PROCÉDURE DE GESTION DES GRIEFS VISION L'engagement de WDP envers l'amélioration continue consiste notamment à traiter de manière appropriée tout commentaire exprimé par ses parties prenantes : clients, employés, investisseurs, fournisseurs, la communauté locale, etc. Nous appliquons des procédures de gestion des griefs soulevés officiellement par des parties prenantes concernant WDP, nos entrepôts, nos services ou l'un quelconque de nos processus. #SPEAKUP PROCEDURE POUR EMPLOYÉS DE WDP
#SpeakUp
WDP vise la promotion d'une culture d'entreprise caractérisée par l'honnêteté et l'intégrité, le sens de la responsabilité, des valeurs éthiques strictes, et le respect des dispositions légales et des normes de gouvernance d'entreprise qui s'appliquent à WDP.
WDP encourage ses employés à communiquer leurs préoccupations raisonnables liées au lieu de travail ou les irrégularités à leur supérieur direct, au responsable HR ou au conseiller en prévention. Ils peuvent également le faire en utilisant les procédures internes du droit du travail. Cependant, si cela n'est pas possible pour quelque raison que ce soit, WDP a prévu une procédure interne leur permettant d'exprimer leurs soupçons raisonnables de violations (potentielles) des lois ou de toute procédure telle que la Charte WDP de gouvernance d'entreprise, le #TeamWDP Code of Conduct, le Supplier Code of Conduct ou le Code éthique. Sans préjudice des autres recours légaux, toute violation des règles juridiques ou de toute procédure donnera lieu, le cas échéant, à un licenciement pour faute grave. CHAMP D’APPLICATION Tout employé du groupe WDP ou membre du Conseil d'Administration ou du Comité de gestion peut signaler : •
•
les violations effectives ou potentielles des dispositions légales constatées par WDP et ses employés, pour lesquelles il existe des présomptions raisonnables (p.ex. utilisation abusive d'informations privilégiées, fraude comptable, corruption active ou passive, détournement de fonds, etc.) et/ou un comportement réel ou potentiel d'un employé qui est contraire aux normes éthiques défendues par WDP, selon lesquelles le harcèlement, la discrimination, la corruption, ... doivent être considérés comme une violation des normes éthiques de WDP, et/ou
Procédure de gestion des griefs | 1
•
un comportement réel ou potentiel d'un employé qui s'oppose aux procédures telles que la Charte de gouvernance d'entreprise, le #TeamWDP Code of Conduct, le Supplier Code of Conduct ou le Code d'éthique, la Politique relative aux droits de l’homme, la Politique de lutte contre la subornation et la corruption,… (ci-après dénommées collectivement les irrégularités).
OBJET DE LA #SPEAKUP PROCEDURE L'objet de la procédure est le suivant : • encourager les employés à signaler les irrégularités • protéger de représailles les employés qui signalent de bonne foi des irrégularités • traiter tous rapports établis en vertu de cette réglementation de manière uniforme, discrète et confidentielle • effectuer une enquête approfondie sur tout rapport déposé de manière équitable et en temps opportun, et assurer un examen honnête de toutes les personnes concernées • prendre toutes mesures raisonnables pour traiter les irrégularités dès lors qu'elles se produisent, et • prendre des mesures contre toute personne qui traite défavorablement un employé qui a déposé un rapport en toute bonne foi ; pour les employés, cela inclut les sanctions disciplinaires prévues dans le règlement du travail. Pour de plus amples détails à ce sujet, veuillez consulter la #SpeakUp Procedure.
