Maquette azgroeninge versie03 by W247.BE

Elke patiĂŤnt centraal AZ Groeninge zorgt met hOOfd, hart en handen

Hoofdstuk 1

az groeninge stelt elke patient centraal We voldoen maximaal aan de redelijke verwachtingen van de patiënt. We hebben aandacht voor een gepersonaliseerde zorg voor de patiënt. We organiseren ons optimaal rond de patiënt.

Zorg met hoofd, hart en handen Zorgverstrekkers en ondersteu nende mede werkers van az groe ninge zetten elke dag hun beste beentje voor om de patiënt zo goed mogelijk te verzorgen. We hanteren daarvoor uitgekiende procedures en meten om te weten waar we staan. Even belangrijk om de patiënt een helend verblijf te bieden, is zorg zame aandacht. In 2013 maakten we van presente zorg, of “zorg met hoofd, hart en handen”, een hot topic op de hele werkvloer in az groeninge. “Bewust aanwezig zijn in de zorg lijkt een evidentie maar ligt niet altijd voor de hand.” vertelt Petra Archie, directeur patiëntenzorg. “Op de werkvloer hoorden we vaak de vraag naar meer tijd en ruimte voor de patiënt. Vanuit die vraag zijn we gaan kijken wat die tijd en ruimte dan wel kunnen betekenen en daarvoor creëerden we de werkgroep ‘presente zorg’.” Presente zorg kadert in de strategische doelstelling om de patiënt centraal te stellen. In het streven naar goede zorg helpen procedures ons met de manier waarop we iets moeten doen. De technisch correcte en veilige zorg staat evenwel niet los van een warme en aandachtige zorg. “Het gaat erom bewust aanwezig te zijn in de zorg, bewust te zijn van de relatie met de patiënt en de patiënt uit te nodigen om partner te zijn in zijn zorgproces.” vervolgt Petra Archie. Petra Archie: “Dat betekent dat we aftoetsen bij de patiënt welke verwachtingen hij heeft als het gaat om goede zorg in plaats van uit te gaan van het beeld dat we zelf hebben van goede zorg. Om de zorg aan te passen aan de verwachtingen van de patiënt, moeten we wel eens kunnen afwijken van de geijkte procedure. Patiënten hebben vaak de neiging om hun eigen mening aan de kant te zetten. Als zorgverlener is het belangrijk om duidelijk te maken dat de patiënt helemaal niet

zo afhankelijk hoeft te zijn en gerust zijn of haar mening kan geven. De drempel om los te komen van onze routines is niet eenvoudig maar vaak wel heel nuttig om de zorg echt individueel af te stemmen op de patiënt.”

Een andere aanpak?

Petra Archie: “De toepassing van presente zorg maakt onze job niet eenvoudiger maar wel aangenamer voor zowel zorgverlener als patiënt. Het vraagt wel om een andere aanpak. Samen met de werkgroep presente zorg definieerden we onze visie op de zorg. Daarin omschreven we een aantal concrete gedragsverwachtingen die sterk aansluiten bij presente zorg. Op die manier groeide onze ‘alaambak’, een hulpmiddel om presente zorg in de praktijk te brengen.

Handel niet vanuit je eigen beeld van wat goede zorg is maar pas je zorg aan naar het verwachtingsbeeld van je patient In een zorgmodel waarin de beleving van de patiënt centraal staat, is de mogelijkheid om individuele verantwoordelijkheid te kunnen opnemen onontbeerlijk. En dat vraagt een aan-

passing in de organisatie. In 2013 legden we de basis voor die aanpassing door middel van een leiderschapstraject voor leidinggevenden. In een tweede fase focussen we op het organisatie- en zorgmodel.” Marc Verpoort, directeur human ressources: “De introductie van presente zorg is vooral een bewustwording. We willen mensen die presente zorg al centraal stellen een sterkere stem geven door duidelijk te maken dat az groeninge volledig achter deze filosofie staat. We krijgen nu al vaak concrete vragen over hoe en wanneer medewerkers mogen afwijken van een procedure. Waar ligt de grens? Waar kunnen ze keuzes maken? We merken dat de aandacht voor de beleving van de patiënt meer en meer ingang krijgt in onze organisatie.”

