12 minute read
Wat doe jij?
Hoe houd je in coronatijd je vrijwilligers en deelnemers enthousiast en betrokken?
“Bij onze afdeling in Sneek merken we dat het in de coronaperiode lastiger is om contact te hebben met onze vrijwilligers en deelnemers. Als bestuur overleggen we regelmatig over nieuwe manieren om hen betrokken te houden, zodat we na de coronatijd meteen de draad kunnen oppakken en weer allerlei activiteiten kunnen houden. Hoe blijven andere afdelingen met hun vrijwilligers en deelnemers in verbinding?”
Brenda Sterk, afdeling Sneek
“Wij stimuleren de betrokkenheid door op verschillende manieren contact te houden met zowel onze deelnemers als onze vrijwilligers. Via de nieuwsbrief, door regelmatig bellen en attenties die deur-aan-deur worden rondgebracht. Die aandacht voor je vrijwilligers is juist nu belangrijk, want je wilt ze gemotiveerd houden voor je afdeling. Dat proberen wij door hen gericht te betrekken bij de activiteiten. Zo zijn onlangs leuke attenties deur-aandeur rondgebracht door de vrijwilligers. Dat is ook meteen een persoonlijk contactmoment waarop we kunnen zien hoe het met onze deelnemers gaat. Maar we vragen onze vrijwilligers niet alleen om dingen te doen, we vragen ook of zij ideeën hebben voor activiteiten die passen binnen de coronamaatregelen. Daar zijn al een paar leuke ideeën uit voortgekomen.”
Annelies Huijgens Afdeling Made
“Naast de attenties die we rondbrengen, richten we ons vooral op digitale geluksmomentjes. Zo deelden we bijvoorbeeld via Whatsapp een foto van het bezoek van onze kerstvrouw aan een deelnemer. Bovendien bellen, mailen, appen en videobellen we meer, óók met onze vrijwilligers. Ook bellen we nog ‘ouderwets’ naar onze deelnemers, daar zijn sommigen toch nog het meest vertrouwd mee. Contact met de vrijwilligers behouden we via een appgroep - De Zonnebloempjes - en via mail en telefoon. In de appgroep delen we instructies, nieuws en onze berichten op sociale media. Daarmee willen we hen niet alleen informeren, maar ook inspireren om zelf ideeën aan te dragen. Die ruimte bieden we volop. Je kunt wel zeggen dat de digitale revolutie bij ons versneld is in de coronaperiode.”
Femke van Leeuwen Afdeling Beltrum
“Als regiobestuur Oost Achterhoek merkten ook wij dat het bezoekwerk bij onze lokale afdelingen op een laag pitje kwam te staan. Daarom hebben we enkele zogenoemde kletspotten aan de lokale afdelingen gegeven. Dit zijn potten met briefjes erin waar vragen op staan. De vragen gaan over allerlei onderwerpen: je jeugd, familie, werk, enzovoorts. Doordat het open vragen zijn, komt er al snel een gesprek op gang. Hiermee willen we niet alleen de vrijwilligers stimuleren om op een laagdrempelige manier samen met een deelnemer contact te houden, maar ook de lokale afdelingen enthousiasmeren om activiteiten te organiseren binnen de mogelijkheden die er momenteel zijn. Dat houdt je vrijwilligers én deelnemers betrokken, gemotiveerd en aangesloten.”
Vincent Elferink Afdeling Oost Achterhoek
In de volgende ZON bespreken we de vraag: Wat ga jij dit jaar doen met het Zomertientje? Mail jouw reactie naar zon@zonnebloem.nl.
Merel schopte het bijna tot het Nederlands Paralympisch team, maar koos uiteindelijk toch voor een maatschappelijke carrière.
“Geluk zit ’m in kleine dingen” ‘Anderen helpen en blij maken, is wat ik het liefste doe’
Merel Benthem beleefde in 2010 een bizar jaar: na een medische misser belandde ze namelijk in een rolstoel. Maar al snel richtte ze zich fysiek en mentaal op. Niet veel later stond ze zelfs op de drempel van de Paralympische Spelen en tegenwoordig is ze, 33 jaar oud, heel actief bij de jongerenwerkgroep Groningen en Drenthe van de Zonnebloem. Niet als deelnemer, maar als vrijwilliger.
