Møtebok 2010 for 4H-klubbar
4H Norge
Møtebok
Innhald Om møteboka Sekretæren sine oppgåver Årsplan for klubben i 2010 Utfylling av frammøteoversikt Frammøteoversikt Medlemsregisteret Å planleggje 4H-året Utmelding av medlemmer og klubbrådgjevarar Referat frå 4H-arrangement Referatsider Årsmøte i klubben
s. s. s. s. s. s. s. s. s. s. s.
3 4 5 9 10 16 18 19 21 22 38
Årsmøteprotokoll Normalvedtekter for 4H-klubbar Viktige adresser Søknadsfristar Hugseliste
s. 40 s. 45 s. 47 s. 47 s. 47
4H-klubb:_ ______________________ Sekretær:_ ______________________
© 4H Norge, postboks 113, 2026 Skjetten, 64 83 21 00 E-post: 4hnorge@4h.no - www.4h.no Møtebok for 4H-klubbar er utarbeidd i 1995 av Solveig Skogs og utgjeven av 4H Norge Revidert 2007/08/09 Utforming: Ann-Helen Bakkelund Trykk: BK Grafisk ISBN 978-82-7348-201-3 Varenr.: 161.311
2
4H Norge
Om møteboka Møteboka er 4H-klubben si arbeidsbok og skal vere med på alle 4H-arrangement. Sekretæren har hovudansvaret for føring av møteboka, men både resten av styret og klubbrådgjevarane må ha kjennskap til innhaldet. Møteboka skal gje eit bilete av det som hender i 4H-klubben gjennom året. Hugs derfor å ta vare på gamle møtebøker, det er viktig historisk materiale. Ta kontakt med lokalt arkiv eller bibliotek om lagring. Når det er jubileum i 4H-klubben, er møtebøkene viktige for å finne ut korleis 4H-klubben har vore driven tidlegare og kven som var med. Medlemsregisteret I 4H sitt medlemsregister kan medlemmene endre opplysningar om seg sjølve. Ein del tillitsvalde i klubben kan også endre opplysningar om klubben sine medlemmer. Det er viktig at opplysningane er rette, fordi medlemsregisteret brukast som utgangspunkt for utsending av mellom anna kontingent og medlemsblad, e-post og SMS. Tillitsvalde i klubben kan også ta ut medlemslister, etikettar mv. Som sekretær skal du sjekke at namn, adresse, telefon og e-post er rett registrert på den einskilde medlemmen. Du skal med andre
ord kvalitetssikre det som står i registeret.
vere gyldige.
Sjå meir informasjon på side 16. Registrering av 4H-klubbar i Frivillighetsregisteret Har ikkje klubben organisasjonsnummer, kan de få dette ved å registre klubben i Frivillighetsregisteret. Ved å vere registrert i Frivillighetsregisteret, kan ein og bli med i Grasrotandelen til Norsk Tipping. Dermed kan 4H-klubben få ekstra midler til klubbdrifta. Les meir på 4H sine nettsider, www.4h.no, eller ta kontakt med 4H i fylket. Dei vil hjelpe dykk. Vedtekter for 4H-klubbar Alle 4H-klubbar skal ha sine eigne vedtekter. Desse skal vere til hjelp for styret og klubbrådgjevarane og gje retningsliner for arbeidet i 4H-klubben. Bakerst i møteboka finn de normalvedtekter for 4H-klubbar. Normalvedtektene er eit forslag til vedtekter for klubben. Det som står der er viktig for alle 4H-klubbar, men de kan tilpasse vedtektene til lokale tilhøve. Endring av vedtekter må gjerast på eit årsmøte i 4H-klubben. Når 4H-klubben endrar vedtektene, må dei sendast til 4H i fylket og godkjennast av fylkesstyret for å
3
Møtebok
Sekretæren sine oppgåver Mediearbeid I 4H har vi mange arrangement og engasjerte medlemmer som media kan vere interessert i. Lokalmedia er opptekne av det som skjer i lokalmiljøet, så kontakt dei i forkant av klubben sine arrangement. Tips og råd til mediearbeid finst i Mediehåndbok for 4H, som de kan få hos 4H Norge eller laste ned frå www.4h.no. 4H i fylket blir glade for å få melding når de har vore i media, send gjerne kopi viss det er ein avisartikkel.
