La gestión financiera en las entidades de custodia: Talleres de refuerzo mutuo

La gestión financiera en las entidades de custodia. Talleres de refuerzo mutuo.

Estrategia de refuerzo de las entidades de custodia del territorio.

Junio de 2008 Cuadernos para entidades de custodia del territorio. Publicación inédita de la xct.

Os animamos a hacer uso y a difundir los contenidos de esta publicación y os pedimos que al hacerlo citéis la fuente de información.

Autores: Observatorio del Tercer Sector: Pau Vidal y Eulàlia Bori.

Colaboradores: Joan Segarra, Clara Sánchez, Carla Marimon y Sara López.

Traducción: Loli Castillo.

Aportaciones y revisiones: Xarxa de Custòdia del Territori: Montse Masó, Sandra Carrera, Jordi Pietx, Montse Camps y el resto del equipo técnico de la xct, las personas participantes del taller y Jordi Pagespetit.

Encargado por: Xarxa de Custòdia del Territori Realizado por: Observatorio del Tercer Sector Con el apoyo de: Fundación Biodiversidad Con la colaboración de: Institució Catalana d'Història Natural Las fotografías de esta publicación pertenecen a la xct.

Depósito Legal: B.55297-2008 ISBN: 978-84-612-6376-9

La gestión financiera en las entidades de custodia LA GESTIÓN FINANCIERA EN LAS ENTIDADES DE CUSTODIA .......... 3

Presentación ......................................................................................4 1. Introducción ..................................................................................5

PART I. REFLEXIÓN ................................................................... 6 2. Introducción a la gestión financiera en las entidades de custodia ...........6 2.1.

2.2.

2.3.

2.4.

Concepto de gestión financiera .......................................................... 6 Importancia de la gestión financiera................................................... 7 Principios contables ......................................................................... 9 Límites de la gestión financiera........................................................ 12

3. Entender las cuentas ..................................................................... 15

3.1. Conceptos básicos ......................................................................... 15 3.2. Grupos contables........................................................................... 16

PARTE II. ACCIÓN ................................................................... 18 4. Preparados para la acción .............................................................. 18

4.1. Las personas responsables.............................................................. 18 4.2. Proceso de gestión financiera .......................................................... 19

5. Los informes financieros ................................................................ 22 5.1.

5.2.

5.3.

5.4.

5.5.

5.6.

Importancia de los informes financieros ............................................ 22 El público destinatario de los informes financieros .............................. 22 Balance........................................................................................ 23 Cuenta de resultados ..................................................................... 26 Otros informes de gestión............................................................... 27 Auditoría ...................................................................................... 28

6. La gestión presupuestaria .............................................................. 30

6.1. El presupuesto .............................................................................. 30 6.2. Seguimiento y análisis ................................................................... 32 6.3. Gestión de proyectos ..................................................................... 33

7. El dinero en la entidad de custodia .................................................. 35

7.1. Tesorería...................................................................................... 35 7.2. Entidades financieras ..................................................................... 36

8. Patrimonio y capitalización ............................................................. 37

8.1. Creación y gestión de patrimonio ..................................................... 37 8.2. Capitalización ............................................................................... 37 8.3. Amortizaciones ............................................................................. 39

ANEXOS................................................................................. 40

Anexo I. Autodiagnosis...................................................................... 40 Anexo II. Bibliografía ........................................................................ 44

Presentación Os presentamos el tercer cuaderno de reforzamiento para entidades de custodia del territorio, dedicado este año a la gestión financiera para entidades de custodia.

Como en los dos anteriores cuadernos el objetivo es el reforzamiento de estas entidades. No hay duda de que los anteriores cuadernos dedicados, el primero a la base social, y el segundo a la presencia social, se enfocaban y centraban en el corazón de las entidades de custodia, en el latido que les da fundamento y vida, en definitiva, a su razón de ser.

El cuaderno de este año dirige nuestra mirada a aspectos más generales, comunes a cualquier entidad, empresa u organismo, la gestión financiera.

Vivimos, puede que por desgracia, en un mundo donde ningún proyecto puede lograr el éxito sin contemplar, trabajar y organizar su vertiente económica. Por lo tanto, podemos calificar de capital la eficiencia de la gestión económica financiera en las entidades de custodia para conseguir sus objetivos.

Acreedores, ingresos, activos, flujo de caja, tesorería... son palabras de un argot contable y financiero en el cual nos introducimos en este cuaderno. A menudo, a la mayoría se nos hace fastidiosa esta terminología y mucho más su comprensión. Os puedo asegurar que tras este primer bosque de palabras complejas que percibimos no hay más que un sencillo juego de pesos y contrapesos, de partidas y contrapartidas, que tiene como fin ordenar y mostrar una realidad económica. Este juego podríamos decir que es la contabilidad. Una vez, a través de este juego, se nos ha mostrado la realidad económica, llega el momento de actuar, de tomar decisiones, de ver necesidades presentes y futuras y recursos disponibles con los cuales podemos contar. También, y aunque parezca poco usual dentro del mundo numérico, llega el momento de la imaginación: es la gestión financiera.

Esperamos que este tercer cuaderno sea tan provechoso como lo han sido los dos anteriores, que aclare dudas, que nos ayude a todos a reconocer la importancia de la tarea de los que se responsabilizan de los aspectos económicos dentro de las entidades, y porqué no... que pongan de manifiesto alguna vocación perdida para estos asuntos.

Desde la Xarxa de Custòdia del Territori queremos agradecer la participación y colaboración de todos los que habéis hecho posible la publicación de estos cuadernos, al tiempo que os animamos a participar en los próximos, y, evidentemente, a continuar trabajando para consolidar las entidades de custodia del territorio en nuestro país.

