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Introducción
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ara cualquier empresa, sea esta grande, mediana o pequeña. Es importante que las personas que la manejan o que han sido designados para mantener la salud y estabilidad de las finanzas, aprendan, entiendan y estudien las cuestiones financieras para saber qué fue lo que se hizo y los resultados obtenidos y así tomar buenas decisiones. Muchas personas emprenden un negocio sin contar con los conocimientos básicos en cuestiones de contabilidad y finanzas. Lo cual se convierte en uno de los errores más peligrosos que terminan generando la quiebra y el cierre del negocio. Pues, aparte del pago de impuestos, que es un punto medular en cualquier empresa ya sea persona natural o jurídica, los empresarios deben saber que la contabilidad es la herramienta más poderosa con la que cuentan para conocer el estado actual del negocio. La contabilidad es la técnica del registro diario de todas las operaciones en términos monetarios de las empresas y son la base para el cálculo de impuestos, presentación y pago de los mismos. La contabilidad está constituida básicamente por documentos financieros y fiscales como son: las facturas o recibos expedidos, las facturas pagadas a proveedores por compras y gastos (los cheques emitidos y estados de cuenta bancarios). La información contenida en estos documentos se aplica a los principales registros contables, una vez que quedaron registradas todas y cada una de las operacio-
nes financieras, obtendremos los principales informes financieros los cuales nos van a ser de mucha utilidad para la toma de decisiones financieras. Estos principales Informes financieros son los siguientes. El balance general y el estado de resultados. El balance general es un estado contable que presenta la situación financiera de un negocio a una fecha determinada. La gran ventaja de saber interpretar el balance general reside en poder entender cómo se encuentra la situación financiera de nuestra empresa en todo momento para poder tomar decisiones acertadas sobre cómo invertir nuestros recursos. Y sobre todo y algo muy importante, que todo empresario desea saber, es que la información financiera, nos va a dar a conocer la utilidad o pérdida que se tiene en cada ejercicio. Esto se logra saber por medio del “estado de resultados”, en el cual vemos reflejados los ingresos y egresos de las operaciones financieras realizadas por la empresa. De ahí, la importancia de que la información sea procesada de forma puntual para que esta sea veraz y oportuna. Así que, es imperante el aprender cuando se va a empezar a tener un negocio, ya sea como persona Natural o jurídical, conocer la importancia de llevar una contabilidad sana, la cual nos va a ayudar al cálculo de nuestros impuestos y al cumplimiento de nuestras obligaciones fiscales, a conocer nuestro negocio y tomar decisiones correctas y oportunas.
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Índice
TEMAS: CONTENIDO 1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 2. 2.1 2.1.2 2.1.3 2.2 2.3 2.4 2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.4.4 2.4.5 2.4.6
LA EMPRESA Y LA CONTABILIDAD
1. 1. 1. 3. 4. 4. 5. 5. 6.
PRINCIPIOS BÁSICOS DE CONTABILIDAD
8. 8. 8. 8. 9. 9. 10. 10. 11. 11. 12. 12. 12. 13.
Concepto De Empresa Tipos De Empresa Funciones De La Empresa Concepto De Contabilidad Valor De La Contabilidad Fines De La Contabilidad Clasificación De La Contabilidad Estructura Económica Y Estructura Financiera. (Activos, Pasivos Y Patrimonio) La Cuenta Mecanismo, Representación Y Terminología Clasificación De Las Cuentas El Método De Partida Doble Plan Único De Cuentas Soportes Contables Concepto Recibo De Caja Recibo De Consignación Bancaria Comprobante De Depósito Y Retiro De Cuentas De Ahorros Factura De Compra-Venta Cheque
2.4.7 2.4.8 2.4.9 2.4.10 2.4.11 2.4.12 2.4.13 2.4.14 2.5
Comprobante De Egresos Letra De Cambio Pagaré Nota Débito Nota Crédito Recibo De Caja Menor Nota De Contabilidad Comprobante Diario De Contabilidad Conciliaciones Bancarias
13. 14. 14. 15. 15. 16. 16. 17. 17.
6.6
3. 3.1 3.2 3.3 3.4
LIBROS CONTABLES Concepto Importancia Para La Empresa Libro Diario Libro Mayor
19. 19. 19. 19. 20.
4. 4.1 4.1.1 4.2
ESTADOS FINANCIEROS Balance General Componentes Del Balance General Estado De Resultados
21. 21. 21. 23.
5. 5.1
PROCESO DE COMPRAS
27. 28.
Documentos Utilizados Durante El Proceso De Compra
6. 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.5.1 6.5.2
7. 7.1 7.2 7.3
MANEJO DE INVENTARIOS Concepto Objetivos Administración De Inventarios Tipos De Inventarios Sistemas De Inventario Método Abc De Gestión De Inventarios Just In Time De Gestión De Inventarios (Justo A Tiempo) Costos Del Inventario
31. 31. 31. 31. 31. 32. 32. 33.
IMPUESTOS
35. 35. 36. 37.
Concepto Auditorías Internas Básicas Saneamiento Fiscal Bibliografía
34.
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1. La Empresa y la Contabilidad 1.1 CONCEPTO DE EMPRESA
Unidad económica de producción, cuya actividad es producir y vender bienes y servicios, organizada y coordinada por la dirección para la consecución de unos objetivos. Está integrada por los siguientes elementos:
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A - EMPRESARIO:
Persona física o jurídica titular de la empresa, cuya labor es dirigir y organizar los factores productivos para conseguir sus fines
B - FACTORES DE PRODUCCIÓN:
Medios humanos, técnicos y económicos que intervienen en la producción de bienes o prestación de servicios. • Procesos: Los procesos tienen que ser estructurados correctamente, ya sea que hablemos de un servicio o de la creación de un producto, esto nvos llevara a la logística de la empresa para reducir costos y aumentar ganancias.
C - O R G ANI ZA C I Ó N: Estructura funcional y departamental de la empresa que determina los métodos de trabajo y producción.
