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Septiembre 2017 1
Editorial Sabiendo que la contabilidad es la disciplina que se encarga de determinar, medir y cuantificar los factores de riqueza de las empresas, con el fin de servir para la toma de decisiones y control, presentando información, previamente registrada, de manera sistemática y útil para la empresa. Existen muchísimos términos, los cuales son de gran importancia conocerlos para poder llevar a cabo un registro contable. En esta edición hablaremos sobre: los principales libros contables, los cuales son: el libro diario, libro de inventario y el libro mayor; y las hojas de trabajo.
Revista realizada por: Luis Javier Pérez García
C.I.: 27.229.634
Christian Fernando Guerrero Esteban
C.I.: 26.965.180
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Principales libros contables El Código de Comercio de Venezuela establece en su artículo 32 lo siguiente: "Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual emprenderá obligatoriamente el libro diario, libro mayor y el libro de inventario. Además podrá llevar todos los libros auxiliares que considere necesarios para obtener un mejor control de sus operaciones". Hay en total tres tipos de libros contables que son muy importantes, los cuales son: Libro Diario
Es un libro obligatorio llamado también libro de primera entrada ya que en él se registran por primera vez las operaciones mercantiles en estricto orden cronológico. El Código de Comercio en su Artículo 34 establece: “En el libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, día por día. No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente sólo vendan al detal, directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que impone este artículo con sólo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado; y detalladamente las que hicieren a crédito, y los pagos y cobros con motivo de éstas”. 3
Algunas descripciones del libro Diario:
Fecha: aquí colocaremos de primero el año el cual se coloca una sola vez, y la cual encabeza la columna. Después se escribe el mes, el cual no se repite, por último se escribe el día, en el cual si es necesario escribirse aunque se repita. Para separa un asiento de otro se usan números y letras Cuenta y explicación: escribiremos el nombre de la cuenta que se carga, la cual debe escribirse muy cerca de la columna de la fecha. En la columna del debe sé escribir el importe del o de los débitos de la o las cuentas que se cargan. Haber: escribiremos el o los nombres de la o las cuentas que se abonan y debe escribirse más hacia la derecha de la columna de la fecha. También en la misma, se escribe el importe en dinero de la o las cuentas que se abonan. Después de hecho el abono escribiremos en forma breve pero clara la descripción de la operación. Ref. (Referencia): En la columna de la referencia el cual es un medio de comunicación entre el libro diario y el libro mayor, aquí escribiremos el número de la página que corresponde a una determinada cuenta en el libro mayor. Recomendaciones para la utilización del libro Diario: 1. Debe dejarse libre la última línea de cada página o folio para totalizar las columnas del debe y del haber. En esta línea colocaremos la palabra "VAN" en la columna de explicación y en la siguiente página en la primera línea de la columna de la explicación colocaremos la palabra "VIENEN" y el total del debe y haber de la página anterior. 2. En el libro diario no deben dejarse espacios en blanco. Si es notorio que una página está finalizando y no nos alcanza para realizar otro asiento debemos inutilizar dichas líneas trazando una diagonal. 3. En el libro diario no debe rayarse ni tacharse. Si se formula algún asiento errado se deja así y se corrige mediante otro asiento. 4. Antes de asentar o registrar cualquier operación mercantil se debe analizar bien, con la finalidad de no cometer errores. Es importante hacer notar que toda operación mercantil debe estar avalada o respaldada por un documento original.
