Global Support - An opportunity to grow together!

Global Support

An opportunity to grow together!

Soutien Global

Une opportunité de grandir ensemble !

World Scout Bureau Rue du Pré-Jérôme 5 PO Box 91 CH-1211 Geneva 4 Plainpalais Switzerland Tel: (+41 22) 705 10 10 Fax: (+41 22) 705 10 20 worldbureau@scout.org scout.org

Global Support Soutien Global

FOREWORD

On behalf of the World Scout Committee, we recognize the hard work and efforts of the members of the Asia-Pacific Region (APR) Management Sub-Committee (2009-2012) and Asia-Pacific Regional Office, who has developed the initial document (APR Specialist Panel).

Our special thanks to: Janaprit Fernando, Richard Miller, LT Col (R) M Shah Ali, Chay Hong Leng, Md Mozammel Haque Khan, Shijin Lee, Yan- Man Hubert Ho, Dicky Surjadi Hidajat, Reiko Suzuki, Danny Seung- Soo Hong, Azuddin bin AB Rahman, Saeed Abdulla, Danilo Asiaten, Mohamed Hafiz bin Ariffin, Sang- ho Shim.

To the Global Support Group members at the world level, Marcel Ledjou Blaguet, Jemima Nartey, Prakorb Mukura, Michael Bradshaw, Youssef Khaddaj, Craig Turpie, Bagrat Yesayan, Doina Postica, Chay Hong Leng, Stephen Peck, Paul Wilkinson and the six Regional Directors, who worked and still working hard to make this project a daily reality, we can only say “Thank you! Your dedication is tremendous!”

Oscar Palmquist World Scout Committee

avant-propos

Luc Panissod Secretary General

Au nom du Comité Mondial du Scoutisme, nous reconnaissons l’immense travail et les efforts des membres du Sous-Comité de gestion de la région Asie-Pacifique (2009-2012) et du Bureau régional Asie-Pacifique, qui a produit le document initial intitulé (Panel des spécialistes de la Région Asie-Pacifique).

Nous remercions tout spécialement : Janaprit Fernando, Richard Miller, LT Col (R) M Shah Ali, Chay Hong Leng, Md Mozammel Haque Khan, Shijin Lee, Yan- Man Hubert Ho, Dicky Surjadi Hidajat, Reiko Suzuki, Danny Seung- Soo Hong, Azuddin bin AB Rahman, Saeed Abdulla, Danilo Asiaten, Mohamed Hafiz bin Ariffin, Sangho Shim A tous les membres du groupe de Soutien Global au niveau mondial, Marcel Ledjou Blaguet, Jemima Nartey, Prakorb Mukura, Michael Bradshaw, Youssef Khaddaj, Craig Turpie, Bagrat Yesayan, Doina Postica, Chay Hong Leng, Stephen Peck, Paul Wilkinson et les six directeurs régionaux, qui n’épargnent aucun effort pour faire de ce projet une réalité quotidienne, nous pouvons seulement dire « Merci ! Votre engagement est formidable ! »

Oscar Palmquist Comité Mondial du Scoutisme

Luc Panissod Secrétaire Général

Global Support Soutien Global

INTRODUCTION

The Global Support Consultant’s Network comprises Scout Leaders invited by their respective National Scout Organizations (NSOs), who are able to provide professional advice, services or support in priority areas listed below or other areas identified.

They will form a common ressource pool. All NSOs around the world will be able to tap into the pool when requiring expert advice.

INTRODUCTION

Members of the network, according to their competencies, skills, knowledge and experience, should have the capacity and be open to provide ad-hoc and/or formal consultancy, conducting workshops, seminars and forums at national or regional level, when invited to join a specific Global Support Project.

Recruitement to the Global Support Consultant’s Network will be a permanent process. The focus is to extend the invitation to more and more competent Scout Leaders, non-Scout Leaders, e.g. external supporters will also be considered!

Le Réseau de consultants du soutien global comprend des responsables scouts invités par leur Organisation scoute nationale (OSN) respective, qui sont en mesure de fournir des conseils professionnels, des services ou un soutien dans les domaines prioritaires énumérés ci-dessous ou d’autres domaines identifiés.

Les membres du Réseau en fonction de leurs compétences, connaissances et expériences, auront la capacité et seront ouverts à fournir des conseils ad-hoc et / ou formels, d’animer des ateliers, des séminaires et des forums au niveau national ou régional, chaque fois qu’ils seront invités à se joindre à un projet spécifique du Soutien global.

Ils formeront un pool commun de ressources. Toutes les OSN à travers le monde seront en mesure de puiser dans ces ressources chaque fois qu’elles nécèssitent de l’aide ou des conseils d’experts.

L’acquisition de consultants par le réseau de soutien global sera un processus permanent. La volonté est d’étendre l’invitation à de plus en plus de responsables scouts spécialistes dans leur domaine, des personnes externes pourront également être recrutées, par exemple des sympatisants qui seraient également pris en compte !

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SUPPORT AREA IDENTIFIED

The Global Support group has identified 9 areas covering the main activities and topics for Scouting. However, specific needs within these areas have not been specified and there could be potentially extended areas, which may also require resources and expertise.

3. Communications & Marketing, including:

• Web design

• External relations strategy

• Etc.

4. IT, including:

The 9 priority areas: 1. Youth Programme, including:

• Youth involvement

• Specific programmes

• Etc.

2. Adults in Scouting, including:

• Training

• Recruitment

• Etc.

• Registration software

• Management tools

• Etc.

5. Governance and Strategy, including:

• Constitution matters

6. Management 7. Event management 8. Fundraising experts, including:

• Project management

9. Consulting and Needs analysis

DOMAINES DE SOUTIEN IDENTIFIES

Le groupe du Soutien global a identifié 9 domaines qui couvrent les principaux sujets et activités du Scoutisme.

Néanmoins, les besoins dans ces domaines n’ont pas été tous précisés et potentiellement chaque domaine pourra être étendu, ce qui impliquera probablement d’autres ressources et d’autre expertises.

incluant :

• Conception de sites web

• Strategie des relations extérieures

• Etc.

