Salve-me do Tempo!
2ª Edição —Dezembro de 2009
Marcelo Augusto Prado Sant’Anna
SALVE-ME DO TEMPO!
2ª Edição Dezembro de 2009 Caçapava-SP
Salve-me do Tempo!
Digitally signed by Marcelo DN: cn=Marcelo, c=US, o=4B Reason: Eu sou o autor dessa obra. Location: Caรงapava Date: 2009.12.20 16:07:58 -02'00'
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Sumário Prefácio do Autor .................................................................... 8 Conceitos sobre o Tempo...................................................... 10 Teste do TEMPO .................................................................. 13 Esferas de Desenvolvimento Pessoal .................................... 18 Pessoal............................................................................... 19 Familiar ............................................................................. 20 Profissional ....................................................................... 20 Financeira .......................................................................... 21 Necessidades Humanas ......................................................... 22 Fisiológicas ....................................................................... 24 Segurança .......................................................................... 25 Amor e Relacionamento ................................................... 26 Estima e Respeito .............................................................. 27 Realizar ou Auto-Realização ............................................ 28 Ferramentas de Administração do Tempo ............................ 29 1ª Ferramenta: Objetivos....................................................... 32 Clareza .............................................................................. 33 Alcance ............................................................................. 34 Data ................................................................................... 35 www.evolcomm.com
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2ª Ferramenta: Estratégias..................................................... 36 3ª Ferramenta: Ações ............................................................ 41 4ª Ferramenta: Priorização .................................................... 45 Valor ................................................................................. 45 Importante, Urgente e Necessário ..................................... 48 IUINNUNN....................................................................... 50 Vontade ............................................................................. 54 5ª Ferramenta: Bloqueio de Tempo ...................................... 56 6ª Ferramenta: Lista de Tarefas ............................................ 57 6ª Ferramenta: Agenda .......................................................... 59 7ª Ferramenta: Resumos e Roteiros ...................................... 61 Roteiros ............................................................................. 62 Resumos ............................................................................ 63 8ª Ferramenta: Tecnologia e Internet .................................... 65 Regras da Tecnologia ........................................................ 66 Telefone ............................................................................ 67 Celular ou Telefone Móvel ............................................... 68 SmartPhones ..................................................................... 71 Windows Mobile............................................................... 74 Gerência de Tempo na Internet ......................................... 79 9ª Ferramenta: MS Outlook 2007 ......................................... 91
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Emails no MS Outlook...................................................... 92 Compromissos no MS Outlook 2007.............................. 106 Contatos no MS Outlook ................................................ 111 Tarefas no MS Outlook ................................................... 113 Sobre o Autor .................................................................. 116 Obras Citadas ...................................................................... 117
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Figura 1: Esferas de Desenvolvimento Pessoal ........................ 18 Figura 2: Hierarquia das Necessidades de Maslow .................. 23 Figura 3: Objetivos ................................................................... 32 Figura 4: Estratégias ................................................................. 37 Figura 5: Efetividade................................................................. 39 Figura 6: Fasema! Fahomo! Fatodi! Fa! ................................... 41 Figura 7: Plano de Ações .......................................................... 42 Figura 8: Priorização e Vontade ............................................... 54 Figura 9: Lista de Tarefas Diárias ............................................. 58 Figura 10: Agenda Semanal ...................................................... 60 Figura 11: Celulares .................................................................. 70 Figura 12: Smartphones ............................................................ 73 Figura 13: Skype ....................................................................... 80 Figura 14: Windows Live ......................................................... 86 Figura 15: Compromissos Windows Live ................................ 89 Figura 16: Email do Outlook .................................................... 99 Figura 17: Acompanhamento de email ................................... 102 Figura 18: Priorização do Outlook .......................................... 104 Figura 19: Compromissos no Outlook .................................... 106 Figura 20: Calendário do Outlook .......................................... 109 Figura 21: Contatos no Outlook.............................................. 111 Figura 22: Tarefas no Outlook ................................................ 113
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Prefácio do Autor “Estou sem tempo para nada! Meu dia precisaria ter umas 48 horas no mínimo... Quase nem durmo mais!” Você já ouviu essas frases antes? Anteciparei sua resposta e direi que sem dúvida nenhuma, e muito mais do que apenas uma vez. Estou certo? Caso eu esteja errado, esse livro certamente será de pouca serventia para você, mas ao contrário, se a frase é comum em seu dia-a-dia, então ele cairá como luva para sua vida! E servirá tanto pessoalmente quanto profissionalmente. Os profissionais e empresários de mais sucesso que existem usam a chamada “administração do tempo” para serem realmente efetivos (junção de eficácia com eficiência) e terem mais lucros em todos os sentidos de suas vidas. Mas estranhamente, os que mais necessitam desse tipo de conhecimento são os que menos se interessam por ele. Perdem suas vidas correndo atrás de um tempo que jamais retornará, nunca poderá ser armazenado, nunca poderá ser adiantado e assim sucessivamente. “Conhecer o tempo é coisa para físicos!” dirão essas pessoas, mas realmente o conceito físico de tempo, apesar de maravilhoso, tem pouca serventia em nossa vida terráquea, onde todos têm apenas às 24 horas disponíveis do movimento de rotação da Terra em torno de seu próprio eixo. Assim, a utilização de cada minutinho disponível em nossos dias é fundamental para ser saudável, ter conforto, conseguir sucesso 8
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e viver melhor! Nada mais. Vejo frequentemente pessoas com grandes ganhos monetários sem tempo para gastar, e ao revés, vejo pessoas com pouco dinheiro perdidas entre tarefas que em nada vão ajudar a melhorar sua situação financeira. Parece até mesmo loucura, e é mesmo... Só que isso realmente pode ser solucionado de uma maneira relativamente simples: conhecendo suas atitudes diárias e distribuindo-as de uma forma mais adequada durante as horas disponíveis. Nesse livro veremos um pouco de algumas ferramentas realmente úteis para você se salvar do tempo, uma vez que para pará-lo você deveria se deslocar, diariamente, à velocidade da luz que é de 300.000 [km/s] (trezentos mil quilômetros por segundo). Se fosse uma espaçonave em viagem para a Lua, no segundo que você ligasse e decolasse, já estaria lá comendo queijo!
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Conceitos sobre o Tempo Alguns conceitos sobre o tempo são muito importantes para que se entenda como funciona essa coisa de administrá-lo. 1. Sempre corre do passado para o futuro, passando instantaneamente pelo presente; 2. Só se pode viver no presente; 3. Sempre que você detesta alguma tarefa, ela dura mais; 4. Sempre que você adora alguma coisa ela dura pouco; 5. O passado nem Deus muda; 6. O futuro a Deus pertence; 7. O tempo de sair do banho e pegar o telefone é sempre maior que o tempo do chamador desligar; E dessa forma se pode falar sobre o tempo por muito tempo! Muitos filósofos e físicos tentaram explicar exatamente o conceito, mas realmente, isso é pouco importante. O ser humano mede a passagem dele através dos movimentos de nosso planeta, que determinam todas as fases de nosso metabolismo. Temos hora de comer, dormir, sonhar entre outras. O nosso dia terreno tem vinte e quatro horas (24 h), nossos meses têm em média trinta dias (30 d) e nosso ano é dividido em doze meses (12 meses) e isso é o que precisamos saber para gerenciarmos nossas atividades diárias e nossos planejamentos de salvamento do tempo. Dentro de 24 h nós temos que: 10
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a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. n. o. p. q. r. s. t. u. v. w. x. y. z.
Dormir; Ir ao banheiro; Escovar os dentes; Tomar banho; Comer; Beber; Lavar roupa; Limpar a casa; Trabalhar; Cuidar dos filhos; Dirigir; Estacionar; Andar; Comprar; Vender; Ler; Procurar; Namorar; Acasalar; Curtir; Descansar; Exercitar; Sonhar; Ver TV; Jogar; Pagar;
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E outras tantas coisas que fazem parte do homo sapiens que quer dizer: humano sabido. E é somente fazendo todas que você se sentirá feliz. Quando quaisquer delas faltar você ficará triste. Para fazer tantas coisas no tempo que se tem, é preciso planejar a melhor forma de cada atividade. Por isso, teremos nas próximas páginas um teste para ser feito, de forma a dar prosseguimento nos ensinamentos que levarão você a ter realmente uma vida melhor! Depois de ler até o final, você será capaz de: 1. Deixar claros seus objetivos pessoais, familiares, profissionais e financeiros; 2. Definir e avaliar suas reais necessidades; 3. Identificar, analisar, prevenir e eliminar desperdícios de tempo; 4. Manter o controle de sua vida!
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Teste do TEMPO Este teste é extremamente simples, marque entre os colchetes o número: 1. Se nunca acontece com você 2. Se às vezes acontece com você 3. Se várias vezes acontece com você 4. Se sempre acontece com você E depois some os pontos de todos eles. [
] Chego aos compromissos no horário marcado e estou sempre preparado.
[
] Tenho por escrito um conjunto de metas pessoais e profissionais definidos.
[
] As reuniões que organizo atingem seus objetivos e terminam no horário previsto.
[
] Utilizo produtivamente meu tempo de espera e de deslocamento.
[
] Tenho horário certo para analisar e responder minhas correspondências e e-mails.
[
] Leio, mesmo que rapidamente, os principais artigos de jornais, revistas e da internet.
