Délégation de pouvoirs à des mandataires
spéciaux | 4 avril 2024
DÉLÉGATION
Tony De Pauw et Joost Uwents, agissant tous deux en leur qualité de:
Valable à partir de représentant spécial de WDP SA (agissant également en sa qualité d’administrateur de WDP Nederland S.A. (agissant à son tour en sa qualité d’administrateur de WDP Development NL N.V. et de WDP Services NL B.V.))
représentant spécial de WDP Invest SA
gérant de WDP France SARL
représentant spécial de Warehouses De Pauw Romania S.R.L
représentant spécial de Expo Market Doraly S.R.L.
22 janvier 2024
22 janvier 2024
22 janvier 2024
22 janvier 2024
28 mars 2024
décident conjointement par la présente de confier les pouvoirs de décision et de représentation suivants concernant les opérations spécifiées ci-après aux mandataires spéciaux désignés ci-après, toujours avec le pouvoir de subdéléguer davantage1, et ce, pour une période prenant fin le dernier jour du mois janvier de l’année suivante (la Délégation).
Les restrictions prévues pour les pouvoirs de décision et de représentation présentés ci-dessous ne peuvent pas être contournées en scindant une opération ou transaction en plusieurs opérations ou transactions qui, individuellement, ne dépasseraient pas le seuil indiqué, mais qui, collectivement, le dépasseraient.
ATTESTATION DE MANDATAIRE SPÉCIAL WDP
La Délégation est concrétisée pour chaque mandataire spécial par une attestation que chaque mandataire spécial recevra (l’Attestation de mandataire spécial WDP).
La Délégation prend effet à la date mentionnée dans l’Attestation de mandataire spécial WDP et prend fin automatiquement dès que le mandataire spécial en question n’est plus employé par WDP SA et/ou l’une de ses filiales dans la fonction mentionnée dans l’Attestation de mandataire spécial WDP précitée.
L’Attestation de mandataire spécial WDP peut contenir des restrictions concernant la délégation, telles que date d’entrée en vigueur, date de fin, territoire, sociétés concernées
Les Attestations de mandataire spécial WDP qui sont encore en vigueur et qui, le cas échéant, ont été délivrées dans le cadre d’une délégation antérieure restent également valables dans le cadre de la présente Délégation et dans les limites de celle-ci.
1 Un mandataire spécial individuel a également le pouvoir de substitution et de sous-délégation en ce qui concerne sa compétence (partagée).
de pouvoirs par les CEO
Tous les montants indiqués ci-dessous sont des montants hors TVA.
Établi en date du 4 avril 2024
Tony De Pauw Joost Uwents
[comme indiquée dans la version originale en néerlandais]
[comme indiquée dans la version originale en néerlandais]
1. Objet
1.1 Société
Les délégations mentionnées dans le présent document concernent des actes juridiques accomplis par :
• WDP SA, société immobilière réglementée publique de droit belge, dont le siège est situé Blakebergen 15, 1861 Wolvertem, inscrite au registre des personnes morales à Bruxelles, section néerlandophone sous le numéro 0417.199.869 ;
• WDP SA, telle que susmentionnée, agissant en sa qualité d’administrateur de WDP Nederland S.A. (agissant à son tour en sa qualité d’administrateur de WDP Development NL N.V. et de WDP Services NL B.V.) :
o WDP Nederland S.A., dont le siège social est situé à Breda et les bureaux à Hoge
Mosten 2 B1, 4822 NH Breda (Pays-Bas), inscrite au registre du commerce sous le numéro 34151538 ;
o WDP Development NL N.V., dont le siège social est situé à Breda et les bureaux à Hoge
Mosten 2 B1, 4822 NH Breda (Pays-Bas), inscrite au registre du commerce sous le numéro 53215737 ;
o WDP Services NL B.V, dont le siège social est situé à Breda et les bureaux à Hoge Mosten 2 B1, 4822 NH Breda (Pays-Bas), inscrite au registre du commerce sous le numéro 90408756 ;
• WDP Invest SA, dont le siège est situé à Blakebergen 15, 1861 Wolvertem (Belgique), inscrite au registre des personnes morales à Bruxelles, section néerlandophone sous le numéro 0730.864.514 ;
• WDP France SARL, dont le siège est situé rue Cantrelle 28, 36000 Châteauroux (France), inscrite au registre du commerce de Châteauroux sous le numéro 432 930 527 ;
• Warehouses De Pauw Romania S.R.L. dont le siège est situé à Bucarest (Roumanie), 2 Gara Herastrau Street, Equilibrium Office Building, S1, 10e étage, 2e district, enregistrée au registre du commerce de Bucarest sous le numéro RO21664036 ;
• Expo Market Doraly S.R.L., dont le siège est situé à Bucarest (Roumanie), 31 Bucureşti-Urziceni Road (Pavilion ABC), Afumați Commune, Ilfov County, enregistrée au registre du commerce de Bucarest sous le numéro J23/948/2001 ; (ci-après dénommées individuellement « une Société »)et ce, tant pour elle-même que pour les autres, par exemple en sa qualité de (membre du) conseil d’administration ou de mandataire spécial de ses filiales (actuelles et futures)
Un mandataire spécial ne peut toutefois agir que pour la (les) société(s) mentionnée(s) dans son Attestation de mandataire spécial WDP.
