Innovatiivisten hankintojen käsikirja
Päivitetty: 2.7.2010 11:56
1
Sisältö
Innovaatio julkisissa hankinnoissa ja palvelutuotannossa ........................... 6 Mikä on innovatiivinen hankinta tai hankintatapa? .................................... 6 Puheista tekoihin .......................................................................................... 8 Vahva, osaava ostaja – esivalmistelun tärkeys ............................................ 9 Markkinatietämys on kestävän hankinnan kulmakivi ................................. 11 Käyttäjälähtöinen ote hankinnan valmisteluun ......................................... 12 Markkinoita kannustavat kilpailutukset ...................................................... 13 Osallista kaikki sidosryhmät koko prosessin ajan ...................................... 18 Anna markkinoiden ehdottaa luovia ratkaisuja ......................................... 19 Pyydä vastinetta rahalle, ei vain halvinta hintaa ....................................... 20 Päätä riskienhallinnasta .............................................................................. 21 Innovointiin kannustavat sopimusjärjestelyt .............................................. 22 Laadi toimeenpanosuunnitelma ................................................................. 23 Hyvä sopimus .............................................................................................. 24 Ota opiksesi ................................................................................................. 25 Hyödyllisiä linkkejä ...................................................................................... 26
2
Johdanto Julkista sektoria kohtaavat yhteiskunnalliset haasteet vaativat rakenteiden ja toimintatapojen systeemistä muutosta. Uudet, innovatiiviset ratkaisut ovat välttämättömiä, jotta julkinen talous jaksaisi kantaa ilmastonmuutoksen, niukkenevien luonnonvarojen, väestön ikääntymisestä johtuvien sairauksien ja kansalaisten turvallisuuden aiheuttaman taakan. Innovaatioita ei voi tilata ja toimittaa kaavamaisesti, vaan niiden synnyttäminen edellyttää inhimillistä vuorovaikutusta, yhdessä tekemistä, kumppanuutta – tapaa ajatella yhteistä etua ja päämäärää, johon ei vastakkainasettelun leimaamassa julkisten hankintojen toimintakulttuurissa ole juurikaan totuttu. Innovaatioiden edistäminen julkisten hankintojen kautta on keskeinen prioriteetti eurooppalaisessa innovaatiopolitiikassa. Siinä on yhtäältä kysymys eurooppalaisten yritysten kilpailukyvyn vahvistamisesta globaaleilla markkinoilla, toisaalta julkisten palvelujen tuottavuuden ja vaikuttavuuden lisääntymisestä. Erityisesti kuntapalvelujen kohdalla keskeistä on asiakkaan – kuntalaisen tarpeiden huomioiminen kustannustehokkuutta unohtamatta. Valitettavan yleinen harhakäsitys on, että hankintalainsäädäntö olisi innovaatiomyönteisen hankinnan esteenä. Tosiasiassa nykyinen lainsäädäntö tarjoaa useita erilaisia menetelmiä yritysten innovaatiopotentiaalin hyödyntämiseksi. Kysymys on pikemminkin tavasta soveltaa hankintalainsäädäntöä sekä sellaisten hankintatoimeen liittyvien prosessien käytöstä ja kehittämisestä, joita hankintalainsäädäntö ei koske.
3
Innovaatiomyönteisyys ei tarkoita sitä, että aina olisi hankittava viimeisin, uusin ja kallein ratkaisu. Julkisessa ostotoiminnassa on aina varmistettava kulloiseenkin tilanteeseen parhaiten soveltuva ratkaisu ja paras mahdollinen hinta-laatusuhde. On selvää, ettei julkisilla varoilla aina ole tarkoituksenmukaista tai edes mahdollista ostaa viimeisintä keksintöä tai innovaatiota. On myös huomioitava julkisen sektorin riskinkantomahdollisuuksien rajallisuus. Uusimpiin ratkaisuihin tai täysin uuden teknologian soveltamiseen sisältyy vääjäämättä ensimmäisten käyttäjien riski. Kaikissa hankintamenettelyissä on kuitenkin mahdollista antaa tilaa innovaatioille. Tarjouspyynnössä voidaan esimerkiksi asettaa tarjoajille selkeät tuotosvaatimukset ja antaa yrityksille vapaus ehdottaa omia innovatiivisia ratkaisujaan