[
] Evito que informações e publicações desnecessárias cheguem até mim. www.evolcomm.com
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[
] Sei como lidar com uma visita inoportuna quando estou concentrado numa tarefa importante.
[
] Consigo terminar meu trabalho sem muitas interrupções.
[
] Planejo e controlo meus telefonemas considerando duração e objetivo.
[
] Reservo horários em minha agenda para receber visitas.
[
] Consigo me isolar quando quero pensar em estratégias.
[
] Digo às pessoas que retornarei suas ligações e cumpro isso no mesmo dia.
[
] Organizo minhas tarefas por ordem de prioridade.
[
] Permito que alguém filtre as ligações que recebo.
[
] Peço ajuda antes que aconteça uma crise.
[
] Passo os olhos pelos memorandos assim que os recebo.
[
] Sei quando tempo gasto diariamente com reuniões, leituras, relatórios, visitas, telefonemas e planejamento das minhas atividades.
[
] Mantenho minha caixa de entrada com um volume aceitável de papéis e e-mails.
[
] Costumo executar as tarefas com eficácia independentemente de serem ou não do meu agrado.
[
] Delego o máximo de trabalho possível.
[
] Acompanho os trabalhos que deleguei.
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[
] Incentivo a empresa para limitar os relatórios a uma folha de papel.
[
] Avalio quem são as pessoas que devem receber as minhas informações.
[
] Tenho o equilíbrio entre o tempo de planejar e o de executar.
[
] Faço uma lista de tarefas a serem realizadas em cada dia.
[
] Planejo a minha carga horária de trabalho e não a ultrapasso.
[
] Mantenho um bom contato pessoal com minha equipe.
[
] Foco minha atenção nas tarefas que são prioritárias.
[
] Estou em dia com as novidades tecnológicas que contribuem com meu trabalho.
[
] Organizo meus arquivos, mesa de trabalho e escritório com boa regularidade.
[
] Sei dizer não sem causar maiores conflitos e problemas nas minhas relações com outras pessoas.
Some os pontos e veja o resultado na página seguinte...
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TOTAL DE PONTOS: De 32 a 64 pontos: Você precisa aprender a usar o tempo com mais eficácia e reduzir as horas gastas com atividades improdutivas. Você tem problema sério em relação à administração do tempo. No final de cada dia de trabalho, provavelmente deve ter a sensação de que não produziu quase nada importante. Isso vem refletindo negativamente em seu desempenho profissional. Analise seus pontos fracos e comece já um projeto para melhorar sua habilidade no gerenciamento do tempo. De 65 a 95 pontos: Você tem habilidade razoável na administração do tempo, mas precisa melhorar se quiser aumentar sua produtividade. Costuma ter um plano de trabalho preestabelecido, mas nem sempre consegue executá-lo totalmente, pois sofre muitas interrupções ou perde seu foco com facilidade. Talvez ainda tenha dificuldade em dizer não às tarefas sem importância. Analise seus pontos passíveis de melhoria e os transforme em atitudes produtivas. De 96 a 128 pontos: Parabéns! Você realmente tem talento em administração do tempo. Seu trabalho é bem organizado e suas tarefas são realizadas dentro dos prazos previstos. No final do dia, você tem a sensação de dever cumprido. As reuniões que organiza geralmente alcançam os objetivos predefinidos. Você se sai bem no planejamento e execução de prioridades. E, além de tudo, você valoriza o tempo.
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Repita este teste a cada 30 dias, pois isso irĂĄ fortalecer a sua habilidade no gerenciamento do tempo e das prioridades.
Tenha seu tempo na palma de sua mĂŁo...
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Esferas de Desenvolvimento Pessoal
Pessoal
Familiar
Profissional
Financeira
Figura 1: Esferas de Desenvolvimento Pessoal
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Essas são as esferas do desenvolvimento pessoal, onde tudo deve estar incluído em termos de planejamento estratégico de nossas vidas e de nosso tempo A hierarquia nesse caso depende realmente do foco de sua vida, mas gosto de trabalhar com a de que “eu” sou mais importante, depois vem minha família, depois meu reconhecimento profissional e por último meus negócios. Quero deixar claro que ela é totalmente individual, e poder ser trabalhada o quanto se queira desde que todas as quatro esferas estejam presentes.
Pessoal
A esfera de desenvolvimento pessoal engloba tudo que queremos ser perante nós mesmos. Isso inclui nosso aspecto interno, nossas atitudes, nosso aspecto externo e quase tudo que os outros enxergam da gente. Como disse anteriormente, tanto faz em que ordem você a coloque, mas ela deve estar presente em seu planejamento. Algumas experiências e pesquisas mostram claramente que estar de mal consigo mesmo faz você estar de mal com tudo à sua volta. Dessa forma, priorizar estar bem é um passo importantíssimo para que tudo nas outras esferas seja conseguido sem traumas ou excessos1. 1
(Sant'Anna, Dez Empregos para o Desemprego, 2009)
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Familiar
Principalmente para quem tem filhos, mas em todos os casos onde sua família é realmente importante, ter prioridade com ela depois de ter consigo mesmo é o segundo passo importantíssimo para atingir os outros níveis. Reforço que a priorização dessas esferas depende muito do estágio de sua vida em que você se encontra: se jovem ou maduro, se solteiro ou casado, se namorando ou noivando, se antes ou depois dos quarenta, se homem ou mulher e muitos outros fatores, mas repito, sempre devem estar considerados, pois no mínimo, nós temos ou tivemos uma mãe e um pai, até mesmo os que deixaram de conhecer os seus.
Profissional
As formas como as pessoas te reconhecem profissionalmente determina se você será considerado com ou sem SUCESSO! Parece-me até bobagem comentar que a quase maioria das pessoas consideram as de sucesso exatamente as que ganham mais dinheiro, aparecem mais na televisão, participam de novelas, são presença nas colunas sociais e coisas do tipo e isso muito se faz através do desenvolvimento da esfera profissional. Só que esse sucesso na verdade chama-se fama, pois ter sucesso mesmo nada mais é que atingir seus objetivos. 20
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Financeira
A esfera de desenvolvimento financeira talvez seja a mais difícil de administrar por um simples motivo: “Gastar é sem limites, mas ganhar para pagar o que se gastou não!” Obviamente existem pessoas que têm dinheiro que para acabar levariam alguns milênios, mas de qualquer forma, elas também necessitam de seus controles. E as finanças realmente remetem a dinheiro, que deve ser sim sempre considerado necessário, mas nunca o mais importante. Muitas discussões filosóficas sobre a importância ou apenas necessidade do dinheiro já foram levantadas, mas aqui nos focaremos realmente na necessidade de ter para poder dar, comprar e atender todas as nossas necessidades, das mais básicas às mais elevadas.
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Necessidades Humanas Todos os seres humanos têm necessidades, e essas foram estudas por Abraham Maslow em sua hierarquia das necessidades humanas, que está na próxima figura. Maslow concluiu de seus estudos que, para que uma hierarquia superior fosse completamente satisfeita, a anterior também deveria estar. Da mesma forma que as esferas de desenvolvimento pessoal, elas são interdependentes e se misturam. Fácil perceber isso é quando temos vontade de ir ao banheiro de repente, quase nem conseguimos pensar em outra coisa. Outra conclusão importante dessa relação das necessidades é que ela é igual para todos os seres humanos e, ao contrário das esferas de desenvolvimento pessoal, priorizar fora do sentido baixo para cima é simplesmente desumano. Ninguém consegue priorizar uma necessidade em detrimento de outra superior, só inferior.
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Figura 2: Hierarquia das Necessidades de Maslow
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Fisiológicas
As necessidades fisiológicas vêm de nosso próprio organismo. O ser humano precisa respirar, comer, beber água, evacuar, dormir entre outras coisas. E isso é inerente a nossa espécie! Quando qualquer uma dessas coisas falha, todo o restante fica ruim e é por isso que regimes muito rígidos deixam pessoas de mal humor. Doenças do estômago nos deixam mal. Ficar de baixo d’água por longos períodos é dificílimo e coisas do tipo. Gosto muito de frases como: “Estou sem tempo de respirar!”. “Nem comer eu consigo mais”. “Passei a noite em claro trabalhando” para dizer apenas que está sem tempo. Quem realmente está dessa forma precisa ir até o final desse livro se quiser melhorar um pouco sua qualidade de vida. Somente com o entendimento dessas coisas e com o planejamento é que conseguimos atingir nosso máximo de efetividade, e isso inclui tempo reservado para tudo que é fisiologicamente importante e necessário.
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Segurança
Nossa espécie depende muito da segurança para sobreviver. Dentre os mamíferos, o ser humano é o que mais demora em atingir sua maioridade que no caso chega com a primeira menstruação da fêmea, chamada mulher. Isso ocorre entre nove e doze anos após o nascimento ou parto. Acontece que essa característica foi uma das grandes responsáveis por termos evoluído ao que somos hoje, pois tivemos a proteção de nossos pais e de nossos familiares. As chances de um recém-nascido sobreviver sem a proteção de outros é praticamente zero, por isso desacreditem em Tarzan. É apenas uma lenda! Após todos esses anos de evolução e tecnologia, ainda dependemos de uma casa, de um emprego entre outras coisas fundamentalmente necessárias para nossa sobrevivência. Nesse aspecto, todos os outros animais sem domesticação são mais preparados que os humanos!
