My first document

Fijn werken bij HTM

Zo gaan we met elkaar om

Afdeling HR

Gedragscode versie 2

Colofon

Eigenaar

Afdeling HR

Eindverantwoordelijk en beheer

Maria Sternheim

Input

Ben Jansen (HR Specialist Arbeidsvoorwaarden)

Nathaly Schoenmaker (Senior Communicatieadviseur)

Corina Rensen (Juridisch Beleidsadviseur)

Privacy Specialist & Functionaris Gegevensbescherming)

Sjaak van der Stee (Manager VKM)

Redactie, concept en vormgeving Kwieker, Den Haag

© 2024 HTM Personenvervoer NV, Den Haag

Fijn werken bij HTM

Zo gaan we met elkaar om

Afdeling HR

Gedragscode versie 2

Met elkaar gaan we voor tevreden reizigers

Voorwoord

Beste collega,

Elke dag brengen we onze reizigers veilig naar hun bestemming. Wij vinden het belangrijk dat ook iedereen bij HTM in een veilige werkomgeving kan werken en zich prettig en gezien voelt.

Daarom hebben we een gedragscode waarin staat hoe we met elkaar willen samenwerken en wat we van elkaar kunnen verwachten. De regels bieden je houvast en we verwachten dat iedereen die bij of voor HTM werkt zich aan deze regels houdt.

HTM als werkgever en jij als medewerker hebben allebei een cruciale rol in het realiseren van een veilige en gezonde werkomgeving. Diezelfde gezamenlijke inzet zie je ook terug in deze gedragscode. Niet zomaar tot stand gekomen om vervolgens ergens op te bergen. Wij hebben er met liefde en toewijding aan gewerkt. Wat voor ons het doel is? Jou handvatten geven en zorgen dat we een gezamenlijk moreel kompas hebben. Dat we weten wat goed of fout is en dat we elkaar durven aanspreken op ongewenst gedrag of niet-integer gedrag. Het is belangrijk dat we met elkaar over de grijze gebieden in gesprek gaan en blijven. Dat we elkaar opzoeken als we twijfelen of we het juiste doen. En het tegen elkaar zeggen als dat niet zo is.

Met elkaar gaan we voor tevreden reizigers die HTM kunnen blijven vertrouwen. Dat lukt alleen als iedereen deze gedragscode omarmt. We moedigen je aan om deze gedragscode uit te dragen, in gesprek te gaan waar nodig en als kompas te gebruiken in je werk.

Met hartelijke groet,

Directieteam van HTM

Met elkaar gaan we voor tevreden reizigers

Inleiding

Al sinds 1864 brengen we mensen naar hun bestemming in de Haagse regio. Naar familie of vrienden, werk of plezier, stad of strand. En steeds verder, want dankzij onze innovatieve oplossingen kom je écht van deur tot deur. We denken aan onze reizigers, collega’s en de wereld om ons heen. Vervoer maken we steeds veiliger, sneller, comfortabeler en efficiënter. We leiden mensen op en zorgen er tegelijkertijd voor dat dit de mooiste werkplek van Den Haag en omstreken blijft. We werken mee aan economische groei en maken ons hard voor een duurzame wereld. Neem plaats en ga met ons die mooie toekomst in. Kom verder!

Het meeste dat te lezen is in onze gedragscode zal bekend voor je zijn. Maar het is en blijft belangrijk dat we elkaar kunnen houden aan gewenst gedrag. En dat je weet waar je terecht kunt als je iets ziet wat niet in de haak is. Het is niet mogelijk voor elke situatie tot in detail voor te schrijven hoe medewerkers (ook inhuurmedewerkers die vanuit HTM handelen) zich moeten

gedragen. Dat is in de eerste plaats ieders eigen verantwoordelijkheid. Deze code is een belangrijke instructie en richtlijn om aan de verwachtingen rondom gedrag en gedragsnormen te voldoen. Het biedt duidelijkheid, houvast en de mogelijkheid om elkaar aan te spreken op afwijkend gedrag. Deze gedragscode geldt voor HTM-

medewerkers en anderen die bij of voor HTM werken. Sommige regels zijn uitgewerkt terug te vinden in de cao, wet- en regelgeving of staan gepubliceerd op Mijn HTM. Heb je twijfels over de inhoud of over hoe je het toepast in jouw dagelijkse werk? Vraag dan je leidinggevende of vertrouwenspersoon om advies.

Kernwaarden

Waar staan we voor? Waar geloven we in, wat verbindt ons en wie willen we zijn? Dat komt terug in onze drie kerncompetenties, die ook staan in alle functiereeksen binnen het HTM functiehuis.