Den som blir vald til sekretær har fått ei viktig og lærerik oppgåve. 4H i fylket lagar til kurs for styret i 4H-klubben (Drift av 4H-klubbkurs), der kan du lære om din jobb som sekretær. Som sekretær har du ansvar for alt det skriftlege arbeidet i klubben. Nokre gonger kan andre, t.d. styremedlemmer, vere dei som gjer arbeidet. Som sekretær skal du - Syte for at alle medlemmer og tillitsvalde er registrerte i medlemsregisteret. Dette gjer du i samarbeid med kasserar og klubbrådgjevar. Nye medlem mer meldast til 4H i fylket. På sikt kan også klubbrådgjevar A melde inn medlemmar. Endring av tillitsvalde i medlems registeret gjerast av styret. - Heile tida halde Møteboka oppdatert. - Skrive og sende ut innkalling til møte i klubben. Du kan sende innkalling pr e-post ved å ta ut e-postadressar frå medlems- registeret. - Føre frammøteoversikt for alle arrangement og møte i klubben i Møteboka. - Skrive og sende innkalling til styremøte og årsmøte. - Føre referat frå alle styremøte, klubbmøte, leirar, kurs og arrangement. - Syte for at skjemaene som skal
4
sendast inn til 4H i fylket blir sendt til rett tid. Dette gjeld årsplan for klubben i 2010 innan 15.desember og ut melding av medlemmer og klubbrådgjevarar innan 1. februar. - Skrive søknadar om støtte til kommunen og eventuelt andre støttespelarar i kommunen. - Syte for at klubben har presen- tasjonsmateriell som t.d. plakatar til messer, Open gard eller andre tilstellingar som klubben deltek på. - Vere ansvarleg for klubben sitt informasjonsarbeid, og t.d. sende stoff til lokalavisa i samband med 4H-møte, haustfest eller leir. Andre i klubbstyret kan og ha denne oppgåva. - Registrere Årsmelding i medlemsregisteret innan 15.desember. - Minne leiaren på at han/ ho skal registrere Årsrapport i medlemsregisteret innan 15.desember.
4H Norge
Skal sendast 4H i fylket innan 15.desember
Årsplan for klubben i 2010 År:
Månad
Namn på klubben:
Dato
Stad
Klubb nr.:
Arrangement
Kommune:
Fylke:
Innhald
Ansvarleg
Desember
Januar
Februar
Mars
April
Mai
5
Møtebok
Skal sendast 4H i fylket innan 15.desember
År:
Namn på klubben:
Månad
Dato
Juni
Juli
August
September
Oktober
November
6
Stad
Klubb nr.:
Arrangement
Kommune:
Fylke:
Innhald
Ansvarleg
4H Norge
Klubben sin kopi - skal stå att i møteboka
Årsplan for klubben i 2010 År:
Månad
Namn på klubben:
Dato
Stad
Klubb nr.:
Arrangement
Kommune:
Fylke:
Innhald
Ansvarleg
Desember
Januar
Februar
Mars
April
Mai
7
Møtebok
Klubben sin kopi - skal stå att i møteboka
År:
Namn på klubben:
Månad
Dato
Juni
Juli
August
September
Oktober
November
8
Stad
Klubb nr.:
Arrangement
Kommune:
Fylke:
Innhald
Ansvarleg
4H Norge
Utfylling av frammøteoversikt Oversikt over medlemmene i klubben kan takast ut frå medlemsregisteret når 4H-klubben treng det. Du kan føre medlemmene over i skjemaet på neste side, og bruke det til registrering. Frammøte For kvart møte noterer du dato, kva arrangementet handla om (t.d. leir, kurs, julemøte, volleyball, haustfest), og kryssar av for om det var eit møte for heile 4H-klubben eller ikkje (dette er viktig når de skal sjekke frammøte før haustfesten). All aktivitet i regi av 4H-klubben skal vere med på frammøteoversikten. Har aspirantgruppa ført eigen frammøteoversikt, må denne førast inn eller leggjast ved. Til slutt er det plass til å notere kva for leirar og kurs medlemmene har vore med på i løpet av året. Dette er, saman med referat frå 4H-arrangementa, viktig grunnlag for å lage årsmelding. 50%-regelen For å få godkjent 4H-året og prosjektet, må du delta på minst 50% av klubben sine aktivitetar. Styret kan til dømes sjå over frammøteprotokollen på styremøta. Dersom det ser ut til at nokre medlemmer ikkje vil greie 50% frammøte, er det viktig at styret/
sekretæren gir melding til vedkommande i god tid slik at medlemmen har høve til å få året og prosjektet godkjend.
ring (evt. med song el. 4H lovnad).
