Zjazd sprawozdawczy Hufca ZHP Lublin

Sprawozdanie z realizacji Planu Rozwoju Hufca ZHP Lublin listopad 2011 – listopad 2013

Zjazd Sprawozdawczy Hufca ZHP Lublin, 17 listopada 2013r.

WSTĘP W okresie od Zjazdu Zwykłego (październik/listopad 2011 – listopad 2013) w skład Komendy Hufca wchodzili: phm. Katarzyna Radzikowska – Komendant Hufca pwd. Paweł Kowalczyk – Skarbnik Hufca phm. Michał Hys – Zastępca Komendanta Hufca ds. Organizacyjnych pwd. Aleksandra Dudziak – Członek Komendy Hufca ds. Programu phm. Marek Wójcik – Kwatermistrz Hufca (do lutego 2013) phm. Karol Zalewski – Członek Komendy Hufca ds. Związków Drużyn (od lutego 2013) Komenda Hufca spotykała się średnio raz na dwa tygodnie z wyłączeniem okresu wakacyjnego. Spisanych zostało 25 protokołów z oficjalnych spotkań Komendy, około drugie tyle stanowią spotkania robocze. Zostały wydane 44 rozkazy Komendanta Hufca.

W

tym okresie

Ewidencji ZHP liczy on 436 osób, co oznacza 20 % spadek liczebny w stosunku do danych z 2011 roku. Jest to zjawisko niepokojące, jednak należy wziąć pod uwagę fakt, iż w ewidencji widniało wiele osób rzeczywiście nie działających w tym czasie w ZHP. Rozkazem L.17/11 zostały rozwiązane trzy drużyny, które nie działały już w okresie, z którego pochodzą dane. Rozkazem L.19/2012 została uregulowana sytuacja 47 instruktorów, którzy widnieli w Ewidencji ZHP, a z których znaczna większość nie działała w Związku od dawna.

Na

dzień

2

listopada

2013

roku według danych z

PROGRAM Drużyny planują swoją pracę pisząc 3-letnie plany wychowawcze. Członek Komendy Hufca ds. Programu udziela informacji zwrotnej na temat planu każdej drużyny. Plany są sprawdzane i analizowane na podstawie jednolitych kryteriów. Ustalone zostały elementy, które powinny znaleźć się w każdym planie wychowawczym, tj. misja, wizja, analiza sytuacji (w tym analiza SWOT), cele, zamierzenia, harmonogram, oraz sposób monitoringu. Plany są oceniane przez członka komendy ds. Programu w skali od 1 do 10, a zdobyte punkty wliczają się do wyników współzawodnictwa „Primus Inter Pares”. Plany zawierają cele wychowawcze, które wskazują na konkretne cechy i postawy. Pośród kryteriów znajduje się także atrakcyjność programowa i cechy danej metodyki. Drużynowi otrzymują informację zwrotną na temat swoich planów drogą e-mailową. W niektórych przypadkach odbywają się spotkania indywidualne.

Latem 2012 odbyły się spotkania członków Komendy Hufca oraz członków Zespołu Programowego z drużynowymi hufca. Spotkania miały na celu podsumowanie realizacji planu pracy po roku harcerskim, omówienie sytuacji w drużynie i wyciągnięcie wniosków na przyszłość. Część spotkania poświęcona też była metodyce danej drużyny, oraz metodyce starszego pionu w pracy z Radą Drużyny. Spotkania te pozwoliły drużynowym na podsumowanie swojej rocznej pracy, a komendzie na otrzymanie informacji dotyczących funkcjonowania drużyny.

Na pierwszej zbiórce drużynowych w danym roku harcerskim ustalany jest kalendarz imprez hufca na nadchodzący rok. W listopadzie pojawia się rozkaz powołujący komendantów imprez podczas całego roku harcerskiego.