Samenwerken

Welke functie je ook hebt: we leveren allemaal een actieve bijdrage aan samenwerking. Om gemeenschappelijke doelen te bereiken en onderlinge communicatie te bevorderen. Als alle onderdelen van HTM optimaal samenwerken, profiteren onze reizigers daarvan. En dat levert HTM meer succes op!

Betrouwbaar

Laten zien dat je een collega bent waar anderen op kunnen bouwen, zeggen wat je bedoelt en doen wat je belooft. Je komt afspraken na. Zo niet, dan zijn de gevolgen ervan voor eigen rekening.

Vakmanschap

Zo goed en professioneel mogelijk uitvoeren van je eigen werk, zeker in samenwerking met anderen. Als professional hou je continu je kennis en kunde up-to-date. Vakmensen staat voor hun werk en doen er alles aan om dit tot in de puntjes uit te voeren. We zijn trots op ons werk.

2 Wet- en regelgeving

Je houdt je aan wet- en regelgeving en onze reglementen. Wij handelen allemaal onder de vlag van HTM en hebben daarom verantwoordelijkheden. Richting opdrachtgevers, leveranciers, omgeving, concurrenten en elkaar. We hebben individueel de verantwoordelijkheid om de Gedragscode na te leven en we hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid om op naleving toe te zien. Als je een overtreding ziet, spreek je de persoon hierop aan. Ook kun je een melding van een overtreding doen (zie paragraaf 12).

Omgaan met collega’s

Het is heel menselijk om je aan te passen aan de omgeving waarin je werkt. En om het gedrag van mensen om je heen te kopiëren. Daarom is het belangrijk bewust te zijn van dit aanpassingsgedrag.

Voorbeeldgedrag

Voorbeeldgedrag gaat verder dan voorschriften en afspraken nakomen. Goed voorbeeld doet goed volgen. Jij geeft het goede voorbeeld. Jij bent je ervan bewust dat we elkaar voortdurend beïnvloeden. Leidinggevenden zijn zich extra bewust van hun voorbeeldrol en (de mogelijke interpretatie van) hun gedrag. Hun gedrag is een belangrijke factor in het bepalen van het gedrag van medewerkers.

Open en eerlijk

We gaan open en eerlijk met elkaar om. Je legt verantwoording af over de geleverde prestaties en de manier waarop je die hebt bereikt. Als je fouten maakt, kom je daar voor uit en probeer je er zichtbaar van te leren.

Ongewenst gedrag

Ongewenst gedrag is pesten, vernedering, vijandigheid, machtsmisbruik, discriminatie, geweld of (seksuele) intimidatie.

Voorbeelden hiervan zijn:

• Sociaal isoleren: buitensluiten, negeren of minachten.

• Werk belemmeren: het werk onaangenaam of onmogelijk maken, saboteren of informatie achterhouden.

• Bespotten: belachelijk maken van bijvoorbeeld uiterlijk, gedrag of een andere levensstijl.

• Roddelen: op een voortdurend negatieve manier praten over een collega.

• Dreigen en machtsmisbruik: van dreigen met ontslag of het niet verlengen van contracten tot dreigementen als ‘we krijgen jou nog wel’.

• Lichamelijk geweld: slaan, opsluiten, duwen, etc.

• Verbaal geweld: uitschelden, grof taalgebruik.

• Voertaal: tijdens werk en rustmomenten spreken we Nederlands.

Wat zou jij doen?

Je bent net in dienst bij HTM en je hebt je eerste afdelingsoverleg met jouw directe collega’s. Het valt je op dat Petra niet lekker in het team ligt.

Elke keer als zij aan het woord is, wordt er door meerdere collega’s overdreven gezucht of rollen ze met de ogen. Je hebt gezien dat Petra hier last van heeft. Een week later is er weer een afdelingsoverleg. Petra mag de vergadering beginnen en het is meteen weer raak. Wat doe je?

Het is ieders rol om de werksfeer te bevorderen. Daarom vraag je aandacht hiervoor en geeft bij je collega’s aan dat je last hebt van dit gedrag.

Zeg! Doe eens even normaal!

Voel je je bij een bepaalde situatie onprettig? Kom voor jezelf op en zeg er wat van. En meld het bij je leidinggevende of bij een van de vertrouwensperonen.

Maken van afspraken

We maken duidelijke afspraken met elkaar en komen die na. We doen beloftes die we kunnen waarmaken. Lukt het onverhoopt toch niet om je aan een afspraak te houden, dan breng je de betrokkenen tijdig op de hoogte.

