SUMBER MAKLUMAT RASMI WARGA PTPTN
N T P T P N I E-BULET EDISI 0I SEPTEMBER 2009 SIDANG REDAKSI E-BULETIN PTPTN
AMANAT YB. DATO’ DR. MOHAMAD SHAHRUM BIN OSMAN, PENGERUSI PTPTN SEMPENA MAJLIS PELANCARAN CHANGE MANAGEMENT PADA 31 JULAI 2009 Selari dengan usaha PTPTN mengemaskini organisasi ini ke arah yang lebih baik dan berkesan, pihak pengurusan akan melaksanakan program Change Management di seluruh peringkat warga PTPTN merangkumi bidang teknologi, budaya kerja, cara pemikiran dan lain-lain yang bertujuan untuk meningkatkan kualiti kerja dan prestasi kakitangan seterusnya prestasi PTPTN secara keseluruhannya. Adalah menjadi harapan melalui pelaksanaan program Change Management ini akan mewujudkan satu suasana persekitaran kerja yang lebih baik melalui perubahan-perubahan positif yang wujud di kalangan semua warga PTPTN. Pada masa yang sama, sasaran Indeks Prestasi Utama atau KPI yang telah ditetapkan akan dapat diterjemahkan melalui penghasilan kerja yang lebih bermutu dan pelaksanaan kerja yang lebih terancang, tersusun dan berkualiti. Semua warga PTPTN adalah disarankan untuk bersikap lebih terbuka, telus dan positif serta melihat pelaksanaan program ini sebagai satu mekanisma terbaik dalam mentransformasikan sesuatu perubahan yang dirancang secara terperinci dan bakal memanfaatkan semua pihak. Penerimaan dan pemahaman secara berterusan terhadap punca kenapa, bagaimana, apa, bila dan siapa yang terlibat dalam sesuatu perubahan yang hendak dibuat harus diperjelaskan secara telus dan menyeluruh. Satu bentuk perkongsian maklumat melalui kaedah komunikasi yang betul melibatkan semua yang terlibat sama ada secara langsung ataupun tidak dalam pelaksanaan program Change Management ini amatlah perlu agar tiada sebarang kekeliruan terhadap tujuan murni pelaksanaan program ini. Justeru, komunikasi dua hala amatlah digalakkan antara kakitangan dan pihak pengurusan dalam menjamin keberkesanan program yang diadakan ini.
Kejayaan
Program
Change Management ini bergantung kepada penerimaan warga PTPTN daripada peringkat atasan hinggalah golongan bawahan untuk bersatu dan menerima sesuatu perubahan itu secara positif. Sesungguhnya walau sehebat manapun perancangan yang dibuat, sekiranya tiada kerjasama sepenuhnya yang diberikan oleh setiap individu, maka akan gagal sesuatu perancangan itu. Perlu kita ingat bahawa dalam Al-Quran ada menyebut bahawa
“Tuhan tidak akan mengubah nasib sesuatu kaum itu melainkan mereka mengubah nasib mereka sendiri” (surah Ar-Ra’d ayat 11). Kepada semua warga PTPTN, yakinlah bahawa program ini dibuat untuk kebaikan semua pihak tanpa ada pihak yang akan merasa ketinggalan atau kerugian. Saya juga ingin menyeru agar semua kakitangan menerima sesuatu perubahan itu secara positif dan terbuka demi kebaikan PTPTN dan seluruh warga PTPTN secara keseluruhannya.
ROKAYAH BT ABANG AHMAD AZHAR BIN AHMAD UMIKALSOM BT MOHD YUSOH NOORA BT MD YUSOFF NORHAYATI BT MAAROF SITI MADIAH BT SALIM MOHD NASDI BIN CHE HASSAN UMMI NADIRA BINTI JUSOH MOHD AZRUL AKMAL BIN MAMAT NUR ZUYANA BT JAMARI AIN SYUHARA BT IDRIS NURAJRUL BIN MAT JAMIN ZAHIRUDIN BIN ZAINOL ABIDIN
Di dalam edisi ini : Amanat Pengerusi
1
Berita Semasa PTPTN
2
Pengenalan ETEFS
3
Selayang Pandang.. Apa Kata Mereka?
