UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA FACULTAD DE INGENIERÍA CIVIL ESCUELADE INFORMÁTICA INGENIERÍA DE SISTEMAS Módulo: ANÁLISIS ORIENTADO A OBJETOS Tema: SISTEMA INFORMATICO MARIPROBI CIA. LTDA. SIMAC Quimestre: CUARTO “B” Integrantes: XAVIER NIEVEZ BIOLETA PESANTEZ LETHY MENDEZ FANNY RAMÓN Profesora: ING.ROSEMARY SAMANIEGO 2010
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INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
Sistema Informático de Gestión Administrativa MARIPROBI CIA. LTDA.
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Documento: SIMAC – I.P. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
Fecha: 19/10/2010
-HISTORIAL DE REVISIONES HISTORIAL DE REVISIONES FECHA
VERSIÓN
04/10/2010
1.0
12/10/2010
1.0
DESRIPCIÓN
RESPONSABLES
Presentación del Informe de Xavier Nievez Investigación Preliminar Letthy Méndez Fanny Ramón Bioleta Pesantez Presentación de Avance de Xavier Nievez Proyecto Letthy Méndez Fanny Ramón Bioleta Pesantez
-CONTROL DE CAMBIOS CONTROL DE CAMBIOS FECHA
VERSIÓN
08/10/2010
1.0
08/10/2010
1.0
08/10/2010
1.0
15/10/2010
1.0
15/10/2010
1.0
15/10/2010
1.0
DESRIPCIÓN Selección del Área de Empresa en el organigrama, en donde se desarrollara el proyecto. Mejoramiento en el detalle del literal de Análisis de las Áreas de Empresa. Cambio en la matriz de Definición de Problemas, de forma vertical a horizontal. Cambio en el orden de anexos: -Solicitud de practicas al inicio del documento -Solicitud de servicios de Sistemas llena en el literal 2.0 y no en anexos. Eliminación de contenido del literal 4.2 que detalla el organigrama de funciones del grupo de proyecto. Aumento de problemas de la empresa en la matriz de problemas/oportunidades del literal 6.0.
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RESPONSABLES Xavier Nievez
Fanny Ramón Bioleta Pesantez Xavier Nievez Letthy Méndez Xavier Nievez Letthy Méndez Fanny Ramón Bioleta Pesantez
Xavier Nievez Letthy Méndez Fanny Ramón Bioleta Pesantez Xavier Nievez Letthy Méndez
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ÍNDICE
Contenido 1. Introducción...................................................................................... 5 2. Solicitud de Servicio de Sistemas ...................................................... 6 3. Cometido de la Empresa ................................................................... 7 3.1 Localización .................................................................................. 7 3.2 Antecedentes ............................................................................... 8 3.3 Misión........................................................................................... 8 3.4 Visión ............................................................................................ 8 3.5 Objetivos ...................................................................................... 8 4. Arquitectura de la Información ......................................................... 9 4.1 Organigrama de la Empresa ......................................................... 9 5. Análisis del Área Seleccionada ........................................................ 10 6. Identificación Y Priorización De Problemas Y Oportunidades ......... 11 Anexos ................................................................................................ 12
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DESARROLLO 1. INTRODUCCIÓN La investigación preliminar es el paso inicial en el proceso de desarrollo de un nuevo proyecto de Sistemas de Información, ya que aquí es donde empezaremos a conocer todas las funciones de la empresa, así como sus datos principales y sus funciones y servicios que presta a la sociedad. Además nos permitirá relacionarnos con la empresa para ir entrando en el proceso de análisis de las áreas de la empresa. VER ANEXO 1: GUIÓN DE ENTREVISTA SOLICITUD DE PRÁCTICAS HACIA LA EMPRESA: La Solicitud de Prácticas fue presentada hacia el representante de MARIPROBI CIA. LTDA. Sucursal Machala, en donde solicitamos de la manera más comedida la realización del Estudio de Análisis para el desarrollo de un nuevo Sistema de Información. El Formato utilizado en la solicitud es el siguiente:
VER ANEXO 2: FORMATO DE SOLICITUD DE PRÁCTICAS
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2. SOLICITUD DE SERVICIO DE SISTEMAS La Solicitud de Servicios de Sistemas es el documento en donde se especifican los principales problemas existentes en la empresa, con explicaciones generales y las razones de dicha solicitud. Esta solicitud es remitida por la empresa hacia el grupo de proyecto y es este quien aprueba o desaprueba dicha solicitud dependiendo del tipo de problema que tenga la empresa, en caso de ser aprobada, se deben especificar las fechas de inicio y fin que tendrá la realización del proyecto de sistemas. El formato utilizado para la Solicitud de Servicios de Sistemas es el siguiente:
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3. COMETIDO DE LA EMPRESA
MARIPROBI CIA. LTDA. MANEJO DE RIESGOS Y PROTECCIÓN DE BIENES (SUCURSAL MACHALA)
VER ANEXO 3: CARTA DE PRESENTACIÓN - MARIPROBI CIA. LTDA.