Zespół Programowy Hufca został powołany w styczniu 2013 roku w składzie: pwd. Aleksandra Dudziak, pwd. Marika Jakubiak, oraz pwd. Katarzyna Wójtowicz. Spotkania zespołu odbywały się średnio raz w miesiącu. Głównymi zadaniami zespołu było wspieranie organizatorów imprez, wspieranie drużynowych w planowaniu pracy drużyny i realizowaniu planów, oraz promowanie imprez ogólnopolskich oraz zagranicznych.

Pomimo podziału obowiązków nie wszystkie zadania zostały wykonane. Stworzono opisy funkcji członków zespołu, nie zostały one jednak podpisane i sformalizowane. Od początku roku harcerskiego 2012/13 zespół nie spełnia swoich zadań. Wszystkie jego obowiązki wykonuje Członek Komendy Hufca ds. Programu.

Przez pierwsze pół roku dyżur członka komendy ds. programu odbywały się raz w miesiącu. Okazało się jednak, że drużynowi preferują umówione wcześniej spotkania, dlatego dyżur został odwołany.

Na każdej zbiórce drużynowych zostają przedstawiane propozycje imprez ogólnopolskich. Na pierwszej zbiórce drużynowych w nowym roku harcerskim zostaje przedstawiona propozycja programowa ZHP na nadchodzący rok.

W maju 2012 roku rozpoczęły się działania mające na celu promowanie żeglarstwa. Trwa kurs na żeglarza jachtowego, zorganizowany dla harcerzy naszego hufca. Kurs zostanie zakończony egzaminem państwowym, po którym uczestnicy zdobędą uprawnienia. Specjalność ratownicza jest propagowana poprzez kursy pierwszej pomocy, organizowanych przez instruktorów naszego hufca przy wsparciu Referatu Ratowniczego Chorągwi Lubelskiej. W roku 2011/12 grupa teatralna „Tortuga” przygotowywała się do przeglądu teatrów „Zwierciadła”, rozwijając się tym samym w obszarze artystycznym. Na chwilę obecną w hufcu nie działają drużyny specjalnościowe, poszczególne jednostki korzystają jednak z form związanych ze specjalnościami.

Na październikowej zbiórce drużynowych ustalany jest kalendarz imprez hufcowych, który uwzględnia terminy wszystkich imprez w danym roku harcerskim. W listopadowym rozkazie zostają powołani na funkcje komendanci wszystkich imprez w roku.

Organizatorzy imprez są w kontakcie z członkiem KH ds. Programu, który monitoruje ich pracę. Wszystkie imprezy hufca są podsumowywane razem z drużynowymi podczas zbiórki drużynowych następującej po imprezie. Następuje też podsumowanie dokonane przez komendanta i sztab imprezy. Wnioski są przekazywane kolejnemu organizatorowi danej imprezy. Komendanci imprez mają swoich zastępców, którzy są przygotowywani do pełnienia funkcji komendanta. Nie zawsze dana osoba ostatecznie decyduje się na pełnienie tej funkcji w przyszłym roku. Funkcja komendanta imprezy jest jednak proponowana w pierwszej kolejności zastępcy byłego komendanta oraz członkom jego sztabu.

Zespół ds. Wychowania Duchowego nie został powołany ze względu na brak instruktorów zainteresowanych wejściem w jego skład. Podczas jednej ze zbiórek drużynowych odbyły się natomiast warsztaty prowadzone przez kapelana hufca, pwd. Roberta Śliża, dotyczące wychowania duchowego. Przez pierwszy rok co miesiąc odbywały się msze hufca. Podczas drugiego roku, ze względu na bardzo małą ilość harcerzy uczestniczących w mszach, msze hufca zmieniły swój charakter. Harcerze byli zapraszani na msze, które odbywały się w kościele pw. Św. Agnieszki. Przewodniczył im kapelan hufca.

Ponadto została zebrana stała grupa osób, która w roku harcerkim 2011/12 zajęła się przygotowaniem oprawy mszy świętych.