Jordi Pagespetit i Casadevall – asesor contable y financiero externo de la xct. Domènec Xicota, SL. Junio 2008

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1. Introducción El cuaderno La gestión financiera en las entidades de custodia es fruto del trabajo de reflexión y de debate del taller que, con el mismo título, se realizó el 12 de marzo de 2008 en el marco de la Estratègia de reforçament d’entitats de custòdia del territori, de la Xarxa de Custòdia del Territori.

Las entidades de custodia trabajan a largo plazo, muchos de los proyectos llevados a cabo son largos, algunos incluso indefinidos. Por eso, es de gran importancia entender la gestión de estas entidades con esta idea de plazo, y llevar a cabo una buena gestión financiera puede contribuir a enmarcar la gestión de las entidades de custodia en el tiempo, asegurando la viabilidad a largo plazo.

El cuaderno tiene diferentes partes: Hay una primera parte de reflexión donde se sitúa el concepto de gestión financiera, su importancia en la gestión de una entidad y algunos conceptos clave para entenderla y situarla.

Una segunda parte de acción donde se describen y explican diferentes herramientas para llevar a cabo la gestión financiera en una entidad de custodia.

Después de cada capítulo hay unas orientaciones en forma de preguntas, que quieren ser una herramienta para poder aplicar lo que se expone en el contexto de cada entidad.

Finalmente, también hay un anexo con un test de autodiagnósis que ha de servir para concretar cuál es la situación de la gestión financiera en la entidad. El test ha de ayudar a saber en qué punto de partida se encuentra la organización en relación con este tema y cuáles son los objetivos que se quieren proponer como plan de mejora.

Además, en los anexos, también hay información sobre el taller y una breve bibliografía.

Esta publicación no quiere ser un manual de contabilidad, sino dar unas líneas sobre cómo actuar en gestión financiera. También hace falta señalar la dificultad de hacer un manual que sea útil para los distintos conocimientos de gestión financiera y contabilidad y de aplicación real de la materia en la práctica por parte de las entidades de custodia.

Queremos agradecer la participación de todas las personas asistentes al taller: con sus aportaciones han enriquecido el discurso y las propuestas que se expresan en todo el documento.

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PART I. REFLEXIÓN 2.

Introducción a la gestión entidades de custodia

financiera

en

las

2.1. Concepto de gestión financiera Para asegurar que los recursos se gestionen apropiadamente, en toda entidad es necesaria la gestión financiera. En las entidades de custodia es especialmente relevante, dado que su tarea en el territorio tiene un impacto a largo plazo.

La gestión financiera es la planificación, la organización, el control y el seguimiento de los recursos financieros de una organización, para conseguir los objetivos marcados.

Se ha de entender como una parte más de la gestión global de la entidad.

Es distinta de la contabilidad, que consiste en el registro de los hechos económicos de las entidades. La gestión financiera se centra sobre todo en el análisis del flujo del dinero y los valores económicos de la entidad. Para poder hacerle el seguimiento hace falta conocer cuáles son las necesidades, el uso de los recursos financieros y su gestión.

Por lo tanto, la gestión financiera no valora el impacto de los proyectos, ni determina si la entidad trabaja bien. Es una condición necesaria pero no suficiente, ya que por sí sola no puede explicar el impacto de la actividad de custodia que hace la entidad.

Los principales elementos de la gestión financiera son: -Gestión de unos recursos limitados: los fondos de los que disponen las entidades casi siempre son escasos. Por lo tanto, es importante ser conscientes de ello para utilizar los recursos disponibles de manera eficiente y alineada con los objetivos y la misión de la organización.

-Gestión del riesgo: ayuda a identificar y gestionar los riesgos existentes de manera activa y consciente, con lo cual se podrán emprender acciones para limitarlos.

Mediante una gestión financiera esmerada se podrá asegurar que los fondos disponibles se destinen de una manera coherente con los objetivos de la entidad, minimizando, además, los riesgos financieros.

-Gestión estratégica: la gestión financiera forma parte de la gestión estratégica de la entidad, con una fuerte incidencia a medio y largo plazo.

Por eso, los objetivos del área financiera siempre han de ser coherentes y estar alineados con los objetivos estratégicos.

-Gestión por objetivos: involucrar todos los objetivos de la organización, tanto los objetivos de los proyectos como los de la organización. Siempre se 6

ha de tener en cuenta que los proyectos no son algo separado de la organización.

2.2. Importancia de la gestión financiera Las entidades de custodia operan en un mundo cambiante, dinámico y exigente. En este contexto, y para asegurar la viabilidad de las entidades, las juntas y, si la hay, la gerencia, han de desarrollar el conocimiento necesario y sobre todo, la voluntad de dedicar tiempo y recursos a la gestión financiera, para lo cual, será necesario un esfuerzo de gestión. La importancia de la gestión financiera también se debe al hecho que permite hacer posible su operativa.

Este doble objetivo de hacer viable y facilitar la operativa son posibles porque la gestión financiera: -Permite conocer y organizar los recursos económicos disponibles.

-Ayuda a hacer de ellos un uso efectivo y eficiente para la consecución de los objetivos y el cumplimiento de los compromisos.

-Permite prever la necesidad y disponibilidad de recursos en el futuro, tanto de proyectos concretos como de la entidad en general.

-Ayuda a ganar el respeto y la confianza necesaria de los financiadores y otros involucrados en la entidad.

-Ayuda a generar ventajas competitivas en la gestión de unos recursos limitados.

-Ayuda a conseguir sostenibilidad a largo plazo.

-Permite conocer el coste real de cada actividad que realiza la entidad.

“Una vez identificadas las necesidades nos permite focalizar los esfuerzos y fijar los objetivos.”

