MARIPROBI CIA LTDA MANEJO DE RIESGOS Y PROTECCIÓN DE BIENES
Sistema Informático de Gestión Administrativa Mariprobi Cía. Ltda.
Glosario Versión 1.0
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Versión 1.0
Documento: SIMAC – GLOSARIO GLOSARIO
Fecha: 30/06/2011
HISTORIAL DE REVISIONES HISTORIAL DE REVISIONES FECHA
VERSIÓN
17/05/2011
1.0
17/05/2011
1.0
30/06/2011
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DESRIPCIÓN Presentación Preliminar como propuesta de desarrollo Presentación de Avance de Proyecto – Glosario de Términos del Proyecto Presentación de Avance de Proyecto - Agrupación de todos los Entregables del proyecto
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RESPONSABLES Xavier Nievez Johnny Urdin Luis Campoverde Xavier Nievez Johnny Urdin Luis Campoverde Xavier Nievez Johnny Urdin Luis Campoverde
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ÍNDICE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 4 PROPÓSITO........................................................................................................................................................... 4 ALCANCE .............................................................................................................................................................. 4 REFERENCIAS ........................................................................................................................................................ 4 ORGANIZACIÓN DEL GLOSARIO ........................................................................................................................ 4 2. DEFINICIONES ........................................................................................................................ 4 ALMACÉN ............................................................................................................................................................. 4 ATENDER PEDIDO ................................................................................................................................................ 4 CANCELAR PEDIDO ATENDIDO ........................................................................................................................... 5 CANCELAR PEDIDO EN ELABORACIÓN............................................................................................................... 5 CANCELAR PEDIDO LISTO PARA ENVÍO ............................................................................................................. 5 CATÁLOGO DE PRODUCTOS ............................................................................................................................... 5 CLIENTE EXTERNO ................................................................................................................................................ 5 COBRO A CLIENTES .............................................................................................................................................. 5 COMPRAR A PROVEEDOR ................................................................................................................................... 6 CONSULTAR CATÁLOGO ..................................................................................................................................... 6 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y FACTURACIÓN .................................................................................... 6 DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA ......................................................................................................................... 6 DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS ..................................................................................................... 6 ELABORAR PEDIDO .............................................................................................................................................. 6 FACTURAR ENTREGA DE UN PEDIDO.................................................................................................................. 7 GESTIÓN DE CLIENTES ......................................................................................................................................... 7 GESTIÓN DE PERSONAL....................................................................................................................................... 7 FACTURA DE VENTA ............................................................................................................................................ 7 JEFE DE ALMACÉN ................................................................................................................................................ 7 JEFE DE VENTAS.................................................................................................................................................... 7 GESTIÓN DE PRODUCTO ..................................................................................................................................... 8 PROVEEDOR ......................................................................................................................................................... 8 REABASTECER ALMACÉN ..................................................................................................................................... 8 REGISTRARSE EN EL SISTEMA .............................................................................................................................. 8 REPOSICIÓN DE STOCK........................................................................................................................................ 8
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GLOSARIO 1. INTRODUCCIÓN Este documento recoge todos y cada uno de los términos manejados a lo largo de todo el proyecto de desarrollo del Sistema Informático de Gestión Administrativa MARIPROBI Cía. Ltda. Se trata de un diccionario informal de datos y definiciones de la nomenclatura que se maneja, de tal modo que se crea un estándar para todo el proyecto.
PROPÓSITO El propósito de este glosario es definir con exactitud y sin ambigüedad la terminología manejada en el proyecto de desarrollo de un sistema de gestión administrativa. También sirve como guía de consulta para la clarificación de los puntos conflictivos o poco esclarecedores del proyecto.
ALCANCE El alcance del presente documento se extiende a todos los subsistemas definidos para la empresa MARIPROBI Cía. Ltda. De tal modo que la terminología empleada en cada uno de los diferentes departamentos de la empresa, se refleja con claridad en este documento.
REFERENCIAS El presente glosario hace referencia a los siguientes documentos: - Documento Plan de Desarrollo Software del Proyecto SIMAC - Documento Visión del Proyecto SIMAC - Documentos de Especificación de Casos de Uso del Proyecto SIMAC - Documentos de Especificación de Casos de Pruebas del Proyecto SIMAC
ORGANIZACIÓN DEL GLOSARIO El presente documento está organizado por definiciones de términos ordenados de forma ascendente según la ordenación alfabética tradicional del Español.
2. DEFINICIONES A continuación se presentan todos los términos manejados a lo largo de todo el proyecto de desarrollo del Sistema Informático de Gestión Administrativa MARIORIBI Cía. Ltda.
ALMACÉN Un almacén es una de las naves pertenecientes a la empresa Deportes LSI 03 en la que se mantiene el stock de productos que se servirá a los clientes según pedido. Existe un almacén por cada región definida, que es el encargado de servir los pedidos de aquellos clientes cuya dirección de envío sea la perteneciente a dicha región. La empresa también dispone de un almacén central desde el cual se reabastece el stock de los distintos almacenes regionales.