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Libro Inventario o de inventarios Es un libro obligatorio que debe ser registrado y sellado en el tribunal o registro mercantil correspondiente, antes de ponerse en uso según el artículo 33 del Código de Comercio de Venezuela. El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales. Los Inventarios estarán compuestos por un listado que comprenda las diferentes partidas que forman el Patrimonio de la empresa, así como una valoración de las mismas. Art. 28: 1. El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales. 2. El Libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al trimestre, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que trate. Características del libro de inventario: 1. Generalmente es un libro de tres columnas empastado y foliado. 2. En su primera página deberá ir la nota del tribunal, en la cual queda claramente indicado el uso que se le dará al libro el nombre de la empresa y el de su dueño, el nombre de la ciudad donde fue registrado, el número de folios o páginas que integran el libro y deberá quedar sellado y firmado por las personas competentes. En los demás folios o páginas deberá quedar estampado el sello del tribunal. 3. El encabezamiento que consiste en señalar el número del inventario. De acuerdo con el artículo 35 del código de comercio en Venezuela el inventario de una empresa quedara de la siguiente forma: 3. a.- Una relación exacta del dinero en caja y del que se encuentra en bancos, realizando una relación del dinero que se tiene en los diferentes institutos bancarios. 3. b.- Una relación de los efectos y cuentas por cobrar. 5
3. c.- Una relación de los bienes muebles e inmuebles. 3. d.- Una relación de la mercancía en existencia. 3. e.- Una relación de los otros activos que posea. 3. f.- Una relación exacta de sus deudas y obligaciones. Estos inventarios deberán ser firmados por el contador y el dueño o persona autorizada de la empresa. Un ejemplo:
Libro Mayor Es otro de los libros obligatorios que debe llevar toda empresa. En contabilidad, el libro mayor es un registro en el que cada página se destina para cada una de las cuentas contables de una empresa. Cada página va dividida y consta de 5 columnas: la primera columna es para la fecha, la segunda es para el concepto, la tercera es la del DEBE, la cuarta es la del HABER y la última columna es la del saldo. El libro es utilizado para llevar un estricto manejo de los ingresos y egresos diarios que obtenga la empresa. Se le llama Mayor porque toma el movimiento total de las subcuentas. Por ejemplo, los distintos proveedores que serían llevados en los libros auxiliares cada uno por separado, se concentran en una sola CUENTA: PROVEEDORES en el Mayor y el encabezado de la página dirá: PROVEEDORES y así por cada una de las cuentas: CLIENTES, BANCOS sin importar de cuantas subcuentas se conformen cada una de las CUENTAS. En el Mayor solo se menciona el monto de la cuenta por un periodo determinado, generalmente un mes. Siguiendo con el ejemplo de la cuenta PROVEEDORES, en la columna del haber se pondría el monto total facturado por todos los proveedores en el mes y en la columna del debe el total de monto pagado a 6
todos los proveedores durante ese mismo periodo, y la diferencia entre estas dos dará el saldo que queda al final del mes de cada una de las cuentas, sin detallar cuánto se le debe a cada uno de los PROVEEDORES, que eso estará en los Libros Auxiliares. Pases al Mayor: Consiste en transferir los asientos de diario, cuenta por cuenta al libro mayor, teniendo presente que las cuentas cargadas en el libro diario deben aparecer cargadas en el libro mayor y en igual forma las cuentas abonadas recordando a la vez de colocar la relación o referencia entre ambos libros. El interesado puede revisar adicional los artículos 36 y 39 del Código de Comercio de Venezuela lo cual complementará lo dicho anteriormente. Un ejemplo simple (Aunque en este cuadro falta la columna de concepto):
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Hoja de Trabajo La hoja de trabajo es una herramienta contable considerada como un borrador de trabajo para el contador, que permite al usuario poder observar el ajuste de los saldos, de las cuentas en las cuales se haya obtenido algún error, a la vez permite analizar los movimientos en los cargos y abonos. Estructura La hoja de trabajo tiene la siguiente estructura: Encabezamiento: formado por el nombre o razón social de la organización, el nombre del documento y la fecha del período en el cual se realiza. A su vez consta de dichas columnas: Número de orden de las cuentas. Nombre de las cuentas con su código. Balanza de comprobación con los movimientos y saldos ya sean deudores o acreedores en ambas partes. Las correcciones correspondientes en la columna ajustes en cargos y abonos Se obtienen los saldos ajustados Estado de pérdidas y ganancias Balance general TIC
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Objetivo La hoja de trabajo se elabora con la finalidad de verificar la exactitud de los registros contables, hacer las correcciones necesarias en el momento más oportuno, llevar a cabo los ajustes correspondientes y ordenar la información para presentar los estados financieros, los cuales son importantes por la información que en ellos se maneja y que logran revelar el comportamiento de una organización. Balanza de Comprobación Es un documento contable en el cual se enumeran las cuentas de mayor general que se elaboran al cierre del período mensual o anual, que contiene los movimientos y saldos deudor y acreedor de las operaciones económicas que afectan o modifican la información financiera de la entidad. El objetivo de la balanza de comprobación tiene como finalidad comprobar que el registro que se ha realizado de las operaciones y la afectación contable de las transacciones económicas realizadas por una entidad económica en un cierto tiempo, ha cumplido con la partida doble; y las sumas coinciden con las columnas del cargo y del abono.