Presente initiatieven

In 2013 zetten we presente zorg ziekenhuisbreed in de aandacht. We werkten onder andere nauw samen met Stimul, een labo voor zorgethiek dat de zorgsector en het onderwijs wil ondersteunen in zorgethisch handelen. Regelmatig trokken medewerkers en managers naar Stimul voor een inleefstage om aan den lijve te ondervinden hoe het voelt om patiënt te zijn. Ook Petra Archie, directeur patiëntenzorg, ging op inleefstage. “De stage was een heel ingrijpende ervaring die me echt liet voelen wat het is om afhankelijk te zijn. Het was confronterend maar de ervaring helpt me om elke dag stil te staan bij de noden en gevoelens van patiënten in het ziekenhuis.” Medewerkers van az groeninge krijgen ook de kans om de opleiding van zorgethische coach bij Stimul te volgen. Die coaches kunnen hun competentie dan verder uitdragen in het ziekenhuis. De afdelingen geriatrie trekken voluit de kaart van presente zorg. Het project ‘zilverzacht ziekenhuis’ startte in 2013 en is een driejarig traject waarin de medewerkers van de afdeling dagelijks aftoetsen hoe de patiënt de zorg ervaren heeft. Om warme zorg in hele ziekenhuis in de kijker te zetten, staken ook directie en zorgmanagers de handen uit de (koks)mouwen! Ze bakten ‘warme koekjes’, bedrukt met woorden rond het thema zorgethiek en bedankten zo de verpleegafdelingen voor hun goede zorg. And last but not least: Het boek ‘Gekkenwerk’ Van Linus Van Laere over de uitdagingen in een zorgjob kreeg mee vorm door de input van medewerkers van az groeninge over concrete casussen en ervaringen. En zo dragen we presente zorg ook uit over de muren van het ziekenhuis heen!

Bewust aanwezig in de zorg

Âť

Bijschrift van de foto kan hier komen.

Hoofdstuk 2

az groeninge voert een duurzaam beleid We voeren een duurzaam beleid op economisch vlak. We voeren een duurzaam beleid voor onze medewerkers. We voeren een duurzaam beleid op maatschappelijk vlak. We voeren een duurzaam beleid op ecologisch vlak.

Een ziekenhuisbegroting in evenwicht maar we moeten de buikriem aanhalen. De besparingsmaatregelen van de overheid leidden tot een flinke be snoeiing in de financiële middelen van de ziekenhuizen. Toch slaagde az groeninge erin voor 2013 een begroting in evenwicht op te stellen. Maar het valt niet te ontkennen: dit was een moeilijke oefening en we moesten de buikriem aanhalen om dit evenwicht te realiseren. De maatregelen die hiervoor nodig waren, situeerden zich op verschillend vlakken: een herijking van het personeelsbestand van 2013 op het niveau van 2011, een solidaire bijdrage van de artsen bovenop de reële kosten, een inperking van de kosten voor de afwerking van bouwfase 2 en van de parking, en andere vormen van organisatie en omgaan met infrastructuur.

Catering

In april 2010 betrok az groeninge het eerste deel van de nieuwe campus aan de Kennedylaan. In 2016 verhuist het gros van de andere ziekenhuisdiensten van az groeninge naar de nieuwe campus. Als voorbereiding op deze aanzienlijke toename van het aantal patiënten in 2016 stuurde de cateringdienst het bestaande maaltijdconcept bij. Hierbij was de huidige moeilijke financiële context van de ziekenhuizen een belangrijke factor.