4. Technologie de l’information, incluant :

• Programmes de gestion des adhérants

• Outils de gestion

• Etc

Les 9 domaines de priorités : 1. Programme des Jeunes, incluant :

• Participation des Jeunes

• Programmes spécifiques

• Etc.

2. Adultes dans le Scoutisme, incluant :

• Formation

• Recrutement

• Etc.

3. Communication & Marketing,

5. Gouvernance & Stratégie, incluant :

• Questions constitutionnelles

6. Gestion 7. Gestion des événénements 8. Experts en collectes de fonds, incluant :

• Gestion de projets

9. Conseil et analyse des besoins

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Broad Objectives

The broad objective is to form a Global Support Consultant’s network. This panel of specialists should provide support to raise Scouting standards, improving quality in the areas specified, sharing of best practices, experiences; creating an environment for sharing of resources and promoting the spirit of Scouting through service to others.

Through the Global Support Consultant’s Network and Global Support Platform, NSOs can readily acquire expert resources, without having to incur potentially costly consultancy, minimize the wastage of administrative time and achieve efficiency and attain effective solutions that are easily applicable to Scouting.

The Global Support Consultant’s Network also deepens the cohesiveness of NSOs within Regions and around the world.

The Regional bodies could be very helpful to identify areas of weakness; some NSOs may require consultation or specialized assistance for improvement. The Global Support Consultant’s Network would become particularly helpful in meeting some of these needs. The Global Support Platform would offer permanent resources.

photo simulation

OBJECTIFS AU SENS LARGE

L’objectif général est de former un Réseau de consultants du Soutien global. Ce groupe de spécialistes a pour vocation de fournir un soutien qui permettra d’avoir un Scoutisme de haut niveau, d’en améliorer la qualité dans les domaines spécifiés, le partage des meilleures pratiques et expériences, la création d’un environnement pour partager les ressources et la promotion de l’esprit du Scoutisme à travers le service aux autres.

Grâce à son Réseau de consultants du Soutien global et à la plateforme du soutien global, les OSN peuvent facilement accéder à des ressources d’experts, sans avoir à prendre en charge des consultations potentiellement coûteuses, réduisant au minimum le gaspillage de temps administratif, tout en développant des solutions efficaces et facilement applicables au Scoutisme.

Le Réseau de consultants du Soutien global renforce également la cohésion entre les OSN au sein des Régions et à travers le monde entier.

Les stuctures régionales pourraient être très utiles pour identifier les faiblesses; certaines OSN peuvent nécessiter un conseil ou une aide spécialisée pour progresser. Le Réseau de consultants du soutien global deviendrait particulièrement utile pour combler certains de ces besoins. La plate-forme du soutien global offrirait des ressources en permannce.

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A SET OF EXAMPLES

• Through Regional Committee visits, weaknesses / gaps are identified.

These could include finance and communications. Global Support Consultants in these areas may be able to provide support, to assist in setting up systems, procedures, processes, governance policies etc.

• NSOs may be called upon to assist in Disaster Management and rescue work for a natural disaster. Scouts need to be adequately trained to provide rapid support and ensuring safety of individuals etc. Global Support Consultants in this area may be able to provide consultation and advice.

• NSOs may also call upon Global Support Consultant’s Network members to assist in Recruitment, Management, Youth Programmes, Finance Procedures, etc.

QUELQUES EXEMPLES

• Grâce à la visite du Comité Régional, les faiblesses et les lacunes sont identifiées. Cela peut inclure les finances et la communication. Des consultants du soutien global dans ces domaines peuvent être en mesure de fournir un appui, afin d’aider à la mise en place de systèmes, procédures, processus et politiques de gouvernance, etc.

• Les OSN peuvent être appelées à aider à la gestion de catastrophes et à des opérations de secours lors d’une catastrophe naturelle. Les scouts doivent être convenablement formés pour fournir un soutien urgent et assurer la sécurité des personnes, etc. Les consultants du soutien global dans ce domaine peuvent être en mesure de fournir des consultations et des conseils.

• Les OSN peuvent également faire appel à des membres du réseau de consultants du soutien global pour aider dans le recrutement, la gestion, le Programme des Jeunes, les procédures financières, etc.

• Certain NSOs may have undertaken a large scale International Scouting Event. They have expertise, experiences to share and consultation to provide. They could be called to join Global Support Consultants to sit in such committees to assist in the planning and organization of the event.

• Some NSOs may be establishing Extension Scouting in the country for the first time and require expertise from professionals who are working with the physically challenged. Counsellors or academics in the field may be able to provide necessary handson ‘know-how’, consultancy and training.

• Des OSN peuvent avoir organisé un grand événement scout à l’échelle internationale. Elles ont de l’expertise, des expériences à partager et des conseils à offrir.

Celles-ci pourraient être appelées comme consultants du soutien global à se joindre à des comités pour aider à la planification et à l’organisation d’un événement.

• Certaines OSN peuvent développer un Scoutisme d’extension dans leur pays pour la première fois et donc avoir besoin d’une expertise de professionnels qui travaillent avec des personnes en situation d’handicap, de conseillers ou d’universitaires spécialisés dans ce domaine. Ces consultant peuvent être en mesure de fournir un soutien, leur savoir-faire, des conseils ou de la formation.

Global Support Soutien Global

GLOBAL SUPPORT CONSULTANT’S NETWORK

Consultants can be defined as individuals who possess a high degree of skill, proficiency, knowledge or accreditation in a specific area or of a certain subject as a result of experience or training. These could be Scouting or non-Scouting related expertise. Consultants are capable of providing support or advice on specific areas or topics.

Professionals as global support consultants

Skills profile of global support consultant

• HR Practitioner (practical experience in Human Resource Mgt)

The ‘Global Support Consultant’ Network should comprise individuals who are authorities in their field, practicing professionals, individuals with recognized experience in a specific field etc.

Examples would be individuals who have certain qualification and engaged in a profession, have authority to teach apprentices, etc.