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Amor e Relacionamento “Você tem que me amar!” dizia um pequeno dinossauro de uma série de TV. E isso é realmente verdade! Os seres humanos são condicionalmente egoístas e egocêntricos. Eles além de se acharem mais importantes que os outros, querem que os outros os achem mais importante também. O amor realmente incondicional ocorre na grande maioria dos pais para os filhos. Quaisquer outros sentidos são considerados condicionais no sentido que sempre queremos alguma coisa em troca. O ser humano é assim! É dessa necessidade que surgem nossos desvios mais graves de comportamento contemporâneo. Nossos relacionamentos cada vez mais estão migrando para fora das famílias e se dirigindo perigosamente para os negócios e o dinheiro. Essas coisas são tratadas pela próxima hierarquia.
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Estima e Respeito
Pelo nosso egoísmo e egocentrismo, necessitamos fortemente de sermos estimados e respeitados pelos outros. É de onde surge a nossa necessidade de “fama”, mesmo em detrimento do sucesso. “De que adiante eu conseguir meus objetivos se ninguém fica sabendo?” Todos nós queremos reconhecimento pelos sucessos, e principalmente nas esferas, profissional e familiar, essa falta é o que mais causa frustrações nas pessoas. Dessa hierarquia vêm às diferenças entre chefes e líderes. O chefe impõe seu poder e o líder conquista! E conquista exatamente pelo reconhecimento dos outros, caso contrário, todo o grupo falha.
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Realizar ou Auto-Realização
Somente quando atingimos uma experiência de vida e temos claros nossos objetivos, atingidos e a atingir, é que conseguimos a fase de “realizados”. É quando olhamos para trás e percebemos que aprendemos realmente com nossos erros, atingimos nossos objetivos em todas as esferas, alteramos nossos planos quando necessário e assim em diante. Só que aprender isso é duro. Pode crer! Necessitamos reavaliar nossas vitórias no passo a passo de nossas vidas se queremos realmente atingir essa hierarquia. De nada adianta ter dinheiro sem usá-lo. De nada adianta ter filhos sem amá-los. De nada adianta ter casa para ficarmos confinados. De nada adianta termos reconhecimento fora de nosso ciclo mais próximo. Auto-realizar é realmente ter sucesso definitivo!
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Ferramentas de Administração do Tempo A partir de agora, aprenderemos as ferramentas de administração do tempo que vão revolucionar o seu dia-a-dia. E parece que é muito estranho o que perguntarei agora e peço que reflita e escreva abaixo: Quais são seus objetivos?
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Escreveu? Ent達o vais mais uma pergunta: Como esses objetivos se relacionam com suas esferas de desenvolvimento pessoal?
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Já escreveu? Parabéns! Só mais uma pergunta: Por que você escolheu esses objetivos? Pense um pouco... Essa sim é a pergunta fundamental que vai levar você a chegar ao topo da pirâmide das necessidades e sua auto-realização. Por quê? Sem essa resposta, todo o restante está sem fundamento para suportar as fases até atingir seus objetivos. Dentro de uma empresa seria chamado de Missão, Visão e Valores. E em nossas vidas devem ser da mesma forma. O seu sucesso em quaisquer aspectos de sua vida dependerá sempre da resposta a essa pergunta para todos os seus objetivos independentemente de quantos sejam. Tenha sempre um motivo para ter escolhido suas metas. Isso se chama motivação e desacredite em palestras motivacionais, livros de auto-ajuda, caso eles deixem de ensinar que o porquê das coisas é muito mais importante que: O quê? Como? E essa passa a ser a sua primeira ferramenta de administração do tempo, que só você pode responder e eu nem tenho como ensinar. Depois disso, todas as outras ferramentas serão de fácil uso.
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1ª Ferramenta: Objetivos Parece fácil ter objetivos e todos dizem que você os tenha para conseguir evoluir na vida. Só que nunca te mostram como fazer isso. Primeiro, a resposta para o objetivo é: “O que você realmente quer?” Releia seus objetivos anteriores e veja se eles estão de acordo com a figura abaixo. Objetivos têm sempre três características:
Clareza • O quê? Alcance • Posso? Data para Acontecer • Quando? Figura 3: Objetivos
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Clareza
Objetivos devem ser extremamente claros, caso contrário, nos confundiremos. A maioria das pessoas sequer consegue responder o que quer ser, ou onde quer estar. Isso se deve ao fato de nunca termos tempo para pensar nisso. Só que qualquer ação sem planejamento é vã. Nunca devemos acreditar na sorte, mesmo que ela ocorra frequentemente em nossas vidas. Objetivo claro significa que qualquer pessoa que o leia vai entender nunca apenas só você. Veja exemplos de claros e obscuros: Obscuros Eu quero ser médico!
Eu quero comprar uma casa!
Eu quero comprar um carro!
Claros Eu quero ser médico ortopedista especialista em medicina desportiva, principalmente de joelhos! Eu quero comprar uma casa na minha cidade, com três quartos, sendo todos com banheiros individuais, com sala de jantar e sala de estar, cozinha grande, lavanderia, área externa de lazer com churrasqueira! Eu quero comprar um carro com menos de dois anos de uso, da marca tal e modelo tal, etc.
Só que depois disso, vem a próxima característica do objetivo! www.evolcomm.com
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Alcance
De nada adianta ter claro o que você quer se está totalmente fora de seu alcance. Objetivos que jamais serão atingidos servem para nada. Quero deixar bem claro aqui que isso nada tem a ver com desistir de seus sonhos, mas dou um exemplo. Digamos que eu tenha um objetivo profissional de ser “Presidente dos Estados Unidos da América”. Vamos analisá-lo! Ele é um objetivo claro? Parece-me que sim, está bem descrito e como há somente um presidente dos EUA, ele é claro. Agora eu pergunto: ele é alcançável? Obviamente que não! Primeiro que sou brasileiro, nascido no Brasil e filho de brasileiros e de acordo com a constituição daquele país, eu deveria ter nascido de pais americanos, pelo menos um deles. Nem adianta eu me naturalizar americano que mesmo assim, chegarei ao máximo a governador de estado como aconteceu com o “Exterminador do Futuro”. Para que esse objetivo estivesse ao alcance, deveriam ocorrer profundas alterações no panorama dos EUA e uma alteração de sua constituição seria também necessária. Portanto, além de claro, nosso objetivo tem que estar ao nosso alcance, senão desanimaremos nos primeiros passos.
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Data
Objetivos têm que ter data para acontecer. Ela pode até mesmo ser postergada por outros motivos, o que faz parte da flexibilidade em nosso planejamento, mas precisa de data. Esse é um dos motivos que levam pessoas a falharem na execução de seus planos. Eles estão soltos no tempo e, se você quer fazer uma boa e efetiva administração de seu tempo, tudo tem que ter data para acontecer. Lembre-se que sempre devemos ter flexibilidade. Com esses três fatores, reescreva seus objetivos usando as ferramentas de características mostradas anteriormente, por exemplo: “Eu vou me formar em direito, especializado em administrativo, por uma faculdade do Vale do Paraíba até o final de 2017 e passarei no exame da OAB até metade do ano de 2018.” Vejam que apesar de comentar sobre final e metade, esse objetivo tem data para acontecer. Ele é possível, pois há mais de cinco anos entre hoje e data para a conclusão dos mesmos e será alcançável se eu responder às próximas perguntas, que virão com a próxima ferramenta. Sempre se devem ter no máximo cinco objetivos para cada uma de nossas esferas Pessoal, Familiar, Profissional e Financeira, caso contrário vamos deixar alguma coisa para trás e isso desanima. Nunca exagere a quantidade de seus objetivos. Sonhar alto e bastante, pode! www.evolcomm.com
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2ª Ferramenta: Estratégias Cada objetivo seu representa claramente o que você quer, agora deixa de responder a segunda pergunta mais importante do planejamento e administração do tempo: Como? Sem você desconhecer como atingirá seus objetivos eles de nada servem, voltam apenas a ser sonhos. Novamente digo que nada tenho contra sonhar, apenas que executar os sonhos exige dedicação, perseverança e planejamento. Estratégias nada mais são que metas (objetivos) menores que farão você alcançar o maior. Elas têm as mesmas características anteriores, mas aqui concluímos que, quanto mais fundo nós vamos, mais barreiras surgem. Novas perguntas devem ser respondidas à medida que evoluímos em nosso planejamento. E você deve estar desanimado com tanta coisa e deve pensar: “Caramba, como isso leva tempo!” E eu digo que isso vai levar tempo agora, mas vai salvar você da correria no futuro, sem dúvidas. Usaremos como exemplo o objetivo já mencionado: “Eu vou me formar em direito, especializado em administrativo, por uma faculdade do Vale do Paraíba até o final de 2017 e passarei no exame da OAB até metade do ano de 2018.” Na figura temos algumas perguntas a serem respondidas pelas estratégias. 36
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Clara
• Como?
Possível
• Queremos? • Podemos?