Det er klubbstyret som avgjer om medlemmen får godkjend 4H-året eller ikkje. I nokre høve får medlemmene godkjend sjølv om dei ikkje er med på 50 % av aktivitetane. Grunnane til manglande frammøte kan vere gode, t.d. skulegong og hybelliv, foreldre som bur på ulike stader, sjukdom osv. I tvilstilfeller er det fylkesstyret som tek den endelege avgjera. Hugseliste for 4H-møte Denne malen kan brukast til 4H-møte både inne og ute. På styremøte brukar ein pkt 3 - 7. 1. Velkomen v/leiar. 2. 4H-lovnaden (ev. til slutt, saman med gnisten/broderring). 3. Opprop v/sekretær. 4. Referat frå siste styremøte eller klubbmøte v/sekretær. 5. Kassarapport (om loddsal mm) v/kasserar. 6. Informasjon (innkommen post, påmelding til kurs, leir mm). 7. Planar framover (kan til dømes vere plan og arbeidsfordeling for neste møte). 8. Aktivitetar. Hugs klubbaktivitet frå 4H-prosjekta. 9. Takk for i dag! Kva må hugsast til neste gong? Gnisten/broder-
9
Møtebok
Frammøteoversikt 4H-prosjekt Namn
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
10
4H-prosjekt
Prosjektrettleiar
Løyst i gruppe
Delteke på tal møte i gruppa
For alle
Møtetype
Dato
4H Norge
11
Møtebok
Frammøteoversikt 4H-prosjekt Namn
32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62
12
4H-prosjekt
Prosjektrettleiar
Løyst i gruppe
Delteke på tal møte i gruppa
For alle
Møtetype
Dato
4H Norge
13
Møtebok
Frammøteoversikt 4H-prosjekt Namn
63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93
14
4H-prosjekt
Prosjektrettleiar
Løyst i gruppe
Delteke på tal møte i gruppa
For alle
Møtetype
Dato
4H Norge
15
Møtebok
Medlemsregisteret Medlemsregisteret finn du på www.4h.no. Dette kan blant anna nyttast til å ta ut lister over alle medlemmene i klubben din, eller sende e-post til alle medlemmene. Registeret letter arbeidet i 4H-klubben ved at medlemmene sjølve kan gå inn og melde seg på dei ulike kursa og arrangementa i fylket og nasjonalt. Du må logge deg inn i registeret med brukarnamn (medlemsnummer) og passord. Du finn greie brukerrettleingar på området der du loggar deg inn. Brukarnamn og passord Brukarnamnet ditt er det same som medlemsnummeret ditt. Medlemsnummeret kan du finne på tilsend kontingentfaktura, på gamle medlemslister eller ved å ta kontakt med 4H i fylket eller andre med tilgong til registeret. Passord (nytt eller kopi) kan du få sendt til e-posten din ved å trykke ”Glemt passord” på innlogging for medlemmer (www.4h.no, grøn boks, 1. Logg inn). Det er ein føresetnad at e-postadressa di er lagt inn i registeret, og om dette ikkje er gjort, må du be 4H i fylket eller andre med tilgong til registeret om å leggje det inn. Det er viktig at alle som er med i 4H er registrert i medlemsregisteret. Alle 4H-medlemmer er forsikra når dei er med på eit 4H-arrangement. Både
16
4H sentralt, 4H i fylket og 4H-klubben brukar medlemsregisteret for å kunna sende medlemsblad og anna informasjon til rett adresse. 4H i fylket skal også fylle ut 4H-vitnemål og dele ut merker, og då bør opplysningane om medlemmene vere rette.
inneheld mange av dei samme opplysningane som medlemslista. Den gjev informasjon for 4H-vitnemålet som medlemmene får etter avslutta eller fullførd 4H-program. Du kan ta mykje god informasjon ut av registeret, dersom det er lagt inn rett informasjon.
Når ein medlem vert registrert i medlemsregisteret, er det viktig at 4H i fylket eller klubbrådgjevar A får rett informasjon. Det er di plikt som sekretær å sjekke at opplysningane som ligg inne er rette. Medlemmene kan sjølve når som helst gå inn og rette personopplysningane sine.
Lister over medlemmer og tillitsvalde kan dermed takast ut når de ynskjer.
For at medlemsregistreringa skal fungere, er det viktig at de i 4H-klubben gjer ein god jobb. Retting av medlemsliste - Det er berre dei tilsette som kan føre opp ein sluttdato dersom nokon seier i frå at dei vil slutte. - Alle medlemmer som har betalt kontingent for inneverande år, og ikkje skrifteleg eller munnleg har meld seg ut av 4H, skal stå på lista ut året. Registrering i medlemsregisteret 4H-klubben kan ta ut lister over medlemmene frå registeret og bruke dei i ulike samanhenger, t.d. haustfestlista. Haustfestlista
Medlemmer som startar etter 1.september betalar vanlege medlemspengar. Betalinga dekker medlemskap ut året og heile neste år. Desse medlemmane startar for seint til at dei kan gjennomføre eit 4H-prosjekt dette året. Du finn gode rettleiingar for dei ulike registreringane og rapportane på nettsidene til 4H: www.4h.no Årsmelding og årsrapport Alle 4H-klubber skal føre Årsmelding og Årsrapport i medlemsregisteret. Det er berre den valgte leiaren i 4H-klubben som kan gå inn i årsrapporten i medlemsregisteret og fylle ut årstall og dato for årsmøtet. Som sekretær skal du minne leiaren på å gjere dette. Årsmelding skal førast i medlems-
4H Norge
registeret. Alle i styret kan gjere dette, men det er vanleg at sekretæren gjer det. Det er fire delar (Arrangement i klubben, Amatørteater og underhaldning, Volleyballaktivitet og Årsmelding i ord) som skal fyllast ut. Etter utfylling av Årsmeldinga skriv de den ut og legg den fram for årsmøtet for godkjenning. 4H-klubbar som fyller ut Årsrapport og Årsmelding i medlemsregisteret får tildelt Frifondmidlar. Fristen for å gjere dette er 15.desember.
det siste 4H-året. - minst 50 % frammøte på klubbens arrangement.
Klubbrådgjevarar Det er 4H-klubben som skal betale medlemspengane for klubbrådgjevarane. Kvar 4H-klubb må betala medlemspengar for ein klubbrådgjevar A. I tillegg kan dei melde inn og betale for så mange klubbrådgjevar B som dei sjølve ønskjer. Det er berre dei som er melde inn som får informasjon frå 4H og som er dekka av 4H si forsikring.