1.2 TIPOS DE EMPRESA A - UNIPERSONAL:
son de 1 solo individuo. Es este debe responder ilimitadamente con su patrimonio frente a aquellos individuos perjudicados por las acciones de la empresa.
B - SOCIEDAD COLECTIVA:
Son las empresas cuya propiedad es de más de una persona. En estas, sus socios responden de forma ilimitada con sus bienes.
C - COOPERATIVAS:
Son empresas que buscan obtener beneficios para sus integrantes y no tienen fines de lucro. Estas pueden estar conformadas por productores, trabajadores o consumidores.
D - COMANDITARIAS: En estas empresas existen dos tipos de socios: por un lado, están los socios colectivos que participan de la gestión de la empresa y poseen responsabilidad ilimitada. Por otro, los socios comanditarios, que no participan de la gestión y su responsa bilidad es limitada al capital aportado.
E - SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA: En estas empresas, los socios sólo responden con el capital que aportaron a la empresa y no con el personal.
F - SOCIEDAD ANÓNIMA: Estas sociedades po-
seen responsabilidad limitada al patrimonio aportado y, sus titulares son aquellos que participan en el capital social por medio de acciones o títulos.
DE ACUERDO A SU TAMAÑO: • MICRO EMPRESA: Son aquellas que poseen hasta 10 trabajadores y generalmente son de propiedad individual, su dueño suele trabajar en esta y su facturación es más bien reducida. No tienen gran incidencia en el mercado, tienen pocos equipos y la fabricación es casi artesanal.
PEQUEÑAS EMPRESAS: Poseen entre 11 y 49 • trabajadores, tienen como objetivo ser rentables e independientes, no poseen una elevada especialización en el trabajo, su actividad no es intensiva en capital y sus recursos financieros son limitados. MEDIANAS EMPRESAS: Son aquellas que po• seen entre 50 y 250 trabajadores, suelen tener áreas cuyas funciones y responsabilidades están delimitadas, comúnmente, tienen sindicato. GRANDES EMPRESAS:
Son aquellas que tienen • más de 250 trabajadores, generalmente tienen instalaciones propias, sus ventas son muy elevadas y sus trabajadores están sindicalizados. Además, e s t as empre sa s tien en p o s ib ilid ad es de acceder a préstamos y créditos importantes.
DE ACUERDO A LA ACTIVIDAD: • EMPRESAS DEL SECTOR PRIMARIO: Son aquellas que, para realizar sus actividades, usan algún elemento básico extraído de la naturaleza, ya sea agua, minerales, petróleo,. • EMPRESAS DEL SECTOR SECUNDARIO: Se caracterizan por transformar a la materia prima mediante algún procedimiento. • EMPRESAS DEL SECTOR TERCIARIO: Son empresas en que la capacidad humana para hacer tareas físicas e intelectuales son su elemento principal. (Sector servicios)
SEGÚN A LA PROCEDENCIA DEL CAPITAL • EMPRESAS PÚBLICAS: Son aquellas en las que el capital proviene del Estado. • EMPRESAS PRIVADAS: Su capital proviene de particulares • EMPRESAS MIXTAS: el capital proviene tanto de particulares como del Estado.
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1.3 FUNCIONES DE LA EMPRESA De acuerdo con Fayol, toda empresa industrial tiene que tener presentes los siguientes seis grupos de funciones:
G - FUNCIONES ADMINISTRATIVAS: las en-
cargadas de coordinar y sincronizar las otras cinco funciones. Constituyen el objeto principal de estudio para Fayol, pues en su época aún están en pleno desarrollo y concreción. Dentro de las funciones administrativas distingue:
A - FUNCIONES TÉCNICAS: aquellas a través de
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las cuales se realiza la producción de bienes y servicios.
B - FUNCIONES COMERCIALES: la empresa
• PLANEAR: anticipar el futuro y trazar el plan De acción.
D - FUNCIONES FINANCIERAS: es imprescindible
• ORGANIZAR: mantener tanto la estructura material como social de la empresa.
necesita tanto saber producir eficientemente como comprar y vender bien. • EJERCICIOS PRÁCTICOS Hacer un foro de discusión teniendo en cuenta la temática de la unidad descrita. Foro de discusión. Aquí se abrirá un debate en que todas las integrantes del grupo Modestil aportaran sus ideas sobre ciertos temas en concreto.
una hábil gestión financiera con el fin de sacar el mayor provecho posible de las disponibilidades evitando aplicaciones imprudentes de capital.
E - FUNCIONES DE SEGURIDAD:
protección de las personas y bienes de la compañía contra robos, inundaciones
F - FUNCIONES CONTABLES:
relacionadas con los inventarios, registros, balances, costos y estadísticas.
• DIRIGIR: guiar y orientar al personal. • COORDINAR: armonizar todos los actos y todos los esfuerzos colectivos. • CONTROLAR: verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas y las órdenes dadas.
1.4 CONCEPTO DE CONTABILIDAD La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de c o b r o s y p a g o s , l a s t e n d e n c i a s d e l a s v e n t a s , costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa.
1.5 VALOR DE LA CONTABILIDAD Para muchas personas la contabilidad es vista sólo como una obligación legal, algo que debe llevarse porque no hay más remedio, ignorando lo importante y lo útil que puede llegar a ser. Sin embargo, olvidan que esta es quizás el elemento más importante en toda empresa o negocio, por cuanto permite conocer la realidad económica y financiera de la empresa, su evolución, sus tendencias y lo que se puede esperar de ella.
LA CONTABILIDAD no sólo permite conocer el pasado y el presente de una empresa, sino el futuro, lo que viene a ser lo más interesante, pues permite tener un conocimiento y control absoluto de la empresa. Permite tomar decisiones con precisión, conocer de antemano lo que puede suceder. Esta ciencia es mucho más que unos libros y estados financieros que se tienen para presentárselos a las diferentes autoridades administrativas que lo pueden solicitar.
Para el pequeño empresario, la contabilidad no es más que un gasto que tratan de evitar por todos los medios. Hasta pretenden llevarla ellos mismos. Pero ignoran la herramienta que les permitirá administrar correctamente su efectivo, sus inventarios, sus cuentas por cobrar y por pagar, sus pasivos, sus costos y gastos y hasta sus ingresos.
