GUÍA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
GUÍA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Juan David Cruz González Diana Alejandra Jiménez Taimbu Jaisuly Piñeros Isaza Hanny Lizzeth Suárez Pérez
Tecnólogo en Gestión Documental Ficha: 867043
GUÍA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Juan David Cruz González Diana Alejandra Jiménez Taimbu Jaisuly Piñeros Isaza Hanny Lizzeth Suárez Pérez
Presentado a: Andrea Carolina Valbuena Lezcano
Tecnólogo en Gestión Documental Ficha: 867043
Índice
1. Cronograma de transferencias documentales. 2. Procedimiento para las transferencias documentales. 3. Actas de entrega y recibido de transferencias documentales. 4. Espacio para la recepción de transferencias documentales. 5. Normas de embalaje transporte de documentos en diferentes soportes.
CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
primer semestre
unidad administrativa productora de documentos Nยบ
estructura organica
1
personeria
2
consejo municipal
3
alcaldia de gobierno
4
secretaria de planeacion
5
secretaria de hacienda
enero
mes semanas programado ejecutado programado ejecutado programado ejecutado programado ejecutado programado ejecutado
1
2
febrero 3
4
1
2
marzo 3
4
1
2
abril 3
4
1
2
mayo 3
4
1
2
junio 3
4
1
2
PROCEDIMIENTO PARA LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Con el fin de garantizar la conservación de los documentos en los Archivos de Gestión y siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, se definen las siguientes normas que deben tenerse en cuenta para que los documentos permanezcan en buen estado: Para firmar los documentos de archivo, se debe utilizar lapicero de tinta negra; los otros colores presentan problemas a la hora de microfilmar. No se recomienda el uso de fólderes AZ, ni carpetas que requieran la perforación de los documentos y el contacto con el material metálico de los ganchos. Cuando un documento tenga un volumen igual o inferior a 10 folios, se utilizarán clips plásticos o recubiertos en plásticos para agruparlos.
PREPARACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN ANTES DE LA TRANSFERENCIA
Limpieza de la documentación. El material debe estar libre de polvo, para ello se debe contar con Elementos como brochas de cerdas suaves y lanillas preferiblemente blancas; el personal debe Disponer de tapabocas y guantes. Eliminación de material metálico. Con el fin de contribuir a la conservación de los documentos, el Material que va a ser transferido debe estar libre de ganchos clip, ganchos de cosedora o ganchos legajadores metálicos pues dichos elementos generan oxidación. Identificación biodeterioro.
del
material
afectado
por
Revisión y foliación. Con el fin de facilitar la ordenación, consulta y control de los documentos, éstos deben estar debidamente foliados según lo descrito en el numeral.
REALIZACIÓN DE TRANSFERENCIAS
Las transferencias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental y de acuerdo a la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga la Dirección de Certificación y Gestión Documental, diligenciando el Formato Único de Inventario Documental.
IDENTIFICACIÓN DE CAJAS Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: Código de asunto, nombre de la UAA, código de la UAA, No. de caja y fechas extremas; en el espacio en blanco se hace una Descripción del contenido de la caja. El formato utilizado se muestra a continuación. El formato es diligenciado por el Auxiliar de Archivo en la oficina de Dirección de Certificación y Gestión Documental. Ver Anexo 1: Instructivo para el diligenciamiento del formato de Identificación de Cajas.
ACTAS DE ENTREGA Y RECIBIDO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Armenia, 16 de mayo del 2016
ACTA DE ENTREGA
Yo Luis Alberto Ruíz con C.I. 10977402698 Gerente general de la compañía porvenir procedo hacer la entrega de la siguiente documentación. En la siguiente transferencia se hace entrega de libros de contabilidad con su respectivo inventario documental.
A continuación se procede a dar cumplimiento a lo establecido por las partes que en ella intervinieron.