• Academics (extensive knowledge in Management topics)

• Accountant (knowledge & experience in Accounting & Finance, Accounting practices, etc) • Legal Counsel (Corporate Governance, Risk Management, Legal Advice)

We could group them into:

• Marketing and communications·

a. Professionals

• Strategic Planning

b. Experienced Individuals

RESEAU DE CONSULTANTS DU SOUTIEN GLOBAL

Les consultants peuvent être définis comme des personnes ayant un haut niveau de compétence, de connaissances ou une accréditation dans un domaine spécifique, comme résultat d’une expérience ou d’une formation. Celles-ci peuvent être liées au Scoutisme ou non, les consultants sont capables de fournir un soutien ou des conseils dans des domaines ou sujets spécifiques.

Profil de compétences d’un consultant du soutien global Le Réseau de consultants du Soutien global devrait comprendre des personnes qui font autorité dans leur domaine, des professionnels ou des personnes ayant une expérience reconnue dans un domaine spécifique, etc.

Nous pourrions les regrouper en : a. Professionnels b. Personnes expérimentées

Des professionnels en tant que consultants du soutien global Ce sont des personnes qualifiées, engagées dans une profession, ayant autorité pour enseigner à des apprentis, etc.

A titre d’exemples : • Des universitaires (avec une connaissance approfondie dans le domaine de la gestion) • Des spécialistes en RH (expérience pratique dans le management des ressources humaines) • Des comptables (connaissances et expérience en comptabilité et finances, pratique de la comptabilité, etc.)

• Des conseillers juridiques (gouvernance d’entreprise, gestion des risques, conseils juridiques)· • Marketing et communication • Planification stratégique

Global Support Soutien Global

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Experienced individuals as global support consultants

and possess the necessary skills will probably be able to apply the skills in Scouting more holistically than one who has never been a Scout.

Examples would be individuals who have substantial and practical experience in the development or delivery of Scouting:

However, we may need to cast the net further and wider to acquire expert resources. They could balance the perspective of a scout and bring in fresh outlook to Scouting. This could also be a good membership growth opportunity for the Movement.

• Ex-Jamboree Directors (Knowledge of large international event management) • National Training Commissioners / Leader Trainers (Knowledge on Course Management & Contents) • Outdoor Adventure Specialists (Knowledge on Outdoor or Adventure Training, Development & Implementation of Certification etc).

Scouting profile of global support consultant

In our quest to identify such persons, it may be useful to categorize the potential candidates into: • Scouts (Current & Former Members) Existing Scouts, Members/Supporters, Scout Alumni, Guild / Ex-Officio • Non-Scouts (No Scouting Background) Those who understand Scouting, Friends of Scouting, Professionals, Specialists

Our current mandate is to consider consultants with leadership experience in Scouting. The reason is that existing Scouts who are experienced

Personnes expérimentées en tant que consultants du soutien global Les exemples pourraient être des individus qui ont une expérience importante et pratique dans le développement ou la prestation du Scoutisme : • Anciens directeurs de Jamboree (connaissance de la gestion de grands événements internationaux) • Commissaires nationaux à la formation / formateurs (connaissance en gestion et contenus de stages) • Spécialistes des activités de plein air (connaissances du plein air ou de la formation dans des activités d’aventure, développement, mise en oeuvre de la certification, etc.)

Profil scout des consultants du soutien global Notre mandat actuel est de prendre en considération des responsables avec une expérience scoute. La raison en est que les scouts disponibles

qui ont l’expérience et les capacités nécessaires seront probablement en mesure d’appliquer ces compétences au Scoutisme avec une approche plus holistique, que peut-être des personnes qui n’ont jamais été scout.

Cependant, nous pourrions avoir besoin de lancer le filet plus loin et de manière plus élargie pour acquérir des ressources d’experts. Ils pourraient équilibrer la perspective d’un scout et apporter un regard nouveau au Scoutisme. Cela pourrait aussi être une bonne occasion d’adhérer au Mouvement et d’assurer la croissance.

Dans notre quête pour identifier ces personnes, il peut être utile de classer les candidats potentiels en : • Scouts (membres et anciens membres)/sympathisants, anciens scouts, guilde / Ex-officio • Non-scouts (aucun passé scout) ceux qui comprennent le Scoutisme, les amis du Scoutisme, des professionnels, des spécialistes .

Global Support Soutien Global

ResponsIbilities of global support consultant

Responsibilities: • Provide professional advice, services or support in priority areas identified globally or other areas identified by specific NSO. • Create an environment for sharing of resources and promoting the spirit of Scouting through service to others.

Basically, consultants have collective responsibilities as members of the Global Support Consultant’s Network.

However, they are also entrusted with individual responsibilities as members of the Network.

Responsabilités du conSultant du soutien global

Expectations from each consultant: • Keep regular communications with WSB on matters related to his/her assignments and membership in the Network.

• Active participation in consultation visits, workshops, seminars, etc.

• Submit post-activity report to the WSB, Regional Office and/or Central Office.

• Maintain high ethical standards, obey all applicable laws, rules, and regulations, and respect local and national cultures.

Responsabilités :

Ce qui est attendu de chaque consultant :

• Fournir des conseils professionnels, des services ou du soutien dans des domaines prioritaires qui ont été identifié globalement, ou d’autres identifiés par une OSN spécifique.

• Maintenir une communication régulière avec le BMS pour les questions liées à ses missions et son adhésion au Réseau.

• Créer un environnement pour le partage des ressources et favoriser l’esprit scout par le service à autrui.

Fondamentalement, les consultants ont une responsabilité collective en tant que membres du Réseau de consultants du Soutien global.

Cependant, ils ont des responsabilités individuelles mais ils ont également des responsabilités collectives en tant que membres du Réseau.

• Participer activement aux visites de consultation, ateliers, séminaires, etc.

• Remettre un rapport d’activité au BMS (régional et/ou siège).

• S’imposer des niveaux éthiques élevés, obéir à toutes les lois, règles, et règlements applicables, et respecter les cultures locales et nationales.

