LOS ENGAÑOS
DEL GASTO COMÚN
Una guía de Edipro para alertar a propietarios
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“El primer paso para evitar una estafa, es saber cómo funciona. Este e-book es ese primer paso”. José Miguel Oyarzo, Gerente de Operaciones Edipro
Los engaños del gasto común
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Introducción. Capítulo 1: Estafa coordinada con copropietarios. Capítulo 2: Mi vecino el administrador. Capítulo 3: Multas y cobros injustificados. Capítulo 4: Facturas alteradas. Capítulo 5: Estafa a través de terceros.
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Capítulo 6: El talonario doble. Capítulo 7: Secuestro de datos. Aprende más con Edipro. Las Alícuotas. Las Provisiones. Los cheques y las cuentas. Sobre los autores.
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INTRODUCCIÓN En Chile hay más de 30.000 edificios, millones de personas y familias que a su vez pagan miles de millones de pesos en gastos comunes. Ese flujo de dinero, es una tentación para un mal administrador. Se trata de ingresos poco controlados y muchas veces además muy poco justificados en su valor mensual. En este ebook expondremos una parte de lo que hemos aprendido sobre cómo personas deshonestas han transformado los gastos comunes en un botín del que sacar provecho. ¿Por qué? Muchos administradores cotizan nuestro sistema para calcular gastos comunes y a varios no les interesa e incluso les molesta que el sistema transparente la contabilidad con los copropietarios. Seguramente los administradores que pretenden robar a la gente, no nos van a contratar y tal vez, van a odiarnos por informar a las personas. La verdad es que seremos bastante criticados por esto... Y no nos importa.
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Queremos que los administradores buenos se luzcan, que los administradores malos desaparezcan, que la gente se sienta segura y que todos vivamos tranquilos. Queremos que los administradores buenos se luzcan, que los administradores malos desaparezcan, que la gente se sienta segura y que todos vivamos tranquilos.”
Ayúdanos leyendo este ebook, difundiendo con tu condominio y mostrándoselo a tu administrador. En especial si tu administrador es malo o deshonesto, para que tenga claro que vamos por él. Macarena Venegas Cofundadora de Edipro
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CAPÍTULO
ESTAFA COORDINADA CON COPROPIETARIOS
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ESTAFA COORDINADA CON COPROPIETARIOS
Partamos por dos principios básicos:
Los engaños del gasto común
Para realizar su labor, el administrador tiene que tener acceso a las alícuotas de todas las unidades (ver vínculo 2) y a todos los Financieramente, una comunidad tiene entre sus obligaciones gastos. Así como también determina el cálculo de los gastos la necesidad de solventar los gastos que genera la mantención que debe pagar cada copropietario mensualmente. y cuidado de los espacios comunes, compartidos en menor o mayor medida por todos los copropietarios. Un fraude muy fácil de realizar pero muy difícil de detectar es que la administración modifique la alícuota de una unidad para Lo que se le cobra a todos los copropietarios mensualmente, favorecer a un amigo, bajando sus gastos. El problema, es que sirve para pagar gastos o adelantar el cobro de gastos futuros para que esto funcione, debe sí o sí subir las alícuotas de una o (ver vínculo 1). varias unidades con el fin de que el 100% de los gastos cuadren, afectando negativamente a los copropietarios que no son su Por regla general: todo lo que se gasta, se le cobra a los amigo. copropietarios.
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¿CÓMO SE DETECTA? Primero, debes saber la alícuota total de tus unidades (osea, la suma de las alícuotas de tus departamentos/casas, bodegas, estacionamientos), lo que debería estar especificado en la escritura de tu vivienda, en el conservador de bienes raíces y, probablemente, en el reglamento interno de la comunidad. Y en segundo lugar necesitarás saber el monto total del gasto común a prorratear cada mes, lo que debería ser especificado por la administración mes a mes, o en su defecto debería ser información que puedes conocer sin problemas, si consultas. Ahora calcula: Gasto total * alícuota total = Gasto a pagar Si el resultado es distinto a lo que se te está cobrando, hay un error. Si el monto es correcto, puede que la víctima no seas necesariamente tú, y sea otro vecino, o grupo de vecinos, lo que quiere decir que la administración igual puede estar beneficiando a un amigo. PÁG.