Podczas roku harcerskiego 2011/12 została zaplanowana impreza z okazji Święta Flagi. Niestety osoba odpowiedzialna za zorganizowanie imprezy nie wywiązała się ze swoich obowiązków, na skutek czego przedsięwzięcie zostało odwołane. Na pierw-

szej zbiórce drużynowych w kolejnym roku harcerskim drużynowi zadecydowali o braku tego rodzaju imprezy.

Podczas zbiórek drużynowych promowane są imprezy skautowe takie, jak InterCamp, Jamboree, Moot, czy Roverway. Jedyna drużyna, która skorzystała ze współpracy zagranicznej, to 213 LDW „Horyzont”, która uczestniczyła w europejskim zlocie „Roverway” w Finlandii.

Harcerskiej Akcji Letniej rozpromować tego przedsięwzięcia wśród skautów.

Ze

względu na zbyt późne informacje o

nie udało się

PRACA Z KADRĄ

W

pracy z kadrą szczególny nacisk został położony na drużynowych jako bez-

pośrednich wychowawców.

Roczna

praca drużyn planowana jest na podstawie trzy-

letnich planów wychowawczych monitorowanych przez

Członka Komendy Hufca

ds.

Programu, co pomaga w utrzymaniu wysokiej jakości działań i pracy nad jasno wyznaczonymi celami.

Również

na poziomie

wiele decyzji jest konsultowanych z instruktorami

HAL i HAZ do kształtu programu i kształcenia w Hufcu. Drużynowi i instruktorzy są informowani o powodach i celach konkretnych decyzji Komendy Hufca. i drużynowymi

–

Hufca

od terminów zbiórek drużynowych i imprez poprzez lokalizację

Znacznie mniejszą uwagę, niż było to w planach, poświęcono współpracy ze szczepami. Wynikło to częściowo z powodu ilości zajęć członków Komendy, a częściowo ze względu na otrzymaną podczas spotkania z komendantami szczepów informację, że nie widzą konkretnych możliwości wsprcia ich pracy przez Komendę Hufca. W związku

z dużym odpływem ludzi w wieku starszoharcerskim i wędrowniczym wydaje się zasadne zwiększenie wsparcia szczepów, jednak kwartalne spotkania byłyby zbyt częste.

Komenda Hufca

Komisją Stopni Instruktorskich, nie powstał jednak planowany spis potrzeb środowiska, który mógłby ułatwić tworzenie prób odpowiadających na te potrzeby. Należy na to zwrócić uwagę w najbliższym roku. jest w stałym kontakcie z

Komenda Hufca podjęła szereg działań dążących do wzmocnienia motywacji kadry. Zostało wprowadzone współzawodnictwo o tytuł drużyny i drużynowego Primus inter Pares, którego druga edycja zostanie podsumowana uroczystym apelem 5 listopada 2013 r. Współzawodnictwo cieszy się sporym zainteresowaniem, w drugiej edycji wzięło udział 9 jednostek Hufca.

Zarówno

w roku harcerskim

stała forma dla rad drużyn.

–

Nie

2011/12,

jak i

2012/13

przygotowana zo-

spotkała się ona jednak z dużyn zainteresowaniem

w pierwszym roku forma została odwołana ze względu na zbyt małą liczbę zgło-

szonych drużyn, w drugim tylko

3 jednostki.

–

została zorganizowana, jednak wzięły w niej udział

Podobny

udział zaledwie

problem napotkał integracyjny wyjazd instruktorski, w którym wzięło

8 drużynowych i instruktorów.

Zarówno Rajd Rad Drużyn, jak i wyjazd kadry zostały ocenione przez uczestników bardzo pozytywnie, warto więc kontynuować te formy, stawiając większy nacisk na promocję i zachęcanie potencjalnych uczestników do wzięcia udziału w organizowanych dla nich przedsięwzięciach.

W Hufcu działał fundusz instruktorski, jednak niewielu instruktorów z niego korzystało. Jedną z przyczyn takiego stanu rzeczy może być zbyt małe promowanie korzystania z funduszu.

