BISNIS PROSES DAN LANGKAH-LANGKAH PROSES REENGINEERING PERUSAHAAN Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas Sistem Informasi Managemen Lanjut
Disusun Oleh : 1. Asep Sadian (020391029) 2. Iqbal Akkad (020391039) 3. Nanang Ari Sanjaya (020391044) 4. Dasep Setiawan (020392001) 5. Chep Deni Firmansyah (020391025) 6. Irman Sulaeman (020392035) 7. Hayati (021291006)
S1 Teknik Informatika - Fakultas Ilmu Komputer
UNIVERSITAS NASIONAL PASIM 2011
1. PROSES BISNIS Definisi Proses adalah sekumpulan tindakan mulai dari masukan, kemudian menambahkan nilai untuk mendapatkan keluaran yang diinginkan. Ada awal, ada akhir, masukan dan keluaran didefinisikan dengan jelas.
Definisi Bisnis : untuk menciptakan hasil yang memiliki nilai (value) untuk seseorang konsumen) yang membutuhkan hasil tersebut. Proses bisnis adalah sekumpulan tugas atau aktivitas untuk mencapai tujuan yang diselesaikan baik secara berurut atau paralel, oleh manusia atau sistem, baik di luar atau di dalam organisasi.
Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan.
1|Page
Beberapa karakteristik umum dimiliki suatu proses bisnis adalah : 1.
Definitif
: Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang jelas.
2.
Urutan
: Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu dan ruang
3.
Pelanggan
: Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses
4.
Nilai tambah
: Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah pada penerima
5.
Keterkaitan
: Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam suatu struktur organisasi
6.
Fungsi silang
: Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup beberapa fungsi
Proses Bisnis dapat berada di dalam sebuah organisasi. (misalnya produk manufaktur), atau melibatkan beberapa organisasi, misalnya Proses Bisnis pada hipotek, yang melibatkan organisasi-organisasi penjualan perusahaan hipotek dan escrow (pembayaran asuransi dan pajak) untuk melayani hipotek dilakukan oleh beberapa perusahaan lainnya. Bisnis dan transaksinya dilakukan melalui aplikasi pengantara, contohnya Proses Bisnis yang manajerial. (Pengelolaan SDM dan proses Rekruitmen), Proses Bisnis yang operasional. (layanan panggilan hadir di call center, informasi disimpan oleh kasir bank tentang pembukaan rekening, dll), Proses Bisnis yang berorientasi kegiatan, seperti transformasi yang terjadi di gudang data.
Proses Bisnis yang berkualitas dapat dikategorikan dengan adanya : 1. Minimalkan penundaan 2. Maksimalkan penggunaan aset- disesuaikan dengan kapasitas permintaan 3. Memudahkan pemahaman 4. Mudah digunakan 5. Pelanggan fokus dan adaptif terhadap perubahan kebutuhan 6. Memberikan keunggulan kompetitif pada organisasi
2|Page
Tujuan Perbaikan proses : 1. Membuat proses-proses yang ada efektif. 2. Memiliki kualitas output yang sesuai, pada waktu yang tepat, pada harga yang tepat. 3. Membuat proses efisien. 4. Meminimalkan
sumber
daya
yang
dibutuhkan
dan
menghilangkan
pemborosan (aktivitas tak bernilai) untuk fokus pada nilai. 5. Membuat proses dapat beradaptasi. 6. Mampu beradaptasi terhadap perubahan pelanggan dan kebutuhan bisnis. 7. Proses bisnis yang baik akan memudahkan pengguna untuk membuat keputusan bisnis yang lebih baik dan lebih cepat melaksanakannya, membantu peningkatan dan pengendalian operasi, dan eningkatkan aliran produksi. Pentingnya Proses Bisnis : 1. Memperbaiki PROSES BERARTI Memperbaiki BISNIS 2. Bisnis dapat lebih bersaing dan menghasilkan profit lebih banyak 3. Kenaikan produktifitas 4. Menyediakan tingkat pelayanan konsumen yang lebih tinggi 5. Memperoleh fleksibilitas lebih besar dalam penggunaan sumber daya, termasuk staf 6. Merespon lebih cepat pada peluang baru 7. Meningkatkan moral staf melalui lingkungan kerja yang lebih baik 8. Menjalankan teknologi yang lebih baru tanpa hambatan
3|Page
Cara Pemodelan Proses Bisnis : 1. Menentukan tujuan, ruang lingkup, dan batasan 2. Pemahaman & memetakan proses yang berjalan
3. Mengukur kinerja proses 4. Menentukan akar masalah (root cause) 5. Mengidentifikasi perbaikan proses (Menggunakan cara ESIA). 6. Implementasi perbaikan proses bisnis
Contoh Proses Bisnis di Manufaktur Gambar di bawah ini merupakan contoh gambaran besar dari proses bisnis di bidang manufaktur.