vaadittuihin tuloksiin pääsemiseksi. Siten tarjoajia voidaan kannustaa maksimoimaan tarjoamiensa ratkaisujen tehokkuus ja suorituskyky. Lähtökohtana uusien ratkaisujen hakemisessa tulee aina olla avoin ja läpinäkyvä toiminta. Siten varmistetaan, että kaikki markkinoilla olevat vaihtoehdot kartoitetaan tasapuolisesti. Vain aivan poikkeuksellisissa tilanteissa on järkevää ottaa käyttöön ns. ainoa mahdollinen ratkaisu, kuten hiljattain patentoitu teknologia. On myös muistettava, että eurooppalaisessa oikeuskäytännössä tätä suorahankintaperustetta tulkitaan erittäin ahtaasti. Yleensä minkä tahansa tarpeen tai ongelman voi ratkaista useilla, erilaisilla vaihtoehdoilla. Näin ollen paras mahdollinen, julkisen edun kannalta kilpailukykyisin ratkaisu selviää vain huolellisella markkina-analyysillä, vuoropuhelulla ja lopulta kilpailuttamalla. Innovaatiohakuisuuden tulisi olla säännönmukainen tapa toimia, kiinteä osa hankintaja palvelustrategioita, eikä vain yksittäisiin kilpailutusprosesseihin liittyvä erikoisuus. Julkisella ostajalla on kaikki mahdollisuudet ja velvollisuuskin pitää markkinat informoituna tulevaisuuden tarpeistaan, herätellä niitä säännöllisesti ja viestittää ajankohtaisista sekä tulevaisuuden suunnitelmistaan. Jotta yritysten innovaatiopotentiaali voidaan saada esiin, hankintayksikön täytyy vakuuttaa markkinat niin osaamisestaan kuin vuorovaikutustaidoistaan ja ansaita markkinoiden luottamus reiluna kumppanina. On kuitenkin tärkeää muistaa, että ostotoiminnassa vaikuttavat monet muut lainalaisuudet, jotka ovat ominaisia yksityisten väliselle toiminnalle. Haasteena onkin sovittaa julkishallinnollisen toiminnan edellyttämä tasapuolisuus ja syrjimättömyys sekä siedettävä riskitaso markkinaehtoisessa toiminnassa vaadittavaan näkemyksellisyyteen ja rohkeuteen. Siksi hankintojen tekijöiden onkin ensiarvoisen tärkeää hankkia myös käytännön harjoitusta ja kokemusta sekä omaksua ahkerasti uudenlaisia hankintatapoja toimia, hallinto- ja hankintayksikkörajat ylittäen. Pyörää ei tarvitse aina keksiä uudelleen.
4
Tämän käsikirjan tarkoituksena on auttaa hankinnoista vastaavia ihmisiä tuntemaan ja soveltamaan lainsäädännön mukaisia, käytännössä kokeiltuja keinoja innovaatioiden edistämiseksi kaikissa hankinnoissa. Käsikirjan ohjeistus perustuu Euroopan komission julkaisemiin suosituksiin; Guide on Dealing with Innovative Solutions in Public Procurement, 10 elements of Good Practice. Tämä käsikirja tarjoaa innovaatiomyönteistä hankintatointa tukevia ideoita ja työkaluja, jotka pohjautuvat ennen kaikkea käytännön esimerkkeihin. Koska ala on jatkuvan muutoksen alaisena, täytyy myös käsikirjaa jatkuvasti kehittää uusien kokemusten ja tiedon myötä. Asiakirjan otsikkotiedoista ilmenee viimeisen päivityksen ajankohta. Toivomme, että oppaasta on teille paljon hyötyä! Suvi Kemppainen, ohjelmajohtaja Suzan Ikävalko, projektipäällikkö 5
Innovaatio julkisissa hankinnoissa ja palvelutuotannossa Innovaation määritelmä tässä yhteydessä on avoin ja väljä. Innovaatio voi olla paitsi keksintö, uusi teknologia tai sovellus, myös uudenlainen prosessi, uudenlainen tapa tuottaa palvelua tai muodostaa palveluketjuja. Se voi myös olla olemassaolevan palvelun kehittämistä. Merkityksellistä on se, että innovatiivisuudella saadaan aikaan laadukkaampia, käyttäjät paremmin huomioon ottavia palveluita, tehokkaampaa suoritusta ja alhaisempia elinkaarikustannuksia. Ostohetken hinnan ei aina tarvitse olla määräävä, tärkeämpää voi olla laskea kokonaiskustannukset pitkälllä aikavälillä. 1 Tyypillinen esimerkki tästä on ympäristömyönteinen hankinta .
Mikä on innovatiivinen hankinta tai hankintatapa? Hankintatoimi voidaan kokonaisuudessaan organisoida siten, että kaikessa palvelujenjärjestämiseen liittyvässä toiminnassa ja muissa hankintaprosesseissa lähtökohdaksi otetaan innovaatioiden edistäminen. Tämä edellyttää käyttäjä- ja markkinalähtöistä otetta, koska innovaatiot useimmissa tapauksissa tulevat asiakkailta ja palvelutuottajilta.
