GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS DE GESTIÓN DE RIESGOS EN UNA OSN by World Organization of the Scout Movement

GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS DE GESTIÓN DE RIESGOS EN UNA OSN

Desarrollo Institucional

© World Scout Bureau Inc. Guía de implementación de procesos de gestión de riesgos de una OSN Septiembre 2020 Oficina Scout Mundial Centro de Apoyo Interamérica Ciudad de Panamá, Edificio 172- Ciudad del Saber Ciudad de Panamá, Panamá tel: +507 317 18 08 fax: +507 317 11 58 interamerica@scout.org scout.org

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GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS DE GESTIÓN DE RIESGOS EN UNA OSN

Justificación

Introducción

Plan Regional 2018-2021 “Visión Común, Compromiso Individual”

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Objetivo 11: Incrementar la calidad del Desarrollo Institucional haciendo énfasis en Planeación Estratégica, Buena Gobernanza, Desarrollo Financiero y Gestión de Riesgos

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Indicador 11.5: Al menos 17 OSN cuentan con Planes de Gestión de Riesgos, los revisan y actualizan periódicamente.

Al igual que cualquier institución, empresa, organismo o emprendimiento, ya sea de carácter público o privado, nuestras OSN y el Movimiento Scout propiamente dicho, están constantemente expuestas a riesgos de todo tipo, los cuales podrían implicar una afectación menor hasta inclusive su desaparición. Por esta razón, la Gestión de Riesgos cada día se vuelve un tema más relevante en los quehaceres de la sociedad.

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De conformidad con la Constitución de la OMMS, todas las OSN miembros tienen el deber de operar bajo el mandato de su Órgano de Gobierno, integrado por voluntarios electos en su Asamblea Nacional, cuyas decisiones deben ser puestas en práctica por su Equipo Ejecutivo Nacional, lo que se conoce como el Modelo de Gobernanza de la OMMS. La Gestión de Riesgos de la OSN no escapa a este modelo de funcionamiento, en virtud de ello, la máxima responsabilidad en materia de Gestión de Riesgos descansa en su Consejo Nacional, quien delega su implementación y puesta en funcionamiento en el Equipo Ejecutivo Nacional.

La presente guía de implementación viene a apoyar el documento “Pauta Política de Gestión de Riesgos - Movimiento Scout Seguro” publicado y disponible en scout. org.

No obstante, es un hecho cierto que históricamente el tema de Gestión de Riesgos no ha sido debidamente atendido dentro de las OSN, en muchos casos, por desconocimiento de la materia, en otros, por las dificultades técnicas que plantea, y en muchos más, por el reto financiero que representa; sin embargo, ninguna de estas razones le resta importancia, ni releva de responsabilidad a quienes lideran nuestras instituciones.

En adición a todo lo anterior, los hechos recientes relacionados con la pandemia global del Covid-19 han evidenciado nuevamente la importancia de la gestión de riesgos y de cómo las OSN deben estar preparadas para enfrentar situaciones adversas con el claro objetivo de garantizar su permanencia y viabilidad en cada uno de sus

Consciente de este escenario, la Oficina Scout Mundial - Centro de Apoyo Interamerica, responsable de brindar soporte a las OSN y de desarrollar capacidades en ellas, ha diseñado la presente “Guía de Implementación de Procesos de Gestión de Riesgos en una OSN” con la finalidad de facilitar el proceso. Instruir, claramente, cada uno de los pasos y acciones que se deben tomar para que todas las OSN establezcan un sistema permanente en proceso de mejoras continúa.

Adicionalmente, ahora las OSN cuentan con la plataforma del Modelo de Servicios, a través de la cual pueden solicitar el acompañamiento de un consultor experto en el tema, certificado por la OMMS, para que los asista de manera directa para garantizar que la misma sea lo más exitosa posible.

Objetivo Este documento define los pasos para implementar procesos de gestión de riesgos en una OSN y explica detalladamente las tareas que deben realizar sus diferentes órganos e individuos responsables en el tema. En este documento se precisa la forma cómo debe realizarse la implementación inicial de los procesos de gestión de riesgos, su puesta en marcha y el subsiguiente proceso de mejora continua que la misma requiere, para que las OSN y sus órganos responsables atiendan de manera apropiada sus deberes en esta materia.