“Permite acceder a los recursos. Cada vez es más necesario tener una gestión financiera más clara para acceder a los recursos, para presentar solicitudes, para redactar convenios, etc. Esto lleva también a la rendición de cuentas y transparencia.”

“Es importante analizar qué instumentos tienes al alcance para poder hacer aquello que quieres hacer.”

“Una buena gestión financiera es una buena carta de presentación, un aval en sociedad (bancos, financiadores, personas involucradas...).”

Participantes del taller

-Permite disponer de dinero en el momento en que se necesita.

-Ayuda a gestionar los cobros y pagos en el momento preciso.

-Es un elemento clave en la planificación.

El conocimiento de las herramientas de gestión financiera ayuda a gestionar las entidades y los proyectos concretos que son la propia finalidad de la entidad. A menudo, la gestión financiera se ha visto como algo ajeno, pero hace falta hacer un giro en la manera de entenderla, porque todos los proyectos desarrollados en la entidad tienen algún impacto financiero.

“Esto implica que todo el equipo somos responsables financieros de la entidad y es importante entender la corresponsabilidad de las distintas funcionalidades. Además, las entidades pequeñas y medianas no pueden departamentalizar totalmente la organización, de manera que creen un departamento responsable de la gestión financiera, ya que la estructura y dimensión de la organización no lo permiten.”

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Eficacia y eficiencia La gestión financiera permite ser eficaces siendo más eficientes.

-Eficacia: lograr los objetivos marcados.

-Eficiencia: lograr los objetivos marcados con el mejor uso posible de los recursos disponibles.

Al mismo tiempo, la gestión financiera proporciona información que sirve para la toma de decisiones. Para que esto sea posible, hay tres elementos necesarios: -Seguimiento como sistema de verificación de las operaciones, mediante la elaboración periódica de informes y el examen de auditoría.

-Esfuerzo para que se entienda el rol de las finanzas en la organización y se comprendan las causas de los problemas. Esto ha de tener un impacto tanto a nivel estratégico como operativo, así como un alcance de la propia área financiera y de toda la entidad.

-Capacitación para lograr una cultura organizativa que permita al personal no financiero entender e integrar las implicaciones financieras de su trabajo y viceversa.

Foto 1. Taller de gestión financiera en las entidades de custodia. Marzo 2008.

Figura 1. Optimización de procesos Información financiera

Información técnica

Estructura contable

Variables de proyectos

Sistemas que permitan identificar, registrar, resumir, y reportar información financiera y operativa

Información de costes, ingresos, balances, presupuestos, disponibilidad de fondos, etc

Fuente: Adaptación del curso “Manejo administrativo y financiero de proyectos de cooperación internacional”- Building Capacity Worldwide.

“A la hora de pensar la gestión financiera hemos de hacer un cambio de chip: hemos de pensar no en quién nos obliga a presentar la información financiera (financiadores, justificaciones de subvenciones, etc.), sino que la necesitamos nosotros, para que sea cuanto más real y fiel mejor, y poder conocer la realidad de la entidad.”

Dinamizador del taller

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2.3. Principios contables Aun cuando este cuaderno no habla de contabilidad, para entender los fundamentos de la gestión financiera se han de conocer los principios contables, que son la piedra angular de toda la actividad financiera y contable.

Estos principios son reconocidos internacionalmente y aplicables a cualquier tipo de organización, pública, privada y con o sin ánimo de lucro.

Constituyen el marco de referencia para el trabajo diario de las entidades en estas áreas. Gracias a los principios contables es posible determinar el resultado del ejercicio, valorar los patrimonios y establecer el contenido de las cuentas anuales, de una manera comparable entre distintas entidades.

Principio de imagen fidedigna Las cuentas anuales han de reflejar la situación real de la organización y ser una imagen fidedigna del patrimonio, la situación financiera y los resultados de la entidad.

Para que esto sea posible, la información contable ha de ser clara, exacta, relevante, útil, completa y objetiva. También es necesario que el sujeto económico (aquello que origina un movimiento contable) y el periodo al cual se refiere la información contable sean identificables. Si la información contable no tiene estas características, será imposible hacer una gestión financiera esmerada.

Así pues, para que la información contable sea útil para la gestión financiera, ha de estar disponible antes de tomar las decisiones correspondientes y se ha de poder verificar, revisar y controlar, interna y externamente.

Por eso, la información contable siempre ha de estar disponible para ser analizada, sea por miembros de la entidad u otras personas o entidades involucradas.

Principio de prudencia Este principio implica que la contabilidad tendrá en cuenta:

Ejemplos

-Sólo los beneficios reportados durante el periodo.

-La contabilización de una provisión por el riesgo de una indemnización futura a una persona trabajadora.

-Todas las pérdidas, tanto las realizadas e irreversibles como las provisiones o pérdidas potenciales.

-Las amortizaciones, independientemente del resultado esperado.

Esto implica que la contabilidad siempre reflejará la realidad de la manera más fiel posible.

-La contabilización de la pérdida que ocasiona una actuación de plantación de árboles en una finca, en el caso que se retrase por motivos climatológicos.

En ambos casos se contabilizará en el ejercicio en el que se perciba este riesgo (es una provisión) y no cuando efectivamente se produzca.

Principio de meritación Este principio es muy sencillo a la práctica, pero es difícil de explicar.

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Los gastos y los ingresos determinan el resultado económico, qué es lo que gastamos e ingresamos en un determinado periodo.

En cambio, los pagos y los cobros determinan la tesorería, o sea si tenemos dinero disponible o no.

A nivel práctico se puede dar el caso de que una entidad tenga ingresos, pero que tenga que realizar más pagos en un determinado periodo, cosa que afectará su disponibilidad de dinero (y viceversa).

A la hora de contabilizar los ingresos y gastos, se deberá realizar en el periodo en que se producen y no en el momento en que se haga el pago o cobro, ya que puede ser que sea en periodos distintos.