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ESTAFA COORDINADA CON COPROPIETARIOS ¿CÓMO SE ARREGLA?
¿CÓMO SE PREVIENE?
La comunidad deberá detectar todas las anomalías Calcula tus cobros todos los meses. Es simple: en las alícuotas, tanto para los copropietarios que debes saber tus alícuotas y el monto total a fueron beneficiados como los que fueron afectados. prorratear. Luego debes ver si esa suma coincide con tu cobro del gasto común (ojo, además hay Deberán recalcular todos los meses anteriores, cobros de multas, agua caliente individual y otros para todas las unidades, y compararlos con los cobros que se reparten independientes a la alícuota, cobros efectivos para ver desde cuándo se está pero deberían estar especificados por separado). beneficiando a alguien y afectando a los demás copropietarios. Además, si exiges que usen EdiPro, mes a mes podrás ver el desglose de las alícuotas que debes pagar Es bueno realizar una auditoría para corregirlo, ya en la colilla de gastos comunes, por lo que te sería que, el beneficiado puede señalar que desconocía la muchísimo más fácil detectar si la administración te situación y que “pagó todo lo cobrado en los plazos cambió la alícuota. convenidos” y que “no puede hacerse responsable por cobros menores provocados por errores de la Adicionalmente, la plataforma EdiPro deja un registro de todos los cambios que realiza la administración, administración… y del comité”. por lo que un comité con un poco de atención podría detectar los cambios de las alícuotas fácilmente.
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CAPÍTULO
MI VECINO EL ADMINISTRADOR
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MI VECINO EL ADMINISTRADOR
En el caso anterior, el administrador beneficiaba a un copropietario y perjudicaba a otros, pero con la suficiente voluntad, coordinación y responsabilidad, el problema se podría detectar y corregir. No obstante, si consideramos que el comité no sólo es el principal órgano de supervisión y control de la gestión administrativa, si algún miembro del comité está actuando de mala fé, le sería mucho más fácil autorizar y ocultar las malas acciones de la administración.
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Por ejemplo, si el miembro del comité a cargo de la autorización de egresos está coordinado con una administración deshonesta, se haría imposible detectar pagos con sobreprecios a los proveedores, antes de que estos se hayan realizado y el dinero esté perdido. Los beneficios que podría obtener un miembro deshonesto del comité van desde la disminución de la alícuota a rebajas sistemáticas y arbitrarias de intereses por mora mediante condonaciones de deudas.
MI VECINO EL ADMINISTRADOR ¿CÓMO SE DETECTA?
¿CÓMO SE ARREGLA?
Al igual que antes, si el beneficio a la persona Será necesario que se realice una auditoría detallada coludida con la administración se hace a través de a las cuentas del condominio y a las acciones de la una disminución de su alícuota, tiene que haber administración. uno o varios copropietarios que vieron sus propias alícuotas aumentadas. Para detectarlo, todos los copropietarios deben calcular mes a mes sus gastos comunes, conociendo su alícuota y el gasto común total a prorratear, de la siguiente manera: Gasto total * alícuota total = Gasto a pagar Si el resultado es distinto a lo que se está cobrando, hay un error. Si el beneficio recibido por el miembro deshonesto del comité viene dado por condonaciones de deudas, será más difícil detectar el fraude y la mejor alternativa será exigir listas de cobros condonados en la asamblea.
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¿CÓMO SE PREVIENE? Los copropietarios tienen que conocer sus alícuotas y se le debe exigir a la administración que detalle el monto total a prorratear mes a mes, no sólo el monto a pagar por cada copropietario, para que con estos valores, cada copropietario pueda ver si los números calzan. También se recomienda el uso de software de gestión de comunidades que cuente con listados transparentes de condonaciones. En el caso particular de EdiPro, aparte de tener la lista de condonaciones, se envían notificaciones automáticas a todos los miembros del comité cuando la administración condona una deuda.