Regeneratiewagens op de afdeling

In 2013 testten we een aantal alternatieve bereidingsmogelijkheden uit, van regenereren in regeneratiekasten op de afdeling over ‘meals on wheels’ tot het conventionele ééndienbladsysteem. Na grondige voorbereiding viel de keuze op het eerste systeem. De voedingshostessen bevragen de dag zelf wat de patiënt wil eten. Via een onlinesoftwarepakket vullen ze de keuze van de klant in, die automatisch doorgeseind wordt naar de centrale keuken. In deze keuken, gerund in eigen beheer, assembleren we de borden en rond 10 uur leveren we ze aan de verdeelkeukens op de afdeling. Daar wordt het dienblad samengesteld, gaat in de regenereerwagen en is klaar om 11.30 uur. Groot-

ste voordeel is dat we heel flexibel zijn wat de samenstelling van de maaltijden betreft. Zelfs tot een uur voor het opdienen kunnen we die nog wijzigen. Op die manier kunnen we heel wat service bieden aan de patiënt. Uniek in het concept zijn de voedingshostessen. Zij doen de bevraging bij de patiënten en regenereren de maaltijden, en bedienen daarnaast ook de buffetwagen voor ontbijt en avondmaal.

Compacte logistiek

Tijdens deze piloot reduceerden we ook de zes verdeelkeukens voor telkens 60 bedden naar vier verdeelkeukens voor telkens 90 bedden. Dankzij het nieuwe systeem werd de logistiek compacter en wonnen de medewerkers heel wat tijd. Ook namen de verpleegkundigen het afruimen en de koffieronde over, waardoor ze de volledige gezondheidstoestand van de patiënten, ook inzake eetlust en voeding, nauwgelet kunnen opvolgen (?). Op die manier kwam er een sterke afbouw van cateringpersoneel. Deze konden we volledig realiseren via de stopzetting van tijdelijke contracten en personeelsverschuivingen. Alle cateringmedewerkers werden tijdig en correct ingelicht en konden ook aangeven naar welke functie hun voorkeur uitging binnen de mogelijkheden van de nieuwe organisatie.

Keuze en kwaliteit

Lekkere, gezonde en gevarieerde maaltijden bleven het belangrijkste aandachtspunt. Elke patiënt krijgt de keuze uit een dagschotel en één dieetafgeleide, namelijk natriumarm/vetarm. Daarnaast zijn er vijf alternatieve schotels, waarvan twee met vis, twee met vlees en één pastaschotel. Daarnaast biedt catering uiteraard nog de specifieke dieetmaaltijden. Gedurende heel het veranderingsproces bleven we de tevredenheid van de patiënt nauwgezet opvolgen en op niveau houden.

Een stoffen spelbord? Neen, een genummerde poetsdoek! Christel Quidousse, afdelingshoofd schoonmaak op campus reep kaai, leert ons de propere kneepjes van het vak: “Elk handcontactpunt zoals een deurklink of een schakelaar kan een bron zijn van bacteriën. Om te voorkomen dat bacteriën zich via het poetsdoekje naar het volgend handcontactpunt overzetten, is het belangrijk om een nieuwe zijde van het poetsdoekje te gebruiken. Als hulp voor de onderhoudsmedewerkers introduceerden we genummerde poetsdoekjes die in 16 vlakken ingedeeld zijn. Hierdoor is het makkelijker bij te houden welke vlakken van het poetsdoekje al gebruikt werden. Aan de hand van een korte opleiding door de kwaliteitscoach leren de onderhoudsmedewerkers ook welke route ze best volgen tijdens het reinigen van een kamer.”

