Tabla de contenido
Bienvenida
Cronograma previo al viaje
Para considerar
Comunicación a larga distancia
Preguntas frecuentes
Bienvenida
Estamos aquí para apoyar a tu estudiante a través de los retos y recompensas de viajar al extranjero. De principio a fin, desde los preparativos previos al viaje hasta ofrecer asistencia en sitio, nuestro dedicado equipo se asegurará de proporcionar las herramientas necesarias para que tu estudiante tenga una aventura gratificante y enriquecedora.
Contactos antes del viaje
PROGRAM MANAGER
El principal contacto de tu estudiante, antes del viaje. Con conocimiento específico del programa y la ciudad anfitriona, el Director de Programa supervisa las inscripciones y guía a los estudiantes a través de asuntos académicos, alojamiento, visas, la cultura local, transporte, y seguridad.
REGION & ACCOUNT MANAGER Gestiona pagos, establece planes de pagos a solicitud, y asesora sobre el uso de becas y ayuda financiera, en caso de ser aplicable.
RESIDENT DIRECTOR
Presente en lugar para apoyar a tu estudiante, coordinar su alojamiento, actividades culturales y excursiones. A la llegada, otorga el Programa de Enlace de Culturas; también ayuda con la concienciación intercultural y ofrece guía para el desarrollo profesional, así como para establecer metas. Esto ayuda a los estudiantes a ajustarse a su nuevo ambiente y sienta los cimientos para una experiencia enriquecedora y transformativa.
Consulta el sitio de ISA o TEAN para encontrar más materiales e información útil, mientras lees esta guía.
“Quedamos muy impresionados con su programa y lo recomendaremos altamente a cualquier estudiante considerando estudiar en el extranjero!”
Linda C. Madre de una alumna en UCLA.
Cronogramaprevio al viaje
Este cronograma resume los pasos clave, necesarios para guiar a tu estudiante a través del proceso de preparación para su programa. Úsalo como una lista de tareas y consulta las respectivas secciones de esta guía, para obtener ayuda con cada etapa.
Previo a la admisión
• Contacta a la institución de origen: asegúrate que tu estudiante ha comprendido el proceso y los requisitos para transferir sus créditos.
• Ayuda financiera/becas: deben comenzar el proceso lo antes posible, en caso de ser aplicable.
• Tramitar/renovar pasaporte: el pasaporte debe permanecer vigente al menos por 6 meses después de la fecha de regreso. (Importante: se sugiere que los padres/ guardianes cuenten también con un pasaporte vigente, en caso de emergencia).
• Familiarízate con los requisitos para solicitar la visa: asegúrate de identificar y comprender todas las condiciones de acceso del país anfitrión (en caso de aplicar).
Correo para el Portal Estudiantil
Después de enviar su solicitud, el estudiante recibirá un correo electrónico de ISA o TEAN dentro de los siguientes 2 o 3 días hábiles con los detalles de inicio de sesión para su Portal Estudiantil.
Debe iniciar sesión en un plazo no mayor a 5 días, para poder acceder a:
• Materiales de aplicación (ej. oportunidades de beca, transcripción oficial, detalles de pasaporte, selección de cursos)
• Instrucciones para enviar los materiales de solicitud y actualizaciones del proceso
• Información de contactos importantes
PORTAL ESTUDIANTIL
El Portal es el sitio principal para que tu estudiante gestione todos los aspectos de su preparación para el programa. Puede acceder a la lista de materiales requeridos para su solicitud, entregar documentos importantes como su pasaporte, referencias, su selección de cursos, y puede explorar las oportunidades de becas ofrecidas. También alberga formularios esenciales, incluyendo notas urgentes, su expediente académico y detalles personales como información de contacto, pasaporte, detalles de su institución de origen e institución anfitriona.
Permanece tranquilo sabiendo que tu estudiante puede revisar fechas, estatus de la cuenta, fecha límite de pagos e instrucciones para los vuelos, todo en un mismo lugar. El Portal Estudiantil también proporciona acceso a facturas, historial de pagos, información sobre ayuda financiera y el formulario de Verificación de Otorgamiento de Ayuda Financiera (Financial Aid Verification of Award). De 2 a 4 semanas antes de la salida, los estudiantes accederán a su Guía de Llegada, que incluye detalles de alojamiento y detalles finales de llegada.