1
Kestävien hankintojen toimenpideohjelma, valtioneuvoston periaatepäätös
6
Toiseksi, voidaan puhua ”innovaatioiden hankinnasta”, joita esimerkiksi 2 esikaupallisissa hankinnoissa tavoitellaan. Tällöin kysymys ei olekaan hankintalainsäädännön piirissä olevasta toiminnasta, vaan tutkimus-, kehitys- ja innovaatiopalvelun hankinnasta yritysjoukolta tilanteessa, jossa kaupallista ratkaisua ei vielä ole olemassa. Kolmanneksi, on mahdollista soveltaa säännönmukaisesti innovaatioita suosivia hankintamenetelmiä, joissa tavoitteena on yhdessä keskustellen – joko ennen hankintamenettelyn aloittamista (esikilpailullinen markkinavuoropuhelu) tai kilpailuttamalla määrätty hankinta (kilpailullisella) neuvottelumenettelyllä 3 . Joissain tilanteissa myös suunnittelukilpailu voi olla soveltuva vaihtoehto. Olennaista on, että innovatiivinen hankinta ei ole pelkkää kilpailuttamista hankintalain säädösten mukaisesti, vaan laajapohjaiseen osaamiseen ja osallistamiseen perustuva toimenpide.
Palvelu‐ ja hankinta‐ osaaminen
Innovaatio‐ osaaminen Laajapohjainen yhteistyö
Palvelujär‐ jestelmä
2 3
Komission tiedonanto, saitti JHS‐suositus neuvottelumenettelyjen käytöstä
7
Puheista tekoihin Innovaatioita edistävä hankintatapa on siis paljon muuta kuin pelkkä kilpailuttamisen prosessi. Se lähtee innovaatiomyönteisestä palvelu- ja hankintastrategiasta ja kulkee huolellisen, loppukäyttäjät ja markkinat osallistavan esivalmistelun kautta, tilanteeseen parhaiten soveltuvan hankintamenettelyn (avoin, rajoitettu, neuvottelumenettely, kilpailullinen neuvottelumenettely tai suunnittelukilpailu) kautta valituksi tulleen tarjoajan kanssa tehtävään sopimukseen ja yhteistyöhön. Yksinkertaistettuna prosessi etenee seuraavasti:
Palvelu‐ strategia
Hankinnan valmistelu
Asiakkaan tarpeet
Sidosryhmät ‐ Sisäiset
Markkinat
‐ Ulkoiset
Innovaatioita edistävän hankintaprosessin askelmerkit
Osaava ostaja, avoimet ovet
Markkina‐
Osallistava
tuntemus
suunnittelu
8
Hankinnan
Arviointi‐
kohteen
kriteerien
määrittely
valinta
Sopimuksen laatiminen
Sopimuksen seuranta,
Virheistä
palvelun kehittäminen
oppiminen
Hyvien käytäntöjen levittäminen
Vahva, osaava ostaja – esivalmistelun tärkeys Onnistuneen hankintatoiminnan edellytyksenä ovat • suunnitelmallisuus • avoimuus ja luottamus • sisäinen organisointi, selkeä työnjako • osaava henkilöstö, riittävät resurssit • kannustimet innovaatioihin • sujuva kommunikaatio ja tiedonkulku Jokainen hankinta edellyttää perusteellista tarveharkintaa ja selkeitä käsityksiä siitä, mitä erilaisia vaihtoehtoisia tapoja ratkaista kulloinenkin tarve on olemassa, ja mitkä ovat niiden kustannusvaikutukset. Jos päädytään ostopalveluvaihtoehtoon, on mietittävä, miten ostetaan. Pitkän aikavälin suunnitelmista pitää viestiä avoimesti ja laajasti markkinoille ja käyttäjille.
9
Soveltuvissa tilanteissa on syytä miettiä myös, miten käyttäjät voivat osallistua 4 palvelujen suunnitteluun ja/tai kehittämiseen . Käytännössä on havaittu, että markkinat pystyvät paremmin vastaamaan julkisen tarpeisiin, kun ennakkotietoa on saatu riittävän ajoissa. Viestinnän on oltava läpinäkyvää, jotta aito kilpailu on mahdollista tulevissa hankinnoissa. Viestinnän keinoja ovat esimerkiksi • • •
avoimet tilaisuudet potentiaalisille tarjoajille hankintojen vuosisuunnitelmien julkaiseminen ja niistä tiedottaminen hankintoja koskevan informaation julkaisu omilla verkkosivuilla
Innovaatioita edistävä hankintatoiminta edellyttää taitavaa organisointia ja moniammatillista osaamista. Hankintaprosessi on nähtävä projektina, jolle on osoitettava riittävät henkilöresurssit, selkeä aikataulu ja työnjako sekä seurantamekanismi. Myös sopimuskysymykset on huomioitava riittävän aikaisessa vaiheessa. Mitä vaativammasta hankkeesta on kysymys, sitä tärkeämpää on saada ylimmän johdon sitoutuminen ja tuki. Teknologinen tai muu sisältöosaaminen on ensiarvoisen tärkeää tarjouspyynnön ja tarjousvertailun korkean laadun varmistamiseksi, sillä hankintamenettelyssä ei tältä osin ole juuri virheille sijaa. Riittävä asiantuntemus on tarvittaessa syytä varmistaa hankkimalla ulkopuolista konsulttiapua. Työyhteisöjä tulisi kannustaa laajapohjaisen hankintaosaamisen kartuttamiseen. Usein on tehokkaampaa järjestää työyksiköille räätälöityä valmennusta kuin lähettää yksittäisiä ihmisiä satunnaisiin koulutustilaisuuksiin. Olennaista on kartuttaa organisaation yhteistä tietopääomaa ja saada ihmiset jakamaan tietojaan ja kokemuksiaan säännöllisesti. Resursseja olisi hyvä hyödyntää myös organisaatiorajojen ylitse, esimerkiksi osaajien verkottumisella. Sama laki ja samat palvelujen järjestämisvastuut koskevat kaikkia samalla tavoin, joten on hyödyllistä kuulla muiden kuntien kokemuksia.