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Pasos para la implementación de procesos de gestión de riesgos en una OSN

1.Revisión de los documentos básicos de Gestión de Riesgos en una OSN y estudio preliminar de su situación actual. Objetivo: Conocer y entender los documentos básicos de Gestión de Riesgos en una OSN. Responsables: Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional, Presidente del Órgano de Gobierno. Acciones: 1.1 La Oficina Scout Mundial – Centro de Apoyo Interamerica envía al Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional y/o el Presidente del Órgano de Gobierno de la OSN un paquete de información que contiene los siguientes documentos: •

Rol del Órgano de Gobierno en la Gestión de Riegos de la OSN.

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Pauta de Política de Gestión de Riesgos – Movimiento Scout Seguro.

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Guía de Implementación de procesos de Gestión de Riesgos en una OSN.

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Formato Básico de registro de riesgos de una OSN.

1.2 El Director Ejecutivo Nacional/ Jefe Scout Nacional y/o el Presidente del Órgano de Gobierno reciben y revisan los documentos enviados por La Oficina Scout Mundial – Centro de Apoyo Interamerica. 1.3 El Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional y el Presidente del Órgano de Gobierno discuten conjuntamente el tema y evalúan los alcances actuales de su OSN. Preparan un resumen ejecutivo con un diagnóstico de la situación y con recomendaciones que contemplen la toma de decisiones e implementación de acciones referidas a procesos de gestión de riesgos y si consideran necesario solicitar un servicio a través de la plataforma del Modelo de Servicios de la OMMS.

2.Poner en consideración del Órgano de Gobierno la implementación de procesos de gestión de riesgos en la operación de la OSN y someterla a votación. Objetivo: Informar al Órgano de Gobierno la importancia de la gestión de riesgos en las operaciones de la OSN y sus responsabilidades directas en el tema. Responsables: Presidente del Órgano de Gobierno. Acciones: 2.1 El Presidente del Órgano de Gobierno incluye en la agenda de la próxima sesión ordinaria un punto referido a la gestión de riesgos de la OSN, lo motiva y acompaña con los documentos suministrados por la Oficina Scout Mundial – Centro de Apoyo Interamerica y con el resumen ejecutivo que preparó en conjunto con el Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional (Ver paso 1.3). 2.2 El Presidente del Órgano de Gobierno elabora y realiza una breve presentación donde expone el tema. Atiende y responde las preguntas formuladas por el resto de los miembros del Órgano de Gobierno. 2.3 El Presidente del Órgano de Gobierno presenta una propuesta de acuerdo según la cual se instruye al Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional para la implementación de procesos de gestión de riesgos en las operaciones de la OSN, autorizándolo a realizar todas las acciones que sean necesarias para ello y a mantener informado al Órgano de Gobierno de las acciones realizadas al respecto.

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3.Acuerdo del Órgano de Gobierno que instruye la implementación de procesos de gestión de riesgos en las operaciones de la OSN y faculta al Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional para su implementación. Objetivo: Aprobar el acuerdo que instruye la implementación de procesos de gestión de riesgos en las operaciones de la OSN y faculta al Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional para su implementación. Responsable: Órgano de Gobierno. Acciones: 3.1 El Órgano de Gobierno toma un acuerdo en el que instruye la implementación de procesos de gestión de riesgos en las operaciones de la OSN y autoriza al Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional a realizar todas las acciones que sean necesarias y mantenerlo informado sobre los avances que se realicen.

4.Designación de un miembro del Equipo Ejecutivo Nacional responsable de la implementación de los procesos de gestión de riesgos en las operaciones de la OSN. Objetivo: Delegar la tarea de diseñar, coordinar e implementar los procesos de gestión de riesgos en las operaciones de la OSN, en manos de una persona idónea y competente*. Responsable: Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional, asistido por el Director de Adultos en el Movimiento Scout. Acciones: 4.1 Elaboración del perfil de cargo y descripción de funciones del miembro del Equipo Ejecutivo Nacional responsable de la implementación de los procesos de gestión de riesgos en las operaciones de la OSN. 4.2 Ejecución del proceso de reclutamiento y selección del miembro del Equipo