Los estudiantes recibirán su correo de aceptación con instrucciones para:
• Completar sus formularios finales y pagos del programa (ACH ya está disponible)
• Enviar Verificación de Otorgamiento (“Verification Of Award – VOA") para recibir Apoyo Financiero (si aplica)
Fecha límite para formularios y pagos
Los estudiantes deberán revisar su Portal Estudiantil para conocer las fechas límite. Algunos formularios pueden ser requeridos con antelación.
• Para los estudiantes que asisten a instituciones con facturación directa (indicado en la sección de pagos del Portal Estudiantil), todos los pagos se realizan directamente a través de su institución de procedencia.
Enviar formularios de viaje
Los estudiantes deben enviar su itinerario de viaje y formularios de vuelo 4 semanas antes de la fecha en que comienza su programa.
Guía de llegada disponible en el Portal
Estudiantil
Incluye descripción de hospedaje, detalles de llegada, y lista de participantes. Los estudiantes deben imprimir y cargar estos documentos durante su viaje.
Orientación previa al viaje
Asiste a la orientación previa a tu salida. Los estudiantes se reúnen en una junta virtual para conocer al resto de los viajeros y recibir detalles finales o resolver dudas que aun tengan pendientes.
Empacar las maletas
Los estudiantes pueden acceder a la guía de equipaje y lista de revisión dentro del Portal Estudiantil
Salida de los estudiantes
¡Pasos finales antes de que comience el viaje!
Para considerar
Apoyar al estudiante mientras se incentiva su independencia es clave para el éxito mientras está en el extranjero. Tenga en cuenta lo siguiente mientras lo prepara para viajar.
Salud y Seguridad
El estudiante debe enviar el formulario de información médica y la autorización del especialista, lo que ayuda al personal en sitio a tratar adecuadamente las necesidades médicas y del hogar. Las normas culturales, de salud y seguridad se revisarán durante la orientación.
EMERGENCIA MÉDICA O DE SEGURIDAD
En caso de emergencia, los estudiantes deben contactar al personal en sitio inmediatamente para tratar cuestiones de salud o seguridad. Un miembro del equipo en EE.UU estará disponible y de guardia también. Los estudiantes deberán tener una tarjeta de crédito, o $500 como fondo de emergencia, y saber cómo contactar a los servicios de emergencia locales.
SEGURO MÉDICO
Los programas incluyen una política en caso de Accidentes y Enfermedades para el periodo oficial de duración. Para cobertura fuera de este periodo, los alumnos pueden solicitar cobertura extra. Las políticas sobre seguro médico están disponibles en el Portal Estudiantil.
VACUNAS
Asegurarse de que el estudiante reciba las vacunas requeridas fpor el país huésped. También es buena idea que las familias tengan sus vacunas al día en caso de visitar al alumno o que tengan que viajar de emergencia.
SUCESOS DE SEGURIDAD DESTACADOS
Se monitorean todaslas ubicaciones en las que hay programas para estar al tantode la situación políticao desastresnaturalesen el área. En caso de que un evento afecte al programa, losestudiantesrecibiráninstruccionesy se publicarán actualizaciones en la página de nuestrositio web Alertas Mundiales. Para consultar una lista de sugerencias más completa, visita la página del Departamento de Estado de EE. UU.
EMERGENCIA EN CASA
Puede ponerse en contacto con nuestra oficina en EE. UU. Para emergencias fuera de horario laboral, un representante está disponible las 24hrs los 7 días de la semana, a través de nuestra línea telefónica de emergencia.
EMBAJADA DE EE. UU.
