REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN “HERRAMIENTA PARA EVALUAR LA GESTIÓN DEL SIG”
Boletín Control Interno Dando continuidad al fomento de la Cultura del Autocontrol en los funcionarios INS, la Oficina de Control Interno comparte en esta edición del Boletín OCI el tema: REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN. La REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN es un requisito fundamental que deben cumplir las organizaciones que implanten su sistema de gestión de la calidad. Esta revisión consiste en el análisis de los resultados aportados por el sistema de calidad y en la toma de decisiones para actuar y promover la mejora continua del sistema y de la propia organización. Apartado 5.6 de norma ISO 9001:2008.
capacidad para cumplir las metas y resultados y tomar las medidas correctivas necesarias al cumplimiento de las funciones, constituyéndose en una herramienta de retroalimentación del Sistema de Control Interno. QUE ES Y PARA QUÉ SIRVE: La Revisión por la Dirección, es la reunión que lidera el Representante de la Dirección de forma programada, donde se presenta el estado del SIG a través del análisis de todos los resultados obtenidos de la gestión en una vigencia; y que sirve para la toma de decisiones por parte de la “Alta Dirección”, para promover la mejora continua del SIG y de la entidad.
En relación con el Modelo Estándar de Control Interno MECI: La Revisión por la Dirección le permite a la Alta Dirección, realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de la entidad, con el propósito de formular recomendaciones a partir de evidencias sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, planes, programas, proyectos y procesos, y medir con ello la efectividad de los controles en los resultados de la entidad en tiempo real, verificando la
También es la oportunidad de comprobar la efectividad del SIG, entendiendo como tal, el avance en cuatro frentes: *Conveniencia ¿El SIG contribuye al logro de la estrategia de la entidad?
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN “HERRAMIENTA PARA EVALUAR LA GESTIÓN DEL SIG”
Boletín Control Interno *Adecuación ¿Lo planificado en el SIG, da respuesta a los requisitos aplicables?
*Eficiencia ¿Los resultados obtenidos, se lograron con un manejo adecuado de los recursos?
Teniendo en cuenta la importancia de los temas que se tratan en la Revisión por la Dirección, se recomienda establecer una revisión a intervalos planificados durante la vigencia, permitiendo con ello revisar los aspectos importantes y a la toma oportuna de acciones para la asignación de los recursos necesarios, por lo que la información de soporte debe ser abierta, dinámica y actualizada permitiendo con ello un seguimiento continuo al estado del SIG y evaluar con ello su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad.
Factores:
QUE DEBE CONTENER LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN?
Para la realización de la revisión del sistema se debe tener en cuenta:
Entre las entradas se encuentran los siguientes: • Resultados de las auditorías internas realizadas en la vigencia evaluada.
*Eficacia ¿Sigue logrando los resultados deseados?
*Las revisiones deben estar planificadas y deben realizarse por lo menos una vez al año. *En la revisión por la Dirección debe analizarse el cumplimiento de las directrices establecidas en la política de la calidad de la organización, así como el cumplimiento de los objetivos parciales anuales.
• Retroalimentación del cliente, tanto resultados del análisis de la medición de la satisfacción como la información aportada por las quejas y reclamos de los clientes. •Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio, se realiza seguimiento a través de los resultados obtenidos por los procesos medidos con indicadores, al igual que el estado del producto o servicio no conforme. •Recomendaciones para la mejora del desempeño de los procesos y de la entidad. •Estado de las acciones correctivas y preventivas, se presenta el análisis de las acciones emprendidas en el periodo de revisión, de su estado, su eficacia, las causas más usuales que han dado lugar a las no conformidades reales o potenciales y tendencias.
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN “HERRAMIENTA PARA EVALUAR LA GESTIÓN DEL SIG”
Boletín Control Interno •Estado de las acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la Dirección, evaluación del estado de su implementación y resultado de su eficacia. •Cambios en la organización o en su entorno que afecten o puedan afectar al SIG. •Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados para la entidad, los cuales deben estar actualizados.
*Revisión de la política y objetivos de calidad, como también su adecuación, entendimiento y cumplimiento. *Evaluación de proveedores, evidenciando el desempeño y su impacto con el cumplimiento de los productos o servicios. *Resultados de la gestión del talento humano, en cuanto a la evaluación de su competencia y el cumplimiento de los programas de formación y capacitación impartida por la entidad. *Revisión del estado de cumplimiento de programas de mantenimiento de equipos e infraestructura. RESULTADOS DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN PARA LA MEJORA Con base a los resultados obtenidos en la Revisión por la Dirección, se toman decisiones y se establecen acciones relacionadas con: *La mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del SIG y sus procesos. *La mejora del producto o servicio en relación con los requisitos del cliente. *Las necesidades de recursos.
Otros elementos que pueden presentar resultados en la revisión por la Dirección, para demostrar la conveniencia, adecuación, efectividad, eficacia y eficiencia del SIG son:
Estas decisiones o acciones se deben ejecutar en el siguiente ciclo de mejora del SIG y deben ser planificadas, incluyendo dentro del plan los recursos (humanos, financieros o de infraestructura) tiempos y responsables.
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN “HERRAMIENTA PARA EVALUAR LA GESTIÓN DEL SIG”
Boletín Control Interno ¿QUÉ BENEFICIO GENERA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN DEL SIG? *Establecer una metodología de análisis que permite comparar el desempeño del sistema y de la entidad, a lo largo del tiempo. *Generación de nuevas ideas para el establecimiento de acciones de mejora en función de los resultados obtenidos. Favorecer el compromiso de la alta Dirección con el desempeño del SIG. *Permitir la integración del SIG con la gestión global de la entidad. *Integrar el SIG al sistema de gestión de la entidad y no se convierta en un sistema paralelo de cumplimiento. “Las revisiones realizadas por la Dirección constituyen, el marco ideal para definir acciones correctivas de cara a la mejora continua del Sistema. Dentro de la información presentada en la revisión por la Dirección, se deben identificar y analizar las desviaciones y tendencias; establecer planes de acción y asignar responsables. Se deben elaborar y presentar la información en forma de gráficos, diagramas o tablas, estructurada de manera que se observen las tendencias”. AUTOCONTROL, Beneficio Personal, Eficiencia Institucional.