Excel para docentes by virginia polcan

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II. HOJAS ELECTRÓNICAS PARA DOCENTES Microsoft Excel, es una hoja de cálculo compuesta por columnas (vertical) y filas (horizontal), que permite realizar cálculos matemáticos y estadísticos de todo tipo además, combina estos cálculos con gráficos y textos, obteniendo documentos de buena calidad. Constituye una aplicación importante en todas las áreas especialmente en sistema educativo en las diferentes actividades del profesor, por ejemplo en el diseño de la Programación Curricular, Nomina de Matrícula, Actas de Notas, Estadísticas de alumnos con variables (matricula, traslados, deserción, promovidos, repitentes, otros), relación de Padres de Familia, Registro de Evaluación de Asistencia entre otros. Para ingresar a Microsoft Excel, hacer un clic en el botón Inicio/programas/ Microsoft Excel. Muestra la siguiente pantalla: PARTES DE LA HOJA DE CÁLCULO: Barra de Menú

Botón Minimizar y Maximizar

Barra de Título

Celda activa

Barra de Herramientas

Encabezado de Columnas Titulo de Fila

Etiqueta de la hoja de calculo

Barra de desplazamiento

www.Microsoft.com/Excel.html

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

Cuando esta en Excel, se apreciará en la barra de titulo que por defecto se denomina el archivo Libro de trabajo, que al grabar su archivo cambiará el nombre que lo asigno. El Ayudante flota por la pantalla fuera de una ventana. El Ayudante ocupa menos espacio en pantalla, pero sigue siendo de gran ayuda. Si no le gusta el Ayudante, puede desactivarlo permanentemente y utilizar el índice de la Ayuda o la tabla de contenido.

Libro .- es la colección de hojas almacenadas en el mismo archivo del disco. Las hojas de pueden contener diferentes tipos de información como por ejemplo: hojas de cálculo, hojas gráficas, módulos de Visual Basic. Esta compuesto inicialmente o por defecto por 3 hojas pudiendo insertar hasta 255 hojas de trabajo. Hoja de Cálculo.- es una tabla compuesta por columnas(256) y filas (65,536), la intersección de una fila y una columna genera una CELDA. Celda .- es la unidad básica de almacenamiento en una hoja de Excel, puede albergar textos alfanuméricos, números, y funciones. desde 3 hasta 255 hojas de trabajo. Al abrirse se activa automáticamente la Primera hoja 1,2,3. Con estos conceptos básicos iniciaremos un ejemplo sencillo del uso de

Las barras de herramientas comparten espacio en una sola fila de la pantalla, con lo que se consigue más espacio para trabajar. Al hacer clic en un botón de una barra de herramientas, dicho botón se añade automáticamente a las barras de herramientas personalizadas de la pantalla. Puede personalizar fácilmente las barras de herramientas arrastrando controles de comandos a ellas.

Microsoft Excel. Al docente le asignan el grado ó aulas de acuerdo a las especialidades dependido de los niveles o modalidades, en cualquier caso, lo primero que tiene hacer el docente es una relación de alumnos que debe ordenar alfabéticamente con algunas variables como: edad, sexo, y centro educativo de procedencia, para luego pasarlo a su Registro Auxiliar de Evaluación, registro de Asistencia, estas tareas fácilmente el docente lo hace en Excel.

II.1.- RELACION DIGITAL DE ALUMNOS La Relación de alumnos son los alumnos que se han matriculado en un grado o sección dependiendo del Nivel o Modalidad, en el caso de Primaria se traslada a la Nómina de Matrícula que es un formato oficial emanado por el Ministerio de Educación, estos datos provienen de una Ficha de Matricula que es un formato del Ministerio de Educación en el cual al alumno se le registra cuando se matricula, estos formatos se están Anexando al Manual y en secundaria el docente tiene su relación de alumno por grado, sección y especialidad del curso que le asignen.

www.Microsoft.com/Excel.html

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

Pasos a seguir para la elaboración de alumnos: 1. Una vez ingresado al Ms-Excel.

Cuando se requiera de ayuda o guia puede puede utilizar la tecla: F1

2. Ubicarse en la celda A1 escribir en mayúscula: RELACION DE ALUMNOS DE LA SECCION(Nomina de Matricula). En seguida presione la tecla Enter.

Para activar la tecla en mayúscula presione la tecla o BMloq a yú s , puede depender del tipo de teclado que este utilizando (Español o Ingles). Caps Lock

3. Pulsar un clic en la celda A2 o también puede trasladarse a otra celda utilizando las Teclas de Dirección ,

dependiendo

a que celda va ubicarse. Escriba: PROFESOR(A):. 4. En la celda A3 escriba Nº Ord., para activar el símbolo (º) tendrá que utilizar el código ASCII pulsando la combinación de teclas ALT + 167. 5. Presione clic en la celda B3 escriba: APELLIDOS Y NOMBRES,

En caso que desee ampliar o disminuir el tamaño de la s filas, realice los mismos pasos.

observará que se pasará hasta la celda C3, para ello debe anchar el tamaño adecuado de la columna al texto, realice lo siguiente: a.

Ubíquese en el centro de la columna B y C; se mostrara la figura con el símbolo de una cruz.

Presione con un clic sin soltar; arrastre hacia la derecha para adecuarlo al ancho del tamaño del texto correspondiente. En forma viceversa se disminuirá de tamaño.

En la celda C3, escriba SEXO. Ubíquese en la celda D3, escriba EDAD.

www.microsoft.com/Excel.html

Hojas Electrónicas para Docentes

1.- INGRESO RELACION DIGITAL DE ALUMNOS

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

6. El siguiente paso será el ingreso de los datos de los alumnos en cada celda que corresponde el encabezamiento. Como se muestra en siguiente grafico.

Para realizar modificaciones a un texto correspondiente de una determinada celda presione la tecla de función F2 .

RELLENAR TIPOS DE DATOS Con Excel también es posible rellenar automáticamente varios tipos de series datos seleccionando celdas y arrastrando el controlador de relleno. Como ejemplo se vera dos formas:

Es decir si desea codificar la serie cuya base sea 9001, los siguientes números serán mayores dependiendo del tipo de serie que haya seleccionado.

www.Microsoft.com/Excel.html

1. Continuando con el ejemplo practico, en Nros de Ord. En la celda A4 digite el numero 1, que es la base para llenar la serie. 2. Seleccione todas las celdas que desea numerar, a partir del numero inicial.

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

Con la ayuda del puede controlar mas rápido y directamente el incremento de series de los numeros , digitando los 2 primeros numeros de intervalo y luego seleccione y arrastre con el boton izquierdo del del punto derecho inferior, hasta el limite deseado.

