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Anregungen für den wertvollen Vertrieb Präsentieren mit Powerpoint Erinnern Sie sich an den besten Vortrag, den Sie je gehört haben: Was hat Sie am meisten beeindruckt? Wurde Powerpoint eingesetzt? Und nun die Gegenprobe: welcher Vortrag hat Ihnen als Zuhörer richtig Energie geraubt? Warum? Wurde Powerpoint eingesetzt? Zuschauer wollen bei Vorträgen und Präsentationen erstens beeindruckt, zweitens unterhalten, drittens angeregt und erst an vierter Stelle informiert werden (Untersuchung der Unternehmensberatung Mercer). Berücksichtigen Sie das am besten schon bei der Vortragsvorbereitung.
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Vorbereitung des Vortrags
Bevor Sie nun Powerpoint starten, überlegen Sie sich bitte folgendes: Ein wichtiger Zuhörer hat Ihren Vortrag gehört und trifft ein paar Stunden später einen Kollegen. Er ist begeistert und energiegeladen. Was würde er von Ihrem Vortrag erzählen? Bitte schreiben Sie nun maximal 5 Aussagen auf, wie z.B.: - „Ein Peter Müller von der Schmidt AG hat präsentiert. Er ist … und für … verantwortlich. - „Wusstest Du schon, dass …û - „Besonders spannend fand ich …û - „In einem Bild konnte man ganz deutlich sehen, dass …û - „Ich finde, wir sollten …û Wichtige Aufgaben sind damit schon fast erledigt: Sie haben eine Zielgruppe sowie ein Ziel für Ihren Vortrag festgelegt. Außerdem haben Sie eine grobe Gliederung Ihrer Präsentation, die Gliederungspunkte werden später zu Überschriften von Folien. Aufsehen erregen Sie mit interessanten Einblicken, überraschenden Vergleichen und unbekannten Fakten, die für Ihre Zuhörer relevant sind. Die Höhepunkte sollten Sie am Anfang und am Ende des Vortrags platzieren – beide bleiben am stärksten in Erinnerung.
2 2.1
Regeln bei der Nutzung von Powerpoint Die 10-20-30-Regel
10 Folien, 20 Minuten, Schriftgröße 30 als Minimum. Siehe auch Showtime: Ihr Vortrag.
2.2
Die 1-2-3-Regel
1 Farbfamilie, 2 Schrifttypen, 3 Schriftgrößen. Ihr Folien sollten auch in Schwarz-Weiß wirken.
2.3
Die Zen-Regel
Kein Überblenden, Schnickschnack.
2.4
kein
Sound,
kein
Single-Tasking
Formulieren Sie nur 1 Kernaussage pro Folie. Die Aufmerksamkeit des Publikums ist begrenzt und sollte vor allem Ihrem Vortrag gehören. Jede zusätzliche Information auf einer Folie schwächt die Botschaft.
2.5
Bilder-Diät
1. Frage: Was würde sich an der Bewertung Ihres Vortrages ändern, wenn Sie die Grafik, Tabelle, Diagramm oder Bild wegließen? 2. Frage: Auf welche Teile einer Grafik könnten Sie verzichten, ohne dass sich die Bewertung Ihres Vortrages ändert? 3. Frage: Welche Grafiken sind redundant? 4. Frage: Welche Teile einer / mehrerer Grafiken sind redundant? Überzeugungskraft entfalten Grafiken vor allem, wenn diese animiert werden. Wenn Sie also einen dramatischen Anstieg darstellen wollen, zeigen Sie nicht fünf Balkendiagramme in Reihe, sondern einen Balken, der während Ihres Vortrags drastisch wächst. Das ist viel anschaulicher und prägt sich dem Publikum ein.
