Cadilac ventas y cartera

MÓDULO VENTAS Y CARTERA El presente módulo permite realizar:

        

Facturas, Devoluciones o Notas de crédito, Notas de Entrega, Pedidos, Proformas, Órdenes de trabajo, Lentes de contacto, Garantías de Productos, Ingreso y/o Actualización de clientes,

FACTURAS ACCESO Para acceder a la creación de facturas existen 2 formas, las cuales describimos a continuación: 1. A través de la barra de menú, seleccionando la opción Gestiones/Factura Venta.

2. En la barra de herramientas, tenemos el botón Facturas.

Luego del ingreso a la opción Facturas, podremos visualizar la siguiente ventana:

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DESCRIPCIÓN CABECERA

Cliente Casillero en donde se digitará el número de cédula o RUC del cliente. Luego de digitar el número de cédula o RUC, al pulsar la tecla tabulador (TAB) nos presentará el nombre o razón social perteneciente al número de cédula o RUC digitado anteriormente.

Optómetra Lista en donde podrá escoger al optómetra que se encuentra en turno en el local.

Oftalmólogo Lista en donde se podrá seleccionar el nombre del oftalmólogo q se encuentra de turno en el Local.

Vendedor Lista en donde podrá seleccionar al vendedor que está realizando la venta en el local.

Estado Indica el estado de la factura, en q se encuentra la misma. Las opciones son:  Ok,  Anulada,  Final,  Anticipo.

Fac. Sig. Indica el número siguiente en la secuencia de facturación de acuerdo al código del local.

Comisión Indica si la factura a realizar origina Comisión sobre el valor facturado.

No. Indica el número con el cual se almacenará la factura.

Fecha Presenta la fecha en la que se crea y almacena la factura actual.

Debajo de la fecha de emisión de la factura, se visualiza el local en donde se está realizando la venta.

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En la parte superior derecha de la pantalla presenta el valor total de la factura.

Total Neto Valor a facturar sin impuestos.

Base 12% Subtotal que debe ser gravado con impuesto.

Base 0% Subtotal que no debe ser gravado con impuestos.

IVA 12% Valor calculado por el 12% (impuesto IVA) del subtotal Base 12%.

Total Recibido Valor recibido por el cajero, de parte del cliente.

ORDEN DE TRABAJO Permite abrir una nueva Orden de Trabajo.

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PROMOCIONES Esta sección nos permite acceder de manera rápida a las siguientes opciones:

 Promociones,  Campañas de Descuento.

DETALLE FACTURA Esta sección permite el ingreso de renglones por cada artículo, de acuerdo a los solicitados por el cliente.

Para insertar un nuevo renglón en la sección de detalle de artículos debemos seguir los siguientes pasos:  Dar clic en sección de detalle de artículos.  Pulsamos en botón  En el casillero correspondiente a código podemos digitar los primeros caracteres y luego tabulador (TAB) para activar el buscador de los artículos, y seleccionar el indicado por el cliente.  Los casilleros Nombre, Und, Precio, %, Subtotal, Total + Iva, Stock, se llenan de manera automática al momento de seleccionar el ítem o artículo deseado.  En el casillero Cantidad se puede digitar la cantidad de artículos solicitados por el cliente.  De ser el caso o con la autorización debida, en el casillero Desc. se puede digitar el porcentaje a descontar del valor neto del artículo.  En el casillero Stock indica la cantidad de artículos seleccionados existentes en el local. Si damos doble clic sobre nos presentará en una ventana emergente las existencias en otros locales.

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Para eliminar un renglón en la sección de detalle de artículos debemos seguir los siguientes pasos:  Dar clic en el casillero, y luego pulsamos en el botón Los siguientes casilleros nos presentan los valores totales (Suma Total) de los renglones Subtotal, y Subtotal + Iva, Base Imponible (Subtotal a gravar IVA)

FORMAS DE PAGO En la sección de formas de pago tenemos:  Efectivo,  Cheque,  Crédito: o Tarjetas de Crédito, o Tarjetas de débito, o Instituciones, o Rol OLA, o Rol Sunglass, o Rol Indulentes, o Rol Activity, o Rol Ola Security, o Nota de crédito, o Auto Consumo, o Crédito Directo, o Bonos Cliente, o Bonos Proveedor, o Billetón Supermaxi, o Bono Diners.