4
Sesungguhnya kerjasama semua pihak adalah amat penting dalam menjamin kejayaan program ini. Bersatu kita teguh, bercerai kita roboh. Marilah kita bekerjasama dengan erat sebagai satu pasukan atau lebih tepat lagi sebagai sebuah keluarga yang ingin berbakti untuk kesejahteraan organisasi yang kita sayangi ini.
MUTIARA KATA Gantungkan azam dan semangatmu setinggi bintang di langit dan rendahkan hatimu serendah mutiara di lautan
MUKA2
E-BULETIN PTPTN
BERITA SEMASA 1. MAJLIS MENANDATANGANI PERJANJIAN KEMUDAHAN PEMBIAYAAN ISLAM KOMERSIAL PERTAMA RM1.5 BILLION DARIPADA KUMPULAN CIMB (14 JULAI 2009) Perjanjian pembiayaan yang meliputi tempoh selama 10 tahun, merupakan pelaburan tidak berisiko tinggi kerana dijamin kerajaan. Perjanjian itu dimeterai oleh Ketua Eksekutif PTPTN, Yang Berusaha En. Yunos Abd. Ghani dan Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif CIMB Islamic Bank, Yang Berusaha En. Muzaffar Hisham. Turut hadir Menteri Pengajian Tinggi, Yang Berhormat Dato’ Seri Mohamad Khaled Nordin dan Pengerusi PTPTN, Yang Berhormat Dato’ Dr. Mohamad Shahrum bin Osman.
2.
USER ACCEPTANCE TEST (UAT) CONVER-
3. HYPERLINK SENARAI HITAM IMIGRESEN DI LAMAN WEB AGENSI KERAJAAN
SION UJRAH
Mulai tahun 2009, BPKB telah mengadakan kerjasama
Pasukan User Acceptance Test (UAT) yang terdiri daripada
dengan mewujudkan hyperlink di laman web rasmi
wakil-wakil Bahagian Pinjaman, Bahagian Penguatkuasaan &
agensi-agensi kera-
Kutipan Balik, Bahagian Akaun dan Bahagian Teknologi Maklu-
jaan seperti Lem-
mat telah terlibat dalam proses pembangunan modul untuk
baga Tabung Haji,
pertukaran pinjaman sedia ada kepada pembiayaan berasaskan
Jabatan Imigresen
kaedah ujrah sejak 26 Julai 2009. Tujuan ujilari ini diadakan
Malaysia, Kemente-
adalah untuk memastikan laman web e-Pinjaman boleh dilayari
rian
oleh peminjam dengan selesa tanpa sebarang masalah. Hasil-
Malaysia, Kemente-
nya, peminjam telah boleh melayari e-Pinjaman bagi menukar
rian
pinjaman kepada pembiayaan berasaskan kaedah Ujrah seba-
Tinggi,
gaimana yang ditetapkan bermula 1 Ogos 2009. Kelompok
dan
pertama yang telah ditawarkan adalah seramai 6,327 orang.
Goverment. Semua peminjam boleh mengambil peluang
Ujilari masih lagi dijalankan bagi memastikan sistem e-Pinjaman
ini untuk menyemak status mereka sama ada telah dis-
berfungsi dengan sempurna dan kelompok seterusnya dapat
enarai hitam ataupun tidak sebelum berhasrat ke luar
dibuat mengikut perancangan.
negara. Usaha giat sedang dibuat bagi memastikan ke-
Pelancongan Pengajian MAMPU
portal
My-
mudahan hyperlink di laman web dapat diperluas lagi di semua laman web rasmi agensi kerajaan yang lain. Memudahkan simpanan secara tetap
KELEBIHAN POTONGAN GAJI SSPN
Menjimatkan masa dan kos (tanpa perlu beratur di kaunter PTPTN mahupun ejenejen SSPN)
Pendeposit mempunyai pilihan untuk membuat potongan gaji bagi kesemua atau salah satu akaun yang telah dibuka
Tiada caj atas pemotongan gaji
Potongan gaji SSPN boleh dibuat untuk diri sendiri, ahli keluarga dan rakyat Malaysia yang lain
Melayakkan tuntutan pelepasan cukai secara konsisten Potongan serendah RM20.00 sebulan bagi setiap akaun SSPN
Menanam sikap jimat cermat serta melahirkan sikap budaya menabung
MUTIARA KATA Ketika kamu lahir, kamu menangis dan orang sekelilingmu tersenyum. Jalanilah kehidupanmu supaya ketika kamu mati, kamu tersenyum dan orang di sekelilingmu menangis.