Procédure de gestion des griefs | 2
MÉCANISME DE GESTION DES GRIEFS POUR LES TIERCES PARTIES Les processus relatifs aux griefs de WDP donnent la priorité à la conciliation afin d'assurer que les comportements inacceptables et illégaux cessent et que les griefs soient résolus rapidement et avec tact. En conséquence, il est essentiel de veiller à ce que tous commentaires, requêtes et plaintes soient examinés et que des mesures adéquates soient prises. PRINCIPES FONDAMENTAUX • • • •
•
•
• • •
Tout grief exprimé sera pris au sérieux et traité équitablement, rapidement et systématiquement. Les dispositions réglementaires sont respectées. WDP cherche à résoudre les plaintes en élaborant des solutions mutuellement convenues. Les mécanismes n'empêchent pas le recours à d'autres actions judiciaires ou administratives qui seraient admises en vertu de la loi ou de procédures existantes d'arbitrage ou de médiation ; par ailleurs, ils ne peuvent pas remplacer les mécanismes de gestion des griefs mis en place par des organisations de travailleurs ou par des conventions collectives. Les informations relatives aux recours en cas de plainte seront accessibles de différentes manières ; elles prendront toujours en compte la situation spécifique pour identifier la solution la plus appropriée : sur notre site Web, dans nos installations, dans des lieux publics stratégiques à proximité des sites, par des brochures, etc. Tous les membres de #TeamWDP susceptibles d'être en contact avec les parties prenantes possèdent une connaissance approfondie des mécanismes de gestion des griefs, que ceux-ci soient ou non liés à un projet. Le dépôt d'un grief n'entraîne aucun coût pour le plaignant. Tous les détails personnels d'un individu sont traités conformément aux réglementations en vigueur en matière de protection de la vie privée. L'accent est mis sur le maintien d'une communication ouverte sur le statut du grief.
#SHAREYOURTHOUGHTS PROCEDURE POUR LES COMMUNAUTÉS Ce mécanisme de gestion des griefs de communautés est accessible à toutes nos parties prenantes. Par exemple, la plainte d'un client peut concerner un problème important lié à une mauvaise #ShareYourThoughts expérience client. Autre exemple : la plainte d'un investisseur peut être basée sur des griefs liés à nos procédures de communication ou de protection de la vie privée. Où déposer un grief Les incidents et/ou griefs peuvent être signalés sur notre site Web en remplissant un formulaire de grief standardisé.
Procédure de gestion des griefs | 3
Pour certains projets de développement, WDP peut prévoir d'autres canaux spécifiques tels que les bureaux principaux de projets, les bureaux des autorités locales ou des formulaires de griefs spécifiques en ligne. Cela dépend du projet (type, lieu, taille, durée prévue). Calendrier et point de contact • •
Accusé de réception écrit du grief : sous 7 jours suivant la réception du grief (par écrit ou oralement). Résolution proposée : WDP s'efforce d'obtenir une résolution sous 30 jours suivant la réception du grief.
Lors de l'envoi de l'accusé de réception du grief, WDP peut désigner un point de contact spécifique en fonction de l'objet de la plainte. Toute personne ayant déposé un grief a la possibilité de se faire accompagner aux entretiens et interviews qui ont lieu durant l'enquête sur la plainte. Intervention de tiers Si nécessaire, par exemple si un grief a été déclaré résolu par WDP alors que le plaignant n'est pas satisfait, un deuxième niveau de gestion du grief peut être ajouté par le biais d'une médiation ou d'un arbitrage exécutoire. #SPEAKUP PROCEDURE POUR LES EMPLOYÉS DE WDP FOURNISSEURS Outre le mécanisme de gestion de griefs de communautés, WDP a prévu un mécanisme de gestion de griefs relatifs aux plaintes d'employés de fournisseurs liées au lieu de travail (p.ex. les sous-traitants ou autres intermédiaires travaillant sur des sites de projet ou de construction WDP, ou les prestataires chargés de tâches directement liées aux fonctions fondamentales du projet ou de la construction). Les employés des fournisseurs pourront déposer des griefs selon le mécanisme WDP de gestion des griefs des employés, qui s'appliquera mutatis mutandis.
#SpeakUp
Pour de plus amples détails à ce sujet, veuillez consulter la #SpeakUp Procedure. GESTION DES GRIEFS Tous les griefs sont enregistrés et consignés dans un registre de suivi qui contient : nom et coordonnées du plaignant, date et nature de la plainte, toute action de suivi, résolution proposée pour la plainte, manière et date à laquelle les décisions ont été communiquées au plaignant, et, le cas échéant, mesures de gestion à plus long terme prises pour éviter la récurrence ou le dépôt de griefs similaires dans l'avenir. Comme pour tous les processus de WDP, cette procédure de gestion des griefs fait et fera partie des audits habituels (internes et externes).
Procédure de gestion des griefs | 4