Viesti markkinoille ja asiakkaille (palvelun käyttäjille) suunnitelmista ja tarpeista niin aikaisin kuin mahdollista. Vahvista ja varmista moniammatillinen osaaminen ja kurinalainen hankintaprosessin läpivienti.
10
Markkinatietämys on kestävän hankinnan kulmakivi On ensiarvoisen tärkeää selvittää, mitä markkinoilla on tarjolla ennen kuin hankinnan suhteen tehdään menettelytapa- ja muita päätöksiä. Tämä voidaan tehdä esimerkiksi teknisen vuoropuhelun avulla. Hankintaprosessi alkaa tavoitteiden ja vaatimusten määrittelyllä. Vaatimukset voidaan muotoilla väljästi, sillä liian tiukasti rajattu ratkaisutapa ei anna tilaa erilaisille vaihtoehdoille. Tarpeiden tulee olla selkeästi määriteltyinä, jotta vuoropuhelu markkinoiden kanssa voi alkaa. Siten voidaan tavoittaa oikeat tarjoajat. Vuoropuhelussa voidaan selvittää, pystyykö yritys täyttämään hankinnan vaatimukset ja onko markkinoilla ylipäätään riittävästi tarjoajia aidon, tehokkaan kilpailun varmistamiseksi. Tekninen vuoropuhelu mahdollistaa markkinoiden näkemysten ja tiedon huomioimisen ennen kuin kilpailutusprosessi aloitetaan ja tarjouspyyntö laaditaan. Ennen kilpailuprosessin suunniteltua käynnistämistä teknisestä vuoropuhelusta on syytä ilmoittaa hyvissä ajoin eri kanavissa, esimerkiksi hankintayksikön omilla sivuilla, lehti-ilmoituksella ja HILMAssa. Läpinäkyvyyden varmistamiseksi kaikki tilaajan antama tekniseen vuoropuheluun liittyvä informaatio täytyy jakaa kaikille potentiaalisille tarjoajille. Jotta tarjoajat voisivat kuitenkin varmistua siitä, ettei heidän yritystoimintansa kannalta keskeistä suojattavaa tietoa, kuten liikesalaisuuksia paljasteta kolmansille osapuolille, hankintayksikkö voi sitoutua tältä osin salassapitoon. Markkinoiden selvittämiseen tähtäävät toimenpiteet tekninen vuoropuhelu mukaan lukien täytyy tehdä siten, ettei tiedon hakeminen tai sen käyttö tosiasiallisesti johda kilpailun estymiseen tai vääristymiseen.
Tunnista markkinoilla olevat innovatiiviset ratkaisut. Informoi markkinatoimijoita tarpeista ja keskustele tavoista niiden täyttämiseksi.
11
Käyttäjälähtöinen ote hankinnan valmisteluun Innovatiiviset julkiset hankinnat voidaan jaotella eri tavoin. Yksi luokittelutapa on erottaa hankinnat sen mukaan, onko käyttäjänä julkinen sektori vai toimiiko se vain välittäjänä edistääkseen uuden teknologian käyttöönottoa koko yhteiskunnassa. Käyttäjät (asiakkaat, kuntalaiset) ovat usein palvelun parhaita asiantuntijoita, joten heidän äänensä pitäisi myös saada kuuluville ennen hankinnasta päättämistä. Palvelusta tai tuotteesta riippuen voidaan erotella myös ns. valistuneet käyttäjät ja tavalliset käyttäjät. Valistuneiden käyttäjien näkemyksen esiinsaaminen edellyttää tavanomaisia asiakastyytyväisyys- tms. kartoituksia järeämpiä toimenpiteitä. Yksi esimerkki näistä ovat ns. Living Labit.