EDISI 0I
MUKA3
PENGENALAN ETEFS Perubahan Pengurusan Pembiayaan Pendidikan Masyarakat yang maju, berdaya saing dan saintifik adalah hasrat Wawasan 2020. Masyarakat yang maju, berdaya saing dan saintifik sentiasa bersedia menerima perubahan untuk menjadi yang terbaik. Kemajuan pula bererti berubah daripada keadaan sedia ada kepada keadaan yang lebih baik. Zaman sentiasa berubah dan beredar dengannya. Mereka yang gagal untuk berubah akan ketinggalan zaman. Tidak ada bangsa, negara atau organisasi yang boleh mengasingkan diri daripada melakukan perubahan, menerima perubahan, baik perubahan dari luar, mahupun perubahan dari dalam. Fikiran perlulah terbuka untuk menerima idea baru dan berubah mengikut objektif yang dikehendaki.
2.
•
pelajar boleh mengemukakan permohonan pada bila-bila masa dan di mana jua (asalkan mempunyai kemudahan Internet).
•
bermula 1 Ogos 2009, pelajar yang mendapat pinjaman konvensional boleh mencetak dokumen tawaran pertukaran kepada pembiayaan berasaskan kaedah Ujrah (Upah) melalui laman web ini.
Pembangunan sistem End-To-End-Financing Systems (ETEFS)
PTPTN juga tidak ketinggalan dalam menyahut aspirasi perubahan ini. Dalam aspek pengurusan pembiayaan pendidikan contohnya, PTPTN telah menjalinkan kerjasama dengan syarikat Prokhas Sdn. Bhd. (syarikat yang diperbadankan di bawah Kementerian Kewangan) untuk menyediakan perkhidmatan berasaskan kepada konsep End To End Solution yang dapat meningkatkan kecekapan dan kualiti perkhidmatannya. Antara skop perkhidmatan yang telah dipersetujui ialah:
•
sistem komprehensif yang merangkumi urusan pemprosesan permohonan pembiayaan, pengeluaran pembiayaan, rayuan pembiayaan dan bayaran balik pembiayaan.
•
pada waktu ini, ETEFS telah digunakan untuk urusan pemprosesan permohonan pembiayaan dan pengeluaran pembiayaan.
1.
•
penggunaan sistem ini telah membolehkan tempoh pemprosesan permohonan pembiayaan dipendekkan dari maksimum 14 hari bekerja (sistem / kaedah terdahulu) kepada 5 hari bekerja. Sekiranya sistem siap sepenuhnya, tempoh dan urusan pelbagai aktiviti dijangka dapat dipendekkan / dipermudahkan.
Pembangunan laman web permohonan pembiayaan pendidikan (e-Pinjaman)
•
laman web ini membolehkan pelajar membuat permohonan pembiayaan, melihat keputusan permohonan pembiayaan dan mencetak dokumen perjanjian pembiayaan secara dalam talian (online). Laman web ini telah mula beroperasi mulai Mei 2008.
Statistik Kelulusan Pembiayaan Pendidikan Yang Diproses Melalui ETEFS (Julai 2008—27 Ogos 2009) Perkara IPTA
Bilangan Pelajar IPTS Jumlah Keseluruhan
Permohonan Diproses
172,330
72,512
244,842
Permohonan Diluluskan
170,212
68,830
239,042
Permohonan Ditolak Dokumen Perjanjian Dikembalikan
2,118 133,694
3,682 43,097
5,800 176,791
Pengeluaran Pembiayaan (Kali pertama) Pengeluaran Pembiayaan (Kali kedua dan seterusnya)
109,651 130,593
32,669 22,223
142,320 152,816
MUTIARA KATA Jadilah cahaya suram yang kekal abadi sinarannya dan elakkan daripada menjadi cahaya terang yang bersifat seketika cuma
SELAYANG PANDANG.. APA KATA MEREKA?
