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Consultoría Empresarial El Arte de Enseñar a Liderar. Tomado de la Revista M&M
La excelencia corporativa es el factor diferencial que puede llevar a una compañía al liderazgo, de ahí que el mejoramiento de la gestión administrativa, financiera, de recursos humanos, mercadeo y ventas; sea uno de los procesos en el que mayor tiempo y esfuerzo invierten. La consultoría, en este sentido, es la herramienta que muestra el camino para alcanzar los objetivos mencionados. Muchos consultores empresariales comparan su ejercicio profesional con la medicina, en la que un especialista ayuda a una persona a mantener un buen estado de salud a través de la prevención o cura de ciertas enfermedades. En las empresas sucede lo mismo y en este caso, el consultor
es el especialista que diagnóstica el estado de salud de una organización y en la misma medida propone soluciones a sus errores, previene posibles fallas o mejora aquellos procesos que entorpecen su productividad. La consultoría se puede definir como un servicio de asesoramiento especializado e independiente, en el que un profesional sirve de apoyo a una organización con el objetivo de generarle soluciones especificas a sus problemas internos, mediante una metodología de trabajo práctica y orientada. El propósito, ayudar a la empresa para que alcance objetivos estratégicos como la competitividad y la productividad, a través de la evaluación de su gestión y el descubrimiento de sus oportunidades.
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La prestación de este servicio profesional, nació de la necesidad de las empresas actuales por desarrollar procesos de mejoramiento continúo (1) como parte integral e innata de su gestión. Aquí, la que la alta gerencia, los mandos medios y el personal de tercer nivel; están enfocados en lograr la satisfacción del cliente externo e interno; siendo la consultoría, uno de los mecanismos para que los miembros de esa organización, a través del aprendizaje de estrategias administrativas, apropien e interioricen el cómo llegar a esa meta.
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Esta asistencia se caracteriza por el perfil profesional y especializado del consultor, quien gracias a sus conocimientos y experiencia (ver destacado) está en capacidad de suministrar, temporalmente y de manera independiente, el conocimiento, los métodos, los instrumentos y las recomendaciones que facilitarán a la empresa lograr sus objetivos. Al contrario de una asesoría empresarial, en la que se trabaja sólo un tema específico (asesoría legal, en telecomunicaciones, en desarrollo de proyectos, en ingeniería de petróleos) con el objetivo de resolver en la empresa procesos puntuales; la consultoría ofrece un compendio de varias asesorías en diferentes áreas de la gestión organizacional que, según sus necesidades, la empresa decide si las toma integralmente o lleva a cabo un proceso en especial. El consultor será entonces quien acompañe a la misma para que sea capaz de definir su negocio, sus ventajas competitivas y pueda formular un plan de acción para desplegar esas estrategias.
Áreas de la consultoría Según Alexander Rubiano, Director de Mercadeo de Visión Consultoría Empresarial & Económica de la Universidad de La Sabana, uno de los factores que determinan la
necesidad de una consultoría, es el desconocimiento que los empresarios tienen sobre ciertos temas vitales para el buen funcionamiento de su organización. “Muchas empresas son buenas en el núcleo de su negocio pero, desafortunadamente, sólo se enfocan en la producción de los bienes o servicios que ofrecen”, olvidando el manejo transversal que deben dar a su compañía, afirma Rubiano. De hecho, Arturo Torregrosa de ATSG consultoría, explica que una organización es un sistema integral en donde todas las áreas o departamentos son influenciados entre sí: “si un área determinada funciona bien pero las demás tienen falencias en su gestión, esto terminará afectando negativamente a toda la compañía” y ese es, justamente el hecho que la alta dirección debe atacar. Funciones como el manejo de presupuestos o costos, administración de la producción o tiempos, mercadeo y ventas e incluso la gestión del recurso humano; son temas esenciales que la gerencia debe vigilar, aún si no tiene conocimientos sobre los mismos. De ahí que las consultorías se constituyen en una herramienta efectiva, para que las empresas –micro, pequeñas, medianas y grandes– puedan acceder a los conocimientos necesarios que les permita gestionar y enfrentar con éxito; los cambios o mejoras que en su interior requieren. Inicialmente, este proceso parte de un diagnóstico que el consultor realiza para determinar el comportamiento y estado real de la empresa, así como de las áreas o procesos que más la afectan, ya que es posible que su gestión del recurso humano sea buena, pero en materia de planeación estratégica, ésta no tenga claro cuáles son sus proyecciones o hacía dónde se dirige; caso en el cual el profesional en consultoría, establece el tipo de ayuda más conveniente para impactar positivamente aquellas áreas que lo necesitan.