Dado que la contabilidad trabaja con unos periodos acotados, sin este ajuste de ingresos y gastos en los periodos reales, ésta sería imposible porque no habría unos inicios y finales claros de los periodos analizados.

Cada ejercicio ha de reflejar los ingresos que le corresponden y soportar los gastos que le son propios, así el resultado del ejercicio será el resultado de sus ingresos y gastos. Para contabilizarlos se ha de considerar la fecha de su realización y no la de su pago o cobro.

Ejemplos -Nóminas: el coste real mensual de una persona a efectos de cuenta de explotación incluye la paga mensual, prorrata de la paga extra, las vacaciones relativas, etc. Otro tema es la tesorería, ya que los pagos serán diferentes en el tiempo a los gastos y en los meses en que hay paga extra se deberá hacer frente a un pago más grande. No obstante, en la realidad no es más caro un proyecto que incluya el mes de agosto por el hecho de pagar las vacaciones que se han generado durante todo el año.

-Amortización: se debe ir contabilizando el gasto de las inversiones conforme se vayan produciendo [concepto de amortización explicado en el apartado 8.3].

-Billete de avión: el gasto se produce cuando vuelas, aunque el pago deba hacerse por adelantado.

-Proyecto: muchas veces se cobra un proyecto una vez se ha finalizado, aunque se haya trabajado durante un tiempo largo y los pagos ocasionados por el proyecto se hayan hecho mes a mes. En estos casos, y siguiendo el principio de meritación, será importante determinar los ingresos que corresponden a cada mes, para imputarlos cuando corresponden.

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El prorrateo es la manera de contabilizar los gastos y los ingresos Ejemplo para que cada periodo refleje fielmente Para facilitar el prorrateo del coste de los ingresos y los gastos que ha personal en los diferentes proyectos, generado, así se reparte el coste entre existen aplicaciones informáticas que los diferentes periodos o actividades al permiten introducir las dedicaciones de que corresponde un determinado hecho cada trabajador en los distintos económico. El más habitual es hacer el proyectos y así tener la imputación real prorrateo con base mensual o del coste en cada proyecto. trimestral, con el objetivo de reflejar la realidad económica y financiera de la entidad, a fin de que, en cada periodo se reflejen los ingresos y los gastos que le corresponden. De esta manera, la cuenta de resultados será la imagen fiel de la entidad.

Otros elementos relevantes para que el sistema contable pueda aportar información útil: -La actualización: los hechos contables se han de registrar en el momento en que se producen. Por ejemplo, cuando una Entidad de Custodia del Territorio (ECT) recibe una subvención es en el momento en que se ha de contabilizar.

-El precio de adquisición o coste de producción: todos los bienes, derechos y obligaciones se deberán contabilizar según su precio de adquisición o coste de producción. Por ejemplo, cuando se compra un ordenador, se deberá contabilizar el precio que se ha pagado.

-La vocación de futuro: la entidad tiene una vocación de duración indefinida y, por lo tanto, la contabilidad refleja la continuidad del funcionamiento.

-La continuidad de criterios: es necesaria la continuidad en el tiempo de los criterios de valoración y la estructura de los informes financieros, para hacer posible la comparación y obtener aprendizajes. Es decir, de un año para otro no se pueden cambiar completamente los criterios de contabilización con el fin de asegurar así la coherencia en el tiempo y poder trabajar en el futuro con la información financiera.

-La integridad: es necesario recoger todas las operaciones del periodo y, por lo tanto, no pueden quedar hechos contables pendientes de registrar al finalizar el ejercicio. Por ejemplo, si una ECT compra muebles de oficina a finales de año pero no los tendrá físicamente hasta principios del año siguiente, igualmente se tendrá que contabilizar en el periodo en que se ha producido la adquisición del mobiliario.

-La justificación: toda información contable se ha de poder justificar documentalmente. Así pues, es importante conservar los documentos, facturas, y otra documentación, que explique la evolución del periodo.

Además, esta información se ha de conservar durante el tiempo que determine la ley, normalmente 5 años.

-La no compensación entre diferentes fuentes contables: no se pueden aglutinar dos operaciones en un registro. Por ejemplo, si una entidad realiza una compraventa de una finca de valor natural, deberá contabilizar las dos operaciones y no el saldo resultante del proceso.

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-La importancia relativa: todos estos principios son de necesaria aplicación para garantizar la utilidad de la información. No obstante, se puede admitir la no aplicación estricta de algún punto cuando la importancia relativa en términos cuantitativos de la variación que se derive de ello sea poco significativa.

2.4. Límites de la gestión financiera Las fronteras de la gestión financiera no siempre son claras con otras áreas, como la contabilidad, la financiación y la rendición de cuentas. Aun cuando no son lo mismo, se han de tener presentes porque las informaciones que proporcionen cada una de ellas son complementarias y necesarias para poder llegar a tomar las decisiones oportunas.

Figura 2. Los límites de la gestión financiera

Contabilidad

Financiación Gestión financiera

Rendición de cuentas Fuente: Observatorio del Tercer Sector.

-La contabilidad es el conjunto de herramientas que permite recoger, clasificar y sintetizar los hechos que afectan el patrimonio de la entidad, expresan la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la gestión de la entidad.

Es importante tomarse la contabilidad más allá del cumplimiento de la legalidad para que pueda ser una herramienta útil para tomar decisiones en la gestión de la entidad, especialmente del ámbito financiero.

-La rendición de cuentas se refiere a la explicación de aspectos organizativos tales como la razón de ser y los valores de la entidad, las actividades y su impacto, la financiación, el equipo y las políticas de gestión y el desarrollo de personas, la visión que tiene de la sociedad, las políticas de comunicación, etc. En este sentido, la rendición de cuentas en el marco de las entidades del tercer sector va más allá de los números y Foto 2. Asamblea anual xct, 2008. se plantea desde una visión global del

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funcionamiento y de las actividades de la organización.