1.2 Mandataires spéciaux
Groupe I
Tony De Pauw – CEO
Joost Uwents – CEO
Mickaël Van den Hauwe – CFO
Groupe II
Marc De Bosscher – CTO
Christoffel (Kristof) De Witte – Country Manager
Michiel Assink – Country Manager
Jeroen Biermans – Country Manager
Groupe III
Head of HR
Head of Marketing
Project Manager Operations
Head of Energy & Sustainability
Project Manager
Business Development Manager
Property Manager
Portfolio Manager
Head of Property Management
E&S Project Manager
Directeur Business & Legal
Sustainability Manager
HSES Manager
General Counsel
Legal Counsel
Corporate Finance Manager
Corporate Finance Analist
Head of Controlling & Reporting
Head of Accounting
Head of IT
Investor Relations
E&S Business Development Manager
Regional E&S Manager
COO WDP RO
Technical Manager
Un membre du Groupe I a en outre tous les pouvoirs des membres des Groupes II et III.
Seuls sont publiés les titres des mandataires spéciaux du Groupe III, et non leur identité. Parallèlement, un fichier détaillant les pouvoirs de signature des collaborateurs est tenu à jour et chaque collaborateur est, compte tenu de sa fonction et de son ancienneté, informé par lettre individuelle (Attestation de mandataire spécial WDP) des pouvoirs qui lui sont délégués dans le cadre de ce mandat.
1.3 Territoire
Un mandataire spécial ne peut accomplir que des actes juridiques dont l’objet est situé sur le territoire qui est spécifié, le cas échéant, dans son Attestation de mandataire spécial WDP.
Délégation de pouvoirs par les CEO
2.1 Délégation de base
1. En principe, toute décision, tout accord et, en général, tout acte juridique engageant valablement une la Société est décidé et exécuté par :
1.1. Une personne du Groupe I, du Groupe II ou du Groupe III, habilitée individuellement, si l’importance ou la valeur totale de l’acte juridique envisagé est inférieure ou égale à 5 000 euros (hors TVA),
1.2. Une personne du Groupe I, agissant conjointement avec une personne du Groupe I ou du Groupe II, agissant conjointement, si l’importance ou la valeur totale de l’acte juridique envisagé ne dépasse pas un montant de 50 000 euros (hors TVA).
2.2 Délégations spéciales
Sans préjudice de la délégation de base mentionnée au point 2.1, les délégations spéciales suivantes s’appliquent.
INVESTISSEMENTS ET DÉSINVESTISSEMENTS
2. Une personne du Groupe I, agissant conjointement avec une personne du Groupe I ou le Country Manager responsable de la région où se situe l’investissement ou le projet de (re)développement, est habilitée à prendre toute décision concernant un investissement ou un projet de (re)développement, notamment la négociation, la conclusion, la signature, la modification ou l’exécution de tout contrat d’investissement (y compris les actes préparatoires tels qu’une déclaration d’intention), et ce, sous quelque forme que ce soit, telle qu’un achat d’actions (y compris une reprise de dettes), un achat d’actifs, également dans le cadre d’un appel d’offres, le cas échéant sous la forme d’un partenariat public-privé ou une autre forme, et quel que soit le mode de paiement, tant en Belgique qu’à l’étranger :
- pour un prix d’achat, un montant d’investissement ou un budget de (re)développement égal ou inférieur à 50 millions d’euros ; et
- au sein des segments opérationnels et des régions géographiques déterminés dans la stratégie par le Conseil d’Administration ; et
- sans lien avec l’acquisition d’une société d’exploitation (avec le personnel) ; et
- sans lien avec l’acquisition d’une simple participation financière dans une société ; et
- qui ne constitue pas un partenariat, avec participation d’un tiers.
2 Les mandataires spéciaux qui sont habilités (conjointement ou non) à assurer une délégation spéciale au-delà d’un certain seuil (quantitatif ou qualitatif) sont également autorisés à assurer une délégation spéciale en deçà de ce seuil bien défini (quantitatif ou qualitatif).
3. Une personne du Groupe I, agissant conjointement avec une personne du Groupe I ou le Country Manager responsable de la région où se situe le désinvestissement, est habilitée à prendre toute décision concernant un désinvestissement (y compris les actes préparatoires tels qu’une déclaration d’intention), notamment la négociation, la conclusion, la signature, la modification ou l’exécution de tout accord de désinvestissement, et ce, sous quelque forme que ce soit, telle qu’une vente d’actions (y compris un transfert de dette), une vente d’actifs, et quel que soit le mode de paiement, tant en Belgique qu’à l’étranger, pour un prix de vente égal ou inférieur à 25 millions d’euros.
4. Une personne du Groupe I, agissant conjointement avec une personne du Groupe I ou le Country Manager responsable de la région où se situe l’investissement, le projet de (re)développement ou le désinvestissement, est habilitée à prendre toute décision concernant un accord de nondivulgation dans le cadre d’un (dés)investissement, notamment la négociation, la conclusion, la signature, la modification ou l’exécution de cet accord.
