Libro bases de datos relaciones

2013 Dise帽a y administra bases de datos avanzadas

Francisco Javier Brachi L贸pez Centro de Bachillerato Tecnol贸gico Industrial y de Servicios No. 254 21/09/2013 Francisco Javier Brachi L贸pez

Índice Introducción ............................................................................................... 3 Tipos de relaciones de tabla ...................................................................... 4 Crear una relación de tabla .................................................................... 9 Crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones ............. 9 Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de campos ....... 11 Agregar un campo y crear una relación desde el panel Lista de campos ...... 12

Eliminar una relación de tabla............................................................... 13 Cambiar una relación de tabla .............................................................. 14 Establecer el tipo de combinación ..................................................... 16 Exigir integridad referencial .................................................................. 18 Activar o desactivar la integridad referencial ..................................... 18 Configurar las opciones en cascada ..................................................... 20 Activar o desactivar la actualización y/o la eliminación en cascada .. 21 Conclusiones: .......................................................................................... 22 Bibliografía ............................................................................................... 24

Diseña y administra bases de datos avanzadas

Introducción Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que están relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la información de varias tablas. Por ejemplo, el formulario que se muestra a continuación incluye información recopilada de varias tablas:

1.

La información de este formulario procede de la tabla Clientes...

2.

…la tabla Pedidos...

3.

...la tabla Productos...

4.

...y la tabla Detalles de pedidos.

El nombre de cliente del cuadro Facturar a se obtiene de la tabla Clientes, los valores de Id. de pedido y Fecha de pedido proceden de la tabla Pedidos, el nombre de producto viene de la tabla Productos, y los valores Precio por unidad y Cantidad proceden de la tabla Detalles del pedido. Estas tablas se vinculan entre sí de varias formas para recopilar información de cada una e incorporarla al formulario.

Siguiendo en el ejemplo anterior, los campos de las tablas deben coordinarse de modo que muestren información acerca del mismo pedido. Esta coordinación se lleva a cabo mediante las relaciones de tablas. Una relación de tabla hace coincidir los datos de los campos clave (a menudo un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, los empleados pueden asociarse a los pedidos de los que son responsables mediante la creación de una relación de tabla entre los campos Id. de empleado en las tablas Empleados y Pedidos.

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1.

Id. de empleado aparece en ambas tablas; como clave principal ...

2.

... y como clave externa.

Tipos de relaciones de tabla Existen tres tipos de relaciones de tabla.

Relación Uno a uno (1:1)

Relación Muchos a muchos (M:M)

Relación Muchos a uno (M:1)

•Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la relación y agréguela como un campo o campos adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría un nuevo campo: (el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y le denominaría Id. de cliente. Access utilizaría entonces el número de identificador del cliente de la tabla Pedidos para localizar el cliente correcto de cada producto.

•Para representar una relación de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a menudo denominada tabla de unión, que divide la relación de varios a varios en dos relaciones uno a varios.

Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera.

Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la relación. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relación varios a varios que se define mediante la creación de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.

•En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla sólo puede tener un registro coincidente en la segunda tabla y viceversa.

Este tipo de relación no es común porque, muy a menudo, la información relacionada de este modo se almacena en la misma tabla.

Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común.

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Relacionar Tablas

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¿Por qué crear relaciones de tabla?

Puede crear relaciones de tabla explícitamente mediante la ventana Relaciones, o arrastrando un campo desde el panel Lista de campos. Office Access 2007 usa relaciones de tabla para combinar tablas si hay que utilizarlas en un objeto de base de datos. Existen varias razones por las que se deben crear relaciones de tabla antes de crear otros objetos de base de datos, como formularios, consultas e informes.

Las relaciones de tabla informan de los diseños de consulta Para trabajar con registros de más de una tabla, a menudo se debe crear una consulta que combine las tablas. La consulta compara los valores del campo de clave principal de la primera tabla con el campo de clave externa de la segunda tabla. Por ejemplo, para devolver filas que enumeren todos los pedidos de cada cliente, deberá crear una consulta que combine la tabla Clientes con la tabla Pedidos de acuerdo con el campo Id. de cliente. En la ventana Relaciones, puede especificar manualmente los campos que desea combinar. Sin embargo, si ya tiene definida una relación entre las tablas, Office Access 2007 suministrará la combinación predeterminada, de acuerdo con la relación de tabla existente. Además, si usa uno de los asistentes para consultas, Access utilizará la información recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad.