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GLOBAL SUPPORT CONSULTANTS NOMINATION

Nominations will be initiated by respective NSOs with guidelines issued by the WSB and supervised by Regional Offices. The following details the tasks required to institute the nomination process.

Pre-nomination • Regional Offices to liaise with respective NSOs and through consultation with the relevant stakeholders on the needs, gaps and areas of weaknesses requiring engagement of Global Support Consultant’s Network.

Formation of Global Support Consultant’s Network (Sub Groups) should address:

Regional Offices will be the central coordinating body for requests, extending invitations to join the Network and assigning/matching of consultants and NSOs • A consultant could be invited to join for a renewable period of 3 years or to address ad-hoc requests.

• Consultant, once enrolled by the Region, will automatically be registered in the Global Support Consultant’s Network as resource person at the world level.

Regions to determine the following: • Review suitability of candidates.

• Skills and competencies required.

• Areas of generic need to most/ majority of the member NSOs around the world • Areas requiring urgent attention or of growing concern whether it is a collective need or a peculiar need • Peculiar needs to a certain NSO

NOMINATION DES CONSULTANTS DU SOUTIEN GLOBAL

Les nominations seront entreprises par les OSN respectives avec les directives émises par le BMS et supervisées par les Bureaux Régionaux. Les éléments qui suivent précisent les tâches nécessaires pour instituer le processus de nomination.

Pré-nomination • Les Bureaux Régionaux assureront la liaison entre les OSN respectives au travers de la consultation avec les parties prenantes sur les besoins, les lacunes et les faiblesses qui nécessitent l’engagement du Réseau de consultants du Soutien Global.

La priorité pour la formation du Réseau de consultants du soutien global devrait être donnée selon : • Domaines de besoin générique pour la plupart / la majorité des OSN membres à travers le monde

• Les domaines qui requièrent une attention urgente ou de préoccupations croissantes que ce soit un besoin collectif ou un besoin particulier • Besoins propres à une certaine OSN Les Bureaux Régionaux seront l’organe central de coordination pour les demandes, adressant des invitations à rejoindre le réseau et attribuant / mettant en relation les OSN et consultants.

• Un consultant pourrait être invité à se joindre pour une période renouvelable de 3 ans ou pour répondre à des demandes ad hoc.

• Le consultant une fois inscrit par la Région, sera automatiquement enregistré dans le réseau de consultants du Soutien global en tant que personne ressource au niveau mondial.

Les Régions s’assureront : • De l’adéquation des candidats.

• Des aptitudes et compétences requises.

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Nomination

Post-nomination

• NSOs to actively identify and recruit within the country for suitable candidates aligned with the directions from WSB through Regional Offices.

• NSOs to submit all acceptances to Regional Office for consolidation and appointment to the Global Support Consultant’s Network.

• NSOs will then liaise with Regional Office to extend official invitations to suitable candidates detailing roles and responsibilities, criteria and reasons for nomination.

• WSB to publish and regularly update such resources with a brief resume of the Consultants in WOSM website and contact details.

• A typical term would be 3 years for each consultant.

• Services are provided on a probono basis. Of course, sponsoring NSOs or benefiting NSOs may defray some expenses, should any be incurred.

• Obtain acceptance by relevant candidates by final consent.

Nomination

Post-nomination

• Les OSN identifient et recrutent activement dans le pays des candidats en lien avec les directives du BMS au travers des Bureaux Régionaux.

• Les OSN soumettent toutes les acceptations au Bureau Régional pour la consolidation et la nomination au Réseau de consultants du soutien global.

• L’OSN doit alors assurer la liaison avec le Bureau Régional afin d’adresser des invitations officielles aux candidats appropriés, détaillant les rôles et les responsabilités, les critères et les raisons de la nomination.

• Le BMS publie et actualise régulièrement ces ressources par un bref résumé des consultants sur le site internet de l’OMMS et le moyen pour les contacter.

• Un mandat type de 3 ans sera proposé aux consultants.

• Les services sont fournis sur une base pro-bono. Bien sûr, les OSN qui parrainent ou les OSN qui bénéficient du consultant peuvent couvrir certaines des dépenses, s’il devait-en avoir.

• Obtenir l’accord des candidats concernés par le biais du consentement formel.

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PROCEDURE TO REQUEST ASSISTANCE FROM THE GLOBAL SUPPORT CONSULTANT’S NETWORK

Definition

Initiating a request

• Sponsoring NSO - NSO that the consultant is a member of

• NSO should initiate a request through the Regional Office.

• Beneficiary NSO - NSO initiating the request for consultancy service

A formal request to be put up to the Regional Office with the prescribed format furnishing details such as:

PROCÉDURE POUR SOLLICITER L’AIDE DU RESEAU DE CONSULTANTS DU SOUTIEN GLOBAL

Définition

Initier une demande

• OSN parrainante - OSN dont le consultant est membre

Les OSN devront présenter leur requête au Bureau Régional.

• OSN bénéficiaire - OSN initiatrice de la demande de service de consultance

Une demande formelle doit être remise au Bureau Régional dans le format prescrit avec les indications suivantes notamment :

• Descriptive Brief / Nature of Need • Detailed Proposal or Requirement (including resources) • A specific form is available

• Bref descriptif / nature des besoins • Une demande ou une proposition détaillées (y compris les ressources) • Un formulaire spécifique est disponible

Global Support Soutien Global

RECOGNITION OF GLOBAL SUPPORT CONSULTANT

The Regional and Central Office and respective beneficiary NSOs should consider forms of recognition for all work provided.

Example: • Letter of appreciation of appointment to the Global Support Consultant’s Network • Letter of appreciation recognizing services provided • Letter of appreciation from Beneficiary NSO

RECONNAISSANCE DU CONSULTANT DU SOUTIEN GLOBAL

Les Bureaux Régionaux, le BMS (siége) et les OSN bénéficiaires respectives doivent envisager des formes de reconnaissance pour le travail rendu.