Frifond er pengar som 4H Norge får kvart år fra Barne- og Likestillingsdepartementet. Pengane skal brukast til barne- og ungdomsaktivitetar i lokalmiljøet. Desse penga delast ut til klubbane kvar haust. Dette er alt som skal til for å få frifondpenger: Innen 15.desember må 4H-klubben ha fylt ut Årsmelding og Årsrapport i medlemsregisteret og sendt inn årsplan for 2010 samt skjemaer fra kassaboka til 4H i fylket. I neste årsmelding er det fint om dere skriver hva dere har brukt pengene til.
Merker For å bli tildelt merke skal ein ha: - gjennomførd minst eit prosjekt
17
Møtebok
Å planleggje 4H-året Hugs å få med på arbeidsplanen
- dato for leirar - dato for kurs - dato for volleyballturnering - andre arrangement i fylket - arrangement i 4H-nemnda - dato for årsmøtet i fylket - arbeidet med 4H-prosjekta - større arrangement i bygda eller kommunen - frist for utfylling av Årsmelding og Årsrapport, som er 15.desember - frist for å sende inn årsplan for klubben for 2010, som er 15.desember - frist for å sende inn utmelding av medlemmer og klubbrådgjevarar, som er 1.februar.
18
Med årsmøtet sluttar eit 4Hår og neste startar. Årsmøtet handsamar årsmelding for året som gjekk, og legg grunnen for aktiviteten i året som kjem. På årsmøtet skal styret leggje fram forslag til arbeidsplan og budsjett for neste år. Lag forslaget til arbeidsplan før de tek til å arbeide med budsjett og finansieringsplan. Start med å tenkje gjennom kva de vil prioritere, om det er spesielle tema eller aktivitetar de vil satse på. Avklar dato, tid og stad for alle møte og aktivitetar, og hugs å ta hensyn til andre 4H-aktivitetar på
fylkes- og landsplan. Avtal gjerne kven som får hovudansvar for kvart arrangement. 4H-prosjekta er ein viktig del av 4H-arbeidet, dei må difor takast med i arbeidsplanen. Set opp 4H-prosjekt som tema for fleire møte gjennom året. Alle medlemmer skal lage til ein klubbaktivitet der dei legg fram noko frå 4H-prosjektet sitt til andre (ikkje aspirantar). Etter at planen er vedteken, må styret sørgje for at alle medlemmer, 4H i fylket og andre som treng arbeidsplanen får ein kopi av den.
4H Norge
Skal sendast 4H i fylket innan 1.februar! Hugs å ta kopi til klubbens arkiv!
Utmelding av medlemmer og klubbrådgjevarar Bruk dette skjemaet, eller send dei same opplysningane på e-post til 4H i fylket.
År
Namnet på klubben: Kommune: Namn
Klubb nr.: Fylke: Medlemsnummer
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
19
Møtebok Namn 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72
20
Skal sendast 4H i fylket innan 1.februar! Hugs ĂĽ ta kopi til klubbens arkiv! Medlemsnummer
4H Norge
Referat frå 4H-arrangement Eit godt referat skal vere klart og fyldig utan å vere for langt. Kunsten er å få sagt mykje i få ord og ikkje ta med detaljar som ikkje trengst. Referat i møteboka Det skal skrivast referat frå alt klubben lagar til eller deltek i. Hugs å få med referat frå leirar, kurs, styremøte, tevlingar og anna som medlemmene har vore med på. Sekretæren har ansvaret for at det blir laga referat. For at fleire skal få høve til å lære å skrive referat, kan oppgåva gå på rundgang mellom styremedlemmene.
Start referatet med møtestad, dato og kor mange som møtte fram. Deretter fortel de om kva for programpostar de hadde og kven som deltok i programmet, kva som var på saklista og kva for vedtak som vart gjort. Ta gjerne med bilete og avisutklypp på referatsidene. Hugs at referatet skal underskrivast av referenten og av styreleiar eller den som leia møtet eller aktiviteten.
For å vere sikker på at du har fått med deg alt du skal, så kan du bruke desse seks orda som hjelp: KVA? KVIFOR? NÅR? KORLEIS? KVAR? KVEN?
Møtereferat skal lesast opp på neste møte i 4H-klubben. Slik kan ein sjekke at det som vart vedteke er blitt gjort, og medlemmer som eventuelt ikkje var til stades, kan få informasjon om kva møtet handla om.
Eksempel på referat 15 medlemmer møtte fram for å delta på klubbmøtet til Bjørka 4H på Birkenlund barneskole i Arendal, 25. august 2009. Leiaren ønskte velkommen, så var det opprop, og referatet frå sist møte blei lese opp og godkjend. Deretter fortalde kasseraren at klubben har kr 8 542,- i banken og kr 501,- i kassa, og at alle medlemmene har selt 4H-lodda sine. Klubbrådgjevaren delte ut informasjon om arrangementet Gøy på landet som 4H Aust-Agder er med på å arrangere på Hove 14. september. Vår klubb skal hjelpe til med å steike vaflar, og det blei bestemt at Kari, Ingrid, Silje, Tom, Kristian og Ole skal stille opp. Kari skal vere ansvarleg, og rapporterer til leiar om kva som er gjort og korleis dette har gått. Deretter hadde Elin Olsen klubbaktivitet frå 4H-prosjektet som ho har i år. Elin lærte oss mange morosame teatersportleikar, og vi blei einige om at vi skal ha teatersport på haustfesten også. Vi avslutta møtet med 4H-lovnaden og gnisten. Neste 4H-møte blir 8. september same stad.
