pág. 2
NOCIONES BÁSICAS PARA ENTENDER EXCEL Uno de los programas más temidos por la mayoría de las personas que trabajan con computadoras o que tienen un contacto con la tecnología, es Microsoft Excel. Y es fácil de entenderlo, desde su presentación en una temida hoja de cálculo, las aterradoras fórmulas y sobre todo, la idea que se ha construido de que Excel es una de las aplicaciones más pavorosas y complicadas, han contribuido a que por regla general, no se quiera tener ningún trato con la aplicación.
Sin embargo, ¿te gusta la idea de tenerle miedo a una aplicación? ¿Estás consciente de todas las horas de trabajo que Microsoft Excel te puede ahorrar? ¿Sabes que el conocimiento de las fórmulas de Excel y sus funciones puede dar como resultado un trabajo de mayor calidad?
Página 3 de 22 Permítenos mostrarte que en el mundo de Excel no hay nada que temer y sí mucho que agradecer. El propósito de este blog es, entrada por entrada, mostrarte cómo hacer más fácil el trabajo y cómo con práctica y mucha paciencia, puedes llegar a comprender, trabajar y dominar Excel. Empezaremos por lo primero y más importante: ¿Qué es Excel? Microsoft Excel forma parte de un paquete de herramientas denominado Office, desarrollado por la compañía Microsoft, por lo que también suele ser llamado “Office Excel” o “Microsoft Office Excel”. Excel es un programa que consiste en una herramienta que te permite desarrollar tablas, además de hacer cálculos y análisis de datos. Es decir, con Excel, puedes crear hojas de cálculo electrónicas. Y en este punto, posiblemente te preguntarás: ¿Qué es una hoja de cálculo electrónica? Una hoja de cálculo electrónica es un programa informático que te da la posibilidad de manipular datos numéricos y alfanuméricos (o sea palabras y números en un solo dato). Está compuesta por espacios denominados celdas, filas y columnas. A continuación, te presentaremos una breve explicación de cada uno de esos conceptos.
Las celdas son los lugares en donde puedes introducir datos y realizar los cálculos necesarios. A simple vista, las puedes identificar como la unión entre filas y columnas. Cada una de estas celdas es única e irrepetible y todas reciben un nombre específico y están presentadas alfabética y numéricamente en orden ascendente. Por ejemplo B4 o E5 (la letra corresponde al nombre que tiene la columna y el número corresponde a la fila).
Página 4 de 22
Una columna se puede definir como el conjunto de celdas que se agrupan de manera vertical descendente en el libro de trabajo (así se le conoce también a los archivos de Excel). Y como mencionábamos anteriormente, cada una es identificada por una letra, ubicada en la parte superior de la misma. Esta letra es conocida como cabecera de columna, van desde la A, B, C, D hasta la AA, ZZ. Para la versión de Microsoft Excel 2010, se cuenta con 16,384 columnas.
Página 5 de 22 Las filas son definidas como un grupo de celdas agrupadas de manera horizontal y que van de izquierda a derecha en el libro de trabajo. Como ya habíamos dicho, cada una de las filas es identificada por un número. Este número es conocido como cabecera de la fila y va desde el 1 hasta el 1, 048,576 en la versión de Excel 2010.
Es importante mencionar que el número de columnas y filas es fijo y no hay nada que podamos hacer para aumentar ese número. En artículos posteriores te mostraremos algunos trucos para el manejo interactivo de filas y celdas. Te sorprenderás de todo lo que se puede lograr con funciones que aparentemente son muy básicas. Y por último, pero no menos importante, tenemos los libros de trabajo. De manera muy simplificada podemos considerar que un libro de trabajo es un conjunto de hojas de cálculo. Se trata de un archivo en el que se organiza toda la información relacionada con un solo tema. Cada una de las hojas de este libro se diferencia por medio de la etiqueta de hoja, recibiendo el nombre automático de hoja 1, hoja 2 y hoja 3. Estas hojas se pueden rebautizar y también se pueden añadir o suprimir de acuerdo a la necesidad.