Snelweg en parking voor goederen In 2016 brengen we het leeuwendeel van de ziekenhuisdiensten samen op campus kennedylaan. Ook de verdeling van de goederen zal vanaf dan vertrekken vanuit één logistiek platform. Alle geneesmiddelen, linnen, voeding, verzorgingsmaterialen, apparatuur … worden daar geleverd, gecontroleerd, gestockeerd en gebundeld om de goederen op het juiste moment, in de juiste hoeveelheid naar de juiste eindbestemming te brengen. Lieven Deproost is manager logistiek van az groeninge en leidt met zijn dienst de logistieke stromen dagelijks in goede banen. “De verschillende goederenstromen in een ziekenhuis zijn zeer complex en hebben specifieke (kwaliteits)eisen en achterliggende controleprocedures. De ziekenhuisdiensten hebben op elk moment van de dag nood aan de juiste goederen op de juiste plaats. Om de goederenstromen efficiënt te organiseren, op te volgen en te beheren, namen we een krachtig systeem in gebruik dat ons daarbij kan ondersteunen. Dat vonden we in een digitaal platform, warehousemanagement genaamd. Via het warehousemanagementsysteem kunnen we de voorraden in heel het ziekenhuis nauwgezet opvolgen en bijsturen.” vertelt Lieven. “Dat betekent dat we op elk moment zicht hebben op alle goederen die in het ziekenhuis aanwezig zijn. We

kunnen perfect nagaan waar de goederen zich bevinden, welke houdbaarheidsdatum ze hebben en hoeveel er nog in voorraad zijn. We kunnen bepaalde artikelen ook specifieke instructies meegeven zoals ‘breekbaar’, ‘dringend’ of ‘koel houden’ zodat de artikelen tijdens het traject op de juiste manier behandeld worden.” “Elke interne bestelling van goederen wordt aangestuurd met een opdracht die wordt bevestigd en gecontroleerd op correctheid. Zo vermijden we dat

Op weg naar een professioneel voorraad- en distributiebeheer we bijvoorbeeld te veel goederen leveren en ze dan terug moeten ophalen. Via het digitale systeem vermijden we fouten en kunnen we de veelheid aan bewegingen in een complex gebouw opvolgen. Via het digitaal platform kunnen we de leveringen ook bundelen en zo efficiënter organiseren. Na jaren van grondige voorbereiding hebben we het systeem ingevoerd op de huidige nieuwe campus. Dat was een goede leerschool en nu hebben we nog even tijd om bijkomende ervaring op te voor de verhuizing van de andere campussen naar de nieuwbouw.”

Kasten vol nietjes en haakjes? Efficiënt beheer van hechtingsmateriaal Viscerosynthesemateriaal is speciaal materiaal dat we gebruiken om wonden te hechten tijdens endoscopische (kijk)operaties. Vaak gaat het om een speciaal soort nietjes waarmee de chirurg een wonde kan hechten. Die speciale hechtingsmaterialen bestaan in alle soorten en vormen en bieden heel wat voordelen als je de eigenschappen vergelijkt met die van de aloude naald en draad. En daar hangt ook een prijskaartje aan vast. Een optimaal beheer van deze materialen is dus onontbeerlijk! Daarom startte de dienst logistiek het verbetertraject ‘logistiek beheer viscerosynthesemateriaal’ en rondde dat in 2013 succesvol af. Lieven Deproost, manager logistiek: “Dagelijks komt een immense stroom goederen binnen in een ziekenhuis. Omdat de goederenstromen alsmaar complexer worden en blootstaan aan heel wat eisen werkt de dienst al een aantal jaren aan een uitgebreid professionaliseringstraject. Het project rond het viscerosynthesemateriaal is een voorbeeld van een succesvolle verbetering van de materiaalvoorziening. Samen met het operatiekwartier en de apotheek optimaliseerde de dienst logistiek het traject vanaf de bestelling, over het gebruik tot aan de aanrekening aan de patiënt. De veranderingen aan het traject gebeurden

uiteraard zonder enige invloed op de kwaliteit van de zorg aan onze patiënten.”

Was een verbeterproject noodzakelijk?