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Ajustes Son los asientos contables formulados para modificar el saldo deudor o acreedor que tengan para reflejar su verdadera naturaleza de deudor a acreedor y viceversa de dos o más cuentas que, por alguna circunstancia, no reflejan el saldo real en un momento determinado. Los ajustes tienen por objeto corregir todas aquellas situaciones o dar cumplimiento a reglas de valuación de los diversos conceptos que integran los estados financieros, algunos ejemplos de estas situaciones son, dar de baja en libros cualquier partida, considerar algunas depreciaciones y amortizaciones que se hayan quedado fuera y que no revelen el valor real de las cuentas de activos fijos. Tipos de Ajustes
Por pagos y cobros anticipados: El pago por pagos anticipados representa un beneficio futuro, que se obtendrá por el paso del tiempo, por el uso o consumo de los bienes o servicios por los que se haya pagado. Por acumulación de activo y pasivo: Producto de las operaciones realizadas, y cumpliendo con el principio de periodo contable, deben de registrarse todos aquellos derechos a cobrar algo (activo), para así reconocer contablemente los derechos de cobro, se deben de registrar en el momento en que se tenga noción del derecho. Por estimación para cuentas de cobro dudoso: Son aquellas estimaciones que realiza una empresa de acuerdo a su experiencia y que el pago al que tiene derecho, no es factible ya que puede no recuperarlo. 25 Por depreciaciones y amortizaciones: Este ajuste corresponde a la recuperación del costo de un activo fijo tangible que, a través del tiempo y del uso, reduce su vida útil y su valor comercial. Esta recuperación se logra cargando a la cuenta correspondiente de activo fijo y abonando a la cuenta complementaria de activo, depreciación acumulada. Para la amortización es similar sólo que en este caso se aplican a cargos diferidos en vez de activos intangibles, se abona a la cuenta complementaria de activo, amortización acumulada. En la depreciación y amortización no se recupera el dinero invertido por dichos activos, solo se reconoce el costo de los mismos con su precio.
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Balanza de saldos ajustados Se elabora mediante el cierre de saldos deudor y acreedor, de las cuentas de la balanza de comprobación con los ajustes obtenidos durante un período ya sea anual, mensual y cuyo objetivo es demostrar el saldo real de las cuentas. Pérdidas y ganancias Estas cuentas ya no son llamadas pérdidas y ganancias en el 2012 salió la ley de llamarlos ingresos y gastos llamando a ingresos a ganancias y gastos a las pérdidas claro que aún no lo han utilizado muchos contadores aún. Esta cuenta es conocida como la liquidadora, ya que demuestra y registra aumentos y disminuciones en las cuentas de ingresos, gastos, costos y productos financieros, que salda al final de un Estado de pérdidas y ganancias, en el cual se puede observar la utilidad de una entidad económica, comparando sus ventas obtenidas en un cierto periodo menos sus costos, gastos, productos que hayan ocasionado. Período para demostrar la utilidad o pérdida del ejercicio del cual se esté trabajando, se carga a todas las cuentas de gastos, costos e ingresos y se abona a la de ventas y productos financieros si el resultado es deudor significa pérdida y si es acreedor es utilidad.
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Referencias bibliográficas
https://es.wikipedia.org/wiki/Libro_diario_(contabilidad)
http://clubdelasesor.com/libro-inventario/
http://www.gabilos.com/cursos/curso_de_contabilidad/curso_contabilidad.html?3 _el_libro_de_inventarios.html
https://es.wikipedia.org/wiki/Libro_mayor
http://saia.psm.edu.ve/pluginfile.php?file=%2F205413%2Fmod_resource%2Fcon tent%2F2%2Flibros.pdf
https://es.wikipedia.org/wiki/Hoja_de_trabajo
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