Tener el conocimiento global la empresa, y de cómo funciona, permite el empresario tomar mejores decisiones, anticiparse a situaciones difíciles, o poder prever grandes oportunidades que de otra manera no puede avizorar, y por consiguiente no podrá aprovechar.
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1.6 FINES DE LA CONTABILIDAD Propósitos fundamentales de la contabilidad • Establecer un control riguroso sobre cada uno de los recursos y las obligaciones del negocio.
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• Registrar, en forma clara y precisa, todas las operaciones efectuadas por la empresa durante el ejercicio fiscal. • Proporcionar, en cualquier momento, una imagen clara y verídica de la situación financiera que guarda el negocio.
1.7 CLASIFICACIÓN DE LA CONTABILIDAD 1. EN FUNCIÓN DEL TIPO DE UNIDADES ECONÓMICAS A LAS QUE HACE REFERENCIA • Contabilidad de las empresas (unidades de producción), sector privado. • Contabilidad del sector público.
2. EN FUNCIÓN DE LOS ÁMBITOS DE CIRCULACIÓN O LOS SUCESOS A LOS QUE HACE REFERENCIA.
• Prever con bastante anticipación el futuro de la empresa • Servir como comprobante y fuente de información, ante terceras personas, de todos aquellos actos de carácter jurídico en que la contabilidad puede tener fuerza probatoria conforme a lo establecido por la ley. La contabilidad admite diversas clasificaciones en función del criterio que se seleccione para tal fin. Partiendo de las propuestas realizadas por autores como Mattessich (1957), Calafell (1970), Montesinos (1976), la Asociación Española de Contabilidad Directiva (ACODI, 1992), Blanco (1994) y Cañibano (1996), entre otros, se propone la siguiente síntesis:
• Contabilidad Interna: Se orienta a los fenómenos de circulación ocurridos en el ámbito interno de la entidad. • Contabilidad Externa: Se orienta a los fenómenos de circulación ocurridos en el ámbito externo de la entidad.
3. EN FUNCIÓN DE LA PERSPECTIVA TEMPORAL. • Planificación. • Programación. • Presupuestarios.
1.8 ESTRUCTURA ECONÓMICA Y ESTRUCTURA FINANCIERA. (ACTIVOS, PASIVOS Y PATRIMONIO) 4. EN FUNCIÓN DE LAS DECISIONES TOMADAS POR LOS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE. • Contabilidad de las empresas sector privado. • Contabilidad del sector público. • CONTABILIDAD FINANCIERA: Procesa información normalizada para usuarios externos y decisiones internas correspondientes al ámbito externo de la empresa. • CONTABILIDAD DE COSTES: Ofrece información sobre costes como valor de inventarios, bienes fabricados por la propia empresa, coste de productos vendidos, etc. • CONTABILIDAD DE GESTIÓN: Elabora, analiza e interpreta información contable para la adopción de decisiones tácticas, operativas y de control de gestión a corto plazo. • CONTABILIDAD DE LAS REALIZACIONES. Se orienta a la información referente a acontecimientos o sucesos que ya han ocurrido.
• CONTABILIDAD DIRECTIVA: Interviene de forma pluridisciplinar en el diagnóstico de la empresa, en la planificación estratégica, táctica y en el control de la empresa. Recibe tanto información generada por la contabilidad financiera como la contabilidad de gestión y elabora información relevante para la dirección.
Cualquier empresa para llevar a cabo su actividad, necesita disponer de una serie de bienes y derechos (un local, vehículos, mercancías, dinero, etc). Sin embargo para disponer de esos bienes y derechos, previamente ha tenido que conseguir recursos financieros. Se denomina estructura económica de una empresa a todos los bienes y derechos que tiene, es decir, las inversiones que ha realizado. Se denomina estructura financiera a la forma en que ha financiado la empresa sus bienes y derechos, es decir, de donde han salido los recursos para invertirlos en la estructura económica. Las formas de financiar los bienes y derechos provienen principalmente de dos fuentes: • RECURSOS PROPIOS: Aportes que realizan los empresarios de su patrimonio (capital social, reservas, etc) • RECURSOS AJENOS: Préstamos o créditos que les conceden bancos u otras empresas
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•
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO E. ECONOMICA = E. FINANCIERA
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Si se analizan los conceptos, se llega a la conclusión que estructura económica equivale a activo y que los recursos ajenos de la estructura financiera equivalen al pasivo, y los propios al patrimonio. Teniendo en cuenta esto, la ecuación fundamental de la Contabilidad sería:
ACTIVO: • EJEMPLO: Para financiar una empresa cuyos bienes y derechos tienen un valor de 10 millones de pesos, un empresario ha aportado su dinero, 2.5 millones, mientras que el resto (7.5 millones) los ha obtenido mediante un préstamo bancario; se puede decir que esta empresa tiene una estructura económica de 10 millones y una estructura financiera de 10 millones, de los cuales 2.5 son recursos propios y 7.5 recursos ajenos.
Bienes, derechos y otros recursos controlados económicamente por la empresa, resultante de sucesos pasados, de los que se espera que la empresa obtenga beneficios o rendimientos económicos en el futuro. Este se divide en: • ACTIVO NO CORRIENTE: Elementos que pertenecen a la empresa a largo plazo, más de un año. Ejemplos: Terrenos, máquinas, computadores, inversiones a largo plazo. • ACTIVO CORRIENTE: Se incluyen aquellos elementos que se espera vender, consumir o realizar en el ciclo normal de explotación, menos de un año, así como otros activos cuyo vencimiento, enajenación o realización se espera que se realice en el plazo máximo de un año. Son elementos con escasa permanencia en la empresa y sometidos a continua rotación. Ejemplo: Mercancías, derechos de cobro, dinero.