Efectivo: Para utilizar esta forma de pago, debe seleccionar el casillero respectivo, automáticamente se pondrá el valor total de la factura, o de ser necesario puede modificarse la cantidad q se realice en efectivo, y seleccionar otra forma pago de ser el caso.

Cheque: Se debe seleccionar el casillero correspondiente al pago con Cheque, y de manera automática se pondrá el valor sea total de la factura, o el restante para alcanzar la totalidad de la factura. En esta opción se debe digitar el número del cheque, nombre del banco, y la autorización solicitada previamente a TELECHECK. -5-

Adicionalmente se tiene la opción “Retención” en caso de que el cliente solicite la misma. De ser el caso solo seleccionando en casillero respectivo ya podrá visualizar el valor a retener, como también el tipo de retención a realizar.

Crédito Para poder insertar un renglón en la sección de crédito, se debe dar un clic en la sección mencionada, y luego pulsar en el botón seguido a esta acción se habilitará el casillero con las opciones siguientes de las diferentes formas de crédito:  Tarjetas de débito,  Instituciones,  Rol OLA,  Rol Sunglass,  Rol Indulentes,  Rol Activity,  Rol Ola Security,  Nota de crédito,  Auto Consumo,  Crédito Directo,  Bonos Cliente,  Bonos Proveedor,  Billetón Supermaxi,  Bono Diners.

Tipo : Lista de Opciones de crédito a seleccionar.

Cliente CxC : Se refiere al código de la tarjeta de crédito escogida por el cliente para su pago. En este casillero si se ingresa los primeros 3 caracteres del código de la tarjeta y luego pulsamos tabulador (TAB), accedemos al buscador y seleccionamos la tarjeta solicitada.

Nombre : de la tarjeta de crédito seleccionada.

Tarjeta : Número de la tarjeta de crédito.

No. Autorización / Lote : Otorgado por el dispositivo lectores de la tarjeta de crédito (Datafast).

Valor : Cantidad a ser pagada por la tarjeta seleccionada.

Plan de Pago : Permite seleccionar el plan de pago seleccionado por el usuario:  Corriente,  Diferido.

Los siguientes botones permiten: Abrir Pedido: Abre el buscador para recuperar la información de un pedido previamente.

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Órdenes Lunas: Abre el buscador para recuperar la información de una orden de lunas existente.

Imprime el saldo de una Nota de Crédito.

Descuentos: Permite recuperar la ventana para la aplicación de descuentos con validación de clave.

Proformas: Abre el buscador para recuperar la información de una proforma existente.

Grabar: Almacena los datos ingresados en la factura.

RECUPERAR FACTURA

Para recuperar una factura, se lo puede hacer de la siguiente manera:

Dando clic en podemos habilitar el buscador para recuperar la factura que se desea.

En el buscador podemos recuperar las facturas de diferente manera, o digitando la información en el filtro que se desea utilizar. Los filtros existentes son:     

No. : Número de factura, Código: Número de cédula o Ruc del cliente, Nombre: Nombre del Cliente o Razón Social, Fecha: Fecha de facturación, Ped/Prof: Número de pedido o proforma, -7-

   

Factura: Tipo de pago, Estado: Estado de la factura, Total: El valor pagado en la factura, Moneda: Tipo de moneda con el que pagó la factura.

Para poder realizar la búsqueda de una factura determinada, después de ingresar la información en los filtros damos clic en el botón y tendremos una ventana con la información de la factura seleccionada.

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NOTAS DE CRÉDITO ACCESO Para acceder debemos seguir los siguientes pasos: 1. En la opción Gestiones de la barra de menú dar clic, y encontramos 2. En la barra de herramientas damos clic en

DESCRIPCION Al acceder de acuerdo a lo citado en el tema anterior, visualizaremos la siguiente pantalla:

RECUPERAR FACTURA Para recuperar con la que fue adquirido el artículo a aplicar garantía, debemos dar clic en el botón Y a continuación se activará el buscador de facturas.

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Existen varios filtros para poder optimizar la búsqueda de la factura indicada, como son:        

Empresa, Número de factura, Código del cliente, Nombre del Cliente, Fecha de la factura, Moneda utilizada en la transacción, Estado de la factura, Total de pago.

Después de recuperada la información de la factura, tendremos disponible la siguiente ventana:

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En el detalle de la factura recuperada, debemos eliminar los ítems innecesarios o que no se realizan la nota de crédito.

Nunca hay que olvidarse de revisar, la fecha de compra del artículo.

