15 minute read
Digitalisering in accountancy in de praktijk
IN DE PRAKTIJK
Digitalisering in accountancy Hoe ver staan we vandaag?
Advertisement
Slechts weinig ‘traditionele’ beroepen werden de afgelopen decennia dermate beïnvloed door de digitalisering als de accountancy. “De robotisering en automatisering heeft zich in ons vak werkelijk aangediend als een heuse gamechanger”, weet ook Dries Cannaerts, die in Heist-op-den-Berg zijn eigen accountancykantoor runt. Samen met hem maken we de analyse van wat er zich momenteel op dat vlak afspeelt, en nog zit aan te komen.
Tekst: Filip Horemans – Foto: Dries Cannaerts
“Ook in ons kantoor was accountancy jarenlang een heel repetitief werk, waarbij we werkelijk één voor één documenten inboekten”, vertelt Dries Cannaerts. “Mijn teamleden zaten hier dus werkelijk met mappen, per kwartaal… april, juli, oktober. De eerste boekhoudpakketten zorgden weliswaar al voor heel wat extra comfort, maar het repetitieve werk bleef.”
Dat veranderde naarmate die software ‘intelligenter’ werd, waardoor het inboeken van verrichtingen, op basis van vooraf ingestelde parameters, van langsom meer automatisch kon gebeuren. “Vandaag gebeuren momenteel al zo’n 60 tot 80 procent van alle boekingen automatisch”, gaat Dries Cannaerts verder. “Dat levert op zich al een enorme tijdsbesparing op, zij het dat we de boekingen nog wel regelmatig moeten controleren. Want al wordt de software alsmaar beter, toch verloopt nog niet alles perfect. Bijvoorbeeld omdat bepaalde ingestelde parameters niet altijd volledig overeenstemmen met de parameters die aan een document werden toegekend. Die conflicten opmerken en bijsturen waar nodig, vereist de nodige waakzaamheid.”
Van automatisering tot analyse
Veel meer nog dan tijdsbesparend hulpmiddel groeiden de moderne accountancypakketten uit tot heuse analyse-instrumenten, die de accountant helpen bij het trekken van resultaten, en het interpreteren en kaderen daarvan, zo blijkt. “Zo kregen we, bijvoorbeeld, onlangs een ongeruste retailer over de vloer, die zijn omzet op relatief korte termijn met zo’n 8 procent had zien teruglopen. Hoewel we aan dat feit op zich niets konden veranderen, wisten we hem wel gerust te stellen met een benchmark, waaruit bleek dat zowat alle ondernemers uit de sector in het land in dezelfde periode tussen 6 en 10 procent omzet waren verloren. Het bleek hier dus veel meer om een economisch conjunctureel probleem te gaan dan om een individueel alarmsignaal over de werking van zijn winkel”, aldus nog Dries Cannaerts.
Dankzij dit soort analyse- en benchmarktools, of artificiële intelligentie, in de moderne accountancy software kunnen veel sneller en accurater dan voorheen anomalieën worden ontdekt en geremedieerd. Neem, bijvoorbeeld, een bedrijf waar de autokosten
Niet alleen voor de accountants betekent de toenemende ‘intelligentie’ van moderne boekhoudtoepassingen een belangrijk hulpmiddel om met meer kennis van zaken een zaak te runnen. Ook individuele ondernemers zélf kunnen er heel wat info uit putten.
ADVERTORIAL
Hoe boost je jouw bedrijf door een efficiënte boekhouding?
Facturen opmaken, inkomsten boeken, documenten archiveren en op zoek gaan naar dat restaurantbonnetje van een paar weken geleden… Een bedrijf in goede staat houden, vraagt administratief veel werk en organisatie. Als dat niet op de juiste manier gebeurt, wordt het een uitdaging voor jou als ondernemer. Deze quiz geeft jou inzicht in die uitdaging zodat je naar de optimale werking van je onderneming kan streven!
Heb je 18 punten of meer gescoord? Goed bezig! Het lijkt erop dat je mee bent met de tijd en dat je weet hoe jouw bedrijf ervoor staat. Hierdoor weet je precies of en wanneer je investeringen kan maken en welke klanten je het meest opbrengen. Je kan in functie daarvan de strategie van de komende jaren uitstippelen.