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CAPÍTULO
MULTAS Y COBROS INJUSTIFICADOS
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MULTAS Y COBROS INJUSTIFICADOS
Los administradores son personas que para poder cumplir su labor, tienen un alto control operativo y dominio de la información. Muchas veces pueden verse sobrepasados por la carga de trabajo, y es ahí, cuando la frustración puede generar que dejen de lado su objetividad.
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Si hay situaciones de mala conducta repetitivas, esto puede generar malas relaciones entre propietarios y administración, si estas circunstancias no están reguladas por el reglamento interno, el administrador no puede sancionar correctamente, y en algunos casos, podría generar un abuso, donde la persona a cargo de las finanzas, tiene el control y puede desquitarse multando excesivamente de forma indiscriminada.
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MULTAS Y COBROS INJUSTIFICADOS
¿CÓMO SE DETECTA?
restricciones. Pero es muy importante que todas estas novedades sean notificadas, ya sea, a través Todos los copropietarios deben estar atentos a los de circulares individuales o anuncios en diario mural acuerdos que se alcancen en las asambleas y a la y/o ascensores. comunicación de estos acuerdos por parte Además, hay que mantener un proceso de de la administración. multas ordenado, y con multas que puedan ser comprobadas con evidencia razonable.
¿CÓMO SE ARREGLA?
El copropietario afectado debe llevar todos los antecedentes disponibles al comité. En el caso de los cobros de intereses indebidos, deberá llevar todos los recibos de pagos para comprobar los cobros incorrectos comparando con todo lo explicitado en el reglamento interno.
¿CÓMO SE PREVIENE?
Exactamente los mismos principios aplican para los intereses: Reglas claras sobre montos y plazos Notificación explícita en caso de modificaciones por orden de la asamblea Comunicación detallada sobre los montos cobrados al copropietario moroso
Las plataformas de gestión de condominios que cuentan con acceso a copropietarios, como EdiPro, Las reglas tienen que estar claras. El reglamento de suelen mostrar esta información con el detalle convivencia debe existir y debe ser accesible para suficiente como para detectar anomalías y cobros todos los copropietarios y residentes. injustos. Es común que en asamblea ordinaria se lleguen a acuerdos para aplicar nuevas multas o endurecer PÁG.
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CAPÍTULO 4
FACTURAS ALTERADAS
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FACTURAS ALTERADAS
Probablemente el fraude más habitual en comunidades, es la las modifica o las declara al comité con un monto mayor, y adulteración de facturas o el falseo de la contabilidad de los posteriormente cobra el cheque a nombre de él por el monto gastos del condominio. inflado para pagarle al proveedor (ver cuadro 3), se le paga una parte al proveedor y el resto queda para la administración. Esto se puede dar de dos maneras: La administración recibe cotizaciones de los proveedores, Posteriormente, la factura no se le entrega al comité.
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FACTURAS ALTERADAS ¿CÓMO SE DETECTA?
Luego, el comité debe visar los egresos para autorizar la confección de cheques, pero siempre verificando Para detectarlo, el comité debería comparar los que los montos coincidan con la cotización original. montos de cada gasto en tres instancias: La cotización dada por el proveedor, la factura Y por último, todos los pagos deben realizarse emitida por la administración y el monto del egreso a través de cheque a nombre del proveedor, registrado en la contabilidad. Los tres montos independiente de si los deposita la administración o deberían ser iguales, y los documentos no deberían si se le entregan al proveedor. tener signos de estar modificados. El uso de plataformas digitales permite a la administración acceso en tiempo real a todos los ¿CÓMO SE ARREGLA? documentos de la administración, algunas además incluyen visualización online de documentos En caso de detectar anomalías, queda definir si son y permiten visualizar la conciliación entre la desajustes normales o si puede haber un objetivo contabilidad y la cuenta bancaria. malicioso tras esto. Pero independiente de esto, lo importante es En este caso, habría que contactar al proveedor para simplemente un problema de factibilidad humana: descubrir qué cosa afectó el precio. que cada egreso sea un cheque y sea siempre a nombre del proveedor, no de la administración.