Waarom heb je ervoor gekozen om vrijwilliger te worden, en geen deelnemer?
“Ik vind het heel leuk om activiteiten te organiseren. Daar haal ik veel energie uit en het was de reden dat ik Sociaal Pedagogisch Werk heb gestudeerd. Doordat ik zelf in een rolstoel zit, kan ik me goed inleven in onze jonge deelnemers. Dat is niet alleen handig bij het plannen van activiteiten, maar ik kan er daardoor ook voor hen zijn met raad en daad. Ik wil hen stimuleren en motiveren als ze even niet lekker in hun vel zitten. Ik sta positief in het leven en geloof dat als je de paden bewandelt die voor jou juist zijn, dat er voor alles een oplossing is.”
Wat is er in 2010 gebeurd waardoor je in een rolstoel belandde?
“Dat begon vier jaar eerder toen bij mij een tumor is verwijderd. In 2010 moest ik weer onder het mes vanwege uitzaaiingen in mijn longen. Bij het zetten van de ruggenprik is iets misgegaan, waardoor mijn ruggenmerg is beschadigd en mijn benen amper meer functioneren.”
De tumor was weg, maar de prijs die je betaalde was alsnog groot. Hoe ben je daarmee omgegaan?
“Ik was in het begin ontzettend boos en verdrietig. Geloof me, ik heb veel gehuild. Maar dat heeft al met al niet lang geduurd. De professionele psychische hulp en de revalidatie hebben me heel goed gedaan. Ook doordat ik toen
contact had met lotgenoten. Op een gegeven moment kwam het besef. Ik dacht: het heeft geen zin om bij de pakken neer te gaan zitten, ik moet vooruitkijken. Die positieve instelling past beter bij wie ik ben.”
Die houding heeft je zelfs bijna in het Nederlands paralympisch zwemteam gebracht.
“Zwemmen is mijn grote passie. Ik was al actief voor 2010, maar in 2012 raakte ik echt verliefd op de sport. Ik was toen bij de Paralympische Spelen in London en dacht: op dit niveau wil ik ook actief zijn. Ik ben toen keihard gaan trainen. Ik oefende zoveel dat ik op een gegeven moment 20 uur in de week in het bad lag, naast mijn wedstrijden. Bijna schopte ik het tot het Nederlands paralympisch team. Ik zat een tijdje in dat topsportwereldje, maar koos uiteindelijk toch voor mijn maatschappelijke carrière. Allebei gaat namelijk niet. En bovendien ben ik een sociaal dier! Dat aspect miste ik tijdens die topjaren. Nu zwem ik drie avonden in de week, als de coronamaatregelen het toelaten. Ik kan niet wachten tot de baden weer opengaan. In het water voel ik me vrij, want het is de enige plek waar ik heel mijn lichaam kan gebruiken. Ook mijn benen. Buiten het bad missen mijn benen de kracht om mijn gewicht te dragen.”
Sinds 2019 ben je bestuurslid en vrijwilliger bij de jongerenwerkgroep Groningen en Drenthe van de Zonnebloem. Wat betekent de Zonnebloem voor jou?
“Het betekent veel voor me. Ik kan doen wat ik leuk vind, namelijk activiteiten organiseren en begeleiden voor anderen. En hen daarmee blij maken. Hoewel ik uiteindelijk niet werkzaam ben als sociaal pedagogisch medewerker, kan ik nu wel de aspecten die ik tijdens mijn opleiding leerde, inzetten. Het zijn de kleine dingen die mij een gelukkiger mens maken, zoals de blik van een deelnemer die geniet. Maar ook de inzet en het enthousiasme van de vrijwilligers van onze afdeling. Zij maken het mogelijk dat we veel activiteiten kunnen organiseren.”
Nieuwe structuur op het nationaal bureau; wat heb ik daaraan?
Na maanden aan voorbereiding is de herinrichting van het nationaal bureau van de Zonnebloem sinds 1 februari een feit. Dat heeft geen direct verband met corona, maar gebeurt op initiatief van de vrijwilligers. In dit dubbelinterview vertelt directeur Marc Damen wat dit betekent, maar geeft ook Annemarie Apeldoorn, vrijwilliger bij afdeling Amsterdam West en lid van het Nationaal Bestuur, haar visie op de ontwikkelingen en waarom dit de vrijwilligers gaat helpen.
