INTEGRAZIONI DOCUMENTARIE .........................................................................................................................14

63.1.Le pubbliche amministrazioni danno luogo a fascicoli informatici contenenti atti, documenti e dati relativi ad un procedimento amministrativo, al fine di adempiere agli obblighi imposti dalla normativa per una corretta gestione documentale. Ai sensi del comma 2-bis dell’art. 41 del D.lgs. 85/2005 (CAD), “Il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento […].” 63.2.Le abilitazioni per le diverse attività previste nella gestione di fascicoli nel sistema informatico di gestione documentale sono rilasciate dal responsabile della gestione documentale con il supporto del servizio informatico. 63.3.La formazione di un nuovo fascicolo e aggregazione documentale informatica avviene attraverso l'operazione di apertura nel sistema informatico inserendo le seguenti informazioni: • indice di classificazione; • oggetto (descrizione sintetica ed esaustiva); • ufficio competente; 63.4.Il sistema genera automaticamente: • numero di repertorio; • data di apertura; 63.5.Possono essere aggiunti contestualmente all’apertura inoltre: • livello di riservatezza/condivisioni; • annotazioni. 63.6.Ad ogni fascicolo e aggregazione documentale informatica è associato l’insieme minimo dei metadati definiti nelle regole tecniche D.P.C.M.13 novembre 2014. 63.7.Il sistema di protocollo informatico aggiorna automaticamente il repertorio/elenco dei fascicoli.

64. Sottofascicoli

64.1.Il sistema di gestione documentale consente l’apertura all’interno dei diversi fascicoli di “sottofascicoli”. 64.2.Essi sono creati e gestiti dai servizi/uffici in base alle proprie esigenze organizzative. Gli uffici competenti per la gestione dei diversi fascicoli possono in ogni momento aprire e gestire all’interno degli stessi i sottofascicoli che ritengono necessari per la gestione delle pratiche. Le regole di apertura, gestione e chiusura sono le medesime di quelle stabilite per i fascicoli.

65. Titolario di classificazione

65.1.Il titolario in Allegato 2 è lo strumento che consente di classificare, in maniera logica, sistematica e coerente, la documentazione prodotta o acquisita dal Comune durante lo svolgimento dell'attività amministrativa. 65.2.L'articolazione del titolario rispecchia, in un quadro astratto ed uniforme, le funzioni e le attività che si svolgono quotidianamente nell'ambito dell'ente che l'ha prodotto. 65.3.Il responsabile del servizio archivistico cura l'aggiornamento costante del titolario, anche ai fini dell'individuazione di altri criteri di ordinamento e di più efficaci sistemi per la ricerca dei documenti.

66. Responsabile del procedimento amministrativo

Spettano al responsabile del procedimento amministrativo le incombenze relative alla gestione del documento: l’inserimento nel sottofascicolo di competenza preesistente o eventualmente in un nuovo sottofascicolo e l’integrazione o la correzione del codice di classificazione assegnato dall’ufficio protocollo.

67. Fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi

67.1.Riuniscono tutti i documenti relativi a un determinato affare o procedimento amministrativo. 67.2.Qualora insorgano esigenze pratiche, il fascicolo può essere distinto in sottofascicoli, i quali a loro volta possono essere distinti in inserti. 67.3.Ogni documento, dopo la sua classificazione, va inserito nel fascicolo di competenza. L’operazione va effettuata dal responsabile del procedimento amministrativo.

Pag. 28 a 47

67.4.I documenti sono archiviati all’interno di ciascun fascicolo, sottofascicolo o inserto, secondo l’ordine cronologico di registrazione, in base, cioè, al numero di protocollo ad essi attribuito o, se assente, in base alla data. 67.5.Qualora un documento dia luogo all’avvio di un autonomo procedimento amministrativo, il responsabile del procedimento, assegnatario del documento, provvederà all’apertura (istruzione) di un nuovo fascicolo. 67.6.Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento amministrativo o all’esaurimento dell’affare. La data di chiusura si riferisce alla data dell’ultimo documento prodotto.

68. Fascicoli relativi a persone fisiche o giuridiche

68.1.Il fascicolo nominativo, istruito per una persona fisica o giuridica, viene aperto al momento dell'inizio del rapporto con il Comune e viene chiuso al momento della cessazione del rapporto. 68.2.I fascicoli delle persone fisiche e giuridiche costituiscono una serie archivistica autonoma per ogni categoria di persone fisiche o giuridiche (serie dei fascicoli dei dipendenti, degli assistiti, etc.). All'interno di ogni serie i fascicoli sono conservati in ordine cronologico di instaurazione del rapporto, oppure in ordine alfabetico per cognome e nome delle persone cui i fascicoli si riferiscono. 68.3.Per avere una fascicolazione organica ed ordinata dei documenti ed evitare la moltiplicazione dei fascicoli l’ente ha adottato un piano di fascicolazione di cui all’allegato 9, a cui le unità organizzative devono fare riferimento.

69. Modifica delle assegnazioni dei fascicoli

69.1. Nel caso di un’assegnazione errata di un fascicolo, o di una sua successiva riassegnazione, l’ufficio abilitato all’operazione di fascicolazione provvede a correggere le informazioni inserite nel sistema informatico e ad inviare il fascicolo al settore di competenza. 69.2.Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di questi passaggi, memorizzando per ciascuno di essi l’identificativo dell’operatore che effettua la modifica con la data e l’ora di esecuzione.

70. Chiusura del fascicolo

70.1.Gli uffici che aprono il fascicolo devono provvedere anche alla chiusura dello stesso all’interno del sistema di gestione documentale. 70.2.I fascicoli per attività verranno chiusi annualmente con un automatismo dal sistema. 70.3.I fascicoli per procedimento e affare dovranno essere chiusi al momento della loro conclusione (con la produzione dell’ultimo documento previsto dall’iter amministrativo). 70.4.Prima di procedere alla chiusura di un fascicolo, è opportuno valutare se sussistano o meno eventuali collegamenti con altri fascicoli. Se esistono legami di successione logico-temporale tra procedimenti amministrativi, il fascicolo relativo al procedimento originario non potrà essere mandato in conservazione prima della conclusione dei procedimenti collegati, permanendo quindi nell’archivio corrente. 70.5.I fascicoli chiusi sono conservati presso le unità organizzative per un limite minimo di un anno al fine di consentire l’eventuale reperimento dei documenti necessari allo svolgimento delle attività giornaliere.

71. Repertorio

71.1.Il repertorio dei fascicoli è l’elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli istruiti all’interno di ciascun titolo e classe, disposti in sequenza cronologica. 71.2.Esso è costituito dai seguenti elementi: a) anno di istruzione; b) classificazione completa (titolo e classe); c) numero di fascicolo (ed eventuali altre ripartizioni); d) anno di chiusura; e) oggetto del fascicolo (e l’oggetto di eventuali sottofascicoli, inserti, etc.);

Pag. 29 a 47