Ejecutivo Nacional responsable de la implementación de los procesos de gestión de riesgos en las operaciones de la OSN, de conformidad con el perfil de cargo y la descripción de funciones. 4.3 Nombramiento e inducción del miembro del Equipo Ejecutivo Nacional responsable de la implementación de los procesos de gestión de riesgos en las operaciones de la OSN. 4.4 Notificación del Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional a todos los órganos y niveles de la estructura de la OSN sobre el nombramiento del miembro del Equipo Ejecutivo Nacional responsable de la implementación de los procesos de gestión de riesgos en las operaciones de la OSN, informando el inicio del proceso correspondiente y, solicitando a todos los órganos y niveles de la estructura, brindar a la persona designada toda la colaboración que requiera para el ejercicio de sus funciones y el cumplimiento de sus objetivos. * En caso de que la designación a la que se refiere este paso no pueda ser hecha en la persona de un ejecutivo profesional remunerado de la OSN o de uno de sus voluntarios, el Director Ejecutivo Nacional/ Jefe Scout Nacional deberá realizar esta tarea por sí mismo. 5.Revisión y adaptación del “Formato Básico de Registro de Riesgos de una OSN” para generar el “Registro de Riesgos de la OSN Versión Preliminar”. Objetivo: Revisar y adaptar el “Formato Básico de Registro de Riesgos de una OSN” a su propia OSN. Responsable: Miembro del Equipo Ejecutivo Nacional responsable de la implementación de los procesos de gestión de riesgos en las operaciones de la OSN, supervisado por el Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional. Acciones: 5.1 El miembro del Equipo Ejecutivo Nacional responsable de la implementación de los procesos de gestión de riesgos en las operaciones de la OSN realiza un levantamiento general de la información

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más relevante de la OSN (Marco regulatorio, estructura, funciones, activos, pasivos, infraestructura, tal como sede nacional y campo escuelas, operaciones regulares, actividades, eventos y cualquier otro elemento relevante que pueda constituir una fuente potencial de riesgos). 5.2 El miembro del Equipo Ejecutivo Nacional responsable de la implementación de los procesos de gestión de riesgos en las operaciones de la OSN revisa el “Formato Básico de Registro de Riesgos de una OSN” y realiza los ajustes que estime pertinentes, justificando apropiadamente cada uno de ellos, construyendo el “Registro de Riesgos de la OSN ,Versión Preliminar*”. 5.3 El miembro del Equipo Ejecutivo Nacional responsable de la implementación de los procesos de gestión de riesgos en las operaciones de la OSN presenta para su revisión y análisis el “Registro de Riesgos de la OSN Versión Preliminar” al Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional. 5.4 El miembro del Equipo Ejecutivo Nacional responsable de la implementación de los procesos de gestión de riesgos en las operaciones de la OSN realiza los ajustes indicados por el Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional al “Registro de Riesgos de la OSN , Versión Preliminar” para generar la versión del documento que será sometida a revisión y aprobación del Órgano de Gobierno.

6.Acuerdo del Órgano de Gobierno que aprueba el “Registro de Riesgos de la OSN Versión 1” Objetivo: Aprobar el “Registro de Riesgos de la OSN Versión 1”. Responsable: Órgano de Gobierno y Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional. Acciones: 6.1 El Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional informa al Presidente del Órgano de Gobierno que ya está listo el “Registro de Riesgos de la OSN, Versión Preliminar” ,lo comparte con él, lo revisan en conjunto y el Presidente acuerda incluirlo en la agenda de la próxima sesión ordinaria del Órgano de Gobierno para su revisión y aprobación. 6.2 El Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional envía al Órgano de Gobierno el “Registro de Riesgos de la OSN, Versión Preliminar” para su revisión y análisis. 6.3 El Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional elabora y realiza una breve

* El Registro de Riesgos de la OSN, Versión Preliminar, y todas las versiones posteriores del mismo, especialmente la Versión 1 y sucesivas aprobadas por el Órgano de Gobierno, son documentos de contenido “sensible” para la OSN, por lo cual, se “recomienda” manejarlos con mucha discreción, concediéndoles acceso total de manera exclusiva a las personas identificadas como indispensables; y acceso parcial a otras personas según el órgano al cual pertenezcan y/o la función que realicen. La decisión de considerar este documento como “sensible” y el tratamiento que deba dársele al mismo corresponde al Órgano de Gobierno a quien debe pedírsele un pronunciamiento expreso en esta materia.

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presentación donde expone el “Registro de Riesgos de la OSN, Versión Preliminar” durante la sesión del Órgano de Gobierno en que sea pautado en la agenda. Atiende y responde las preguntas formuladas por los miembros del Órgano de Gobierno.

asistido por el Director Ejecutivo Nacional/ Jefe Scout Nacional, en coordinación con el Presidente del Órgano de Gobierno, con la colaboración de todos los involucrados.

6.4 El Órgano de Gobierno acuerda aprobar el documento remitido por el Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional, que pasa a llamarse: “Registro de Riesgos de la OSN, Versión 1 ,de Fecha X” con todo lo que ello implica.

7.1 El Miembro del Equipo Ejecutivo Nacional responsable de la implementación de los procesos de gestión de riesgos en las operaciones de la OSN formula el plan de implementación del “Registro de Riesgos de la OSN Versión 1 de Fecha X” y se lo presenta al Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional para su revisión y aprobación.