Waarom was het nodig om de structuur van het nationaal bureau te herzien?
Het is heel belangrijk om te beseffen dat wij een vereniging zijn. De vrijwilligers hebben het uiteindelijk voor het zeggen. Zij hebben ooit besloten om beroepskrachten in te huren om hen te ondersteunen. In 2017 is op wens van onze ledenraad (de Nationale Vergadering) een onderzoek gestart naar de communicatie, organisatie en structuur van de vereniging. Als gevolg van dat onderzoek is onlangs door de vrijwilligers de provinciale laag geschrapt. Bovendien hadden de vrijwilligers het gevoel dat het nationaal bureau te stroperig, niet flexibel en niet klantgericht genoeg was.
Wat houdt de nieuwe organisatie in?
In de eerste plaats zijn er op het ondersteunende nationaal bureau twee leidinggevende lagen samengevoegd tot een laag. Dus minder leidinggevenden en meer medewerkers die zich rechtstreeks voor de vrijwilligers inzetten. De medewerkers zijn verdeeld in acht teams, die natuurlijk allemaal wel aangestuurd worden. De teams gaan zich bezighouden met zaken waarover de vrijwilligers besluiten hebben genomen.
Zoals?
In de eerste plaats hebben de vrijwilligers in het Meerjarenplan gesteld dat we het goede moeten behouden, maar vernieuwing de ruimte moeten geven. Het Meerjarenplan stamt uit 2018, maar juist het afgelopen jaar met corona hebben we gezien hoe belangrijk die vernieuwing is. Het Expertisecentrum, een nieuw team binnen het nationaal bureau, gaat hiermee aan de slag. Dit team houdt zich bezig met het vergaren en delen van kennis, zoals het geven van workshops die aansluiten op de behoefte vanuit de vrijwilligers, maar ook met onderzoek en innovatie. Vrijwilligers kunnen meedenken over nieuwe projecten. Hiervoor werkt het Expertisecentrum bijvoorbeeld samen met het Zonnebloempanel, bestaande uit bijna 4.000 vrijwilligers. Zo’n idee of project wordt vervolgens voorgelegd aan het Nationaal Bestuur en de Nationale Vergadering. Na hun goedkeuring kan het dan breder uitgerold worden door de verenigingsconsulenten.
Verenigingsconsulenten?
Dat zijn eigenlijk de vroegere districtshoofden. Die oude term is weliswaar ingeburgerd, maar dekt de lading niet. Zij waren geen hoofd en hadden geen district. Vandaar dat de Nationale Vergadering al in 2018 voor de term verenigingsconsulent koos. Nieuw is dat zij gezamenlijk zich niet alleen bezighouden met de vrijwilligers in de afdelingen, maar ook bijvoorbeeld met de vrijwilligers van ons schip MPS de Zonnebloem.
Noem nog eens een verandering?
Iets waar de vrijwilligers veel van moeten gaan merken, is de samenvoeging van ons Dienstencentrum met de afdeling Communicatie. Het Dienstencentrum was het team met wie je contact kreeg als je de Zonnebloem belde of mailde. Door dat samen te voegen met de afdeling Communicatie kunnen we sneller inspelen op vragen die vrijwilligers hebben. Vervolgens willen we daar goed over communiceren, bijvoorbeeld in nieuwsbrieven of op Mijn Zonnebloem.
Wat betekent de herinrichting voor de medewerkers van het nationaal bureau?
Aan de ene kant kunnen we door de nieuwe structuur zaken efficiënter aanpakken, waardoor we minder mensen nodig hebben. Aan de andere kant komt vanuit de Nationale Vergadering de vraag om meer ondersteuning aan de lokale afdelingen te organiseren. Het aantal verenigingsconsulenten zal dus wat toenemen. We hebben eerst in kaart gebracht of alle werkzaamheden van het nationaal bureau ook daadwerkelijk moesten gebeuren. Daaruit bleek dat de meeste werkzaamheden op verzoek zijn van vrijwilligers en/of om vrijwilligers te helpen. Dat hebben we alleen nooit goed gecommuniceerd. Met het nieuwe team Communicatie willen we dat optimaliseren: uitleggen wat we precies doen. Uit het onlangs gehouden vrijwilligersonderzoek blijkt overigens dat we qua communicatie voor het eerst bij alle doelgroepen boven de 8 scoren. Daar ben ik best trots op.