3.1 LOCALIZACIÓN
DIRECCION: TELÉFONOS: ACTIVIDAD:
Machala:Av. Arízaga y 7ma. Oeste, esquina. 2968046 – 096480419 - 087466597 Seguridad Física y Vigilancia Privada, Monitoreo de Alarmas y Seguridad Electrónica.
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3.2 ANTECEDENTES La empresa MARIPROBI CIA LTDA (Manejo de Riesgos y Protección de Bienes), brinda sus servicios desde su creación, en el año 2006, en la ciudad de Quito, en donde empieza a brindar sus servicios de seguridad física y electrónica ala sociedad quiteña, luego de desempeñar correctamente sus funciones como empresa de seguridad privada, fue reconocida a nivel nacional como una de las empresas de seguridad con mayor competencia en el mercado, ya que debido al avance tecnológico que cada día va progresando, esta empresa fue ampliando la gama de servicios para la sociedad. Esta empresa tuvo éxito en ofrecer sus servicios de calidad y gracias a ello se crearon varias sucursales a nivel nacional en las ciudades de: Quito, Sangolqui, Santo Domingo, Milagro y Machala. En donde los servicios fueron mejorando para así brindar a la sociedad ecuatoriana un servicio de seguridad física y electrónica de calidad. Hasta la actualidad la empresa cuenta con alrededor de más de 10000 clientes a nivel nacional y ofrece sus servicios innovando cada día el mercado tecnológico, cumpliendo así con sus metas y objetivos propuestos por esta empresa, enmarcados a continuación:
3.3 MISIÓN Brindar un servicio de calidad, aprovechando al máximo el recurso humano calificado, creativo, inteligente y capacitado en los procesos operativos administrativos y de gestión, para hacer del Servicio de Seguridad Privada un instrumento tecnológicamente avanzado, e indispensable en el control de bienes y servicio de nuestros clientes, alcanzando una seguridad integral Física y Electrónica.
3.4 VISIÓN Convertirnos en la Compañía de Seguridad Privada Líder a nivel Nacional e Internacional, reconocida por nuestro trabajo comprobado.
3.5 OBJETIVOS MARIPROBI cumple con todos y cada una de las responsabilidades laborales, sociales, y económicas con sus empleados, dando un estricto cumplimiento a las leyes, es por esto que el personal se encuentra siempre motivado, listo y atento a cualquier disposición de los clientes de manera inmediata, ofreciendo así un servicio de calidad, para la comunidad ecuatoriana, garantizando todos nuestros servicios que nuestra empresa presta a la sociedad y el cumplimiento de todas las normas de calidad de los productos que se ofrecen, dando así una protección eficiente y óptima para el normal desempeño diario de nuestros clientes.
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4. ARQUITECTURA DE LA INFORMACIÓN 4.1 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA Jefe de Operaciones
Departamento Administrativo
Departamento Técnico
Facturación
Guardias
Recursos Humanos
Motorizados
Bodega
Centralistas
Coordinación
Instalaciones
Técnicos
Mantenimiento
Técnicos
AREA SELECCIONADA DE LA EMPRESA
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5. ANÁLISIS DEL ÁREA SELECCIONADA DEPARTAMENTO: FUNCIÓN:
ADMINISTRATIVO ENCARGADO DE REALIZAR LAS TAREAS ADMINISTRATIVAS COMO: FACTURACION, REGISTRO DE PERSONAL, REGISTRO DE MERCADERIA, BODEGA.