ATENDER PEDIDO El técnico del almacén de una determinada región selecciona un pedido y asigna línea por línea una reserva de stock del producto para dicho pedido. MARIPROBI CIA. LTDA. - Manejo de Riesgos y Protección de Bienes
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CANCELAR PEDIDO ATENDIDO Un pedido que ya ha sido atendido por un técnico de almacén puede ser cancelado por el técnico de almacén mientras el pedido esté en el almacén y no esté en envío, simplemente eliminándolo de la base de datos y liberando el stock que tiene asignado. El cliente puede cancelar un pedido que está siendo enviado, pero con un cargo añadido por costes de transporte.
CANCELAR PEDIDO EN ELABORACIÓN Un pedido que se encuentra en estado de elaboración puede ser cancelado o bien a través de un representante de ventas o bien a través de una operadora. El primero de ellos podrá eliminar pedidos en elaboración de aquellos clientes a quienes represente, mientras que la segunda puede cancelar pedidos en elaboración de cualquier cliente. El propio cliente puede eliminar directamente sus pedidos en elaboración si accede al sistema como cliente online y directamente a través de la página web de elaborar pedidos online.
CANCELAR PEDIDO LISTO PARA ENVÍO Un pedido en estado de listo para envío sólo puede ser cancelado por el técnico de almacén que pertenezca al almacén regional que sirve a dicho pedido. El pedido podrá ser eliminado de la lista de pedidos listos para envío mediante la interfaz del mencionado usuario, actualizándose la lista de pedidos listos para envío.
CATÁLOGO DE PRODUCTOS El catálogo de productos es la colección de artículos deportivos con los que trabaja la empresa Deportes Lsi 03. Se trata de un compendio de toda clase de artículos, como por ejemplo, zapatillas de deportes, camisetas, balones, raquetas, pelotas, pantalones de deportes, chándales, bicicletas, etc. El catálogo de productos comprende el nombre del artículo, una referencia del mismo dentro de la catalogación de la empresa, una descripción del producto, una fotografía del mismo y el precio de venta.
CLIENTE EXTERNO El cliente externo es el cliente propiamente dicho, es decir, en la visión que ofrece Rational Rose del modelo de casos de uso del negocio, el cliente externo representa uno de tantos agentes externos con los que interactúa la empresa Deportes LSI 03. Por tanto, el cliente externo es el comprador de los artículos, que puede ser cualquier tienda de deportes, grandes almacenes e incluso particulares.
COBRO A CLIENTES El pago de los pedidos que realizan los clientes se realiza de diversas maneras según el tipo de cliente. En primer lugar, una vez que se ha entregado la mercancía en la dirección de envío que ha especificado el cliente para la entrega de un pedido, se realiza la formalización de un recibo que posteriormente se introducirá en el sistema informático. En segundo lugar, una vez que el recibo ha llegado al departamento de cobro y facturación, se determina el tipo de pago que ha de realizar el cliente según la forma de pago que haya solicitado (a 30 días, a 60 días, etc.). Por último, se remite la factura al cliente una vez realizado el cobro del pedido. MARIPROBI CIA. LTDA. - Manejo de Riesgos y Protección de Bienes
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COMPRAR A PROVEEDOR La compra a proveedores se realiza a través del departamento de logística, encargado de reabastecer tanto el almacén central como los distintos almacenes regionales de la empresa. El ingeniero de logística contacta con los distintos proveedores cuando se detecta déficit en algún artículo o cuando se prevé un volumen de ventas elevado. Se selecciona al proveedor que marque el precio más competitivo de acuerdo con la política de compras que marca la empresa.
CONSULTAR CATÁLOGO La consulta del catálogo se realiza mediante las interfaces que ofrece el sistema. Tanto los representantes de ventas como las operadoras pueden en todo momento consultar el catálogo para informar a sus clientes de las descripciones de los productos y precios, y para consultar las referencias de los artículos. Los empleados del departamento de marketing también consultan el catálogo para buscar posibles actualizaciones. También se puede consultar el catálogo de productos a través de Internet vía la web de la empresa, como cliente online.
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y FACTURACIÓN El departamento de contabilidad y facturación es el encargado del cobro de pedidos entregados a los clientes, de facturar a los clientes, de la asignación de remuneraciones de los distintos empleados y de todas las características propias de la contabilidad empresarial.
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA Departamento encargado de la gestión eficiente de la distribución de productos y stock del almacén central de la empresa a los distintos almacenes regionales. También tiene la funcionalidad de compra de productos a proveedores para reabastecer el stock del almacén central y de la gestión eficiente de las distintas regiones definidas para todos los países en los que Deportes LSI 03 ofrece sus productos.
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Este departamento cumple con las siguientes funciones: la distribución de la plantilla de la empresa, determinar el puesto de trabajo del personal, determinar los contratos que se fijan con cada empleado, controlar las estadísticas de rendimiento y realizar entrevistas de trabajo. También cumple la función de despido y contratación de los trabajadores.
