Cinq raisons pour convaincre vos clients adeptes du papier de numériser leur comptabilité

Convertissez vos clients hésitants à la comptabilité numérique en mettant en évidence les principaux avantages qu’elle apportera à leur entreprise.

ême si vous êtes un comptable féru de technologie qui utilise Xero ou une autre solution comptable basée sur le cloud depuis un certain temps, il est possible que vous ne l’utilisiez pas à son plein potentiel. Le succès de l’adoption d’un outil numérique dépend des personnes qui l’utilisent et des processus qu’elles suivent. Si vous avez un client qui préfère déposer un sac de paperasse à votre bureau à la fin de chaque mois, vous pouvez toujours être obligé de faire sa comptabilité à l’ancienne. Cela inclut le tri des documents physiques et la saisie manuelle de données.

Il est tout à fait compréhensible que certains chefs de petites entreprises hésitent à changer. Ils ont beaucoup à faire et la consolidation de la paperasse physique en un seul endroit peut sembler être un processus à toute épreuve à suivre. Pour être juste - il peut y avoir un petit groupe de clients pour qui la comptabilité “boîte à chaussures” restera la seule façon réaliste de faire la comptabilité. Cependant, d’après mon expérience d’aider les clients à automatiser leur comptabilité, je peux dire que pour la plupart des gens, la numérisation de leurs processus de comptabilité est absolument à leur portée et dans leur meilleur intérêt. Après tout, une comptabilité précise est essentielle au succès de toute entreprise.

Tout cela peut être parfaitement clair pour vous en tant que comptable professionnel, mais pas autant pour certains de vos clients. Si vous souhaitez les aider à passer à des processus plus efficaces et sécurisés, vous devrez disposer d’un raisonnement solide pour vous soutenir. Ces cinq raisons peuvent vous aider à faire passer votre message et à convaincre même vos clients les plus réticents à numériser leur collecte et leur traitement de documents.

1. Accès depuis n’importe où, à tout moment

L’un des plus grands avantages évidents de la comptabilité dans le cloud est qu’elle est accessible de n’importe où avec une connexion Internet. En théorie, cela devrait changer la donne pour les propriétaires de petites entreprises qui sont constamment en déplacement. Néanmoins, s’ils vous remettent encore des documents physiques, cela laisse une occasion manquée. Tout au long du mois, ils doivent constamment collecter et suivre tous les documents tout en veillant

Lucia

Hrnciarova

, Réussite client et communication, Datamolino

Lucia fait partie d’une équipe classée 5 étoiles, Réussite client et communication, chez Datamolino, qui aide les clients à intégrer et à optimiser leurs processus de comptabilité. Elle est passionnée par les solutions numériques et les présente aux utilisateurs finaux de manière accessible. Après plusieurs années passées dans les communications d’entreprise, elle a trouvé en Datamolino une intersection unique entre la technologie et l’aspect humain.

à ne pas en perdre. Les choses peuvent devenir encore plus compliquées s’ils se déplacent entre différents sites commerciaux ou s’ils doivent collecter des documents auprès d’autres parties prenantes de l’entreprise en plus des leurs.

“En traitant les factures dès leur arrivée, votre client acquiert une vue en temps réel de sa situation financière”

Avec des outils de comptabilité en ligne comme Datamolino, ils peuvent télécharger et accéder à leurs documents où qu’ils soient en continu tout au long du mois. Ils peuvent soit importer des documents via l’application Web, soit prendre une photo de leurs reçus à l’aide de l’application mobile. Chaque personne concernée de l’entreprise peut avoir son propre accès et importer elle-même les documents, qu’elle soit au bureau, en réunion avec des clients ou en télétravail.

2. Meilleure collaboration

La collaboration est essentielle dans toute entreprise et la comptabilité dans le cloud la rend plus facile que jamais. Comme déjà mentionné, lorsque les documents sont collectés numériquement, vos clients peuvent importer tous les documents en continu tout au long du mois. Dans Datamolino, chaque dossier se voit attribuer une adresse e-mail unique, de sorte que votre client peut facilement transférer ses factures par e-mail pour traitement dès qu’il les reçoit. Cela fait toute la différence, car cela vous permet de vous assurer que vous n’aurez pas à rechercher votre client pour les documents restants à la dernière minute. sauvegardés en toute sécurité et que tout est facilement accessible dans leurs dossiers Datamolino.

Vous pouvez également collaborer facilement sur des documents avec votre client comme vous le feriez dans la “vraie” vie. Par exemple, dans Datamolino, vous pouvez clarifier toutes les questions ou instructions dans les commentaires sous chaque document. Les documents sont clairement étiquetés et organisés dans une archive en ligne consultable, afin que vous et votre client puissiez comprendre le statut de chaque transaction. Les documents identiques sont signalés comme doublons, de sorte que votre client n’a pas non plus à s’inquiéter d’importer deux fois le même document par erreur.

4.Gain de temps pour vous et votre client pour s’assurer que les dossiers financiers de votre client sont exacts et à jour. En retour, des dossiers financiers précis sont essentiels pour que votre client puisse prendre des décisions commerciales éclairées.

La gestion de la paperasse peut créer une série de problèmes de sécurité qui peuvent causer des maux de tête aux comptables. Les documents physiques sont facilement endommagés ou perdus. Quant aux copies numériques, vous, en tant que comptable, avez une capacité limitée à les stocker localement de manière sécurisée.

Les outils basés sur le cloud, y compris Datamolino, suppriment le besoin d’espace de stockage physique. Les données de vos clients sont stockées dans une archive cloud centrale aussi longtemps que vous avez un compte chez nous. Les documents originaux sont automatiquement exportés avec les données capturées dans Xero, afin que vous et votre client ne soyez pas bloqués. Cela donne à votre client la tranquillité d’esprit en s’assurant que ses documents sont

Chez Datamolino, nous pensons que personne ne démarre une entreprise avec l’intention de se noyer dans la paperasse. Ceci s’applique à vous et à vos clients. Heureusement, de nombreuses tâches de comptabilité peuvent être automatisées, ce qui vous libère des tâches fastidieuses de saisie manuelle des données et vous fait gagner, à vous et à vos clients, un temps précieux.

Avec Datamolino, le gain de temps commence par la saisie automatique des données à partir des reçus et factures. De plus, le code fiscal correct, le compte général et les catégories de suivi sont attribués à chaque document en fonction de vos paramètres d’automatisation. Ne pas avoir à coder manuellement chaque transaction vous laisse plus de temps pour vous concentrer sur les activités à valeur ajoutée. En automatisant les aspects chronophages et répétitifs de la comptabilité, vous pouvez fournir des services plus personnalisés et percutants à vos clients.

5. C’est bon pour leurs affaires

La mise en œuvre d’un processus comptable efficace est essentielle

En traitant les factures dès qu’elles arrivent, votre client acquiert une vue en temps réel de sa situation financière. Cela leur permet de prendre des décisions adéquates concernant les dépenses, les flux de trésorerie et les investissements futurs. En sachant exactement quand les factures sont dues et quand les paiements sont attendus à un moment donné, les entreprises peuvent planifier à l’avance et éviter tout déficit de trésorerie et réduire la probabilité d’erreurs, telles que les paiements en double ou manqués. Et en fin de compte, cela explique pourquoi vous souhaitez aider vos clients à rationaliser leur collecte et leur traitement de documents en premier lieu - afin qu’ils puissent se concentrer sur leur entreprise.

Pour découvrir comment Datamolino peut vous aider à automatiser les processus de comptabilité, rendez-vous sur :