Kari Nordmann Signatur Leiar
Ola Olsen Signatur Referent
21
Møtebok
Referatsider Hugs å få med avisutklypp og bilete frå turar og møte. Bruk eigne ark dersom du får for liten plass.
22
4H Norge
23
Møtebok
24
4H Norge
25
Møtebok
26
4H Norge
27
Møtebok
28
4H Norge
29
Møtebok
30
4H Norge
31
Møtebok
32
4H Norge
33
Møtebok
34
4H Norge
35
Møtebok
36
4H Norge
37
Møtebok
Årsmøte i klubben Årsmøtet i 4H-klubben skal haldast før 1. desember, og medlemmene skal ha innkalling minst 10 dagar før. Les om årsmøte i normalvedtektene som du finn sist i møteboka. Sakliste Med ei oversiktleg sakliste er det lettare å hugse alt som skal gjerast på årsmøtet. Framlegg til sakliste: Sak 1 Godkjenning av innkalling og sakliste. Sak 2 Val av møteleiar, referent og ein medlem til å skrive under protokollen. Sak 3 Val av teljekorps. Sak 4 Årsmelding. Sak 5 Revidert rekneskap. Sak 6 Innkomne saker. Sak 7 Framlegg til arbeidsplan for neste år. Sak 8 Framlegg til budsjett for neste år med fast setjing av medlems- kontingent til 4H-klubben. Sak 9 Val av klubbstyre, dvs. leiar, nestleiar, kasserar, sekretær og styremedlem. Sak 10 Val av klubbrådgjevarar. Sak 11 Val av to representantar med vararepresentantar til årsmøtet for 4H i fylket. Sak 12 Val av to representantar til 4H-nemnda (hvis det finnes ei 4H-nemd i kommunen). Sak 13 Val av tre medlemmer og
38
ein vararepresentant til valkomiteen. Sak 14 Val av revisor.
reiste til julehuset i Drøbak for å sjå på alle nissane. Deretter reiste vi til symjehallen for å bade.
Utfylling av årsmelding Det er det gamle styret sitt ansvar å skrive melding for det året som er gått. Hugs at du som sekretær skal skrive årsmelding i ord og tall med statistiske opplysningar, i medlemsregisteret. Hugs også å lage ferdig og skriv ut årsmeldinga før årsmøtet. Ho skal leggast fram for årsmøtet for godkjenning.
I januar deltok alle styremedlemmane på DAF-kurs som var arrangert av 4H Akershus og Oslo. Hovudtemaet på det fyrste medlemsmøtet etter nyttår var prosjektval, og det hadde styremedlem Kari ansvaret for.
Årsmeldinga gjev mange viktige opplysningar om aktiviteten i 4H-klubben. Både 4H i fylket og 4H Norge treng desse opplysningane, til dømes for å dokumentere 4H-arbeidet ved søknader om stønad. Berre dei klubbane som har fylt ut årsmeldinga innan 15.desember, vil få Frifondmidlar. Mange fylke brukar også desse opplysningane som grunnlag for utvelgjing av årets 4H-klubb. Årsmelding må derfor fyllast ut nøyaktig. Eksempel på årsmelding i ord Årsmelding for Hellerud 4H 2009 2009 har vore eit aktivt år for klubben, og vi er i tillegg godt nøgde med å ha klart å auke medlemstalet. Året starta med eit julemøte. Vi
Den første volleyballtreninga vår hadde vi i februar, og på det same møtet arbeidde vi i grupper med å planleggje karnevalsdagen som skulle vere i mars. Det spesielle i år var at alle medlemmene skulle forsøkje å få med seg ein ven på karnevalet. Karnevalet blei ein morosam kveld for alle saman, med musikk, dans og flotte kostymer. Det kom 55, og det er rekord. I april deltok fem medlemmer frå klubben på storkurs i fylket, to deltok på drakeverkstad og tre på trivselsagent. På medlemsmøtet litt seinere i månaden fekk vi andre i klubben også lære å lage og fly drakar, og etterpå spelte vi volleyball. På 4H-dagen 4. mai laga klubben friluftsdag for SFO på Bjølsen skole. Vi hadde mange aktivitetar, som spikking, fuglekassesnekring, natursti, hesteskokasting med meir. Deltakarane blei delt inn
4H Norge i grupper som roterte mellom postane. Etterpå åt vi pinnebrød som vi steikte over bål. I juni hadde vi eit medlemsmøte der vi selde lodd i bygda, før vi sykla til stranda og bada. På aspirant- og fylkesleiren deltok til saman 20 medlemmer frå klubben, og på landsleiren i juli var det ti deltakarar frå klubben. På fylkesleiren klarte juniorlaget vårt å hevde seg heilt i toppen i volleyballturneringa, og enda på andreplass. Seniorlaget gjekk det verre med, men til tross for få sigrar hadde dei det morosamt. I år, som i fjor, deltok klubben på Bondelaget sitt arrangement Open gard i august. Vi arrangerte natursti og dreiv med fuglekassesnekring. September gjekk med til haustfestøving, og i midten av oktober var det, tradisjonen tru, haustfest med utstilling og underhaldning. I år fekk alle medlemmane godkjent prosjekta sine! Hellerud 4H brukte dei tildelte frifondmidla på friluftsdagen for SFO og på Open gard-tilstellinga.