Is er nog werk aan de winkel? Dan raden we je aan de online tool van Octopus te kiezen omdat je dan in realtime met jouw boekhouder kan samenwerken. Afhankelijk van jouw tijd, competenties en goesting bepaal je zelf hoeveel je juist doet. Het is aangeraden om een verkennend gesprek met jouw boekhouder te hebben om een duidelijke rolverdeling af te spreken. Het is ook handig om in jouw oefening even mee te nemen hoe je wilt gaan factureren en of er andere processen zijn binnen je bedrijf die automatisch kunnen lopen. Een tool die open is en waar je gemakkelijk een koppeling met andere software maakt, is dan mooi meegenomen. Tot slot is het handig een aantal basisbegrippen onder de knie te hebben zoals balans, winst, omzetvergelijking… Deze worden verduidelijkt in de Academy van Octopus.
Klaar voor de digitale sprong en een vlotte administratie? Bel ons 09/311 00 90 of mail naar sales@octopus.be.
https://www.octopus.be/nl/ https://academy.octopus.be/nl/ TEL JOUW PUNTEN OP EN ONTDEK HET NU!
1 MIJN BOEKHOUDPAKKET IS …
a Online: ik werk met mijn boekhouder samen in hetzelfde dossier. Ik help waar ik kan: zo geef ik bv zelf mijn aankoopboekingen in. b Online: via een portaal bezorg ik facturen aan mijn boekhouder die ze vervolgens verwerkt. c Offline: we wisselen facturen en informatie uit via dropbox of mail. d Geen idee. Ik breng mijn facturen en bonnetjes op papier binnen.
2 IK HOOR MIJN BOEKHOUDER …
a Een keer per kwartaal. Wanneer ik nog snel allerlei documenten moet aanleveren. b Een keer per maand. Ik ben een maandaangever. c Af en toe. Documenten bezorg ik stipt, als ik hem hoor, is het om advies te krijgen. d Bijna wekelijks. Ik voeg kleine notities toe aan boekingen die ik maak. Mijn boekhouder controleert en geeft feedback.
3 FACTUREN VERSTUUR IK …
a Aangetekend. Ik maak de factuur op mijn computer, druk hem af en laat hem aangetekend versturen met de post. b Per post (papier): ik vind het niet erg om er postzegels voor te kopen en een brievenbus te zoeken. c Digitaal (per email): is er ook: zo is er ook een spoor van de verzenddatum en kan ik het verzonden document altijd raadplegen in mijn digitaal archief.
d Elektronisch (via Peppol): zo ben ik zeker dat de factuur in de boekhoudsoftware van mijn ontvanger correct uitgelezen wordt en dat de betaling ook correct verloopt. Bovendien hebben elektronische facturen dezelfde waarde als aangetekende zendingen. 4
4 CIJFERS
a Een keer per jaar ga ik bij de boekhouder op bezoek en legt hij me mijn cijfers voor. b Een keer per kwartaal bel ik mijn boekhouder om te polsen hoe het met mijn bedrijf gaat. c Ik kan zelf rapporten en statistieken opvragen via mijn boekhoudtool. Voor interpretatie kan ik terecht bij mijn boekhouder. d Ik kan de rapporten en cijfers zelf genereren in mijn boekhoudtool. Ik begrijp wat balans, omzetvergelijking, winstmarge, … betekent.
5 WAAR VERLIES JE TIJD?
a Ik verlies veel tijd aan mijn boekhouder die me belt of mailt wegens verkeerde btw of ontbrekende stukken. nummers op facturen
b Ik verlies tijd aan het bij elkaar zoeken van mijn papieren bonnetjes. c Ik verlies tijd aan het scannen van geprinte facturen. d Ik verlies hier geen tijd aan omdat het digitaal/elektronisch verloopt. Ik maak tijd vrij voor een adviesgesprek met mijn boekhouder.
6 WAAR STA JE NU TEN OPZICHTE VAN VORIG JAAR?
a Een transparante administratie geeft me duidelijke inzichten: per klant en leverancier kan ik de inkomsten en uitgaven vergelijken met die van vorig jaar. b Via kostenposten kan ik kijken welke projecten winstgevend en verlieslatend waren. c Echt geen idee, ik moet er mijn boekhouder over aanspreken. d Ik heb een overzichtelijke boekhouding waar ik toegang tot heb maar ik weet niet hoe ik lijsten moet trekken en hoe ik ze moet interpreteren. PT
4
3
2
1
1
2
3
4
2
1
3
1
2
3
4
1
1
1
4
4
3
1
2
IN DE PRAKTIJK
op korte termijn plots abnormaal hoog zijn gestegen. “Vroeger zouden we dat misschien pas ontdekt hebben bij het indienen van de aangiftes”, verduidelijkt Dries Cannaerts, “Terwijl er nu automatisch alarmbellen afgaan, waardoor we de ondernemers hier op attent kunnen maken. Vaak heeft zo’n zaakvoerder dat zelf ook niet meteen door.”