Página 6 de 22
Como podrás observar, una vez que conocemos un poco más la estructura física de Microsoft Excel, resulta mucho menos atemorizante. Y posiblemente te sientes muy interesado en saber más sobre el amplio mundo de Excel. Cuando has escuchado a personas que tienen un conocimiento mucho más avanzado sobre Excel, notas que ellos utilizan un gran número de términos que para nosotros podrían resultar desconocidos. Ya hemos dado un rápido repaso por algunos de los mencionados y en los siguientes artículos, iremos ampliando cada vez más las definiciones y lo más importante, te enseñaremos algunos trucos y te daremos los consejos que harán tu experiencia con Excel mucho más fácil.
Página 7 de 22
¿Cómo puedo mostrar visualmente mis datos y hacer la toma de decisiones más fácil? Una de las características más importante de Excel es su capacidad para hacer gráficos ya que con esto podemos representar de una manera visual el resumen de nuestra información, ya sea a nuestro jefe o a nosotros mismos para ver de forma rápida lo que reflejan los datos y hacer la toma de decisiones más fácil. Para abordar el tema de gráficas tenemos que conocer las gráficas que hay en Excel y cómo se manejan estos datos para que las gráficas los interpreten correctamente.
Diferentes tipos de gráficas en Excel Vamos entrando en materia, ¿Qué tipo de gráficas maneja Excel y cuál debo usar? Página 7 de 22
Esa es la primer pregunta que te debes hacer, ¿Que gráfica de Excel usar? Y esto depende qué tipo de datos quieres graficar, déjame explicarte rápidamente para que se usa cada una.
>>Gráfica de columnas<< A mi parecer es la más usada de todas, porque refleja rápidamente la comparación de datos, por ejemplo: Imagina que necesitamos saber cómo se han comportado las ventas durante los meses en el año.
Aquí te darás cuenta rápidamente que en el mes de Noviembre es cuando más ventas se hicieron.
>>Gráfica de barras<< Igual que la gráfica de columnas pero en sentido vertical. Este tipo de gráfico yo lo uso cuando quiero representar cuánto tiempo se llevó realizar algo o para poder identificar los datos más altos o los más bajos. Volviendo al ejemplo de las ventas, la gráfica quedaría así:
Es más fácil identificar qué mes se vendió más, en este caso Octubre y qué mes se vendió menos que fue Abril.
Página 9 de 22
>>Gráfica de cotización, superficie o radial<< Estas 3 tipos de gráficas se usan poco por lo que en este caso solo explicaré el de Cotización. Cotización Estas gráficas se usan para seguir las tendencias de datos, como las he usado es, por ejemplo, en las cotizaciones de las divisas como el dólar o en el valor de las acciones de una empresa. Supongamos que quiero hacer una gráfica de la cotización del dólar. Esta cotización es del Peso Mexicano con el Dólar Americano.
Cuando veo la tabla no puedo ver con claridad la fluctuación del tipo de cambio y para esto es que se utiliza la gráfica de cotizaciones. La gráfica quedaría así:
Página 10 de 22 Al ver esta gráfica me doy una idea inmediata de cómo se ha cotizado el dólar del 1 al 16 de Diciembre.
El punto más bajo en donde empiezan las líneas representa el valor de Compra, el punto alto en donde termina la línea representa el valor de venta y el punto central representa el promedio del valor del tipo de cambio.
Si te das cuenta los cuadros que son negros es porque la apertura fue más alta que el cierre de la acción. Hay otras gráficas en esta categoría pero son muy poco utilizadas, por lo que no las voy a incluir y vamos a las más utilizadas.
Página 11 de 22
>>Gráfica de líneas<< Este tipo de gráfica la uso para que se puedan ver tendencias más fáciles y sobre todo cuando tienes muchos datos. Imagina tener 20 ó 30 datos y los quisiéramos graficar en una de barras, habría tantas barritas que no se podrían apreciar bien. Supongamos que te piden hacer una gráfica para comparar las ventas semanales de 2 sucursales. Tendrías una tabla con 52 renglones. Imagina esta tabla con los 52 datos, si intentas representarlos en una gráfica de barras, quedaría así:
Como ves, ya nos podemos dar una idea mejor del comportamiento de ventas de cada sucursal. Dentro de las gráficas de Líneas hay 2 más que son Línea apilada y Línea 100% apilada. Como tip te puedo decir que estas gráficas es mejor representarlas con el siguiente tipo de gráficas, que son Gráfica de área apilada y Gráfica de área 100% apilada; yo la uso así e inclusive es lo que recomienda Microsoft.