39
Møtebok
Årsmøteprotokoll Årsmøteprotokollen er meir formell enn eit vanleg møtereferat. Protokollen skal innleiast med namnet på 4H-klubben, møtestad, dato, kor mange som var til stades og kven som var møteleiar. Deretter skal vedtaka i kvar enkelt sak på saklista protokollførast. Er det fleire forslag til vedtak og saka blir avgjort ved røysting, skal også røystetala med i protokollen. Protokollen må vise kven som vart vald til dei ulike verva. Sjå eksempel. Protokollen skal underskrivast av den som refererte, møteleiar og ein som vart vald på møtet. Eksempel på årsmøteprotokoll Årsmøte i Stjerna 4H tysdag 7.november 2008 kl. 1800 i klubblokalet på samfunnshuset. 27 medlemmer med røysterett var til stades. I tillegg var det to klubbrådgjevarar, to 4H-alumnar, ein nyverva senior og tre nyverva aspirantar utan røysterett. Sak 1 Godkjenning av innkalling og sakliste Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend utan merknader. Sak 2 Val av møteleiar, referent og ein medlem til å skrive under protokollen Styret foreslo klubbleiaren som møteleiar, sekretæren som
40
referent og medlem Elin Ellingsrød til å skrive under protokollen. Vedtak: Leiaren, Anne Andersen. vart samrøystes vald som møteleiar, sekretæren vart samrøystes vald som referent og Elin Ellingsrød vart samrøystes vald til å skrive under protokollen. Sak 3 Val av teljekorps Møteleiar foreslo tre av dei som ikkje hadde røysterett, ein 4H-alumn og to klubbrådgjevarar. Vedtak: Hanne Holm, Magnus Myrvang og Siren Solvik vart samrøystes valde. Sak 4 Årsmelding for siste året Sekretæren las årsmeldinga. Kommentarar: Grete Gulset meinte at hennar deltaking i kommunen si planleggjings gruppe, der ho representerte Stjerna 4H, burde med i årsmeldinga. Karsten Kihle meinte at hans deltaking på klubbrådgjevarkurs burde med i årsmeldinga.
Rekneskapen var revidert og funne i orden av 4H-klubben sin revisor. Vedtak: Rekneskapen vart samrøystes godkjend. Sak 6 Innkomne saker Det var ingen innkomne saker. Sak 7 Framlegg til arbeidsplan for neste år Styret la fram sitt forslag til arbeidsplan. Det kom inn forslag om å byte ut sykkelturen med ein kanotur, og å invitere dei andre 4H-klubbane i kommunen til ein sjøkveld på hausten. Det var også forslag om å byte møtedag frå måndag til onsdag. Ved røysting fekk desse forslaga stort fleirtal. Vedtak: Årsmøtet ber styret om å innarbeide forslaga i arbeidsplanen og å lage ferdig arbeidsplan med datoar for møte på onsdagar.
Vedtak: Med desse merknadene vart årsmeldinga samrøystes godkjend.
Sak 8 Framlegg til budsjett for neste år med fastsetjing av medlemspengar til 4H-klubben Styret la fram sitt forslag til budsjett.
Sak 5 Revidert rekneskap for siste året Kasseraren la fram rekneskapen.
Vedtak: Styret sitt forslag til budsjett vart vedteke. Medlemspengar til Stjerna 4H
4H Norge
skal vere kr. 200,- pr. medlem. Sak 9 Val av klubbstyre Leiar i valkomiteen presenterte innstillinga frå valkomiteen: Leiar: Anne Andersen, attval Nestleiar: Bernt Bårdheim, ny Kasserar: Cecilie Carlsen, ny Sekretær: Didrik Dahle, attval Styremedlem: Elin Ellingsrød, ny Røysting: Leiar: Anne Andersen vart vald med 27 røyster. Nestleiar: Bernt Bårdheim vart vald med 26 røyster - 1 røyst var ugyldig. Kasserar: Benkeforslag frå Kari Nordmann: Synne Svelgen. Cecilie Carlsen vart vald med 17 røyster. Synne Svelgen fekk 10 røyster. Sekretær: Didrik Dahle vart vald med 27 røyster. Styremedlem: Elin Ellingsrød vart vald med 27 røyster. Sak 10 Val av klubbrådgjevarar Valkomiteen presenterte si innstilling: Karsten Kihle (A), Lene Leirø (B) og Morten Mørk (B). Desse vart samrøystes valde. Klubbrådgjevar A blei vald til å opprette bankkonto for klubben. Sak 11 Val av to representantar til fylkesårsmøtet Valkomiteen presenterte si inn-
stilling: Anne Andersen (medlem) og Karsten Kihle (alumn). Bernt Bårdheim (medlem) og Lene Leirø (alumn), vararepresentantar. Benkeforslag fra Elin Ellingsrød: Bernt Bårdheim i staden for Karsten Kihle. 1. røysting: Anne Andersen 27 røyster. 2. røysting: Bernt Bårdheim 18 røyster. Karsten Kihle 9 røyster. Anne Andersen og Bernt Bårdheim vart valde. Valkomiteen endra si innstilling, og foreslo Karsten Kihle og Lene Leirø som vararepresentantar.