7.Implementación de las acciones descritas en el “Registro de Riesgos de la OSN Versión 1 de Fecha X”.

7.2 El Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional revisa, y si es necesario, ordena ajustes o cambios en el plan de implementación del “Registro de Riesgos de la OSN Versión 1 de Fecha X” y lo aprueba.

Objetivo: Implementar las acciones descritas en el “Registro de Riesgos Versión 1 de Fecha X” en todos los órganos y niveles de la estructura de la OSN. Responsable: Miembro del Equipo Ejecutivo Nacional responsable de la implementación de los procesos de gestión de riesgos en las operaciones de la OSN, supervisado y

Acciones:

7.3 El Director Ejecutivo Nacional/ Jefe Scout Nacional informa por los canales oficiales a todos los órganos y niveles de la estructura de la OSN que se pondrá en marcha el plan de implementación del “Registro de Riesgos de la OSN Versión 1 de Fecha X” y solicita a todos los involucrados su cooperación para el éxito del proceso. 7.4 El Miembro del Equipo Ejecutivo Nacional responsable de la implementación de los procesos de gestión de riesgos en las operaciones de la OSN ejecuta el plan de implementación del “Registro de Riesgos de la OSN Versión 1 de Fecha X” y reporta periódicamente sus avances al Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional.

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8.Revisión semestral del “Registro de de la OSN Versión 1 de Fecha X”.

Riesgos

Objetivo: Revisar y actualizar el “Registro de Riesgos de la OSN, Versión 1, de Fecha X” para generar una versión nueva, en caso de identificar como necesario el realizar ajustes en la probabilidad o impacto de los riesgos, correcciones en las medidas de prevención y/o mitigación, incorporación o supresión de riesgos, o en sus correspondientes planes de gestión. Responsable: Miembro del Equipo Ejecutivo Nacional responsable de la implementación de procesos de gestión de riesgos en las operaciones de la OSN, supervisado por el Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional. Acciones: 8.1 El Miembro del Equipo Ejecutivo Nacional responsable de la implementación de procesos de gestión de riesgos en las operaciones de la OSN revisa uno a uno los riesgos incluidos en el “Registro de Riesgos de la OSN, Versión 1, de Fecha X” y todos y cada uno de sus elementos (probabilidad, consecuencias, medidas de prevención y/o mitigación), y los planes de acción, con la finalidad de identificar si los mismos requieren ajustes, tomando en cuenta las lecciones aprendidas durante el proceso de implementación y formulándolos en caso de ser necesario, justificando cada uno de ellos, para construir el “Registro de Riesgos de la OSN , Versión Preliminar 2”. 8.2 El miembro del Equipo Ejecutivo Nacional responsable de la implementación de los procesos de gestión de riesgos en las operaciones de la OSN presenta para su revisión y análisis el “Registro de Riesgos de la OSN, Versión Preliminar 2” al Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional. 8.3 El Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional revisa, y si es necesario, ordena ajustes o cambios en el “Registro de Riesgos de la OSN, Versión Preliminar 2” y lo remite al miembro del Equipo Ejecutivo Nacional responsable de la implementación de los procesos de gestión de riesgos. 8.4 El miembro del Equipo Ejecutivo Nacional responsable de la implementación de los procesos de gestión de riesgos en las operaciones de la OSN realiza los ajustes indicados por el Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional al “Registro de Riesgos de la OSN Versión Preliminar 2” para generar la versión del documento que será sometida a revisión y aprobación del Órgano de Gobierno.

9.Acuerdo del Órgano de Gobierno que aprueba el “Registro de Riesgos de la OSN Versión 2” Objetivo: Aprobar el “Registro de Riesgos de la OSN, Versión 2, de Fecha Y”. Responsable: Órgano de Gobierno y Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional. Acciones: 9.1 El Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional informa al Presidente del Órgano de Gobierno que ya está listo el “Registro de Riesgos de la OSN, Versión Preliminar 2”. Lo comparten y revisan en conjunto y, el Presidente, acuerda incluirlo en la agenda de la próxima sesión ordinaria del Órgano de Gobierno para su revisión y aprobación. 9.2 El Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional envía al Órgano de Gobierno el “Registro de Riesgos de la OSN ,Versión Preliminar 2” para su revisión y análisis. 9.3 El Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional elabora y realiza una breve presentación donde expone y justifica los ajustes y mejoras realizadas al “Registro de Riesgos de la OSN Versión 1” durante la sesión del Órgano de Gobierno en que sea pautado en la agenda. Atiende y responde las preguntas formuladas por los miembros del Órgano de Gobierno. 9.4 El Órgano de Gobierno acuerda aprobar el documento remitido por el Director Ejecutivo Nacional/ Jefe Scout Nacional, que pasa a llamarse: “Registro de Riesgos de la OSN, Versión 2 ,de Fecha Y” con todo lo que ello implica.