4|Page
2. KENAPA HARUS DILAKUKAN REENGINEERING?
Untuk beberapa tahun lamanya telah terbukti bahwa suatu perusahaan akan merasa aman dan dapat melangsungkan dan mengembangkan kehidupannya apabila dapat bersaing dalam salah satu dari 3 bidang sebagai berikut : 1.
Biaya/ produktivitas.
2.
Mutu/layanan.
3.
Kecepatan/ fleksibilitas Dalam lingkungan kompetisi yang biasa-biasa saja dan stabil, pekerjaan
dapat dibagi menjadi beberapa tugas yang rutin dan sederhana untuk sebagian besar pekerja yang tidak/kurang trampil atau tidak/kurang berpendidikan untuk mencapai ekonomi skala besar. Di sini timbul lapisan-lapisan pengawas dan pengawasan untuk menghubungkan para pekerja tersebut. Dengan perkataan lain, hubungan antar pekerja bersifat tidak langsung. Namun dalam perkembangannya, proses pekerjaan menjadi makin lama makin kompleks. Pekerjaan kompleks semacam itu tidak dapat dilakukan dengan sekedar menambah lapisan pengawas dan pengawasan dengan hubungan yang tidak langsung, karena akan terlalu lama. Dengan perkataan lain, proses pengambilan keputusan akan terlampau lama. Yang dibutuhkan adalah hubungan yang langsung dan para pekerja dipandu oleh pengertian bersama atas visi perusahaan dan proses yang dikerjakan. Setiap perusahaan harus menentukan sendiri, apakah mereka memerlukan reengineering atau tidak. Reengineering hanya harus dilakukan apabila hal itu dapat membantu perusahaan dalam mencapai atau memacu menuju posisi yang strategis. Oleh karena itu, sebelum melakukan reengineering, terlebih dahulu perlu secara jelas diketahui mengenai strategi perusahaan. Indikator yang bersifat strategis yang perlu dikemukakan untuk menjawab pertanyaan apakah diperlukan reengineering atau tidak antara lain adalah: 
Kenyataan dan keyakinan apakah para kompetitor akan mendapatkan keuntungan dalam biaya, kecepatan, fleksibilitas, mutu atau layanan.

Apabila ada visi atau strategi baru misalnya kebutuhan untuk membangun kemampuan operational tertentu.
5|Page

Pelu menganalisis pilihan-pilihan strategi baru, misalnya untuk memasuki pasar baru atau merumuskan kembali jenis produk/jasa perusahaan.

Proses inti perusahaan masih menggunakan teknologi, cara atau pendekatan lama.

Terjadi perubahan-perubahan besar di pasar, yang meliputi antara lain: o Kemunduran yang cukup berarti dalam pangsa pasar (market share). o Berkembang
basis
baru
dalam
berkompetisi
atau
munculnya
kompetitor-kompetitor baru. o Timbulnya peraturan-peraturan penting baru. o Life cycle products makin pendek umurnya. o Teknologi baru mulai berperan. Di lain pihak, kemungkinan reengineering tidak diperlukan oleh suatu perusahaan. Posisi suatu perusahaan dalam suatu industri tertentu dapat membuat perbedaan ini. Perusahaan baru yang sudah langsung menggunakan cara-cara, pendekatan dan teknologi mutakhir atau yang baru saja melakukan perubahan besar-besaran, biasanya tidak perlu melakukan reengineering. Bagi perusahaan yang masih melakukan bisnisnya dengan model atau cara-cara lama yang sudah kuno dan ketinggalan jaman dari cara-cara yang digunakan oleh para kompetitornya, sebaiknya segera melakukan reengineering ini. Reengineering adalah semacam obat dosis tinggi, yang tidak selalu tepat untuk mengobati suatu penyakit. Persoalan teknis atau operasional semata biasanya tidak memerlukan reengineering. Kebanyakan persoalan perusahaan bukan persoalan teknis atau operasional, tetapi strategis. Oleh karena itu sebelum melakukan reengineering, perlu jelas betul-betul mengenai strategi perusahaan. Apabila tidak, mungkin waktu, uang dan tenaga dibuang sia-sia untuk hal-hal yang mungkin tidak atau belum perlu dilakukan.