Como último paso, procedemos a guardar e imprimir la nota de crédito.

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NOTAS DE ENTREGA ACCESO Para el acceso a la opción Notas de Entrega, podemos hacerlo de las siguientes maneras: 1. En la opción Gestiones de la barra de menú, podemos encontrar 2. En la barra de herramientas, podemos localizar al botón

DESCRIPCION Al acceder de acuerdo a lo citado en el tema anterior, visualizaremos la siguiente pantalla:

CABECERA Cliente Casillero en donde se digitará el número de cédula o RUC del cliente. Luego de digitar el número de cédula o RUC, al pulsar la tecla tabulador (TAB) nos presentará el nombre o razón social perteneciente al número de cédula o RUC digitado anteriormente.

Optómetra Lista en donde podrá escoger al optómetra que se encuentra en turno en el local.

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Oftalmólogo Lista en donde se podrá seleccionar el nombre del oftalmólogo q se encuentra de turno en el Local.

Vendedor Lista en donde podrá seleccionar al vendedor que está realizando la venta en el local.

Estado Indica el estado de la factura, en q se encuentra la misma. Las opciones son:  Ok,  Anulada,  Final,  Anticipo.

Almacén Indica el almacén o local en donde se genera el documento.

Fac. Sig. Indica el número siguiente en la secuencia de facturación de acuerdo al código del local.

No. Indica el número con el cual se almacenará el documento.

Fec Presenta la fecha en la que se crea y almacena el documento actual.

DETALLE DE ARTÍCULOS En la sección detalle de artículos, como en los documentos detallados anteriormente funciona de similar manera.

Los botones también poseen equivalentes funciones como en las opciones indicadas inicialmente.

Inserta o crea un nuevo renglón para el artículo.

Elimina el renglón en donde se encuentra el cursor, o que está activo el renglón.

Elimina todos los renglones existentes en la sección de detalle de los artículos.

Acepta o guarda toda la información ingresada.

Recuperar Nota de Venta Para recuperar una factura, se lo puede hacer de la siguiente manera: Dando clic en abrir podemos habilitar el buscador para recuperar la factura que se desea.

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En el buscador podemos recuperar las Notas de Venta de diferente manera, o digitando la información en el filtro que se desea utilizar. Los filtros existentes son:

        

No. : Número de factura, Código: Número de cédula o Ruc del cliente, Nombre: Nombre del Cliente o Razón Social, Fecha: Fecha de facturación, Ped/Prof: Número de pedido o proforma, Factura: Tipo de pago, Estado: Estado de la factura, Total: El valor pagado en la factura, Moneda: Tipo de moneda con el que pagó la factura.

Para poder realizar la búsqueda de una factura determinada, después de ingresar la información en los filtros damos clic en el botón y tendremos una ventana con la información de la factura seleccionada.

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ÓRDENES DE TRABAJO ACCESO Para el acceso a la opción Órdenes de trabajo, podemos hacerlo de las siguientes maneras: 1. En la misma factura que se está realizando se puede dar un clic en el botón 2. En la opción Gestiones de la barra de menú, podemos encontrar 3. En la barra de herramientas, podemos localizar al botón

DESCRIPCIÓN Al acceder de acuerdo a lo citado en el tema anterior, visualizaremos la siguiente pantalla:

CABECERA

Proceso: Se refiere al proceso que ser realizará con la presente Orden de Trabajo. Estas opciones son:  Recepción,  Bodega Re-ingreso, - 15 -

                    

Bodega Lunas, Tallado, Tallado Digital, Control de calidad Tallado, Recepción de armazón, Lacado y/o Antireflejo, Marcado, Arreglos, Biselado, Control de calidad, Orden en espera, Fin proceso productivo, Mensajería, Lente Procesado, Guía de remisión, Garantía, Rectificación, Cortesía Reproceso, Reposición, Facturado.

Cliente / Paciente Si digitamos los primeros dígitos del código, número de cédula o RUC y luego tabulador (TAB) nos presentará el buscador, que en capítulos anteriores lo describimos su uso.

Optómetra Lista en donde podrá escoger al optómetra que se encuentra en turno en el local.

Oftalmólogo Lista en donde se podrá seleccionar el nombre del oftalmólogo q se encuentra de turno en el Local.

Vendedor Lista en donde podrá seleccionar al vendedor que está realizando la venta en el local.

Almacén Lugar en donde se toma la Orden De Trabajo.