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plementación y cuáles serán los parámetros de evaluación al proceso; son los asuntos que en el documento de diagnóstico, el consultor debe presentar.
Posterior al diagnóstico, el consultor propone a la empresa un plan de acción en el que se plantean las soluciones a las necesidades encontradas: cuáles son las tareas a seguir, cuándo empieza y termina esta labor, cómo se ejecutará, quién o quiénes son los directivos responsables de su im-
Partiendo de la experiencia de los consultores para tratar el tema y de las necesidades identificadas más apremiantes que las organizaciones presentan, estas son las áreas de consultoría que pueden implementar se: Estos tipos de consultoría se caracterizan por la variabilidad en sus tiempos de duración, según factores como el tamaño de la organización, la consultoría a implementar, los objetivos que se persiguen con la misma o el grado de compromiso de los directivos responsables de su implementación en la empresa. De hecho, Mauricio Molina Rodríguez, Jefe del Departamento de Desarrollo Empresarial de la Cámara de Comercio de Bogotá, afirma que una consultoría para crear la imagen corporativa de la empresa es muy diferente a ejecutar un proyecto en ventas, pues mientras en la primera se idean los elementos (valores que se quieren transmitir, logotipo o colores institucionales) que la van
Área de Gestión
Procesos
Evaluación de empresas Proceso de transformación cultural y cambio Dirección y Organizaprofundo Planeación/gestión estratégica ción de Empresas Construcción de la Estructura Organizacional Gestión hospitalaria Talento Humano
Planeación de Recursos Humanos
Gestión de competencias
Sistemas de compensación y beneficios
Estudios de clima organizacional Legal
Financiera
Mercadeo
De calidad y producción
De tecnología
Diagnóstico de la situación financiera
Reestructuración y valoración de empresas
Planeación financiera
Planes de negocio
Planeación tributaria
Estructura de costos
Valoración de empresas
Presupuestos empresariales
Plan de mercadeo
Plan de ventas
Mercadeo estratégico
Administración fuerza de ventas
Servicio al Cliente
Sondeos de mercado
Plan de Comunicación Organizacional
Inteligencia de mercados
Gerencia de los Procesos del día a día
Planeación de producción
Gestión de calidad y normatividad técnica
Gestión ambiental Costos
Planeación estratégica/implementación de tecnologías de información
Internet Comercio electrónico
Sistemas de información Ambiental De empresas familiares
Norma ISO 14000/OSHAS 18000
Plan de manejo de residuos
Plan de manejo ambiental Protocolo de familia
Plan de sucesión
Triangulación: familia, propiedad, empresa. Pensamiento estratégico paralelo
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Hay algunos casos, explica Rubiano en que las consultorías pueden demandar entre 8, 10 o 12 semanas, si es una consultoría en temas administrativos, pero si se trata de una consultoría para certificar algún proceso de acuerdo a una norma técnica específica –como la certificación ISO, la QS, la OSHAS o la HACCP–; la ejecución e implementación de la misma puede durar más de un año. Igualmente, los costos de estas asistencias, además de los factores anteriormente mencionados, están determinados por el volumen de ventas de la empresa, número de horas que el consultor destina al proceso y modalidad de consultorías (ver Modelos de Consultoría) que cada consultor –independiente o empresa de consultoría– desarrolla. En este sentido, Arturo Torregrosa explica que el tamaño de la empresa y el tipo de consultor son las dos variables que determinan el costo de una consultoría, siendo difícil establecer un precio fijo para determinado proyecto. No obstante, en el mercado se ofrecen consultorías cuyo costo se promedia en $1.5 millones cuando el proyecto no
exige mucho tiempo o hasta los 5, 10, 12 o 15 millones de pesos cuando se trata de una consultoría, por ejemplo, de gestión de calidad.
Modelos de consultoría En términos generales el servicio de consultoría puede prestarlo un profesional independiente o una empresa dedicada a este ejercicio, las cuales cuentan con grupos de consultores especializados en diversos temas empresariales, capacitados para prestar este servicio. Aunque el mercado de este servicio en Colombia es amplio y variado, M&M entrevistó a tres consultores con diferentes perfiles, con el fin de conocer cómo funciona y en qué consiste su modelo de consultoría.