Controle
• Quanto? • Quando? Figura 4: Estratégias
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Como eu vou atingir o objetivo? 1. Escolher a faculdade; a. Tem faculdade de direito no Vale do Paraíba? 2. Analisar a necessidade de dinheiro; a. Eu tenho dinheiro para cursar? 3. Analisar a disponibilidade de tempo; a. Tenho tempo para fazer a faculdade? 4. Prestar Vestibular; a. Quando será e quanto custará? Perceba que nem de longe ainda, mesmo planejando, eu tenho certeza de atingir esse objetivo, pois posso nem passar no vestibular apesar de ter dito sim para todas as respostas anteriores. Isso nos leva a pensar em mais uma coisa extremamente importante durante nossos planejamentos: os fatores externos fora de nosso controle. Grande parte de nossos planos falham por desconsiderarmos esses fatores externos fora de nosso controle e só há uma forma de corrigir isso que é ter sempre o plano B e, se necessários, os planos C, D, E, etc. Uma forma pode ser prestar vestibular em várias faculdades de direito do Vale do Paraíba. Caso qualquer uma das estratégias falhe, o objetivo jamais será atingido, ou deverá ser adiado para um momento mais propício. E é dessa forma que devemos planejar, para podermos antecipar os problemas. Isso se chama criar “vacinas” contra males futuros e é por essa causa que economizamos tempo quando fazemos nossos planos. 38
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Vacina é o que chamamos de “eficaz”, pois age antes do problema acontecer, mas é nada “eficiente” se aplicada depois. Depois somente os “soros” podem resolver um problema que deixou de ser evitado. E em algumas vezes, esse soro pode fazer mal para outras partes integrantes de nossas vidas. Por isso planejar é fundamental. Mas sempre devemos ter medicamentos para solucionar problemas imprevistos e é o que chamamos anteriormente de efetividade.
Eficácia
Efetividade Eficiência
Figura 5: Efetividade
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A figura apenas mostra que nós termos os planos alternativos criam “soros” que podem ser usados. A “vacina” já é o planejamento. Sem planejar estamos a entrar em um matagal cheio de cobras sem botas adequadas! E isso é pouco inteligente... Outra percepção que temos com relação às estratégias é que, como objetivos ou metas menores, também têm data para acontecer, e essas jamais poderão ser depois da data do objetivo principal, sempre antes. Dimensionar isso é condição básica para uma boa administração do tempo, pois de nada adianta eu fazer o vestibular depois de 2012, pois jamais conseguirei o objetivo principal em 2017, pois a faculdade de direito exige cinco anos. Assim, estratégias devem suportar as características dos objetivos principais, de todas as nossas esferas de desenvolvimento. E todo esse conjunto tem que trazer benefícios para nossas vidas que são somente nossos. Que trazem realmente valor para a gente, e valo não tem preço!
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3ª Ferramenta: Ações Isso é uma máxima de todos os profissionais de sucesso. Se você nem sabe aonde quer chegar, jamais pode reclamar de onde está! Isso se chama falta de objetivos, estratégias e planejamento. Mas tem outra mais interessante: se você fez todo o planejamento e deixou de agir, perdeu tempo! Como esse livro foi criado para você administrar seu tempo, se salvar das correrias e ter mais qualidade de vida aqui vai um segredo de sucesso: AÇÃO!
Fazer Sempre Mais Fazer Hoje Melhor que Ontem Fazer Todo DIA Fazer
Figura 6: Fasema! Fahomo! Fatodi! Fa!
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Esse é o mantra do FASEMA! FAHOMO! FATODI! FA! Significa que cada um dos objetivos e estratégias exige que você tome ações, e que essas sejam revistas e realimentem o planejamento constantemente. De que adianta eu fazer um vestibular (que é a estratégia 4) se eu nem estudar para ele? Estudar é uma ação que eu tenho que tomar se quiser cumprir a estratégia para atingir meu objetivo. Outro detalhe é que preciso de tempo para estudar, pois se quiser fazer isso a dois dias do vestibular, com certeza falharei, pois nem de longe conseguirei ler tudo que é necessário. Assim, as ações devem ter as seguintes características:
Claras
Quem?
Onde? Mensuráveis
Quanto?
Quando?
Acompanhamento
Onde?
Custo? Figura 7: Plano de Ações
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Os Planos Diários de Ações são aqueles desenhados para que consigamos nossas metas e objetivos. E eu disse diários mesmo, que dimensionarão uma ferramenta que veremos mais adiante. Mais de 95% dos planejamentos falham por falta de um "plano de ações" diário. E isso mata todo seu investimento de tempo em planejar. Logo, se você tem objetivos que nada agregam, corte! Pois tomarão um tremendo espaço de seu tempo sem resultados efetivos para sua vida. Assim para as estratégias: 1. Escolher a faculdade; a. Tem faculdade de direito no Vale do Paraíba? 2. Analisar a necessidade de dinheiro; a. Eu tenho dinheiro para cursar? 3. Analisar a disponibilidade de tempo; a. Tenho tempo para fazer a faculdade? 4. Prestar Vestibular; a. Quando será e quanto custará? O plano de ações poderia ser: 1. Marcelo, levantar faculdades até novembro de 2010. 2. Marcelo, se inscrever nos vestibulares de 2010 para sentir o clima das provas até novembro de 2009. 3. Marcelo, procurar um pré-vestibular perto de casa até janeiro de 2010; e assim sucessivamente!
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Até que chegue ao ponto de poder partir para o próximo ajuste do plano, definição de novas estratégias e, até mesmo, alteração dos objetivos. Se um de seus objetivos pessoais é ter filhos como exemplo: 1. Filhos: a. Próprios ou adotados? i. Próprios 1. Arranjar Mulher não estéril a. Fazer sexo ii. Adotados 1. Posso adotar? a. Como adotar? E assim você vai fazendo sua árvore até que conclua que ter filhos custa muito caro e desista de tudo. Entretanto, já adianto que ter filhos é maravilhoso. E você nem liga tanto para as despesas, que são enormes! Já foi falado que jamais devemos ter mais do que cinco objetivos principais por cada uma de nossas esferas Pessoais, Familiares, Profissionais e Financeiras. E um dos motivos é que sempre teremos mais coisas para fazer que o tempo que nos é disponível. Você vai ter que escolher as coisas de maior valor e as mais importantes para sua vida. E isso se chama “priorização” que é a próxima ferramenta.
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4ª Ferramenta: Priorização Escolher entre ir tomar um sorvete ou ser mordido por um cachorro louco exige pouco grau de priorização. É claro que fica fácil priorizar o que se quer entre esses dois extremos. Mas escolher entre seus objetivos o que é mais importante é doloroso. Mas deve ser feito, pois caso contrário, nenhum será atingido. Obviamente, muitas coisas que devemos fazer para a conclusão de nossos desejos são chatas e maçantes, mas também precisam ser feitas. Mas as coisas de valor são os porquês de nossas vidas, mesmo tendo que ser priorizadas.
Valor
A definição de valor é extremamente subjetiva, e depende muito de cada um individualmente. Por exemplo, se sua esfera financeira é muito maior que sua profissional, possivelmente você dará valor para outras coisas maiores que o reconhecimento. Um bom começo para dimensionar o que tem valor é um caso, onde você é o protagonista, junto com as coisas que mais tem valor para você. Escreva as coisas que mais tem valor para você em uma folha de papel. Vale qualquer coisa, gente, objeto, pensamento, etc.
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Minhas coisas de valor: 1. Primeira 2. 3. 4. 5. 6.
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Você agora é o comandante de um avião que vai partir com todas as suas coisas de valor, e irá para um lugar muito melhor do que onde você se encontra hoje. Durante as primeiras horas de vôo, tudo vai bem, mas de repente você começa a perder combustível. Em um avião, a distância que você pode percorrer com certa quantidade de combustível vai depender do peso que você carrega. Então, você tem que gradativamente ir diminuindo o peso do avião para poder chegar ao destino, caso contrário, tudo que você tem de valor vai se perder. Qual de suas coisas de valor você jogará fora do avião primeiro? Faça esse exercício até que sobre somente uma coisa dentro do avião, ou seja, priorize! A última coisa que pousará com você a salvo no destino provavelmente será a sua de maior valor. Valor nos faz refletir sobre o que realmente é importante, necessário, urgente, gostoso, prazeroso entre outros adjetivos em nossa existência. E diferenciar isso é priorizar.
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Importante, Urgente e Necessário
IMPORTANTE: Adjetivo de dois gêneros. 1. Que tem importância. 2. Que merece consideração, apreço. 3. Que importa; necessário. Substantivo masculino. 4. O que é essencial ou mais interessa.
URGENTE Adjetivo de dois gêneros. 1. Que urge; que deve ser feito com rapidez; premente. 2. Iminente.
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NECESSÁRIO Adjetivo. 1. Que é essencial, que não pode faltar; indispensável, imprescindível. 2. Que é exigido para a obtenção de determinado fim. 3. Que não pode deixar de ser; forçoso, inevitável. 4. Que deve ser feito, cumprido. Substantivo masculino. 5. Aquilo que é necessário.
Reparem que, das três palavras, a mais abrangente é “importante”. As outras duas estão praticamente contidas na palavra importante. Além de que, como vimos no exercício anterior, tudo que tem valor para a gente é importante, independente do que seja.
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IUINNUNN Urgente (U)
Necessário (N)
Importante (I)
IU
IN
Necessário (N)
NU
NN
O mantra IUINNUNN deve ser repetido todos os dias para nos lembrarmos de nosso quadro de priorização. IU = Coisas que são importantes e urgentes! IN = Coisas que são importantes e necessárias! NU = Coisas que são pouco importantes e urgentes, mas necessárias
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NN = Coisas que nem são urgentes ou importantes, mas que queremos fazer, ou seja, necessárias para satisfação de nossos desejos. Escreva dentro de cada quadrante a priorização respondendo as seguintes perguntas: 1ª Pergunta: Qual das coisas você fará primeiro? 2ª Pergunta: Qual das coisas você fará por último? Pense nessas duas antes de responder a terceira pergunta: 3ª Pergunta: Qual você fará em segundo lugar? Verifique se a resposta que você deu está de acordo com as formas de priorização na próxima página.
