Kostensenkung und Compliancesicherheit durch Software-Lizenzmanagement CCP Software GmbH http://www.ccpsoft.de
Dr. Holger Hoheisel Geschäftsführer CCP Software GmbH – Softwarelizenzierung und IT Management Services
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Agenda
CCP Software GmbH Überblick zum Lizenzmanagement Kosten und Compliance-Unsicherheit im Software-Lebenszyklus Lösungsansätze Leistungen von CCP
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Vorstellung CCP – Daten & Fakten Gründung als GmbH 1985 Firmensitz in Marburg Eigentümergeführt Umsatz 2009: ca. 27 Mio. Euro Aktuell 52 Mitarbeiter
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CCP Software GmbH Softwarelizenzierung und IT Management-Services
Softwarebeschaffung
Vertragsmanagement
Lizenzmanagement
Dokumentenprozess Management
Data Quality Management
Virtualisierung der IT
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SaaS-Broker
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Recht
Organisation
Technik
Säulen der IT-Compliance
Rechtlicher Bereich Beispiel: Urheberrechtsverletzung Mögliche Konsequenz: Haftung des Unternehmens oder der Unternehmensleitung
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Wer trägt für IT-Compliance die Verantwortung?
Unternehmensleitung (z.B. Geschäftsführung oder Vorstand). Entscheidungsbefugnisse können an leitende Angestellte (z.B. Prokurist oder Leiter IT-Abteilung) delegiert werden. Diese können Verantwortung an Mitarbeiter der IT-Abteilung (z.B. Administratoren) delegieren. Die betroffenen Personen sind sorgfältig auszuwählen, zu schulen und zu überwachen.
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Aufgabenbereiche der Pflichten und Regelungsbedarfe Pflichten und Regelungen in Bezug auf Softwarelizenzierung
Strategische Aufgaben
Konzeptionelle Aufgaben
Operative Aufgaben
Sicherstellung einer bedarfs- und rechtskonformen IT-Nutzung
Professionelle Beschaffung von IT-Systemen Einführung & ständige Aktualisierung eines IT-Sicherheitskonzeptes
• Ordnungsgemäße Abbildung der wirtschaftlichen Verhältnisse des Unternehmens in der Buchführung • Verwendung lizenzierter Software • Einhaltung des Urheberrechts
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Warum Lizenzmanagement ? Erlangung von Transparenz bei Softwarelizenzierung und Softwarenutzung. Dies ist die Basis für eine… Reduzierung von rechtlicher Unsicherheit Korrekte Lizenzierung der eingesetzten Software Korrekte Bilanzierung der eingesetzten Software
Reduzierung von Kosten Verminderung rechtlicher Unsicherheit (Return on Security-Invest) Möglichkeit zur Beschaffungsplanung Möglichkeit zur Standardisierung Weniger Schulungs-, Helpdesk- und Administrationsaufwand Wiederverwendung freier Lizenzen
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Nutzenpotenziale von Lizenzmanagement In den Bereichen Kosten/Effizienz und Compliance können erhebliche Nutzenpotenziale durch Lizenzmanagement realisiert werden.
Kosten
Effizienz
Compliance
Effizientere Prozesse Realisierung besserer Beschaffungskonditionen Potenzial zu Standardisierung Weniger Klärungen/Helpdesk-Anfragen Bessere Vertragsausschöpfung Höhere Wiederverwendbarkeit von Software-Lizenzen Klare Sicht auf eingesetzte Software Klare Sicht auf verfügbare Lizenzen Klare Sicht auf Softwarebilanz
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Bausteine von Lizenzmanagement
Daten Daten
Organisation Organisation
System System (LMDB) (LMDB)
Wissen Wissen
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Bedeutung der Bausteine nach Unternehmensgröße Organisation
Bedeutung
Bedeutung
Daten
Unternehmensgröße
System
Wissen
Bedeutung
Bedeutung
Unternehmensgröße
Unternehmensgröße
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Unternehmensgröße
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Prozessarchitektur – Orientierung am Software-Lebenszyklus
Fehlende oder falsche Behandlung von Softwarelizenzen führt entlang des Software-Lebenszyklus zu: Kosten Unsicherheit bei der Software License Compliance
Software Beantragung
Software Bereitstellung
Software Betrieb
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Software Rückgabe
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Datenarchitektur - Software-Bilanz
Software-Bilanz als Kern der Lizenzverwaltung
Software-Inventar
Lizenz-Inventar
Software-Basisdaten
Lizenz-Basisdaten
Software-Verbrauchsdaten
Lizenz-Bestandsdaten Rahmenverträge/Wartungsverträge
Stammdaten Organisationsstammdaten / Gerätestammdaten / Userstammdaten / Artikelstammdaten
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Prozessarchitektur – Orientierung am Software-Lebenszyklus Software Beantragung
Software Freigabe
Software Bereitstellung
Software Betrieb
Software Rückgabe
Kosten bei nicht Standardisierung und nicht Erkennung der Funktionsklasse (z.B. neue Software kommt ungeprüft ins Unternehmen). Compliance-Unsicherheit durch unbekannte Lizenzierungsmetrik.
Interne Anforderung
Kosten durch falsche Anforderung und Helpdesk-Anfragen von intern angeforderter Software mit unklaren Beschreibungen.
Lizenzmanagement
Compliance-Unsicherheit durch nicht transparente Lizenzierungsregeln.
