PROCEDIMIENTOS
Edición: 0 Fecha: 19/08/2013 Código: PR-GC-01-13
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INDICE 1. OBJETIVO ........................................................................................................ 1 2. ALCANCE ......................................................................................................... 2 3. DOCUMENTO DE REFERENCIA .................................................................... 2 4. COMPETENCIA Y RESPONSABILIDADES..................................................... 2 5. DESCRIPCIÓN ................................................................................................. 3 5.1
ELABORACIÓN ......................................................................................... 3
5.1.1
CONTENIDO MÍNIMO Y CODIFICACIÓN .......................................... 3
5.2
EMISIÓN .................................................................................................... 5
5.3
MODIFICACIÓN ......................................................................................... 5
5.4
DISTRIBUCIÓN ......................................................................................... 6
5.5
REGISTROS .............................................................................................. 6
5.6
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS OBSOLETOS .................................. 7
5.7
DOCUMENTACIÓN DE ORIGEN EXTERNO ............................................ 7
6. MODIFICACIONES........................................................................................... 8 1. OBJETIVO El objeto del presente procedimiento es definir el método para el control de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa REMISSE TAXI SERVICE en especial su elaboración, emisión, modificación y distribución de los documentos, así como el tratamiento de los documentos de origen externo.
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2. ALCANCE El presente Procedimiento es de aplicación a todos los documentos del Sistema de Gestión de la calidad, así como la documentación de origen externo de la empresa REMISSE TAXI SERVICE.
3. DOCUMENTO DE REFERENCIA NB ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de Calidad NB ISO 9000:2005 Fundamentos y vocabulario.
4. COMPETENCIA Y RESPONSABILIDADES Las responsabilidades relativas al control de documentos quedan definidas como sigue:
-
El Director de la organización es responsable de
Aprobar los
documentos que se revisen por parte del Gerente General. -
El Gerente General es responsable de revisar los documentos que se elaboren por parte de los jefes de área.
-
Los jefes de área son responsables de ela borar documentos que ayuden a la organización en su sistema de gestión de la calidad, en compañía de su personal.
-
Es competencia de los elaboradores hacer revisar, con el gerente general y aprobar con el director los documentos. Esto incluye su actualización y la inclusión de documentos externos.
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5. DESCRIPCIÓN 5.1 ELABORACIÓN
No 1
Unidad
Actividad
Administrativa Responsable del
Cada área de la institución que comprenden el Sistema
área
de Gestión de la Calidad (SGC) es responsable de la elaboración
de
los
documentos
que
considere
pertinentes para el desarrollo de sus funciones, en el caso de que involucre a otras áreas deberá verificar con estas, la concordancia y el acuerdo con lo descrito en el documento y que realmente así se realizan las funciones o actividades. En caso de que pase un tiempo razonable y no haya respuesta por parte del área en cuestión se considerara que está de acuerdo al no emitir comentarios. La redacción del documento debe efectuarse en un lenguaje sencillo y claro.
5.1.1 CONTENIDO MÍNIMO Y CODIFICACIÓN Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad deben contener, dentro del formato utilizado, mínimamente los siguientes puntos:
Contenido Encabezado y pie de página
MC
P
I
X
X
X
R
MDP ET Donde:
X
X
X
MC: Manual de calidad PR: Procedimiento
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Índice
X
X
Objetivo
X
X
X
RE: Registro
Alcance
X
X
X
MDP:
X
X
X
X
X
X
Descripción
X
X
X
Anexos
X
*
*
Modificaciones
X
X
X
Documentos
de
Referencia Competencia
y
Responsabilidades
IT: Instructivo
Manual
de
Descripción de Puestos ET:
Especificaciones
Técnicas
Los documentos se identificaran con la siguiente codificación de acuerdo a su respectiva área:
XX-YY-ZZ-AA XX: Según el tipo de documento será: -
MC: Manual de calidad
-
PR: Procedimiento
-
IT: Instructivo
-
RE: Registro
-
MDP: Manual de Descripción de Puestos
-
ET: Especificaciones
YY: Área Respectiva -
MA: Mantenimiento
-
VE: Ventas
-
PL: Planificación
-
RH: Recursos Humanos
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-
GC: Gestión de calidad
ZZ: Numeración Correlativa AA: Indica el año en dos dígitos 5.2 EMISIÓN
No. 2
Unidad
Actividad
Administrativa Responsable
de El responsable de la elaboración del documento lo
Gestión
de pone a disposición al comité de calidad para su
Calidad
posterior revisión y aprobación.
5.3 MODIFICACIÓN
No. 3
Unidad
Actividad
Administrativa Responsable de
Siempre que sea necesario modificar o actualizar
Gestión de Calidad
un documento interno el responsable de su elaboración efectúa las modificaciones oportunas y lo somete a la revisión y aprobación de la persona responsable. Cualquier persona de la empresa REMISSE TAXI SERVICE puede sugerir modificaciones a un documento, justificando por escrito al Director de Calidad las razones que aconsejan el cambio. Las modificaciones estarán resaltadas en los documentos actuales y colocar en el apartado de MODIFICACIONES el número de revisión, la
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fecha e indicar el lugar del documento que se está modificando. 5.4 DISTRIBUCIÓN
No. 4
Unidad
Actividad
Administrativa Administración
La distribución de los documentos se lleva a cabo mediante “copias controladas” y “copias no controladas”. Las
copias
controladas
están
sometidas a actualización. Por lo tanto, el Director de Calidad es responsable de que los destinatarios de dichas copias reciban las sucesivas ediciones del documento. Las
copias
no
controladas
tienen
carácter informativo sobre el Sistema de Calidad del centro y no están sometidas a actualización. El Director de Calidad dejará constancia de la distribución de copias controladas en la “lista maestra de documentos”.
5.5 REGISTROS
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Una vez aprobado el documento interno, el Director de Calidad registra el documento en la “lista maestra de documentos” y mantiene el original del mismo, formalmente aprobado y archivado. El Director de Calidad debe mantener actualizado la “lista maestra de documentos”, de la empresa REMISSE TAXI SERVICE.
5.6 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS OBSOLETOS En el momento de recibir una nueva edición de un procedimiento, instrucción o especificación, el destinatario debe eliminar el documento anterior, al haber quedado obsoleto.
El Director de Calidad archiva la copia original de los documentos internos obsoletos durante un período mínimo de 3 años, desde su obsolescencia.
Para evitar su empleo involuntario los identifica indicando transversalmente en todas sus hojas OBSOLETO en rojo.
5.7 DOCUMENTACIÓN DE ORIGEN EXTERNO La documentación externa recibida en la empresa REMISSE TAXI SERVICE, que sea de interés o que deba utilizarse como referencia para la elaboración de documentos o realización de actividades del Sistema, es archivada en carpetas específicas por el Director de Calidad.
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El Director de Calidad somete a distribución la documentación externa que el Director de la empresa estime necesario, según lo establecido anteriormente, incorporándola a la “lista maestra”. Al no tener edición muchos de los documentos de origen externo, se especificará sólo la fecha de entrada.
6. MODIFICACIONES Edición 0
Fecha
Modificación
19/08/2013 Ninguna. Elaboración del documento.
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