W

związku z brakiem organizacji pozaharcerskich przedsięwzięć nie było możli-

wości stworzenia drużynowym i instruktorom miejsc pracy, jednak podczas szukania stażysty do biura

Hufca pierwszeństwo miały osoby z naszego środowiska.

Kształcenie w ciągu ostatnich dwóch lat opierało się o Międzyhufcowy Zespół Kadry Kształcącej nr 1, w którego skład wchodziły hufce Lublin i Puławy. Szefem Zespołu została phm. Ilona Bachanek z Hufca Puławy. Na decyzję o jego powołaniu MZKK złożyło się kilka przyczyn: •

brak instruktora, który chciałby poprowadzić zespół kadry kształcącej w naszym

Hufcu; •

niewielka ilość kształceniowców w całej

Chorągwi Lubelskiej, a ich całkowity brak

w ponad połowie hufców;

•

tendencja dążenia do zacieśnienia współpracy między hufcami panująca w pod koniec

Praca

Chorągwi

2011 i na początku 2012 roku.

w

MZKK

nr

1

z początku układała się bardzo dobrze, na wiosnę

r. został wspólnie zorganizowany kurs przewodnikowski

„Morze

2012

możliwości”, jednak

w dalszym okresie zespół napotkał problemy zarówno komunikacyjne, jak i związane z bardzo rozbieżnymi oczekiwaniami wobec kształcenia instruktorów i drużynowych.

Od połowy 2012 roku nie konsultuje się z nami prac zespołu, a informacje o przedsięwzięciach kształceniowych zdarzało nam się otrzymywać z portali społecznościowych.

W styczniu 2013 r. Hufiec zorganizował samodzielnie kurs drużynowych „Granatowy Szlak na Głęboką Wodę”, który ukończyło 7 osób, z których 4 pełnią już funkcję drużynowych. W związku z napotykanymi problemami oraz różnicami w standardach działania hufców Lublin i Puławy warto dążyć do powołania samodzielnego zespołu kadry kształcącej.

Dużym sukcesem były dwa kursy zastępowych: 1 LDK „Inicjatywa” oraz 2 LDK „Energia” – ich kadra znakomicie zadbała o wysoki poziom kształcenia tzw. „małej kadry”. W kursach wzięło udział w sumie ponad 40 osób, a 24 otrzymały dyplomy ich ukończenia.

Na

wszystkich poziomach kształcenia uczestnikom wystawiane były podwójne

(wewnętrzne i zewnętrzne). Instruktorzy i drużynowi byli informowani o szkoleniach poza Hufcem (m.in. organizowanych przez CSI i zachęcani do uczestnictwa w nich. Każdy z członków Komendy w ciągu dwóch lat wziął udział przynajmniej w jednym szkoleniu, większość zrealizowała lub realizuje próby na kolejne stopnie instruktorskie. certyfikaty

Dużą porażkę w pracy z kadrą odnieśliśmy na polu pozyskiwaniu nowych instruktorów. Współpraca ze szkołami i nauczycielami okazała się być bardzo trudna, a często niemożliwa. Nowa drużyna powołana w szkole i prowadzona przez nauczycieli niemal nie współpracuje z Hufcem i nie spełnia standardów, według których pracują nasze drużyny. Na Zjeździe Sprawozdawczym warto przedyskutować punkt dotyczący pozyskiwania kadry „z zewnątrz” i poszukać nowych rozwiązań. Bardziej celowa wydaje się być praca ze studentami, jednak i tu warto wprowadzić pewne zmiany w stosunku do planu z 2011 roku.

Ilość

obowiązków, jakie spoczywają na

Skarbniku Hufca

oraz jego sytuacja za-

wodowa nie pozwalają na wprowadzenie w życie wychowania ekonomicznego bez pomocy innych instruktorów.

W obszarze pracy z kadrą, jak i w innych obszarach, największym problemem wydaje się małe zaangażowanie drużynowych i instruktorów w sprawy Hufca. Jeśli ta sytuacja nie ulegnie zmianie, trudno będzie liczyć na jakikolwiek rozwój środowiska,

dlatego najważniejszą sprawą wydaje isę być znalezienie sposobu na zaktywizowanie środowiska instruktorskiego.