4. En el cuadro se muestra la opción Serie en; se encuentra seleccionada la opción columnas, en la parte serie; el tipo de serie será lineal, en la parte incremento puede ser variable, es decir de 1 en 1, o puede ser de intervalo de 2, 3,4...ect.. para el caso practico el incremento será de 1 en 1. 5. Para finalizar presione el botón Aceptar. La serie seleccionada se mostrara con los números respectivos. Como se muestra en el siguiente grafico:

En caso que Ud. Por equivocación borra un dato o texto de una columna o conjunto de columnas seleccionadas, para recuperar la información utilice el icono Deshacer, pulsando clic.

En estos pasos , la que se mostrara es darle presencia, estética para que el cuadro pueda visualizarse mejor e imprimirse. COMBINAR Y CENTRAR COLUMNAS Pasos a seguir: 1. El titulo: RELACION DE LOS ALUMNOS DE LA SECCION tendrá que estar centrado dentro de las columnas A, B, C, y D.

www.microsoft.com/Excel.html

Hojas Electrónicas para Docentes

3. Haga clic en el menú Edición seleccione, Rellenar presione en Serie...Se muestra el siguiente cuadro de dialogo:

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

2. Para ello seleccione el titulo desde la celda A1 a la celda D1. 3. En la barra de herramientas formato presione un clic en el icono (Combinar y Centrar). El titulo quedara centrado. Como ejemplo se puede mostrar el siguiente grafico: El método mas ´rápido de seleccionar las celdas es con la combinación de las teclas de dirección:

S H IF T

ó haciendo uso del

click

en el boton izquierdo.

DANDO FORMATO AL TEXTO Para dar formato al texto modificando fuente, estilo de fuente, como también el tamaño, etc. Sigas los siguientes pasos: El acceso mas rápido al Formato de Texto puede realizarlo con las teclas: C TR L

1. Una manera practica de modificar el tipo de fuente es dirigiéndonos a la barra de herramientas formato:

2. Para el tipo de fuente o letra diríjase a la opción o icono Fuente, se mostrara varios tipos de Fuentes. Seleccione uno de ellos. En el ejemplo seleccione Comic Sans MS 3. Pare el Tamaño de Fuente seleccione el numero 14, para el estilo de fuente que aparezca en negrita presione el icono Negrita

4. Para el encabezado de los campos tendrán que estar en negrita. Para el resto de texto tendrá el tamaño de fuente o letra de 12.

www.Microsoft.com/Excel.html

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

No se olvide que tiene que grabar su información como mínimo cada 10 o 15 minutos en caso de ser información de importancia.

PONER BORDES A LA RELACION DE ALUMNOS Se puede observar que nuestro trabajo le falta bordes o líneas que permitan una mejor visualización de la información. Para ello realiza lo siguiente: 1. Para poder incorporar los bordes a las columnas seleccione

Ud. puede dar Bordes a sus celdas seleccionadas directamente con la combinación de las teclas: CTRL

SH IFT

adecuadamente todos los campos que incluya el texto presionando las teclas

S H IFT

2. Diríjase al menú Formato seleccione la opción Celdas...en el cuadro Formato de celdas diríjase a la ficha Bordes. Como se muestra en el gráfico: También se puede quitar los bordes de sus celdas de manera rápida con las teclas: CTRL

SHIFT

www.microsoft.com/Excel.html

Hojas Electrónicas para Docentes

Como ejemplo se puede mostrar el siguiente gráfico:

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

3. Presione las opciones de los botones correspondientes. 4. Para ver los modificaciones realizadas presione el botón Aceptar OTRA MANERA DE PONER BORDES ES: Puede modificar el estilo de las líneas realizando clic en el cuadro Estilo, también puede cambiar el color de las líneas, presione clic en Color.

1. Una vez seleccionado el bloque de texto, en la barra de herramientas formato seleccione el icono Bordes

. Presione un clic y se

muestra todos los estilos de bordes:

2. Se puede visualizar: a. La primera opción que no hay ninguna línea o de borde, sirve para borrar las líneas cuando sea necesario. Si no hubiera celdas que contuvieran los formatos deseados para el estilo, podrá especificar los formatos al asignar un nombre al estilo

b. La segunda opción sirve para hacer línea en la parte inferior de la celda. c. La tercera opción sirve para hacer línea en la lado izquierdo. parte inferior de la celda. d. La cuarta opción sirve para hacer línea en el lado derecho de la celda. e. La quinta opción sirve para hacer dos líneas en la parte inferior de la celda. f.

La sexta opción sirve para hacer líneas gruesas en la parte inferior; y así sucesivamente.

3. Para el ejemplo seleccione la opción que muestra todo el borde en toda la celda. Como ejemplo se puede mostrar el siguiente gráfico:

www.Microsoft.com/Excel.html

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

Para poder ubicar el texto que tiene cada columna en una posición adecuada se puede hacer uso de los iconos Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear a la Derecha. Para ello realice lo siguiente: 1. Para centrar el encabezado de las columnas cómo Nro Ord., Apellidos, Sexo, y Edad. Seleccione las columnas que contienen el encabezado. 2. Haga clic en la barra de menú Formato seleccione Celdas...y se

Puede realizar las modificaciones de las diferentes opciones que presenta el cuadro, como puede ver en la ficha Fuente Fuente, tiene las opciones anteriormente utilizadas. Pude modificar el tipo de fuente, tamaño, etc.

muestra el siguiente cuadro de diálogo. seleccione la ficha Alineación.

3. Haga clic sobre el cuadro Horizontal, Seleccione la opción Centrar

Las notas de celda se denominan ahora comentarios. Utilice el comando Comentario en el menú Insertar para crear un comentario. Puede ver comentarios del mismo modo que antes veía las notas de celda, situando el puntero en el indicador de comentarios (un triángulo rojo) en la esquina superior derecha de la celda.

OTRA MANERA MAS PRACTICA: 1. En la barra de herramientas formato, ubíquese en el icono o los iconos mencionados

. Como ejemplo se puede ver la

columna Nombres y Apellidos y también las demás columnas se encuentran centradas.

www.microsoft.com/Excel.html

Hojas Electrónicas para Docentes

ALINAER DATOS DE LAS COLUMNAS

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

ORDENAR RELACION DE ALUMNOS Realice los siguientes pasos: Para seleccionar las celdas deseadas ubíquese en la primera celda, presione clic con el mouse sin soltar arrastre hasta el ultimo dato del cuadro, o también puede realizar la misma secuencia con las teclas: SH IFT

1. Para realizar el ordenamiento de los datos que contiene el libro, en este caso alfabéticamente por el campo, APELLIDOS Y NOMBRES. Para ello utilizaremos el comando ORDENAR. 2. Seleccione las filas y columnas que contiene la información de los datos ingresados. En esta caso Nro Ord., APELIDOS Y NOMBRES, SEXO y EDAD. 3. Pulse clic en la barra de menús en la opción Datos seleccione Ordenar...Como se muestra en el siguiente cuadro de dialogo: 4. Presione clic en el cuadro Ordenar por, seleccione el campo APELLIDOS Y NOMBRES, escoja como quiere visualizar los datos del campo seleccionado en forma Ascendente o Descendente.