Penerapan Reengineering Di Group Astra Istilah reeengineering sudah akrab di lingkungan ASTRA Grup, sebelum itu Astra merupakan salah satu perusahaan swasta nasional yang paling aktif melakukan pembenahan-pembenahan manajemen. Pada tahun 1979, Astra menerapkan konsep QCC (Quality Control Circle) yang intinya adalah meningkatkan
6|Page
kualitas dan mengifienkan biaya. Lalu disusul dengan Kaizen, TQC (Total Quality Control), JIT (Just In Time), Sutomer Satisfaction. Perubahan sistem berbisnis di beberapa anak perusahaan Grup Astra dimulai pada tahun 1992. Gi Grup Astra, reengineering dikenal sebagai perubahan, menyesuaikan diri dengan lingkungan yang terus berubah. Tujuan reengineering di beberapa unit bisnis adalah untuk meningkatkan efisiensi, untuk mempersiapkan diri agar tidak tergilas persaingan dari luar. Untuk melakukan reengineering , ASTRA mengundang Andersen Consulting dalam membentuk komite Astra Consulting Service. Kemudian diputuskan United Tractors (UT) dan Federal Cycle Mustika dipilih menjadi proyek percotohan. Federal Motor memutuskan menjalankan BPR setelah melihat banyaknya persoalan internal yang membelit perusahaan, meskipun bisnis utamanya tidak memiliki masalah. Produk utama perusahaan otomotif ini adalah sepeda motor Honda yang selalu merajai pasar. Namun, masalah utama yang dihadapi pihak manajemen adalah kurangnya sinkronisasi antara pihak pemasaran. Melihat gejala yang tidak sehat ini maka diusulkan kepada manajemen untuk mengadakan perubahan radikal terhadap keempat perusahaan yang terdapat di Federal, mulai dari perakitan, pabrik mesin, pabrik stamping sampai ke subkontraktornya yang harus di reengineering secara bersamaan.
3. LANGKAH-LANGKAH RE-ENGINEERING PERUSAHAAN Re-engineering perusahaan adalah perubahan cara/sistem kerja dalam menangani pelanggan/order. Pada cara yang lama, penanganan order dilewatkan melalui beberapa departemen/bagian sesuai dengan tahapannya. Dengan demikian banyak pihak yang bertanggung jawab terhadap penyelesaian order. Jika kemudian ada masalah biasanya pihak-pihak yang menangani order ini akan saling lempar tanggung jawab. Pada cara baru (setelah re-engineering), setiap order/pelanggan ditangani oleh satu bagian/orang mulai order masuk, order diproses sampai order dipenuhi. Dengan cara ini, penanganan masalah dapat dilakukan dengan cepat. Pada organisasi besar cara yang kedua di atas dibantu oleh sistem TI (Teknologi Informasi) yang canggih. Semua proses datanya dimasukan ke komputer
7|Page
sehingga perkembangan terakhir mengenai order/pelanggan dapat diketahui dengan cepat dan tepat oleh seluruh bagian atau pelanggan.
Langkah-langkah besar yang perlu dilakukan untuk melaksanakan re-engineering ialah : 1. Memposisikan diri untuk perubahan a. Posisikan perusahaan anda dan mengapa harus berubah b. Berubah untuk menjadi apa atau seperti apa c. Kembangkan focus perubahan dan mobilisasikan sumber daya untuk implementasi d. Implementasi mulai sekarang
2. Melakukan diagnosis mengenai proses sekarang a. Ketahui prose sekarang bagaimana,sepeti apa, dan mengapa didesain seperti itu b. Dikaitkan dengan kemauan pelanggan untuk membentuk landasan bagi pemikiran baru
3. Mendesain kembali proses a. Pikirkan cara baru kegiatan untuk memenuhi kebutuhan dan tujuan pelanggan b. Cari masukkan dari para pejabat/kelompok kunci sehingga terbentuk visi yang mendorong perbaikan dalam proses
4. Transisi menuju desain baru a. Kembangkan strategi dan perencanaan bisnis untuk mengubah menuju pada visi yang telah ditentukan b. Tes proses baru tersebut untuk menunjukkan dan memperlihatkan kinerja bahwa ada konsep baru dan menimbulkan antusiasme c. Kelola perubahan-perubaan yang terjadi pada semua tingkatan
8|Page
Phase I
• position for change
phase II
• diagnose the existing process
Phase III
• redesign the process
Phase IV
• Transition to the new design
Beberapa hasil langsung yang dapat diharapkan dari proses reengineering ini antara lain adalah : 1. Perbaikan proses (sering kali 50 % - 100 %) 2. Pengurangan biaya secara drastis 3. Kecepatan, mutu, dan jasa secara dramatis dapat ditingkatkan.
4. FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB KEGAGALAN REENGINEERING Pada bagian sebelumnya telah dikemukakan bahwa banyak perusahaan mengalami kegagalan setelah melakukan re-engineering. Terdapat empat faktor utama penyebab kegagalan re-engineering antara lain: 1. Menolak untuk berubah (resistance to change) 2. Kurangnya komitmen manajemen 3. Sistem informasi yang kurang memadai 4. Kurangnya keluasan (breatdh) dan kedalaman (depth) analisis terhadap faktor-faktor kritis reengineering.
9|Page