219.pdf

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/219

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2022/219

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6.

Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie.

Voorafgaande procedure Op 19 juni 2022 diende xxx, een verzoek in bij het agentschap Onroerend Erfgoed (hierna: het agentschap OE) om een afschrift te krijgen van de volledige beslissing waarbij aan de gemeente Grobbendonk een toelating onder voorwaarden werd gegeven voor het ruimen van een deel van de graftekens aan het beschermd onroerend goed “Parochiekerk O.L.V ten hemel opgenomen” met kerkhof, alsook van alle bijhorende stukken als het beheersplan, de lijst van de te weerhouden graven en de voorafgaande communicatie met en vanuit de gemeente Grobbendonk.

Op 1 juli 2022 weigerde het agentschap OE het verzoek in te willigen omdat er nog geen beheersplan beschikbaar is dat de gevraagde informatie bevat. De documenten in het bezit van het agentschap OE hebben een louter voorbereidend karakter bij de opmaak van het beheersplan en dus werd het verzoek op grond van artikel II.33, 2° van het Bestuursdecreet afgewezen.

Op 8 juli 2022 diende verzoeker beroep in bij de beroepsinstantie tegen voormelde beslissing van het agentschap OE. Aangezien pas na het voorbereidend onderzoek duidelijk werd dat het beroep dd. 8 juli 2022 in feite een beroep omvatte tegen 2 verschillende beslissingen, zijnde deze van de gemeente Grobbendonk dd. 10 juni 2022 en deze van het agentschap OE dd. 1 juli 2022, werd het beroep tegen deze laatste beslissing pas op 14 juli 2022 door de beroepsinstantie geregistreerd.

Op 12 augustus 2022 werd, in toepassing van artikel II.50, §1, tweede lid van het Bestuursdecreet, de beslissingstermijn door de beroepsinstantie verlengd van dertig kalenderdagen tot een termijn van vijfenveertig kalenderdagen.

www.vlaanderen.be

Ontvankelijkheid van het beroep Op 19 juni 2022 werd het oorspronkelijk verzoekschrift ingediend.

De beslissing van het agentschap OE dateert van 1 juli 2022. Deze beslissing maakt melding van de beroepsmogelijkheid en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet.

Het beroepschrift d.d. 8 juli 2022 is bijgevolg tijdig ingediend en wordt als ontvankelijk beschouwd.

Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten.

De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

1.

Inhoud van het beroepschrift

Aangezien verzoeker na de eerste afwijzing door de gemeente, dezelfde doch lichtjes anders geformuleerde vragen had gesteld aan het agentschap OE, had hij ook een nieuw antwoord verwacht. Weliswaar werd zijn tweede verzoek beoordeeld op basis van de formulering aan de gemeente en niet op basis van de aan het agentschap OE gestelde vraag en daarom dan ook verkeerd beantwoord, aldus beroeper.

Via het indienen van het beroep beoogt verzoeker alsnog de gevraagde documenten te verkrijgen.

2. Toelichting door het agentschap OE Op 29 juli 2022 meldde het agentschap OE dat diezelfde dag alsnog een aantal van de gevraagde stukken werden overgemaakt aan beroeper. Het betreft een plan van het kerkhof Bouwel met daarop de grafzerken met rood of groen gemarkeerd, een nota met de beschrijving en de motivatie van de geplande werken en de toelating onder voorwaarden dd. 15/06/2022 van het agentschap OE aan het gemeentebestuur Grobbendonk met betrekking tot de Onze-Lieve-Vrouw parochiekerk.

Voor het overige handhaaft het agentschap OE haar standpunt en wijst het verzoek verder af op grond van artikel II.33, 2° van het Bestuursdecreet.

3. Beoordeling door de beroepsinstantie

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/219

pagina 2 van 6

Beroeper bevestigt aan de beroepsinstantie de ontvangst van de door het agentschap OE nagestuurde documenten. Hij benadrukt dat uit de ontvangen documenten duidelijk blijkt dat niet alle erin vermelde bijlagen werden bezorgd. Het betreft onder andere het beheersplan, de inventaris Kerkhof en de nota Visie en richtlijnen.

De beroepsinstantie stelt vast dat hoewel ietwat anders geformuleerd, het eerste en tweede onderdeel van het verzoek dd. 1 juli 2022 gericht aan het agentschap OE identiek is aan de twee eerste onderdelen van het verzoek van 16 mei 2022 gericht aan de gemeente Grobbendonk. Om die reden herneemt de beroepsinstantie dan ook haar beslissing ter zake uit beroepsdossier OVB/2022/213 : Onderdeel 1: De beheersplannen kerkhof van Bouwel en van Grobbendonk De gemeente Grobbendonk deelt in haar toelichting dd. 31 juli 2022 aan de beroepsinstantie mee dat het beheersplan voor de begraafplaats van Grobbendonk nog niet was opgestart. Dit onderdeel van het verzoek heeft met andere woorden betrekking op een momenteel nog onbestaand document zodat er evenmin een afschrift kan van worden bezorgd. In artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet wordt een bestuursdocument gedefinieerd als de informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie.

