EL AUTOCONTROL presente en la subdirección de gestión de la calidad de los laboratorios de salud publica Recordemos que el Autocontrol, es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función. Existen diferentes actividades que realizamos en cada uno de nuestros procesos y que son ejercicios de Autocontrol, y muchas veces no las identificamos como tal. Es por ello, que en el presente Boletín presentamos ejemplos de actividades de Autocontrol que se realizan en la Subdirección de Gestión de la Calidad de los LSP de la Dirección de Redes del INS, para conocimiento de toda la familia INS. Los resultados obtenidos a través de la medición permiten mejorar la planificación, dado que es posible observar hechos en tiempo real, logrando tomar decisiones con mayor certeza y confiabilidad.
Reuniones de Autocontrol La Subdirección de Gestión de Calidad realiza de forma quincenal desde el mes de enero del 20104, reuniones con los facilitadores de Calidad y personal técnico (cuando se requiera) de los Grupos de la DRSP ( Banco de Sangre, Calidad de Agua, Entomología, Genética- Crónicas, Micobacterias, Microbiología, Parasitología, Patología, Salud Ambiental y Virología. Estos encuentros son ejercicios de autocontrol, cuyo objetivo en este caso es realizar la revisión documental por cada proceso en el marco de la integración de los sistemas del SGC NTC ISO/IEC 17025 y SIG
Resultados Consolidación de ajustes y observaciones para proceso de integración documental. Socialización de la documentación. Revisión de la documentación relacionada con: Revisión de la Alta Dirección, Gestión Documental y Control de Registros, Acciones correctivas, preventivas y de mejora, Producto No Conforme, Manual de Gestión de Calidad los Laboratorios, Servicio de atención al cliente ( Evaluación del servicio y PQR).
Laboratorio Micobacterias A raíz de observaciones derivadas de visitas en el control de Bioseguridad y circunstancias que se presentaron en la vigencia anterior, se vio la necesidad de desarrollar estrategias para la implementación de medidas de bioseguridad en el Laboratorio de Micobacterias – Dirección Redes en Salud Pública, que aplique para mejorar el nivel de contención biológica.
El Autocontrol en Bioseguridad Estrategia: Definir nuevas medidas de bioseguridad dentro del área del laboratorio Resultados: Actualmente todo el personal del grupo de Micobacterias Dirección Redes Salud Pública y las personas externas que ingresan al laboratorio utilizan adecuadamente elementos de protección personal (EPP)
El Autocontrol en Bioseguridad
Después
Antes
Estrategia: Participar como conferencistas en los temas de Bioseguridad y transporte de sustancias infecciosas en la red de laboratorios. Evaluar el uso de triple embalaje por los Laboratorios de Salud Pública Resultados: En el 83,3%(5/6) de los eventos en que invitaron al grupo a participar como conferencista se presentó el tema de bioseguridad basados en los nuevos lineamientos de OPS/OMS. En los últimos dos meses no se recibieron envíos en condiciones inadecuadas.
Laboratorio Micobacterias El Autocontrol en Bioseguridad
Se adecuó algunas áreas del laboratorio de Micobacterias basados en algunas recomendaciones recibidas: Vestier 1: se adecuó un cuarto frio para hacer el cambio de ropa de calle antes de entrar al laboratorio Vestier 2: se adecuó un baño para puesta del traje Tyvek y equipo PAPR, que además se utiliza para almacenamiento y carga de éstos.
Biosegurometro como herramienta de Autocontrol Se genero una estrategia de cumplimiento de las nuevas medidas de bioseguridad donde los vigías y el líder de bioseguridad hacen seguimiento diario.
Laboratorio Micobacterias Encuentros de Autocontrol Se realiza de manera mensual la evaluación y retroalimentación al grupo. La persona que tenga el mayor numero de fallas o las mas graves debe invitar a sus compañeros a un compartir. Se genera mayor integración del grupo y un espacio al mes donde se comparten temas de mejoramiento.
El trabajo se ha realizado de forma conjunta por todos los integrantes que fueron sensibilizados y concientizados en el tema de Bioseguridad, protegiendo de ésta manera a la comunidad del INS y nuestras familias, por tal motivo consideramos que puede ser adaptada por otros grupos de la institución.
Tablero de Autocontrol Semanalmente se realiza un ejercicio de autocontrol frente al orden en el laboratorio de Microbiología Red. Esta actividad se realiza a través de la calificación al orden de forma didáctica con caritas de diferentes colores. Verde: Cuando se cumplen los parámetros establecidos. Amarillo: Hay algunos pendientes. Rojo: Alerta, algo no esta como debería. Este ejercicio permite que las personas se autocontrolen, atendiendo los comentarios plasmados en las carteleras como se muestra en la imagen. Se evidencia autorregulación y autogestión.
Cuadro de Autocontrol Actualmente en la Dirección de Redes en Salud Pública, se está utilizando una herramienta de control para medir la oportunidad en la entrega de la información o tarea solicitada tanto a la Dirección como a los grupos, permitiendo observar la respuesta de estos en las fechas establecidas y clasificarlas de acuerdo a su cumplimiento de la siguiente manera: Entregado dentro de la fecha establecida Entregado entre 2 a 5 días de la fecha establecida No entregado
Al final de mes se valora el porcentaje de la oportunidad en el envió de las solicitudes realizadas por parte de la DRSP y los diferentes grupos. DRSP 2014 Solicitudes
Objetivos Conocer la oportunidad general y particular en la entrega de información. Generar acciones que agilicen y mejoren los resultados del proceso.
Grupo
EJ. Solicitud No 1 xxx
EJ: Solicitud No 2 xxx
Fecha de entrega (día/mes/año/
Fecha de entrega (día/mes/año/
A
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x
B
x
x
C
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x
D
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x
E
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F
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Ejemplo
Calendario de Autocontrol Otra actividad de Autocontrol presente en esta Subdirección, es una aplicación de Google Calendar, que permite tener el control de las solicitudes que se realizan a los diferentes grupos de la DRSP, lo cual permite: Definir los plazos de respuesta a las solicitudes realizadas Definir los responsables de la ejecución de las tareas Informar a los involucrados acerca de la importancia de la entrega de la tarea dentro del plazo establecido Disminuir la sobrecarga de trabajo a los grupos de la DRSP Optimizar el tiempo de respuesta de los grupos con relación a las tareas solicitadas Establecer prioridades al momento de realizar las labores
Calendario de Autocontrol Este calendario compartido permite que el personal de la Subdirección Gestión Calidad Laboratorio Salud Pública pueda registrar, modificar y hacer seguimiento a las tareas que cada grupo tiene pendiente.
Esta herramienta de autocontrol ha permitido a la SGCLSP hacer un seguimiento en tiempo real y eficiente a las actividades relacionadas con el plan operativo anual de esta oficina.
Beneficios de la aplicación del Autocontrol Cumplimiento de metas Talento humano participativo y proactivo Ambiente laboral en armonía Mejoramiento continúo en la forma de realizar nuestra labor diaria Cumplimiento de las normas Comunicación fluida y oportuna Prestación de un buen servicio Hacer las cosas en condiciones de calidad, oportunidad, transparencia y participación.
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Autocontrol Beneficio Personal y Eficiencia Institucional Control Interno
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Invitamos a todos los procesos del INS, a que realicen ejercicios de autocontrol, permitiendo el logro de los objetivos y el mejoramiento continuo institucional.