Lieven Deproost: “Een aantal factoren zorgden ervoor dat het beheer van deze dure hechtingsmaterialen vroeger niet optimaal verliep. » Van deze dure hechtingsmaterialen hadden we steeds een grote hoeveelheid in voorraad, omgerekend ter waarde van zo’n 900 000 euro. » Voor het materiaal is een zeer beperkte opslagruimte beschikbaar waardoor we efficiënt moeten stockeren. » Het materiaal is kwetsbaar en heeft een kritiek karakter. » Het beheer van de bestellingen gebeurde decentraal en de voorraad was verspreid over de operatiekwartieren van drie campussen. In een eerste fase inventariseerden we alle aanwezige materialen en brachten we de aanvraag- en bestelprocessen in kaart. We controleerden ook alle nieuwe bestellingen op soort en aantal. Door de inventarisatie konden we een standaard uitwerken voor de wijze van bestellen en het beheer. En met de controle slaagden we erin om het verlies door vervallen materiaal uit te schakelen. We namen ook de voorraad

Aangepaste aankoopprocedures door de Wet op de overheids opdrachten In 2013 trad de wet op de overheidsopdrachten in werking. De wet regelt het aankoopgebeuren in de publieke sector en ook in alle ziekenhuizen. De invoering hiervan had een grote impact. Voor aankopen hoger dan een bepaald bedrag moeten we nu, afhankelijk van de omvang van de levering, een offerteaanvraag, een aanbesteding of een onderhandelingsprocedure opstarten. De aankoopdienst van az groeninge begon de voorbereiding op de invoering al in 2011 en stond paraat voor de veranderingen. Zowel op vlak van organisatie, processen en IT-ondersteuning voerden ze grondige aanpassingen door. Binnen de inkooporganisatie van az groeninge doorlopen 3 inkopers de praktische afhandeling van het proces en geven onze artsen en medewerkers advies over de optimale procedure.

zelf onder de loep. Is het wel nodig om van alle soorten materiaal een grote voorraad in huis te hebben? Per soort materiaal polsten we naar de nood en het reële verbruik en stelden we een minimumvoorraad in, samen met de medische discipline die de materialen gebruikt.” Het resultaat? 30% minder voorraad! Sinds de hervorming beheert de dienst logistiek de voorraad en de aanvragen van nieuw materiaal op één campus. Lieven Deproost: “Intussen voerde de apotheek realtimescanning in waardoor we het verbruik van deze materialen nauwgezet kunnen opvolgen. Als een chirurg tijdens een operatie materiaal verbruikt, scant een medewerker het materiaal in en koppelt dat aan een ingreep en aan een patiënt. Zo kunnen we de kost van deze materialen exact berekenen per ingreep en controleren of de juiste materialen worden aangerekend. En door het scannen, kunnen we de voorraad nog beter beheren. Missie geslaagd!”

Duurzaamheids verklaring voor leveranciers Duurzaamheid is niet alleen voor onze eigen organisatie een sturend element, ook van elke leverancier van diensten en/of goederen waarop we een beroep doen, verwachten we een duurzame en verantwoorde wijze van ondernemen. Daarom namen we in onze samenwerkingscontracten een verklaring op met minimale gedragsregels voor een duurzame bedrijfsvoering op gebied van ondernemen, milieu, mensenrechten en arbeid.

Aangepaste aankoopprocedures door de Wet op de overheids足opdrachten

In 2013 trad de wet op de overheidsopdrachten in werking. De wet regelt het aankoopgebeuren in de publieke sector en ook in alle ziekenhuizen. De invoering hiervan had een grote impact. Voor aankopen hoger dan een bepaald bedrag moeten we nu, afhankelijk van de omvang van de levering, een offerteaanvraag, een aanbesteding of een onderhandelingsprocedure opstarten. De aankoopdienst van az groeninge begon de voorbereiding op de invoering al in 2011 en stond paraat voor de veranderingen. Zowel op vlak van organisatie, processen en IT-ondersteuning voerden ze grondige aanpassingen door. Binnen de inkooporganisatie van az groeninge doorlopen 3 inkopers de praktische afhandeling van het proces en geven onze artsen en medewerkers advies over de optimale procedure.