Se presentan las cuentas anuales [explicadas en detalle en el apartado 5 del cuaderno] a las personas interesadas en el funcionamiento de la entidad (órganos de gobierno, dirección, donantes, Administración, etc.). Las cuentas anuales, junto al correspondiente informe, pueden llegar a ser una carta de presentación de la organización muy importante porque expresan lo que ha sido la gestión de la entidad. Por eso los informes anuales han de: -Ser un reflejo de la organización.

-Ayudar a la promoción del trabajo de la entidad.

-Satisfacer las necesidades de información de las personas destinatarias.

-Cumplir los requisitos de la auditoría (más adelante se explica en detalle qué es la auditoría).

Uno de los objetivos de la rendición de cuentas es mostrar a las fuentes financiadoras donantes que los fondos han sido utilizados para el propósito que se pensó y se comunicó. Actuando con transparencia también se conseguirá credibilidad y se desarrollará una confianza que revertirá en que futuras financiaciones puedan llegar a tiempo.

En esta línea, la transparencia es el grado de información y la actitud con la que se afronta la rendición de cuentas. Así, la transparencia no es algo absoluto, sino que está influenciada por variables como los valores organizativos, la actividad realizada, las personas destinatarias de las actuaciones, la cultura participativa de la organización o el entorno social, entre otros. Lejos de eludir responsabilidades, este concepto de transparencia implica obligaciones derivadas de la coherencia con la misión y los valores de cada organización.

Si las cuentas anuales de una organización no lucrativa muestran un gran fondo acumulado, puede dar la impresión de que la organización dispone de buenos recursos y los financiadores/as se pueden inclinar por dar apoyo a otras iniciativas. No obstante, hay muy buenas razones por las cuales una entidad obtiene beneficios y reservas. Si es así se deberá detallar una explicación detallando los motivos en el informe, para hacer ver a las fuentes financiadoras potenciales que su apoyo es igualmente necesario.

Además, en el caso de las entidades de custodia, dado que adquieren propiedades y derechos, la creación de un fondo es especialmente relevante. [La creación de fondo de capitalización se explica en el apartado 8.2.].

-La financiación es la obtención de los recursos necesarios para poder lograr la misión de la entidad. Las organizaciones no lucrativas pueden obtener recursos de diferentes fuentes: particulares, administraciones públicas, empresas, etc. El hecho de escoger una u otra fuente de financiación implica tomar una decisión estratégica para la entidad. Pese a la importancia de esta decisión, normalmente las entidades no disponen de autonomía total para afrontarla. Como resultado de la forma de financiación de la organización, la entidad tendrá unas ventajas y unos inconvenientes en relación a: -El grado de riesgo: en general, cuantas menos fuentes de financiación, más grande es el riesgo de no disponer de recursos que tendrá la entidad a

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medio y largo plazo. Para disminuir este riesgo, es recomendable diversificar las fuentes de financiación.

-La dependencia: para disminuir el riesgo, es recomendable disminuir la dependencia de las fuentes financiadoras, hecho que implica conseguir una gran base social que genere recursos propios (cuotas, donaciones, etc.).

-La complejidad de gestión: pero se ha de tener en cuenta que la fragmentación de la financiación en diferentes fuentes implica destinar más recursos para su gestión.

Posibilidades de financiación de la custodia -Capital propio.

-Ayudas y subvenciones.

-Personas (mecenas personales, donaciones, bonos de contribución, socios).

-Productos financieros (pólizas de crédito que permitan solucionar los desajustes temporales entre gastos e ingresos, financiación de subvenciones, créditos para inversión, inversores de capital, banca ética, cooperativas de financiación de economía social).

-La tesorería (necesidades de financiación): se ha de considerar la relación entre los pagos y los cobros y -Patrocinio, mecenazgo y responsabilidad sus implicaciones. Por ejemplo, la social de la empresa. mayoría de subvenciones se cobran -Merchandising. una vez se ha realizado el proyecto, -Colaboración entre organizaciones. cuando se pueden justificar los gastos.

Por lo tanto, se deberá pensar en -Otros: voluntariado, donaciones en cómo financiar el proyecto durante especie, avales, difusión de la entidad. este periodo. Algunas veces también Más información: hay retraso en el cobro una vez ya se www.custodiaterritori.org/com_financ.php ha justificado el proyecto, lo cual provoca necesidades de tesorería. En algunas ocasiones, y como consecuencia de las necesidades de tesorería, se hace necesario contratar pólizas de crédito de elevado coste y que necesitan aval.

Ejemplo El año 2006 la Xarxa de Custòdia del Territori ha destinado un 1.25% de la cantidad financiada a corto plazo a gastos financieros, derivados de esta financiación. Respecto al total de los gastos del año, las financieras han supuesto un 0.50%, aproximadamente.

[Ver figuras 6 y 7].

Foto 3. Taller de gestión financiera en las entidades de custodia. Marzo 2008.

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Foto 4. “Bono de ayuda" para contribuir a los gastos de adquisición de una finca. Acció Ecologista Agró, primavera de 2008.

3. Entender las cuentas 3.1. Conceptos básicos Antes de entrar en la explicación de cómo hay que llevar a cabo la gestión financiera, es importante aclarar algunos conceptos básicos: Los costes son el consumo, valorado en dinero, de los bienes y servicios necesarios para la consecución del Ejemplos de diferentes tipos de coste objetivo de la entidad.

Los gastos originan los pagos a que ha de hacer frente la entidad para realizar la actividad.

-Los costes de personal son necesarios para la consecución del objetivo de la entidad, implican un gasto y su pago correspondiente.