•

Las relaciones de tabla informan de los diseños de formulario e informe

Al diseñar un formulario o informe, Office Access 2007 utiliza la información recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad.

• Las relaciones de tabla son la base con la que exigir integridad referencial y evitar los registros huérfanos en la base de datos. Un registro huérfano es el que hace referencia a otro registro que no existe por ejemplo, un registro de un pedido que hace referencia a un registro de un cliente que no existe.

Al diseñar una base de datos, se divide la información en tablas, cada una de las cuales tiene una clave principal. A continuación, se agregan claves externas a las tablas relacionadas que hacen referencia a dichas claves principales. Estos pares de clave principal y clave externa forman la base de las relaciones de tabla y de las consultas de varias tablas. Por lo tanto, resulta importante, que dichas referencias de clave principal y clave externa estén sincronizadas. La integridad referencial sirve para asegurarse de que las referencias permanecen sincronizadas y depende de las relaciones de tabla.

Descripción de la integridad referencial Francisco Javier Brachi López

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CBTIS No. 254 – Bachillerato Técnico Programador Al diseñar una base de datos, se divide la información en muchas tablas basadas en temas para minimizar la redundancia de los datos. A continuación, se proporciona a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo la información, colocando campos comunes en tablas relacionadas. Por ejemplo, para representar una relación de uno a varios se toma la clave principal de la tabla "uno" y se agrega como un campo adicional a la tabla "varios". Para recopilar de nuevo los datos, Access toma el valor de la tabla "varios" y busca el valor correspondiente en la tabla "uno". De este modo los valores de la tabla "varios" hacen referencia a los valores correspondientes de la tabla "uno".

Suponga que tiene una relación de uno a varios entre las tablas Transportistas y Pedidos y desea eliminar un transportista. Si el destinatario que desea quitar tiene pedidos en la tabla Pedidos, dichos pedidos quedarán "huérfanos" si elimina el registro Transportista.

Los pedidos todavía contendrán un Id.de transportista, pero el Id. ya no será válido, porque el registro al que hace referencia ya no existe.

El propósito de la integridad referencial es evitar los registros huérfanos y mantener las referencias sincronizadas para que esta situación hipotética no ocurra nunca.

La integridad referencial se aplica habilitándola para una relación de tabla (vea Exigir integridad referencial para obtener instrucciones paso a paso). Una vez habilitada, Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial de esa relación de tabla. Esto significa que Access rechaza las actualizaciones que cambian el destino de una referencia, así como las eliminaciones que quitan el destino de una referencia. Sin embargo, es posible que tenga la necesidad perfectamente válida de cambiar la clave principal de un transportista que tiene pedidos en la tabla Pedidos. Para tales casos, lo que realmente necesita es que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como parte de una única operación. De ese modo, Access se asegura de que la actualización es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal.

También es posible que tenga la necesidad válida de eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro Transportista y todos los pedidos relacionados de ese transportista. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Si aplica la integridad referencial y selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, elimina un registro en la parte de la clave principal de la relación, Access eliminará automáticamente todos los campos que hagan referencia a la clave principal.

Ver relaciones de tabla

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Relacionar Tablas

Diseña y administra bases de datos avanzadas Para ver las relaciones de tabla, haga clic en Relaciones en la ficha Herramientas de base de datos. Se abrirá la ventana Relaciones y se mostrarán las relaciones existentes. Si aún no se han definido relaciones de tabla y abre la ventana Relaciones por primera vez, Access le pedirá que agregue una tabla o consulta a la ventana.

Abra la ventana Relaciones.

1.

Haga clic en el botón de Microsoft clic en Abrir.

2.

Office y, a continuación, haga

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3.

En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

4.

Si la base de datos contiene relaciones, aparecerá la ventana Relaciones y se mostrarán las relaciones existentes. Si la base de datos no contiene relaciones y abre la ventana Relaciones por primera vez, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.

5.

En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones.

Se mostrarán todas las relaciones definidas en la base de datos. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

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1.

La clave principal

2.

Esta línea representa la relación

3.

La clave externa

Una relación de tabla se representa mediante una línea de relación trazada entre las tablas en la ventana Relaciones. Una relación que no exige integridad referencial aparece como una línea delgada entre los campos comunes que admiten la relación. Si selecciona la relación haciendo clic en su línea, la línea se hará más gruesa para indicar que está seleccionada. Si exige la integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa en los extremos. Además, aparece el número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo de la línea.

