dossier 2019-293.pdf

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2019/293

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2019/293

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (hierna: Bestuursdecreet), titel II, hoofdstuk 3; Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie; Gelet op het oorspronkelijke verzoek d.d. 26 november 2019 van xxx, aan het gemeentebestuur van Brecht tot openbaarmaking van de verslagen van het college van burgemeester en schepenen van 2 juli, 6 augustus en 17 september 2019; Gelet op de beslissing vanwege de gemeente Brecht d.d. 28 november 2019, waarbij het openbaarheidsverzoek werd afgewezen; Gelet op het beroepschrift van xxx d.d. 28 november 2019 tegen de voormelde weigeringsbeslissing van de gemeente Brecht; Gelet op de registratie van het beroepschrift op 29 november 2019;

Wat de ontvankelijkheid betreft: De weigeringsbeslissing van de gemeente Brecht dateert van 28 november 2019. Deze beslissing maakt melding van de beroepsmogelijkheid bij de beroepsinstantie openbaarheid van bestuur en van de modaliteiten, maar vermeldt niet de beroepstermijn, zoals voorgeschreven in artikel II.43, ยง1, derde lid van het Bestuursdecreet. Bijgevolg start de termijn om een beroep in te dienen conform artikel II.48 ยง1, 4de lid van het Bestuursdecreet pas vier maanden na de kennisgeving.

www.vlaanderen.be

Op 28 november 2019 diende xxx een beroep in tegen de voormelde weigeringsbeslissing van de gemeente Brecht. Het beroep is bijgevolg tijdig ingediend.

Het beroepschrift wordt dan ook als ontvankelijk beschouwd.

Wat de gegrondheid betreft: Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten.

De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

1) Feiten In het oorspronkelijke verzoek d.d. 26 november 2019 werd door verzoeker aan de gemeente Brecht om de openbaarmaking gevraagd van de verslagen van het college van burgemeester en schepenen van 2 juli, 6 augustus en 17 september 2019. Diezelfde dag verzocht de gemeente verzoeker om zijn aanvraag te preciseren, gezien het arbeidsintensieve karakter van het nalezen en anonimiseren van de gevraagde stukken. xxx antwoordde hierop dat hij op zoek was naar alle beslissingen in het kader van milieu (ruim

genomen zoals bv kap van bomen, vergunningen, …) evenals alle bouwkundige zaken zoals infrastructuur, vergunningen, …. Het gemeentebestuur verwees verzoeker vervolgens naar de gemeentelijke website waarop

de besluitenlijst terug te vinden is en vroeg opnieuw om de aanvraag gerichter te specifiëren. xxx reageerde hierop dat hij een onderzoek voert waarbij hij op basis van een steekproef de motivatie van de gemeente Brecht wil bestuderen inzake de onderwerpen die hij naar aanleiding van de eerste vraag tot verduidelijking had opgegeven (zie hoger, cursief).

Op 28 november 2019 besliste de algemeen directeur van de gemeente Brecht om niet in te gaan op de aanvraag van verzoeker en deed daarvoor een beroep op artikel II.33 1° van het Bestuursdecreet. Volgens de algemeen directeur vergt het een substantiële inspanning om de verslagen te beoordelen op wat verzoeker precies vraagt en ze ook nog eens te toetsen aan de openbaarheidsregels. De aanvraag wordt als te algemeen beschouwd waarbij de inspanning van het bestuur niet opweegt tegen de openbaarheid.

De beroepsinstantie heeft, om met kennis van zaken over het ingestelde beroep te kunnen oordelen, de gemeente Brecht op 29 november en 3 december 2019 om nadere toelichting verzocht betreffende dit beroep. Per mailberichten van 2 en 4 december 2019 heeft de gemeente de gevraagde inlichtingen bezorgd aan de beroepsinstantie.