Laboratorio Bodega en donde se realizará la Orden De Trabajo. Pueden ser:  Bodega de Lunas – Quito,  Bodega California - Guayaquil Justificación espera Permite indicar si la orden de trabajo es de ejecución inmediata o en espera.

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Certificado En caso que el cliente requiera un certificado de su atención en Óptica los Andes.

Receta Externa Cuando el cliente adjunta su receta de un médico externo.

Fecha Orden Fecha y hora en la que fue creada la Orden de Trabajo.

Entrega al Cliente Fecha de entrega del trabajo solicitado.

OR Indica si es una Orden de trabajo (OT), Orden de rectificación (OR) u Orden de Servicio (OS).

No. Número de Orden de Trabajo o Rectificación que posee el documento creado.

Fac Número de la factura a la que se encuentra relacionada con la orden generada.

Estado Indica en qué estado se encuentra la orden. Estos estados pueden ser:    

Pendiente, Generada, Ingresada, Anulada.

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Artículos

Código En donde se puede ingresar los códigos de los artículos según la necesidad del usuario.    

O.D. : Ojo Derecho, O.I. : Ojo Izquierdo, Armazón; Estuche;

Para activar el buscador se debe digitar lo siguiente:  Tecla menos (-) seguido de tabulador (TAB),  Tecla menos (-) seguido de intro (Enter).

Cada uno de los casilleros es un filtro, sea por material, tipo, protección, color o marca.

Articulo Presentará el nombre o descripción del artículo del que se haya digitado el código.

Precio Nos presentará el valor a cancelar por artículo seleccionado, sin impuestos.

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IVA El porcentaje del impuesto al Valor Agregado, 12%.

Desc.

Se refiere al porcentaje de descuento sobre al valor de artículo. Con la debida autorización se puede digitar el porcentaje de descuento.

Base Imp. Valor a cancelar ya realizado el descuento. Se visualiza de manera automática.

Total El valor a cancelar por artículo, ya incluido impuestos. Se visualiza de manera automática.

Ola Plus Se refiere al seguro OLA PLUS. Por defecto ya se incluye el de 3 meses. Pudiendo ser modificado si el cliente lo desea a mayor tiempo, el mismo que representará un valor adicional.

MEDIDAS

Protección Se refiere a la protección que se le dará al lente. Puede ser:  AR: Antireflejo,  SFH: Super hidrofóbico,  Ninguno.

Armazón Se refiere al tipo de armazón q el cliente solicita para su artículo seleccionado.        

Metal Completo, Pasta Completo, Al aire pasta, Al aire metal Semi al aire pasta, Semi al aire metal, Ranurado pasta, Ranurado metal, - 19 -

 Pendiente.

Medidas Tanto para el ojo izquierdo como para el ojo derecho se pueden ingresar las medidas de:       

Esfera, Cilindro, Eje, Add, Altura, DNP, Curva base.

Medidas del armazón El usuario debe ingresar las medidas del armazón en el q se acoplarán las lunas de la orden de trabajo. Estas son:     

Horizontal, Vertical, Diámetro mayor, Puente, Espesor Uso – O.D, O.I.

Tono Se puede seleccionar el tono en q se tinturará las lunas a ser trabajadas, pudiendo ser de 1 al 3 las opciones.

Tinturado Se refiere a tipo de tinturado de las lunas. Estos pueden ser:  Grado sol,  Total.

Col. Tintu Presenta el listado de colores con los que las lunas pueden tinturarse. Los opciones son:    

Blanco, Negro, Azul, Ninguno.

Observaciones Casillero en donde el usuario puede digitar anotaciones, sugerencias, o indicaciones adicionales a la información ingresada.

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Descripción del armazón Casillero para el ingreso de los detalles del armazón como son: Marca, Modelo, etc.

RECUPERAR ORDENES DE TRABAJO / RECTIFICACIÓN Dar clic en botón

para presentar el buscador, como la imagen que se observa a continuación:

Y el proceso es similar a lo descrito en secciones anteriores.

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LENTES DE CONTACTO – ORDEN DE PEDIDO ACCESO Para acceder a la opción Lentes de contacto existen 2 formas, las cuales describimos a continuación: 1. A través de la barra de menú, seleccionando la opción Gestiones/ 2. En la barra de herramientas, tenemos el botón Lentes de Contacto.