-Las dotaciones a la amortización de la Una entidad incurre en costes inmovilidad son un coste que no comportan un cuando están dedicados a la pago. actividad propia de la entidad y, por lo tanto se esperan recuperar con ingresos futuros. El concepto de gasto es más amplio y engloba los costes y otros gastos que una Ejemplos de distinción entre inversión y entidad tiene. Sólo cuando los gasto. Actuaciones de gestión y mejora de gastos representan consumos en hábitats y patrimonio en fincas los procesos de la actividad de la entidad estaremos ante gastos Se considera inversión cuando hay una revalorización de los terrenos donde se actúa que son costes. (apertura de un camino, instalación de vallas,

Una inversión es la adquisición plafones, etc.). de bienes inmuebles, fincas en Cuando se trata de una gestión tipo mantepropiedad, maquinaria, vehículos nimiento (limpieza vegetación, mantenimiento y otros elementos del activo de caminos, etc.) es un gasto. inmovilizado (material, inmaterial, como por ejemplo, equipamiento informático o financiero). Las inversiones se convierten en coste a medida que se van aplicando las dotaciones a la amortización a lo largo de su vida útil, como reflejo de su pérdida de valor por el transcurso del tiempo. [La amortización está explicada en el apartado 8.3.]. Esta pérdida de valor representa un coste en cuanto que se considera que se ha incurrido como consecuencia de la actividad ordinaria de la entidad.

Lo que se contrapone a los gatos son los ingresos, es decir, toda cantidad de dinero que entra en la entidad, sea o no producida por la actividad propia de la entidad.

Los cobros y pagos se consideran en el campo de los movimientos de tesorería (dinero disponible). Los cobros corresponden a la entrada de fondos y los pagos a la salida.

“No se ha de confundir el hecho no lucrativo con el hecho de no tener beneficio. De hecho, es recomendable que las entidades no lucrativas tengan beneficio. Lo que no se podrá hacer nunca es repartirlo, sino que se ha de reinvertir en la propia organización.”

Dinamizador del taller

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Los hechos contables son los actos o transacciones que, teniendo consecuencias de tipo económico, afectan el patrimonio de la entidad.

Ingreso Gasto

Cobro Pago

Beneficio

Pérdida

3.2. Grupos contables Los grupos contables representan la manera de clasificar los hechos contables según su naturaleza. Teniendo claro los grupos se podrá entender y clasificar rápidamente el funcionamiento y la naturaleza de la contabilidad como reflejo de los hechos contables.

Se establece una clasificación de las cuentas por naturaleza, según el hecho contable de que se trata.

Sobre esta clasificación se fomenta la gestión financiera, ya que para leer los informes financieros, como el balance o la cuenta de explotación, es necesario entender estos grupos y saber la naturaleza de los distintos hechos contables.

Hay 7 grupos contables: cinco de cuentas de situación y dos de cuentas de gestión.

Las cuentas de situación son aquellas que reflejan circunstancias permanentes en la entidad, y se traspasan de un ejercicio al siguiente; son las cuentas que irán al balance.

Las cuentas de gestión son las que determinan el resultado de la entidad y no se traspasan entre ejercicios, a medida que dentro de un ejercicio se vayan generando, se irán originando las pérdidas y las ganancias; son las cuentas que irán a la cuenta de resultados. [Los balances y la cuenta de resultados están explicados en el apartado 5].

Las cuentas se describen mediante dígitos: los tres primeros están establecidos por el PGC (Plan General Contable). Después, cada entidad le puede añadir según sus necesidades y el grado de detalle que necesite.

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Figura 3. Grupos contables. Contenidos y ejemplos CUENTAS DE SITUACIÓN: GRUPOS 1, 2, 3, 4 y 5 Grupo 1. Financiación básica Fondo social de la entidad 111 Reservas voluntarias

Creación de un fondo de sostenibilidad con el excedente de ejercicios anteriores.

170 Deudas a largo plazo con entidades de crédito

Préstamo concedido por la compra de un terreno, con un vencimiento a 10 años por parte de una entidad bancaria.

Grupo 2. Inmovilizado

Bienes de la entidad

220 Terrenos y bienes naturales

Valor de un terreno que la entidad tiene en posesión. Se ha de destacar que de los inmovilizados materiales, los terrenos es la única cuenta que no sufre pérdida de valor, no se ha de amortizar.

Grupo 3. Existencias

Material que tiene la entidad para trabajar

310 Materias primeras

Materias primeras para la elaboración de los productos de mercado de custodia.

Grupo 4. Acreedores y deudores

Recursos que la entidad debe o le deben a corto plazo

400 Proveedores

Dinero que se debe a proveedores.

431 Clientes, efectos comerciales para cobrar

Clientes que deben dinero, por la venta de mershandising de la entidad.

Grupo 5. Cuentas financieras 520 Deudas a corto plazo con entidades de crédito 571 Caja

Derechos y deberes a corto plazo, operación financiera Dinero que la entidad debe, por un préstamo recibido, con un vencimiento inferior a un año.

Dinero que la entidad tiene en efectivo en la entidad, en la “caja pequeña”.

CUENTAS DE GESTIÓN: GRUPOS 6 y 7 Grupo 6. Compras y gastos

Recursos que la entidad ha gastado

600 Compras de bienes destinados a la actividad

Compra de herramientas y enseres para la gestión del campo.

640 Sueldos y salarios

Salarios del equipo.

Dinero que la entidad ha facturado o recibido

Grupo 7. Ventas e ingresos 700 Venta de producción propia 740 Subvenciones oficiales a la explotación

Ingresos por la venta de productos del mercado de custodia.

Ingresos recibidos por una subvención concedida por parte del ayuntamiento, por la realización de un proyecto de custodia.