2.6
Symbole Grafiken
und
emotionale
Neben den Grafiken mit Sachinformationen gibt es Symbole und emotionale Grafiken. Gemäß der 1. Frage im vorherigen Kapitel müssten diese Grafiken gelöscht werden. Allerdings können wir uns Informationen besser merken, wenn wir sie im wahrsten Sinne des Wortes begreifen, d.h. uns ein Bild machen. Das Wort „Informationû heisst wörtlich übersetzt „eine Gestalt gebenû. So kann z.B. ein Siegerpodest eine erfolgreiche Verhandlung symbolisieren. Nutzen Sie Karikaturen und Comics gezielt und
Anregungen für den wertvollen Vertrieb Präsentieren mit Powerpoint – Version 01
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wo es passt, wenn Sie den Zuhörern und sich selbst eine kurze Entspannung gönnen wollen. Erinnern Sie sich, wie war die Stimmung in Ihrem Lieblingsvortrag? Achten Sie aber darauf, dass Sie und Ihr Thema im Mittelpunkt bleiben. Fügen Sie solche Grafiken erst ein, wenn der Vortrag selbst schon steht.
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Daten, Bildern und Quellen. Dieser Bericht könnte dann aber auch für Interessenten von Nutzen sein, die Ihren Vortrag versäumt haben.
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Dieser Artikel als Präsentation in Powerpoint
Showtime: Ihr Vortrag
Sie spielen die Hauptrolle, die PowerpointFolien visualisieren Ihren Vortrag. Entsprechend sollten Sie in der Mitte der Bühne stehen. Leider werden Sie häufig eine festinstallierte, mittige Leinwand vorfinden. Richten Sie sich ein und machen Sie sich vertraut mit den Gegebenheiten. Nutzen Sie eine Fernbedienung für Ihre Powerpoint-Folien. Ihre Zuhörer können zuhören und lesen, aber beides niemals gleichzeitig. Außerdem brauchen die Ohren Ihrer Zuhörer ein anderes Protokoll für die Aufnahme von Informationen als die Augen. Daraus ergibt sich genau 1 gute Möglichkeit, bitte raten: -
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Erst die Folie zeigen und dann ablesen: Ihre Zuhörer werden lesen und Ihnen nicht zuhören. Wenn die Informationen gut zu lesen sind, werden die Zuhörer beim Hören abschalten. Den gleichen Effekt hat eine Tischvorlage mit Ihren Folien, die Ihre Zuhörer vor dem Vortrag erhalten. Erst vorlesen und dann die Folie: Ihre Zuhörer hören Ihnen nicht mehr zu, weil sie ja wissen, dass die gleichen Informationen auf der nächsten Folie kommen. Vortragen und gleichzeitig Folien zeigen, die Ihren Vortrag visualisieren. Die Folien zeigen Stichworte oder einprägsame Zahlen. In einem solchen Vortrag hören Ihnen die Zuhörer zu, Sie könnten sogar die Überschriften weglassen, wenn es die Firmenvorlage erlaubt. Vergessen Sie nicht, ein Deckblatt zu gestalten, dass Ihren Namen enthält und das Thema nennt.
Nach dem Vortrag
Geben Sie nach dem Vortrag großzügig einen Ausdruck Ihrer Folien aus. Wenn Sie mit den Folien Ihren Vortrag visualisiert haben, ist so ein Ausdruck nicht sehr interessant.
Nun noch ein Deckblatt, mehr benötigen Sie nicht. Vielleicht haben Sie Lust, diesen Vortrag einmal auszuprobieren?
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Quellen
Diese Anregungen verwenden einen Artikel der Wirtschaftswoche vom 22.10.2007 zum 20. Geburtstag von Powerpoint. Wertvoller Vertrieb Dr.-Ing. Meike Wiarda Alte-Uslarer-Str. 3 37181 Hardegsen Tel.: 05505-625924 Mobil: 0173-9459296 info@wertvoller-vertrieb.de www.wertvoller-vertrieb.de
Wenn Sie Ihren Vortrag auf Papier bannen wollen, schreiben Sie einen Bericht mit Text,
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