Luego del ingreso a la opción Lentes de contacto, podremos visualizar la siguiente ventana:

Recuperar Orden de Lentes de Contacto Para recuperar una Orden de Lentes de Contacto solo se debe dar clic en buscador siguiente:

El buscador funciona como en secciones anteriores ya se lo había descrito.

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y se visualizará el

La siguiente imagen nos presenta una Orden de Pedido de Lentes de Contacto con la informaci贸n recuperada

La informaci贸n que se visualiza es similar a la de la Orden de Trabajo de una Factura, sobre las lunas q se soliciten.

Crear Orden de Lentes de Contacto La Orden de Lentes de Contacto, se crea al momento de realizar la facturar del art铆culo (Lentes de contacto) que se est谩 adquiriendo por parte del Cliente.

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Al dar doble clic en el n煤mero de Orden de pedido de Lentes de Contacto, se recupera la informaci贸n de la factura, en donde sebe digitar las medidas, propiedades y marca del lente o lentes solicitados.

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GARANTÍAS DE PRODUCTOS ACCESO Para acceder a la creación de Garantías, existen 2 formas mismas que describimos a continuación: 1. A través de la barra de menú, seleccionando la opción Gestiones/ 2. En la barra de herramientas, tenemos el botón.

Luego del ingreso a la opción Garantías, podremos visualizar la siguiente ventana:

RECUPERAR FACTURA Al dar clic en el botón requerida.

permite activar el buscador para recuperar la información de la factura

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DETALLES Al seleccionar la factura requerida, se recuperará la información solicitada.

CABECERA

Cliente / Cliente Factura Es la información referente a la factura que se recuperó, y la persona autorizada para la solicitud de garantía en cualquiera de los locales de OLA. - 26 -

Bodega destino Se refiere al destino del o los artículos que se solicitan garantías.

Vendedor La persona que realizó la venta de los artículos.

Referencia No. Fac Se visualizará el número de factura con la que se realizó la compra.

Fecha Vencimiento: Fecha de caducidad de la garantía del o los artículos.

Aprobado por Nombre del Funcionario que aprueba o rechaza la solicitud de garantía.

Tipo Referencia a uno o los dos ojos.

No. Orden Se visualizará el número de orden de trabajo.

Rectificaciones Indica el responsable sobre la rectificación a realizar. Nos presenta 3 opciones:    

Vendedor, Optómetra, Vendedor y Optómetra, Ola.

DETALLE ARTÍCULOS

Presenta la información sobre el artículos aplicar la garantía.

Los botones Insertar / Eliminar permite aumentar o quitar los artículos en el listado, y que en secciones anteriores ya de detalló su funcionamiento.

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DETALLE DE RECEPCIÓN DEL ARTÍCULO

En esta sección podremos seleccionar e indicar el estado de recepción del artículo a aplicar garantía, como también la descripción específica del motivo de la garantía.

RECUPERAR GARANTÍAS (DOCUMENTO) Como se ha venido detallando sobre el recuperar documentos en secciones anteriores, el proceso es muy similar, activando el buscador dando clic en y se presentará la siguiente ventana:

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INGRESO / ACTUALIZACIÓN DE CLIENTES ACCESO Para acceder a la creación de facturas existen 2 formas, las cuales describimos a continuación: 1. A través de la barra de menú, seleccionando la opción Gestiones/ 2. En la barra de herramientas, tenemos el botón Luego del ingreso a la opción, podremos visualizar la siguiente ventana:

DESCRIPCIÓN Hay que recalcar que todos los campos o casilleros que poseen un asterisco de color rojo son campos obligatorios a digitar.

DATOS CLIENTE

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Código Digitar el número de cédula, RUC, o código que identifica al usuario, o razón Social.

Tipo Documento Permite seleccionar el tipo de documento al que pertenece el código ingresado. Estas opciones son:           

Cédula de Identidad Ecuador, Cédula de Identidad Perú, Ruc Ecuador, Ruc Colombia, Ruc Perú, Pasaporte, DNI, NIT, Código, Consumidor Final, Ninguno.

Cliente Principal De acuerdo al código digitado en el casillero respectivo, se visualizará el nombre del Cliente Principal.

Profesión Se refiere al Título Académico Estado Civil Estado civil actual del cliente, las opciones son:     

Soltero (a), Casado (a), Divorciado (a), Viudo (a), Unión Libre.

Apellido / Nombre Apellidos y Nombres del cliente Nacimiento Fecha de nacimiento del cliente.

Género El género del cliente: Masculino o Femenino.

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