Exemple : • Lettre de remerciement en appréciation de la nomination au Réseau de consultants du soutien global • Lettre de remerciement des services rendus • Lettre de remerciement de la part de l’OSN bénéficiaire

Global Support Soutien Global

MESSENGERS OF PEACE

MESSAGERS DE LA PAIX

Started in 2010, Messengers of Peace (MoP) is an exciting initiative within WOSM that provides valuable resources for NSOs to increase their capacity to provide quality scouting at the local level. A natural complement to the Global Support services of WOSM, MoP can be utilized to obtain technical and consulting services to address specific organizational, operational and management challenges faced

by NSOs. Accordingly, it is strongly encouraged that NSOs identify and prioritize their needs and consider making a formal grant application to MoP for support to strengthen their skills to deliver local scouting.

From Adults in Scouting to Youth programme, and including such needs as physical infrastructure, computers and training, MoP can be used to help make your NSO, and the scout activities you offer, better! All MoP information and the application can be found online at scout.org/mop_ supportfund.

Initié en 2010, les “Messagers de la Paix” (MoP) est une initiative passionnante pour l’OMMS, elle offre des ressources considérables pour les OSN, ce qui leur permettra de renforcer leur capacité à mettre en œuvre un Scoutisme de qualité au niveau local. Un complément naturel aux actions de Soutien global de l’OMMS. L’initiative « MoP » peut être utilisée pour obtenir des services de conseils techniques et pour relever les défis spécifiques, organisationnels, opérationnels ou de gestion, auxquels font face les OSN. En conséquence, nous encourageons fortement les OSN à identifier et à donner des priorités à leurs besoins et d’envisager des demandes formelles de financement “MoP” pour soutenir le renforcement de leurs capacités à offrir le Scoutisme localement.

Des Adultes dans le Scoutisme au Programme des jeunes, en incluant aussi bien des besoins d’infrastructure, d’ordinateurs que de formation, les fonds de “MoP” peuvent être employés pour aider votre OSN, et les activités scouts que vous offrez, à être meilleurs ! Toutes les informations et les formulaires de demande peuvent être consultés en ligne à l’adresse suivante scout.org/mop_supportfund.

5/11 THE STRATEGY FOR SCOUTING The Conference –

believing that the Strategy for Scouting provides direction to the Movement and supports its cohesion

–

accepting that achieving Scouting's potential – in relation to the quality of youth programme, recruitment and support of adults, its position as the leading non-formal educational youth organization in society, and its reach to all aspects of society – remains a challenge for many National Scout Organizations

–

valuing the progress made in many National Scout Organizations in relation to the development and growth of Scouting in their society

–

noting that National Scout Organizations have used the elements of the Strategy for Scouting in different ways to support their development and growth

–

acknowledging that each National Scout Organization has valuable experiences and leaders with skills and expertise to share with other National Scout Organizations

•

affirms the Strategy for Scouting and its seven strategic priorities as a framework for the

•

development of Scouting at national level for the next triennium

•

strongly encourages National Scout Organizations to continue to use the seven strategic priorities as a basis for the development of their own national strategies designed to provide better Scouting for more young people

•

requests the World Scout Committee to develop and implement a consultancy approach to providing targeted support to National Scout Organizations to facilitate their development and growth, drawing on the resources available in National Scout Organizations and at regional level

•

requests National Scout Organizations to engage in the consultancy approach with world and regional bodies and with other National Scout Organizations in providing and receiving support to give impetus to the growth and development of the Movement.

5/11 LA STRATEGIE POUR LE SCOUTISME La Conférence – convaincue que la Stratégie pour le Scoutisme apporte une orientation au Mouvement et soutient sa cohésion –

acceptant que la réalisation du potentiel du Scoutisme – par rapport à la qualité du programme des jeunes, le recrutement et le soutien aux adultes, sa position en tant que principale organisation d'éducation non formelle pour les jeunes dans la société, et son ouverture à tous les segments de la société – reste un défi pour de nombreuses Organisations scoutes nationales

–

appréciant les progrès réalisés dans de nombreuses Organisations scoutes nationales au niveau du développement et de la croissance du Scoutisme dans leur société

–

notant que les Organisations scoutes nationales ont utilisé les éléments de la Stratégie pour le Scoutisme de différentes manières pour soutenir leur développement et leur croissance

–

reconnaissant que chaque Organisation scoute nationale a des expériences précieuses et des responsables avec des compétences et de l'expertise à partager avec d'autres Organisations scoutes nationales

•

confirme que la Stratégie pour le Scoutisme et ses sept priorités stratégiques constituent le cadre pour le développement du Scoutisme au niveau national pour la prochaine période triennale

•

encourage vivement les Organisations scoutes nationales à continuer d'utiliser les sept priorités stratégiques comme base pour le développement de leurs propres stratégies nationales visant à fournir un meilleur Scoutisme pour davantage de jeunes

•

demande au Comité Mondial du Scoutisme de développer et de mettre en oeuvre une approche de conseil pour apporter un soutien ciblé aux Organisations scoutes nationales afin de faciliter leur développement et leur croissance, en s'appuyant sur les ressources disponibles au sein des Organisations scoutes nationales et au niveau régional

•

demande aux Organisations scoutes nationales de collaborer dans l'approche de conseil avec les instances mondiales et régionales, de même qu'avec d'autres Organisations scoutes nationales dans le soutien qu'elles fournissent et reçoivent afin de donner une impulsion à la croissance et au développement du Mouvement.

World Scout Bureau, Central Office Bureau Mondial du Scoutisme, Siège Rue du Pré-Jérôme 5 P.O. Box 91 1211 Geneva 4 Plainpalais SWITZERLAND Phone Fax Email Web

(+41 22) 705 10 10 (+41 22) 705 10 20 worldbureau@scout.org scout.org

Circular N°13/2011 To:

Chief Commissioners General Commissioners International Commissioners

October 2011

WOSM Global Support system Dear Colleagues, The 39th World Scout Conference, held in Brazil in January 2011, adopted Resolution 5 on the Strategy for Scouting, requesting «the World Scout Committee to develop and implement a consultancy approach to providing targeted support to National Scout Organizations to facilitate their development and growth, drawing on the resources available in National Scout Organizations and at regional level» and «requesting National Scout Organizations to engage in the consultancy approach with world and regional bodies and with other National Scout Organizations in providing and receiving support to give impetus to the growth and development of the Movement».