12
Markkinoita kannustavat kilpailutukset
Oikean hankintamenettelyn valinta Avoin ja rajoitettukin hankintamenettely voi kannustaa innovaatioihin, jos vaatimusmäärittelyt ovat riittävän väljät. Tärkeintä on, että ratkaisua ei määritellä valmiiksi, vaan ainoastaan kuvataan ostajan tarpeet, korostaen suoritukseen tai toiminnallisuuteen liittyviä vaatimuksia, vaihtoehtoiset tarjoukset mahdollistaen. Hankinnan tavoitteena tulee olla paitsi paras mahdollinen ratkaisu ostohetkellä, myös kehittämistä ja vaikutuksia sopimuskauden aikana, jota voidaan säädellä sopimukseen sisällytettävällä bonus- tai sanktiojärjestelmällä. Etenkin pieniä ja keskisuuria yrityksiä silmälläpitäen on huolehdittava siitä, etteivät yritykseen liittyvät soveltuvuus-/ kelpoisuusvaatimukset ole ylimitoitetut. Monissa tilanteissa paras vaihtoehto perinteisen hankintamenettelyn sijaan on (kilpailullinen) neuvottelumenettely tai suunnittelukilpailu.
Vaatimusmäärittelyt Kuvaa ostajan tarpeet, erityisesti suoritus‐ ja toiminnallisuusvaatimukset. Älä ylimitoita soveltuvuus‐/kelpoisuusvaatimuksia. Mieti menettelytapa: sopisiko (kilpailullinen) neuvontamenettely tai suunnittelukilpailu?
13
Avoin menettely
Menettelyvaihe HankL:ssa Mahdollisuus, ei HankL.ssa Ei kuulu menettelyyn HankL:ssa
Markkinoiden kartoitus
Esiselvitys itse tai kilpailutettuna
Tekninen vuoropuhelu
Ennakko‐ /Hankintailmoitus
Osallistujien esikarsinta
Tarjouspyyntö
Neuvottelu/ Vuoropuhelu
Neuvottelijoiden karsiminen
Jatkoneuvottelut/ neuvottelujen päättäminen
Lopullinen tarjouspyyntö
Soveltuvuuden ja tarjouspyynnön‐ muk.tarkistami‐ nen, hylkäys
Tarjousten täsmennykset tarvittaessa
Tarjoukset
Vertailu
Hankintapäätös, tiedoksianto
Rajoitettu menettely Markkinoiden kartoitus
Tarjouspyyntö
Tarjoukset
Menettelyvaihe HankL:ssa Mahdollisuus, ei HankL.ssa Ei kuulu menettelyyn HankL:ssa
Esiselvitys itse tai kilpailutet‐ tuna ostopalveluna
Tekninen vuoropuhelu tarjous‐ pyynnöstä
Ennakko‐ /Hankinta‐ ilmoitus
Osallistujien esikarsinta ja mahdollinen hylkäys
Neuvottelu/ Vuoropuhelu
Neuvotte‐ lijoiden karsiminen
Jatkoneuvot‐ telut/neuvot‐ telujen päättäminen
Lopullinen tarjouspyyntö
Tarjouspyynnön muk. tarkista‐ minen ja mahd. hylkäyspäätös
Tarjousten täsmennykset tarvittaessa
Vertailu
Hankintapäätös, tiedoksianto
14
Suunnittelukilpailun kulku 1. Kohteena SUUNNITELMA tai HANKE: esim Kaavoitus, kaupunkisuunnittelu, arkkitehtuuri. Tekninen suunnittelu, tietojenkäsittelysuunnitelma. 2. Julkaistaan kilpailua koskeva ilmoitus. 3. Valintalautakunnan riippumattomuus. Jos vaaditaan tiettyä ammatillista pätevyyttä, väh. 1/3 täytettävä. 4. Osallistujien valinta selvien ja syrjimättömien kriteerien perusteella. Riittävä määrä ehdokkaita todellisen kilpailun varmistamiseksi. 5. Suunnitelmien luottamuksellisuuden täydellinen suoja määräajan loppuun asti. 6. Ehdotukset tutkittava nimettöminä ja yksinomaan kilpailuilmoituksessa esitetyillä perusteilla. 7. Pöytäkirja hankkeiden paremmuusjärjestyksestä ansioiden perusteella, lisättävä huomautukset ja mahdolliset selventämistä vaativat seikat. 8. Hakijoita voidaan pyytää vastaamaan pöytäkirjattuihin kysymyksiin hankkeisiin liittyvien näkökohtien selventämiseksi. 9. Vuoropuhelusta on laadittava pöytäkirja. 10. Suorahankintamahdollisuus voittajalta tai voittajilta.