PASIVO:
Conjunto de obligaciones actuales surgidas como consecuencia de sucesos pasados, para cuya extinción la empresa debe desprenderse de recursos que puedan producir beneficios o rendimientos económicos en el futuro. Representa la financiación ajena de la empresa, las deudas con terceros. El pasivo también se puede dividir de acuerdo al plazo de vencimiento de las deudas: • PASIVO NO CORRIENTE: Deudas que tiene la empresa cuyo vencimiento es superior a un año. Ejemplo: Préstamos a largo plazo con bancos, deudas a largo con suministradores de activos corrientes. • PASIVO CORRIENTE: Deudas cuyo vencimiento sea como máximo un año. Ejemplo: Deudas con proveedores.
PATRIMONIO:
Constituye la parte residual de los activos de la empresa, una vez deducidos todos sus pasivos. Está formado por las aportaciones efectuadas por los socios o propietarios o bien por resultados que no han sido repartidos.
2. Principios Básicos de Contabilidad 2.1 LA CUENTA
2.1.1 CONCEPTO:
La cuenta es el principal instrumento de la contabilidad. Si partimos de definir un elemento patrimonial como la unidad básica en que se subdivide el patrimonio de una empresa, entonces se puede definir una cuenta como un instrumento contable que sirve para representar, valorar y registrar los cambios de valor que se producen en un elemento patrimonial. Por tanto a cada elemento patrimonial se le asignará una cuenta que lo represente. Cada cuenta tendrá un nombre que refleje el significado del elemento patrimonial al que se refiere. Ejemplo: El elemento patrimonial compuesto por el conjunto de muebles de que dispone la empresa está representado por una cuenta cuyo nombre es “equipo de oficina”, que registra el valor que tienen los muebles de la empresa, y los cambios que se producen en dicho valor como consecuencia de la actividad.
2.1.2 MECANISMO, REPRESENTACIÓN Y TERMINOLOGÍA: •
DEBE "NOMBRE" HABER DEBE HABER
Tradicionalmente las cuentas se representan en forma de T. En la parte superior aparece el nombre de la cuenta. En la izquierda lo que se denomina el DEBE, y en la derecha el HABER.
En la cuenta se registrará el valor del elemento patrimonial que representa, para ello se harán una serie de anotaciones sistemáticas en el debe o en el haber. El saldo de la cuenta es la diferencia entre la suma del debe y la suma del haber.
SALDO = ∑DEBE - ∑HABER Según la definición de saldo, éste puede ser deudor o acreedor según si el debe es mayor que el haber o viceversa, de la siguiente manera: Si D>H = Saldo Deudor. Si D<H = Saldo Acreedor. Si D=H = Saldo cero o nulo.
2.1.3 CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS:
Las cuentas pueden clasificarse en dos grandes grupos: • Cuentas patrimoniales, de balance o integrales: Aquellas que representan elementos del patrimonio, es decir, representan bienes, derechos u obligaciones. Pueden ser de activo, pasivo o patrimonio. • Cuentas diferenciales, de gestión o de resultados: Representan gastos e ingresos.
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2.2 EL MÉTODO DE PARTIDA DOBLE Este método se basa en los siguientes principios:
1.
No hay partida sin contrapartida.
2.
El PUC está compuesto por un catálogo de cuentas y la descripción y dinámica para la aplicación de las mismas, las cuales deben observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones económicas.
A una o más cuentas deudoras corresponden siempre una o más cuentas acreedoras.
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3.
En cualquier hecho contable, la suma de las cantidades cargadas ha de ser igual a la suma de las cantidades abonadas.
LA CODIFICACIÓN DEL CATÁLOGO DE CUENTAS ESTÁ ESTRUCTURADA SOBRE LA BASE DE LOS SIGUIENTES NIVELES:
El método de partida doble implica que para registrar cualquier hecho contable siempre se utilizarán como mínimo dos cuentas, una que se carga y otra que se abona, y que, además, la suma de las cantidades que se carguen siempre coincidirá con las cantidades que se abonen.
Clase:
El primer digito.
Grupo:
Los 2 primeros digitos.
Cuenta:
Los 4 primeros digitos.
2.3 PLAN ÚNICO DE CUENTAS
Sub cuenta:
Los 6 primeros digitos.
El Plan Único de Cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad
LAS CLASES QUE IDENTIFICA EL PRIMER DÍGITO SON:
Clase 1:
Activos
Clase 2:
Pasivos
Clase 3:
Patrimonio
Clase 4:
Ingresos.
Clase 5:
Gastos
Clase 6:
Costos de venta
Clase 7:
‘ Costos de produccion
Clase 8:
Cuentas de Orden Deudoras
Clase 9:
Cuentas de Orden Acreedoras
Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el balance general; las clases 4, 5, 6 y 7 corresponden a las cuentas del estado de ganancias o pérdidas o estado de resultados y las clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden.
2.4 SOPORTES CONTABLES 2.4.1 CONCEPTO:
Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos. Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características. Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general: Nombre o razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante. Descripción del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes. Los principales soportes de contabilidad son:
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2.4.2 RECIBO DE CAJA
2.4.3 CONSIGNACIÓN BANCARIA
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.
Tipos de Cuentas.
‘ del dia ‘ ‘ de Consignacion. Informacion
Nombre de la Cuenta donde ira‘ el dinero. ‘ Numero de Cuenta
‘ de quien Consigna Informacion
•
Formas de Pago
Cantidad que consigna
2.4.4 COMPROBANTES: DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE AHORROS Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.
La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: Estar denominada expresamente como factura de venta. (preimpreso). Numeración en orden consecutivo. (preimpreso). Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (preimpreso). Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios. Fecha de expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (preimpreso). Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
2.4.5 FACTURA DE COMPRA-VENTA La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.
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2.4.6 CHEQUE Es un título valor por medio del cual una persona llamada “girador”, ordena a un banco llamado “girado” que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado “beneficiario”.
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•
2.4.7 COMPROBANTE DE EGRESOS Soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.
Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.
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2.4.8 LETRA DE CAMBIO
2.4.9 PAGARÉ
Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada “girador” a otra llamada “girado”, para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.
Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.
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En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.
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2.4.10 NOTA DÉBITO
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Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
2.4.11 NOTA CRÉDITO Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilidad se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
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2.4.12 RECIBO DE CAJA MENOR
•
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.