The concept of this consultancy approach was developed in Conference Document 6B: Proposal for a new approach to the Strategy.

In a nutshell, the concept was born from the idea that WOSM (meant here as the institutional bodies at world and regional levels) must transform itself and create the conditions for change to better support National Scout Organizations with one objective: to be able to respond to NSO requests at the nearest level with the best expertise available, and consequently rethink the way in which it was and it is operating, and in particular the way in which services are delivered to NSOs. In other words, moving from a general response to a particular need towards more "tailor-made" support, solving a need no longer punctually but responding to that need within the context of the holistic development of a National Scout Organization and using the expertise and competences available at all levels of WOSM. To implement the request contained in the Conference Resolution, and as explained in the Update from the Chairperson and the Secretary General circulated in May 2011 to all Chief Commissioners, General Commissioners and International Commissioners of WOSM Member Organizations, the World Scout Committee decided that the consultancy approach renamed Global Support system would fall in the category of "big things to achieve" in time for the next World Scout Conference in Slovenia in 2014 and be one of the top priorities entrusted to a workgroup.

The workgroup was glad to recognize that there have been a number of initiatives in the Regions that provide a helpful baseline from which to progress, and new approaches should build on the experiences to date. Rather than starting from scratch and reinventing the wheel, the workgroup could concentrate on assessing the various components of the Global Support system, looking at their level of development and their quality with a view to enabling the system to be operational as soon as possible.

-2-

The workgroup looked at the process the tools the actors the services that can be offered to NSOs. 1. The process The workgroup agreed that, in order to be efficient, the process needs to be simple, easy to understand and to implement. In a nutshell the process should ideally be as follows.

It will start with an identification of the needs by the NSO using appropriate tools. It is recognized that sometimes NSOs have 'wants' that may mask the true 'needs'; however until these wants are met, it is unlikely that the NSOs will focus on the needs. A support coordinator will be the person responsible for working with an NSO to identify the needs/wants and agree the overall process.

Packages of support will be identified to meet the needs/wants of the NSO and one or more consultants will be identified to work with the NSO to meet these needs. The support coordinator is responsible for working with the NSO to agree on the packages, the time-scale, the funding available and he/she is the interlocutor between the NSOs and the consultants.

The NSO implements the plan with the support of one or more consultants, the benefits are identified and the learning is documented so that it can be shared with others.

The support coordinator, in full cooperation with the consultant, reviews the outcomes with the NSO, at which point new needs may be identified.

2. The tools Having a good tool to help with the critical phase of needs assessment is essential. WOSM is fortunate that several such tools of more or less similar nature exist at world and regional levels.

A Checklist for Needs Assessment, the tool that was developed to support the recognition of new NSOs, has been further developed to support needs assessment in the Africa and Eurasia Regions, and is currently being used in the Arab Region. A simplified version of that tool is now also used by the European Region. The Asia-Pacific Region uses the CNV tool which has proved effective and a separate tool has been developed for the Interamerican Region.

These tools are familiar to many NSOs and will continue to be used as they are in a first stage.

Work will be done in the coming months to harmonise the tools so that a measure of the progress based on the same criteria/tools can be made at world level in due course.

A Contact Management System will be developed so that information can be recorded on all aspects of the process and of work with NSOs. Various alternatives are now being considered including using the contact management system in place in the European Region. If it is decided to use this tool it will be further developed and the expertise and support to develop this system will be located in the European Regional Office.

3. The actors The World Scout Committee and the World Scout Bureau will act as a coordinator to maximise capacities and ensure competency in Regional Offices so that at regional level the needs of NSOs can be identified. They will encourage implementation of the system at regional level and within NSOs. They will provide staff with training and support for the different functions that are needed (support coordinators and consultants) and monitor the outcomes and learning.

The Support coordinators are people who can work alongside NSOs over a period of time to assist them in identifying their needs, developing the packages of support, identifying consultants to meet these needs, agreeing a timescale for the delivery of this support and the means of evaluating and recording the outcomes. At the beginning this person will be a member of WSB staff in a Regional Office but as the system develops, support coordinators will also be identified in NSOs. Consultants are people with identified expertise, coming from and proposed by NSOs or not, who are willing and able to provide specific support to an NSO, as defined by the NSO in consultation with the support coordinator and within the frame of conditions to be determined on an ad hoc basis. At the beginning, consultants will be drawn from the various networks that exist at world or regional levels. This pool of experts will progressively be enlarged to include all experts who are willing to support WOSM and NSOs in this way.

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4. The services WOSM works to support NSOs and Associations through services provided by the WSB's Regional Offices and Central Office and, as soon as possible, by a large number of NSOs involved in the Global Support approach.

This list of services is not an exhaustive one, but will provide you with an idea of what you can expect: Constitutional and legal matters Administration and finance related to WOSM Administrative issues and organisational development Professional Scout Executive training and support Resource development and fundraising Advice on funding applications Risk management Membership development and management National strategy: design, implementation, evaluation and reviewing Youth Programme: review, design, implementation and evaluation, Adults in Scouting: recruitment, development, training, management and evaluation Brand and communication strategy development External relations Project management (including World or Regional events) The workgroup was satisfied that all basic elements are here and exist in a sufficiently developed stage to enable the system to start operating.

The World Scout Committee therefore invites National Scout Organizations to contact their Regional Office to: either engage in the process, making a commitment to undertake a serious needs analysis and engage with the support coordinators and consultants to strengthen the NSO, or to declare their interest to contribute to this ambitious project in providing in the near future experts/consultants who can assist other Scout colleagues or in bringing financial assistance to national initiatives or both.

Regional Offices will acknowledge requests immediately and will do their best to respond to these as promptly as possible taking into account their respective workloads and priorities.