Inspirerend

We communiceren op een manier die motiveert, overtuigt en leidt tot versterking of verandering van gedrag. We komen met anderen tot overeenstemming over een aanpak, idee of toekomstvisie.

Daadkrachtig

We ondernemen uit eigen beweging acties en doen voorstellen. Daarom wacht je niet af, maar neem je het voortouw. Je anticipeert, zoekt kansen, signaleert knelpunten en handelt hiernaar.

Elkaar aanspreken

We spreken elkaar altijd aan op ongewenst gedrag. Bijvoorbeeld als je ziet dat een collega, inhuurkracht of leverancier de gedragsregels in deze code niet naleeft.

Relaties op het werk

We realiseren ons dat (intieme) persoonlijke relaties met collega’s kunnen ontstaan. We vinden het belangrijk dat het niet te koste gaat van de kwaliteit van ons werk.

Heb je het vermoeden dat een relatie van invloed kan zijn op je werk? Meld het bij je leidinggevende. Dat geldt in elk geval bij een relatie met een medewerker van dezelfde afdeling of wanneer sprake is van een gezagsverhouding.

4 Omgangsvormen

Servicegericht

We zijn er voor onze klanten in de breedste zin van het woord. Onze klanten zijn onze reizigers, maar ook collega’s met wie je samenwerkt. We proberen iedereen zo goed mogelijk te helpen. Dat betekent dat we goed luisteren, concrete afspraken maken en die ook nakomen. Je zoekt actief naar oplossingen bij problemen.

Privacy

We respecteren de privacy van alle klanten. Informatie over klanten administreer je op een deugdelijke en veilige manier.

Onbevoegden mogen er absoluut niets van weten. Je houdt je aan deze gedragscode en andere interne en externe reglementen die privacy beschermen, zoals AVG-regelgeving over de verwerking van persoonsgegevens.

Persoonlijke vergoeding

We vragen en/of ontvangen geen persoonlijke vergoeding van leveranciers en klanten voor werkzaamheden die we uit hoofde van onze functie en/of namens HTM verrichten.

Fatsoensregels

We gedragen ons fatsoenlijk. Dit betekent onder meer dat we:

• respect hebben voor elkaar en elkaars cultuur en opvattingen;

• elkaar respectvol behandelen;

• ons bewust zijn van onze maatschappelijke functie als HTM en ons daar ook naar gedragen (denk daarbij aan uiterlijke verzorging, representatieve kleding, etc.)

Omgaan met externe relaties

Uitnodigingen

We gaan niet klakkeloos in op uitnodigingen van relaties. Je vraagt je altijd af of het voor HTM zinvol is. Is dat niet het geval, dan weiger je. Dat geldt ook als de schijn van belangenverstrengeling kan ontstaan. Vooraf overleg je eerst met jouw direct leidinggevende. Ook nodig je zelf geen relaties uit als daarmee (de schijn van) belangenverstrengeling kan ontstaan.

Geschenken en giften

Als regel nemen we geen relatiegeschenken aan. We willen daarmee (de schijn van) belangenverstrengeling voorkomen. Kleine attenties zoals een fles wijn, kalender of balpen mogen, mits dat niet regelmatig voorkomt. Het is echter nooit toegestaan om relatiegeschenken aan te nemen met een waarde hoger dan € 50. Dit soort geschenken weiger je dus. Ook als het bedoeld is voor algemeen gebruik

binnen HTM. Andersom geldt het ook. Wij geven geen relatiegeschenken die (de schijn van) belangenverstrengeling kunnen opleveren.

Selecteren van leveranciers / gunnen van opdrachten

Inkoopmedewerkers en anderen die mogelijk invloed hebben op de selectie van leveranciers, het gunnen van opdrachten en langdurige relaties met leveranciers, moeten in het bijzonder waken voor belangenverstrengeling. Dat betekent dat je altijd je overwegingen en keuze(s) uitlegt en daarnaar handelt. Je bent op de hoogte van algemene of specifieke

Wat zou jij doen?

De leverancier waar je een jaar lang zaken mee hebt gedaan, laat een kerstgeschenk bij jou bezorgen. Wat doe je? Neem je dit geschenk aan?

We nemen in de regel geen relatiegeschenken aan. Kleine attenties kun je wél aannemen. Geschenken (ook etentjes) boven de € 50 weigeren we.

interne protocollen die gelden voor leveranciersselectie en handelt daarnaar. Lees meer op MijnHTM.