QUIEN ENTREGA
QUIEN RECIBE
JUAN DAVID CRUZ Alcaldía
LUIS ALBERTO RUIZ Porvenir
Armenia, 18 de mayo del 2016
ACTA DE RECIBO
Muy buenos días señor Luis Alberto la presente es para informarle que el día 16 de mayo recibimos su transferencia la cual verificamos y cumple con todos los requisitos establecidos por el archivo le agradecemos por su atención brindada.
QUIEN ENTREGA
QUIEN RECIBE
JUAN DAVID CRUZ Alcaldía
LUIS ALBERTO RUIZ Porvenir
ESPACIO PARA LA RECEPCIÓN DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Recepción y solicitud para la transferencia documental mediante correo electrónico, se recibe la solicitud de transferencia documental enviada por (la) jefe (a) de la unidad académica o administrativa, en la que debe especificar el volumen documental (cantidad de cajas), fechas de la documentación a transferir y las subseries o asunto. Se verifica si se cuenta o no con el espacio físico para la recepción de la transferencia documental y se comunica mediante e-mail respuestas a la oficina peticionaria y se le informa los requisitos a cumplir para dicha transferencia (Acuerdo AGN 042 del 2002). Entre otros requisitos:
Transferir solamente documentos de archivo.
Los expedientes en interior deben estar ordenados cronológicamente o según el trámite.
Deben de estar libres de material metálico (clips, ganchos). Los expedientes deben venir correctamente foliados y cada uno con su respectiva hoja de control (Acuerdo AGN 05 del 2013). Las carpetas y cajas deben estar acompañadas del Inventario Documental, diligenciado de manera normalizada, de forma correcta y en el formato (AP-GDC-FO-07) en Word e impreso. Verificación de la Transferencia documental y aval para su envío al Archivo Central:
Si no se cuenta con el espacio físico, la oficina peticionaria. Se revisa un 20% de los expedientes a transferir, constatando que cumplan a cabalidad los requisitos. Se da el aval, lo cual queda evidenciado en la lista de chequeo, firmada por el jefe de la unidad académica o administrativa y por el funcionario de Archivo Central. Traslado de la Trasferencia Documental al Archivo Central
La unidad Académica o Administrativa solicitará a la Oficina de Servicios Generales, el traslado de la documentación de archivo, garantizando que los documentos lleguen al Archivo Central en perfecto estado de conservación. Recepción de la Transferencia Documental y ubicación topográfica Se recibe en el Archivo Central la transferencia, acompañada del Inventario Documental, (electrónico y físico) en el formato AP-GDC-FO-07. Cotejo de la documentación transferida Se revisan los expedientes folio por folio y se constata que esté acorde con el inventario documental de la Transferencia. Dejando las observaciones el formato AP-GDC-FO-13.
NORMAS DE EMBALAJE TRANSPORTE DE DOCUMENTOS EN DIFERENTES SOPORTES NTC 4702
Una vez se hayan cumplido los pasos de limpieza, revisión y foliación, se procederá al embalaje o empaque así: Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de la Nación. La cantidad de unidades de conservación a empacar en cada caja de transferencia deberá ser moderada para evitar el deterioro de la documentación. No olvidar que no sólo el volumen ha de tenerse en cuenta sino también su peso.
Los tomos deben disponerse verticalmente con los lomos hacia arriba unos seguidos de otros, Los de gran formato deberán colocarse horizontalmente
unos encima de otros y rellenar los espacios vacíos con bolas de papel sin impresión, preferiblemente papel periódico blanco.
Al empacar se debe mantener el orden estricto del inventario.
Las cajas de transferencia deberán numerarse consecutivamente, en lugar visible, con marcador sobre un rótulo. En el caso de material cartográfico o de gran formato debe evaluarse su estado de conservación con miras a establecer el sistema de embalaje más adecuado para su transporte; el traslado se hará en tubos, guacales o siguiendo las indicaciones dadas para las cajas.