Visión consultoría empresarial & económica El modelo de consultoría de Visión, está orientado a atender las necesidades de la pequeña y mediana empresa. Cuenta con un grupo multidisciplinario de expertos consultores que durante todo el proceso de consultoría participan, guían y asisten directamente a las empresas en el logro de sus objetivos. Su metodología está enfocada en el trabajo en equipo, en el que los consultores analizan e identifican
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a identificar y diferenciar entre las demás; en la segunda se busca definir el cómo se van a vender sus productos o servicios, qué tipo de fuerza de ventas se utilizará o cuáles serán las políticas de crédito y pago; e incluso estos trabajos pueden variar si es una pequeña o gran empresa.
los problemas de una organización y su impacto para presentar posteriormente, las diferentes alternativas o soluciones a la empresa y en caso de su aprobación; implementar un plan de acción, supervisado semanalmente por los consultores coordinadores, para evaluar los avances de la consultoría hasta su finalización.
ATSG - Arturo Torregrosa Sistema Gerencial Es una organización de profesionales independientes enfocados en facilitar el mejoramiento de la gestión empresarial, mediante la transferencia de conocimiento; haciendo énfasis en la construcción, traducción y gerenciamiento de la dirección estratégica, el manejo de los procesos del día a día y la transformación cultural de las organizaciones. En este modelo de servicio, el consultor hace, inicialmente, una transferencia de conocimientos a los directivos encargados de este proceso al interior de la organización para posteriormente, elaborar y efectuar conjuntamente el plan de acción a seguir. Según Arturo Torregrosa, “de esta manera el empresario adquiere las herramientas gerenciales necesarias que le permitirán construir las soluciones para los problemas que se presentes en su organización”.
Cámara de Comercio de Bogotá – CCB Los proyectos de consultoría que promueve la CCB están dirigidos básicamente a las micro, pequeñas y medianas empresas de Bogotá y Cundinamarca, de todos los sectores económicos; dando prioridad a aquellas, cuyas actividades son consideradas como estratégicas para el desarrollo económico de la región entre los que se encuentran los sectores textil-confección, cuero – calzado - marroquinería, metalmecánica, alimentos tradicionales u orgánicos, servicios de salud de alta complejidad, servicios turísticos o agroindustria.
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El modelo de consultoría empresarial que desarrolla esta entidad tiene como objetivo beneficiar al mayor número de empresas posibles mediante un proceso democrático de selección en el que inicialmente, la empresa debe presentar una solicitud de apoyo por escrito a la CCB para ser estudiada por el Comité Técnico del Departamento de Desarrollo Empresarial, área responsable de los procesos de consultoría en esta entidad. En esta evaluación se establece el área a intervenir o necesidad empresarial específica a resolver y se estudian los requisitos que éstas deben cumplir para determinar si la consultoría procede o no: un mínimo dos años de permanencia en el mercado, no haber recibido anteriormente asistencia por parte de la CCB, capacidad y estabilidad para responder económicamente con el costo de la consultoría y un compromiso real de llevar a cabo las acciones que este proceso exija. Una vez analizada la solicitud y en caso de ser aprobada por el Comité Técnico (las solicitudes que no son aprobadas se someten a un proceso de verificación de datos para su nueva evaluación), la CCB ofrece su red de consultores especializados en todas las áreas organizacionales, de la que preselecciona una terna de consultores que es presentada a la empresa para que ésta seleccione a uno de ellos, teniendo en cuenta su hoja de vida profesional y la propuesta de consultoría para así dar inicio al proceso. Vale señalar que las consultorías desarrolladas por la CCB son financiadas con recursos de la misma entidad y de otros organismos de apoyo, por lo que la empresa solicitante puede acceder como alivio a un subsidio que cubre en el pago de un 50, 40 o 30 por ciento, del valor total de la consultoría hasta por seis millones de pesos. Paralelamente, la CCB ha desarrollado otro modelo de consultoría, el Programa Tutor, que consiste en una guía técnica y práctica elaborada por los consultores de la entidad y que es adquirida por los empresarios para ser ellos mismos quienes implementen en su organización, las acciones allí sugeridas. Según Mauricio Molina, aunque este modelo demanda más tiempo en su aplicación, su beneficio es que las empresas tienen la posibilidad de mejorar su gestión, basadas en los
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conocimientos y experiencia de los asesores profesionales pero a un menor costo que una consultoría personalizada, pues su precio es de $1.6 millones. Actualmente, la CCB tiene a disposición el Tutor Empresarial en Planeación Estratégica, uno en Mercadeo y Ventas y un tercero en Gestión Financiera. Cabe resaltar que además de estos modelos de consultoría, existe en el mercado colombiano una completa oferta de empresas especializadas en temas concretos como marketing, tributario, gestión del recurso humano o jurídico.