Ook software op kmo-maat
Niet alleen voor de accountants betekent de toenemende ‘intelligentie’ van moderne boekhoudtoepassingen een belangrijk hulpmiddel om met meer kennis van zaken een zaak te runnen. Ook individuele ondernemers zélf kunnen er heel wat info uit putten. Zo bieden heel wat accountantskantoren nu al de mogelijkheid aan hun klanten/ ondernemers om via de front office van hun accountancy-pakketten bepaalde toepassingen te gebruiken en analyses te maken. Maar daarnaast bieden ook heel wat software-ontwikkelaars specifieke pakketten op kmo-maat, waarmee de betrokken zaakvoerders ook op eigen kracht al een heel eind op weg geraken. Zeker voor van nature goed georganiseerd en gestructureerd werkende ondernemers kan zo’n pakket een enorm interessante tool zijn. En een bron van een schat aan informatie. “Maar dan moet je er ook wel op een goeie manier mee weten om te gaan”, waarschuwt Dries Cannaerts. “Zelfs het beste en meest kmo-vriendelijke boekhoudpakket kan niet compenseren voor wanorde, nonchalance en/of onwetendheid bij de gebruiker. Al kan een eigen boekhoudpakket een handig hulpmiddel zijn, toch betekent het niet dat boekhouden daardoor plots kinderspel is geworden, dat als vanzelf gaat en waar je geen kennis van zaken voor nodig hebt. Accountancy is niet voor niets een gespecialiseerde studie. Dus zélfs met stevig eigen boekhoudpakket laat je je als ondernemer nog altijd best begeleiden en adviseren door een accountant. Ik heb al wel eens klanten gehad die plots dachten dat ze voortaan enkel nog voor ons advies moesten betalen en niet meer voor het boekhouden zelf, ‘omdat de software dat nu toch vanzelf doet’. Maar die heb ik vlug op andere gedachten gebracht. Gelukkig beseffen de meeste ondernemers wel degelijk dat onze aanpak en advies hen per saldo meer opleveren dan dat het kost. Zo is, bijvoorbeeld, het – volstrekt legaal – fiscaal optimaliseren van een dossier alvast geen doe-het-zelf-werk.”
In de marge – maar daarom niet minder belangrijk – van al die evoluties in accountancy sofware ontstond ook een hele reeks tools, afzonderlijk of geïntegreerd, om het bijhouden en klasseren van bestelbons, facturen, leveringsnota’s… enorm te vergemakkelijken en zoveel mogelijk te automatiseren. “Vaak gaat het om heel eenvoudige toepassingen. Maar wel toepassingen die voor de druk bezette ondernemer, al dan niet met een aversie voor administratieve rompslomp, een wereld van verschil kunnen maken. Aan ons, accountants, om onze cliënten hierop te wijzen. Ook voor ons is een ordentelijke aanlevering van alle vereiste documenten immers een basisvoorwaarde voor een sterke boekhouding die staat als een huis.”
Accountancy-software in 1, 2, 3
1. De huidige software helpt je boekhouding niet alleen automatiseren, maar vooral ook analyseren. Hou de verwerking wel actief in de gaten want feilloos bestaat niet.
2. Hoe sterk en gebruiksvriendelijk moderne boekhoudsoftware vandaag is, geen enkel pakket compenseert voor een gebrek aan accountancy-kennis. Laat je sowieso altijd bijstaan door een professional.
3. Moeite met het scheppen en bewaren van orde en overzicht in je administratie? Er bestaan heel wat tools om je documenten vlot en ordelijk te bewaren. Vraag advies aan je accountant.
Michel Lambrechts, zaakvoerder van familiebedrijf Lambrechts-Nicolaers.
Boekhouding en ERP in één pakket biedt ons veel voordelen.