¿CÓMO SE PREVIENE? Primero, tanto las cotizaciones como las facturas deben ser enviadas con copia al comité directo desde el proveedor, para que no haya espacio para cambiar los documentos. PÁG.
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CAPÍTULO 5
ESTAFA A TRAVÉS DE TERCEROS
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ESTAFA A TRAVÉS DE TERCEROS
Es muy normal que los administradores más experimentados tengan muchos amigos proveedores con los que han trabajado en distintos edificios con anterioridad.
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El problema de estas contrataciones ocurre cuando la administración beneficia a sus proveedores amigos por sobre los intereses de la comunidad, ignorando ofertas mejores o incluso manipulando documentos para que calcen con sus intereses.
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¿CÓMO SE DETECTA?
ESTAFA A TRAVÉS DE TERCEROS ¿CÓMO SE ARREGLA?
¿CÓMO SE PREVIENE?
Los copropietarios deben exigir al comité que El Comité debe tratar las cotizaciones con el mismo evalúen un mínimo de cotizaciones antes de tomar nivel de formalidad que las facturas. Todas las una decisión respecto a gastos importantes. cotizaciones deben ser exigidas con copia a al menos un miembro del comité con el fin de asegurarse que Quienes crean que hay un proveedor que está no hubo manipulación de la decisión. recibiendo más dinero del que corresponde por sus servicios, debería poder exigir al comité que Es clave que cada comité “herede” al comité muestre las cotizaciones de otros proveedores en siguiente los datos de los proveedores que han sido En la práctica, cualquier copropietario que considere una asamblea ordinaria. De esta forma cuidarán que buenos y malos, tanto en términos de calidad como de precios. que algún gasto en particular está por sobre el precio no se repita en el futuro. del mercado, debería comentar esta información En el caso particular de EdiPro, esto se facilita con el comité para aclarar las diferencias de precios. mucho con el registro de proveedores incorporado El problema es que no todas las administraciones en el sistema. entregan el desglose de los gastos a ese nivel de detalle. En primera instancia, quien puede (y debe) detectar esto, es el Comité de Administración, quienes deben analizar las ofertas y cotizaciones de los proveedores. En caso de que se detecten gastos sistemáticamente más caros que los precios del mercado, es deber del comité pedir explicaciones y aclarar el tema.
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EL TALONARIO DOBLE
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EL TALONARIO DOBLE
Este es probablemente el fraude más curioso y cuantioso que hemos visto. Cada pago que se realiza al condominio tiene un recibo, y cada recibo tiene un número único correlativo que aumenta de uno en uno, con el objetivo de que en la contabilidad no se puedan perder pagos y que cada pago esté identificado. El problema es, que quien recibe el pago y entrega los recibos, aún tiene mucha autoridad en el proceso. En este caso quien recibe el pago controla dos talonarios idénticos.
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Al recibir un pago, los registra siempre en el talonario principal, excepto algunos que los registra en el segundo talonario, y a nivel de contabilidad sólo se registran los ingresos del talonario principal. Los copropietarios obtienen recibos que se ven impecables. La contabilidad muestra ingresos con números de recibo correlativos sin ningún salto. Y si al copropietario se le cobra algo ya pagado, simplemente va con su recibo, la administración asume un error de registro y registra el pago.
EL TALONARIO DOBLE ¿CÓMO SE DETECTA?
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Y por último: todo copropietario debería guardar sus recibos. Tanto la detección como solución de Al igual que en otros casos, la dificultad en la Primero: buena comunicación entre los problemas se hace mucho más fácil si todos tienen detección radica en que es necesario que los copropietarios, pues si hay talonarios duplicados, sus recibos. Nuevamente, sistemas de gestión como algunos pagos no serán registrados en la EdiPro permiten que los copropietarios descarguen copropietarios se comuniquen entre ellos. los recibos en cualquier momento.* contabilidad.
