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Versión 1.0
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD Universidad Técnica de Machala
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-HISTORIAL DE REVISIONES HISTORIAL DE REVISIONES FECHA
VERSIÓN
DESRIPCIÓN
RESPONSABLE
-CONTROL DE CAMBIOS CONTROL DE CAMBIOS FECHA
VERSIÓN
DESRIPCIÓN
RESPONSABLE
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ÍNDICE
Contenido 1. Introducción...................................................................................... 4 1.1 Propósito ...................................................................................... 4 1.2 Visión General .............................................................................. 4 2. Descripción General .......................................................................... 4 3. Estudio de Factibilidad ...................................................................... 4 3.1 Factibilidad Operativa .................................................................. 4 3.2 Factibilidad Técnica ...................................................................... 5 3.3 Factibilidad Económica ................................................................. 6 3.3.1 Análisis Costo - Beneficio ...................................................... 13 3.4 Factibilidad Legal ........................................................................ 18 4. Conclusiones y Recomendaciones .................................................. 19 Anexos ................................................................................................ 20
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DESARROLLO 1. INTRODUCCIÓN 1.1 PROPÓSITO El propósito principal del estudio de factibilidad, es, analizar y estudiar a fondo el proyecto a realizarse y ver si es posible de realizar de acuerdo a la factibilidad económica, operativa, técnica y económica, para así ver si el proyecto es posible de desarrollarlo y si traerá o no beneficios para la empresa.
1.2 VISIÓN GENERAL La visión general del estudio de factibilidad es de sacar conclusiones para verificar si el proyecto es posible de desarrollar en términos de costos, y también de verificar si en un período establecido el sistema generará beneficios para la empresa.
2. DESCRIPCIÓN GENERAL Un buen estudio de factibilidad, nos dará buenos resultados acerca de la inversión de nuestro proyecto, es por eso, que se debe analizar profundamente esta parte del desarrollo del proyecto, ya que debemos tomar cuatro puntos muy importantes que son las factibilidades económica, operativa, técnica y legal, en donde nos permitirá establecer todos los reglamentos de nuestro proyecto para así determinar si nuestro proyecto será de gran beneficio para la empresa.
3. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD El estudio de factibilidad ha sido dividido de acuerdo a los siguientes aspectos:
3.1 FACTIBILIDAD OPERATIVA El desarrollo del proyecto SIMAC (Sistema Informático de Gestión Administrativa MARIPROBI CIA. LTDA.), será de mucho beneficio para la empresa, ya que automatizará procesos del área administrativa de la institución. El Jefe de Operaciones de la empresa ha manifestado que actualmente no cuentan con un Sistema propio y eficiente que agilite los procesos que se realizan de manera cotidiana, por lo que se hace casi indispensable el desarrollo de un Sistema Multiusuario que permita cumplir con todas las expectativas de la empresa. Para que el Sistema ha desarrollar e implementar tenga un buen funcionamiento dentro de la empresa, es fundamental la capacitación de todo el personal que labora en la empresa para que así mantenga conocimientos acerca de las funciones que nos permitirá realizar. La persona que manejará el sistema será la Secretaria, la cual estará encargada del procesamiento de la información, como es la facturación y los registros tanto de personal y productos. El Jefe de Operaciones consulta, supervisa y controla el funcionamiento de la empresa a través de los diferentes reportes que se emiten a través de la secretaria. Universidad Técnica de Machala
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3.2 FACTIBILIDAD TÉCNICA La factibilidad técnica es el proceso de análisis de los equipos informáticos que se disponen hasta el momento en la empresa. El área administrativa de la empresa MARIPROBI, en la actualidad cuenta con 2 computadoras distribuidas de la siguiente manera: EQUIPOS INFORMÁTICOS (AREA ADMINISTRATIVA) CANTIDAD
DESCRIPCIÓN
CARACTERÍSTICAS Sistema Operativo: Procesador: Disco Duro: Memoria RAM: Case: Teclado: Mouse: Unidad de Lectura: Monitor:
Windows XP Professional INTEL Inside Pentium IV 320 Gigas SATA 1 Giga ATX APOLLO 908 teclado GENIUS PCI mouse con scroll GENIUS PCI DVD-RW LG - SATA LCD LG 19’’ W1942S
Sistema Operativo: Procesador: Disco Duro: Memoria RAM: Case: Teclado: Mouse: Unidad de Lectura: Monitor:
Apple MAC INTEL Inside Pentium IV 250 Gigas SATA 3 Gigas ATX APOLLO 908 APPLE MAC PCI APPLE MAC con scroll DVD-RW APPLE LCD APPLE 25’’ pulgadas
Marca: Versión: Tipo: Funciones:
HP C4480 Inyección a tinta Impresora, Escáner, Copiadora
Marca: Versión: Tipo: Funciones:
FORZA 4452,3 Regulador Regulador de Energía Varios enchufes.