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Kosten und Compliance-Unsicherheit im Software-Lebenszyklus (2) Software Beantragung
Beschaffungsprozess
Wareneingang
Lizenzmanagement
Vertragsmanagement
Software Bereitstellung
Software Betrieb
Software Rückgabe
Kosten durch Klärungen, Retouren, Recherchen wegen ungenauer Bestellungen. Kosten durch Recherche und fehlende Dokumentation wegen ungenauer Bestellungen und Lieferscheine. Kosten durch Clearing sowie Unsicherheit in der Compliance wegen unklarer Belege, unklarer Daten im ERP-System und nicht archivierter Lizenzscheine. Kosten durch nicht Ausschöpfung von Vertragspotenzialen, Compliance-Unsicherheit wegen schlecht dokumentierter Verträge.
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Kosten und Compliance-Unsicherheit im Software-Lebenszyklus (3) Software Beantragung
Paketierung
Software Bereitstellung
Software Betrieb
Software Rückgabe
Compliance-Unsicherheit durch falsche Paketierung und unklare Benennung. Dadurch auch Recherchekosten.
Software Verteilung
Compliance-Unsicherheit durch fehlende Dokumentation über verteilte Software.
Installation
Compliance-Unsicherheit durch fehlende Dokumentation über installierte Software.
Configuration Management
Lizenzmanagement
Kosten durch unklare Aussagen, Helpdesk-Anfragen, falsche Entscheidungen. Compliance-Unsicherheit durch fehlende Dokumentation und unzureichende Datenqualität in Paketierung. Compliance-Unsicherheit durch nicht eindeutig erkennbaren Software-Verbrauch.
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Beispieldaten aus der Praxis
Software-Bilanz als Kern der Lizenzverwaltung
Software-Inventar
Lizenz-Inventar
Microsoft Proofing
1 Stück Adobe
Adobe Systems, Inc Photoshop CS2
Adobe Writer
Microsoft Corporation Access XP
UPD Liz. MS Project 2003
PKID Ado Acrobat 6 Pro
Software für Ulli Order as per quote HB/V02938 MS Select-Bestellung lt. Angebot
Stammdaten nicht eindeutige Standortbezeichnungen
eindeutige und aktuelle nicht eindeutige und aktuelle / nichtGerätestammdaten / Kostenstellenstruktur
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Kosten und Compliance-Unsicherheit im Software-Lebenszyklus (4) Software Beantragung
Software Bereitstellung
Software Betrieb
Software Rückgabe
Lizenzmanagement
Kosten durch Clearing unklarer Lizenzen, ComplianceUnsicherheit durch ungenaue und unvollständige Dokumentation.
Software-Wartung
Kosten durch falsche Wartungsausschöpfung, ComplianceUnsicherheit wegen fehlender Dokumentation von Wartungsverträgen.
Software-Nutzung
Compliance-Unsicherheit durch unkontrollierte Nutzung.
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Kosten und Compliance-Unsicherheit im Software-Lebenszyklus (5) Software Beantragung
Software Bereitstellung
Software Betrieb
Software Rückgabe
Software Verteilung
Kosten durch fehlende Dokumentation zurück genommener Software-Pakete.
Deinstallation
Kosten durch fehlende Dokumentation von Deinstallationen.
Configuration Management
Kosten durch fehlende Dokumentation von z.B. entsorgter Hardware.
Lizenzmanagement
Kosten durch fehlende Dokumentation frei werdender Lizenzen.
Vertragsmanagement
Kosten durch fehlende Dokumentation von Vertragsauslastung.
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Lösungsansätze Stammdatenbasierte Lösungen (vordefinierte) Stammdaten. Software Freigabe als Basis für Informationsgewinnung und gute Datenqualität. Organisatorische Lösungen Katalogbasierte Prozesse. Prozesse Rollen und Verantwortlichkeiten Policies Trainings/Schulungen Projektbezogene Lösungen LicenseCheck InventoryCheck Clearing von Organisationsdaten
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Ergebnis
Software-Bilanz als Kern der Lizenzverwaltung
Software-Inventar
Lizenz-Inventar
Microsoft Office
Microsoft Office 2007 Professional Win dt.
Microsoft AutoRoute 2007
Microsoft AutoRoute 2007 Euro Win dt.
Paint Shop Pro X
Corel Paint Shop Pro X Win dt.
PowerDVD 7.0 Jasc Paint Shop Pro
CyberLink PowerDVD 7.0 Standard Win Corel Paint Shop Pro 8 Win dt.
Stammdaten Organisationsstammdaten / Gerätestammdaten / Userstammdaten / Artikelstammdaten
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Betriebskosten Lizenzmanagement Daten
Organisation Eigenbetrieb
Outsourcing
Kosten
Kosten
Eigenbetrieb
Outsourcing
Unternehmensgröße
Unternehmensgröße
System
Wissen
Eigenbetrieb
Kosten
Kosten
Eigenbetrieb
Outsourcing
Outsourcing
Unternehmensgröße
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Leistungen von CCP Produkt Bereitstellung von Artikelstammdatenkatalog (SKU-Datenbank) Bereitstellung von Beschaffungskatalogen Outtasking
Projektbezogen LicenseCheck InventoryCheck Prozessberatung
Clearing Lizenz-Inventar Clearing Software-Inventar EULA-Check Betrieb Lizenzmanagement
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