Dossier

DOSSIER VAKBEURZEN

Eindelijk! Als een van de laatste sectoren mogen er opnieuw volop vakbeurzen georganiseerd worden. Zowel exposanten als bezoekers staan te popelen om tijdens fysieke contactmomenten business met elkaar te doen. Toch heeft de coronacrisis volgens experts een belangrijke ommekeer teweeggebracht in de manier waarop de vakbeurzen in de toekomst georganiseerd zullen worden.

“Het enthousiasme om als exposant én bezoeker als vanouds deel te nemen aan vakbeurzen is enorm,” ervaart Pieter Desmet, directeur Beurzen en Events bij Kortrijk Xpo, de organisatie die samen met Voka - KvK Limburg in oktober de Bedrijvennetwerkdagen in de Trixxo Arena op poten zet. “De mogelijkheid om producten te kunnen demonstreren en het fysieke aspect van netwerken

Veel goesting in beurzen, maar anders dan vroeger

werden tijdens de coronaperiode als een enorm gemis ervaren. Net zoals bij de heropening van de horeca of de kappers kijken deelnemers aan vakbeurzen er erg naar uit om de activiteiten te hervatten. De veiligheid op deze events wordt niet langer in vraag gesteld, waardoor we verwachten dat de grote massa vrij snel de weg naar de vakbeurzen zal terugvinden.”

Overvol Ook Pieter Desmet en zijn team bij Kortrijk Xpo kijken uit naar de events en beurzen zoals voor de coronapandemie. “De kalender zit overvol door alle activiteiten die we telkens opnieuw hebben moeten verplaatsen en die nu tussen de normale planning op de agenda staan”, zegt hij. “Niet evident voor onze medewerkers, die na een lange periode van inactiviteit nu extra inspanningen moeten leveren. En ze hebben het de afgelopen maanden al zwaar te verduren gehad. De voortdurende onzekerheid over het hervatten van hun werkzaamheden was emotioneel een zware dobber. Hun taak tijdens de coronapandemie was telkens opnieuw de standhouders en de bezoekers te verwittigen van het uitstel en alle formaliteiten rond terugbetaling of verlenging in orde te brengen. Niet simpel om zelf telkens de negatieve boodschap te moeten brengen. Gelukkig reageerden de meeste betrokkenen begripvol, maar toch hebben onze mensen veel te verduren gekregen. Het is dan ook begrijpelijk dat enkele, vooral jongere collega’s intussen voor een andere uitdaging hebben gekozen. Wie zware financiele verplichtingen heeft, opteert in crisistijden logischerwijze voor meer zekerheid.” ►

Ter aanvulling Toch zal het nooit meer zijn zoals tevoren… “We hebben tijdens de lockdowns noodgedwongen geëxperimenteerd met digitale alternatieven”, vertelt de directeur. “Dat ging behoorlijk goed, vooral voor events waar kennisoverdracht aan te pas kwam. Voor congressen en seminaries is het duidelijk dat een online event als waardevol wordt ervaren. Dat aspect van de vakbeurzen zal ook in de toekomst regelmatig digitaal, of tenminste hybride, blijven plaatsvinden. Ook andere online tools, zoals het boeken van afspraken of de consultatie van digitale catalogi, zijn blijvers in deze sector. Anderzijds

“Elkaar in de ogen kijken en een spontaan gesprek aanknopen is belangrijk om business te doen.”

Pieter Desmet, directeur Beurzen en Events bij Kortrijk Xpo

kan je met een virtuele beleving minder ervaren als met persoonlijk contact. Elkaar in de ogen kijken en een spontaan gesprek aanknopen is belangrijk om business te doen. Een product kunnen tonen en aanraken, blijft essentieel. Vandaar dat het digitale luik louter een aanvulling zal zijn op het fysieke tijdens een vakbeurs.”

Katalysator Of corona nog andere sporen zal achterlaten in de toekomst? Pieter Desmet denkt van niet. “Sommige mensen zijn nog wat voorzichtig. En bij verplaatsingen, bijvoorbeeld in de gangen tussen de stands, zullen mensen soms nog opteren om hun mondmasker op te zetten. Maar de vakbeurzen vallen officieel onder het handelsprotocol, wat wil zeggen dat onze organisatie gelijkgesteld wordt met de regels in grote winkels, zoals Wijnegem Shopping of Ikea. Dus geen maximale aantallen van bezoekers, geen verplichte looplijnen, geen time slots met vaste afspraken, geen Covid Safe Pass, enzovoort. Het zal er dus vrij snel heel gewoon aan toe gaan, net zoals het vroeger was. En maar goed ook, want vakbeurzen zijn nog steeds een belangrijke economische katalysator voor een sector of regio. We zijn er vrij gerust in dat we goed zitten voor de komende jaren. En dat maakt ons gelukkig.” ►

DOSSIER VAKBEURZEN

Als een van de belangrijkste standenontwerpers en -bouwers voor vakbeurzen in binnen- en buitenland kon Jo Peters van Deusjevoo in Genk jarenlang zijn stempel drukken op de sector. Ook hij gelooft dat de wereld er na Covid-19 heel anders zal uitzien. “Vakbeurzen dienen alleen nog om inspiratie op te doen en persoonlijke contacten te leggen. Belangrijke facetten van het marketing- en verkoopproces zullen blijvend online gebeuren. En daar moeten standhouders rekening mee houden.”