Cuando la ventana Relaciones está activa, puede seleccionar los siguientes comandos en la cinta de opciones, que forma parte de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent: En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas: • Modificar relaciones Abre el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Si selecciona una línea de relación, puede hacer clic en Modificar relaciones para cambiar la relación de tabla. También puede hacer doble clic en la línea de relación.

• Borrar diseño Oculta de la visualización todas las relaciones y tablas en la ventana Relaciones. Observe que este comando sólo oculta las relaciones y tablas, no las elimina.

• Informe Relaciones Crea un informe que muestra las relaciones y tablas de la base de datos. El informe sólo muestra todas las relaciones y tablas que no están ocultas en la ventana Relaciones.

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Relacionar Tablas

Diseña y administra bases de datos avanzadas En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones: • Mostrar tabla Abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla para que pueda seleccionar tablas y consultas para verlas en la ventana Relaciones.

•

Ocultar tabla

Oculta la tabla seleccionada en la ventana Relaciones.

• Mostrar relaciones directas Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la tabla seleccionada en la ventana Relaciones, si aún no se muestran.

• Mostrar todas las relaciones Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la base de datos en la ventana Relaciones. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

• Cerrar Cierra la ventana Relaciones. Si realiza algún cambio en el diseño de la ventana Relaciones, le pedirán que guarde los cambios.

Crear una relación de tabla Se puede crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones o arrastrando un campo en una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, dichos campos tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumérico, el campo de clave externa puede ser un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Número, tienen que tener el mismo valor para la propiedad Tamaño del campo.

Crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones 1.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3.

En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

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4.

Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver las tablas y las consultas, haga clic en Ambas.

5.

Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ventana Relaciones, haga clic en Cerrar.

6.

Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuación, arrástrelos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

7.

Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione un nuevo campo de la lista.

Para exigir la integridad referencial de esta relación, active la casilla de verificación Exigir integridad referencial 8.

Haga clic en Crear.

Se dibujará una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa en los extremos. Además, sólo si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial, aparecerá el número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) sobre la parte gruesa del otro extremo.

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Relacionar Tablas

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NOTAS • Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y de clave externa) tienen que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos campos tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno.

• Para crear una relación uno a varios El campo ubicado en el lado "uno" de la relación (normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor Sí (sin duplicados). El campo ubicado en el lado "varios" de la relación no debe tener un índice único. Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una relación uno a varios.

Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de campos En Office Access 2007, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la vista Hoja de datos arrastrándolo desde el panel Lista de campos. El panel Lista de campos muestra los campos disponibles de las tablas relacionadas y también los de otras tablas. Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación.

Abrir una tabla en la vista Hoja de datos

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CBTIS No. 254 – Bachillerato Técnico Programador 1.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3.

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla a la que desee agregar el campo, cree la relación y haga clic en Vista Hoja de datos en el menú contextual.

Abrir el panel Lista de campos • En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparecerá el panel Lista de campos.

En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access muestra los campos en alguna de estas dos categorías del panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categoría contiene todas las tablas que tienen una relación con la tabla con la que trabaja actualmente. La segunda categoría contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.

En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.

Agregar un campo y crear una relación desde el panel Lista de campos 1.

En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Agregar campos existentes.

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Relacionar Tablas

Diseña y administra bases de datos avanzadas Aparecerá el panel Lista de campos.

2.

Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla para mostrar la lista de los campos de esa tabla.

3.

Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja de datos.

4.

Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

Se iniciará el Asistente para búsquedas.

5.

Siga las instrucciones para completar el Asistente para búsquedas.

El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos.

Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación

Eliminar una relación de tabla Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ventana Relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que si se quita una relación, también se quita la integridad referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado, Access ya no evitará automáticamente la creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una relación.

1.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3.

En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

Aparecerá la ventana Relaciones.

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CBTIS No. 254 – Bachillerato Técnico Programador Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar.

4.

En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones.

Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación.

5.

Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

6.

Presione la tecla SUPRIMIR.

O bien, Haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Eliminar.

7.

Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma permanente la relación seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmación, haga clic en Sí.

NOTA Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla, quizás por otra persona u otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto (como puede ser un formulario), no se podrá eliminar la relación. Primero se deben cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relación.

Cambiar una relación de tabla Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ventana Relaciones y, a continuación, modifíquela. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea para seleccionarla. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella o haga clic en Modificar relaciones en el grupo Herramientas en la ficha Diseño. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

Realice sus cambios en el cuadro de diálogo Modificar relaciones 1.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3.