2.4.13 NOTA DE CONTABILIDAD Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.
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2.4.14 COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.
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2.5 CONCILIACIONES BANCARIAS La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario. Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas débito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc. La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.
Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes. Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden. El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como conciliación bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cuál es la causa de la diferencia. Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos: • Cheques girados por la empresa y que no han cobrados por el beneficiario del cheque.
sido
• Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa.
• Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar. • Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las ha registrado en sus auxiliares. • Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar. • Errores del banco al liquidar determinados conceptos.
Para realizar la conciliación, lo más cómodo y seguro, es iniciar tomando como base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser más confiables que los que tiene la empresa. Una vez identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y los errores encontrados.
En le eventualidad que el error sea del banco (algo que no es común), se debe hacer la respectiva reclamación, y si se trata de un valor considerable, entonces se debe proceder a contabilizar esta reclamación que es un derecho a favor de la empresa, y como tal se debe contabilizar. La conciliación no busca que ningún momento “legalizar” los errores; la conciliación bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones.
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3. Libros Contables
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3.1 CONCEPTO
3.3 LIBRO DIARIO
Son libros especiales donde se anotan o registran en forma ordenada, analítica y justificada, las diversas operaciones mercantiles que realiza una empresa, a fin de conocer la situación económica financiera de la misma, en un determinado periodo de tiempo.
El libro diario es el documento en el que se recogen las operaciones que va realizando la empresa de forma cronológica y servirá de baso para la confección del Libro Mayor. Las anotaciones se llevaran a cabo a través de asientos contables.
3.2 VALOR PARA LA EMPRESA • En líneas generales representan la fotografía
• Permiten el registro y control de los valores que ingresan y salen de la empresa.
• Nos dan a conocer el estado financiero y económico de la empresa hasta un periodo de tiempo determinado.
Los asientos son anotaciones registradas por el sistema de partida doble y contienen entradas de débito en una o más cuentas y crédito en otras cuentas de tal manera que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos. Es un libro contable de índole obligatorio.
La información mínima que debe contener cada registro es:
de los acontecimientos
• Fecha de cada transacción.
mercantiles de la empresa. Permiten registrar las entradas y salidas de los recursos de una empresa dando a conocer los
• Sirven de sustentación y prueba de que las operaciones mercantiles han sido registradas objetivamente, y en base a ello determinar y comprobar el monto de los tributos a pagar.
• Las cuentas involucradas en la transacción. • El importe de la operación.
resultados de la gestión en un periodo determinado
• Breve resumen de la transacción registrada.
3.4 LIBRO MAYOR Podemos definirlo como el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las diferentes cuentas que moviliza una organización de sus activos, pasivos y patrimonio. No es obligatorio, pero su confección es de vital importancia. El Libro Mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el Libro Diario hasta cierta fecha, en éstas se habrán ido anotando las alteraciones producidas. A través de estos registros será posible conocer el valor por el que figuran las distintas cuentas a esa data, siendo éste su principal objetivo. El valor de las cuentas al que hacemos referencia se denomina saldo y dependiendo del resultado entre el Debe y el Haber nos brindará tres resultados posibles: • Saldo Deudor: si la suma del Debe es mayor que la del Haber. • Saldo Acreedor: si la suma del Debe es inferior a la suma del Haber.
• Saldo Nulo: si el valor de ambas sumas coincide. Debe incluir la fecha, la descripción y el equilibrio o la cantidad total para cada cuenta. Se divide generalmente en por lo menos seis categorías principales. Estas categorías incluyen generalmente activos, responsabilidades, la equidad de dueño, costos, las ganancias y las pérdidas.
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4. Estados Financieros
4.1 BALANCE GENERAL
21 22
2. ACTIVOS CORRIENTES:
El balance general es un estado financiero conformado por un documento que muestra detalladamente los activos, los pasivos y el patrimonio con que cuenta una empresa en un momento determinado.
Son aquellos activos que son más fáciles para convertirse en dinero en efectivo durante el período normal de operaciones del negocio. Estos activos son:
Es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que debe, de lo que le deben y de lo que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha determinada.
A. CAJA:
Al elaborar el balance general el empresario obtiene la información valiosa sobre su negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro próximo
corriente del banco.
4.1.1 ELEMENTOS DEL BALANCE GENERAL 1. ACTIVOS Los activos de una empresa se pueden clasificar en orden de liquidez en las siguientes categorías: Activos corrientes, Activos fijos y otros Activos.
Es el dinero que se tiene disponible en el cajón del escritorio, en el bolsillo y los cheques al día no consignados.
B. BANCOS: Es el dinero que se tiene en la cuenta C. CUENTAS POR COBRAR:
Es el saldo de recaudar de las ventas a crédito y que todavía deben los clientes, letras de cambio los préstamos a los operarios y amigos. También se incluyen los cheques o letras de cambio por cobrar ya sea porque no ha llegado la fecha de su vencimiento o porque las personas que le deben a usted no han cumplido con los plazos acordados.
D. INVENTARIOS: Es el detalle completo de las cantidades y valores correspondientes de materias primas, productos en proceso y productos terminados de una empresa.
3. ACTIVOS FIJOS: Es el valor de aquellos bienes muebles e inmuebles que la empresa posee y que le sirven para desarrollar sus actividades. Ejemplo: Maquinaria y Equipo, Vehículos, Muebles y Enseres, Construcciones, Terrenos. OTROS ACTIVOS: Son aquellos que no se pueden clasificar en las categorías de activos corrientes y activos fijos, tales como los gastos pagados por anticipado, las patentes, etc.
• Otros pasivos: Son aquellos pasivos que no se pueden clasificar en las
como el arrendamiento recibido por anticipado.
C. CUENTAS POR PAGAR A PROVEEDORES: Es el valor de las deudas contraídas por compras hechas a crédito a proveedores.
D. ANTICIPOS: Es el valor del dinero que un cliente anticipa por un trabajo aún no entregado.
E. CUENTAS POR PAGAR: Es el valor de otras cuen-
2. PASIVOS
tas por pagar distintas a las de Proveedores, tales como los préstamos de personas particulares. En el caso de los préstamos personales o créditos de entidades financieras, debe tomarse en cuenta el capital y los intereses que se deben.