It is expected that the implementation of the Global Support system will result in stronger NSOs in all Regions – NSOs that are able to provide quality Scouting to young people in all sectors of their society. By being able to contribute to the Global Support system process through sharing skills, expertise and financial resources, NSOs will be seen as full partners in the process of developing Scouting around the world and will complement the efforts of the World Scout Committee/World Scout Bureau that are successfully focusing support on the development and delivery of Scouting in NSOs. As capacities are developed in NSOs, the knowledge, skills and competencies acquired will then be shared with other NSOs, thus ultimately transforming WOSM into the largest self-developing organization.

Yours in Scouting,

Simon Rhee Chairperson World Scout Committee

Luc Panissod Secretary General WOSM

Oscar Palmquist Workgroup Leader

World Scout Bureau, Central Office Bureau Mondial du Scoutisme, Siège Rue du Pré-Jérôme 5 Case Postale 91 1211 Genève 4 Plainpalais SUISSE Phone (+41 22) 705 10 10 Fax (+41 22) 705 10 20 Email worldbureau@scout.org Web scout.org

Circulaire N°13/2011 Aux : Commissaires Généraux Présidents Commissaires Internationaux

Octobre 2011

Système de Soutien Global de l’OMMS Chers Collègues, La 39ème Conférence Mondiale du Scoutisme qui a eu lieu au Brésil en janvier 2011 a permis d’adopter la Résolution 5. La Stratégie du Scoutisme requiert que : -

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« le Comité Mondial du Scoutisme se doit de développer et de mettre en place une approche consultative afin de fournir un soutien ciblé aux Organisations scoutes nationales, et ce, pour faciliter leur développement et croissance, puisant dans les ressources disponibles des OSN et à l’échelle régionale » et « les Organisations scoutes nationales s’impliquent dans cette approche consultative avec les corps mondiaux et régionaux, et avec d’autres Organisations scoutes nationales afin de fournir et recevoir du soutien pour donner un élan à la croissance et au développement du Mouvement ».

Le concept de cette approche consultative a été développé dans le document de la Conférence 6B : Proposition pour une Nouvelle Approche de la Stratégie.

En bref, le concept est né d’une idée que l’OMMS (à considérer ici comme étant le corps institutionnel à l’échelle mondiale et régionale) doit se transformer et créer les conditions favorisant le changement afin de mieux soutenir les Organisations scoutes nationales avec un objectif en vue : être capable de subvenir aux requêtes des OSN au niveau le plus proche avec la meilleure expertise disponible, et par conséquent repenser la façon avec laquelle elle agissait, et continue d’agir, et en particulier la façon avec laquelle les services sont rendus auprès des OSN. En d’autres termes, aller d’une réponse générale à un besoin particulier voire cibler un soutien spécifique, atteignant un besoin plus de façon ponctuelle, mais tout en resituant ce besoin au sein du contexte du développement holistique d’une OSN en particulier, et tout en tirant profit de l’expertise et des compétences disponibles à tous les niveaux de l’OMMS. Afin de répondre à cette requête, et comme étant illustré dans la mise à jour du Président et du Secrétaire Général distribuée en mai 2011 à tous les Commissaires Généraux et Commissaires Internationaux des organisations membres de l’OMMS, le Comité Mondial du Scoutisme a décidé que le système consultatif renommé Système de Soutien Global se trouverait dans la catégorie des « grandes tâches à réaliser » à temps pour la Slovénie en 2014 et formerait une priorité absolue confiée à un groupe de travail.

Le groupe de travail était heureux de reconnaître qu’il y a eu un certain nombre d’initiatives dans les Régions qui fournissent un point de départ utile sur lequel se baser pour progresser et de nouvelles approches devraient s’appuyer sur l’expérience acquise à ce jour. Plutôt que de tout

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recommencer à zéro et de réinventer la roue, le groupe de travail pourrait mettre l’emphase sur l’évaluation des divers éléments du Système de Soutien Global, étudiant leur niveau de développement et leur qualité dans le but de permettre au système d’être opérationnel le plus rapidement possible.

Le groupe de travail s’est penché sur : -

le processus, les outils, les acteurs, les services susceptibles d’être proposés aux OSN

1. Le processus Le groupe de travail a reconnu que, pour être efficace, le processus se doit d’être simple, facile à comprendre et à mettre en place. En bref, le processus devrait idéalement être comme suit : Il commence avec l’identification des besoins par l’OSN au moyen d’outils appropriés. Les OSN reconnaissent avoir des « nécessités » qui masquent quelquefois de véritables « besoins » ; cependant jusqu’à ce que ces nécessités soient comblées, il est peu probable que les OSN se concentrent sur les besoins. Un coordonnateur de soutien est chargé de travailler avec une OSN afin d’identifier les besoins/nécessités et se mettre d’accord sur les processus à utiliser. Des packs de soutien seront identifiés pour cibler les besoins/nécessités de l’OSN et un, ou plusieurs, consultant sera identifié afin de travailler avec l’OSN pour enrayer ces besoins. Un coordonnateur de soutien est chargé de travailler avec une OSN afin de se mettre d’accord sur ces packs, la période, le financement disponible et il/elle est l’interlocuteur/trice entre les OSN et les consultants.

L’OSN met en place le plan avec le soutien d’un ou de plusieurs consultants, les bénéfices sont identifiés et l’apprentissage est documenté de façon à ce qu’il puisse être ensuite partagé avec d’autres.

Le coordonnateur de soutien en totale coopération avec le consultant passe en revue les résultats avec l’OSN, moment au travers duquel de nouveaux besoins sont susceptibles d’être identifiés.

2. Les outils Avoir à sa disposition un bon outil qui permette de bien appréhender la phase critique de l’évaluation des besoins est essentiel. L’OMMS a la chance que de tels outils, de nature plus ou moins similaire, existe à l’échelle mondiale et régionale.

Une Liste de Contrôle pour l’Evaluation des Besoins (l’outil qui a été développé pour soutenir la reconnaissance des nouvelles OSN) a été davantage développée pour soutenir l’évaluation des besoins dans les Régions Afrique et Eurasie, et est actuellement utilisée dans la Région Arabe.