Asegurarse de que el estudiante se inscriba en el Programa de Inscripción del Viajero Inteligente (Smart Traveler Enrollment Program (STEP), un servicio gratuito que permite al Departamento de Estado contactarlos en caso de emergencia. Asegúrese que los estudiantes se registren con la Embajada de EE. UU. en el país anfitrión
Finanzas y academia
APOYO FINANCIERO ATRASADO
Si el préstamo se retrasa, los estudiantes deberán contactar a la oficina de asistencia financiera en su institución de procedencia e informar al Administrador de Región y Cuenta. Cualquier ajuste al monto de apoyo debe ser reportado y cualquier adeudo pagado en la brevedad posible.
TRANSFERENCIA DE CRÉDITOS
Los alumnos concluirán su horario académico durante la primera semana que estén en el extranjero. Si se suscita alguna preocupación, deberán contactar al residente del personal en sitio. La aprobación previa por parte de su institución de procedencia es importante para asegurar que la transferencia de créditos se dé sin inconvenientes.
TRANSCRIPCIONES
Las universidades huéspedes pueden tardar de 3 a 4 meses en procesar las transcripciones oficiales después de completar cada programa. Los estudiantes deberán guardar todos los planes de estudio, ya que estos pueden ser útiles con la transferencia de créditos mientras la transcripción oficial está disponible.
“Difícilmente puedo hallar las palabras para decir lo que significó sentirse seguro de que había alguien a lo largo del trayecto quien estaría cuidando de mi hija. Una de las razones por las que ella eligió ISA para su programa de estudios en el extranjero fue que sintió que su organización podría proveer buen apoyo en el sitio. Ella en verdad eligió sabiamente”
Eileen W.
Madre de alumna de la Universidad de Carnegie Mellon
Alojamiento
Las evaluaciones de vivienda se revisan para asegurar que los alojamientos cumplan con las necesidades de los estudiantes. Los lugares se asignan basándose en las respuestas del Cuestionario de Alojamiento, por lo que es crucial incluir detalles de sus preferencias.
ESTANCIA EN HOGAR
Incentivamos al estudiante a lidiar con malentendidos directamente con su familia huésped, pues muchos de los problemas surgen a raíz de diferencias culturales. Si el problema persiste, el personal en sitio puede dar asistencia.
COMPAÑEROS DE CUARTO
Los estudiantes deberán resolver conflictos con sus compañeros de cuarto de manera respetuosa, entendiendo que todos se están ajustando a una nueva cultura. El personal en sitio puede ayudar a mediar problemas.
RESTRICCIONES ALIMENTICIAS
Los alumnos con requerimientos alimenticios específicos deberán reportarlo en el Cuestionario de Alojamiento y comentarlo con su familia anfitriona. Si el problema persiste, el personal en sitio puede ayudar. Se debe tener en cuenta que las adecuaciones alimenticias varían de acuerdo con el lugar.
Explorar nuevas culturas
Adaptarse a una nueva cultura es una parte clave de viajar al extranjero y puede producir una amplia variedad de emociones. Ayude al alumno a facilitar la transición y hacerlos sentir más cómodos en el extranjero explorando la cultura antes de partir.
Ayúdelos a prepararse
HABLAR CON EXALUMNOS
Motive al alumno a conectar con nuestra red de exalumnos de Embajadores Globales para tener una perspectiva de primera mano sobre lo que es viajar con nosotros.
SALUD Y SEGURIDAD
Asegúrese de que el alumno comprende las leyes locales, restricciones de medicamentos y las maneras de prevenir atención no deseada.
FINANZAS
Hable de presupuesto y uso de la tarjeta de crédito, y notificar al banco que se planea viajar.
ACADEMIA
Aclare sus dudas de cómo se transferirán los créditos a su institución de procedencia.
ORIENTACIÓN
Motivar al alumno a usar recursos como Google Maps, la orientación en línea para sitios específicos y redes sociales para familiarizarse con su nuevo ambiente.
Cuando su estudiante ya esté en el extranjero, su apoyo constante aumentará su confianza a medida que se adapta. Recuérdele que se sumerja a explorar la ciudad anfitriona, a aprovechar las nuevas experiencias, y a comunicarse con el personal residente si necesita ayuda.
Comunicación a larga distancia
Conforme el estudiante empiece el programa, podrá notar una disminución en la frecuencia de su comunicación.