¿CÓMO SE ARREGLA? En primer lugar hay que tener claridad que el dinero que falta fue pagado, pero quien lo recibía, se lo llevó, así que probablemente serán necesarias acciones legales para intentar recuperar ese dinero. Y el primer paso para esto será determinar cuánto dinero se perdió, lo que se hará mucho más fácil si todos los copropietarios tienen todos sus recibos. Es probable que pocos guarden esos recibos y el proceso se hará muy complicado, pues al no ser confiables los registros de los talonarios, básicamente cualquier persona podría decir que pagó y no habría evidencia razonable para negar eso… Incluso si no lo hizo.
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En segundo lugar, el edificio debe adoptar un sistema de recibos que no se pueda adulterar. La mayoría de los sistema de gestión de condominios generan automáticamente los recibos con números de recibo correlativos, y al menos en el caso de EdiPro, estos números son únicos, no se pueden saltar y son generados por el sistema.
*TIP: Verifica esto con tu proveedor pues no todos los sistema de gestión de condominios cuentan con acceso a copropietarios. Exígele a tu administrador que use un sistema de gestión transparente y escríbenos a: contacto@edipro.cl si necesitas confirmar cuál plan de EdiPro tiene tu edificio.
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SECUESTRO DE DATOS
SECUESTRO DE DATOS
Datos, datos, datos… Todos los problemas que se han visto en este ebook se dan por la asimetría y control de la información.
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Y casi todos hoy trabajan solo con Excel, lo que significa que tienen toda la información centralizada en computadores personales, pero incluso si utilizan algún sistema de gestión de Quien recibe y maneja las facturas las puede adaptar, quien recibe condominios, hay una letra chica: ¿Quién es el cliente? y registra los pagos puede manipularlos, y si los copropietarios pierden recibos y los comités no revisan los documentos, las Los sistemas donde el cliente es el administrador, en la práctica están supeditados a sus decisiones respecto a la información del soluciones se complican. condominio, y si las relaciones con la administración se quiebran, Cuando toda la información está en manos de una persona, al final es cosa que este cambie las claves de los copropietarios y se el controla quién sabe qué, y en este caso, los administradores acabó… reconstruir la contabilidad será difícil y tedioso. controlan toda la contabilidad del edificio.
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¿CÓMO SE DETECTA? El problema de esto es que no se detecta hasta que es demasiado tarde. No es un fraude flagrante, de hecho, es más bien un área gris del derecho informático, y más que detectar algo, hay que prevenir la centralización de la información en una persona con la que eventualmente se podrían cortar relaciones de manera poco amistosa.
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SECUESTRO DE DATOS
esté centralizada en una sola persona ni en un sólo equipo. Y segundo, que el servicio que usen esté contratado por el edificio, no por la administración, las administraciones pasan, los datos quedan. Mientras el cliente no sea el edificio, no habrá una manera certera y efectiva de exigir los datos de la contabilidad del edificio.
*TIP: Verifica esto con tu proveedor: quién está pagando el servicio. Puedes exigirle al comité a No tiene arreglo. Si un administrador no quiere través de la asamblea que ellos se hagan cargo dar acceso a los datos de contabilidad de un del pago y el contrato del sistema directo con el condominio, no queda más que tomar acciones proveedor del software. legales engorrosas y muy poco efectivas.
¿CÓMO SE PREVIENE? Hay dos maneras de prevenir: En primera instancia, que tu condominio no use Excel. Utilicen sistemas de administración modernos y que estén en la nube, donde la información no PÁG.
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APRENDE MÁS CON EDIPRO
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PROVISIÓN (CUADRO 1) Las provisiones funcionan como un adelanto del cobro de gastos comunes futuros programados, que aún no se realizan. El objetivo es que el condominio tenga con un fondo donde acumular dinero anticipadamente, para evitar subir el gasto común de golpe en caso de alguna emergencia. Por ejemplo, en un edificio de 50 departamentos tienen un gasto común de 4.000.000 mensuales (osea, $80.000 por departamento, en promedio). Si limpiar y reparar la techumbre costará $1.000.000, el gasto común promedio de cada departamento subirá en $20.000 ese mes. En vez de esto, dicho monto se puede cobrar durante los 6 meses anteriores con un alza promedio de $3.300, de este modo, el gasto por mes es reducido y más asequible para los copropietarios.