Alcances y limitaciones de la consultoría Según las fuentes consultadas, un factor que determina el éxito o fracaso de una consultoría, es el nivel de compromiso que tenga con ella la misma organización que la demanda y la disposición para seguir e implementar el plan de acción que sugiere el consultor; por lo que antes de iniciar una consultoría es importante confirmar que la alta dirección está decidida a liderar, desarrollar y participar directamente en este proceso. En este sentido, la responsabilidad de la efectividad de una consultoría recae directamente sobre la alta dirección, pues la ejecución de ciertas acciones –consideradas de alto impacto al interior de una organización– tendientes a cambiar la estrategia, la rutina laboral de los empleados, la adecuación tecnológica de las áreas de producción, el diseño de un nuevo plan de ventas o el cambio total de la imagen corporativa; son decisiones que únicamente pueden ser autorizadas por la alta gerencia. De hecho, esta es la que debe garantizar al consultor otros aspectos como la coordinación del personal para su capacitación y formación, la disponibilidad del tiempo para las tareas de planificación y eje-
¿CÓMO SELECCIONAR EL CONSULTOR IDEAL? Según las fuentes consultadas el consultor ideal debe: • Conocer profundamente las áreas empresariales y estar al tanto de las actualizaciones que en su materia se desarrollan • Conocer, entender y manejar el marco legal que cobija y rige a las organizaciones, sin ignorar la protección del interés público. • Responder con honradez, honestidad, autodisciplina y confidencialidad a las necesidades de su cliente. • Manejar una excelente imagen profesional y personal. Por ello, para su selección una organización debe solicitar su hoja de vida profesional en donde se relacionen las referencias laborales con documentación adjunta, que permitan verificar la veracidad de la información y conocer cuáles han sido las consultorías adelantadas, para qué empresas, cuáles han sido los resultados positivos y su efectividad dentro de esas organizaciones. cución y la gestión de los recursos necesarios para el desarrollo de la consultoría. Explica Torregrosa que una consultoría no es otra cosa que “acompañar a la empresa en procesos que la lleven a aprender y a cambiar de manera natural y continua, para que en todo momento pueda definir, ajustar y consolidar su ventaja competitiva diferencial”, un proceso en el que el consultor sólo es el acompañante y orientador de la gerencia pues su función se enfoca especialmente en transferir conocimientos. Las acciones efectivas de este hecho, se traducen en el establecimiento de programas de implantación, la capacitación del personal para los cambios requeridos, la orientación y motivación de la organización hacía los objetivos esperados y la evaluación del desarrollo y los resultados del proceso. Según Visión Consultoría Empresarial & Económica, la “puesta en acción de las estrategias para la optimización de los procesos y la estructura empresarial, el mejoramiento del clima organizacional y del desempeño del recurso humano; basado en la creación de un ambiente de confianza y claridad y la potencia-
ción y verdadera puesta en acción de los valores corporativos”; son los beneficios e impactos positivos que una consultoría de éxito puede traer a una organización. Una acción en la que la gerencia está obligada a establecer procedimientos claros para el direccionamiento estratégico y gestión de su organización, tendiente construir la competitividad que marca su supervivencia y liderazgo entre las demás organizaciones. Citas 1) El mejoramiento continúo es una teoría de administración que busca la excelencia en todas las áreas de la empresa: Capacitación del personal, eficiencia de los procesos de industrialización, relaciones con los clientes y proveedores, comunicación entre los miembros de la organización o relaciones con la sociedad, entre otras; con miras a mejorar sus productos o servicios para la satisfacción de sus consumidores.
Fuentes •
Alexander Rubiano Q. Director de Mercadeo Visión Consultoría Empresarial y Económica. Correo electrónico: alexander. rubiano@visionconsultoria.com.co.
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Arturo Torregrosa. Director de ATSG. Correo electrónico: artorre@cable.net.co.
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Mauricio Molina Rodríguez. Jefe de Desarrollo Empresarial Cámara de Comercio de Bogotá. Correo electrónico: mauricim@ccb.org.co.