ZWIĄZKI DRUŻYN

Praca

Hufca Lublin, na których nie powstały związki drużyn, jest bardzo dużym wyzwaniem. Największą trudność sprawia małe zaangażowanie większości wspomnianych jednostek oraz niewielka chęć do współpracy i zmiany dotychczasowych, często niezgodnych ze związkowym prawem, przyzwyczajeń. Drużyny nie zatwierdzają planów pracy, często nie zgłaszają biwaków (organizując je jako biwaki szkolne, a nie harcerskie), wiele z nich nie odprowadza składek członkowskich. Podejmowane przez Komendę Hufca na przełomie 2011 i 2012 roku propozycje współpracy nie spotkały się z odzewem. Wyjątek stanowi tu Powiatowy Związek Drużyn w Świdniku – współpraca z nim układa się bardzo dobrze, jednostki PZD biorą udział w hufcowych przedsięwzięciach programowych i kształceniowych, widnieją w Ewidencji ZHP, odprowadzają składki. ze

Związkami

drużyn i jednostki z terenów dołączonych do

Od lutego 2013 roku w skład Komendy Hufca wchodzi instruktor odpowiedzialny za pracę ze związkami drużyn, jednak nie zostały podjęte żadne konkretne działania w celu nawiązania współpracy z tymi środowiskami.

SPRZĘT

W tym obszarze prowadzone były niemal wyłącznie bieżące prace związane z konserwacją sprzętu w ramach HAL. W lutym 2013 roku rozpoczął się remont Błękitnej Harcówki. Obecnie jest ona w użytku, ale należy wykonać jeszcze kilka drobnych poprawek. Obecnie remontowana jest kuchnia, a w listopadzie rozpocznie się remont magazynku Hufca.

Od lutego 2013 roku Hufiec nie posiada Kwatermistrza. W chwili obecnej mamy kandydata na tę funkcję, prawdopodobnie zostanie ona objęta jeszcze przed Zjazdem Sprawozdawczym.

FINANSE

Hufiec Lublin

utrzymuje płynności finansową oraz posiada zabezpieczone środki

Harcerskiej Akcji Letniej. Wszystkie zobowiązania finansowe regulowane są na bieżąco – na dzień pisania tego sprawozdania Hufiec nie posiada przeterminowanych zobowiązań wewnętrznych ani zewnętrznych. finansowe na funkcjonowanie do kolejnej

W opisywanym okresie udało się uregulować temat rozliczeń między Komendą Hufca a Komendą Chorągwi Lubelskiej. Całkowicie spłacony został dług Hufca względem KCH, powstały w większości przed ostatnim zjazdem sprawozdawczym, wynoszący około 8000 zł. Komenda hufca w związku z trudną sytuacją finansową Chorągwi Lubelskiej w kilku przypadkach dokonała pożyczki środków finansowych na poczet przyszłych zobowiązań. Te działania wraz z zajęciami komorniczymi na koncie Hufca doprowadziły do powstania nadpłaty na poczet przyszłych zobowiązań KH względem KCH w wysokości około 20 000 zł.

Na początku 2012 roku dokonano sprzedaży samochodu Ford Transit będącego własnością Hufca. Ze względu na tragiczny stan techniczny sprzedawanego pojazdu uzyskaną ze sprzedaży kwotę w wysokości 800 zł należy uznać za wysoce satysfakcjonującą.

Na

początku

2013

roku dokonano aktualizacji oraz uporządkowania procedur

Hufcu. Opracowany dokument stanowi kompletną instrukcję opisującą wszystkie operacje finansowe jakich dokonują osoby kierujące jednostkami organizacyjnymi Hufca. Przy okazji odbywającego się na początku 2013 roku kursu drużynowych zorganizowane zostało również szkolenie z zakresu finansów, nie finansowych obowiązujących w

cieszyło się ono jednak dużym zainteresowaniem osób pełniących funkcje instruktorskie w

Hufcu.