Het recht op openbaarheid kan aldus maar uitgeoefend worden voor zover het gaat om informatie die gematerialiseerd werd op een drager. In casu wordt evenwel door de beroepsinstantie vastgesteld dat het opgevraagde beheersplan voor de begraafplaats van Grobbendonk (nog) niet bestaat.

Het beroep dient wat dit beheersplan betreft ongegrond te worden verklaard.

Inzake het beheersplan voor het kerkhof van Bouwel laat de gemeente Grobbendonk weten dat het beheersplan nog in voorbereiding is. Het dossier werd nog niet ingediend bij het agentschap Onroerend Erfgoed aangezien deel 1 (het kerkhof) en deel 2 (de kerk) onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn en zodoende één geheel vormen in de goedkeuringsprocedure.

De beroepsinstantie heeft bij de toelichting eveneens het beheersplan voor het kerkhof van Bouwel ontvangen. De beroepsinstantie heeft dan ook kunnen vaststellen dat dit document nog in de conceptuele fase zit en voorlopig slechts enkel deel 1 met betrekking tot het kerkhof bevat.

De bewering van beroeper dat de toelating van het agentschap Onroerend Erfgoed aan de gemeente Grobbendonk dd. 15/06/2022 voor het ruimen van een deel van de graftekens is gesteund op het beheersplan klopt naar oordeel van de beroepsinstantie niet.

“Ter voorbereiding van deze werken is een lijst van graven met lokaal, ondersteunend en begeleidend

belang opgemaakt” … “Aangezien het kerkhof historisch groener was, ondersteunen we de ambitie van de gemeente om een tuin- en landschapsarchitect aan te stellen voor de opmaak van een inrichtingsplan dat de omvorming naar een groener kerkhof kan begeleiden. De visie en doelstellingen voor de begraafplaats, vermeld in het bijgevoegde document zijn voorafgaandelijk aan uitvoering ervan, uit te werken in een nog op te maken herinrichtingsplan voor de begraafplaats.”

Deze door beroeper geciteerde en onderlijnde zinnen uit de beslissing verwijzen immers helemaal niet naar het beheersplan maar wel duidelijk naar de lijst van graven met lokaal belang, naar een nog op te maken herinrichtingsplan en naar de visie en doelstellingen voor de begraafplaats zijnde 3 afzonderlijke op zich al dan niet reeds bestaande en/of reeds volledig afgewerkte documenten.

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/219

pagina 3 van 6

Voormelde zinnen tonen enkel aan dat het Agentschap Onroerend Erfgoed in het bezit was van de lijst van te behouden graven met lokaal belang wat een op zich bestaand document is.

Bovendien meldde het agentschap Onroerend Erfgoed in haar mail van 12 mei 2022 gericht aan beroeper, dat aangezien de gemeente Grobbendonk nog niet beschikt over een goedgekeurd beheersplan, zij een toelating moet aanvragen aan het agentschap voor eventuele handelingen aan het kerkhof. De verleende toelating van het agentschap inzake het ruimen van een deel van de graven toont juist aan dat er op het moment van deze beslissing, zijnde 15 juni 2022, dan ook nog geen afgewerkt -laat staan goedgekeurd- beheersplan bestaat.

Het beroep dient wat dit beheersplan betreft om deze reden dan ook ongegrond te worden verklaard.

Onderdeel 2 : de lijsten van de graven met historisch belang De gemeente Grobbendonk bezorgt aan de beroepsinstantie naast de lijsten van de graven met historisch belang eveneens een uittreksel uit de notulen van het college van burgemeester en schepenen van de zitting van 13 juni 2022. Dit uittreksel bevat het besluit van het collegebestuur van de gemeente Grobbendonk waarin, zowel voor de begraafplaats van Grobbendonk als van Bouwel, de lijst met graven van lokaal historisch belang wordt bekrachtigd. Gelet op het feit dat deze bekrachtiging (dd.13/06/2022) pas na de beslissing van de algemeen directeur over het huidig openbaarheidsverzoek plaatsvond, doet de gemeente Grobbendonk besluiten dat de lijsten op het moment van de beslissing -zijnde 10 juni 2022- nog onafgewerkte documenten waren met het status “in voorbereiding”.

De beroepsinstantie deelt de mening van de gemeente Grobbendonk niet. De memorie van toelichting geeft ter zake volgende toelichting : “Het ogenblik waarop een document als “af” kan beschouwd worden verschilt van document tot document. Zo moet een onderscheid gemaakt worden tussen documenten die worden gemaakt in het kader van een besluitvormingsprocedure en andere documenten. Documenten ter voorbereiding van een besluitvormingsprocedure zijn pas af indien ze een definitieve status hebben verkregen, dit wil zeggen indien ze ondertekend zijn door de persoon die in het kader van deze procedure bevoegd is.