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Importante (I)
Urgente (U)
Necessário (N)
IU
IN
1º Necessário (N) NU
2º NN
3º
4º
Se você respondeu alguma coisa diferente disso, pense novamente em seus valores. Coisas importantes sempre devem ser feitas primeiro, depois vêm às urgentes. Essa tabela é chamada de Matriz de Priorização e é uma ferramenta excelente para definirmos o que devemos fazer primeiro. Sempre fazemos as coisas importantes e urgentes prioritariamente [IU] e depois as importantes e necessárias [IN]. Essa sequencia se deve ao fato de que as [IN] serão em algum
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momento do tempo [IU], dessa forma, resolvê-las nos salvará tempo no futuro para fazermos as coisas que queremos [NN]. Obviamente que toda essa priorização deve ser feita nos planejamentos de todas as esferas, e sempre considerando a hierarquia das necessidades. Todos nós sabemos que apesar de nada importante, uma dor de barriga pode ser muito urgente mesmo! Nem sonhando conseguiremos fazer outras coisas. E é por isso que criar vacinas, como ter sempre papel higiênico no porta-luvas do carro, ajudam demais. Já dizia a sabedoria dos mais velhos: “Um homem prevenido vale por dois.” Pura verdade! Só que existe outro fator determinante dentro de nossas priorizações. Vocês se lembram que comentei que algumas coisas são muito chatas, mas devem ser feitas? Essas coisas chatas têm muito a ver com nossa vontade, como veremos.
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Vontade Já dizia um cara muito mais inteligente que a maioria: “Se você tiver que engolir três sapos, jamais comece pelo menor deles!” Isso sim é sabedoria e deve ser considerada em nossa matriz quando formos priorizar dentro de cada quadrante. Nunca devemos ter mais do que três coisas importantes e urgentes [IU] para fazer no mesmo dia, mas mesmo assim, uma delas terá que ser feita prioritariamente. Comece pela mais chata com certeza. Isso nos cria a Matriz de Priorização e Vontade:
Figura 8: Priorização e Vontade
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E o que fazer quando todas as coisas [IU] são chatas e a gente nem de longe quer fazer? Nesse caso, a que deve ser feita primeiramente é aquela que, se deixar de ser feita, vai gerar o maior prejuízo. Como exemplo considerar a negociação de débitos em cartões de crédito. Ninguém gosta de ser cobrado e muito menos de negociar suas dívidas, pois além de chato nos coloca em posição de desvantagem com quem deveria ser nosso fornecedor. Se você tiver dívidas em dois ou três cartões de crédito que vencem ainda no mês, e tem dinheiro para pagar um ou dois deles, deve começar sempre a negociar pela maior dívida. Pois se deixar para o próximo mês, com certeza terá um prejuízo maior ainda. Até esse momento falamos pouco sobre as ferramentas do dia-adia de administração do tempo, mas daqui por diante, nosso foco será para elas...
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5ª Ferramenta: Bloqueio de Tempo Vimos até agora quatro ferramentas e todas elas exigem que nós façamos um investimento de tempo para seu planejamento. Esse investimento de tempo chama-se Bloqueio de Tempo. Ele nada mais é do que você ter reservado um tempo para fazer todo seu plano que pode ser a reserva de algumas horas por dia, pois depois dele pronto, você poderá investir apenas minutos para revisá-lo. O mais importante é que isso exige que você fique concentrado nele, sem interrupções. Então você deve avisar as pessoas sobre esse horário, desligar seu telefone fixo e celular, realmente ficar isolado. É óbvio que em uma empresa, isso fica muito complicado durante seu expediente, mas precisa ser pensado ou ser feito depois. Essa ferramenta também tem que ser utilizada quando falamos em coisas importantes e urgentes [IU]. Elas exigem toda a nossa atenção e então devemos bloquear nosso tempo para resolvê-las, senão os prejuízos serão grandes. Crie uma forma clara de sinalizar outras pessoas que você está com seu tempo bloqueado para planejar, para rever seu plano ou para resolver coisas [IU], caso contrário, cada quebrada de atenção custará preciosos minutos até a retomada do raciocínio e concentração.
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6ª Ferramenta: Lista de Tarefas Diariamente se deve montar uma lista de tarefas que devem ser priorizadas. Para ser elaborada, ela também precisa de bloqueio de tempo, mas muito pouco. Em quinze minutos, pela manhã, ou no final da noite do dia anterior, ela deve ser trabalhada. Sempre seguindo algumas regras que já aprendemos. Nunca passar de mais de três [IU] por dia, depois as [IN] e assim sucessivamente, além de sempre deixar espaços reservados para coisas imprevistas. O que são coisas imprevistas? Trânsito, chuva, doenças, quedas, batidas de automóvel, blitz policial e muitas outras. Lembre-se que sempre haverá muito mais afazeres do que tempo. Mas isso, ao invés de desanimar, deve impulsionar a gente a usar as ferramentas. Sempre anote e evite ao máximo tentar guardar as coisas na memória, mesmo que você seja um gênio. Depois da invenção do papel e caneta (ou lápis, ou computador), guardar as coisas “de cabeça” é totalmente desnecessário além de ser altamente imprudente. Escreva! Essa ferramenta pode ser feita até mesmo em uma folha de papel A4 ou sulfite. Basta você pegar o papel em branco e dobrar ao meio por três vezes sucessivas, assim, terá um diário de tarefas de 16 dias disponível em seu bolso e dentro de sua carteira. www.evolcomm.com
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Figura 9: Lista de Tarefas Diรกrias
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6ª Ferramenta: Agenda Administrar o Tempo sem saber que dia é? Simplesmente insano! Sem agenda fica muito difícil salvar-se do tempo. Precisamos ter claramente onde estão as marcas de data de nosso planejamento, datas importantes, reuniões, encontros, etc. Até mesmo para sair de férias é interessante saber o dia que voltaremos. Existem variados tipos de agendas, mas as melhores são as semanais, onde conseguimos enxergar toda a semana e a próxima, apenas virando uma página. Além disso, essas agendas sempre têm um planejamento anual nas páginas iniciais e calendários mensais em impressos em cada página. Todas as suas ações e estratégias devem estar anotadas nessa agenda, de tal forma que você consiga antecipar possíveis problemas. Agenda sem anotação e visualização diária serve para nada, vira caderno. Use sua agenda e anote o máximo de detalhes que puder de cada compromisso nela, isso vai salvar um tempo enorme e permitirá que você invista muito mais nas coisas que você apenas quer fazer por prazer, as [NN].
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Figura 10: Agenda Semanal
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7ª Ferramenta: Resumos e Roteiros Você se lembra do que conversou semana passada com um amigo sobre um encontro? Era churrasco, almoço, jantar ou vocês se encontrariam em um bar? Vixe Maria esqueci! Isso se deve ao fator de raramente tomarmos nota das coisas. Sempre devemos ajudar nossa memória através do destaque anotado de coisas chaves para o sucesso. Na linguagem executiva se dá o nome de Fatores Chaves de Sucesso (FCS) ou em inglês KSF (Key Success Factors). Veremos duas formas de fazer com que isso funcione bem. Uma delas antes e outra depois de cada compromisso agendado. Pode até parecer exagero, mas isso vai economizar muito tempo do seu futuro promissor. Eles se chamam Roteiros, sempre feitos antes do compromisso e Resumos, sempre depois. Chamamos aqui de compromisso quaisquer atividades dentro de sua priorização, mas é praticamente obrigatório que se use essas ferramentas nas atividades ou compromissos importantes e urgentes [IU], pois exigem acompanhamento constante.
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Roteiros
Parece até mesmo um contra-senso, mas preparar-se para a solução de coisas importantes e urgentes [IU] salva um tremendo tempo. E essa preparação acontece através do roteiro que se deve fazer antes de iniciarmos a tarefa ou compromisso. Obviamente que a ferramenta serve para todos os tipos de tarefa, mas ele é obrigatório para as [IU]. Faz-se da seguinte forma: 1. Brainstorming2 sobre o assunto a. Coloca-se em um papel uma lista de coisas que se consideram sobre a tarefa; b. Podem ser importantes ou não, mas tudo que se puder pensar sobre a tarefa deve ser escrito. 2. Escolha dos cinco principais pontos a. De tudo que se listou sobre a tarefa, se escolhe os cinco pontos principais; b. Podem ser menos que cinco, mas nunca mais. 3. Priorização dos cinco pontos a. Usa-se o IUINNUNN para priorizar do 1º ao 5º ponto mais importante 4. Início sempre pelo 1º ponto mais importante a. Começar pelo principal é sempre salvador de tempo. Depois dele resolvido, os outros são rápidos. 2 3
Brainstorming: tradução para o português é Tempestade de Idéias Tecnologia aqui quer dizer: Gravador de voz, telefone celular, handheld,
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Resumos
Após o término de qualquer atividade, mas obrigatoriamente das importantes e urgentes [IU] deve-se fazer um resumo de tudo que foi falado e se deve elencar em ordem de prioridade as próximas ações. Da mesma forma que no roteiro, todas as tarefas deveriam ter um resumo, mas as [IU] obrigatoriamente devem ter. É o seguinte: 1. Toma-se nota de tudo que for importante durante a realização da tarefa, logo depois de concluída; 2. Priorizar após as anotações, todas as ações seguintes; 3. Começar sempre pela mais importante e urgente; 4. Ter data, responsável, local e como fazer essas ações. Nada mais que isso. Pode até parecer que isso vai demandar muito tempo, mas com certeza, nunca levará trinta minutos. E se você se utilizar da tecnologia3, poderá fazer essas coisas em qualquer lugar. Sempre devemos ter caneta e papel para anotar as coisas, caso não tenhamos outros meios de fazê-lo. Isso é regra! Apesar de parecer antigo...