Meewerken aan promotionele/ commerciële acties/publicaties/ doeleinden van leveranciers We werken niet mee aan promotionele/ commerciële acties/publicaties/doeleinden van leveranciers. Denk aan een interview, video, klantcasus of (online) publicatie met quotes van HTM. De belangrijkste reden hiervoor is dat we de relatie met de leverancier strikt zakelijk willen houden. HTM is een bedrijf met maatschappelijk aanzien en werkt daarom niet mee aan promotionele of commerciële doeleinden van een leverancier.

In overleg met de afdeling Corporate Communicatie is het in sommige gevallen mogelijk dat een leverancier HTM als klant benoemt en een korte beschrijving geeft

van wat zij voor ons doen. Dat is dan altijd zakelijk beschreven en zonder quotes van of interviews met HTM.

Social media

Het gebruik van social media (X, Facebook, LinkedIn, etc.) kan de reputatie en het imago van HTM en medewerkers (negatief) beïnvloeden. Dit kan ook onbewust of buiten werktijd. We verwachten dan ook dat je geen uitlatingen doet (in welke vorm dan ook) die nadelig en/of schadelijk kunnen zijn voor HTM. Meer lees je in de Social Media Richtlijnen op MijnHTM.

de media aanwezig is, wordt Corporate Communicatie vooraf betrokken. Als je door de media wordt benaderd, verwijs je altijd door naar de woordvoerder van HTM: 070 384 8282.

Contact media OR: Voor zaken die de OR aangaan heeft de OR het recht contact te hebben met de media. Met daarbij wel de volgende voorwaarden: het gaat alleen over OR-gerelateerde onderwerpen. Het contact mag niet indruisen tegen de bedrijfsbelangen of leiden tot reputatieschade voor HTM. Meld het contact zo snel mogelijk bij de afdeling Corporate Communicatie. De OR communiceert alleen via het dagelijks bestuur (DB) van de OR met de media en maakt hierover sluitende afspraken binnen de OR en de hieraan gelieerde commissies.

Contacten met opinieleiders

Contacten met de media

Alle mediacontacten lopen altijd via de afdeling Corporate Communicatie. Dit betekent dat alleen de medewerkers en/ of de manager van deze afdeling relaties met de media onderhouden en vragen beantwoorden van journalisten, redacteuren van vakbladen en andere publicisten (schrijvers, redacteuren van social media, etc.) over HTM. Mediacontacten door andere HTM-medewerkers worden altijd voorbereid en begeleid door Corporate Communicatie. Ook bij presentaties waar

Alle contacten met opinieleiders lopen altijd via Corporate Communicatie. Dit betekent dat de medewerkers en/of de manager van deze afdeling relaties met opinieleiders onderhouden waaronder (landelijke, provinciale en lokale) politici, belangengroeperingen, buurtcomités, actie- en pressiegroepen en externe onderzoekers. Ook hier loopt de beantwoording van vragen via Corporate Communicatie. Deze contacten worden altijd voorbereid en waar mogelijk begeleid door Corporate Communicatie. Bijvoorbeeld bij de beantwoording van vragen uit de gemeenteraad, het inspreken in vergaderingen, deelnemen aan hoorzittingen, optreden bij buurtbijeenkomsten, etc.

We zijn er voor onze klanten in de breedste zin van het woord

Omgaan met persoonlijke belangen

Belangenverstrengeling

We voorkomen (de schijn van) belangenverstrengeling. Als je (direct of indirect) persoonlijke belangen hebt die kunnen conflicteren met de belangen van HTM, dan bespreek je dat altijd met je direct leidinggevende.

Nevenactiviteiten

Meld alle nevenactiviteiten, betaald of onbetaald, die enigszins kunnen leiden tot belangenverstrengeling. (Nieuwe) Nevenactiviteiten leg je vooraf ter goedkeuring voor aan je leidinggevende en je vult het formulier nevenwerkzaamheden in dat je kunt vinden in Youforce.

Kortingen

We accepteren geen persoonlijke korting op producten of diensten van relaties en leveranciers.

Privézaken regelen in werktijd

Privézaken regelen we in onze eigen tijd, tenzij het beperkt blijft tot een enkel telefoontje of mailtje. Als je meer tijd tijdens het werk wil gebruiken voor privé, overleg je eerst met je direct leidinggevende.

Wat zou jij doen?

Na een drukke periode ga je morgen lekker op vakantie. Op je laatste werkdag realiseer je je plotseling dat je familie en vrienden nog moet informeren over je verblijfadres. Je stuurt hen een e-mail vanaf je HTM e-mailadres. Mag dit?