GESTION COMMERCIALE
5. Une personne du Groupe I, agissant conjointement avec le Country Manager responsable de la région où se situe l’objet de l’acte juridique, est habilitée à prendre toute décision concernant la gestion commerciale (y compris tous les droits réels, contrats de bail, conventions de mise à disposition et autres contrats d’occupation) du portefeuille immobilier ainsi que des installations dans le domaine de l’énergie (y compris les actes préparatoires tels qu’un accord de nondivulgation ou une déclaration d’intention), notamment la négociation, la conclusion, la signature, la modification ou l’exécution de tous les contrats y afférents (dont les contrats de promotion immobilière et/ou les contrats dans le cadre de l’énergie (approvisionnements) avec le client), ainsi que la modification ou la prolongation de ceux-ci, si l’acte juridique envisagé est effectué dans le cadre d’un contrat de gestion commerciale d’une valeur annuelle supérieure à 500 000 euros, respectivement d’une valeur annuelle estimée supérieure à 100 000 euros (hors TVA).
6. Le Country Manager responsable de la région où se situe l’objet de l’acte juridique, agissant conjointement avec un Business Development Manager ou un Portfolio Manager ou le Directeur Business & Legal ou le COO WDP RO, est habilité à prendre toute décision concernant la gestion commerciale (y compris tous les droits réels, baux locatifs, conventions de mise à disposition et autres contrats d’occupation) du portefeuille immobilier ainsi que des installations dans le domaine de l’énergie (y compris les actes préparatoires tels qu’un accord de non-divulgation ou une déclaration d’intention), notamment la négociation, la conclusion, la signature, la modification ou l’exécution de tous les contrats y afférents (dont les contrats de promotion immobilière et/ou les contrats dans le cadre de l’énergie (approvisionnements) avec le client), ainsi que la modification ou la prolongation de ceux-ci, si l’acte juridique envisagé est effectué dans le cadre d’un contrat de gestion commerciale d’une valeur annuelle supérieure à 500 000 euros, respectivement d’une valeur annuelle estimée supérieure à 100 000 euros (hors TVA).
de pouvoirs par les CEO
7. Une personne du Groupe I, agissant conjointement avec le Country Manager responsable de la région où se situe l’objet de l’acte juridique, est habilitée à prendre toute décision concernant la résiliation anticipée d’un contrat de gestion commerciale (y compris tous les droits réels, baux locatifs, conventions de mise à disposition et autres contrats d’occupation) du portefeuille immobilier ainsi que des installations dans le domaine de l’énergie (y compris les actes préparatoires tels qu’un accord de non-divulgation ou une déclaration d’intention), notamment la négociation, la conclusion, la signature, la modification ou l’exécution de tous les contrats y afférents, si l’acte juridique envisagé est effectué dans le cadre d’un contrat de gestion commerciale d’une valeur annuelle supérieure à 100 000 euros (hors TVA).
8. Le Country Manager responsable de la région où se situe l’objet de l’acte juridique, agissant conjointement avec un Business Development Manager ou un Portfolio Manager ou le Directeur Business & Legal ou le COO WDP RO, est habilité à prendre toute décision concernant la résiliation anticipée d’un contrat de gestion commerciale (y compris tous les droits réels, contrats de bail, conventions de mise à disposition et autres contrats d’occupation) du portefeuille immobilier ainsi que des installations dans le domaine de l’énergie (y compris les actes préparatoires tels qu’un accord de non-divulgation ou une déclaration d’intention), notamment la négociation, la conclusion, la signature, la modification ou l’exécution de tous les contrats y afférents, si l’acte juridique envisagé est effectué dans le cadre d’un contrat de gestion commerciale d’une valeur annuelle inférieure ou égale à 100 000 euros (hors TVA).
9. Le Country Manager responsable de la région où se situe l’objet de l’acte juridique, agissant conjointement avec un Business Development Manager ou un Portfolio Manager ou un Property Manager ou le Directeur Business & Legal ou le COO WDP RO, est habilité à effectuer les actes associés à la conclusion de contrats de gestion commerciale, tels que, sans s’y limiter, l’état des lieux, l’étude du sol ou la garantie bancaire.
10. Dans la mesure où un acte juridique envisagé ne relève pas des autres « Délégations spécifiques », une personne du Groupe I, agissant conjointement avec le Country Manager responsable de la région où se situe l’objet de l’acte juridique, est habilitée à sélectionner, négocier, conclure, signer, modifier ou exécuter tous les documents ou contrats avec des consultants, partenaires ou fournisseurs, tels que des agents immobiliers, si la valeur totale de l’acte juridique envisagé dépasse 100 000 euros (hors TVA).
11. Dans la mesure où un acte juridique envisagé ne relève pas des autres « Délégations spécifiques », une personne du Groupe I ou du Groupe II, agissant conjointement avec une personne du Groupe III, est habilitée à sélectionner, négocier, conclure, signer, modifier ou exécuter tous les documents ou contrats avec des consultants, partenaires ou fournisseurs, tels que des agents immobiliers, si la valeur totale de l’acte juridique envisagé est inférieure ou égale à 100 000 euros (hors TVA).
de pouvoirs par les CEO
PROPERTY MANAGEMENT
12. Une personne du Groupe I, agissant conjointement avec le Country Manager responsable de la région où se situe l’objet de l’acte juridique, est habilitée à négocier, conclure, signer, modifier ou exécuter tous les contrats relatifs à la gestion opérationnelle et technique (y compris les contrats relatifs aux travaux d’entretien, de réparation et de maintenance) du portefeuille immobilier ainsi que des installations dans le domaine de l’énergie (y compris les actes préparatoires tels qu’un accord de non-divulgation ou une déclaration d’intention), ainsi qu’à les modifier, les prolonger ou les résilier, si la valeur totale de l’acte juridique envisagé dépasse 100 000 euros (hors TVA).
