Boletín
Control Intern Bogotá, D.C. Julio de 2016
PLANES MEJORAMIENTO, HERRAMIENTA DE AUTOCONTROL PARA LA MEJORA CONTINUA
La Oficina de Control Interno en su interés de fomentar la cultura del autocontrol, comparte a través del Boletín del mes de Julio del 2016, el tema LA IMPORTANCIA DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO, COMO HERRAMIENTA DE AUTOCONTROL. CONCEPTOS: Mejora Continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad en el cumplimiento de los requisitos. No conformidad real: Incumplimiento de un requisito, el cual es detectado durante la revisión o verificación de los productos, procesos o de sus actividades. No conformidad potencial: Posible incumplimiento de un requisito. Es un riesgo para el cumplimiento de los requisitos o actividades planificadas. Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad real detectada Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial detectada. Acción Mejora: Corresponde a una acción para optimizar el desempeño del proceso.
¿QUÉ SON LOS PLANES DE MEJORAMIENTO? Es el conjunto de acciones y actividades que los procesos generan y pone en marcha en períodos de tiempo definidos, para que todos los aspectos de su gestión se integren en torno a sus propósitos y apoyen el cumplimiento de la misión, visión y objetivos institucionales. Es el mejoramiento continuo, materializado a través del Plan de Mejoramiento. ¿Que tipo de planes existen? P. M. Individual: Contiene las acciones sobre aspectos críticos del servidor, para ayudar a mejorar su desempeño y conducta. P. M. por proceso: Sus acciones buscan fortalecer el desempeño, misión y objetivos institucionales. P. M. Institucional: Contiene acciones para atender los hallazgos generados en desarrollo de las auditorias de órganos de control. P. M. Contingencia: Contiene un conjunto de medidas reactivas encaminadas a restaurar el normal funcionamiento de la entidad frente a la materialización del riesgo.
¿POR QUÉ SON IMPORTANTES LOS PLANES DE MEJORAMIENTO?
*Fortalecer la gestión de manera eficiente, eficaz y efectiva. Es la convicción, firme y constante, de que cada proceso agrega valor y contribuye a la superación de dificultades en un entorno cambiante y con limitaciones. *La importancia de esta técnica gerencial, radica en que con su aplicación se puede contribuir a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la entidad. *A través del mejoramiento continuo, se logra ser más productivos en el sector al cual pertenece la entidad. *Por otra parte los procesos deben analizar los procedimientos utilizados, de manera tal que si existe algún inconveniente pueda mejorarse o corregirse; como resultado de la aplicación de esta técnica puede ser que la entidad mejore la atención al cliente y/o la ciudadanía a través del cumplimiento de sus requisitos *Permite eliminar procesos repetitivos y por consiguiente desgaste administrativo.
¿CUÁNDO GENERAR PLANES DE MEJORAMIENTO?
*Los planes de mejoramiento se generan para atender las no conformidades reales (incumplimientos) o potenciales (riesgos) o en los casos donde las actividades requieran mejora. *Pueden ser generados como resultado de la gestión como son: Meta indicadores, PQRS, procedimientos, requisitos legales, producto y/o servicio no conforme, requisitos del cliente, auditoria y riesgos. *Las acciones correctivas o preventivas, se generan cuando exista recurrencia o frecuencia del incumplimiento o riesgo o cuando se genere un impacto en las actividades realizadas.
PASOS PARA LA CONSTRUCCION DE UN PLAN DE MEJORAMIENTO
PARA TENER EN CUENTA *Toda no conformidad real debe contar con correctivos o acciones inmediatas que eliminen el problema identificado. *La generación de planes de mejoramiento de forma oportuna, evitan la reincidencia del problema o la materialización del riesgo. *Las acciones dentro del plan deben ser: Apropiadas al efecto de la no conformidad real o potencial; Eficaces, eficientes y efectivos; Relación costo / beneficio; Convenientes para el cliente y partes interesadas.
NOVEDADES EN LOS CONTROLES PARA EL MANEJO DE LOS PLANES *El código del plan será asignado por la OCI, el cual debe ser solicitado a través del correo planesmejoramiento@ins.gov.co, disponiendo la OCI de tres hábiles para su envío. *El consolidado de los planes estarán a cargo de la OCI. *Los procesos deberán reportar a la OCI de manera trimestral, el monitoreo a la gestión de los planes a través del correo planesmejoramiento@ins.gov.co y dentro de los 15 primeros días siguientes al cierre del trimestre, anexando los soportes correspondientes para su verificación. Nota: Para los procesos misionales que manejen un numero de planes superior a 30, la recopilación de la información del mopnitoreo se realizará en campo.
AUTOCONTROL, Beneficio Personal, Eficiencia Institucional.