3
Tecnologia aqui quer dizer: Gravador de voz, telefone celular, handheld, palm, notebook entre outras ferramentas tecnológicas que veremos adiante.
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8ª Ferramenta: Tecnologia e Internet Apesar de poucos dos mais velhos se habituarem a seu uso, a tecnologia é a maior economizadora de tempo que existe. Muitos ainda insistem que antigamente tudo era feito sem ela, e dava os resultados desejados. Em resposta a esses eu digo que mudar é bom! Principalmente porque o mundo mudou e continuará a mudar para os próximos quatro bilhões de anos, que é quando a Terra será pulverizada pelo sol. Toda vez que eu tratar de tecnologia nas próximas páginas elas serão restritas às de comunicações e telecomunicações, como a Internet, telefones, celulares, computadores, etc. As outras eu deixarei para um próximo livro. Veremos as seguintes formas de salva seu tempo: 1. 2. 3. 4.
Telefonia ou Telefone Fixo Celulares Smartphones Gerência de Tempo na Internet a. Skype – necessita Internet b. Windows Live (gratuito) – necessita Internet 5. MS Outlook Apesar de muitas outras ferramentas úteis existirem, nos focaremos nessas que são as mais utilizadas.
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Regras da Tecnologia
Existem algumas regras para o uso da tecnologia: 1. Email nunca é urgente! Pode até ser importante, mas nunca urgente! 2. Computador ou notebook sem conexão com a Internet serve para nada! 3. Notebook sem acesso às redes sem fio serve para nada! 4. Quem trabalha também fora de sua cidade não pode ter celular pré-pago! 5. Telefone deve ser usado para salvar tempo, nunca para ocupar tempo! 6. Fax é passado! 7. Celulares devem ser desligados durante reuniões! 8. Celulares devem ser silenciados durante eventos! 9. Se quiser ficar sumido, desligue o celular! 10. Trabalhar remotamente é efetivo, mas exige disciplina! 11. Tenha sempre um email pessoal para receber lixos! 12. Email é totalmente impessoal, cuidado com as palavras! 13. Quando a resposta for direcionada, nunca responda para todos! 14. Pessoas copiadas em emails não podem ser responsabilizadas pela falta de ação! 15. Salve seu tempo! Use tecnologia! Guarde a capacidade de seu cérebro para coisas mais importantes que lembrar! a. Afinal de contas, lembrar é passado...
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Telefone
O uso do telefone pode economizar perdas de tempo incríveis. Sair do escritório para uma reunião sem confirmação é uma bobagem enorme. E nem adianta mandar email, pois conforme a regara nº 1 ele nunca é urgente. Se for realmente urgente, como no caso de confirmação de um compromisso, use o telefone. Pode até mesmo ser o celular, desde que você faça antes de estar a caminho... Como se atende? Alô? Jamais... Para salvar tempo você deve atender dizendo seu nome e dando as frases de boas vindas. Nada de: “Quem incomoda?” ou “Quem fala?” A forma correta de se atender ao telefone é: “Marcelo Sant’Anna, boa tarde!” O cara do outro lado provavelmente vai perguntar “quem fala?” Mas o problema é dele. Repita seu nome pois você fez correto. Isso serve também para o celular. Nada de responder: “Você ligou para meu celular e ainda pergunta quem é?!” Fale seu nome e cumprimente. Se não quiser ser encontrado, use a regra nº 9. Quando fizer uma chamada, se apresente antes, ou seja, a pessoa do outro lado atende (espero que de forma correta) e você diz: “Boa tarde, sou Marcelo Sant’Anna e gostaria de...” Se for telefone de empresa ou chamada de negócios, acrescente o nome da empresa. Só isso! Economiza um tempo danado...
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Celular ou Telefone Móvel
Uma das mais efetivas ferramentas inventadas pelo homem para salvar-se do tempo é o aparelho celular. Chamado realmente de telefone móvel no princípio, ele é muita mais que isso hoje em dia. Praticamente um mini computador de mão, se bem que alguns são mesmo, mas veremos na sessão de Smartphones4. Celulares permitem além de falar de qualquer lugar, desde que tenha cobertura, fazer agenda de telefones, agenda e diários, fazer anotações, tirar fotografias, enviar mensagens de texto ou torpedo (SMS5), mensagens de voz e até mensagens multimídia, com vídeos e fotos (MMS6). Isso o torna uma ferramenta muito útil no dia-a-dia, apesar de muitos ainda se curvarem aos seus benefícios. Existem vário modelos existentes no mercado, e aqui focaremos algumas ferramentas que todos eles têm com certeza! Agenda de números telefônicos: Ela é extremamente útil, pois como todos os celulares têm o identificador de chamada (BinA7), isso permite ao receptor saber quem chama. Além, ele pode guardar esse número de telefone
4
Smartphone – Telefone Esperto: PC de bolso com Telefone Móvel juntos. SMS – Short Message Service – Serviço de Mensagens Curtas 6 MMS – Multimedia Message Service – Serviço de Mensagens Multimídia 7 BINA – Receptor B Identifica Número de chamador A 5
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da memória do aparelho, ou mesmo no SIM8 Card. Isso faz a gente economizar muito tempo quando quer o número telefônico de alguém, sem necessitar lembrar ou guardar de cabeça. Todos os celulares têm um despertador que podemos programar para qualquer hora, e alguns contam até com mais de um. Todo celular tem uma agenda de compromissos, onde podemos anotar a descrição do compromisso, horário de início e término, local e o tipo (se reunião, almoço, encontro, etc.). Isso tudo é muito útil, além de que você pode sincronizar esse conteúdo com o de seu computador através de um cabo de dados USB9, ou Bluetooth10, duas tecnologias de comunicação. Assim, se quiser usar seu celular para ajudar a administrar seu tempo, considere esses fatores na hora de adquirir ou trocar o seu. Ele deve conter: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Cabo de Dados Bluetooth Agenda Telefônica Calendário com agendamento de compromisso Agenda de Tarefas Bloco de Notas
8
Cartão usados em móvel da tecnologia GSM – Global System for Mobile Communication 9 USB – Universal Serial Bus – cabos de dados 10 Bluetooth - Tecnologia sem fio para conexão de aparelhos
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Com esses itens, ele já se tornará uma ferramenta excelente para seu dia-a-dia. Leia o manual para aprender as utilidades! Se quiser, você pode verificar se ele também permite que você receba seus emails através dele, o que muitos aparelhos de vários fabricantes disponibilizam.
Celular tipo SLICE (escorrega para acessar as teclas)
Celular tipo FLIP (abre para acessar as teclas)
Celular comum com acesso direto às teclas Figura 11: Celulares
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SmartPhones
Esses são praticamente computadores de mão, onde você pode fazer quase tudo que faz em um PC11 de mesa ou Notebook12. Alguns possuem um teclado completo, outro um teclado igual ao dos celulares e ainda tem os chamados Touch13 Screen. Na maioria dos casos, aliás mais de 99%, esses computadores de mão integrados com telefones móveis possuem um sistema operacional. O sistema operacional (OS) é quem controla todo o aparelho, e algumas vezes isso pode torná-lo um pouco mais lento que celulares comuns, mas acrescentam um poder de utilidades muito maior. Os sistemas operacionais mais comuns hoje são: 1. WindowsMobile (http://www.microsoft.com/pt/br/default.aspx) a. Da Microsoft e com funções iguais as do Outlook que veremos adiante. 2. Mac OS X (http://www.apple.com/iphone/) a. Usado no iPhone, é o mesmo OS dos computadores da Apple, os Machintosh
11
PC de mesa - Desktop Notebook – Laptop ou Computador Portátil – igualzinho ao PC 13 Touch Screen – Tela sensível ao toque dos dedos 12
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3. Palm OS (http://www.palm.com/br/) a. Usados pela Palm somente e proprietรกrios 4. Symbian (http://www.symbian.org/about/) a. OS desenvolvidos pelos fabricantes europeus de celulares como Nรณkia, Siemens, Ericsson, Alcatel, entre outras. Muito prรณximo do Windows Mobile. ร de fonte aberta, ou seja, qualquer um que conheรงa pode desenvolver aplicativos.
Smartphone Touch Screen com Windows Mobile.
iPhone da Apple com Mac OS X.
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Smartphone da Palm com Palm OS
Nokia Communicator com Symbian OS
Omnia Samsung com Windows Mobile Figura 12: Smartphones
A grande vantagem dos Smartphones é que eles têm as funções muito parecidas com as de um computador de mesa ou notebook. E isso os torna muito mais fáceis de usar apesar da aparência. Vou mostrar um pouco para vocês as facilidades de um celular com Windows Mobile.