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // https://overheid.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2019/293

pagina 2 van 5

2) Standpunt van de gemeente De gemeente geeft aan dat verzoeker op 12 november 2019 al een aanvraag deed om een afschrift te verkrijgen van de verslagen van de colleges die plaatsvonden tijdens weken 44, 45 en 46 – in totaal 136 pagina’s aan besluitvorming. Verzoeker kreeg dit afschrift geanonimiseerd ter beschikking op 22 november 2019. Op 26 november 2019 diende verzoeker vervolgens de aanvraag in die het voorwerp uitmaakt van dit beroep. Het bestuur wijst erop dat de behandeling van het verzoek een substantiële inspanning vergt (156 pagina’s aan besluitvorming) en dat de vraag te vaag is gesteld. Concreet heeft de gemeente Brecht twee voltijdse administratief medewerkers ter beschikking die naast het behandelen van openbaarheidsverzoeken een zeer divers takenpakket hebben: opmaak, opvolging en uitwerking van de verslaggeving van de verschillende organen (college van burgemeester en schepenen, vast bureau, gemeenteraad, OCMW-raad), postbehandeling, klachtenbehandeling, kabinetswerk voor de algemeen directeur en de burgemeester, administratieve ondersteuning van de coördinator organisatie en personeel en de beleidsadviseur. Ter vergelijking nam de behandeling van het eerste verzoek van xxx ongeveer een drietal uren in beslag, wat volgens de gemeente een aanzienlijke tijdsbesteding is, zeker wanneer deze vragen regelmatig worden gesteld.

3) Standpunt van de beroepsinstantie Tenzij het belang van de openbaarheid primeert, mogen de overheidsinstanties, vermeld in artikel II.28, § 1 van het Bestuursdecreet, een aanvraag afwijzen als de aanvraag kennelijk onredelijk blijft of op een te algemene wijze geformuleerd blijft, na een verzoek van de betrokken instantie tot herformulering van de eerste aanvraag als vermeld in artikel II.42 van dat decreet.

Deze facultatieve uitzonderingsgrond werd in het leven geroepen om te beletten dat de openbaarheid onwerkbaar wordt. De aanvragen die erop gericht zijn of die tot gevolg kunnen hebben dat de goede werking van de administratie wordt verhinderd, kunnen als kennelijk onredelijk worden beschouwd. De openbaarheid van bestuursdocumenten is een fundamenteel recht dat in de Belgische rechtsorde door artikel 32 van de Grondwet wordt gewaarborgd. Openbaarheid is de regel, beslotenheid de formeel te motiveren uitzondering. Dit recht tot openbaarheid houdt een positieve verplichting in voor de openbare besturen waaraan ze moeten voldoen. De diensten moeten zich zo organiseren dat aan de verplichting tot openbaarmaking kan worden voldaan. Een weigering tot openbaarmaking van een bestuursdocument moet concreet worden verantwoord. De overheid moet bij de beoordeling van de kennelijke onredelijkheid een reële belangenafweging maken, die moet blijken uit de formele motivering van de weigeringsbeslissing (RvS nr. 227.394 van 15 mei 2014).

In casu weigert de gemeente Brecht het verlenen van een afschrift van de betreffende verslagen van het college van burgemeester en schepenen aangezien dit een substantiële inspanning zou vergen van de gemeentelijke diensten. Het gaat in totaal over 156 pagina’s aan collegebesluiten, een aantal dat dus vergelijkbaar is met de eerdere aanvraag van xxx (136 pagina’s). Volgens de gemeente nam de verwerking van die aanvraag een drietal uren in beslag, een cijfer dat dus ook mag verwacht worden voor de afhandeling van het verzoek waarop dit beroep betrekking heeft.

