29. REGISTRO DI EMERGENZA

• sul documento va apposta la dicitura documento ricevuto via telefax, ed è successivamente acquisito per via ordinaria; • il RPA, una volta acquisito il documento originale e dopo essersi assicurato che siano stati riportati correttamente tutti i dati relativi alla segnatura (numero di protocollo, classificazione, etc.), provvede alla distruzione del documento ricevuto via telefax; tuttavia, qualora su quest’ultimo siano state segnate informazioni ritenute importanti (note del responsabile, appunti, ecc.) può conservarlo nel fascicolo allegandolo al documento originale; • il documento in partenza dovrà recare la dicitura “Il presente documento, inviato via telefax, non sarà seguito dal documento originale” o simili; il RPA è comunque tenuto a spedire l’originale qualora il destinatario ne faccia motivata richiesta. La segnatura andrà apposta non sulla copertina di trasmissione, ma sul documento medesimo. La copertina di trasmissione è inutile qualora il documento abbia una funzione prevalentemente informativa e non giuridico-probatoria. 24.6. Resta inteso che, secondo quanto prescritto dalla normativa vigente, è fatto divieto di inviare e ricevere fax da altri Enti Pubblici e da tutti i soggetti iscritti agli indirizzi di cui agli artt. 6 bis, 6 ter e 6 quater del DLGS 82/2005.

25. Protocollazione di fatture elettroniche

25.1.L’Amministrazione, secondo la normativa vigente in materia, riceve le fatture commerciali solo in formato elettronico. 25.2.Per ottemperare agli obblighi di cui al comma 1, l’Amministrazione del Comune di Rovolon ha istituito un unico ufficio di fatturazione elettronica con il relativo codice univoco. Il comune di Rovolon si è dotato del seguente codice univoco: UFDODW. 25.3.Le fatture elettroniche vengono protocollate seguendo quanto previsto dal presente Manuale.

26. Integrazioni documentarie

26.1.Gli addetti al ricevimento della corrispondenza e alle registrazioni di protocollo non sono tenuti a verificare la completezza formale e sostanziale della documentazione pervenuta, ma unicamente a protocollare, se previsto, i documenti e gli eventuali allegati. 26.2.La verifica di cui al comma 1 spetta all’ufficio competente o al RPA che, qualora ritenga necessario acquisire documenti che integrino quelli già pervenuti, provvede a richiederli al mittente con le comunicazioni del caso

27. Registro di emergenza

27.1.Nelle situazioni di emergenza nelle quali non sia possibile utilizzare il protocollo informatico, ogni evento deve essere registrato su un supporto alternativo, denominato «Registro di emergenza» (RE). 27.2.Qualora si verificassero interruzioni, accidentali o programmate, nel funzionamento del sistema di protocollo informatico, in cui la sospensione dello stesso si protragga oltre le 48 ore, nel caso in cui vi siano scadenze inderogabili e prescrittive (es: bandi, concorsi, ecc...), l’AOO è tenuta, ai sensi della normativa vigente, ad effettuare le registrazioni di protocollo su un registro di emergenza 27.3.Presso l’Ufficio Protocollo, il registro di emergenza viene predisposto un registro di emergenza in formato cartaceo 27.4.Su questo registro devono essere riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione, la data e l’ora del ripristino della piena funzionalità del sistema, nonché eventuali annotazioni ritenute rilevanti. 27.5.Prima di autorizzare l’avvio della procedura, il responsabile del servizio protocollo deve prima impostare e poi verificare la correttezza di data e ora sui rispettivi registri di emergenza. 27.6.Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare e, pertanto, inizia il 1° gennaio e termina il 31 Dicembre di ogni anno. 27.7.Il responsabile del servizio deve annotare sul protocollo unico i periodi di attivazione del registro di emergenza.

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