Este departamento es el encargado de administrar todas las tareas cotidianas de oficina con que cuenta la empresa, como son facturaciones, registros tanto de personal como de empleados, registro de mercaderías, en donde se maneja un gran flujo de información muy importante para la empresa, además también se encargan del manejo del personal que labora en la empresa. En la actualidad, el departamento de administración de la empresa MARIPROBI CIA LTDA no cuenta con un sistema Informático que puedan agilitar el manejo de la información que la empresa posee, en la actualidad los procesos se los realiza de forma manual ya que al no poseer un sistema que pueda agilitar los procesos la empresa pierde mucho tiempo realizando tareas que pueden ser totalmente automatizadas para así evitar perdidas de tiempo innecesarias. Además conociendo la importancia fundamental que tienen los datos para una empresa es necesario que estos sean manejados y tratados de una forma segura, eficiente y eficaz para que así la empresa ofrezca un óptimo servicio tanto al personal de la empresa como a sus clientes y usuarios. Evitando así perdidas de tiempos innecesarios y agilitando así los procesos cotidianos administrativos que la empresa realiza cada día. Es por esta razón que, desarrollando un Sistema Informático que permita el manejo adecuado de la información de la empresa, agilitará los procesos y evitará perdidas de tiempo innecesarias, que afectan a la empresa. El sistema Informático propuesto pretende la automatización y agilización del manejo de los datos ya que la empresa al tener gran demanda de registro de clientes y personal se necesita de un sistema que agilite y facilite el rápido proceso y la fácil manipulación de los datos que se recepten, para ofrecer un mejor servicio a la colectividad.
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6. IDENTIFICACIÓN Y PRIORIZACIÓN DE PROBLEMAS Y OPORTUNIDADES PROBLEMA/OPORTUNIDAD
DEPARTAMENTO
URGENCIA
VISIBILIDAD
PRIORODAD
SOLUCION
Respaldo de deficiente
datos
Administrativo
Arreglo Inmediato
Alta
1
Nuevo Desarrollo de Base de Datos
Excesiva pérdida de tiempo en elmanejo de la información
Administrativo
Arreglo Inmediato
Alta
1
Deficiente compartimiento de información entre ordenadores Los Productos no se registran en su totalidad
Administrativo Operativo
Arreglar En 5 meses
Media
2
Administrativo
Arreglar en 6 meses
Media
3
Desarrollo de un Sistema que agilite los procesos Implementación de un Sistema de Red de Ordenadores Implementar un registro a través de código de barras
DEFINICIÓN DEL PROBLEMA PROBLEMA Respaldo de Datos deficiente Excesiva Perdida de Tiempo en el manejo de la información Deficiente Compartimiento de Información entre ordenadores Los Productos no se registran en su totalidad
CAUSA Manejo de Datos de Forma Manual y en Papel Control de Procesos de forma manual
Falta de red de ordenadores en la empresa Pérdida de la garantía de los productos en caso de haberse dañado
EFECTO Afecta a la información de los registros del personal de la empresa. Presta un servicio ineficiente que afecta en los servicios que afecta la empresa Los ordenadores no pueden compartir información en la empresa
SOLUCIÓN EXITOSA Hacer un diseño del sistema de Base de Datos
Al perderse la garantía del producto no se puede hacer ningún reclamo al proveedor por lo tanto la empresa pierde el valor del producto
Desarrollar un Sistema de Registro a través de Código de Barras que permita el registro de todos los productos que entran a la empresa.
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Implementar un sistema que permita agilizar los procesos manuales que actualmente tiene la empresa. Diseñar e implementar un sistema de Redes de ordenadores.
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ANEXOS ANEXO 1: GUIÓN DE ENTREVISTA ANEXO 2: FORMATO DE SOLICITUD DE PRÁCTICAS ANEXO 3: CARTA DE PRESENTACIÓN - MARIPROBI CIA. LTDA.
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