Dokonano

zmiany technologi w jakiej przechowywane są informacje o stanie

kont drużyn i innych jednostek.

Dzięki tej zmianie każdy drużynowy może przez internet sprawdzić stan konta swojej drużyny. Większy nacisk należy jednak położyć na bieżące aktualizowanie stanu kont – bardzo często informacje pojawiają się tam z dużym opóźnieniem.

Konieczne jest większa intensywność prac nad składką członkowską. Szczególny nacisk należy położyć na zwiększanie wśród drużynowych świadomości na co wykorzystywane są w Hufcu składki harcerskie oraz na czas, po jakim składki księgowane są na kontach drużyn.

Zmieniona

Hufca. Obecnie magazynowym zgod-

została wewnętrzna organizacja działania sklepiku

cała ewidencja towaru w sklepiku prowadzona jest w programie nym z wymaganiami pełniej księgowości.

Każda sprzedaż w sklepiku rejestrowana jest za pomocą wystawianych w programie komputerowym paragonów. Od sprzedaży w sklepiku Hufiec odprowadza podatek VAT zgodnie z naliczeniami dokonywanymi przez Komendę Chorągwi.

W związku z dobrym wynikiem finansowym HAL 2013 w Centurii od połowy października 2013 Komendantka Hufca jest zatrudniona w Hufcu na podstawie umowy o pracę w wymiarze pełnego etatu.

Na bieżąco monitorowane są ogłoszenia o dotacjach oraz podejmowane starania o ich pozyskanie. Zestawienie otrzymanych przez Hufiec dotacji znajduje się w dalszej części sprawozdania. Oprócz opisanych poniżej dotacji Komenda Hufca złożyła jeszcze 4 wnioski o dotacje, które zostały ocenione negatywnie. Ze względu na okresowo pojawiające się zadłużenie Chorągwi Lubelskiej z tytułu podatków oraz składek na ubezpieczenie społeczne nie zawsze istnieje możliwość składania wniosków o dotacje.

Zgodnie z decyzją Komendanta i Skarbnika Chorągwi Lubelskiej Komenda Hufca dokonała przeniesienia rachunków bankowych Hufca do Banku Millenium zamykając jednocześnie dotychczasowe rachunki bankowe. Rozwiązanie to pozwoliło na zredukowanie kosztów obsługi bankowej zarówno dla Hufca jak i dla całej Chorągwi. Obecnie Hufiec nie ponosi kosztów w związku z posiadaniem rachunku bankowego.

Ze względu na braki kadrowe nie zorganizowano komercyjnych koloni oraz szkoleń. Biorąc pod uwagę ilość zadań ciążących przed HAL i HAZ na Komendzie Hufca

oraz sytuację życiową jej członków organizacja takich działań nie będzie możliwa bez znacznego zaangażowania osób z poza jektu.

KH,

w tym również koordynatora takiego pro-

Ze

2012 oraz w 2013 roku nie udało się wynająć bazy obozowej żadnemu środowisku z poza Hufca. Wnioskiem na przyszłość jest posiadanie gotowej oferty wynajmu bazy na przełomie roku kalendarzowego. względu na zbyt późne dopięcie szczegółów

HAL

w

Ze względu na brak czasu nie podjęto prób pozyskania stałych darczyńców i sponsorów. Obecnie podjęcie działań w tym zakresie planowane jest na styczeń 2014 roku.

Powstający w Hufcu zespół wizerunkowy będzie dużym wsparciem przy prowadzeniu tych działań.

W roku 2012 przygotowania do promocji przekazywania 1% podatku dochodowego na Hufiec zostały rozpoczęte zbyt późno. W roku 2013 działania zostały rozpoczęte wcześniej – na samym początku roku. Opracowana została między innymi strona

internetowa akcji oraz spersonalizowane listy dla rodziców harcerzy zachęcające do przekazania

1% podatku. Niestety akcja ta cieszyła się małym zainteresowaniem druży-

nowych.