15
Neuvottelumenettely
Menettelyvaihe HankL:ssa Mahdollisuus, ei HankL.ssa Ei kuulu menettelyyn HankL:ssa
Markkinoi‐ den kartoitus
Esiselvitys itse tai kilpai‐ lutettuna ostopalve‐ luna
Tekniset vuoropuhelut tarjouspyyn‐ nöstä
Ennakko‐ /Hankinta‐ ilmoitus
Neuvottelu‐ kutsu (alustava)
Neuvottelut hankinnasta
Neuvotte‐ lijoiden karsiminen
Jatko‐ neuvottelut
Lopulliset tarjoukset/ vahvistukset
Tarjouspyn‐ nönmuk. tarkistami‐ nen ja mahd. hylkäys
Vertailu
16
Tarvittaessa parhaan tarjoajan kanssa neuvottelu
Osallistujien esikarsinta ja mahdoll. hylkäys
Lopullinen tarjous‐ tai vahvistus‐ pyyntö
Hankinta‐ päätös, tiedoksianto
Kilpailullinen neuvottelumenettely Markkinoi‐ den kartoitus
Esiselvitys itse tai kilpailu‐ tettuna
Neuvottelu‐ /vuoropu‐ helukutsu
Lopulliset tarjoukset
Menettelyvaihe HankL:ssa Mahdollisuus, ei HankL.ssa Ei kuulu menettelyyn HankL:ssa
Tekninen vuoropu‐ helu
Ennakko‐ /Hankinta‐ ilmoitus
Osallistujien esikarsinta ja mahdoll. hylkäys
Vuoro‐ puhelu ratkaisuvaih‐ toehdoista
Neuvotte‐ lijoiden karsiminen
Vuoropu‐ helun päättä‐ minen
Lopullinen tarjous‐ pyyntö
Tarjouspyyn‐ nönmuk. tarkistaminen ja mahdoll. hylkäys
Tarjousten täsmen‐ nykset tarvittaessa
Vertailu, parhaan tarjouksen viimeistely
Hankinta‐ päätös, tiedoksianto
17
Osallista kaikki sidosryhmät koko prosessin ajan Kaikissa hankinnan vaiheissa on otettava huomioon laaja toimijajoukko. Erityisesti palvelujen käyttäjät, palvelu- / tekniset asiantuntijat, lainopilliset ja taloudelliset neuvonantajat ovat keskeisessä asemassa toisiaan täydentäen. Hankinta on tyypillisesti monialaista osaamista ja kokemuspohjaa edellyttävä taiteenlaji. Niiden henkilöiden, jotka tulevat vastaamaan palvelusopimuksista hankintakauden aikana, tulee voida osallistua ja vaikuttaa hankinnan valmisteluun ja vaatimusmäärittelyjen laadintaan. Sopimuksista vastaavat henkilöt ovat viime kädessä vastuussa siitä, että voittanut tarjoaja suoriutuu hankinnasta tarjouspyynnössä edellytetyllä tavalla. Käyttäjien osallistaminen mahdollisimman varhaisessa vaiheessa mahdollistaa selkeämmät ja tarkoituksenmukaisimmat vaatimusmäärittelyt. Hyväkin ratkaisu voi mennä hukkaan, jos se ei vastaa käyttäjäjoukkonsa tarpeisiin ja odotuksiin.
Tunnista keskeiset sidosryhmät. Varmista eri sidosryhmien mukanaolo ja osallistuminen hankinnan kaikissa vaiheissa.
18
Anna markkinoiden ehdottaa luovia ratkaisuja Hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön pitää antaa tilaa erilaisille vaihtoehdoille, jotta tarjoajat voivat tuottaa innovatiivisia ratkaisuja. Tarjouspyynnössä ei siis pidä tiukasti määritellä ratkaisua, vaan keskittyä määrittelemään ja kuvaamaan tilaajan keskeiset tarpeet. Teknisten yksityiskohtien sijaan vaatimusmäärittelyissä voidaan viitata tarjoajan suorituskykyyn ja/tai ratkaisun toiminnallisiin vaatimuksiin, mikä sallii vaihtoehtoiset tarjoukset. Jos tekniset määrittelyt ovat kovin yksityiskohtaisia ja rajoittavia, yritykset eivät pysty tarjoamaan luovia ratkaisuja, koska hankintalain lähtökohtana on tarjouspyynnön ja tarjouksen toisiaan vastaavuus. Määrittelyjä ei toki voi jättää liian väljiksi innovaatiomyönteisessäkään tarjouspyynnössä. Niiden pitää olla täsmällisiä ja mitattavia, siten että tarjouksista saadaan hankintalain edellyttämällä tavalla vertailukelpoisia. Sopisiko tarjoustavaksi suunnittelukilpailu? Erityistä huomiota on kiinnitettävä siihen, miten tarjoajat voivat osoittaa teknisen suorituskykynsä. Ylimitoitetut soveltuvuus-/kelpoisuusehdot voivat tarpeettomasti sulkea pois nuoria, innovatiivisia yrityksiä. Suunnittelukilpailu voi olla tehokas tapa kehitellä ja testata uusia ideoita. Se antaa yrityksille mahdollisuuden keksiä ja kehittää aivan uusia ratkaisuja, tuoda koko innovaatiopotentiaalinsa hankintayksikön käyttöön. Suunnittelukilpailua voidaan käyttää kaiken tyyppisten palvelujen, tuotteiden ja urakoiden hankintaan, esimerkiksi rakennushanke, liikennesuunnitelma tai viestintäsuunnitelma. Sopimus voidaan tehdä suorahankintana siltä, joka kehittää parhaan ratkaisun, sillä edellytyksellä, että kilpailun säännöissä on maininta ”sopimus on tehtävä voittajan kanssa, tai jos voittajia on useita, näistä jonkun kanssa”.