• Pasivos corrientes: Son aquellos pasivos que la empresa debe pagar en un período menor a un año.
G. IMPUESTOS POR PAGAR:
Es todo lo que la empresa debe. Los pasivos de una empresa se pueden clasificar en orden de exigibilidad en las siguientes categorías.
categorías de pasivos corrientes y pasivos a largo plazo, tales
B. OBLIGACIONES BANCARIAS: Es el valor de las obligaciones contraídas (créditos) con los bancos y demás entidades financieras.
A. SOBREGIROS: Es el valor de los sobregiros vigentes en la fecha de realización del balance.
Es el saldo de los impuestos que se adeudan en la fecha de realización del balance. • Pasivo a largo plazo: Son aquellos activos que la microempresa debe pagar en un período mayor a un año, tales como obligaciones bancarias, etc.
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3. PATRIMONIO
•
Es el valor de lo que le pertenece al empresario en la fecha de realización del balance. Este se clasifica en:
23 24
A.
CAPITAL: Es el aporte inicial hecho por el empresario para poner en funcionamiento su empresa.
B. UTILIDADES RETENIDAS: Son las utilidades que el empresario ha invertido en su empresa. C. UTILIDADES DEL PERÍODO ANTERIOR: Es el valor de las utilidades obtenidas por la empresa en el período inmediatamente anterior. Este valor debe coincidir con el de las utilidades que aparecen en el último estado de pérdidas y ganancias.
D. RESERVA LEGAL:
Corresponde al valor de las utilidades que por ley deben reservarse.
4.2 ESTADO DE RESULTADOS El estado de resultados, también conocido como estado de ganancias y pérdidas, es un estado financiero conformado por un documento que muestra detalladamente los ingresos, los gastos y el beneficio o pérdida que ha generado una empresa durante un periodo de tiempo determinado.
El estado de resultados nos permite saber cuáles han sido los ingresos, los gastos y el beneficio o pérdida que ha generado una empresa, analizar esta información (por ejemplo, saber si está generando suficientes ingresos, si está gastando demasiado, si está generando utilidades, si está gastando más de lo que gana, etc.), y, en base a dicho análisis, tomar decisiones.
Pero también nos permite, al comparar un estado de resultado con otros de periodos anteriores, conocer cuáles han sido las variaciones en los resultados (sin han habido aumentos o disminuciones, y en qué porcentaje se han dado), y así saber si la empresa está cumpliendo con sus objetivos, además de poder realizar proyecciones en base a las tendencias que muestren las variaciones.
La estructura básica de un estado de resultados la podemos apreciar en el siguiente ejemplo:
Ventas Netas
160.000
Costo de Venta
120.000
UTILIDAD BRUTA
400.000
Gastos Administrativos Gastos de Venta
5.000
‘ Depreciacion
1.000
UTILIDAD OPERATIVA
30.000
Gastos Financieros
3.000
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTO Impuestos
27.000
UTILIDAD NETA
18.900
4.000
8.100
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Veamos la explicación de cada una de las cuentas: • Las ventas netas son las ventas obtenidas por la empresa luego de haber descontado las devoluciones y las rebajas.
25 26
• El costo de ventas son los costos incurridos en la adquisición de mercaderías (en caso de tratarse de una empresa comercializadora), los costos incurridos dentro del proceso de producción (en caso de tratarse de una empresa industrial, en cuyo caso la cuenta se denominaría costo de producción), o los costos incurridos en la prestación de servicios (en caso de tratarse de una empresa de servicio). • La utilidad bruta también llamada margen de contribución es el resultado de la diferencia entre las ventas netas y el costo de ventas. • Los gastos administrativos comprenden los gastos relacionados con las actividades de gestión, por ejemplo, los gastos laborales (sueldos, gratificaciones, seguros) de los gerentes, administradores y auxiliares, los alquileres, los materiales y útiles de oficina, la electricidad, el agua, etc.
• Los gastos de ventas comprenden los gastos relacionados con las actividades de comercialización de los productos, por ejemplo, los gastos laborales (sueldos, gratificaciones, comisiones) del jefe de venta y de los vendedores, la publicidad, el impuesto a las ventas, los empaques, el transporte, el almacenamiento, etc. • La depreciación es la disminución del valor en el tiempo de las edificaciones, maquinarias, equipos, muebles, etc., con que cuenta la empresa. • La utilidad operativa también llamada utilidad antes de intereses e impuestos es el resultado de la diferencia entre la utilidad bruta y los gastos operativos (gastos de administrativos y gastos de ventas) y la depreciación. • Los gastos financieros o intereses son los gastos relacionados con el pago de intereses por deudas asumidas. • La utilidad antes de impuestos es el resultado de la diferencia entre la utilidad operativa y los gastos financieros.
• Los impuestos también llamados impuestos a las utilidades o impuesto a la rentason los impuestos que debe tributar la empresa y que se aplican a las utilidades. • La utilidad neta también llamada utilidad del ejercicio o ingresos netos es la ganancia o pérdida obtenida por la empresa; se obtiene a partir de la diferencia entre la utilidad antes de impuestos y los impuestos.
Finalmente, a modo de análisis del ejemplo del estado de resultados, podríamos decir que la empresa puede ser considerada rentable pues genera utilidades (ingresos netos, ganancias o beneficios), lo cual podría significar que estamos cumpliendo con los objetivos propuestos, o que podríamos tomar de decisión de invertir en ésta.
Estado Financiero
UN BALANCE GENERAL
ACTIVOS & PASIVOS
OBLIGACIONES BANCARIAS
PATRIMONIO CAPITAL Al elaborar el balance general el empresario obtiene la información valiosa sobre su negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro próximo.
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5. Proceso de Compra 1RA. ETAPA:
Determinación de la existencia de una necesidad. En esta etapa el comprador reconoce la necesidad de comprar un producto; esta necesidad puede ser ocasionada por estímulos externos o internos.