Página 12 de 22
>>Gráficas de área<< Estas gráficas, como las de líneas, nos sirven para mostrar tendencias durante el tiempo, pero con la diferencia de que podemos resaltar la afectación o contribución de cada categoría al resultado. Como ejemplo, vamos a considerar las ventas totales de 2 sucursales y queremos saber qué tanto contribuyeron la sucursal 1 y la sucursal 2 para alcanzar el total de ventas reportadas. Para este caso, basta con utilizar una gráfica de área llamada Área apilada. La gráfica sería:
Página 13 de 22
>>Gráfica circular<< Una de las gráficas más usadas es la circular, ya que nos permite ver rápidamente las proporciones que ocupa cada uno de los datos. Supongamos que tengo estos datos que corresponden a ventas por sucursal.
Si queremos hacer una gráfica circular para ver los porcentajes de las ventas de cada una de las sucursales nos quedaría así:
Como ves, nos podemos dar cuenta de inmediato los porcentajes de venta de cada sucursal. Hay ocasiones que debemos especificar más los datos. Por ejemplo, la Sucursal 3 tiene un porcentaje muy pequeño.
Página 14 de 22
¿Cómo acomodar los datos para gráficas impactantes? Estos pasos están basados en Excel 2013, pero es muy parecido en Excel 2016.
Imaginemos que me piden una gráfica de barras en donde vengan las sucursales con las ventas y costo de ventas del año para poder comparar las ganancias y pérdidas.
Página 15 de 22 La gráfica quedaría así:
Como podemos ver, no nos dice mucho y todo está muy confuso. Vamos a hacer una serie de reportes que sean útiles al grupo directivo y que reflejen la situación de las sucursales.
Lo que haría es…
Página 16 de 22
Gráfica de barras de ventas por mes de las sucursales. Debemos separar los datos de esa tabla para que Excel pueda graficar únicamente los datos que queremos. Separando los datos me queda la tabla de esta manera:
Y con estos datos podemos obtener una gráfica más limpia y entendible, pero... ¿Cómo podemos hacer una gráfica de barras con estos datos? Es muy simple, solo selecciona toda la tabla para que quede marcada así:
Página 17 de 22
Como te das cuenta, no seleccioné el título en donde dice “Ventas por sucursales 2016”, esto es porque no es un dato relevante para que Excel pueda crear la gráfica. Después de seleccionarlo, nos vamos al menú INSERTAR y seleccionamos la flechita que está a un lado del gráfico de barras y a continuación seleccionamos la primera gráfica.
Pรกgina 18 de 22
Excel automรกticamente nos toma los datos y crea la siguiente grรกfica.
Página 19 de 22 Como ves, esta gráfica ya es más legible y nos muestra las ventas por mes por cada sucursal. Pero, no me gustan 2 cosas de esta gráfica. 1. Hay que poner un título que indique lo que representan estos datos. 2. La escala vertical, ¿Por qué sale $- en lugar de $0.00? Para el primer punto de poner un título, simplemente damos doble click en donde dice Título del gráfico y lo vas a poder editar y poner el título que tú quieras.
Para el siguiente punto de por qué la escala vertical no inicia en 0.00 es porque Excel al identificar que es dinero, pone la escala con un formato de contabilidad. Este formato de contabilidad no toma en cuenta el cero (0) por lo que solo pone un guión (-).
¿Cómo se hace para cambiar el formato? Es sencillo, damos click en la escala vertical y vas a notar que se selecciona.
Pรกgina 20 de 22
Del lado derecho
seleccionamos el icono [barritas] y expandimos la opciรณn de Nร MERO.
Página 21 de 22
En Categoría, está seleccionada la opción Contabilidad.
Entre estas opciones podemos seleccionar una que dice Moneda y nuestra gráfica queda así.
Pรกgina 22 de 22
Ya tenemos el $0.00! Ahora nuestra grรกfica ya se ve mรกs presentable.