Voor familiebedrijf Lambrechts-Nicolaers, een tegel- en natuursteenspecialist uit Tongeren, is snelheid van uitvoering een topprioriteit. Zowel voor als achter de schermen moet alles op wieltjes lopen om de klant een topservice te bieden. “Daarom is Adsolut van Wolters Kluwer voor ons zo’n goede match. De combinatie van boekhoudso tware en ERP-systeem in één pakket laat ons e ciënter werken.” Lambrechts-Nicolaers koos al in 2016 voor de combinatie Adsolut Boekhouding en Adsolut Kmo-beheer. “We gebruiken het om onze fi nanciële administratie en boekhouding in orde te houden, maar ook allerhande operationele taken, zoals de planning, productie en kassa in onze showroom”, vertelt zaakvoerder Michel Lambrechts. “Ook functionaliteiten zoals kasplanning en loonbeheer zijn bijzonder handig om fi nancieel inzicht te krijgen in je zaken.”
“Doorslaggevend bij de keuze was dat Adsolut al onze processen digitaal kon omvatten. We kunnen bijvoorbeeld in één ononderbroken fl ow van o erte tot order naar facturatie overgaan. Het systeem genereert zelf een order- en productiebon en de uitgaande factuur wordt rechtstreeks in de boekhouding opgenomen. Enkel voor de opmaak en neerlegging van de jaarrekening hebben we nog een externe accountant nodig.”
Onze vaste consultant is goud waard
Voor Michel draagt de begeleiding en ondersteuning vanuit Wolters Kluwer ook bij tot het succes van Adsolut. “Ons team bestaat uit een vij tiental medewerkers. Zij moesten tijdens de implementatiefase het programma in sneltempo onder de knie krijgen. Gelukkig voorziet Wolters Kluwer daarvoor allerhande opleidingen en persoonlijke begeleiding. Over persoonlijke begeleiding gesproken: onze vaste consultant is goud waard gebleken. Hij komt hier na al die jaren nog steeds regelmatig over de vloer en kent de zaak door en door. Daardoor kan hij eventuele pijnpunten snel identifi ceren en een oplossing voorstellen.” “We zijn echt opgetogen met onze keuze en bevelen Adsolut dan ook aan al onze sectorgenoten aan. Onze ervaring in één zin? Met Adsolut haal je een totaalpakket in huis dat een waaier aan mogelijkheden biedt, aan een transparante prijs en inclusief persoonlijke begeleiding.”
Meer info over Adsolut? Bel ons op 078/16.03.10 of surf naar wkbe.be/kmo
Mobiliteit in stroomversnelling Je auto en laadpaal, hoe zit dat fiscaal?
De weg naar de vergroening van het wagenpark zet zich steeds meer door in heel wat bedrijven. Het toenemend besef dat we naar een meer klimaatneutrale economie moeten, speelt daar een belangrijke rol in. Maar er zijn uiteraard ook de nieuwe fiscale regels voor bedrijfswagens als stok achter de deur. We frissen die regels hier voor je op.
IN DE PRAKTIJK
Hoe evolueert de aftrekbaarheid van jouw bedrijfswagen(s)?
Wagens besteld tot en met 30/06/2023
Wagens die tot deze datum worden gekocht (of geleased) blijven aftrekbaar onder het huidige regime van aftrekbaarheid. Dat betekent dat zowel wagens met een klassieke verbrandingsmotor als plug-in hybrides en volledig elektrische auto’s maximaal 100% fiscaal aftrekbaar zijn.
Wagens besteld vanaf 1/7/2023
De fiscale aftrekbaarheid voor wagens die vanaf 1 juli 2023 worden besteld, wijzigt wel grondig:
• Wagens met enkel een verbrandingsmotor en plug-in hybrides:
Klassieke wagens (enkel verbrandingsmotor) die besteld worden van 1 juli 2023 tot en met 31 december 2025 zijn vanaf 2025 voor maximaal 75% aftrekbaar, terwijl de aftrekbaarheid van hybride voertuigen tot dan ongewijzigd blijft. In 2026 bedraagt de aftrekbaarheid voor traditionele en hybride wagens nog maximaal 50% en in 2027 nog slechts 25%. Vanaf 2028 is er geen fiscale aftrek meer mogelijk.
Klassiek aangedreven en hybride wagens die besteld worden vanaf 1 januari 2026 zijn niet meer aftrekbaar.
• Zero – emissievoertuigen:
Zero-emissievoertuigen die vanaf 1/7/2023 worden besteld, zijn in 2026 nog 100% fiscaal aftrekbaar, maar vanaf 1/1/2027 nog maximaal 95%. De jaren nadien verlaagt dat percentage verder naar 90%, 82,50%, 75% om uiteindelijk tot 67,50% te komen in 2031.