2DA. ETAPA:
Precisar el tipo de artículo y la cantidad que se necesita. Aquí se especifican tanto la descripción del artículo como el número adecuad Es un conjunto de etapas por las que pasa el consumidor para adquirir un producto/servicio y satisfacer una necesidad. Consta de las siguientes etapas. o en que satisface nuestras necesidades por medio de una requisición de compra.
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3RA. ETAPA:
• Es un conjunto de etapas por las que pasa el consumidor para adquirir un producto/ servicio y satisfacer una necesidad. Consta de las siguientes etapas.
Selección de posibles fuentes de abastecimiento. Es cuando se realiza la búsqueda de alternativas; ya sea con amigos, en directorios, folletos o recomendaciones.
4TA. ETAPA: Análisis de alternativas y realización del pedido. Una vez que se tienen varias alternativas a la mano, se piden las cotizaciones; para que al tener todos los aspectos listos, se proceda a analizarlas. Después de que el departamento de compras ha realizado este análisis y ha elegido al mejor proveedor, se procede a realizar la orden de compra.
5TA. ETAPA:
Seguimiento de la orden. Después de realizar el pedido, se lleva a cabo un seguimiento de éste hasta nuestro almacén por medio del registro de pedidos.
6TA. ETAPA:
Recepción e inspección de los artículos. Cuando los artículos entran a nuestro almacén, el departamento de recepción los desempaca, revisa y cuenta, para tener la seguridad de que no estén dañados y cumplan con las especificaciones de la orden de compra.
7MA. ETAPA: Revisión de factura y pago a proveedor. En este momento es cuando se lleva a cabo el pago al proveedor. Este pago debe estar acompañado por la factura correspondiente, documento con el cual queda concluida la operación de compra-venta. 8VA. ETAPA:
Llevar los registros apropiados. Esta es la etapa final del proceso, en la que una vez realizado el pago a proveedores y una vez habiendo recibido la factura se procede a registrarla en un libro de facturas recibidas; en la que se lleva el control de toda la mercancía adquirida por la empresa.
5.1 DOCUMENTOS UTILIZADOS DURANTE EL PROCESO DE COMPRA REQUISICIÓN DE COMPRA:
COTIZACIÓN:
Es un documento donde se establece la cantidad a pagar, forma y plazo de pago por la adquisición del bien o servicio en cuestión.
Es una solicitud escrita y enviada al departamento d e compra s par a in f o r mar ac er c a d e u n a n ec es id ad de materiales o suministros. •
•
Es un documento informativo que no genera registro contable. El término suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de productos o servicio
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• CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES
ORDEN DE COMPRA: Es el documento físico, por
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escrito, en el cual se estipula la cantidad y calidad requerida a entregar por parte del proveedor hacia el solicitante, indicando el tiempo y el lugar adecuado para ello. •
PAGO:
Es la remuneración económica por obtener el bien del proveedor al comprador, ya sea en forma de dinero en efectivo, transferencia electrónica o cualquier otro medio que se haya establecido en la cotización. •
FACTURA:
La factura es un documento con valor probatorio y que constituye un titulo valor, que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el valor y productos relacionados en la misma. La factura contiene la identificación de las partes, la clase y cantidad de la mercancía vendida o servicio prestado, el número y fecha de emisión, el precio unitario y el total, los gastos que por diversos conceptos deban abonarse al comprador y los valores correspondientes a los impuestos a los que este sujeta la respectiva operación económica. Este documento suele llamarse factura de compraventa. • Requisitos de la factura.
1.
A. Estar denominada expresamente como factura de venta. B.
Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
C.
Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
D.
Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
E. La fecha de vencimiento.
2. La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de quien sea el encargado de recibirla.
3.
PARA EFECTOS TRIBUTARIOS, LA FACTURA DEBE CONTENER MÍNIMO LOS REQUISITOS CONTEMPLADOS EN EL ARTÍCULO 617 DEL ESTATUTO TRIBUTARIO:
El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso.
Fecha de su expedición.
F.
Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
G.
Valor total de la operación.
H.
El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
I. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
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6. Manejo de Inventario
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6.1 CONCEPTO
6.3 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes. Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el inventario a menudo es el activo corriente más grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado.
Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo re-inventario tenga la empresa, ya que a través de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación.
6.2 OBJETIVOS Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa. Colocándolos a disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos perdidas de los mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa, a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la gestión de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada.
6.4 TIPOS DE INVENTARIOS Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, varía ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composición de esta parte del activo es una gran variedad de artículos, y es por eso que se han clasificado de acuerdo a su utilización en los siguientes tipos:
1. INVENTARIOS DE MATERIA PRIMA: Comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración del producto.
2. INVENTARIOS DE PRODUCTOS EN PROCESO: El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción.
3. INVENTARIOS DE PRODUCTOS TERMINADOS: Comprende estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de terminación total.
4. INVENTARIO DE SEGURIDAD: Este tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupción en el aprovisionamiento caudado por demoras en la entrega o pro el aumento imprevisto de la demanda durante un periodo de reabastecimiento, la importancia del mismo está ligada al nivel de servicio, la fluctuación de la demanda y la variación de las demoras de la entrega.
6.5 SISTEMAS DE INVENTARIO 6.5.1 MÉTODO ABC GESTIÓN DE INVENTARIOS En empresas industriales o comerciales que operan con gran variedad de artículos está comprobado que un % reducido de artículos representa un alto % del valor de los inventarios. al contrario,
un % elevado de artículos representa un pequeño % de dicho valor. El método ABC clasifica por importancia relativa las diversas existencias de una empresa cuando hay mucha variedad de productos y no puede destinar el mismo tiempo ni los mismos recursos a cada uno de ellos. Cuanto mayor sea el valor de los elementos inventariados mayor será el control sobre ellos. EL MÉTODO ABC CLASIFICA LAS EXISTENCIAS EN 3 CATEGORÍAS:
EXISTENCIAS A: los artículos más importantes para la empresa, son en torno al 20% de los artículos de almacén y equivalen en torno al 70-80% del valor total de las existencias. La empresa debe controlar sus stocks detalladamente, reducir todo lo posible las existencias y minimizar el stock de seguridad. • EJEMPLO: Para una empresa que confecciona pantalones: telas de mayor valor
EXISTENCIAS B: existencias menos relevantes que las A. Se debe mantener un sistema de control aunque mucho menos estricto que el anterior. Son en torno al 30% de los artículos del almacén, con un valor de 10-20% del total de las existencias. • EJEMPLO: cremalleras y botones
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EXISTENCIAS C: existencias con muy poca relevan-
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cia para la gestión de inventarios, por lo que no se controlan especificamente. Se usan métodos simplificados y aproximados. Representan en torno al 50% de las existencias, pero tan solo el 5-10% del valor total del almacén. • EJEMPLO: folios (material oficina) Para las existencias B y C la mera observación puede ser un método de control válido. Para ellas se pueden usar modelos periódicos de inventario.