Une version simplifiée de cet outil est maintenant également utilisée par la Région Europe. La Région Asie-Pacifique utilise l’outil CNV qui s’est avéré efficace et un outil indépendant a été développé pour la Région Interamérique.

De nombreuses OSN se sont familiarisées avec ces outils qui continueront à être utilisés tels quels dans une première étape. Un travail sera effectué dans les mois à venir afin d’harmoniser les outils pour qu’une mesure du progrès, basée sur les mêmes critères/outils, puisse être opérationnelle à l’échelle mondiale en temps voulu.

Un système de gestion des contacts sera développé afin que les informations puissent être enregistrées sur tous les aspects du processus et du travail avec les OSN. Différentes alternatives sont désormais considérées, y compris l'utilisation du système de gestion des contacts en place dans la Région Scoute Européenne. S'il est décidé d'utiliser cet outil, il sera encore développé et l'expertise et le soutien au développement de ce système sera installé dans le Bureau Régional Européen.

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3. Les acteurs Le Comité Mondial du Scoutisme et du Bureau Mondial du Scoutisme agiront comme coordonnateurs afin de maximiser les capacités et assurer la compétence dans les bureaux régionaux afin qu'au niveau régional, les besoins des OSN puissent être identifiés. Ils encourageront la mise en œuvre du système au niveau régional et au sein des OSN. Ils fourniront au personnel une formation et un soutien pour les différentes fonctions qui sont nécessaires (coordonnateurs de soutien et consultants) et suivront les résultats et l'apprentissage.

Les coordonnateurs de soutien sont les gens qui peuvent travailler aux côtés des OSN sur une période de temps afin de les aider à identifier leurs besoins, à développer l'ensemble des mesures de soutien, à identifier des consultants pour répondre à ces besoins, à se mettre d'accord sur un calendrier pour réalisation de ce soutien et les moyens d'évaluer et d'enregistrer les résultats. Au début, cette personne sera un membre du personnel du BMS dans un bureau régional, mais au fur et à mesure que le système se développera, des coordonnateurs de soutien seront également identifiés dans les OSN. Les Consultants sont les personnes ayant des compétences identifiées, en provenance et proposées par les OSN ou non, qui sont disposées et aptes à apporter un soutien spécifique à une OSN, tel que défini par l'OSN en consultation avec le coordonnateur de soutien et dans le cadre des conditions à déterminer sur une base ad hoc. Au début, les consultants seront choisis parmi les différents réseaux qui existent au niveau mondial ou régional. Ce groupe d'experts va progressivement être élargi pour inclure tous les experts qui sont prêts à contribuer au développement de l'OMMS. 4. Les services Le groupe de travail a examiné la liste des services pouvant être fournis par le personnel du BMS dans les bureaux régionaux, mais aussi et surtout dans les OSN. Voici quelques-uns des services qui peuvent être fournis aux OSN dont la liste de services n’est pas exhaustive, mais qui vous permettra d’avoir une idée de ce que à quoi vous devez vous attendre: -

Eléments constitutionnels et juridiques Administration et finance liées à l’OMMS Questions administratives et développement organisationnel Formation et soutien scouts professionnels au niveau exécutif Développement des ressources et financement Conseils liés à la mise en place du financement Gestion du risque Développement et gestion des adhésions Stratégie nationale: conception, mise en place, évaluation et bilan Programme des Jeunes : bilan, conception, mise en place et évaluation Les adultes dans le Scoutisme : recrutement, développement, formation, gestion et évaluation Développement de la marque et de la stratégie de communication Relations extérieures Gestion de projets (y compris des évènements mondiaux et régionaux)

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Le groupe de travail a été satisfait que tous les éléments de base soient là et existent à un stade suffisamment développé pour permettre au système de démarrer les opérations.

Il a donc conseillé le Comité Mondial du Scoutisme qui a accepté d'inviter les Organisations scoutes nationales à communiquer avec leur Bureau régional de : -

soit s'engager dans le processus, s'engager à entreprendre une analyse sérieuse des besoins et s'engager avec les coordonnateurs de soutien et les consultants afin de renforcer l'OSN, ou de déclarer leur intérêt à contribuer à cet ambitieux projet en fournissant dans un proche avenir des experts / consultants qui seront en mesure d’aider d'autres collègues scouts ou en apportant une aide financière à des initiatives nationales ou les deux

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Les bureaux régionaux accuseront réception des requêtes immédiatement et feront de leur mieux pour y répondre dans les plus brefs délais, tout en prenant en compte leur charge de travail et priorités respectives.

Il est prévu que la mise en œuvre du système de soutien global se traduise par des OSN plus fortes dans toutes les régions. Des OSN qui seront en mesure de fournir un Scoutisme de qualité aux jeunes dans tous les secteurs de leur société. En étant capable de contribuer au système de soutien global à travers le partage des compétences, l'expertise et les ressources financières, les OSN seront considérées comme des partenaires à part entière dans le processus de développement du Scoutisme dans le monde et compléteront les efforts du CMS / BMS qui ont réussi à se concentrer sur le soutien lié au développement et la bonne marche du Scoutisme dans les OSN. Comme les capacités sont développées dans les OSN, les connaissances, les aptitudes et les compétences acquises seront ensuite partagées avec d'autres OSN, faisant ainsi de l'OMMS la plus grande organisation se développant par elle-même et au travers d’elle-même.

Bien à vous dans le Scoutisme,

Simon Rhee

Luc Panissod

Oscar Palmquist

Président CMS

Secrétaire Général

Chef du groupe de travail

Global Support

An opportunity to grow together!

Soutien Global

Une opportunité de grandir ensemble !

World Scout Bureau Rue du Pré-Jérôme 5 PO Box 91 CH-1211 Geneva 4 Plainpalais Switzerland Tel: (+41 22) 705 10 10 Fax: (+41 22) 705 10 20 worldbureau@scout.org scout.org