primer semestre
unidad administrativa productora de documentos NÂş
estructura organica
1
personeria
2
consejo municipal
3
alcaldia de gobierno
4
secretaria de planeacion
5
secretaria de hacienda
enero
mes semanas
1
2
febrero 3
4
1
2
marzo 3
4
1
2
programado ejecutado programado ejecutado programado ejecutado programado ejecutado programado ejecutado
GUĂ?A DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
abril 3
4
1
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GUÍA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Juan David Cruz González Diana Alejandra Jiménez Taimbu Jaisuly Piñeros Isaza Hanny Lizzeth Suárez Pérez
Tecnólogo en Gestión Documental
Ficha: 867043
GUÍA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Juan David Cruz González Diana Alejandra Jiménez Taimbu Jaisuly Piñeros Isaza Hanny Lizzeth Suárez Pérez
Presentado a: Andrea Carolina Valbuena Lezcano
Tecnólogo en Gestión Documental Ficha: 867043 Índice 1. Cronograma de transferencias documentales. 2. Procedimiento para las transferencias documentales. 3. Actas de entrega y recibido de transferencias documentales. 4. Espacio para la recepción de transferencias documentales.
5. Normas de embalaje transporte de documentos en diferentes soportes.
CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
PROCEDIMIENTO PARA LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Con el fin de garantizar la conservación de los documentos en los Archivos de Gestión y siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, se definen las siguientes normas que deben tenerse en cuenta para que los documentos permanezcan en buen estado: Para firmar los documentos de archivo, se debe utilizar lapicero de tinta negra; los otros colores presentan problemas a la hora de microfilmar. No se recomienda el uso de fólderes AZ, ni carpetas que requieran la perforación de los documentos y el contacto con el material metálico de los ganchos. Cuando un documento tenga un volumen igual o inferior a 10 folios, se utilizarán clips plásticos o recubiertos en plásticos para agruparlos.
PREPARACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN ANTES DE LA TRANSFERENCIA
•
Limpieza de la documentación.
El material debe estar libre de polvo, para ello se debe contar con Elementos como brochas de cerdas suaves y lanillas preferiblemente blancas; el personal debe Disponer de tapabocas y guantes.
•
Eliminación de material metálico.