13. Le Country Manager responsable de la région où se situe l’objet de l’acte juridique, agissant conjointement avec le Head of Property Management, est habilité à négocier, conclure, signer, modifier ou exécuter tous les contrats relatifs à la gestion opérationnelle et technique (y compris les contrats relatifs aux travaux d’entretien, de réparation et de maintenance) du portefeuille immobilier et des installations dans le domaine de l’énergie (y compris les actes préparatoires tels qu’un accord de non-divulgation ou une déclaration d’intention), ainsi qu’à les modifier, les prolonger ou les résilier, si la valeur totale de l’acte juridique envisagé est inférieure ou égale à 100 000 euros (hors TVA).
14. Le Head of Property Management, agissant conjointement avec un (E&S) Business Development Manager ou un Portfolio Manager ou un Property Manager ou un Regional E&S Manager ou un Procurement Manager, est habilité à effectuer les actes associés à ou découlant de la conclusion de contrats liés à la gestion opérationnelle et technique du portefeuille immobilier et des installations dans le domaine de l’énergie, tels que, sans s’y limiter, le procès-verbal de réception provisoire, la libération d’une garantie bancaire, les ordres de modification (change orders) en fonction de travaux supplémentaires ou modifiés, le procès-verbal de réception d’un DIU avec tous les documents asbuilt.
15. Le Head of Property Management, agissant conjointement, d’une part, avec un Property Manager ou un Regional E&S Manager ou un Portfolio Manager ou un (E&S) Business Development Manager ou un Procurement Manager et, d’autre part, avec un (E&S) Project Manager, est habilité à effectuer les actes associés à la réception (définitive) d’un bâtiment, d’une installation ou d’un chantier, tels que, sans s’y limiter, le procès-verbal de réception (définitive), la libération d’une garantie bancaire.
16. Dans la mesure où un acte juridique envisagé ne relève pas des autres « Délégations spécifiques », une personne du Groupe I, agissant conjointement avec le Country Manager responsable de la région où se situe l’objet de l’acte juridique, est habilitée à sélectionner, négocier, conclure, signer, modifier ou exécuter tous les documents ou contrats avec des consultants, partenaires ou fournisseurs, comme des bureaux d’études ou des ingénieurs, si la valeur totale de l’acte juridique envisagé dépasse 100 000 euros (hors TVA).
17. Dans la mesure où un acte juridique envisagé ne relève pas des autres « Délégations spécifiques », une personne du Groupe I ou du Groupe II, agissant conjointement avec une personne du Groupe III, est habilitée à sélectionner, négocier, conclure, signer, modifier ou exécuter tous les documents ou contrats avec des consultants, partenaires ou fournisseurs, comme des bureaux d’études ou des ingénieurs, si la valeur totale de l’acte juridique envisagé est inférieure ou égale à 100 000 euros (hors TVA).
DEVELOPMENT
18. Une personne du Groupe I, agissant conjointement avec le CTO, est habilitée à prendre toute décision concernant les actes se rapportant directement ou indirectement à des travaux dans le secteur de la construction ou dans le domaine de l’énergie (y compris les travaux relatifs à la fourniture d’eau, de gaz, d’électricité, etc.), dont la négociation, la conclusion, la signature, la modification ou l’exécution de tous les documents, contrats, demandes de subventions, demandes de permis de bâtir ou autorisations (y compris les actes préparatoires tels qu’un accord de nondivulgation ou une déclaration d’intention) ayant trait à l’étude et à la réalisation de tous les travaux de construction, de redéveloppement, de rénovation, d’embellissement, de renouvellement et de modernisation, que ce soit à l’intérieur ou à l’extérieur, si la valeur totale de l’acte juridique envisagé dépasse 100 000 euros (hors TVA).
19. Le CTO, agissant conjointement avec un (E&S) Project Manager ou un E&S Business Development Manager ou un Property Manager ou un Regional E&S Manager ou le Directeur Business & Legal ou le COO WDP RO, est habilité à prendre toute décision concernant les actes se rapportant directement ou indirectement à des travaux dans le secteur de la construction ou dans le domaine de l’énergie (y compris les travaux relatifs à la fourniture d’eau, de gaz, d’électricité, etc.), dont la négociation, la conclusion, la signature, la modification ou l’exécution de tous les documents, contrats, demandes de subventions, demandes de permis de bâtir ou autorisations (y compris les actes préparatoires tels qu’un accord de non-divulgation ou une déclaration d’intention) ayant trait à l’étude et à la réalisation de tous les travaux de construction, de redéveloppement, de rénovation, d’embellissement, de renouvellement et de modernisation, que ce soit à l’intérieur ou à l’extérieur, si la valeur totale de l’acte juridique envisagé est inférieure ou égale à 100 000 euros (hors TVA).