¡Esto es algo bueno! Está empezando a sumergirse en la cultura y su entorno; y está aprendiendo más acerca de sí mismo y el mundo cada día.
Es importante permitirle mantenerse presente en la experiencia y dejarle tomar iniciativa para establecer un ritmo de comunicación. Es probable que con reportarse un par de veces por semana por mensaje o videollamada los mantenga conectados sin abrumarse; y siempre se puede usar email para novedades extensas durante el viaje. Al dejar que el estudiante tome la iniciativa para mantenerse en contacto, le estará permitiendo la libertar para interactuar completamente con su nuevo entorno.
“Cuando un hijo viaja solo al extranjero sin conocer a nadie, puede ser alarmante. Que esté cinco semanas lejos puede ser más estresante. Cuando un hijo hace esto con ISA debe dar a los padres una sensación de tranquilidad. El estudiante no sólo estará bien, ¡sino excelente! No hay palabras suficientes para expresar lo satisfecha e impresionada que me siento con su organización. ¡Mi hija calificó su experiencia como A+! Creo que eso lo dice todo".
Ana V.
Madre de una estudiante de la Universidad Loyola
Preguntas frecuentes
Los retos son una parte natural de cualquier experiencia internacional. Aunque es importante ofrecer apoyo, motivar al estudiante a resolver problemas de forma independiente puede proporcionar lecciones de vida invaluables. A continuación, hay algunas preguntas frecuentes que pueden ayudarlo a guiarlos durante problemas comunes que podrían suceder.
¿CÓMO DEBE EL ESTUDIANTE PROTEGER SU INFORMACIÓN FINANCIERA Y PERSONAL?
Los estudiantes deben sacar copias de todas sus tarjetas e identificaciones oficiales y guardarlas en un lugar seguro. Un juego de copias puede entregarse a un amigo o familiar de confianza. También es importante que los estudiantes notifiquen a su banco y compañías de tarjeta de crédito los planes de viaje para evitar inconvenientes en el extranjero.
¿QUÉ PASA SI SU BILLETERA SE PIERDE O SE LA ROBAN?
Si esto sucede, los estudiantes deben contactar inmediatamente a su banco y compañías de tarjeta de crédito usando las copias ya hechas; luego notificar al personal residente por ayuda. El personal puede ayudar a presentar un informe policial y explorar opciones para adquirir fondos de emergencia, en caso de necesitarlo.
¿CÓMO DEBE PROTEGER EL ESTUDIANTE SUS BIENES PERSONALES?
Recomendamos que los estudiantes no lleven objetos de valor o irremplazables, y que consideren conseguir un seguro para objetos personales. Esto se puede hacer a través de un seguro de viaje independiente o pólizas de propietarios/inquilinos.
¿QUÉ PASA SI EL ESTUDIANTE PIERDE SU PASAPORTE?
Los estudiantes deben reportarlo a las autoridades locales inmediatamente. El personal residente puede proporcionar orientación para contactar el consulado o embajada y ayudar con la solicitud para un reemplazo. Un pasaporte válido es necesario para viajar internacionalmente, por lo que los estudiantes deben tener copias de su pasaporte y visa en resguardo con algún contacto de confianza para emergencias.
¿QUÉ PASA SI EL ESTUDIANTE SIENTE NOSTALGIA?
La nostalgia es un aspecto normal del proceso de adaptación. Motive al estudiante a buscar apoyo de sus compañeros y del personal residente. Consulte la sección “Explorar nuevas culturas” de esta guía para saber más sobre cómo tratar la nostalgia.
¿QUÉ DEBERÍA EMPACAR EL ESTUDIANTE PARA EL VIAJE?
Para ver una lista completa de embalaje y otras consideraciones de preparación para el viaje, los estudiantes pueden consultar el Portal del Estudiante. Motive al estudiante a viajar ligero, adaptarse a la cultura local y tener resguardados los documentos esenciales.
¿CÓMO PUEDO ORIENTAR LAS EXPECTATIVAS DEL ESTUDIANTE?