Saya mempunyai pengalaman sendiri untuk menggunakan ETEFS berulang kali apabila menerima aduan pelajar yang gagal ‘memasuki’ dan menggunakannya. Malah anak saya sendiri berulang kali membantu kawan-kawannya untuk membuat permohonan pinjaman pendidikan PTPTN. Anehnya kerana saya tidak mempunyai masalah tersebut. Banyak aduan pelajar telah saya selesaikan. Kesimpulan saya, ia membantu dan bertepatan dengan matlamat kerajaan meningkat pengurusan maklumat dan pelaksanaan kerajaan elektronik. Peringkat awal pelaksanaan dan penggunaan ETEFS pernah mengejutkan saya seketika apabila permohonan yang dibuat untuk individu tertentu tetapi paparan sistem memaparkan maklumat individu yang lain. Biasalah kata orang, ia berlaku semasa pembangunan sistem dan waktu itu sistem masih belum stabil lagi. Pelbagai lagi aduan yang diserahkan kepada Bahagian Pinjaman Pendidikan dan saya yakin ia sudah dapat diselesaikan apabila pelajar atau ibu bapanya tidak merujuk semula kepada saya. Sebagai salah seorang ahli Mesyuarat Pengurusan dan ahli Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu ETEFS, saya mendapatkan maklumat mengenai isu/masalah mengenai ETEFS secara makro dan tidak lebih dari itu. Berasaskan maklumat daripada pertanyaan umum kepada pegawai yang terlibat kepada isu-isu
berbangkit dari aduan yang diterima serta keupayaan ETEFS memproses pinjaman sehingga bayaran dibuat, dapatlah dirumuskan bahawa ETEFS sehingga peringkat pemb a n g u n a n sekarang dianggap berjaya. Isu/ “Saya yakin ETEFS dapat membantu meningkat masalah yang kecekapan pengurusan Skim Pinjaman timbul boleh dianggap semen- Pendidikan apabila siap sepenuhnya kelak” tara dan boleh Tuan Din Tuan Mat—Pengurus Kanan, diselesaikan. Umumnya, saya Bahagian Pelaburan yakin ETEFS dapat membantu meningkat kecekapan pengurusan Skim Pinjaman Pendidikan apabila siap sepenuhnya kelak.
Menurut pandangan saya perlaksanaan pembangunaan sistem ETEFS memberi impak yang besar terhadap pinjaman pelajar secara amnya dan permohonan online khususnya. Ia seiring dengan peredaran era global masakini dan menaiktaraf proses kerja yang mana mengikut standard ISO bagi organisasi. Perlaksanaan ETEFS memberi kemudahan dan kesenangan kepada peminjam yang mana permohonan boleh dilakukan secara atas talian sahaja tanpa mengisi borang secara manual. Sistem ini bersifatkan mesra pengguna di mana banyak kemudahan – kemudahan yang diberikan kepada pengguna untuk melakukan operasi harian.
“ Pelaksanaan ETEFS memberi kemudahan dan kesenangan kepada peminjam yang mana permohonan boleh dilakukan secara atas talian sahaja tanpa mengisi borang secara manual.” - Armila Binti Arman—Penolong Pengurus, Unit Call Centre
Ia juga dapat mengesan samada pelajar tersebut mendapat lebih dari satu tajaan selain mengurangkan lambakan sistem perekodan secara manual yang sedia ada. Namun kajian terperinci perlu dilakukan bagi mempertingkatkan jaminan kualiti dan integriti pada masa – masa akan datang.
SELAMAT HARI RAYA AIDILFITRI , MAAF ZAHIR & BATIN DIUCAPKAN KEPADA SEMUA WARGA PTPTN DARIPADA SIDANG REDAKSI E-BULETIN PTPTN. E-MEL : e-bulletin@ptptn.gov.my