Anna yrityksille tilaa ehdottaa ideoita. Suunnittelukilpailu vai perinteinen tarjouskilpailu? Ole avoin erilaisille vaihtoehdoille. Huomio teknisen suorituskyvyn määrittelyyn. Pyydä ratkaisua, älä määrää sitä rajoittavasti.
19
Pyydä vastinetta rahalle, ei vain halvinta hintaa Innovatiivinen ratkaisu voi parhaimmillaan johtaa kustannussäästöihin, ainakin pitkällä aikavälillä. Useimmiten se on kuitenkin laadukkaampi ja siten standardivaihtoehtoa kalliimpi ostohetkellä. Onkin selvää, että innovaatiomyönteisissä hankinnoissa valintaperusteena on käytettävä kokonaistaloudellista edullisuutta. Siten voidaan huomioida hankinnan elinkaarikustannukset ja laadun kehittäminen. Uusien innovatiivisten ratkaisujen vertaileminen on usein varsin haasteellista. Kestävä vertailu edellyttää eri asiantuntijoiden yhteistyötä, mukaan lukien lainopilliset, kaupalliset ja tekniset asiantuntijat. Arviointiryhmällä tulee olla tietämystä, taitoa ja kokemusta arvioida tarjoajien kokonaissuoritusta erityisesti innovatiivisuuden osalta. Lisäksi heidän tulee pystyä mittaamaan laatua sekä pisteyttämään tarjoukset oikeudenmukaisesti, objektiivisesti ja ennaltamääritellyllä tavalla. Laadun kuvaus ja mittaaminen onkin yksi haasteellisimmista vaiheista kaikissa hankinnoissa. Valitettavan usein se onkin markkinaoikeuskäsittelyn kohteena.
Päätä mitä kustannus‐ ja laatunäkökohtia pitää huomioida. Päätä kriteereistä, jotka heijastavat näitä tavoitteita.
20
Päätä riskienhallinnasta Riskienhallinnasta on syytä laatia suunnitelma, ja päättää ennakolta, miten riskeihin suhtaudutaan ja miten niitä jaetaan. Innovaatiohankinnassa on aina riski. Siihen liittyy tuottavuuspotentiaalia, mutta se voi myös epäonnistua täydellisesti. Näin käy, jos esimerkiksi toimittaja osoittautuukin kykenemättömäksi suoriutumaan tehtävästä. Osittaisesti hankinta voi epäonnistua, jos suoritus alittaa siihen ladatut odotukset tai sen toimitus myöhästyy tai on muulla tavoin virheellinen. Epäonnistuminen voi ilmetä myös vähitellen hankintakauden kuluessa, esimerkiksi uuden ratkaisun soveltamisessa ja sen toimeenpanossa esiin tulevien käytännön ongelmien takia. Haettaessa innovatiivista ratkaisua on tärkeää tunnistaa heti alussa asiaan kuuluvat riskit, arvioida niiden mahdollinen vaikutus projektille ja sopia riskinjaosta. Riskinjakokysymys on syytä huomioida myös tarjousten arvioinnissa. Käyttökelpoinen tapa on esimerkiksi pyytää tarjoajia sisällyttämään tarjoukseensa riskianalyysin ja suunnitelman riskien välttämisestä tai minimoimisesta. Hankintasopimukseen sisällytettävää riskinhallintamekanismia pitää sopimuskauden aikana jatkuvasti kehittää. Sopimuksessa on tärkeää osoittaa riskinkanto sille sopijapuolelle, joka kykenee kunkin riskityypin parhaiten hallitsemaan. Esimerkiksi polittiset ja lainsäädäntöön liittyvät riskit kuuluvat luonnollisesti julkisen osapuolen kannettaviksi, kun taas palvelun/ratkaisun soveltamiseen liittyvät riskit sopivat lähtökohtaisesti paremmin palveluntuottajan kannettaviksi.
Tunnista, arvioi, luokittele riskit ja laadi niiden varalle suunnitelma. Määrää riskinjaosta tarjouspyynnössä ja hankintasopimuksessa.
