Comune di Rovolon Pd
63.1. Le pubbliche amministrazioni danno luogo a fascicoli informatici contenenti atti, documenti e dati relativi ad un procedimento amministrativo, al fine di adempiere agli obblighi imposti dalla normativa per una corretta gestione documentale. Ai sensi del comma 2-bis dell’art. 41 del D.lgs. 85/2005 (CAD), “Il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento […].” 63.2. Le abilitazioni per le diverse attività previste nella gestione di fascicoli nel sistema informatico di gestione documentale sono rilasciate dal responsabile della gestione documentale con il supporto del servizio informatico. 63.3. La formazione di un nuovo fascicolo e aggregazione documentale informatica avviene attraverso l'operazione di apertura nel sistema informatico inserendo le seguenti informazioni: • indice di classificazione; • oggetto (descrizione sintetica ed esaustiva); • ufficio competente; 63.4. Il sistema genera automaticamente: • numero di repertorio; • data di apertura; 63.5. Possono essere aggiunti contestualmente all’apertura inoltre: • livello di riservatezza/condivisioni; • annotazioni. 63.6. Ad ogni fascicolo e aggregazione documentale informatica è associato l’insieme minimo dei metadati definiti nelle regole tecniche D.P.C.M.13 novembre 2014. 63.7. Il sistema di protocollo informatico aggiorna automaticamente il repertorio/elenco dei fascicoli. 64. Sottofascicoli 64.1. Il sistema di gestione documentale consente l’apertura all’interno dei diversi fascicoli di “sottofascicoli”. 64.2. Essi sono creati e gestiti dai servizi/uffici in base alle proprie esigenze organizzative. Gli uffici competenti per la gestione dei diversi fascicoli possono in ogni momento aprire e gestire all’interno degli stessi i sottofascicoli che ritengono necessari per la gestione delle pratiche. Le regole di apertura, gestione e chiusura sono le medesime di quelle stabilite per i fascicoli. 65. Titolario di classificazione 65.1. Il titolario in Allegato 2 è lo strumento che consente di classificare, in maniera logica, sistematica e coerente, la documentazione prodotta o acquisita dal Comune durante lo svolgimento dell'attività amministrativa. 65.2. L'articolazione del titolario rispecchia, in un quadro astratto ed uniforme, le funzioni e le attività che si svolgono quotidianamente nell'ambito dell'ente che l'ha prodotto. 65.3. Il responsabile del servizio archivistico cura l'aggiornamento costante del titolario, anche ai fini dell'individuazione di altri criteri di ordinamento e di più efficaci sistemi per la ricerca dei documenti. 66. Responsabile del procedimento amministrativo Spettano al responsabile del procedimento amministrativo le incombenze relative alla gestione del documento: l’inserimento nel sottofascicolo di competenza preesistente o eventualmente in un nuovo sottofascicolo e l’integrazione o la correzione del codice di classificazione assegnato dall’ufficio protocollo. 67. Fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi 67.1. Riuniscono tutti i documenti relativi a un determinato affare o procedimento amministrativo. 67.2. Qualora insorgano esigenze pratiche, il fascicolo può essere distinto in sottofascicoli, i quali a loro volta possono essere distinti in inserti. 67.3. Ogni documento, dopo la sua classificazione, va inserito nel fascicolo di competenza. L’operazione va effettuata dal responsabile del procedimento amministrativo.
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