¿ES SUFICIENTE EL HARDWARE ACTUAL DE LA EMPRESA? No, por que el equipo informático actual sufre de desperfectos y se dañan periódicamente, por lo que el riesgo de la perdida de información es cada vez mas grave, además, se necesitarían adquirir computadores nuevos para que así se puedan realizar los procesos desde varias secciones del Área Administrativa. ¿SERÁ CAPAZ DE LA IMPRESORA ACTUAL DE SOPORTAR EL PROCESO DE FACTURACIÓN REQUERIDOS EN EL NUEVO SISTEMA? Si, por que sus características técnicas y funcionales son suficientes para soportar el gran flujo de impresiones de facturas que se implementará en el sistema. Universidad Técnica de Machala
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¿EL EQUIPO INFORMÁTICO ACTUAL SERA CAPAZ DE SOPORTAR LA TECNOLOGÍA DE CODIGO DE BARRAS PARA EL REGISTRO DE PRODUCTOS? Si, sus características y requerimientos también son suficientes para soportar el registro de productos a través de código de barras, pero debido a los fallos que sufren periódicamente las computadoras actuales, es recomendable adquirir nuevos equipos para evitar contratiempos. ¿ES PRÁCTICA LA TECNOLOGÍA O SOLUCIÓN PROPUESTA? Si, por que al adquirir nuevos computadores se podrían garantizar el buen funcionamiento del sistema. Ya que así se podrá realizar el proceso de facturación de forma más rápida, el registro de productos seria en su totalidad y los procesos serian muchos más rápidos. ¿LA TECNOLOGIA PROPUESTA SE ENCUENTRA DISPONIBLE EN EL MERCADO ACTUAL? Si, ya que existen muchos almacenes en donde se pueden adquirir un sinnúmero de equipos informáticos y la tecnología propuesta si se encuentra disponible en muchos establecimientos comerciales. VER ANEXO 1: COTIZACIÓN DE EQUIPOS INFORMÁTICOS
3.3 FACTIBILIDAD ECONÓMICA La factibilidad económica es el estudio en donde se analiza todos los costos que tendrá la realización del proyecto. Ya que así se podrán establecer valores reales que serán invertidos para la implementación del nuevo Sistema, así como sus beneficios que traerá en un futuro. *************DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA ACTUAL:*************** La empresa, en la actualidad cuenta con 1 secretaria, la cual es responsable del manejo de la información del área administrativa. Al no existir un sistema que pueda agilitar los procesos, se ocupa mucho mas tiempo haciendo varias tareas administrativas como facturación, registro de productos, registro de personal, que en la actualidad se lo hace de forma manual. PROCESO DE FACTURACIÓN: En la actualidad, la empresa cuenta con alrededor de 100 clientes que ocupan los servicios de la empresa constantemente (monitoreo, guardianía, etc.), a nivel local; Además, existen clientes que adquieren los servicios de la empresa por temporadas (navidad, año nuevo, carnaval, etc.) en donde se debe realizar la facturación cada mes a dichos clientes, los cuales, en la actualidad, están registrados de forma manual. Debido a esto, el proceso de facturación dura de 2 a 3 días seguidos, ya que, al realizar la facturación manual de cada uno de los clientes, se deben escribir datos redundantes a mano, y sobre todo, buscar archivo por archivo los datos principales que tienen los clientes, para realizar la facturación. Las principales características del proceso de facturación se detallan a continuación: Numero de Clientes = 100 Numero de Facturas= 100 por mes Numero de Secretarias= 1 A continuación se detalla el análisis de tiempo y costos del proceso de facturación, tanto de tipo Manual como automatizado: Universidad Técnica de Machala
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PROCESO MANUAL: En el caso del proceso manual de facturación, se han establecido las siguientes características: Efectos de Tiempo: CANT .