6.5.2 SISTEMA JUST IN TIME GESTIÓN DE INVENTARIOS (JUSTO A TIEMPO) Es un sistema integrado de gestión de la producción y aprovisionamiento que usan las principales empresas industriales a escala mundial. Surgió en Toyota (Japón) para producir más coches sin que los costes le asfixiaran financieramente. El JIT se fundamenta en que la empresa no fabrica ningún producto hasta el cliente no realiza un pedido en firme. La demanda inicia el proceso productivo, al revés que hasta entonces en que la empresa lanzaba su producto al mercado sin haber recibido ningún pedido.
UNA EMPRESA QUE SIGA EL SISTEMA JIT DE GESTIÓN DE INVENTARIOS SE CARACTERIZA POR: • Reducir las existencias en inventario a las necesarias para la satisfacción inmediata de los pedidos de clientes. El inventario JIT es el nivel de existencias mínimo para mantener el funcionamiento de la producción y del aprovisionamiento eficazmente. • Reducir los plazos de producción y de entrega a los clientes, reaccionando ágilmente ante los cambios de la demanda • Disponer de un sistema integrado de calidad total que persiga la mejora continua, que identifique rápidamente los problemas operativos. Lo que implica fomentar la innovación y participación del personal para lograr la mejora continua de los procesos de producción y aprovisionamiento (identificar problemas y proponer soluciones rápidas y dinámicas)
CALIDAD TOTAL:
tendencia a la mejora continua, con el objetivo de lograr la calidad óptima en la totalidad de las áreas
FLEXIBILIDAD EN EL TRABAJO:
adecuar nº y funciones del personal a las variaciones de demanda
6.6 COSTOS DEL INVENTARIO
COSTOS DE MANTENIMIENTO DE INVENTARIO:
La meta de la administración de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para mantener las operaciones al más bajo costo posible.
Estos son los costos variables por unidad resultantes de mantener un artículo de inventario durante un periodo específico. En estos costos se formulan en términos de unidades monetarias por unidad y por periodo. Los costos de este tipo presentan elementos como los costos de almacenaje, costos e seguro, de deterioro, de obsolescencia y el más importante el costo de oportunidad, que surge al inmovilizar fondos de la empresa en el inventario.
COSTOS BÁSICOS: Excluyendo el costo real de la mercancía, los costos que origina el inventario pueden dividirse en tres grandes grupos: costos de pedido, costos de mantenimiento de inventario y costo total. Cada uno de ellos cuenta con algunos elementos y características claves.
COSTOS DE PEDIDOS: Incluye los gastos administrativos fijos para formular y recibir un pedido, esto es, el costo de elaborar una orden de compra, de efectuar los limites resultantes y de recibir y cortejar un pedido contra su factura. Los costos de pedidos se formulan normalmente en términos de unidades monetarias por pedido.
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7. Impuestos
35 36
7.1 CONCEPTO
7.2 AUDITORÍAS INTERNAS BÁSICAS
El impuesto es una clase de tributo (obligaciones generalmente pecuniarias en favor del acreedor tributario) regido por derecho público. Se caracteriza por no requerir una contraprestación directa o determinada por parte de la administración hacendaria (acreedor tributario).
“Auditoría interna es una actividad que tiene por objetivo fundamental examinar y evaluar la adecuada y eficaz aplicación de los sistemas de control interno, velando por la preservación de la integridad del patrimonio de una entidad y la eficiencia de su gestión económica, proponiendo a la dirección las acciones correctivas pertinentes”.
• Dada cuenta de lo anterior, la función principal de la Auditoría Interna va en el sentido de ejercer una actividad asesora como ojo visor de la organización, los procesos, los controles, y a diferencia de las demás clases de auditorías, a la permanente capacitación y socialización sobre el fomento de la cultura del autocontrol.
Se sugiere tener en cuenta los siguientes criterios para la realización de una auditoría:
1.
La auditoría interna debe estar ubicadas a un alto nivel jerárquico de la organización.
2.
El auditor Interno como el grupo de profesionales deben ser competentes en funciones propias de la organización, con perfiles adecuados, entrenamiento técnico e idoneidad profesional.
7.3 SANEAMIENTO FISCAL
3.
Como guía y fuente de consulta sobre sus actividades y roles, la auditoría interna debe concebir como propio un manual de funciones, procesos y procedimientos.
4.
La auditoría interna desempeña una función asesora de la alta Dirección de la organización.
5.
Los informes como resultado de la labor de auditoría Interna, deben ser concisos, precisos, soportados y objetivos.
6.
La oficina de Auditoría Interna debe contar con un archivo organizado de normas, correspondencia e informes producto de su labor profesional.
7.
La Auditoría Interna debe mantener permanente comunicación con las áreas de la administración, en especial con la alta Dirección.
8.
La Auditoría Interna al final del periodo debe suscribir el respectivo informe de gestión a la organización y autoridades competentes.
BIBLIOGRAFÍA Editorial Vértice. (2011). Contabilidad Básica. Málaga: Editorial Vértice. Elizondo López, A. (2003). Contabilida básica 1. Thomson .
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Proyecto “Reforzadas las capacidades de las mujeres del corregimiento La Boquilla como agentes de desarrollo local” Cartagena de Indias - Colombia