20. Le CTO, agissant conjointement avec un (E&S) Project Manager ou un Property Manager ou un Regional E&S Manager ou un Procurement Manager, est habilité à effectuer les actes associés à ou découlant de la conclusion de contrats liés à des travaux dans le secteur de la construction ou dans le domaine de l’énergie, tels que, sans s’y limiter, le procès-verbal de réception provisoire, la libération d’une garantie bancaire, les ordres de modification (change orders) en fonction de travaux supplémentaires ou modifiés, le procès-verbal de réception d’un DIU avec tous les documents asbuilt, etc.
21. Le CTO, agissant conjointement, d’une part, avec un (E&S) Project Manager et, d’autre part, avec un Property Manager ou un Regional E&S Manager ou un Procurement Manager, est habilité à effectuer les actes associés à la réception (définitive) d’un bâtiment, d’une installation ou d’un chantier, tels que, sans s’y limiter, le procès-verbal de réception (définitive), l’état des lieux, une étude de sol, la libération d’une garantie bancaire, etc.
Délégation de pouvoirs par les CEO
22. Dans la mesure où un acte juridique envisagé ne relève pas des autres « Délégations spécifiques », une personne du Groupe I, agissant conjointement avec le CTO, est habilitée à sélectionner, négocier, conclure, signer, modifier ou exécuter tous les documents ou contrats avec des consultants, partenaires ou fournisseurs, tels que des ingénieurs ou des bureaux d’études, si la valeur totale de l’acte juridique envisagé dépasse 100 000 euros (hors TVA).
23. Dans la mesure où un acte juridique envisagé ne relève pas des autres « Délégations spécifiques », une personne du Groupe I ou du Groupe II, agissant conjointement avec une personne du Groupe III, est habilitée à sélectionner, négocier, conclure, signer, modifier ou exécuter tous les documents ou contrats avec des consultants, partenaires ou fournisseurs, tels que des ingénieurs ou des bureaux d’études, si la valeur totale de l’acte juridique envisagé est inférieure ou égale à 100 000 euros (hors TVA).
WDP SHARED SERVICES
E&S
24. Une personne du Groupe I, agissant conjointement avec une personne du Groupe I ou du Groupe II, est habilitée à prendre toute décision relative (i) au développement commercial d’activités et de services dans le domaine de l’énergie, ainsi que (ii) aux projets de développement commercial dans le domaine de l’énergie et de la durabilité (dont la gestion opérationnelle et technique de ces projets et les actes qui sont directement ou indirectement liés à des travaux dans le cadre de ces projets), notamment la négociation, la conclusion, la signature, la modification ou l’exécution de tous les contrats y afférents (y compris les demandes de subventions, les demandes de permis de bâtir ou les autorisations), si l’acte juridique envisagé est effectué dans le cadre d’un contrat d’une valeur annuelle estimée, respectivement d’une valeur totale supérieure à 100 000 euros (hors TVA).
25. Une personne du Groupe I ou du Groupe II, agissant conjointement avec un Head of Energy & Sustainability ou un (E&S) Business Development Manager ou un (E&S) Project Manager ou un Sustainability Manager ou un Procurement Manager, est habilitée à prendre toute décision relative (i) au développement commercial d’activités et de services dans le domaine de l’énergie, ainsi que
(ii) aux projets de développement commercial dans le domaine de l’énergie et de la durabilité (dont la gestion opérationnelle et technique de ces projets et les actes qui sont directement ou indirectement liés à des travaux dans le cadre de ces projets), notamment la négociation, la conclusion, la signature, la modification ou l’exécution de tous les contrats y afférents (y compris les demandes de subventions, les demandes de permis de bâtir ou les autorisations), si l’acte juridique envisagé est effectué dans le cadre d’un contrat d’une valeur annuelle estimée, respectivement d’une valeur totale inférieure ou égale à 100 000 euros (hors TVA).
26. Une personne du Groupe I ou du Groupe II, agissant conjointement avec un Head of Energy & Sustainability ou un (E&S) Business Development Manager ou un (E&S) Project Manager ou un Sustainability Manager, est habilitée à effectuer les actes associés à la conclusion de contrats relatifs (i) au développement commercial d’activités et de services dans le domaine de l’énergie, ainsi que (ii) aux projets de développement commercial dans le domaine de l’énergie et de la durabilité (dont la gestion opérationnelle et technique de ces projets et les actes qui sont directement ou indirectement liés à des travaux dans le cadre de ces projets), tels que, sans s’y limiter, l’état des lieux, la garantie bancaire, la réception (provisoire).
27. Dans la mesure où un acte juridique envisagé ne relève pas des autres « Délégations spécifiques », une personne du Groupe I, agissant conjointement avec une personne du Groupe I ou du Groupe II, est habilitée à sélectionner, négocier, conclure, signer, modifier ou exécuter tous les documents ou contrats avec des consultants, partenaires, fournisseurs, tels que des ingénieurs, des fournisseurs d’énergie ou des bureaux d’études, si la valeur totale de l’acte juridique envisagé est supérieure à 100 000 euros (hors TVA).