Una manera practica de realiza el ordenamiento de los datos por uno de los campos es presionando clic en la barra de herramientas estándar en los siguiente iconos , puede ser en forma ascendente o descendente.

5. Puede ordenar los datos por uno o mas campos, seleccione el cuadro Luego por escoja el campo SEXO, seguidamente por EDAD. 6. Verifique en la opción en La lista tiene fila de encabezamiento este seleccionado Si. 7. Para ver los modificaciones realizadas presione el botón Aceptar. www.Microsoft.com/Excel.html

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

Hojas Electrónicas para Docentes

El siguiente grafico se muestra los datos ordenados:

CAMBIANDO FONDO DEL BLOQUE DE CELDAS 1. Seleccione las celdas correspondientes. Donde desea modificar el color de fondo. 2. En el barra menú diríjase a Formato. seleccione Celdas..en el cuadro Active la ficha Tramas.

3. Haga clic en un color determinado. Se verá los cambios realizados en el color de fondo. Como se puede visualizar en el siguiente cuadro:

www.microsoft.com/Excel.html

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

CONFIGURAR PAGINA PASOS A SEGUIR Realice los pasos siguientes: Para tener acceso rápidamente al cuadro de dialogo Configurar Pagina, presione la combinación de teclas sin + soltar la tecla la tecla R.

1. Haga clic en el menú Archivo seleccione configurar página...Como se muestra el siguiente cuadro de dialogo.

Presione

Si Ud. tiene instalado una impresora de carro corto y quiere trabajar para un formato A3 no será posible ver el tamaño de este en la opcion configurar pagina, puesto que necesariamente tiene que instalar una impresosa de carro ancho para que puede visualizar la configuracion de A3 o mayo a este.

2. Se observa varias pestañas o fichas, como: Márgenes, Encabezado de pie de pagina, Hoja, etc. 3. En la pestaña Página Seleccione el tipo de orientación de la pagina (Vertical o Horizontal), es decir para que nuestra hoja o cuadro sea presentado en forma Vertical o Horizontal, para el caso por defecto esta seleccionado la orientación Vertical. También seleccione el Tamaño del Papel. En el lado derecho pulsar el botón Vista Preliminar se mostrara la hoja sin márgenes adecuados es decir

www.Microsoft.com/Excel.html

esta desconfigurada. Como se puede mostrar en el gráfico.

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

4. Para configurar los márgenes adecuados, seleccione la pestaña Márgenes. Ponga los valores adecuados en los cuadros Izquierdo, Superior, Derecho, Inferior, etc. Como se muestra el siguiente cuadro de diálogo.

Ud. debe tener en cuenta que cuando configure el tamaño de la hoja, es necesario que coincida con la de la impresa.

5. De la misma manera puede incorporar encabezado (Un texto correspondiente, Nro. de Hoja, Página, etc.) de igual modo para el pie de página. Por lo general se incorpora el Nro de página. Una vez elaborado la relación de alumnos el docente prepara una Estadística de dos variables Sexo, y Edad. En caso de ser el Colegio Mixto. Para luego enviar a la Dirección del Centro Educativo, a fin de que el director consolide toda la información estadística y remita a la Unidad de Servicios Educativos.

www.microsoft.com/Excel.html

Hojas Electrónicas para Docentes

Excel tiene la ventaja de graduar nuestra hoja de trabajo en la escala deseada, así podemos cuadrar con facilidad en la hoja configurada, o cuando nuestro diseño extralimite los margenes previamente calculados.

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

III.2.- ESTADISTICA ELECTRONICA - BREVE CONCEPTO: ESTADÍSTICA. Es una ciencia pura y aplicada que se encarga del planeamiento, recolección, elaboración, análisis, interpretación y difusión de la información

Excel cuenta con una amplia gama de funciones para estadísticas que nos permitirá aplicar con facilidad.

estadística, con la finalidad de inferir conclusiones para la toma de decisiones. VARIABLES: Es toda característica o fenómeno factible de tomar diferentes valores. Permite distinguir a los individuos, colectividades u objetos materiales. Pueden ser cuantitativo o cualitativo. Teniendo como referencia a estos conceptos elaboraremos nuestro “Cuadro Estadístico”. Del aula o sección en relación al numero de alumnos, se presenta de dos formas. Cuadro 1: Estadística por Sexo del 6to Grado Sección “A” Este cuadro estadístico se realizara en Ms- Excel, el formato es simple puede trabajar teniendo en consideración el ejemplo anterior. Solo para sacarlos Porcentajes debe tener en consideración los siguientes pasos: 1. Ubíquese en la celda donde estará el porcentaje de las unidades,

Para poder desactivar un tipo de categoría de presentación de los números en la Barra de Herramientas Formato seleccione un estilo determinado (Ejm. Millares, también se puede aumentar o disminuir los decimales de las celdas ).

para obtener el estilo de representación porcentual presione clic en la Barra de Herramientas Formato y seleccione el icono porcentaje , y pulsara el signo (=) o +, digite el numero correspondiente para luego digitar la tecla slash (/), luego digitar el numero total que divide al numero correspondiente. 2. Realice el mismo procedimiento para las siguientes elementos. Pulse clic en la celda donde se encuentra ubicada el total de los alumnos. Como se muestra en el gráfico.

=B4/B1

www.Microsoft.com/Excel.html

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

Hojas Electrónicas para Docentes

Cuadro 2: Estadística por Edad y Sexo Del mismo modo se pude realizar los cuadros estadísticos tomando como referencia diferentes campo que nos permitan establecer diferentes opciones de comparación y a la vez brindar información mas detallada que permita conocer otras variables a fin de enfocar la situaci{on escolar del Centro Educativo nos ayude a llevar el control de la datos. Como ejemplo práctico se puede ver el siguiente cuadro que realiza la comparación Edad y Sexo.

www.microsoft.com/Excel.html

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

II.3.- HOJAS DE CALCULO PARA LOS REGISTROS ELECTRÓNICOS ELEBORACION REGISTRO DIGITAL DEL CONTROL DE ASISTENCIA REGISTRO DE CONTROL DE ASISTENCIA Es la relación de alumnos matriculados en el periodo lectivo, en cual el profesor toma asistencia todos los días o en el horario de clase de un curso determinado. Y forma parte de la evaluación de la conducta bimestral del educando en los niveles y modalidades del servicio educativo. Su elaboración en Excel es parecido a la “Relación Digital de Alumnos”. De otro lado el profesor elabora un cuadro Estadístico con variables como: Nro. de Matriculados, Trasladados, retirados por 30% de Inasistencia o por enfermedad, esto le permitirá al profesor finalmente elaborar su “Acta de Notas” previo Decreto Directoral del Colegio. PASOS PARA ELABORAR EL “REGISTRO DIGITAL DE CONTROL DE ASISTENCIA.” 1. Para mas facilidad de la base que ya se tiene simplemente debe copiar la hoja o etiqueta donde esta “LA RELACION DIGITAL DE ALUMNOS” siguiendo los pasos correspondientes: 2. Pulsar un clic en el botón auxiliar derecho en la etiqueta de “Relación de alumnos” y mostrar el siguiente cuadro de dialogo. Ud. puede desplazarse con mas facilidad en las hojas, con la combinación de las teclas: nos permite desplazar a la hoja anterior. CTR L

nos permite desplazar a la siguiente hoja. CTR L

3. Seleccionando la opción Mover o Copiar pulsar clic y se muestra el siguiente cuadro de dialogo. www.Microsoft.com/Excel.html