Fuente: Observatorio del Tercer Sector, a partir de una adaptación de Plan General Contable.

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PARTE II. ACCIÓN 4. Preparados para la acción 4.1. Las personas responsables Tal y como se ha explicado, la gestión financiera forma parte de la gestión estratégica de la organización. Este hecho implica que la dirección ejecutiva y el órgano de gobierno están directamente implicados en el funcionamiento financiero de la entidad, aun cuando se delegue en la gerencia o en la persona responsable financiera si la hubiera.

Además, con el objetivo de aumentar su utilidad y para facilitar la toma de decisiones, debe haber una corresponsabilidad entre la persona que tiene asignada la responsabilidad financiera y las personas responsables de los distintos proyectos de la entidad.

-Órgano de gobierno: es el responsable legal de la gestión de la organización y es el encargado de marcar las estrategias y las políticas. Como máximos representantes de la entidad, las personas miembro del órgano de gobierno son las responsables últimas de la gestión financiera de la entidad.

-Dirección ejecutiva: el órgano de gobierno delega las responsabilidades Foto 5. Consejo de la xct, Can Deu, Fundació Caixa a la dirección ejecutiva. La dirección Sabadell. Junio 2007. ejecutiva será la que después vaya delegando responsabilidades al personal de la entidad.

-Área financiera: es la persona o el departamento de la organización encargada/o de implementar las políticas financieras y de hacer el seguimiento más operativo.

-Un esfuerzo de equipo: en la práctica, todas las personas que trabajan por los objetivos de la entidad tienen parte de responsabilidad en la gestión financiera. Las personas responsables de proyectos, como parte del equipo, se han de responsabilizar de la gestión financiera de cada proyecto.

El rol de la gestión financiera es ayudar a tomar decisiones: una vez está clara la misión de la organización, se ha de determinar cómo se han de gestionar y utilizar los fondos disponibles para poder lograrla.

Foto 6. Trabajo en equipo.

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Se han de establecer los procedimientos necesarios para fomentar la participación y la implicación de las diferentes personas del equipo en la gestión financiera de la entidad, incorporando estos mecanismos en la operativa diaria. Se puede comenzar, por ejemplo, incorporando a las personas responsables del proyecto en la elaboración del presupuesto anual y en el seguimiento que se establezca. También se pueden asignar controles ordinarios como la supervisión de facturas o el seguimiento de gastos del proyecto.

4.2. Proceso de gestión financiera -Planificación: la primera fase siempre ha de incluir el establecimiento de los objetivos y las actividades planificadas en clave financiera. Se indicarán los costes involucrados en la iniciación de las actividades y las fuentes de dónde se obtendrán los recursos. Es importante en esta fase ser proactivo y anticiparse, para minimizar los riesgos financieros que se puedan derivar de las actividades. En el momento de la planificación es cuando se han de analizar las diferentes alternativas disponibles para seleccionar la que más convenga.

Algunas herramientas de planificación: plan estratégico, plan de negocio, plan de actividades, presupuestos, plan de trabajo, plan de tesorería, escandallo de proyecto, etc.

-Ejecución: es en esta etapa cuando se coordinan los recursos disponibles (incluye recursos humanos, de equipamiento y financieros), para poder aplicarlos a los procesos y actividades. Se debe especificar qué actividades y responsabilidades deben desarrollarse, cuándo y quién lo tiene que hacer.

Algunas

herramientas

de

organigramas, descripciones de trabajo, plan de cuentas, manual de finanzas, Figura 4. Proceso de gestión financiera presupuestos, etc.

Control y seguimiento

ejecución:

Planificació

Ejecución

Fuente: Observatorio del Tercer Sector.

-Seguimiento y control: es la fase que permitirá conocer la eficiencia de trabajo y posibles vías de mejora. Es cuando se elaborarán los informes, tanto regulares como puntuales, para evaluar la efectividad de los planes, identificar las debilidades y poder emprender acciones correctivas.

Algunos informes de seguimiento: de evaluación, de seguimiento de presupuestos, de flujo de caja, de proyectos, a donantes, de las auditoras, etc.

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En proyectos de larga duración o indefinidos, este proceso se va repitiendo sucesivamente. Entre todas las fases que configuran la gestión financiera ha de existir coherencia.

Otras consideraciones que hay que tener en cuenta a la hora de definir el proceso de gestión financiera El proceso de gestión financiera forma parte del proceso estratégico de la organización. Es por esto que se ha de considerar el hecho de mantener la estructura financiera a lo largo del tiempo. A medio plazo de tres a cinco años, sí que se pueden plantear modificaciones, ya que se trata de un proceso de gestión financiera, y en todo proceso hay englobada la idea de plazo, de planificación, etc. En la medida en que una organización se va adaptando al entorno, podrá ser más eficiente y competitiva en un contexto de recursos escasos, por el hecho de ser capaz de gestionar los recursos financieros de manera óptima.

Toda entidad puede hacer actividades que comporten pérdidas, obviamente siempre que no sean todas. Además, se deberá valorar la importancia estratégica de estas actividades para la organización, para decidir si se asumen las pérdidas o no. Es importante una reflexión interna continuada que evite que aquellas actividades con pérdidas, que están lejos de las prioridades estratégicas, se conviertan en las principales actividades de la organización.

Toda entidad tiene una necesidad de respuesta financiera rápida. En el caso de las ECT, algunos casos específicos en que se daría la situación de necesidad de respuesta financiera rápida son: -La compraventa de bienes o derechos de fincas en custodia: lo podrán hacer las entidades que tengan fondos de reserva o capacidad de endeudamiento para hacerlo. Actualmente, en Cataluña, las entidades grandes lo tienen muy resuelto pero las pequeñas no, y por lo tanto sólo pueden hacerlo en caso de acceder a ayudas y a financiación externas, o buscando formas imaginativas.