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si los mismos requieren algún ajuste, y lo formula en caso de ser necesario, justificando apropiadamente cada uno de ellos, para construir el “Registro de Riesgos de la OSN ,Versión Preliminar 3 (y sucesivas)”. 10.2 El miembro del Equipo Ejecutivo Nacional responsable de la implementación de los procesos de gestión de riesgos en las operaciones de la OSN presenta para su revisión y análisis el “Registro de Riesgos de la OSN, Versión Preliminar 3 (y sucesivas)” al Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional. 10.3 El Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional revisa, y si es necesario, ordena ajustes o cambios en el “Registro de Riesgos de la OSN ,Versión Preliminar 3 (y sucesivas)” y lo remite al miembro del Equipo Ejecutivo Nacional responsable de la implementación de los procesos de gestión de riesgos. 9.5 El miembro del Equipo Ejecutivo Nacional responsable de la implementación de procesos de gestión de riesgos en las operaciones de la OSN procede a la implementación del “Registro de Riesgos de la OSN, Versión 2 (y sucesivas), de Fecha Y” siguiendo las acciones descritas en el paso 7 de esta guía de implementación (Ver supra). 10.Repetir los pasos 8 Revisión semestral del “Registro de Riesgos de la OSN Versión 1 de Fecha X”; 9 Acuerdo del Órgano de Gobierno que aprueba el “Registro de Riesgos de la OSN Versión 2” y, 7 Implementación de las acciones descritas en el “Registro de Riesgos de la OSN Versión 1 de Fecha X”. Objetivo: Institucionalizar el proceso de mejora continua de la gestión de riesgos en las operaciones de la OSN. Responsable: Miembro del Equipo Ejecutivo Nacional responsable de la implementación de los procesos de gestión de riesgos en las operaciones de la OSN, supervisado y asistido por el Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional, en coordinación con el Presidente del Órgano de Gobierno, con la colaboración de todos los involucrados. Acciones: 10.1 El Miembro del Equipo Ejecutivo Nacional responsable de la implementación de los procesos de gestión de riesgos en las operaciones de la OSN revisa uno a uno los riesgos incluidos en el “Registro de Riesgos de la OSN Versión 2 (y sucesivas) de Fecha X” y todos y cada uno de sus elementos (probabilidad, consecuencias, medidas de prevención y/o mitigación), y los planes de acción, con la finalidad de identificar

10.4 El miembro del Equipo Ejecutivo Nacional responsable de la implementación de los procesos de gestión de riesgos en las operaciones de la OSN realiza los ajustes indicados por el Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional al “Registro de Riesgos de la OSN ,Versión Preliminar 3 (y sucesivas)” para generar la versión del documento que será sometida a revisión y aprobación del Órgano de Gobierno. 10.5 El Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional informa al presidente del Órgano de Gobierno que ya está listo el “Registro de Riesgos de la OSN ,Versión Preliminar 3 (y sucesivas)” lo comparte con él, lo revisan en conjunto y el Presidente acuerda incluirlo en la agenda de la próxima sesión ordinaria del Órgano de Gobierno para su revisión y aprobación. 10.6 El Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional envía al Órgano de Gobierno el “Registro de Riesgos de la OSN, Versión Preliminar 3 (y sucesivas)” para su revisión y análisis. 10.7 El Director Ejecutivo Nacional/Jefe Scout Nacional elabora y realiza una breve presentación donde expone y justifica los ajustes y mejoras realizadas al “Registro de Riesgos de la OSN Versión 3 (y sucesivas)” durante la sesión del Órgano de Gobierno en que sea pautado en la agenda. Atiende y responde las preguntas formuladas por los miembros del Órgano de Gobierno. 10.8 El Órgano de Gobierno acuerda aprobar el documento remitido por el Director Ejecutivo Nacional/ Jefe Scout Nacional, que pasa a llamarse: “Registro de Riesgos de la OSN, Versión 3 (y sucesivas) de Fecha Z” con todo lo que ello implica. 10.9 El miembro del Equipo Ejecutivo Nacional responsable de la implementación de los procesos de gestión de riesgos en las operaciones de la OSN procede a la implementación del “Registro de Riesgos de la OSN Versión 3 (y sucesivas) de Fecha

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