21
Innovointiin kannustavat sopimusjärjestelyt Hankintasopimus asettaa puitteet koko hankinnan elinkaarelle. Sopimuksessa tulee siten määritellä kaikki hintoihin vaikuttavat ehdot, kuten vastuu- ja takuulausekkeet. Sopimuksilla voidaan edistää yritysten innovointitoimintaa tuotteen tai palvelun parantamiseksi liittämällä niihin erilaisia kannustimia. Kumppanuusajattelu on keskeinen innovaatioiden lähde. Kumppanuus voidaan määritellä sopimuksen kantavaksi periaatteeksi. Sen sisältönä on luoda luottamukseen ja kunnioitukseen perustuva vuorovaikutussuhde joka mahdollistaa tietopääoman jakamisen ja kannustaa lisäarvon tuottamiseen molemmille osapuolille. Kumppanuuden varaan rakentuva sopimus voidaan nähdä luovuutta ja innovaatioita tukevana toimintaympäristönä, jossa yhteistä tietopääomaa hyödynnetään mahdollisimman tehokkaasti sitä samalla jatkuvasti kartuttaen. Kehitettäessa innovatiivisia tuotteita ja ratkaisuja, niihin usein liittyy immateriaalioikeudellisen suojan tarvetta. Innovaatiohankinnoissa onkin tärkeä ratkaista selkeästi etukäteen, miten immateriaalioikeuksiin suhtaudutaan ja kuka ne omistaa. Jos tilaaja päättää pitää oikeudet itsellään, se joutuu käytännössä maksamaan korkeamman hinnan. Julkisen hankintayksikön kannattaakin miettiä, onko tällaiselle yksinoikeudelle ylipäätään tarvetta. Samallahan se riistää yritykseltä mahdollisuuden hyödyntää ja edelleenkehittää innovaatiotaan.
Sisällytä sopimukseen kannustimia jatkuvalle parantamiselle ja uusille innovaatioille. Laadi toimintaperiaatteet immateriaalioikeuksien käsittelylle.
22
Laadi toimeenpanosuunnitelma Hankintaprosessi ei suinkaan pääty sopimuksen allekirjoitukseen, vaan siitä kaikki vasta alkaa. Sopimuksen seurantaan, arviointiin ja kehittämiseen tulee varata runsaasti aikaa ja resursseja. Jokaisesta sopimuksesta voi ammentaa oppia ja ojennusta tulevia hankintoja varten. Sopimuksenhallinnan periaatteiden on syytä olla valmiina mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta sopimuksen osapuolille muodostuisi yhteneväinen käsitys sopimussuhteen tavoitteista ja vastuista. Sopimukseen tulee sisältyä sujuvat toimeenpanomenettelyt sekä tehokkaat menettelytavat riitaisuuksien ratkomiseksi. Vuoropuhelun ylläpitäminen palveluntuottajan kanssa on tärkeää jatkuvan innovoinnin mahdollistamiseksi sopimuskauden aikana. Sopimuksessa tulisi esimerkiksi olla suunnitelma säännöllisistä palaute- ja arviointitilaisuuksista ja toimintamalli laadun kehittämiseksi. Myyjän ja ostajan välinen vuorovaikutus, mahdollisine erimielisyyksineenkin voidaan nähdä positiivisena oppimisprosessina myöhempiä sopimuksia silmälläpitäen.
Sopimuksenseuranta ja arviointi Sopimuksessa on tärkeää kuvata selkeät ja täsmälliset suoritusmittarit (esimerkiksi vasteaika, toimitusvarmuus, palvelutasot, kustannukset) ja määritellä seurannan tapa ja välineet. Näitä voisivat olla esimerkiksi palvelun vasteaika, toimitusten täsmällisyys, palvelutaso ja kustannukset.
Järjestä sopimuksen toimeenpanon rakenne ja resurssit. Seuraa ja mittaa toimeenpanoa – ota siitä oppia.
23
Hyvä sopimus Sopimus sisältää mahdollisimman yksityiskohtaisesti, mistä on sovittu.
Tarkista ainakin nämä asiat
Toimeenpanomenettelyt Menettelytavat riitatilanteissa Suoritusmittarit: vasteaika,toimitusvarmuus, palvelutasot, kustannukset Miten seuranta järjestetään esim. palvelun vasteaika, toimitusten täsmällisyys, palvelutaso, kustannukset... laadun valvonta: suunnitelma säännöllisistä palaute‐ ja arviointitilaisuuksista
24
Ota opiksesi On tärkeää ottaa kaikki oppi irti jokaisesta hankintaprosessista. Täydellistä hankintaprosessia tuskin on, mutta virheistäkin voi oppia. Niin voitot kuin tappiotkin on syytä dokumentoida hyvin ja jakaa organisaatiossa asiantuntijoiden ja johdon kesken. Valitettavan usein hankintaprosessien jälkiarviointi jää yleisessä kiireessä tekemättä. Tarvitaan määrätietoista ponnistelua, jotta organisaatio voisi hyötyä saaduista kokemuksista, niin hyvistä kuin huonoistakin.
Rakenna oppivaa innovaatio‐organisaatiota. Kehitä evaluointimenetelmiä parantamaan innovaatio‐osaamista hankintaprosessissa.
25
Hyödyllisiä linkkejä Finlex www.finlex.fi/fi/laki/ Hankintalaki www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2007/20070348
26