“Standhouders die hetzelfde doen als twee jaar geleden, mogen inpakken.”

“Het bedenken en bouwen van beursstanden was tot voor kort zo’n 40% van onze business”, bekent Jo Peters. “De meerderheid van onze realisaties was voor het buitenland bestemd. Maar iedereen weet wat er vanaf 13 maart 2020 is gebeurd. Voor ons een trauma voor het leven, want werkelijk alles wat we deden, had te maken met grote massa’s op de been brengen. En dat kon ineens niet meer. Onze activiteiten in de vakbeurzen vielen dus helemaal weg. En daar stonden we dan…”

Drop-out Jo Peters wou eerst door de zure appel bijten. “De vooruitzichten waren dat het na enkele maanden voorbij zou zijn, dus dat konden we nog wel aan. Maar toen het bleef duren, hebben we de drastische beslissing genomen om de hele afdeling van standenbouw over te laten aan de collega’s van Creaplan. Waarom? Ik speel graag in de Champions League van onze sector en zag op tegen de bikkelharde internationale competitie waarbij alle concurrenten opnieuw van nul moesten beginnen. Het zou een ratrace worden waarin we bovendien beperkt zouden worden qua creativiteit en geestigheid. Meer inzetten op hybride vormen zag ik niet echt zitten. En ook onze mensen waren niet meer enthousiast om opnieuw de wereld rond te reizen om standen op te bouwen en af te breken. Tegelijk begonnen onze opdrachten voor het inrichten van interieurs (via nevenbedrijf UPspace), showrooms en televisiedecors verder toe te nemen.” ►

“Deelname aan een beurs wordt meer dan ooit een onderdeel van een totale marketingstrategie.”

Jo Peters van Deusjevoo in Genk “Dat was een focus waar we ons wel voor konden opladen. Vandaar dat we na een half jaar onderhandelen een akkoord voor de beursstanden hebben bereikt met een fijne partner als Creaplan.”

Chaos Het zijn dus de toekomstvooruitzichten in de sector die Jo Peters hebben doen afhaken. Vanuit zijn jarenlange ervaring ziet hij nog enkele trends opduiken. “Gezien de onzekerheid voor het personeel, zijn er heel wat goede mensen naar andere bedrijfstakken overgestapt, wat zorgt voor een schaarste aan ervaren medewerkers. Maar net nu is er een overaanbod aan beurzen aangezien de kalender door alle verschuivingen bomvol zit. Het ecosysteem zit dus aardig in de knoop, met heel wat kleppers die op hetzelfde tijdstip geprogrammeerd staan. Dat zorgt voor chaos, die volgens mij nog zo’n twee jaar zal duren vooraleer er opnieuw een normale kadans gevonden wordt.”

Barkruk Jo Peters waarschuwt ook voor verschuivingen door de invloed van het online-gebeuren. “Vroeger ging je naar een beurs voor product A, je maakte kennis met product B en wandelde naar buiten met product C. Die tijd is voorbij. Klanten maken nu eerst hun huiswerk online en kennen het hele aanbod met alle voor- en nadelen vooraleer ze de beursvloer betreden. De ontmoeting op de stand dient dus vooral om de deal te sluiten. Dat vergt een andere benadering om de beursstand in te richten. Het draait meer om de beleving, om de omkadering van het persoonlijk contact. De events op en rond de beurs zullen daarom ook belangrijker worden. Wie zoals vroeger op een barkruk gaat zitten wachten tot een toevallige passant een vraag komt stellen over zijn product, is eraan voor de moeite. Dan is beursdeelname weggegooid geld.”

Hij wijst bovendien op de beperkingen van virtuele toepassingen in een beursomgeving. “Het is gewoon technisch onmogelijk dat elke standhouder gelijktijdig al zijn informatie gaat streamen, terwijl ook de beursorganisator nog infosessies en debatten aan het uitzenden is. Ik zie wel iets in korte YouTube-clips, waarbij iedereen om de beurt een stukje audiovisuele show kan geven, maar daarna houdt het op. Om hybride succesvol te zijn, moet je denken als een tv-maker. Die beperkt zich tot korte, flashy bijdragen. Anders gaat de aandacht heel snel verloren en zal de investering in de beursdeelname niet renderen.”

Consequent Nog een tip van de CEO bij Deusjevoo en UPspace: “Deelname aan een beurs wordt meer dan ooit een onderdeel van een totale marketingstrategie. Prospects gaan eerst je website bezoeken, speuren je sociale media af en bezoeken misschien eerder jouw showroom dan zich naar een beurs te verplaatsen. Daarom moeten al deze facetten in dezelfde lijn liggen en elkaar versterken. Het verhaal moet consequent verteld worden, waarbij alle mogelijke marketingkanalen of ingangen tot het bedrijf gelijk zijn. Een beursdeelname moet dus zijn plaatsje vinden in het geheel van een klantenbenadering, en dat vergt enig denkwerk in de gewijzigde omstandigheden door de coronapandemie. Hoe dan ook, een creatieve geest die resultaatgericht, volgens de actuele behoeften, een tof concept neerzet, zal nog altijd via een beurs commercieel succesvol kunnen zijn. Als dat een geruststelling mag zijn…” ◀