ELABORAR PEDIDO El representante de ventas o la operadora reciben la petición de un cliente para elaborar pedido. El listado de pedidos en elaboración de dicho cliente aparece en la pantalla y el representante de ventas o la operadora pueden modificar un pedido ya existente, borrarlo, o bien crear uno nuevo. El representante de ventas o la operadora pueden añadir o modificar líneas de un pedido en elaboración ya existente o añadir nuevas líneas a un pedido nuevo. Una vez hayan concluido pueden pasar el pedido al almacén regional correspondiente a la dirección de envío o bien guardarlo como pedido en elaboración para posteriores modificaciones. MARIPROBI CIA. LTDA. - Manejo de Riesgos y Protección de Bienes
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FACTURAR ENTREGA DE UN PEDIDO Una vez que un pedido ha sido entregado en la dirección de envío que había especificado el cliente, éste firma un recibo de entrega que será introducido en el sistema por el encargado de transportes. Una vez hecho esto, el pedido figura como pendiente de cobro. El empleado del departamento de contabilidad y facturación consulta los pedidos que quedar por facturar y genera las facturas de los mismos, teniendo en cuenta la forma de pago especificada por pedido y cliente.
GESTIÓN DE CLIENTES Gestión de clientes es un caso de uso definido dentro del subsistema de gestión de ventas, y cuya funcionalidad está definida por los representantes de ventas, operadoras y clientes online. La gestión de clientes trata todos aquellos aspectos que conciernen al tratamiento de datos de clientes, ya sea alta de nuevos clientes, baja de clientes que ya figurasen en el sistema, ya sea de la modificación de los datos de los clientes que figuraban como dados de alta. Este caso de uso se puede invocar a través de la interfaz de usuarios de ventas.
GESTIÓN DE PERSONAL Gestión de personal es un caso de uso que invoca el jefe del departamento de recursos humanos y cuya funcionalidad define el reparto y asignación de la plantilla y puestos de trabajo de los distintos empleados de la empresa Deportes LSI 03. La redistribución y asignación de tareas, etc, es la funcionalidad de este caso de uso.
FACTURA DE VENTA La gestión de ventas es un subsistema definido como parte del sistema principal que comprende toda la empresa de Deportes LSI 03 y que trata todos aquellos aspectos del sistema que se refieren al tratamiento de ventas realizadas a los clientes, ya sea a través de un representante de ventas o de una operadora. Este subsistema también ofrece funcionalidad al cliente online, que puede generar y gestionar órdenes de pedido igual que los representantes de ventas o las operadoras aunque restringido por supuesto a sus datos personales. La funcionalidad que recoge este subsistema engloba todo lo que concierne a la elaboración de nuevas órdenes de pedido, modificación de órdenes ya existentes, cancelación de las mismas o envío al almacén para que sean servidas.
JEFE DE ALMACÉN El empleado jefe de almacén de la empresa Deportes LSI 03 participa en el sistema dentro del subsistema de gestión de almacén, y que hace uso de las funcionalidades definidas en los casos de uso de reposición de stock, gestión de incidencias de almacén y consultas de pedidos.
JEFE DE VENTAS El empleado jefe de ventas de la empresa Deportes LSI 03 participa en el sistema dentro del subsistema de gestión de ventas, y que hace uso de las funcionalidades definidas en los casos de uso de control de estadísticas, otorgar incentivos y gestión de clientes.
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GESTIÓN DE PRODUCTO Los productos con los que trabaja Deportes LSI 03 son artículos deportivos, es decir, todos aquellos artículos que tengan que ver con deportes, por ejemplo, balones, raquetas, ropa deportiva, pelotas, redes, y cualquier tipo de producto relacionado con el deporte como tiendas de campaña, sacos de dormir, bicicletas y otros.
PROVEEDOR Un proveedor de Deportes LSI 03 es todo aquel proveedor que ofrezca productos deportivos. Ejemplos de proveedores de esta empresa son Nike, Adidas, Dunlop, Reebok, Boomerang, etc.
REABASTECER ALMACÉN Reabastecer almacén es un caso de uso del subsistema del departamento de logística y que consiste en que el ingeniero de logística solicita a un proveedor o a un almacén, ya sea el central u otro regional, que sirva artículos a uno o varios almacenes para reponer el stock necesario para atender órdenes de pedido.
REGISTRARSE EN EL SISTEMA Cada vez que un usuario accede al sistema debe registrarse en el mismo haciendo uso de un nombre de usuario y una contraseña asociada al mismo. Estos datos figuran en la base de datos, y el sistema comprueba que son correctos y ofrece la funcionalidad determinada según el tipo de usuario que se haya registrado. Por ejemplo, si el técnico de almacén se registra en el sistema sólo podrá acceder a la funcionalidad de técnico de almacén y sólo podrá trabajar con los pedidos pertenecientes a la región asignada al almacén en que trabaja.
REPOSICIÓN DE STOCK Reabastecer almacén es un caso de uso del subsistema de gestión de almacén que consiste en solicitar a un almacén, ya sea el central u otro regional, que sirva artículos a otro almacén para reponer el stock necesario para atender órdenes de pedido.
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