PERSONAL
NUMERO DE FACTURACIONES REALIZADAS CADA DIA
NUMERO DE FACTURACIONES POR MES
TOTAL DE DIAS PARA REALIZAR TODAS LAS FACTURAS
1
Secretaria
30 facturaciones
100 clientes
3 a 4 días
Efectos de Dinero: CANT.
PERSONAL
1
SUELDO MENSUAL
Secretaria
SUELDO SEMANAL
300,00
SUELDO DIARIO
75,00
SUELDO POR HORA
12,50
1,56
COSTO DEL PROCESO DE FACTURACIÓN MANUAL: CANT .
PERSONAL
1
Secretaria
PROCESO
Tiempo Empleado en el proceso (por día)
Tiempo Empleado en el proceso (por horas)
3
24
Facturación
Sueldo del Personal (por hora)
Total Costo del Proceso
1,56
37,50
PROCESO AUTOMATIZADO: Realizando un análisis del proceso automatizado de facturación se ha llegado a las siguientes conclusiones: Efectos de Tiempo: PERSONAL
PROCESO
Secretaria
Facturación
TIEMPO DE IMPRESIÓN POR CADA FACTURA (en minutos)
NUMERO DE FACTURACIONE S POR MES
TIEMPO TOTAL EMPLEADO EN EL PROCESO (en minutos)
TIEMPO TOTAL EMPLEADO EN EL PROCESO (en horas)
1
100
100
2 horas aprox.
Efectos de Dinero: CANT.
PERSONAL
1
Secretaria
SUELDO MENSUAL
SUELDO SEMANAL
300,00
SUELDO DIARIO
75,00
SUELDO POR HORA
12,50
1,56
COSTO DEL PROCESO DE FACTURACIÓN AUTOMATIZADO: CANT.
1
PERSONAL
Secretaria
PROCESO
Facturación
Tiempo Empleado en el proceso (horas)
3
Sueldo del Personal (por hora)
Total Costo del Proceso
1,56
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4,69
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GRAFICO REPRESENTATIVO: El grafico nos muestra la gran diferencia de valores entre los procesos de facturación manual y automático, en donde podemos ver la gran ventaja que tiene el proceso de facturación automatizado y el gran ahorro que beneficiaría a la empresa:
El siguiente gráfico nos muestra la gran diferencia de tiempo que se ahorraría implementando el proceso de facturación automatizado, en donde también podemos ver una gran ventaja de ahorro de tiempo en el proceso:
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Entonces, realizando una comparación entre el Total de Costo del Proceso Manual y el Total de Costos del Proceso Automatizado: TOTAL DE PÉRDIDAS MENSUALES DEL PROCESO DE FACTURACIÓN: PERSONAL
Secretaria
PROCESO
Facturación
TOTAL DE COSTOS PROCESO MANUAL
TOTAL DE COSTOS PROCESO AUTOMATIZADO
37,50
4,69
PERDIDAS EN EL PROCESO DE FACTURACIÓN (MENSUAL)
32,81
TOTAL DE PÉRDIDAS ANUALES DEL PROCESO DE FACTURACIÓN: PERSONAL
Secretaria
PROCESO
Facturación
PERDIDAS EN EL PROCESO DE FACTURACIÓN (MENSUAL)
MESES
32,81
PERDIDAS EN EL PROCESO DE FACTURACIÓN (ANUALES)
12
393,72
Entonces, podemos concluir que en la actualidad, la empresa pierde aproximadamente la cantidad de 393.72 en el proceso de facturación. Un valor considerable que podría ser solucionado realizando una automatización en el proceso de facturación que reduciría las perdidas y el tiempo del proceso.