28. Dans la mesure où un acte juridique envisagé ne relève pas des autres « Délégations spécifiques », une personne du Groupe I ou du Groupe II, agissant conjointement avec une personne du Groupe III, est habilitée à sélectionner, négocier, conclure, signer, modifier ou exécuter tous les documents ou contrats avec des consultants, partenaires ou fournisseurs, tels que des ingénieurs, des fournisseurs d’énergie ou des bureaux d’études, si la valeur totale de l’acte juridique envisagé est inférieure ou égale à 100 000 euros (hors TVA).
FINANCEMENT
29. Le CFO, agissant conjointement avec une personne du Groupe I, est habilité à prendre toute décision liée à la négociation (dont les actes préparatoires tels qu’un accord de non-divulgation ou une déclaration d’intention), la conclusion, la signature, la modification, la dissolution, l’exécution et/ou l’élaboration de tout financement (y compris billets de trésorerie, avances à terme fixe, etc.), tout accord portant sur la libération ou la levée (totale ou partielle) de sûretés (réelles ou personnelles) et tout accord portant sur des instruments de couverture dans la mesure où le montant et les conditions relèvent de la politique de financement et de la politique de couverture approuvées par le Conseil d’Administration et à l’exception des décisions relatives aux opérations publiques de debt et equity, qui doivent toujours être décidées au niveau du Conseil d’Administration.
30. Le CFO, agissant conjointement avec le Corporate Finance Manager, est habilité à effectuer les actes associés à ou découlant de la conclusion d’accords portant sur le financement (y compris par l’émission de titres de créance, de billets de trésorerie, d’avances à terme fixe, etc.) (dont les actes préparatoires tels qu’un accord de non-divulgation ou une déclaration d’intention), l’octroi et la libération (totale ou partielle) de sûretés (réelles ou personnelles) et les instruments de couverture, tels que, sans s’y limiter, les (demandes de) prélèvements du crédit octroyé et approuvé (utilisation requests), l’émission de certificats et de déclarations de conformité, la conclusion, l’exécution, la remise d’autres documents liés au financement tels que des actes (deeds), des reconnaissances, des avis de libération (release notices), des lettres de préavis, des selection notices, des extension notices et tout autre document dans le cadre de l’exécution opérationnelle ultérieure des accords susmentionnés.
31. Le CFO, agissant conjointement avec le Corporate Finance Manager, est habilité à effectuer tous les actes relevant de la gestion financière exécutive d’une Société, tels que, mais sans s’y limiter, (i) l’ouverture de comptes au nom de la Société (et des cartes (de crédit) qui y sont liées), (ii) la conclusion de contrats de gestion (cf. ISABEL).
Délégation de pouvoirs par les CEO | 11
32. Le CFO, agissant conjointement avec le Head of Controlling & Reporting ou le Head of Accounting, est habilité à effectuer tous les actes relatifs à la gestion fiscale d’une Société, notamment : (i) le traitement des demandes d’information des autorités fiscales, la signature de tous les documents, contrats, engagements ou déclarations avec l’administration fiscale (dont le Service des Décisions
Anticipées en matière fiscale) au niveau fédéral, régional, provincial et communal, (ii) le dépôt de plaintes, les actions en justice, y compris l’assignation, la saisie, la plainte, l’opposition, l’appel, le pourvoi en cassation, la renonciation à l’action en justice en matière fiscale.
33. Le CFO, agissant conjointement avec une personne du Groupe I, est habilité à signer des lettres de mission, des lettres de représentation et d’autres déclarations dans le cadre du contrôle (légal) réalisé par l’auditeur externe d’une Société ou dans le cadre de missions spéciales qui lui sont confiées et qui ne relèvent pas de son mandat d’audit légal.
34. Dans la mesure où un acte juridique envisagé ne relève pas des autres « Délégations spécifiques », une personne du Groupe I, agissant conjointement avec le CFO, est habilitée à sélectionner, négocier, conclure, signer, modifier ou exécuter tous les documents ou contrats avec des consultants, partenaires ou fournisseurs, tels que des auditeurs externes, des avocats, des conseillers fiscaux, etc., si la valeur totale de l’acte juridique envisagé dépasse 100 000 euros (hors TVA).
35. Dans la mesure où un acte juridique envisagé ne relève pas des autres « Délégations spécifiques », une personne du Groupe I ou du Groupe II, agissant conjointement avec une personne du Groupe III, est habilitée à sélectionner, négocier, conclure, signer, modifier ou exécuter tous les documents ou contrats avec des consultants, partenaires ou fournisseurs, tels que des auditeurs externes, des avocats, des conseillers fiscaux, etc., si la valeur totale de l’acte juridique envisagé est inférieure ou égale à 100 000 euros (hors TVA).
TRANSFERTS DE FONDS
36. Deux personnes du Groupe I, agissant conjointement, sont habilitées pour tous les ordres de paiement, les virements, l’émission et l’encaissement de tous les chèques et, d’une manière générale, tous les transferts de fonds à (i) des tiers qui ne sont pas des entreprises liées (au sens de l’article 1:20 du Code des sociétés et des associations), pour un montant supérieur à 1 million d’euros (hors TVA) ou à (ii) des membres du personnel.