En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

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Relacionar Tablas

Diseña y administra bases de datos avanzadas

Aparecerá la ventana Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar.

4.

En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones.

Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones y se muestran las líneas de relación.

Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto en el cuadro de diálogo Propiedades) y las relaciones no se muestran a menos que se seleccione Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

5.

Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

6.

Haga doble clic en la línea de relación.

O bien, En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Modificar relaciones.

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

7.

Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En concreto, se pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la relación. Se puede definir asimismo el tipo de combinación o exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada.

Establecer el tipo de combinación

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CBTIS No. 254 – Bachillerato Técnico Programador Cuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan el diseño de las consultas. Por ejemplo, si se define una relación entre dos tablas y, a continuación, se crea una consulta que use dichas tablas, Access selecciona automáticamente los campos coincidentes predeterminados basándose en los campos especificados en la relación. Se pueden reemplazar los valores predeterminados iniciales en la consulta, pero los valores proporcionados por la relación suelen ser los correctos.

Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los datos de varias tablas hasta de las bases de datos más sencillas, la configuración de valores predeterminados mediante la creación de relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa.

Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo coincidir los valores de los campos comunes. Esta operación se denomina combinación.

Por ejemplo, supongamos que desea mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id. de cliente. El resultado de la consulta contiene información sobre los clientes y los pedidos sólo para las filas en las que se ha encontrado una coincidencia.

Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el tipo de combinación, que indica a Access qué registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por ejemplo, consideremos de nuevo una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que representan el Id. de cliente.

Mediante el tipo de combinación predeterminado (denominado combinación interna), la consulta devolverá únicamente las filas Cliente y las filas Pedido en las que los campos comunes (denominados campos combinados) sean iguales.

Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no han realizado ningún pedido. Para ello, deberá cambiar el tipo de combinación de una combinación interna a lo que se denomina una combinación externa izquierda. Este tipo de combinación devuelve todas las filas de la tabla situada en el lado izquierdo de la relación y sólo las filas que coinciden con las de la tabla a la derecha. Una combinación externa derecha devuelve todas las filas de la derecha y sólo las filas que coinciden con las de la izquierda.

NOTA En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las tablas en el cuadro de diálogo Modificar relaciones y no en la ventana Relaciones.

Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas de esta relación y, a continuación, configurar el tipo de combinación en consecuencia.

Establecer el tipo de combinación 1.

En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación.

Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

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Relacionar Tablas

Diseña y administra bases de datos avanzadas 2.

Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, el tipo de combinación y si se incluyen todas las filas o las filas coincidentes de cada tabla.

OPCIÓN 1. Incluir sólo las filas donde los campos combinados de ambas tablas sean iguales.

2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y sólo aquellos registros de 'Pedidos' donde los campos combinados sean iguales.

3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y sólo aquellos registros de 'Clientes' donde los campos combinados sean iguales.

COMBINACIÓN RELACIONAL

TABLA IZQUIERDA

TABLA DERECHA

Combinación interna

Filas coincidentes

Filas coincidentes

Combinación externa izquierda

Todas las filas

Filas coincidentes

Combinación externa derecha

Filas coincidentes

Todas las filas

Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta flecha apunta al lado de la relación en el que se muestran sólo las filas coincidentes.

Realizar cambios en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación 1.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3.

En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

Aparecerá la ventana Relaciones.

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CBTIS No. 254 – Bachillerato Técnico Programador Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar.

4.

En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones.

Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación.

Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

5.

Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

6.

Haga doble clic en la línea de relación.

O bien, En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Modificar relaciones.

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

7.

Haga clic en Tipo de combinación.

8.

En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, haga clic en una opción y, a continuación, haga clic en Aceptar.

9.

Realice cambios adicionales en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Exigir integridad referencial El uso de la integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros huérfanos y mantener sincronizadas las referencias de modo que no haya registros que hagan referencia a otros registros que ya no existen. Para exigir la integridad referencial, es preciso habilitarla para una relación de tabla. Una vez habilitada, Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relación de tabla. Access rechaza las actualizaciones que cambien el destino de una referencia, así como las eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Para que Access propague las actualizaciones y eliminaciones referenciales de modo que todas las filas relacionadas cambien en consecuencia, vea la sección Configurar las opciones en cascada.

Activar o desactivar la integridad referencial 1.

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Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

Relacionar Tablas

Diseña y administra bases de datos avanzadas 2.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3.

En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

Aparecerá la ventana Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar.

4.

En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones.

Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación 5.

Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

6.

Haga doble clic en la línea de relación.

O bien, En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Modificar relaciones.

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

7.

Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.

8.

Realice cambios adicionales en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Tras aplicar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas: • No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si ese valor no existe en el campo de clave principal de la tabla principal. En caso contrario, se crean registros huérfanos.

• No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado de la tabla Empleados si hay pedidos asignados a ese empleado en la

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CBTIS No. 254 – Bachillerato Técnico Programador tabla Pedidos. Sin embargo, se puede optar por eliminar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola operación activando la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados.

• No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea registros huérfanos. Por ejemplo, no se puede cambiar un número de pedido en la tabla Pedidos si hay artículos de línea asignados a ese pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin embargo, se puede optar por actualizar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola operación activando la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados.

NOTAS Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse las siguientes condiciones para poder aplicar la integridad referencial: • El campo común de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un índice único.

• Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepción: un campo Autonumérico puede estar relacionado con un campo de tipo Número cuya propiedad Tamaño del campo tenga el valor Largo entero.

• Ambas tablas deben existir en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la integridad referencial en las tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen tienen formato de Access, se puede abrir la base de datos en las que están almacenadas y habilitar la integridad referencial en esa base de datos.

Configurar las opciones en cascada Puede darse el caso de que haya una necesidad válida de cambiar el valor en el lado "uno" de una relación. En ese caso, es necesario que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como parte de una sola operación. De ese modo, la actualización es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este problema ya que incluye la opción Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal.

Puede que también se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro Compañía de transporte y todos los pedidos relacionados de esa compañía de transporte. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial y se activa la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados, Access elimina

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Diseña y administra bases de datos avanzadas automáticamente todos los registros que hacen referencia a la clave principal al eliminarse el registro que contiene la clave principal.

Activar o desactivar la actualización y/o la eliminación en cascada 1.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3.

En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

Aparecerá la ventana Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar.

4.

En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones.

Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación.

Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

5.

Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

6.

Haga doble clic en la línea de relación.

O bien, En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Modificar relaciones.

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

7.

Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.

8.

Active la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados o Eliminar en cascada los registros relacionados, o bien, active ambas.

Francisco Javier Brachi López

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9.

Realice cambios adicionales en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

NOTA Si la clave principal es un campo Autonumérico, la activación de la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados no tendrá ningún efecto porque no se puede cambiar el valor de un campo Autonumérico.

Conclusiones: Las relaciones, desde un punto de vista gráfico permiten ver como se determinan los vínculos, la cardinalidad y las dependencias entre las tablas. Conceptualmente una relación es un vínculo que se forma entre dos tablas. Este vínculo se da gracias a las claves, que no son más que un campo que posee ciertas características especiales.

Un campo que actúa de clave primaria (Primary key o simplemente PK) indica que cada registro se pueda identificar de otro, lo hace único e irrepetible. De este modo no puede existir dos registros con el mismo valor de PK. Un campo que actúa como clave foránea (Foraing Key, o FK) a diferencia del PK se vincula (allí es cuando se hace la relación) con un campo PK de otra tabla y hace que su valor dependa de este PK. Es decir, si por ejemplo tenemos un PK = 1, el valor que asumirá la FK de la segunda tabla será FK = PK = 1.

Decimos que se ha formado una relación, porque el valor de una se traslada o se asocia con la de otra.

Pueden existir 3 relaciones conceptuales: 1. Uno a Uno. Es decir 1 registro de tabla A se asocia con 1 registro de la tabla B. 2. Uno a Muchos. En este caso N registros de la tabla B se van a asociar a 1 registro de A. 3. Muchos a Muchos: N registros de A se vinculan a M registros de B.

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Diseña y administra bases de datos avanzadas En la práctica, gracias a las reglas normales, la relación (1:1) desaparece ya que se puede fusionar los campos de la tabla A y B en una única tabla y uno abría relación alguna.

También no existe la relación (M:M) que debe "romperse" añadiendo una tabla intermedia entre las tablas A y B para formar dos relaciones (1,M). El extremo "1" apuntará a A y B, mientras que el extremo "Muchos" va hacia la tabla intermedia.

Gracias a las relaciones es que podemos asociar los datos de una tabla con otras.

Permiten definir consultas y otras operaciones.

Francisco Javier Brachi López

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Bibliografía Ferro Sánchez, M. P. (1999). Microsoft® Access 2000. Madrid, España: Ediciones Anaya Multimedia.

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