Recuerde al estudiante que no todas sus expectativas se cumplirán, y que eso está bien. Adaptarse a nuevos ambientes promueve el crecimiento personal e independencia. Anímelos a aprovechar nuevas experiencias y a entender que diferente no significa peor, que es parte de la experiencia de viajar y aprender.
¿ISA O TEAN ORGANIZAN VIAJES PARA QUE LAS FAMILIAS VISITEN A LOS ESTUDIANTES?
No, es responsabilidad de las familias organizar su alojamiento y viaje si deciden visitar a los estudiantes en el extranjero. El estudiante o personal residente pueden recomendar hoteles cercanos, o usted puede explorar opciones en internet.
¿CUÁNDO ES EL MEJOR MOMENTO PARA VISITAR AL ESTUDIANTE?
El mejor momento para visitar es durante un largo feriado o al final del programa del estudiante. Recomendamos evitar visitar al principio, ya que este periodo es clave para la adaptación y participación en actividades y orientación.
¿PUEDO QUEDARME EN LA RESIDENCIA DEL ESTUDIANTE?
No, las residencias de ISA y TEAN están reservadas exclusivamente para estudiantes. El estudiante puede ayudarlo a encontrar hospedaje cercano que se acomode a sus necesidades.
¿CUÁL ES LA MEJOR FORMA PARA DESPLAZARME?
El transporte público suele ser la forma más eficiente en la mayoría de las ciudades. El alquiler de vehículos está disponible, pero puede que no sea necesario dependiendo del destino.
¿NECESITO PREPARARME PARA SALUD Y SEGURIDAD?
Verifique si hay vacunas obligatorias, y regístrese en la Embajada de los Estados Unidos del país que visitará. Manténgase informado sobre las alertas de salud y seguridad durante el viaje.
¿Tiene más preguntas?
Contáctenos en isa@studiesabroad.com o info@teanabroad.org
Regresar a casa
Adaptarse a la vida al regresar a casa después de viajar al extranjero puede ser un reto. El estudiante puede sentirse inquieto o sentir dificultad para conectar con quienes no han vivido la misma experiencia.
Para facilitar la transición, y para apoyar al ímpetu de seguir adelante, hay varios recursos disponibles en el Portal del Estudiante en la sección “Recursos para exalumnos” (Alumni Rescources). Allí se encuentran consejos para la vida después del programa y cómo expresar su experiencia al postularse para trabajos o estudios de posgrado.
Objetivos Académicos
Motive al estudiante a explorar nuevas trayectorias académicas que su tiempo en el extranjero les haya inspirado, como añadir un minor o compartir sus experiencias con grupos del campus.
Objetivos Personales
Ayude al estudiante a mantenerse conectado por medio de publicaciones internacionales, mejorar sus habilidades lingüísticas o mantener contacto con los amigos y familia anfitriones
Recordatorio: Ayude al estudiante a mantenerse conectado con su viaje internacional y a convertirlo en crecimiento futuro. Anímelo a usar los recursos que el campus ofrece; como la oficina de estudios en el extranjero, el centro vocacional y los asesores académicos para integrar completamente su experiencia internacional con sus planes futuros.
Objetivos Profesionales
Motive al estudiante a actualizar su currículum y su LinkedIn con su nueva experiencia. También puede unirse a nuestro programa pagado de Global Ambassador u ofrecerse como voluntario con la oficina de estudios en el extranjero.
Gracias
Esperamos que esta guía le haya proporcionado los recursos para apoyar con seguridad al estudiante en su aventura internacional. Su orientación combinada con nuestra asistencia paso a paso es la clave para un viaje sin problemas. Con estas útiles herramientas puede estar seguro de que lo ha preparado para el éxito.
¡Recuerde que el aprendizaje no acaba cuando el programa termina! Anime al estudiante a continuar su experiencia internacional al explorar nuevas oportunidades en el extranjero y más allá.
Envíeuntestimonio
Si usted es un familiar de un estudiante actual o anterior de ISA / TEAN y le gustaría compartir su experiencia, por favor, envíe un correo a alumnirelations@worldstrides.com. Al enviarlo, nos autoriza usar su comentario en publicaciones.
Web: studiesabroad.com | teanabroad.org
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