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

4. Pulsar clic en Crear una Copia que esta ubicado en la parte inferior del cuadro diálogo y marcar, pero si Ud. Desea copiar en otro libro debe pulsar clic en la opción al libro y se despliega las opciones de un nuevo libro u otro dependerá de lo que Ud. en el cuadro Antes de la Hoja. INSERTAR FILAS O COLUMNAS EN UNA HOJA DE CALCULO Usted, tiene el formato ahora hay que adecuar al formato del control de asistencia. Realice los siguientes pasos: 1. Para realizar las modificaciones de los textos correspondientes,

El acceso rápido para insertar celdas vacias como filas y columnas es con la combinación de las teclas: CTRL

ubíquese en la celda correspondiente y luego presione clic sobre la

SH IFT

Barra de Formulas, o con las teclas de dirección desplazarse para realizar las modificaciones. 2. Para poder insertar Filas o Columnas, de acuerdo al formato debe ir MES y DIAS LABORABLES del control de asistencia, se debe insertar una fila, para ello ubíquese en la celda A2, del ejemplo luego haga clic en la barra de menú Insertar, seleccione la opción Fila, puede ser también Columnas en caso que sea necesario.

www.microsoft.com/Excel.html

Hojas Electrónicas para Docentes

El acceso rápido para crear nuevas hojas es con las teclas: SH IFT + ó + SHIFT +

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

Otra manera practica para inserta filas o columnas es posicionarse en una celda correspondiente, para luego presionar clic derecho del mouse, que mostrara un menú contextual, seleccione Insertar... Insertar...en el cuadro Inserta Columnas seleccione uno de las opciones.

3. Ahora nos ubicamos en Nº de ORD. se podrá ver que el texto esta en forma vertical. Para ello debemos primero diseñar la columna que tiene mas datos, para el caso es la segunda columna. MODIFICAR ANCHO COLUMNA En la columna de Fechas esta en función a los días que se labora durante el mes dependiendo del nivel es decir si es primario o secundario que es a través de asignaturas, es decir cuantas columnas va agregar. Para ello debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccione las columnas que desea reducir, puesto que en cada columna utilizaremos una letra u otra o mas. Regularmente la asistencia es un punto (.) y tardanza es la letra (T) o si falto es una (F). 2. Pulse un clic en el menú Formato seleccione Columna, haga clic sobre Ancho...Se muestra el siguiente cuadro:

www.Microsoft.com/Excel.html

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

EDICIÓN DE UNA CELDA (COPIAR, CORTAR Y PEGAR.) Es decir si ya tengo un texto, bordes, formulas u otros elementos se puede

Del mismo modo puede colocar los bordes adecuados a las celdas. Realizando los pasos descritos anteriormente.

copiar o cortar, y pegar. Para ello debe tener el origen es decir los campos a copiar y el Destino o lugar donde se va pegar las datos. Para ello se debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccione las celdas que desea copiar. 2. Para ello en la barra menú Edición seleccione la opción Copiar. 3. Diríjase a la celda donde va a pegar, luego en la barra menú Edición seleccione la opción Pegar.

Una manera practica de copiar y pegar es utilizando la combinación s de teclas

+ FORMATO CELDAS (ORIENTACIÓN TEXTO) En los campos Total, Tardanzas y Inasistencia (Justificada,

para

Copiar para Pegar seleccionado.

texto

Injustificada) se hará uso del formato de celda, la etiqueta de alineación para seleccionar luego la orientación del texto. Para ello se debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccione una celda determinada. 2. Haga clic en el menú Formato seleccione Celdas... active la ficha

Para el campo Fechas para que quede centrado con todas las columnas debe Combinar y Centrar.

Alineación, para realizar los cambios de orientación del texto, presione clic en el cuadro Orientación, haga las modificaciones respectivas seleccionando el texto o realizando girar el grado de inclinación que el texto tendrá. Como se puede visualizar el siguiente cuadro:

www.microsoft.com/Excel.html

Hojas Electrónicas para Docentes

3. Escriba el valor del ancho de la columna, para el ejemplo será de 2 o mas; presione Aceptar.

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

Como ejemplo práctico se va visualizar la hoja de Control de Asistencia concluida con todos los pasos respectivo realizado.

DIAS HABILES

MES

II.4.-CUADRO ESTADÍSTICO PARA EL CONTROL DE ASISTENCIA Para ello tendremos algunos conceptos: MATRICULADO: Es el alumno(a) que se encuentra inscrito en un centro educativo, debiendo cursar regularmente las asignaturas. TRASLADADO: Es el alumno que por motivos familiares cambia de domicilio u otro motivo se cambio de centro educativo. RETIRADO: Es el alumno que por abandonar el Centro Educativo que a veces puede ser identificado por deserción u ausentismo. ASISTENTES: Alumnos que durante el período lectivo han asistido regularmente. Para elaborar el cuadro estadístico se hará uso de Funciones que nos facilitará realizar los cálculos de los datos. INSERTAR FUNCIONES AL CUADRO FUNCION: Es una formula ya preparada por Excel, que permite ahorrar tiempo y cálculo. www.Microsoft.com/Excel.html

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

FUNCION = Nombre de la Función. Presenta varias categorías que vienen a ser las especificas para cada caso como: Financieras, Fecha y Hora, Matemáticas y Trigonometricas, Estadísticas entro otros. En nuestro caso utilizaremos las funciones Estadísticas simplemente para hallar o contar cuantos Hombres y Mujeres hay en la sección o grado dependiendo del nivel.

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Por ejemplo, la función SUMA agrega valores o rangos de celdas y la función PAGO calcula los pagos de un préstamo basándose en un tipo de interés, la duración del préstamo y el importe principal del mismo.

Realice los siguientes Pasos: Utilizaremos la función CONTAR.SI Hay varias formas utilizaremos la mas sencilla 1. Ubíquese en la celda donde se ubicará la fórmula. 2. Pulse un clic en la barra de herramientas estándar en el icono se mostrará el cuadro de diálogo Pegar Función.

Del mismo modo para obtener el Total de Alumnos, realizara los mismos pasos pero seleccionara la función Contar. O en caso que tenga los valores semitota les puede seleccionar las celdas respectivas par luego aplicar la función Suma.