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Windows Mobile Tele Inicial
Botão de Chamar e Atender.
Botão de Desligar ou Sair de um programa.
Você pode configurar a tela de início do jeito que quiser, inclusive com fotos tiradas do próprio aparelho. 74
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Agenda de Telefone Campo de Busca
Arquivado no SIM Card.
Para criar umvocê novo Quando contato.
toca na tela, ele abre o contato para você escolher o que quer fazer.
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Quanto clicamos em abrir contato, a tela de edição se abre e você pode acrescentar todos os dados disponíveis de cada contato. Inclusive um campo de Notas, onde você deve marcar onde, quando e como conheceu a pessoa. Isso ajuda a lembrar sem necessitar ficar pensando: “De onde conheço esse cara mesmo?”
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Calendário
Você clicando sobre o calendário da tela de Hoje (Início) poderá escolher a visualização de seu dia, ou semana ou mês, e terá na tecla menu, formas de entrar com novos compromissos.
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Você pode criar categorias para seus compromissos e prioridades “IUINNUNN” Além de outras informações como Notas, onde se podem fazer o Roteiro e guardar o Resumo, ferramentas já vistas anteriormente. Todas essas informações serão sincronizadas com o computador e estarão disponíveis em seu programa de gerenciamento de tempo e emails, como o MS Outlook. Além de todas essas funcionalidades, você ainda tem uma lista de tarefas, email, navegação pela web, web browsers, jogos, gravadores de voz, gravadores de vídeos, câmera fotográfica entre outras funcionalidades. É um computador de mão bem completo e merece sua atenção na hora de comprar ou trocar seu atual celular. 78
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Gerência de Tempo na Internet
Muitas ferramentas de email estão disponíveis gratuitamente na Internet, e veremos algumas. Muitas delas são disponíveis inclusive para Smartphones, e é muito importante isso, pois tudo fica armazenado em um servidor seguro remoto, onde são feitos backups diários, evitando que você perca todas as suas informações importantes. Primeiramente veremos uma ferramenta que simula um telefone pelo computador chamado Skype e depois alguns sistema via Internet que simulam as funcionalidades do Outlook no computador, mas que necessitam que você esta conectado a web para funcionar.
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Skype – Telefone na Internet
Esse sistema simula um telefone através do computador e permite que você faça chamadas de voz gratuitamente entre computadores, ou mesmo faça chamada para telefones fixos e móveis com tarifa bem reduzida. Também disponível para Smatphones, ele é um programa que deve ser baixado da Internet, instalado no computador e uma conta com senha deve ser criada. O site é: http://www.skype.com/intl/pt/welcomeback/
Figura 13: Skype
Preste bastante a atenção, pois cada sistema operacional tem um download específico do Skype. 80
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Depois de baixado e instalado, uma tela inicial pedirá seu login e sua senha para acessar, depois você terá a seguinte tela.
Aqui você poderá adicionar contatos, procurar pessoas e empresas, transferir arquivos, fazer vídeo conferências, usar o chat e mandar mensagens. E tudo isso é gratuito entre outros usuários do Skype. Para fazer chamadas externas você precisará comprar minutos do Skype Out através de um cartão de crédito, e poderá falar com o mundo com tarifas muito menores do que as das operadoras de telefonia fixa e móvel.
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Essa é a tela do telefone Skype para fazer chamada para qualquer lugar do mundo para telefones fixos e móveis. Outra coisa interessante é que você pode ter um número Skype In que funciona exatamente com um telefone fixo, ou móvel caso você tenho o Skype em seu Samtphone. Também é um número que tem uma mensalidade para ser usado. Mas o programa para falar entre usuários é totalmente grátis e fácil de usar. Essa mensalidade do Skype In vem debitada mensalmente ou anualmente de seu cartão de crédito cadastrado.
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Windows Live
Windows Live é um sistema baseado na web da Microsoft que proporciona várias ferramentas interessantes para administração do tempo, entre elas Chat, Conversa, Vídeo Conferência, Email, Agenda Telefônica, Calendário, Compromissos e Tarefas. Também é um sistema gratuito e pode ser usado diretamente pela Internet, sem necessidade de baixar os programas, mas isso pode ser feito e ter os mesmos em seu computador.
Essa é a página de email do Windows Live e usa contas do Hotmail ou MSN mail. Ela é igual aos programas de email mais conhecidos e tem algumas funcionalidades adicionais.
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Você pode criar pastas para guardar seus emails interessantes e com ações a serem feitas, deixando assim sua caixa de entrada vazio, o que é ótimo. Devemos ter em nossa caixa de entrada apenas emails que precisam de nossa ação, ou seja [IU] e alguns [IN]. Nunca mais que dez emails. Todos os outros devem ser armazenados em pastas distintas, como por exemplo, “coisas a fazer”, “responder” e assim sucessivamente.
Logo abaixo da lista de pastas de email, você tem os links para o calendário e sua lista de contatos. O uso dessas ferramentas é ótimo, e garante que seus dados estarão salvos em servidores seguros. Vamos à página de contatos:
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Nessa página você gerencia todos seus contatos e pode criar novo bastante detalhadamente, inclusive com observações.
Figura 14: Windows Live
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Agora vamos ver o calendário:
Nele você pode visualizar sua semana, incluir tarefas, compromissos, datas importantes e tudo mais que achar necessário. E será sempre avisado de tarefas pendentes e outras informações. Você pode agendar alarmes para avisarem de datas e compromissos importantes, além de permitir que você agende compromissos, ou confirme, através de emails. Para criar uma tarefa, basta clicar no botão novo e depois tarefas pendentes, e uma tela se abrirá. Você pode incluir datas de conclusão e a prioridade da tarefa, como na figura a seguir. Salvar: e ela vai automaticamente para a barra da esquerda do calendário.
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Novo
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Clicando em novo evento, uma janela como a de tarefas se abrirá, mais com itens adicionais. Local e datas de início e término. Horário de início e término. Símbolo para o evento. Se o evento se repete de tempos em tempos (aniversários você vai querer ser avisado todo ano, então cria uma recorrência anual para eles). Alarme de quanto tempo antes do evento você quer ser avisado, até mesmo semanas de antecedência são possíveis. E o mais interessante que é o convite para outras pessoas para o evento ou compromisso criado, através de endereços de email. Você pode digitar ou escolher de sua lista de contatos. 14
Novo pode ser evento, tarefas, compromissos, aniversários ou calendários.
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Figura 15: Compromissos Windows Live
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Chat – MSN Messenger
Outra excelente ferramenta de administração do tempo chama-se “chat”, que dentro do Windows Live é feito através do MSN Messenger. O Messenger é poderoso pela possibilidade, tanto quanto do Skype, de ter uma videoconferência, uma chamada de voz, enviar e receber arquivos e também troca de mensagens instantâneas.
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9ª Ferramenta: MS Outlook 2007 O MS Outlook da Microsoft é um ótimo programa para administração do tempo, e totalmente compatível com Windows Live, Windows Mobile entre outros sistemas via web. Além de ser um poderoso software de emails, ainda permite um gerenciamento rápido dos compromissos, e tem a vantagem de também trabalhar desconectado (menos os emails obviamente). Emails entrada
de
Calendário e compromisso
Pastas de email
Lista de Tarefas
Essa é caixa de entrada do Outlook! Você pode escolher entre várias configurações de apresentação, mas o que interessa é que temos, numa única página, toda nossa agenda e tarefas, além dos emails. Vamos trabalhar na última versão que vem com o Office 2007. www.evolcomm.com
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Emails no MS Outlook
Você poderá criar, enviar e receber emails pelo Outlook, de uma forma simples e automatizada, basta que se insiram as configurações corretas. Quando você iniciá-lo da primeira vez, ele perguntará se você vai querer configurar uma conta de email, e obviamente, caso você tenha uma, pode inserir os dados para que ele gerencie seus recebimentos e envios.
Aqui você informa que tipo de conta de email quer criar. As mais comuns são POP3 (Post Office Protocol) e IMAP (Internet Mail Access Protocol). Avançando ele irá para a seguinte tela.
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Marque essa caixa e avance...
Aqui você deve colocar o nome da conta, o endereço de email e sua senha, criadas anteriormente. O ideal é que se marque a caixa de diálogo indicado, para que outras opções estejam disponíveis. Quando você marcar, avance no botão e irá para a seguinte página.
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Escolha Email da Internet. A opção Microsoft Exchange é feita para emails corporativos, pois algumas empresas têm esse pacote servidor de emails e eles se conectam diretamente com o Outlook de todos os funcionários, dando a possibilidade de compartilhamento de contatos, agendas, calendários entre outras facilidades, ausentes no MS Outlook.
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Aqui está a página onde seu provedor de emails deve informar as características da conta, e o tipo de conta (POP3 ou IMAP ou HTTP). Os servidores de entrada e de saída são informados, e o nome do usuário depende do tipo de regra do provedor. Pode ser seunome@provedor.com.br ou simplesmente o nome do usuário, sem o @ e adiante. Depende dele, por isso quando criar sua conta de email, peça as configurações para o MS Outlook. Clique em mais configurações...
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Essa caixa pedirá mais informações sobre a conta e a mais importante aqui é que o servidor de saída deve exigir autenticação (em 99% dos casos). Assim, vá nessa opção...