PROCESO DE REGISTRO DE PERSONAL Y PRODUCTOS: En la actualidad, tanto el registro de personal como de productos, se lo hace de forma manual, por lo que también genera muchas perdidas tanto de dinero y de tiempo para la empresa, además de aumenta el riesgo de perdidas de datos e información. Numero de Personal = 10 * (6dias) = 60 registros por semana Numero de Productos= 15 registros por semana Numero de Secretarias= 1
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PROCESO MANUAL: En el caso del proceso manual de registro, se han establecido las siguientes características: Efectos de Tiempo: CANT .
PERSONAL
NUMERO DE REGISTROS REALIZADOS CADA SEMANA
1
Secretaria
75
TIEMPO EMPLEADO POR CADA REGISTRO
TOTAL DE TIEMPO PARA REALIZAR LOS REGISTROS
5 minutos
7 horas (por semana)
Efectos de Dinero: CANT.
PERSONAL
1
SUELDO MENSUAL
Secretaria
SUELDO SEMANAL
300,00
SUELDO DIARIO
75,00
SUELDO POR HORA
12,50
1,56
COSTO DEL PROCESO DE REGISTRO MANUAL: CANT. PERSONAL PROCESO
1 Secretaria
Tiempo Empleado en horas en el proceso (por semana)
Registros
Sueldo del Personal (por hora)
7
Total Costo del Proceso (por semana)
1,56
Total Costo Mensual del Proceso
10,94
43,75
PROCESO AUTOMATIZADO: Realizando un análisis del proceso automatizado de registros se ha llegado a las siguientes conclusiones: Efectos de Tiempo: PERSONAL
PROCESO
Secretaria
Facturación
TIEMPO DE REGISTRO POR CADA PERSONA O PRODUCTO
NUMERO DE RESGISTROS POR SEMANA
TIEMPO TOTAL EMPLEADO EN EL PROCESO (en minutos)
75
150
2 minutos
TIEMPO TOTAL EMPLEADO EN EL PROCESO (en horas)
3 horas aprox.
Efectos de Dinero: CANT.
1
PERSONAL
SUELDO MENSUAL
Secretaria
SUELDO SEMANAL
300,00
SUELDO DIARIO
75,00
SUELDO POR HORA
12,50
1,56
COSTO DEL PROCESO DE FACTURACIÓN AUTOMATIZADO: CANT.
PERSONAL PROCESO Tiempo Empleado en Sueldo del Total Costo del horas en el proceso Personal (por hora) Proceso (por (por semana) semana)
1 Secretaria
Registros
3
1,56
Total Costo Mensual del Proceso
4,69
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18,75
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GRAFICO REPRESENTATIVO: El grafico nos muestra la gran diferencia de valores entre los procesos de registro manual y automático, en donde podemos ver la gran ventaja que tiene el proceso de registro automatizado y el gran ahorro que beneficiaría a la empresa:
El siguiente gráfico nos muestra la gran diferencia de tiempo que se ahorraría implementando el proceso de registro automatizado, en donde también podemos ver una gran ventaja de ahorro de tiempo en el proceso:
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Entonces, realizando una comparación entre el Total de Costo del Proceso Manual y el Total de Costos del Proceso Automatizado: TOTAL DE PÉRDIDAS MENSUALES DEL PROCESO DE REGISTRO: PERSONAL
Secretaria
PROCESO
TOTAL DE COSTOS PROCESO MANUAL
Registro
TOTAL DE COSTOS PROCESO AUTOMATIZADO
43,75
PERDIDAS EN EL PROCESO DE RESGISTRO (MENSUAL)
18,75
25,00
TOTAL DE PÉRDIDAS ANUALES DEL PROCESO DE REGISTRO: PERSONAL
PROCESO
Secretaria Registro
PERDIDAS EN EL PROCESO DE REGISTRO (MENSUAL) 25,00
MESES
PERDIDAS EN EL PROCESO DE REGISTRO (ANUALES) 12 300,00
Entonces, podemos concluir que en la actualidad, la empresa pierde aproximadamente la cantidad de 300.00 en el proceso de registro. Un valor considerable que podría ser solucionado realizando una automatización en el proceso de registro que reduciría las perdidas y el tiempo del proceso. PERDIDAS ANUALES DE LA EMPRESA POR PROCESOS MANUALES: TOTAL DE PROCESOS MANUALES DE FACTURACIÓN (Anuales)
TOTAL DE PROCESOS MANUALES DE REGISTROS(Anuales)