Z różnym skutkiem udaje się realizować założenie wcześniejszej promocji form HALiZ. Przyczynami takiego stanu rzeczy są najczęściej trudności ze znalezieniem komendanta formy wypoczynku oraz przeciągające się prace nad budżetem spowodowane chęcią ograniczenia kosztów.

W przypadku HAZ 2013 powodem opóźnień były zajęcia komornicze na kontach bankowych Chorągwi Lubelskiej ZHP. Nasuwającym się wnioskiem na przyszłość jest poszukiwanie komendanta form HALiZ rok przed akcją – takie założenie udało się spełnić w przypadku HAL 2014.

W związku z coraz gorszym stanem technicznym oraz rosnącymi opłatami czynszowymi za magazyn sprzętu obozowego podjęto poszukiwania alternatywnego lokalu.

Niestety, do tej pory nie udało się znaleźć magazynu gwarantującego dobre warunki do przechowywania sprzętu w cenie podobnej do aktualnego magazynu.

Przychody HALiZ w latach 2012 - 2013 2012 HAZ

8 215,69 zł

2012 HAL

34 926,97 zł

2013 HAZ

12 507,31 zł

2013 HAL

84 327,34 zł

Zestawianie dotacji otrzymanych w latach 2012 – 2013 KO w Lublinie

HAL 2012 Biały Brzeg

8683,53 zł

KO w Lublinie

HAL 2012 Stręgielek

15520,26 zł

UM Świdnik

HAL 2013 Centuria

5000,00 zł

UM Lublin

HAL 2013 Centuria

7750,00 zł

UM Lublin

HAZ 2013 Zwierzyń

6 765,68 zł

UM Lublin

Betlejemskie Światło Pokoju 2013

2000,00 zł

Procentowy rozkład stałych kosztów funkcjonowania Hufca

7,87% 4,66% 5,88% 40,06%

5,31% 13,04%

23,18%

Średni miesięczny koszt funkcjonowania Hufca w okresie styczeń 2012 – październik 2013 wyniósł 3 861,01 zł.

Lokal Hufca – Czynsz Lokal Hufca – Opłaty Magazyn sprzętu obozowego Telefon i internet Księgowość, bank Lokal PZD Świdnik – czynsz Lokal PZD Świdnik – opłaty

ZARZĄDZANIE

Strona internetowa hufca dostarcza informacji w zakresie tworzenia oficjalnych pism, kwestii związanych z organizacją wyjazdów i biwaków oraz opracowane przez Skarbnika Hufca procedury finansowe. Drużynowi oraz instruktorzy są informowani systematycznie o bieżących wydarzeniach za pośrednictwem e-maili.

Opisy funkcji instruktorskich z wyjątkiem KSI zostały opracowane. Na bieżąco są podpisywane w ramach mianowania na funkcje po uprzednim, obustronnym zweryfikowaniu treści. Zostało do podpisania 14 opisów instruktorów w środowisku.

Biuro hufca jest czynne w zróżnicowanych godzinach, co zwiększa jego dostępność dla instruktorów oraz sojuszników. Dwa dni w tygodniu od 8.00 – 16.00 i dwa razy od 10.00 – 18.00 obecna jest dh. Komendantka.

Spotkania z członkami KH odbywają się po wcześniejszym ustaleniu terminu. System jest wydajny. Pomysł regularnych dyżurów każdego instruktora komendy okazał się nieudany – nie wszyscy harcerze i instruktorzy mogli się skonsultować w ustalonych z góry godzinach.

Etat komendanta udało się przywrócić w październiku 2013 r. Dopiero 2013 hufiec uzyskał płynność finansową umożliwiającą powyższe działanie.

po

HAL

2013r. – koniec września 2013 r. udało się zorganizować staż dla drużynowej naszego hufca – HO Elżbiety Pawlak. Przez ten okres czasu dh. Ela kierowała pracami biura, kontrolowała dostęp do kluczy, dbała o wypełnianie przez drużyny hufcowych dyżurów, archiwizowała dokumenty, wspierała organizacyjnie formy programowe środowiska, koordynowała pracę sklepiku. Wcześniejsze pozyskanie stażystów było niemożliwe ze względu na zaległości Chorągwi m.in. w ZUS.