Sak 14 Val av revisor Valkomiteen si innstilling: Veronika Vik, attval. Ho vart vald ved akklamasjon. Møtet slutt kl. 20.00.
Didrik Dahle Referent
Anne Andersen /s/
Elin Ellingsrød /s/
Desse vart samrøystes valde. Sak 12 Val av to representantar til 4H-nemnda Innstillinga frå valkomiteen: Anne Andersen og Karsten Kihle. Desse vart samrøystes valde. Sak 13 Val av valkomite Styret sitt forslag til valkomite: Fredrik Fimland Harald Hustad Ingrid Iveland Anne-Tove Haugen (vararepresentant). Desse vart samrøystes valde.
41
Møtebok
Årsmøteprotokoll Hugs å avslutte med signatur frå referent, leiar og medlem.
42
4H Norge
43
Møtebok
44
4H Norge
Normalvedtekter for 4H-klubbar Vedtekne av landsstyret i Norske 4H 7. august 2000. Endra av landsstyret i 4H Norge 8. mars 2007 og 23. september 2010. §1. Namn Namnet på klubben er ................................................. 4H §2. Føremål Føremålet til 4H-klubben er å utvikle ein aktiv og samfunnsengasjert ungdom med ansvarskjensle og respekt for natur og menneske. Grunnlaget for organisasjonen sitt arbeid finst i naturbruksnæringane og i lokalmiljøet. 4H Norge si målsetjing vert uttrykt gjennom 4H lovnaden: Vi lovar å arbeide mot det mål å verte ein ungdom med klårt Hovud, varmt Hjarte, flinke Hender og god Helse. 4H-klubben er ein del av organisasjonen 4H Norge. §3. Medlemmer All ungdom mellom 10 og 25 år som vil følgje 4H Norge sine lover, vedtekter og retningsliner kan verte medlemmer i 4H-klubben. Klubbrådgjevarar er også medlemmer i klubben. §4. 4H-klubben sine arbeidsoppgåver Arbeidsoppgåvene til 4H-klubben
er å: - Utvikle eit godt ungdomsmiljø på heimstaden ved å drive allsidig klubbaktivitet. - Utvikle ein aktiv ungdom med fagleg innsikt og praktisk kunnskap om jord, skog, planter, dyr, sjøbruk, hus- og heimstell og lagsarbeid ved å drive allsidig 4H-arbeid for barn og unge. - Medverke til samkjensle, arbeidsglede og auka trivsel i lokalsamfunnet ved å gjennomføre 4H-aktivtetar. - Gje råd og opplæring gjennom 4H-prosjekt, kurs, studiearbeid, tevlingar, demonstrasjonar, lagsarbeid og andre arbeids former etter prinsippet «Å lære ved å gjere det». §5. Årsmøte Årsmøtet er 4H-klubben sitt høgaste organ. Kvart år, så snart som mogleg etter haustfesten og før 1. desember, har klubben årsmøte. Styret kallar inn til årsmøtet. Medlemmene i klubben skal få innkalling til/kunngjering om årsmøtet minst 10 dagar på førehand. Berre medlemmer mellom 10 og 25 år på veg mot plaketten som har vore med i minst 1 månad og har betalt medlemskontingenten, har røysterett. Referat frå årsmøtet skal førast inn i møteboka. Årsmøtet skal handsame: a) Melding frå styret om arbeidet i klubben siste året. b) Revidert rekneskap for klubben
for siste året. c) Innkomne saker. Slike saker må vere komne til klubbstyret minst 5 dagar før årsmøtet. d) Framlegg til arbeidsplan for neste år. e) Framlegg til budsjett med fastsetjing av medlemskontingent til klubben for neste år. f) Val for eitt år av: - Leiar, nestleiar, kasserar, sekretær og ein medlem til klubbstyret. Berre medlemmer i alderen 10 - 25 år på veg mot plaketten kan veljast til styret. - Klubbrådgjevarar. - 2 representantar med vararepre- sentantar til årsmøtet for 4H i fylket. Den eine av desse bør vere ein medlem i alderen 10-19 år, den andre ein alumnmedlem i 4H-klubben eller ein klubb rådgjevar. - Representant(ar) til 4H-nemnda i kommunen. - Valkomité på 3 medlemmer, og ein vararepresentant. - Revisor. Det skal vere skriftleg val på leiar, nestleiar, kasserar, sekretær og styremedlem. Ved andre personval skal det vere skriftleg val dersom det er framlegg om meir enn ein kandidat eller dersom nokon forlanger det. Blanke røyster vert rekna som gyldige røyster. §6. Styret - Styret har som oppgåve å leie arbeidet i klubben etter dei lover og reglar som gjeld i
45
Møtebok
organisasjonen 4H Norge. Styret har ansvar for økonomi og aktivitetar i klubben. - For gyldig vedtak i styret, vert det kravd at minst 3 medlemmer har røysta for framlegget. - Styret i samråd med klubbråd- gjevar(ar) førebur møte og ulike aktivitetar i 4H-klubben. - Leiaren kallar inn til og leier styremøta. - Sekretæren har ansvar for at det vert ført referat frå medlems møte, styremøte, festar, tevlingar m.m. Sekretæren bør også sørgje for at andre viktige hendingar i 4H-klubben vert refererte i møteboka. - Kasseraren fører rekneskap for 4H-klubben og ordnar med alle pengesaker. Kasseraren skal også ha oversikt over og tilsyn med alt klubben eig. - Styret skal straks etter årsmøtet, og seinast 15. desember, innrapportere årsmelding, revidert rekneskap, arbeidsplan og orientere om valresultat til rette instans i 4H.