393,72
TOTAL DE PERDIDAS ANUALES POR PROCESOS MANUALES
693,72
300,00
******ADQUISICIÓN DE EQUIPOS PARA LA EMPRESA:***** Suponiendo que la empresa MARIPROBI CIA. LTDA. Adquiere el equipo informático necesario propuesto para la implementación del sistema SIMAC, se establecerían los siguientes equipos: CANTIDAD
DESCRIPCIÓN
PRECIO ESTIMADO 900,00 100,00 50,00
VER ANEXO 1: COTIZACIÓN DE EQUIPOS INFORMÁTICOS Universidad Técnica de Machala
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Entonces, se estima un costo de mantenimiento del 10% anual del equipo de cómputo adquirido más el equipo de cómputo ya existente. Además de estos valores, es necesaria la instalación de los equipos en la empresa con redes de ordenadores, por lo que se necesita contratar a un técnico en redes de ordenadores para la instalación, el cual estipula un tiempo de 5 horas, a $10.00 cada hora, estableciendo un precio de 50.00 dólares para la totalidad de la instalación de las redes. ******IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA:***** Suponiendo que el SIMAC, tenga un costo total de 1000.00, será entonces su valor definitivo. Se estima tiempo de vida del Sistema SIMAC será de 5 años a partir de su implementación, el cual generará un costo de Operación-Mantenimiento del 10% del precio del sistema, y permitirá recuperar ese 10% de pérdidas al controlar y automatizar los procesos del área administrativa, ahorrando tiempo y dinero establecidos anteriormente. La formación de los empleados y personal del sistema será de dos semanas, 2 horas diarias a $4 dólares cada hora. Se establece un factor de descuento del 15%. Además se estima que los beneficios se incrementarán año a año en un 20%, y los costos de operación en un 10%.
3.3.1 ANÁLISIS COSTO - BENEFICIO RECURSOS TECNOLÓGICOS Hardware Cantidad
Descripción
Costo/Hora
Equipo de Cómputo + 1 Lector de Código de Barras + Regulador
TOTAL 1050,00
Software Cantidad Descripción 1 Licencia de Software
Costo/Hora
TOTAL
TOTAL 200,00 1250,00
RECURSOS HUMANOS No.
Cargo
Horas/Trabajo
Costo Hora/Trabajo
TOTAL
1 Técnico en redes
5
10,00
50,00
1 Capacitación
2
4,00
8,00
TOTAL
58,00
RECURSOS VARIOS Cantidad
Descripción
30 Viáticos y Transporte TOTAL
Costo 2,00
Total 60,00 60,00
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FLUJO DE PAGO RECURSOS
COSTOS
Recursos Humanos
58,00
Recursos Tecnológicos
1250,00
Recursos Varios
60,00
Imprevistos 5% (A+B+C)
68,4
TOTAL
1436,40
ANÁLISIS DE COSTOS: HARDWARE
1050
10%
105
SOFTWARE
1000
10%
100
TOTAL COSTOS DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO
205
ANÁLISIS DE BENEFICIOS: INGRESO MENSUAL 2500
10%
MENSUALES
1 AÑO
BENEFICIOS
250 12 meses
3000
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1. ANÁLISIS DE AMORTIZACIÓN ANALISIS DE AMORTIZACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
Descripción de cash flow
Año 1
Año 2
Año 3
Año 4
1
-205,00 0,870
-225,50 0,756
-248,05 0,658
-272,86 0,572
-300,14 0,497
Costos de tiempo ajustado (ajustado al valor actual)
-1545,60
-178
-171
-163
-156
-149
Costos acumulados en tiempo ajustado a lo largo del tiempo de vida
-1545,60
-1724
-1.894
-2.057
-2.213
-2.362
Beneficios obtenidos del funcionamiento del nuevo sistema Factor de descuento 15%
0 1
3000 0,870
3600 0,756
4320 0,658
5184 0,572
6220,8 0,497
Beneficios en tiempo ajustado (Valor real actual)
0
2609
2722
2840
2964
3093
Beneficios acumulados en tiempo ajustado a lo largo del tiempo de vida
0
2609
5331
8171
11135
14228
Costos + Beneficios acumulados en tiempo ajustado a lo largo del tiempo de vida
-1545,60
885
3.437
6.114
8.922
11.866