3. Seleccione la categoría en este caso, es Estadística luego clic en el nombre de la función: Contar.Si y se muestra el siguiente cuadro de diálogo.

www.microsoft.com/Excel.html

Hojas Electrónicas para Docentes

La sintaxis: =FUNCION(Argumento1, Argumento2,... )

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

Rango en Excel es la selección de celdas desde un punto de fila y columna para la aplicación de formulas y funciones.

4. En el rectángulo Rango seleccione el bloque de celdas que se desea obtener la información de los datos. 5. En el rectángulo Criterio digite la condición a obtener. En el caso práctico Para obtener el número de niños escriba el letra (H) y para niñas (M). Al finalizar el año escolar nuestro Registro de Control Asistencia tendremos el siguiente cuadro estadístico.

Una fórmula es una ecuación que realiza operaciones con los datos de una hoja de cálculo. La fórmulas pueden realizar operaciones matemáticas, como suma y multiplicación, o pueden comparar los valores de una hoja de cálculo o combinar texto. Las fórmulas pueden hacer referencia a otras celdas en la misma hoja de cálculo, a celdas en otras hojas de cálculo del mismo libro o a celdas en hojas de otros libros.

Para contar estas variables, tendremos que al final de nuestra consolidación por columna colocarle una letra referencial para que nuestra función (Contar.Si) puede realizar el calculo. www.Microsoft.com/Excel.html

Como por ejemplo Asistentes

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

1. Nos ubicaremos en la celda donde contaremos cuantos alumnos han Asistido, para ello utilizaremos la misma función sin utilizar el asistente de la función. 2. En Excel, para cualquier cálculo deben iniciar con el signo (=), entonces la función será así: =Función(Rango; y Variable a Calcular)

Los argumentos siempre son separado por (;) dependiendo de la Configuración Regional es decir puede que este configurado con como (,) lo haremos con coma en caso que muestre la función error.

Rango = 1er Argumento Variable a Calcular = 2 Argumento 3. Entonces de las referencias anterior será nuestra función para calcular los alumnos que han Asistido. Contar.Si (Rango; A) Para contar Trasladados(T) Contar.Si (Rango; T) Para contar Retirados(R) Contar.Si (Rango; R) Uso de la función SUMA. Finalmente, sumaremos el total que seria el total de matriculados, para ello se hará uso de la función Suma., cuya sintaxis es: =Suma(Rango) y para ver el resultado presione Enter. Para ello comprobaremos con el total de nuestro registro del Control de Asistencia. En cuanto al cálculo porcentual representativa por cada variable se tendrá de referencia.

www.microsoft.com/Excel.html

Hojas Electrónicas para Docentes

Trasladados = T Retirados =R

Informรกtica Bรกsica para Docentes

CAPITULO II

II.5. ELABORACION DIGITAL DEL REGISTRO DE EVALUACIร N REGISTRO DE EVALUACION Es el instrumento de uso diario del docente, quien lo utiliza para registrar los progresos de los alumnos a su cargo. Es en este registro, donde el docente tiene amplitud para consignar los diferentes procedimientos de evaluaciรณn, obtener sus promedios y finalmente trasladarlo las notas al Acta de evaluaciรณn. REAGISTRO DE EVALUACIร N DE NIVEL PRIMARIA Tiene por finalidad de facilitar al docente el seguimiento del trabajo que realizaremos. El registro esta organizado por trimestre y por รกreas y si es necesario, elaborarรก los indicadores de logro por trimestre, con el equipo de trabajo de su CE guiรกndose de la Estructura Curricular Bรกsica, en funciรณn a las competencias, capacidades y actividades. Para obtener el nivel de logros en este nivel se toma en cuenta los siguientes calificativos. A: Cuando el educando logra un aprendizaje. B: Cuando el educando esta en proceso de aprendizaje. C: Cuando el educando se encuentra en el inicio de un aprendizaje. Dado estas referencias elaboraremos el Registro Digital de Evaluaciรณn Primaria, seguiremos los siguientes pasos: 1. Dentro de nuestro archivos de relaciรณn de alumnos, ya tenemos una base de los alumnos, en la etiqueta de la Hoja1 que lo podemos dar un nombre pulsando 2 clic seguidos y luego escribimos REG-ASIST.

www.Microsoft.com/Excel.html

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

siguiente cuadro u hoja lo puede hacer también en Ms – Word. Cuando Ud. tiene algunos comentarios que acotar a sus diseños de tablas puede hacerlo mediante el icono Cuadro de Texto, esta opción nos permite escribir sin alterar la estructura de las celdas.

Finalmente, en este nivel se debe elaborar un resumen de las Evaluaciones por Áreas de acuerdo a la siguiente Hoja.

www.microsoft.com/Excel.html

Hojas Electrónicas para Docentes

En este mismo nivel el profesor, tiene comentarios que hacer en forma concisa por cada alumno en cada trimestre, para ello hay que preparar el

CAPITULO II

Informática Básica para Docentes REGISTRO DIGITAL DE EVALUACIÓN DE SECUNDARIA Para el nivel de Secundaria la evaluación está en función a los cursos que se le asignaron al profesor de acuerdo a su especialidad y el registro de

Hay centros de piloto a nivel secundario, que la evaluacion se esta realizando con las calificaciones ABC.

notas para su calificación de 0 a 20. Al profesor le hará más sencillo trabajar y tener la información en diskette o en su PC, de esa manera a maximizará su tiempo y será más eficiente su trabajo. Elaboración del Registro Digital de Evaluación La relación de alumno podrá copiarlo en otra hoja, luego de acuerdo al registro de Evaluación. El diseño usted ya lo puede realizar. Como ejemplo puede visualizar el siguiente gráfico:

Para registrar la nota, vamos aplicar FORMATO CONDICIONAL para que las notas que se registren y sean mayor que diez (> 10) serán de color azul; y las notas menor o igual que diez (=< 10) serán de color rojo. Para ello debe seguir los siguiente pasos: 1. Debe seleccionar todas las celdas que tienen las notas. 2. Haga clic en el menú Formato / Formato condicional, mostrará el siguiente cuadro de Dialogo.

www.Microsoft.com/Excel.html

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

Hojas Electrónicas para Docentes

3. Para la Primera condición las notas > mayor que 10; para tenga el color azul -

Seleccione en el rectángulo 1ra. condición “Valor de la Celda”, luego pulsar clic en el del 2do. Rectángulo; y se muestra varios parámetros y seleccionaremos la condición mayor que, luego pasamos al tercer rectángulo y escribimos el numero 10.

Pulsar clic en el botón FORMATO y muestra el siguiente cuadro de Diálogo.

Haga clic en el botón o rectángulo color y se muestra la paleta de colores y seleccionamos el color azul y presionamos el botón Aceptar. 4. Luego pulsaremos un clic para agregar la segunda condición. En el botón AGREGAR y se muestra el siguiente cuadro de Diálogo:

Realizaremos algo parecido a lo anterior pero con la salvedad que nuestra 2da. condición será. Las notas que sean £ menor o igual que 10 el color del texto será de color rojo.