4H-medlemmene i arbeidet med dei praktiske 4H-prosjekta. Klubbrådgjevarane fordeler arbeidet seg imellom.
§7. Klubbrådgjevarar 4H-klubben skal ha ein eller fleire vaksne klubbrådgjevarar. Klubbrådgjevarane vert valde på årsmøtet. Dei skal vere rådgjevarar for 4H-klubben og i første rekkje hjelpe styret med å planleggje drifta av klubben. Klubbrådgjevarane skal også i samarbeid med styret, 4H-nemnda og 4H-fylkesstyret skaffe prosjekthjelparar som kan rettleie
Framlegg om endring av vedtektene må vere kome til styret minst 5 dagar før årsmøtet.
46
Klubbrådgjevarane og 4H-alumnar har ikkje røysterett ved røysting i 4H-klubben. Dei kan heller ikkje veljast til styrefunksjonar i 4H-klubben. §8. 4H-alumnar 4H-alumnar i alderen 19 - 25 år kan hjelpe klubbrådgjevarane med ulike leiar- og serviceoppgåver i 4H-klubben. §9. Vedtekter 4H-klubben vedtek sine eigne vedtekter etter mønster av 4H Norge sine normalvedtekter for 4H-klubbar. Klubben kan endre vedtektene når det er gjort framlegg om det på årsmøtet, og det vert vedteke med minst 2/3 fleirtal. Vedtektene og even-tuelle endringar av desse må godkjennast av 4H-fylkesstyret for å vere gyldige.
§10. Kontingent 4H-medlemmene betaler kontingent til organisasjonen 4H Norge: 1. Kontingent til 4H-klubben fastsett av årsmøtet i klubben 2. Kontingent til 4H i fylket og 4H Norge sentralt fastsett av årsmøtet
for 4H Norge. 4H-klubben må betale kontingent for minst ein klubbrådgjevar. §11. Oppløysing av klubben Ein 4H-klubb kan ikkje oppløysast så lenge minst tre medlemmer vil oppretthalde drifta. Dersom ein 4H-klubb sluttar å fungere, skal alt klubben eig takast vare på av 4H-nemnda i kommunen eller av 4H-fylkesstyret dersom det ikkje finst 4H-nemnd. Alle verdiar skal oppbevarast i 5 år. Dersom det ikkje er kome i gang 4H-arbeid på same staden i løpet av denne tida, skal midlane brukast til 4H-arbeid andre stader i kommunen eller stillast til rådvelde for 4H-fylkesstyret. §12. Iverksetjing Desse vedtektene er fastsette på årsmøtet i 4H-klubben den ........................... (dato) godkjende av 4H-fylkesstyret den ............................ (dato) og gjort gjeldande med verknad frå den ....................... (dato).
Normalvedtekter for 4H-klubber på bokmål finn de på nettsidene til 4H Norge: www.4h.no
4H Norge
Viktige adresser 4H-nemda_ ______________________________________________________________________ Kommunekontakt__________________________________________________________________ 4H-instruktør_____________________________________________________________________ 4H-konsulent_____________________________________________________________________ 4H-kontoret i fylket, Fylkesmannens landbruksavdeling_ _______________________________________ ______________________________________________________________________________ 4H Norge, Postboks 113, 2026 Skjetten Tlf. 64 83 21 00 – faks 64 83 21 19 – e-post 4Hnorge@4h.no – www.4h.no Kontonummer for lotteri-innbetaling 9365 11 70352 Andre 4H-adresser_ ________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ Lag og organisasjonar_ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________________________
Søknadsfristar Kommunen_ ____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ Andre_ ________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________
Hugs! 15.desember 1.februar
Siste frist for å registrere Årsrapport i medlemsregisteret å registrere Årsmelding i medlemsregisteret å sende inn årsplan for kommande år (sendes på e-post eller i posten til 4H i fylket) å sende samandrag av rekneskapen + balansekonto (kasseraren si oppgåve) å sende melding frå revisor (kasseraren si oppgåve) Siste frist for utmelding av medlemar og klubbrådgjevarar
www.4H.no Hugs også etter årsmøtet å endre styrevera i medlemsregisteret. På nettsidene til 4H Norge finn du tips til aktivitetar klubben kan gjennomføre, om kvar klubben kan søkje pengestøtte, kurs som vert arrangert på nasjonalt og internasjonalt nivå og mykje anna.
47
ISBN 978-82-7348-201-3
4H Norge