Costo de desarrollo Costo de operación y mantenimiento Factor de descuento 15%
Período de Amortización en tiempo ajustado
Año 0
Año 5
-1545,60
0,7 AÑOS
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2. ANÁLISIS DE RENTABILIDAD DE LA INVERSIÓN (ARI) Ésta técnica compara la rentabilidad a lo largo de su tiempo de vida del proyecto, es decir, es un índice que mide la relación existente entre la cantidad que obtiene una empresa de una inversión y la cantidad invertida. ARI= Beneficios estimados – Costos estimados Costos estimados ARI= 14228.09 – 2362.44 2362.44 Por lo tanto el valor de la rentabilidad del proyecto es: ARI= 502 %
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3. ANÁLISIS DE VALOR ACTUAL NETO ANALISIS DE VALOR ACTUAL NETO DEL PROYECTO Descripción de cash flow Costo de análisis, diseño e implementación Costo de operación y mantenimiento Factor de descuento 15% Costos de tiempo ajustado (ajustado al valor actual)
Año 0
Año 1
Año 2
Año 3
Año 4
Año 5
-248,05 0,658
-272,855 0,572
-300,1405 0,497
-163
-156
-149
TOTAL
-1545,60 -205 -225,5 1 0,870 0,756 -1545,60
-178
-171
Valor Actual Total de los costes a lo largo del tiempo de vida
-2362,44
Beneficios obtenidos del funcionamiento del nuevo sistema Factor de descuento 15%
0 3000 1 0,870
3600 0,756
4320 0,658
5184 0,572
6220,8 0,497
Valor actual de beneficios anuales
0
2722
2840
2964
3093
2609
Valor actual total de los beneficios a lo largo del tiempo de vida
14228,09
VALOR ACTUAL NETO
11865,65
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3.4 FACTIBILIDAD LEGAL La Factibilidad Legal nos permitirá establecer las reglas y estatutos del Sistema, basándonos en los artículos de la LOPD “Ley Orgánica de Protección de Datos”. Para ello hemos establecido las siguientes lees y normas del Sistema:
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4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES CONCLUSIONES: Al concluir el Estudio de factibilidad, podremos darnos cuenta d que un buen estudio de factibilidad nos permitirá establecer con máxima seguridad si el proyecto a desarrollar será totalmente fiable, es decir, si dispondrá de todos los recursos tanto técnicos, operativos , económico y legales para su funcionamiento. Es por esto que se debe realizar un buen estudio de factibilidad para establecer las posibilidades de que el sistema propuesto será un éxito en la empresa y que será de gran utilidad para todo el personal de la misma.
RECOMENDACIONES: -
Estudiar todos los problemas posibles de la empresa para así establecer cada uno de los estudios de factibilidad de la empresa.
-
Tratar de lo posible de que todos los valores estimados en el proceso de facilidad económica sean los mas ciertos posibles para que así se den valores precisos tantos de costos como de beneficios.
-
Realizar gráficos estadísticos para el mejor entendimiento de los análisis de costo-beneficio en el estudio de factibilidad.
-
Leer y tener muy en claro sobre la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos), que nos permitirá establecer todos los estatutos y reglas de nuestro proyecto para así establecer leyes de defensa del autor, así como establecer sanciones a los que violen estas leyes establecidas en los artículos de la LOPD.
-
Estar al día en los avances tecnológicos para así poder establecer nuevas soluciones novedosas e innovadoras para la realización de un proyecto de Sistemas de Información.
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ANEXOS ANEXO 1: COTIZACIÓN DE EQUIPOS INFORMÁTICOS
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