Para recordar debe seleccionar el cuadro condición luego seleccione la condición menor o igual que 10. Luego presione

www.microsoft.com/Excel.html

CAPITULO II

Informática Básica para Docentes el botón Formato en el cuadro seleccione el color Rojo y presiona Aceptar.

Ahora usted, puede registrar las notas que desee y aparecerán las notas mayor que 10 con azul y menores que 10 con roja.

El cuadro quedará con las condiciones y formato de texto seleccionados.

Pero se dará cuenta que hay un detalle, cuando registre 08 solamente mostrará 8, para que salga 08 debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar todas las celdas, donde se registrarán las notas 2. Haga clic en el botón derecho o secundario y muestra un menú contextual. Como se muestra en el gráfico:

Podrá observar que otra forma de ingresar al cuadro de dialogo Formato de celdas es través del teclado pulsando la combinación de teclas Control + 11.(uno).

3. Presione clic y se muestra el siguiente cuadro de Diálogo

www.Microsoft.com/Excel.html

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

Hojas Electrónicas para Docentes

4. Seleccionamos la etiqueta ó solapa NUMERO, luego seleccionaremos la Categoría Personalizado. 5. Nos ubicaremos en Tipo, seleccionaremos clic en el 0, y en el recuadro aparecerá; luego agregaremos otro cero. Luego presione el botón Aceptar, ahora usted podrá escribir 8, 9, y automáticamente aparecerá 08, 09 Una vez registrado las notas, usted sacará el promedio de nota de cada bimestre o promedio final, Ms Excel le ayudará a sacar el promedio automáticamente aplicando la Función Promedio, además aplicaremos el Formato Condición, Función Buscar, Función Estadística. APLICANDO PROMEDIO DE NOTAS Iniciaremos con la FUNCION PROMEDIO, pasos a seguir 1.

Ubicarse en la celda donde se sacará el promedio.

Pulsar clic en el Icono de la función

muestra el cuadro de

Diálogo siguiente.

Seleccionaremos la Categoría Estadística, (Estadísticas) luego buscamos la función PROMEDIO subamos a través de la banda de desplazamiento y clic y lo aceptamos y muestra el cuadro de diálogo siguiente:

www.microsoft.com/Excel.html

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II 4.

Donde dice numero1, pulsamos un clic y seleccionamos las celdas que vamos a sacar el promedio luego presionamos el botón Acepar.

Una forma más rápida: Ubíquese en la celda adecuada digite el signo (=), luego sin dejar espacio escribimos PROMEDIO, abrimos paréntesis (, y digitamos las celdas que tienen cada nota, desde el inicio y cerramos con la última celda, y cerramos paréntesis, luego ENTER. La función será así como ejemplo teniendo en cuenta que es el rango del promedio: = Promedio (E5:G5) Hay que tener en cuenta que cuando se trata de Promedio el alumno aprobará cuando sea mayor que 10.5 y desaprobará cuando sea menor que 10.5 entonces para visualizarlo mejor aplicaremos: (a) Formato de celda, para que el promedio de nota sea con un decimal. (b) El color del promedio de las notas sean azul cuando es mayor o igual que 10.5 y rojo cuando sea menor que 10.5.

FORMATO DE CELDA CON UN DECIMAL 1. Seleccionar toda la columna que tendrá como formato con un

www.Microsoft.com/Excel.html

decimal. 2. Utilizaremos la Barra de menú Formato seleccione Celdas... se muestra el cuadro dialogo. Formato celdas.

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

Si es que sale la celda con el símbolo ( # ) quiere decir que tiene que ampliar la columna, observará que automáticamente se agregará un decimal puede agregarse más.

Nos ubicaremos en el cuadro posiciones decimales: y seleccionaremos 1, y presione el botón Aceptar. FORMATO CONDICIONAL Color de Promedio ³ que 10.5 azul y < 10.5 rojo, es parecido al FORMATO CONDICIONAL anterior, solo que se le agregará los decimales de acuerdo a la condición señalada.

www.microsoft.com/Excel.html

Hojas Electrónicas para Docentes

3. Seleccionar la etiqueta Número seleccione la categoría Número y muestra el cuadro de diálogo siguiente.

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

II.6.- FICHA UNICA DE MATRICULA DE EDUCACION Es un formato oficial que tiene el Centro Educativo, tiene como finalidad registrar los datos del educando al matricularse como: datos del educando, apellidos y nombre, domicilio, escolaridad, calificativos, datos de los familiares del padre o apoderado, de los hermanos, entre otros. Este documento es la fase inicial e importante del proceso educativo; puesto que estos datos son la base para que se elabore la NOMINA DE MATRICULA luego el profesor elabore su registro de evaluación y control de Asistencia y finalmente el ACTA DE EVALUACIÓN por niveles y modalidades, si los datos están mal registrados en la nómina de matrícula por ende el REGISTRO DE EVALUACIÓN y la ACTAS DE EVALUACIÓN que finalmente es perjudicial al alumno.

La FICHA UNICA DE MATRICULA su elaboración lo puede diseñar en Ms – Word o en Ms – Excel. Los siguientes pasos indican como realizar la FICHA UNICA DE MATRICULA 1. Como Ud. ya sabe puede realizar el diseño de las celdas tanto incorporando los márgenes, y adecuando al tamaño deseado. 2. El siguiente paso se tendrá que poner un fondo de un color determinado a las celdas que representan a un campo importante. 3. Para ello Seleccione la celda o celdas, luego diríjase a la barra de herramientas formato presione clic en el icono Color de Relleno. 4. Algunas celdas necesitan que sean incorporadas un Cuadro de Texto, para ello diríjase a la barra de herramientas dibujo y seleccione el icono Cuadro de texto. Luego presione un clic en el lugar adecuado. Como ejemplo práctico puede desarrollar la ficha UNICA DE MATRICULA DE EDUCACIÓN.

www.Microsoft.com/Excel.html

Como se puede visualizar el siguiente gráfico.

Informรกtica Bรกsica para Docentes

CAPITULO II

Hojas Electrรณnicas para Docentes www.microsoft.com/Excel.html

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

El cuadro siguiente muestra una de las partes de la Ficha Única de Matricula con Cuadro de Texto:

Una manera practica de poner un texto determinado en el tipo de presentación Negrita es: Seleccione las celdas que contienen el texto correspondiente, y luego presione las teclas

para

poder desactivar la opción Negrita presione nuevamente + . De la misma manera es para poner el texto en Cursiva Subrayado

+ +

II.7.- NOMINA DIGITAL DE MATRICULA DE ALUMNOS Es la relación de alumnos que se han matriculado en el periodo lectivo, la fuente de información es la FICHA UNICA DE MATRICULA.. A veces se genera problemas debido al número de orden alfabético; asimismo una mancha que realice el lapicero de tinta liquida que utilice el profesor esto hace que nuevamente tiene que elaborarse; a veces demoran algunos por la falta de experiencia en el uso del lapicero. Se debe oficializar a través del Ministerio de Educación su elaboración utilizando la computadora puesto que será mas presentable, sin errores, si lo hubiera es mas fácil de corregir, se maximizaría el tiempo puesto que con un modelo se puede se puede copiar fácilmente para todas las secciones o grados. En el mes de julio se remite a la USE la Nómina de Matricula y al final del año lectivo se remite nuevamente como Nómina Final. Teniendo en consideración que durante el año siempre debe haber alumnos trasladados

www.Microsoft.com/Excel.html

y su orden correlativo de Nº de Matricula es al final.