Ja, in beperkte mate is het privégebruik van HTM-faciliteiten toegestaan. Twijfel je over wat wel of niet mag? Overleg dan eerst even met je leidinggevende.

Omgaan met eigendommen van HTM

Zorgvuldig omgaan met functie gerelateerde faciliteiten, zoals bijvoorbeeld mobiele telefoon, laptop, bedrijfsauto, etc. We gaan als een goed huisvader/moeder om met functie gerelateerde faciliteiten en met materialen die door HTM ter beschikking worden gesteld om je werk goed te kunnen doen. Je houdt je aan de voorwaarden zoals die in een eventuele bruikleenovereenkomst zijn gesteld.

Privégebruik eigendommen van HTM

We gebruiken de eigendommen van HTM niet voor privédoeleinden. Dat geldt dus voor zaken als voertuigen, telefoons, computers en gereedschap, maar ook voor kleinere zaken zoals papier en kantoorartikelen.

Wat zou jij doen?

Sinds twee dagen is je scooter ermee opgehouden. Je bent handig genoeg om hem zelf te repareren, maar je hebt thuis geen garage waar je dit kunt doen. Bij HTM is er een ruimte én gereedschap om deze reparatie uit te voeren. Mag dit?

Nee, HTM eigendommen, zoals gereedschap, maar ook de garage, zijn alleen bedoeld voor het uitvoeren van HTM werkzaamheden binnen je functie.

Kleding

Als we bedrijfskleding dragen, worden we gezien als in dienst zijnde HTM medewerkers. Het maakt dan niet uit of je wel of geen dienst hebt. Houd er daarom ook onderweg van of naar je werk altijd rekening mee dat je het visitekaartje van HTM bent.

Met elkaar gaan we voor tevreden reizigers

8 Omgaan met onregelmatigheden

Onregelmatigheden

Binnen HTM geldt het beleid dat alle onregelmatigheden en alle gevallen van fraude, verduistering, vervalsing, oplichting of diefstal direct worden onderzocht en gerapporteerd. Verdachte(n) wordt(en), wanneer dat nodig wordt geacht, strafrechtelijk vervolgd en/of ontslagen. Onder het plegen van onregelmatigheden wordt al het handelen en/of nalaten verstaan dat ontoelaatbaar is, zoals bijvoorbeeld onterechte toe-eigening of verduistering van bedrijfseigendommen of andere zaken die aan HTM, klanten, leveranciers of derden toebehoren, maar ook vervalsingen, onjuiste opgave van tijd of uren en onjuiste onkostendeclaraties.

Rest- en/of afvalmateriaal

Rest- en/of afvalmateriaal - waaronder (afgeschreven) metaal, bedrijfsmiddelen, etc. al dan niet met (economische) (rest) waarde - behoren in eigendom toe aan HTM, de relatie, leverancier of een derde. Het is daarom strikt verboden om resten/of afvalmateriaal toe te eigenen en/ of te verkopen. Als wordt besloten om

over te gaan tot verkoop, gebeurt dit altijd door HTM en via de administratie van HTM. De opbrengst komt volledig toe aan HTM. Hierop bestaan geen uitzonderingen. HTM is gerechtigd ingeval van een redelijk vermoeden van een onregelmatigheid een extern onderzoeksbureau in te schakelen en/of desgewenst camera’s en/of andere digitale middelen in te zetten. Een onderzoek naar de apparaten (zakelijke mobiele telefoon en zakelijke computer/laptop) van de medewerker is, in geval van een redelijk vermoeden, ook toegestaan. Ieder vermoeden of incident moet onmiddellijk worden gemeld aan de direct leidinggevende. De leidinggevende doet vervolgens onmiddellijk melding bij het Directieteam.

Vertrouwelijkheid

Bedrijfsinformatie is een van de belangrijkste bezittingen van HTM en moet vertrouwelijk worden behandeld. Het is onze medewerkers verboden om vertrouwelijke bedrijfsinformatie, financiële, persoonlijke of technische informatie, plannen of gegevens waarover zij de beschikking

hebben gekregen, te delen met daartoe niet bevoegde partijen. In geval van twijfel, raadpleeg je direct leidinggevende.

Privacy van de medewerker

HTM verbindt zich ertoe en is wettelijk verplicht om de vertrouwelijke informatie over medewerkers te respecteren en te beschermen. Dit houdt in dat de toegang tot dergelijke informatie beperkt is tot het personeel dat daartoe over de geëigende bevoegdheid beschikt en een duidelijke bedrijfsmatige behoefte heeft aan deze informatie.