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Se for uma conta POP3, o servidor de saída deve ser um SMTP (Sending Mail Transmission Protocol), e nesse caso, marque a opção e use a mesma configuração do servidor de entrada de emails, ou as configurações enviadas pelo seu provedor de email. Avance e está concluída a inserção de seu email no Outlook... www.evolcomm.com
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Sua caixa de entrada deverá ter a seguinte página...
Na parte central estão os emails da caixa de entrada, à esquerda as pastas para armazenamento de email e à direita o calendário, eventos, compromissos e tarefas. Para enviar e receber emails, basta clicar no ícone indicado ou ir à barra de menus em “ferramentas”, “enviar/receber” e escolher a opção desejada. Isso testará as configurações de seu email. Para criar um email vá em “novo” e escolha email.
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Destinatários Corpo do email... Assinatura (opc)
Figura 16: Email do Outlook
Aqui você poderá criar seu email, com assunto, destinatários e outras opções. Na parte superior existe o ícone “Para” que é onde se colocam os destinatários diretos da mensagem. Se quiser que mais alguém seja “copiado” da mensagem, coloque o endereço de email dele em “Cc” (Com cópia). Lembre-se que quem está copiado nada tem de responsabilidade sobre a mensagem. Se quiser enviar uma cópia para alguém e que os destinatários não saibam, coloque o endereço de email dessa pessoa em “Cco” (Com cópia oculta). Esses emails da caixa de entrada e rascunhos estarão disponíveis também no Smartphone de quem sincronizar o dispositivo móvel com o Outlook. www.evolcomm.com
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Coloque o assunto do email, pois economiza tempo de quem lê. Temos outras opções disponíveis bastante interessantes nos emails do Outlook. Se o assunto for importante (lembre-se, email nunca é Urgente! Se for, tem que telefonar ou falar pessoalmente), há como indicar isso no email através do símbolo (!).
Assinatura
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Opções Email
do
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Você pode escolher a prioridade: baixa, normal, alta Você pode escolher a sensibilidade: Normal, Pessoal, Particular e Confidencial e pode escolher outras formas de segurança da mensagem. Você pode solicitar informação de que a mensagem foi entregue e lida, basta marcar as opções de votação e controle. Você pode escolher data e horário de envio da mensagem. Se nada for marcado, a mensagem será enviada imediatamente. Você pode escolher os contatos que você quer que recebam a mensagem também, além dos destinatários já informados. E escolher a categoria “IUINNUNN” que ensinarei mais adiante como criar. Você também pode criar sua assinatura conforme deseje!
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Outra ferramenta do Outlook é o acompanhamento das mensagens.
Acompanhamento
Figura 17: Acompanhamento de email
Você terá essas opções! E ainda poderá personalizar a data, além de adicionar um lembrete em forma de alarme que o avisará na data desejada sobre as coisas referentes a essa mensagem. Logo que você escolher esse acompanhamento, na página da caixa de entrada, uma tarefa será criada com relação a esse 102
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email. Por isso a importância do “assunto” ser informado no cabeçalho de todo e qualquer email. Aliás, nunca abra um email sem assunto... Pode conter vírus! Para criar categorias “IUINNUNN” você deve usar as ferramentas de opções do email.
“Categorias” depois “Todas as categorias”
Clicando em todas as categorias, você poderá customizar as informações de cores e priorização de seu Outlook. Essa definição serve para todas as outras ferramentas do Outlook.
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Figura 18: Priorização do Outlook
Aqui foram criadas categoria “O” que corresponde às [IU] e assim sucessivamente. Outras categorias podem ser criadas e, toda vez que essas categorias são referenciadas a um email, ele aparecerá na barra de tarefas da Caixa de Entrada do Outlook.
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Eventos priorizados: vermelho [IU], laranja [IN] com exemplo
Tarefas e priorizados
emails
Tarefas e email priorizados aparecerão na parte inferior esquerda do Outlook. As mesmas cores podem ser usadas para priorização de eventos, compromissos, aniversários entre outros. Já vimos como criar emails, criar listas e cores de categorias de priorização e pontos de acompanhamento de emails, agora vamos trabalhar com os compromissos do Outllook.
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Compromissos no MS Outlook 2007
Criar compromissos é muito simples. Você vai em novo e escolhe compromissos.
Convidar pessoas Priorização, Repetições
Caixa de texto de observações Lembretes,
Figura 19: Compromissos no Outlook
Essa caixa vai aparecer e aqui você coloca todas as informações e observações sobre o compromisso. E pode ainda fazer muitas outras coisas... Basta entrar com o assunto, local, horários e datas de início e término que ele automaticamente estará nas barras de tarefas e compromissos da Caixa de Entrada. 106
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Uma lista com os nomes das pessoas cadastradas em sua agenda de telefones aparecerá quando você clicar em “Convidar Participantes”.
Uma caixa de email se abrirá para você enviar o convite a quem quiser. Quando essas pessoas receberem a mensagem de convite elas poderão aceitar, recusar ou alterar o horário e data do compromisso e retornar a resposta para você fazer os ajustes necessários.
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Você poderá definir com quanto tempo de antecedência quer ser avisado sobre cada compromisso, conforme a lista que aparecer quando você clica em lembretes do quadro de compromissos. Isso ajuda muito quando você tem que preparar alguma coisa ou tomar alguma ação com relação ao compromisso futuro. Você deve sempre salvar e fechar quando terminar de inserir as informações, e dessa forma, o Outlook coloca o compromisso diretamente na sua Caixa de Entrada ou na visualização do Calendário!
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Barra de navegação pelo Outlook Figura 20: Calendário do Outlook
Você pode escolher a forma de visualização do calendário. Se diária, semanal ou mensal. Acima está a semanal. Repare que para navegar entre as páginas do Outlook, você pode usar a caixa de ferramentas do lado direito inferior da janela. Ela contém ícones de Email, Calendário, Contatos, Tarefas e Anotações.
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Calendรกrio Diรกrio
Calendรกrio Mensal
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Contatos no MS Outlook Para criar contatos no Outlook, basta clicar em “novo” “contato”.
email Reunião e compromisso
Categorias e Acompanhamento
Observações do contato Figura 21: Contatos no Outlook
Essa janela se abrirá e você deverá entrar com os dados de seu contato. Além disso, você poderá categorizar o contato, mandar emails, marcar compromissos, marcar reuniões e marcar o acompanhamento desse contato, da mesma forma que com os emails.
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Você ainda poderá incluir uma foto do contato e comentários sobre ele, como a data que o conheceu, em que local, em que circunstância e muitas outras informações úteis.
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Tarefas no MS Outlook
A criação de tarefas no Outlook também é extremamente simples, e deve ser feita com “novo” “tarefa”.
Figura 22: Tarefas no Outlook
As tarefas têm pontos de acompanhamento que são úteis para o dia, e possuem as mesmas características de um compromisso, com a diferença que sua conclusão pode ser armazenada e visualizada posteriormente.
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Você consegue verificar em que estágio da tarefa se encontra através dos dados de “Status”. Pode também criar lembretes com antecedência. Em todas as ferramentas do Outlook, se você for sobre ela com o cursor e pressionar o botão direito do mouse, várias opções de tratamento de cada uma estarão disponíveis. Isso acelerar muito a alteração do “status” de emails, compromissos, contatos e tarefas de forma bem efetiva. Mas apenas o uso constante fará
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você ter proficiência, ou seja, capacidade de usar as ferramentas de forma melhor a cada dia. Aqui terminamos as ferramentas de administração do tempo usando o Outlook. A soma de todas elas fará você melhorar em muito sua qualidade de vida, por isso, sempre reserve seu tempo para a avaliação diária de suas tarefas, ações, objetivos e outras coisas importantes em sua vida. Salve-se do Tempo! Só você pode... A gente só ensina as ferramentas.
Muita paz, saúde e sucesso!
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Sobre o Autor Marcelo Sant’Anna é engenheiro de telecomunicações e eletrônico, pelo Instituto Nacional de Telecomunicações INATEL, especialista em marketing pelo Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa - IPEP e tem MBA pela Business School São Paulo - BSP e Rotman School of Management da Universidade de Toronto - Canadá. Foi presidente da Loral Skynet do Brasil, presidente da Terayon do Brasil, diretor de marketing e vendas da Alcatel, gerente de vendas e exportações da Andrew e da RFS e gerente de projetos da NEC do Brasil. É consultor e fundador da 4B – Brain Builders for Business, professor dos cursos de extensão da FGV e do INATEL. Quaisquer comentários sobre esse texto serão muito bem vindos! salvemedotempo@evolcomm.com. Caso o conhecimento aqui adquirido seja válido para sua vida pessoal e profissional, você pode pagar pelo livro o valor indicado através do link: http://www.evolcomm.com/livros/about/Salve_meDoTempo.ht ml Muito obrigado por seu tempo e atenção!
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Obras Citadas Drizin, B. R. Pare de correr atrás do tempo. Timing. Goswami, A. Criatividade Quântica. Aleph. Hawking, S., & Mlodinow, L. Uma Nova História do Tempo. Ediouro. Johnson, S., & Wilson, L. (1994). O Vendedor Minuto. Rio de Janeiro: Record. Sagan, C. Cosmos. Villa Rica. Sant'Anna, M. (2009). Dez Empregos para o Desemprego. Caçapava: Particular. Sant'Anna, M. (2009). Uma breve história de um profissional de sucesso! Caçapava: Particular.
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