In deze tabel vind je het volledige overzicht:
Geen zero emissie (diesel, benzine en CNG)
Hybride*
FISCALE AFTREKBAARHEID BEDRIJFSWAGENS
2022-2025 2026
bestaand contract + besteld voor 01/07/2023 besteld vanaf 01/07/2023 tot 31/12/2025 besteld vanaf 01/07/2023 tot 31/12/2025 besteld vanaf 2026 2027
besteld vanaf 01/07/2023 tot 31/12/2025 besteld vanaf 2026 2028 2029 2030 2031
Bestaande situatie Vanaf 2025, max. 75% Max. 50% 0% Max. 25% 0% 0%
Bestaande situatie Max. 50% 0% Max. 25% 0% 0%
Zero emissie 100% 100%
*Voor hybrides zijn de brandstoffen nog maar voor 50% aftrekbaar van 1 januari 2023 95% 90% 82,50 75% 67,50%
Environmental information (RD 19/03/04): bmw.be 18,4-19,6 KWH/100 KM • 0 G/KM CO2 (WLTP)
T H E N E W
100% ELECTRIC.
IN DE PRAKTIJK
Wat met de laadinfrastructuur?
De prijs van een laadpaal hangt af van tal van factoren. Een ‘gewoon’ model
start vanaf minstens €650, een ‘slim’
model vanaf minstens €900. Om een beroep te doen op fiscale voordelen, dan moet de laadpaal op zijn minst slim zijn. Er zijn tal van leveranciers op de markt en heel wat kmo’s installeren laadpalen, al dan niet in combinatie met bv. zonnepanelen of andere uitbreidingen of wijzigingen van de installatie. Laat je zeker goed adviseren over de nieuwe installatie, zodat deze toekomstbestendig is.
Belangrijk: Ondernemingen die tussen 1 september 2021 en 31 augustus 2024 een publiek toegankelijk laadstation installeren kunnen rekenen op een verhoogde kostenaftrek. De aftrekbaarheid bedraagt 200% voor investeringen tussen 1 september 2021 en 31 maart 2023. Voor investeringen tussen 1 april 2023 en 31 augustus 2024 geldt een aftrekpercentage van 150%.
Om een beroep te kunnen doen op de aftrekbaarheid moet de laadinfrastructuur publiek toegankelijk zijn ofwel binnen of buiten de normale openingstijden.
Ook als particulier kan men een beroep doen een fiscaal voordeel. Wie als particulier tussen 1 september 2021 en 31 augustus 2024 thuis een laadpaal laat plaatsen kan rekenen op een belastingvermindering op de investering. Dit geldt zowel voor eigenaars als huurders.
Wie deze investering doet tussen 1 september 2021 en 31 december 2022 zal kunnen rekenen op een belastingvermindering van 45%. Dit tarief daalt tot 30% in 2023 en tot 15% in 2024. Het bedrag waarvoor een belastingvermindering kan worden verleend en waarop ze wordt berekend, is beperkt tot €1.500 per laadpaal en per belastingplichtige. Er zijn een aantal voorwaarden waaraan de laadpaal moet voldoen:
• Het laadstation moet in of in de onmiddellijke nabijheid van uw woning geplaatst worden • Het moet een intelligent laadstation zijn: de laadtijd en het laadvermogen moeten door een energiebeheerssysteem gestuurd kunnen worden • Er mag enkel groene stroom gebruikt worden • De installatie moet goedgekeurd zijn door een erkend keuringsorganisme.
Meer weten?
Als UNIZO-lid kan je hier onze Snelwijzer elektrische mobilititeit downloaden met meer praktische info en tips.
Geen sterke UNIZO Dag van de Ondernemer zonder straffe partners!
Ondernemers vieren en bedanken voor hun inzet doen we niet alleen. Ook onze straffe Dagpartners, elk met hun eigen rol in het versterken van ondernemers, trekken mee aan de kar.
Scan de QR-code en ontdek de videoboodschappen van deze CEO’s (v.l.n.r. op de foto): David Moucheron (KBC België), Sven Marinus (Sodexo Benefits & Rewards Services Belgium), Alexis Lebedoff (Meta België), Guillaume Boutin (Proximus) en Philip Van Eeckhoute (Liantis).