37. Deux personnes du Groupe I, agissant conjointement, ou une personne du Groupe I, agissant conjointement avec le Corporate Finance Manager ou le Corporate Finance Analist, sont habilitées pour tous les ordres de paiement, les virements, l’émission et l’encaissement de tous les chèques et, d’une manière générale, tous les transferts de fonds à des tiers qui ne sont pas des entreprises liées (au sens de l’article 1:20 du Code des sociétés et des associations), pour un montant inférieur ou égal à 1 million d’euros (hors TVA).
38. Une personne du Groupe I est individuellement habilitée pour tous les ordres de paiement, les virements, l’émission et l’encaissement de tous les chèques et, d’une manière générale, tous les transferts de fonds vers des sociétés liées (au sens de l’article 1:20 du Code des sociétés et des associations), sans limitation de montant.
Délégation de pouvoirs par les CEO |
39. Un CEO, agissant conjointement avec le président du Conseil d’Administration, est habilité pour la mise en demeure, l’introduction de plaintes et de réclamations (assignation, saisie, plainte, opposition, appel, pourvoi en cassation, etc.), tous les actes de procédure et les actes d’exécution, la désignation à cet effet de notaires, avocats, huissiers et experts et la description de leur mission, la désignation d’arbitres et la convention d’arbitrage, le suivi et la gestion en général des litiges en droit pénal et en droit environnemental si la valeur du litige dépasse 250 000 euros (hors TVA).
40. Une personne du Groupe I, agissant conjointement avec une personne du Groupe I, est habilitée pour la mise en demeure, l’introduction de plaintes et de réclamations (assignation, saisie, plainte, opposition, appel, pourvoi en cassation, etc.), tous les actes de procédure et les actes d’exécution, la désignation à cet effet de notaires, avocats, huissiers et experts et la description de leur mission, la désignation d’arbitres et la convention d’arbitrage, le suivi et la gestion en général des litiges en droit pénal et en droit environnemental si la valeur du litige est inférieure ou égale à 250 000 euros (hors TVA).
41. Une personne du Groupe I ou du Groupe II, agissant conjointement avec un Legal Counsel ou le Directeur Business & Legal ou le COO WDP RO, est habilitée pour la mise en demeure, l’introduction de plaintes et de réclamations (assignation, saisie, plainte, opposition, appel, pourvoi en cassation, etc.), tous les actes de procédure et les actes d’exécution, la désignation à cet effet de notaires, avocats, huissiers et experts et la description de leur mission, la désignation d’arbitres et la convention d’arbitrage, le suivi et la gestion en général de tous les litiges, à l’exception des litiges en droit pénal et/ou environnemental.
42. Les deux CEO, agissant conjointement, sont habilités à conclure des transactions dans le cadre d’un litige à concurrence d’un montant maximum de 2,5 millions d’euros (hors TVA), à l’exception d’une transaction dans le cadre d’un litige en droit pénal et/ou environnemental.
43. Une personne du Groupe I ou du Groupe II, agissant conjointement avec un Legal Counsel ou le Directeur Business & Legal ou le COO WDP RO, est habilitée à conclure des transactions dans le cadre d’un litige à concurrence d’un montant maximum d’un million d’euros (hors TVA), à l’exception d’une transaction dans le cadre d’un litige en droit pénal et/ou environnemental.
44. Une personne du Groupe I ou le General Counsel est individuellement autorisé à contrôler, gérer, signer les inscriptions au registre des actions d’une Société.
45. Dans la mesure où un acte juridique envisagé ne relève pas des autres « Délégations spécifiques », une personne du Groupe I, agissant conjointement avec une personne du Groupe II, est habilitée à sélectionner, négocier, conclure, signer, modifier ou exécuter tous les documents ou contrats avec des consultants, partenaires, fournisseurs, tels que des avocats ou conseillers juridiques, si la valeur totale de l’acte juridique prévu dépasse 100 000 euros (hors TVA).
46. Dans la mesure où un acte juridique envisagé ne relève pas des autres « Délégations spécifiques », une personne du Groupe I ou du Groupe II, agissant conjointement avec une personne du Groupe III, est habilitée à sélectionner, négocier, conclure, signer, modifier ou exécuter tous les documents ou contrats avec des consultants, partenaires ou fournisseurs, tels que des avocats ou conseillers juridiques, si la valeur totale de l’acte juridique envisagé est inférieure ou égale à 100 000 euros (hors TVA).
ASSURANCES
47. Deux personnes du Groupe I, agissant conjointement, sont habilitées à négocier, conclure, signer, modifier ou exécuter tous les documents et accords relatifs aux polices d’assurance auxquelles une Société est partie.
48. Deux personnes du Groupe I, agissant conjointement, sont habilitées à traiter des sinistres dans le cadre d’un dossier d’assurance et à signer les décharges y afférentes pour un montant supérieur à 100 000 euros (hors TVA).
49. Une personne du Groupe I ou du Groupe II, agissant conjointement avec une personne du Groupe III, est habilitée à traiter des sinistres dans le cadre d’un dossier d’assurance et à signer les décharges y afférentes pour un montant inférieur ou égal à 100 000 euros (hors TVA).