Ten slotte: wanneer is de nieuwe organisatiestructuur voor jou een succes?
Ik heb dagelijks contact met vrijwilligers: per telefoon, e-mail of per brief. Ik heb gemerkt dat onze vrijwilligers heel goed kunnen aangeven als iets niet naar hun zin is, maar ook heel goed complimenten kunnen uitdelen. Klantgerichter zijn betekent voor mij dat ik hen ook op de man of vrouw af ga vragen: wat kunnen we nog beter doen, en wat gaat er goed? Wij samen zijn de Zonnebloem, dus laten we in gesprek blijven. Afhankelijk van die reacties zie ik of we op de goede weg zijn. En we blijven natuurlijk steeds bijsturen. Klaar zijn we nooit!
Het Nationaal Bestuur van de Zonnebloem is nauw betrokken bij de herinrichting van het nationaal bureau. Annemarie Apeldoorn is lid van het Nationaal Bestuur en geeft haar visie op de ontwikkelingen in Breda.
Het Nationaal Bestuur bestaat uit afgevaardigden van de Nationale Vergadering, het hoogste orgaan binnen de Zonnebloem. Het is verantwoordelijk voor het beleid van de landelijke vereniging. Veel van de taken en bevoegdheden dragen de bestuursleden over aan de directie, waar het Nationaal Bestuur strak toezicht op houdt.
Wat was de rol van het Nationaal Bestuur bij de herstructurering van het nationaal bureau?
“We kijken mee, denken mee en houden de ontwikkelingen nauwlettend in de gaten. Daarbij wil ik meteen opmerken dat de directeur ons altijd goed en actief heeft geïnformeerd. We hebben de directie geadviseerd om de uitwisseling tussen nationaal bureau en vrijwilligers zoveel mogelijk te stimuleren, om echt de samenwerking op te zoeken. We merken namelijk vanuit de vrijwilligers dat dit aspect beter kan. Zij voelen soms letterlijk en figuurlijk een afstand met ‘Breda’. Ik verwacht dat dit door de nieuwe structuur verbetert. Ik vind het in ieder geval positief dat er op het nationaal bureau een leidinggevende laag is verdwenen, net zoals de opheffing van het provinciale bestuur. Bestuurders die met bestuurders praten: dat moet je zoveel mogelijk zien te voorkomen. Binnen de bestuursvergaderingen bespreken we hoe de ontwikkelingen verlopen, maar ook hoe de medewerkers dit beleven. Voor hen is dit een behoorlijke verandering. Zowel op het gebied van organisatie als ook in de werkcultuur.”
Is het doel volgens het Nationaal Bestuur bereikt?
“We zijn absoluut op de goede weg. Aangezien de herstructurering nog volop in ontwikkeling is, moeten we de medewerkers de tijd geven om hun plek te vinden in de organisatie. We zullen Marc dan ook blijven vragen om ons te informeren over hoe het gaat. Met name bij het team Vrijwilligers zie ik veel positieve veranderingen. Maar ook het Expertisecentrum vind ik een mooi initiatief. Hier is dus ook een rol weggelegd voor de vrijwilligers. Ik hoop echt dat zij het nationaal bureau weten te vinden en hun ideeën met de rest van de vereniging willen delen. Er zijn zoveel mooie initiatieven in het land.”
In hoeverre speelt het verdwijnen van een deel van de vakanties nu nog een rol bij deze herstructurering?
Het verdwijnen van de nationale vakanties was destijds een goede aanleiding voor de Nationale Vergadering om een onderzoek uit te laten voeren: hoe werken we nu precies samen? Inmiddels zien we duidelijk dat de herinrichting ten goede komt aan de hele vereniging, los van de vakanties. Bovendien hebben we met de nieuwe vakantieconcepten (zie pagina 18, red.) een mooi alternatief gekregen, waarmee we erg tevreden zijn.”
Wanneer is de herstructurering voor jullie geslaagd?
“Als vrijwilligers het contact met het ondersteunende nationaal bureau echt als prettig en als een samenwerking ervaren.”