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

1. Para realizar el llenado de las celdas de acuerdo al modelo de la nómina de matricula entregada, como Ud. ya sabe realice la digitación correspondiente. 2. En este formato va aplicar el tipo de fuente que será necesario ponerlo en negrita para ello. Seleccione la celda o celdas, diríjase a la barra de herramientas Formato seleccione el icono Negrita. 3. También puede variar el tipo de fuente o el tamaño del texto aplicando clic en los icono correspondientes de la barra de Herramientas Formato. 4. Para agregar los Bordes del mismo modo puede dirigirse el menú Formato luego seleccione la opción Celdas...Diríjase a la ficha

Otra manera practica de tener acceso al Formato Celdas es presionando clic en el botón auxiliar del mouse en la celda o celdas seleccionadas escoja la Formato de opción Celdas... en la ventana que se muestra puede seleccionar las diferentes fichas para darle forma a las celdas.

Bordes. 5. El siguiente paso consiste en poner el color de fondo de algunas celdas. Para ello puede seleccionar la celda luego en la barra de herramientas formato seleccione el icono Color de relleno en la flecha que apunta hacia abajo; se mostrará un cuadro con un conjunto de colores seleccione uno de ellos. 6. El siguiente paso es el llenado de la relación de alumnos, de los ejemplos anteriores pude realizar la copia con

C TR L

C luego

ir al libro deseado ubicarse en la celda correspondiente y presionar C TR L

V .

7. Para el resumen estadístico de matriculados por sexo se aplicará la fórmula condicional Contar.Si, para ello ubíquese en la celda correspondiente y aplique la condición de acuerdo la secuencia ya mostrada en los anteriores temas. 8.

Para obtener el total de alumnos que se encuentran matriculados

aplicará la formula Suma.

www.microsoft.com/Excel.html

Hojas Electrónicas para Docentes

Pasos para elaborar:

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

II.8.- HOJAS ELECTRONICAS PARA LAS ACTAS DE NOTAS Es el acto administrativo que consiste en determinar las responsabilidades de los órganos de un centro educativo en la elaboración de las Actas de Evaluación, estos documentos se utilizan para la comunicación y conservación de la información relacionada con los resultados de la evaluación promocional recuperación, subsanación, pruebas de ubicación y estudios independientes. ACTA DIGITAL DE EVALUACIÓN DE EDUCACIÓN PRIMARIA DE MENORES Es un documento oficial para el Centro Educativo y Órgano Administrativo inmediato superior. Conserva y comunica información de los resultados finales de la evaluación del alumno en los casos siguientes: www.Microsoft.com/Excel.html

Evaluación del año Lectivo. Evaluación de Recuperación Evaluación de Subsanación

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

Hojas Electrónicas para Docentes

Prueba de ubicación Evaluación de Estudios Independientes. PROCEDIMIENTOS BÁSICOS El registro de los datos en las actas esta sujeto a normas especificas; es decir para el llenado de actas el Ministerio de Educación emite un reglamento de su llenado y la USE difunde a través del modelo que remite a cada Centro Educativo dependiendo de los niveles y modalidades. Los datos no pueden ser enmendados, su incumplimiento se considera falta grave, la fuente para el llenado de esta Acta son los registros de EVALUACIÓN DE RENDIMIENTO Y CONDUCTA. Se elabora 2 ejemplares una para el Centro educativo y otro el órgano inmediato superior USE o DEPARTAMENTAL. El director es el responsable de entregar al órgano inmediato superior. Para el Archivo, las Actas se organizan en volúmenes anuales ordenado por grado y sección. Pasos a seguir para la elaboración del Acta de Evaluación digital: 1. Para su elaboración Ud. se puede guiar del tema ya tratado en la creación del Registro Digital de Evaluación de Secundaria. 2. Realice el llenado de los datos y adecue los bordes de acuerdo a los pasos descritos. 3. Lo nuevo que existe en esta parte es el ubicar el texto en forma vertical. para ello puede realizarlo de varias formas. Se describirá uno d e ellos. 4. Digite el texto en forma normal como ejemplo se va tomar: Com. Intg. Lenguaje Materna luego seleccione la celda correspondiente. 5. Presione clic en la tecla auxiliar seleccione los opción Formato de Celdas... presione sobre la ficha Alineación y active con un clic los pequeños rectángulos Ajustar Texto. 6. En le cuadro Orientación con el mouse rote el rombo de color rojo hacia arriba 90 grados. Para ubicar el texto en forma vertical. Presione el botón Aceptar. 7. El texto no se notara claro. Para ello se seleccionara un numero de celdas que abarcaran la posición vertical, luego diríjase a la barra de herramientas formato seleccione el icono Combinar y centrar. 8. Entonces el texto quedara alienado en formas vertical y en forma adecuada. Puede realizar a ajustes adicionales como ampliar o reducir la celdas, poner en color de fondo, etc.

www.microsoft.com/Excel.html

CAPITULO II

Informática Básica para Docentes Como ejemplo se puede visualizar el siguiente cuadro.

El Excel nos proporciona herramientas para aplicar gráficos e imagenes, Ud. puede insertar imágenes escaneadas y prediseñadas.

El acceso rápido de duplicar un objeto en Excel es utilizando la y arrastrar tecla: CTRL presionando simultaneamente click izquierdo del

ACTA DIGITAL DE EVALUACIÓN DE EDUCACIÓN SECUNDARIA En caso de las actas de secundaria su elaboración es mas complicado debido las asignaturas que cada profesor tiene a su cargo. En tal sentido, se acostumbra en los Centros Educativos que los tutores de cada sección realicen las actas. Es mas sencillo elaborar en Excel por su utilización de formulas y funciones como promedios Estadística y otros. Para su elaboración hay que tener presente sus apellidos y nombres deben ser en función a su ficha de matricula, no debe sufrir ninguna mancha, para ello es necesario trabajar en hojas electrónicas . Para ello a la Unidad de Servicios Educativos se debe solicitar la autorización para su presentación. www.Microsoft.com/Excel.html

100

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

Pasos a seguir: 1. Para su elaboración Ud. se puede guiar del tema ya tratado en la creación del Registro Digital de Evaluación de Secundaria. 2. Como un punto importante a realizar en el desarrollo de este es teme es realizar la combinación de Celdas. 3. Para ello para el caso de ingreso del nombre de un Curso como