50. Dans la mesure où un acte juridique envisagé ne relève pas des autres « Délégations spécifiques », une personne du Groupe I, agissant conjointement avec le CFO, est habilitée à sélectionner, négocier, conclure, signer, modifier ou exécuter tous les documents ou contrats avec des consultants, partenaires, etc., si la valeur totale de l’acte juridique envisagé dépasse 100 000 euros (hors TVA).
51. Dans la mesure où un acte juridique envisagé ne relève pas des autres « Délégations spécifiques », une personne du Groupe I ou du Groupe II, agissant conjointement avec une personne du Groupe III, est habilitée à sélectionner, négocier, conclure, signer, modifier ou exécuter tous les documents ou contrats avec des consultants, partenaires, etc., si la valeur totale de l’acte juridique prévu dépasse 100 000 euros (hors TVA).
INFORMATIQUE ET CYBERSÉCURITÉ
52. Deux personnes du Groupe I, agissant conjointement, sont habilitées à négocier, conclure, signer, modifier et/ou exécuter tous les contrats, actes, licences et autres documents (y compris les actes préparatoires tels qu’un accord de non-divulgation ou une déclaration d’intention) dans le cadre des technologies de l’information, des technologies numériques, des services numériques, de l’implémentation de ces technologies et services dans les systèmes d’une Société, y compris l’achat, sous quelque forme que ce soit, de produits (logiciels, équipements informatiques et électroniques) et la location des services y afférents, si la valeur totale de l’acte juridique envisagé dépasse 100 000 euros (hors TVA).
53. Une personne du Groupe I, agissant conjointement avec le Head of IT, est habilitée à négocier, conclure, signer, modifier et/ou exécuter tous les contrats, actes, licences et autres documents (y compris les actes préparatoires tels qu’un accord de non-divulgation ou une déclaration d’intention) dans le cadre des technologies de l’information, des technologies numériques, des services numériques, de l’implémentation de ces technologies et services dans les systèmes d’une Société, y compris l’achat, sous quelque forme que ce soit, de produits (logiciels, équipements informatiques et électroniques) et la location des services y afférents, si la valeur totale de l’acte juridique envisagé est inférieure ou égale à 100 000 euros (hors TVA).
RESSOURCES HUMAINES
54. Une personne du Groupe I ou du Groupe II, agissant conjointement avec le Head of HR, est habilitée à prendre toute décision concernant la négociation, la conclusion, la signature, la modification et l’exécution des contrats de travail et des contrats de service, les propositions d’emploi à des candidats potentiels, ainsi que la signature des lettres de licenciement et la négociation, la conclusion, la signature, la modification et l’exécution des conventions de résiliation (toujours à l’exclusion des membres du Conseil d’Administration et des membres du Comité de gestion).
55. Le Head of HR est individuellement habilité à prendre toutes les mesures qui sont ou pourraient être nécessaires, utiles ou accessoires à la mise en œuvre de la politique RH et à l’exécution des contrats de travail et de service, telles que, sans s’y limiter, l’organisation de cours et de formations, la signature de documents sociaux, les politiques du personnel, la commande de chèques-repas et d’écochèques, de cartes de carburant, de véhicules de société, etc.
56. Dans la mesure où un acte juridique envisagé ne relève pas des autres « Délégations spécifiques », deux personnes du Groupe I, agissant conjointement, sont habilitées à sélectionner, négocier, conclure, signer, modifier ou exécuter tous documents ou contrats avec des consultants, partenaires ou fournisseurs, tels qu’un chasseur de têtes, un secrétariat social, etc., si la valeur totale de l’acte juridique envisagé dépasse 100 000 euros (hors TVA).
57. Dans la mesure où un acte juridique envisagé ne relève pas des autres « Délégations spécifiques », une personne du Groupe I ou du Groupe II, agissant conjointement avec une personne du Groupe III, est habilitée à sélectionner, négocier, conclure, signer, modifier ou exécuter tous documents ou contrats avec des consultants, partenaires ou fournisseurs, tels qu’un chasseur de têtes, un secrétariat social, etc., si la valeur totale de l’acte juridique envisagé est inférieure ou égale à 100 000 euros (hors TVA)
MARKETING – PROJETS SPÉCIAUX – RELATIONS AVEC LES INVESTISSEURSHSES
58. Dans la mesure où un acte juridique envisagé ne relève pas des autres « Délégations spécifiques », deux personnes du Groupe I, agissant conjointement, sont habilitées à sélectionner, négocier, conclure, signer, modifier ou exécuter tous documents ou contrats avec des consultants, partenaires ou fournisseurs, tels qu’un consultant en marketing, une agence événementielle ou une agence graphique, si la valeur totale de l’acte juridique envisagé dépasse 100 000 euros (hors TVA).
59. Dans la mesure où un acte juridique envisagé ne relève pas des autres « Délégations spécifiques », une personne du Groupe I ou du Groupe II, agissant conjointement avec une personne du Groupe III, est habilitée à sélectionner, négocier, conclure, signer, modifier ou exécuter tous les documents ou contrats avec des consultants, partenaires ou fournisseurs, tels qu’un consultant en marketing, une agence événementielle ou une agence graphique, si la valeur totale de l’acte juridique envisagé est inférieure ou égale à 100 000 euros (hors TVA).
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