W okresie

luty

WIZERUNEK Usystematyzowane

Wizerunku Hufca przyjętej na zjeździe rozpoczęły się w grudniu 2012r. w momencie powołania w Hufcu funkcji Instruktora ds. Promocji i Informacji. działania mające na celu spełnienie wizji

W styczniu 2012 r. Związek Harcerstwa Polskiego rozpoczął wdrażanie System Identyfikacji Wizualnej całej organizacji. Do maja 2012 roku w Hufcu została zamieniona szata graficzna papieru firmowego oraz wizytówek Komendy Hufca zgodnie z SIW’em Związku. Strona Internetowa Hufca została również odświeżona pod względem designu. Stała się miejscem do przekazywania oficjalnych i praktycznych informacji o działaniu naszego środowiska i jest zgodna z wymogami ZHP. Miejscem do komunikacji z harcerzami stał się portal Facebook, który jest aktualizowany na bieżąco treściami dotyczącymi nie tylko Hufca, ale i całego Związku.

W Hufcu udało się zorganizować i wdrożyć zmianę adresów mailowych instruktorów i funkcyjnych Hufca na jednolitą dla całego Związku (lublin.zhp.pl). Dzięki temu zachowujemy spójność i profesjonalizm.

Na

bieżąco aktualizowana jest lista sojuszników, którzy udzielili nam wsparcia

przy okazji przedsięwzięć lub całorocznej pracy.

Taki dokument pozwala kontrolować status relacji między środowiskiem a partnerem, unikać nadmiernego nadwyrężenia uprzejmości, czy sprawdzać jak dbamy o naszego sojusznika.

Jednym z elementów troski o nasze relacje ze środowiskiem zewnętrznym jest wysyłanie do nich kartek świątecznych czy zapraszanie na ważne dla nas wydarzenia takie jak np.

Betlejemskie Światło Pokoju.

Posiadanie dobrych stosunków z sojusznikami skutkuje pozytywnymi odpowiedziami dot. obejmowania Honorowych Patronatów nad naszymi działaniami. Zarówno Gra Lubelska 2013 jak i Ogólnopolski XXII Festiwal Jesienne spotkania z piosenką 2013 otrzymały patronat Prezydenta Miasta. Z własnej inicjatywy Archidiecezja Lubelska oraz Caritas Lublin wspierają działania Betlejemskiego Światła Pokoju 2013 w Lublinie.

W ostatnim roku przeprowadzona została godzinna audycja radiowa w Radiu Lublin dot. specyfikacji działania naszego Hufca przy okazji kampanii 1%. Dzięki „Jesiennym” zorganizowanych w gmachu TVP Lublin nagrany został reportaż o festiwalu emitowany w Panoramie Lubelskiej. Również Betlejemskie Światło Pokoju 2012 zostało zaprezentowane w mediach Lubelskich, i jak co roku przesłaliśmy ideę dalej.

Hufca wprowadzany zostaje elementy profesjonalnej promocji swoich „produktów”, którymi są organizowane wydarzenia. Świadczy to o tym, że instruktorzy starają się wprowadzić nową jakość do swoich działań. Jednak dalej brakuje szkoleń i warsztatów Hufcowych dot. promowania jednostek i imprez.

W

imprezy i eventy

Aktualnie przygotowuje się do powołania Zespół Promocji i Informacji, który liczyć będzie 5 osób (2 instruktorów, 3 współpracowników). Daje to nadzieję na efektywniejszą realizację założeń, które podniosą jakość działań naszego Hufca.

Hufiec ZHP Lublin ul.

Lwowska 12, 20-128 Lublin lublin.zhp.pl KRS: 0000282152