x doc de uso interno

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SINCRONIZAR | DEPARTAMENTO GRAFICO EN DROPBOX Esta será la manera más cómoda de organizarnos previniendo el crecimiento de nuestra empresa. Imaginen que nuestra empresa tiene dos edificios uno físico y otro digital, y cada piso es un departamento! Hemos ordenado y personalizado nuestro dropbox para que evolucione nuestra empresa a medida que vayamos creciendo!

Se organizara y se vinculará una carpeta y sub-carpetas compartidas por cada departamento, se deberá instalar un dropbox en la pc principal de cada departamento en este caso DEP. GRAFICO a quienes por ahora también se les compartirá el DEP. MARKETING. Se debe usar un correo de la empresa si está abierto dropbox con una cuenta personal debe cerrarse y abrirse con el correo que se haya creado para el departamento para iniciar la sesión de Dropbox. Todas las PC de las empresas deben manejar su dropbox con correos de la empresa. De no saber cómo pueden ver la INFORMACION ADICIONAL al final de este documento Nuestro Dropbox es una herramienta interna para compartir carpetas, archivos y ordenar los departamentos pero los archivos se agregaran de acuerdo a lo desarrollado y creado por cada departamento. Se deben mantener las carpetas tal cual están creadas solo se pueden agregar sub-carpetas la las que ya están compartidas desde la coordinación.


INSTALACION 1. En la PC que use el Departamento Grafico debe instalarse Dropbox, en caso de no tenerlo instalado el link de descarga es el siguiente: https://www.dropbox.com/downloading 2. En la carpeta de Dropbox se debe crear una Carpeta que se llame PRO&SALE esta carpeta no es compartida es solo una Sub-Carpeta.

3. Una vez hecho el paso numero dos, deben enviar un correo a cordinacion.proconstruccion@gmail.com notificando cual es el correo con que se abrió sesión de Dropbox en la PC (debe ser un correo de la empresa) de la siguiente manera: Correo: PARA: cordinacion.proconstruccion@gmail.com ASUNTO: Correo uso Dep. Diseño | “AQUÍ LA CIUDAD” CONTENIDO DEL CORREO: Este es el correo que utilizamos en la sesión de Dropbox en la PC de Diseño xxx.xxxxxxx@xxx.com (Poner correo que se va usar)


4. Una vez se haya enviado y llegado el correo anterior se le enviará una invitación a compartir una carpeta según el departamento al que representa. En este caso se les compartirá al DEP. GRAFICO las siguientes carpetas: - AGENDA DE TRABAJO - BASE DE DATO - CARPETA COMPARTIDA CON CLIENTES - CARPETA COMPARTIDA CON PROVEEDORES - CARPETA COMPRATIDA CON IMPRENTAS - DEP. GRAFICO - DEP. MARKETING

5. Le llegara un mensaje vía correo al igual que le aparecerá una notificación en la pantalla de la PC donde esté instalado el dropbox para dicho departamento, donde lo invita a aceptar compartir una carpeta nueva, debe aceptar esta invitación (de cancelar la invitación por error deben notificar a la coordinación) 6. Recibirá estas carpetas en su panel o carpeta principal de dropbox, cada carpeta de las nombradas en el paso cuatro (4) una vez que aparezcan, deben ser arrastrada adentro de la carpeta creada en el paso dos (2) llamada PRO&SALE


7. Cada carpeta tiene sub-carpetas donde se deben guardar los archivos según área del departamento o la organización de trabajo. 8. En el caso del DEP. GRAFICO las sub-carpetas y organización de cada edición se presenta de manera ordenada por ciudades y por ediciones con su respectivo código (una vez sincronizado será fácil de encontrar todos las sub-carpetas)

9. Se deben ingresar los archivos en uso y los listos para compartir en cada carpeta adentro de cada departamento y sub-carpetas de trabajo. Los archivos se actualizarán en la nube (DROPBOX) una vez que las computadoras estén prendidas e inmediatamente cuando se conecten automáticas a internet, se puede trabajar sobre ellas. Dropbox guarda un historial de trabajo y backup en casos de perder archivos.


10. En caso de necesitar ingresar m谩s r谩pido a cada carpeta, se pueden realizar accesos directos a sub-carpetas tanto en el escritorio de la pc como en el panel de la izquierda como los dos ejemplos a continuaci贸n: Ejemplo 1

Ejemplo 2

Bienvenidos a nuestro nueva herramienta de comunicaci贸n PRO&SALE!


INFORMACION ADICIONAL:  

Dropbox jamás debe cerrarse la sesión en las PC siempre deben estar abiertas con el correo de la empresa En caso de no saber cómo cerrar dropbox para abrir con la cuenta con el correo de la empresa para el departamento, debe hacerlo de la siguiente manera:

1ero (Clic derecho) 2do 3ero


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