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // https://overheid.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2019/293

pagina 3 van 5

De beroepsinstantie oordeelt dat er niet redelijk en feitelijk kan worden aangetoond dat deze aanvraag als kennelijk onredelijk moet worden beschouwd. Artikel II. 43 §1 van het Bestuursdecreet bepaalt dat bestuursinstanties over een termijn van twintig dagen beschikken om een aanvraag te beantwoorden, een termijn die desgevallend nog met twintig dagen kan worden verlengd. Het valt moeilijk in te zien dat die termijn niet voldoende zou kunnen zijn om een aanvraag in behandeling te nemen die een drietal uur in beslag neemt. Artikel II. 39 bepaalt dat de uitzonderingen op de openbaarheid enkel restrictief kunnen worden toegepast. De bedoeling is dat bestuursinstanties zich zodanig organiseren dat het Grondwettelijke recht van de openbaarheid zoveel mogelijk gevrijwaard wordt.

De beroepsinstantie volgt evenmin het standpunt van de gemeente Brecht dat de aanvraag te algemeen en te vaag zou zijn geformuleerd. In concreto wordt er een afschrift gevraagd van drie collegeverslagen. De toelichting die verzoeker op vraag van de gemeente gaf verduidelijkt zijn oorspronkelijk verzoek niet bijzonder, maar de gemeente had verzoeker bijvoorbeeld kunnen vragen om, aan de hand van de besluitenlijst waar zij verzoeker naar verwees, aan te geven van welke specifieke beslissingen hij dan afschrift zou wensen. Er kan enkel worden vastgesteld dat verzoeker op 12 november 2019 al een heel gelijkaardige aanvraag tot openbaarheid indiende als diegene die nu aanleiding geeft tot dit beroepschrift: drie collegeverslagen met ongeveer evenveel pagina’s aan besluitvorming. De beroepsinstantie ziet geen gegronde reden waarom gelijkaardige verzoeken in het ene geval aanleiding geven tot een gunstige beslissing en in het andere geval worden afgewezen wegens te algemeen geformuleerd en kennelijk onredelijk.

De initiële vraag tot openbaarheid kan niet als kennelijk onredelijk of als te algemeen geformuleerd worden beoordeeld. De beroepsinstantie heeft onderzocht of er mogelijk uitzonderingsgronden van toepassing zijn op de openbaarmaking van de drie collegeverslagen. In toepassing van artikel II. 34 2° (niet-milieuinformatie) en II. 36 §1 1° (milieu-informatie) van het Bestuursdecreet dienen de persoonsgegevens te worden afgeschermd. De beroepsinstantie merkt op dat een behoorlijk aantal collegebeslissingen betrekking hebben op omgevingsvergunningen. Gelet op de publicatieverplichtingen zoals vastgelegd in artikel 57 van het besluit van de Vlaamse regering van 27 november 2015 tot uitvoering van het decreet van 25 april 2014 betreffende de omgevingsvergunning, kunnen de persoonsgegevens die hierin vervat zouden zijn (naam aanvrager of exploitant, ligging van het voorwerp van de vergunningsaanvraag,…) geen persoonsgegevens zijn waarvan de openbaarmaking onder de uitzonderingen van het Bestuursdecreet valt.

Voor het overige acht de beroepsinstantie geen andere uitzonderingsgronden van toepassing. Het ingestelde beroep wordt als gedeeltelijk gegrond beschouwd.

BESLUIT: Het beroepschrift van xxx tegen de weigeringsbeslissing van de gemeente Brecht d.d. 28 november 2019 wordt als ontvankelijk en gedeeltelijk gegrond beschouwd.

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // https://overheid.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2019/293

pagina 4 van 5

Bijgevolg dienen de gevraagde bestuursdocumenten gedeeltelijk openbaar te worden gemaakt door een afschrift te verstrekken van de collegeverslagen van 2 juli, 6 augustus en 17 september 2019, doch met de vereiste weglating van persoonsgegevens.

In zoverre dit beroep gegrond werd verklaard, geldt dat deze inwilliging van de aanvraag tot openbaarmaking GEEN toestemming inhoudt om de gevraagde bestuursdocumenten te hergebruiken, als vermeld in titel II, hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (zie artikel II.44, ยง3, van het Bestuursdecreet).

Brussel, 11 december 2019 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // https://overheid.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2019/293

pagina 5 van 5