La combinación de un texto determinado se puede realizar por filas o columnas.

ejemplo referencial se toma Matemática 4. Para ello seleccione el titulo desde la celda inicial a la celda final donde se desea realizar la combinación. 5. Ubique el puntero del mouse sobre la selección del texto, presione el botón auxiliar del mouse seleccione la opción Formatos Celda, en la ficha o pestaña Alineación, en control texto presione clic sobre Ajustar texto, Combinar Celdas. 6. En el cuadro Orientación gire el sentido del texto 90 grados,-90 grados, etc. 7. Para finalizar presione el botón Aceptar. 8. El texto quedará el modo seleccionado. Como ejemplo se puede visualizar el diseño final del Acta de Evaluación de Secundaria

El grafico final con los datos incorporados debe quedar como se muestra en la figura con todas las condiciones y variables tomadas.

www.microsoft.com/Excel.html

101

Hojas Electrónicas para Docentes

Como ejemplo se puede desarrollar el siguiente modelo de Acta Digital de Evaluación de Educación Superior.

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

Nota Educativa: Con el cuadro elaborado se elabora cuadros estadísticos simples que requiere el profesor y el Director del Centro educativo a fin de consolidar toda la información y remitir a la USE correspondiente.

II.9.- UTILIZACIÓN DIGITAL DEL ACTA DE EVALUACIÓN FINAL INTERNA El profesor en función al Acta de evaluación final internamente puede utilizar algunas funciones Estadísticas y de Búsqueda y Referencia para el manejo de información, como ejemplo se puede mencionar: a. Buscar la nota Máxima o Mínima. b. Buscar al alumno a través del código o numero de orden, para así tener información en forma especifica de un alumno determinado , obteniéndose el Nombre del Alumno, la Nota Final; y otras observaciones. Pasos para Crear el Acta De Evaluación Final Interna 1. Para su elaboración Ud. se puede guiar del tema ya tratado en la creación del Registro Digital de Evaluación de Secundaria. 2. Como un punto importante se tomará en cuente el formato que se le debe dar a las a las celdas que están comprendidas en los el títulos observaciones 1 y 2. 3. Para ello se aplicará Formato Condicional y a la vez la función Si. 4. Para ello seleccione las celdas correspondientes, como se muestra www.Microsoft.com/Excel.html

102

en el gráfico.

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

Hojas Electrónicas para Docentes

5. Para adecuar el color del texto de acuerdo a la nota obtenida, Aprueba de color Azul, Desaprueba de color Rojo, diríjase al menú Formato seleccione la opción Formato Condicional, como se muestra en el gráfico: Para ello en la Condicion1 en el segundo rectángulo seleccione igual a en el siguiente cuadro digite =“Aprueba”. Cuando se encuentre en este cuadro, para poder acceder a la opción Color con la tecla presione + . Y se mostrara un cuadro con las opciones de colores a seleccionar.

6. Para dar el color determinado en el botón Formato, presione clic, y seleccione en la opción color el tipo Azul.

7. Del mismo modo para la condición 2 realice el mismo procedimiento sólo con la diferencia de que tendrá que color la condición =“Desaprueba”, y el color del texto o fuente de Rojo.

www.microsoft.com/Excel.html

103

CAPITULO II

Informática Básica para Docentes 8. Para aplicar la función Si del mismo modo seleccione las celdas correspondientes, diríjase al menú Insertar seleccione Función.. se mostrará el siguiente cuadro con tres opciones a llenar en el primer cuadro llene el rango de celdas con la condición determinada como ejemplo se puede visualizar: a. F9:F18>=10.5 b. Para el valor Si Verdadero : “Aprueba” c. Para el valor Si Falso : “Desaprueba”

Una manera rápida de acceder al menú Formato/ Formato Condicional es Presionando las teclas

luego la

letra

9. Se finalizará todo el diseño final. Pasos Para Contar, Buscar la Nota Máxima o Mínima. 1. Estas opciones nos permitirán verificar las funciones que nos facilitaran tener una comparación de las notas obtenidas en el Acta de Evaluación. 2. Para buscar la nota Máxima o Mínima se debe utilizar la función Estadística Max y Min. 3. Para ello ubíquese en una celda determinada, diríjase al menú Insertar seleccione Función...en la ventana Pegar función

Una manera rápido de tener acceso al menú Pegar Función en el menú de Barra de Herramientas Estándar seleccione el icono

seleccione la categoría Estadísticas, seleccione la función MAX. El formato de la función Max y Min es: =MAX(Rango), =MIN(Rango) 4. Luego seleccione el rango de celdas a comparar. Para ello tendrá que apuntar el puntero del mouse, en la celda inicial hasta el final de las celdas a seleccionar.

www.Microsoft.com/Excel.html

104

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

Hojas Electrónicas para Docentes

5. Para insertar la función MIN realice los mismos pasos, realizados. 6. Como ejemplo se puede visualizar el siguiente grafico:

Pasos Para Buscar Información del Alumno 1. Para buscar al alumno a través del CODIGO o Nro de Orden se utilizará la función BUSCARV, De la siguiente forma: 2. Para ello digite el Código, Apellidos y Nombres, Nota del Alumno (Promedio Final), observacion1, Observación2. 3. En las celda contigua que corresponde a APELLIDOS Y

Con Matrices Ud. puede crear fórmulas simples que generen resultados multiples o que operen en un grupo de argumentos que estan organizados en filas y columnas

NOMBRES, en el menú Insertar seleccione Función...en la ventana Pegar función seleccione la categoría Búsqueda y Referencia, seleccione la función BUSCARV. El formato de la función es: =BUSCAR(Celda, Rango, Columna)

4. Donde Celda: Hará referencia al valor de la celda ubicar Matriz Buscar En: Es el rango de celdas a ubicar el valor determinado. Indicador Columnas: Es el número de columna a buscar la información, esto quiere decir que si la información a buscar se encuentra en la columna B entonces será el valor 2. Para columna C será el valor 3, así sucesivamente.

www.microsoft.com/Excel.html

105

Informática Básica para Docentes

CAPITULO II

Para el ingreso de una función con el teclado tendrá que digitar primero el símbolo (=) seguido de la función a incluir.

5. Para las Observaciones 1 y 2 lo que se requiere es la información si el alumno ha aprobado o ha salido desaprobado, para ello, la función tendrá la siguiente estructura =BUSCARV(C25,A10:H19,7) para la observación 1, =BUSCARV(C25,A10:H19,8) para la observación 2. 6. Como ejemplo se puede visualizar la información del alumno cuyo Ud. puede activar y desactivar las cuadriculas que por defecto Excel nos proporciona en nuestra hoja de trabajo con el Alternar Icono Cuadricula. Cuadricula

www.Microsoft.com/Excel.html

106

código es 5, como se dará cuenta la información apellidos y nombres, Nota del Alumno, Observación 1, 2 se mostrarán automáticamente.