Dit betekent geenszins dat er een eindbeslissing in de procedure zou moeten genomen zijn. Ook tussentijdse rapporten, adviezen en nota’s zijn openbaar, nog voor de eindbeslissing is gevallen, voor zover ze definitief af zijn, dit wil zeggen ondertekend door de bevoegde persoon, zelfs al zijn deze documenten vatbaar voor wijziging of herziening ten gevolge van nieuwe factoren en elementen.

Andere documenten, die niet kaderen in een besluitvormingsprocedure worden door de opsteller(s) zelf van het document gekwalificeerd als zijnde af of niet af. Zo zal een document dat wordt opgesteld door een groep personen, slechts af zijn wanneer de groep besluit dat het document af is, dit wil zeggen dat er niets meer aan het document dient veranderd te worden, wat niet uitsluit dat wijzigingen achteraf mogelijk zijn ten gevolge van nieuwe omstandigheden.”

In casu is duidelijk dat de opgevraagde lijsten van graven, die omwille van hun lokaal historisch belang worden weerhouden, bestuursdocumenten zijn die zijn opgemaakt in het kader van de procedure tot goedkeuring en bekrachtiging door het college van burgemeester en schepenen van de gemeente Grobbendonk en dat door het agenderen van deze documenten op de zitting van het collegebestuur deze een definitieve status hebben verkregen. De lijsten waren immers reeds vooraf overgemaakt aan het collegebestuur met oog op de bekrachtiging ervan. De lijsten waren dan ook klaar en te beschouwen als door de auteur afgewerkt documenten. Verzoeker vroeg bovendien louter een afschrift van de opgestelde lijsten en niet zo zeer van de bekrachtigde lijsten.

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/219

pagina 4 van 6

De beroepsinstantie stelt evenwel vast dat de lijsten, naast een kolom met onder andere de beschrijving en de erfgoedwaarde, ook 2 kolommen bevatten met daarin telkens de voor- en achternaam van de betrokken overledene.

Artikel II.34, 2° van het Bestuursdecreet stelt dat een verzoek tot openbaarmaking moet worden afgewezen indien de openbaarmaking afbreuk zou doen aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. In casu bevat de lijst evenwel enkel namen van mensen die allen voor de eeuwwisseling zijn gestorven. Als de aanvraag tot openbaarmaking betrekking heeft op persoonsgegevens van een persoon die meer dan twintig jaar geleden overleden is, kan conform artikel II.37, 3e lid van het Bestuursdecreet de uitzonderingsgrond, vermeld in artikel II.34, 2° van het Bestuursdecreet niet ingeroepen worden om de openbaarmaking te weigeren.

In de geven omstandigheden is de beroepsinstantie dan ook van oordeel dat de openbaarmaking van deze namen geen afbreuk kan doen aan het recht op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen.

Aangezien er geen andere wettelijke of decretale weigeringsgronden voorhanden zijn die zich verzetten tegen de openbaarmaking van de gevraagde lijsten dient het beroep wat dit onderdeel betreft gegrond te worden verklaard Onderdeel 3 : de communicatie met de gemeente Grobbendonk Het agentschap OE meldt in haar toelichting van 22 augustus 2022 dat ter zake geen communicatie werd teruggevonden. Aangezien het beheersplan op dit moment nog in een voorbereidende fase zit werd deze nog niet overgemaakt aan het agentschap OE. Dit onderdeel van het verzoek heeft met andere woorden betrekking op momenteel ter zake nog niet gevoerde communicatie zodat er evenmin een afschrift kan van worden bezorgd.

In artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet wordt een bestuursdocument gedefinieerd als de informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Het recht op openbaarheid kan aldus maar uitgeoefend worden voor zover het gaat om informatie die gematerialiseerd werd op een drager.

In casu wordt evenwel door de beroepsinstantie vastgesteld dat er nog geen communicatie werd gevoerd met het agentschap OE inzake het beheersplan.

Het beroep dient wat dit onderdeel betreft ongegrond te worden verklaard.

Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 8 juli 2022 tegen de beslissing van het agentschap Onroerend Erfgoed dd. 1 juli 2022 wordt als ontvankelijk en deels gegrond deels ongegrond beschouwd.

Bijgevolg dient het agentschap Onroerend Erfgoed een afschrift van de lijsten van de graven met historisch belang, zowel voor de begraafplaats van Grobbendonk als van Bouwel, over te maken aan verzoeker.

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/219

pagina 5 van 6

Geen toestemming tot hergebruik van bestuursdocumenten

In zoverre dit beroep gegrond werd verklaard, geldt dat deze inwilliging van de aanvraag tot openbaarmaking GEEN toestemming inhoudt om de gevraagde bestuursdocumenten te hergebruiken, als vermeld in titel II, hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (zie artikel II.44, §3, van het Bestuursdecreet).

Brussel, 25 augustus 2022 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/219

pagina 6 van 6