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APRENDE MÁS CON EDIPRO LAS PROVISIONES
APRENDE MÁS CON EDIPRO LAS ALÍCUOTAS
ALÍCUOTA (CUADRO 2) La alícuota corresponde a una proporción entre los metros cuadrados de una unidad de propiedad privada (osea, departamentos, bodegas, casas y estacionamientos) y la suma total de todos los metros cuadrados de propiedad privada del condominio (osea, todos los departamentos, bodegas, casas y estacionamientos). Metros cuadrados unidad
x 100%
Metros cuadrados del condominio**
DEPARTAMENTO + ESTACIONAMIENTO
TOTAL de 40 m²
**Notar que aquí no se consideran espacios comunes como patios, pasillos, piscinas, etc.* La alícuota determina la proporción de los gastos comunes que debe pagar el copropietario dueño de una unidad. Por ejemplo, si eres dueño de un departamento que representa el 4% del total de áreas privadas del edificio, vas a pagar el 4% de los Gastos Comunes de cada mes. PÁG.
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TOTAL de 1000 m²
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APRENDE MÁS CON EDIPRO LOS CHEQUES Y LAS CUENTAS
CHEQUES Y CUENTAS (CUADRO 3) Muchos bancos le dan a las comunidades un tipo de cuenta donde no pueden hacer transferencias electrónicas, sólo girar cheques. Esto da pie a una práctica muy mala: los comités emiten un sólo cheque a nombre del administrador para que este le pague a todos los proveedores desde su cuenta personal a través de cualquier medio de pago que sea más cómodo. Esto puede ser un problema, ya que permite que el administrador pudiese no pagar todos los montos, no quedan respaldos de los pagos hechos a los proveedores y se dificulta la conciliación bancaria.
HACER SIEMPRE 1 CHEQUE POR PROVEEDOR
COMPARAR SIEMPRE QUE LOS MONTOS DE LA COTIZACIÓN Y FACTURA DEL PROVEEDOR COINCIDAN
CUANDO TU ADMINISTRADOR SUBE LOS DOCUMENTOS A EDIPRO, PUEDES REVISAR EL N° DE FOLIO
Lo correcto es hacer un cheque por proveedor y hacer el depósito de todos estos cheques, lo que lamentablemente es muy lento, pero es la mejor manera de evitar problemas. NN˚ de folio folio: io:
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SOBRE LOS AUTORES
José Miguel Oyarzo
Macarena Venegas
David Valdebenito
Cofundador y Gerente de Operaciones de EdiPro. Es el responsable de chequear que Edipro funcione al 100%, buscando siempre nuevas ideas y mejoras para el sistema, para poder entregar un servicio completamente eficiente y que así nuestro clientes puedan realmente vivir tranquilos.
Abogada UC, cofundadora de EdiPro y Co-conductora de En Su Propia Trampa, programa con el que ha tenido que reportear casos terribles de fraudes en condominios, los que sirvieron de motivación para la construcción de EdiPro.
Ingeniero Senior de Soporte y Arquitecto del Producto. Es quien ha tenido que desenredar la contabilidad de condominios afectados por fraudes y malas gestiones, por lo que conoce de primera mano el impacto en el bolsillo de las víctimas de estafas en las comunidades.
Diseño y edición por Yorita Herrera PÁG.
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Exige administradores que usen EdiPro. Pide el detalle de los gastos mes a mes. ... Y Ăşsalos para calcular tus gastos comunes. Guarda todos los comprobantes, siempre. Cuando tengas problemas muy seguido, convĂŠrsalo con tus vecinos. Comparte este e-book con tu condominio y tus amigos para que terminemos con los malos administradores.
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