-Actuaciones urgentes de gestión de hábitats o fincas: se dará en lugares donde la entidad de custodia sea la responsable directa de la gestión y por lo tanto deberá prever imprevistos como el vandalismo, las plagas, los fenómenos atmosféricos, etc. Ella será quien tenga de responder y, consecuentemente, podrá tener una necesidad de financiación específica.

-Actuaciones legales ante incumplimientos de custodia: la mayoría de acuerdos en Cataluña prevén que en caso de incumplimiento se solucionará mediante personas mediadoras, jueces o juezas de paz, etc. (en la mayoría de casos lo especifica el propio acuerdo). En principio no son procesos demasiado costosos, pero hace falta un fondo de garantía para iniciar procesos legales en caso de incumplimientos de los acuerdos por parte de las personas propietarias. Para que una entidad esté cubierta en este sentido, se puede destinar una cantidad de dinero al fondo cada vez que se firma un acuerdo, por ejemplo. En definitiva, en caso de encontrarse ante un caso de incumplimiento, la entidad ha de poder reaccionar y hacer frente a la situación.

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“Cuando un propietario y una entidad firman un acuerdo de custodia, nos encontramos al inicio de una nueva oportunidad de conservación del patrimonio. La xct recomienda a las entidades de custodia que esta forma sea para un mínimo de 10 años. Por eso, después de firmarse el acuerdo comienza un reto común entre las entidades y los propietarios, velar por la custodia de los valores que se quieren mantener o proteger a largo plazo. (…) Hoy la perpetuidad, la recesión y el incumplimiento de los acuerdos de custodia comienzan a ser una materia prioritaria para las entidades de custodia de los EUA. (…) Land Trust Alliance (LTA) destaca la necesidad de que el movimiento de la custodia en los EUA trabaje intensamente para explicar al público y proteger legalmente y socialmente los acuerdos de custodia. Ahora LTA ha creado, y está buscando patrocinadores/as, para un fondo de reserva que ayude a defender la legalidad y el valor social de los acuerdos de custodia, y sigue promoviendo cursos sobre fondos de seguimiento y gestión a largo plazo de acuerdos de custodia.”

(Artículo de Jordi Pietx, en el boletín de la xct, junio 2008).

Para hacer frente a estos potenciales incumplimientos de los acuerdos de custodia, las entidades tendrán una necesidad de financiación rápida, si se diera el caso.

ORIENTACIÓN PARA LA REFLEXIÓN -¿Quién es la persona responsable de la gestión financiera?

-¿En qué grado las personas responsables de proyectos participan en la gestión financiera?

-¿La entidad tiene establecido y definido un proceso de gestión financiera?

-¿Cómo se ha definido el proceso de gestión financiera? ¿Se ha hecho conjuntamente?

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5. Los informes financieros 5.1. Importancia de los informes financieros Los informes financieros permiten obtener información sobre cómo se gestiona la entidad y consecuentemente, tomar decisiones estratégicas.

Los informes financieros permitirán tomar decisiones para mejorar el funcionamiento de la organización.

Los informes financieros muestran, resumidamente, lo siguiente: -Las fuentes de financiación.

-Para qué propósito se ha recibido la financiación.

-Dónde se ha destinado la financiación.

-Cuáles son los resultados de cada actividad o proyecto.

Los informes financieros son: el balance de situación, la cuenta de resultados y la memoria económica, donde se explicará en detalle la información recogida en los dos primeros. La memoria, a partir del año 2008, con la entrada en vigencia del nuevo Plan Contable, ha de incluir dos nuevos estados financieros: el estado de flujos de efectivo y el estado de cambios en el patrimonio neto.

La ley de asociaciones prevé la aprobación de los informes anuales por parte del órgano de gobierno, aunque no especifica que se hayan de depositar en todos los casos. Si la entidad es considerada de utilidad pública, además, tienen la obligación de depositarlas en el Registre d’Associacions. En el caso de las fundaciones, el patronato es el encargado de revisar y velar por las cuentas anuales. Las entidades de carácter público tienen procedimientos diferentes, que no se tratan aquí.

5.2. El público destinatario de los informes financieros Los informes financieros son relevantes en diferente grado para los colectivos involucrados de la entidad: para el equipo de trabajo, para el órgano de gobierno, para los donantes actuales y/o potenciales o bien para las personas interesadas en la actividad y el funcionamiento de la organización. Es importante que cada entidad piense e identifique las personas y/o entidades que pueden ser los destinatarios de los informes financieros, aunque en general los destinatarios son los involucrados de la organización.

Colectivos o personas involucrados Los involucrados (en inglés, stakeholders) son todas aquellas personas interesadas en la actividad o en el funcionamiento de la entidad y que pueden afectar su resultado o bien estar afectadas por el funcionamiento de la organización.

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Figura 5. ¿Quién necesita la información financiera?

Colectivos y personas involucrados

Utilidad de la información

Órgano de gobierno

Supervisar cómo se usan los recursos para los objetivos de la organización.

Dirección

Supervisar cómo se usan los fondos de los proyectos, especialmente para compararlo con los planes originales. Puede servir para planificar mejor en un futuro.

Equipo del proyecto

Conocer los recursos disponibles para los proyectos y en qué se han gastado éstos.

Equipo de finanzas o personas que llevan la responsabilidad financiera

Asegurar la disponibilidad de los recursos necesarios para el funcionamiento de la organización.

Público destinatario de los proyectos

Propietarios con acuerdos, ayuntamientos, voluntarios y voluntarias, etc. Conocer el valor de los servicios de los que se benefician.

Financiadoras, personas asociadas y colaboradores y colaboradoras directos

Asegurar que los fondos se usan como se acordó y que los objetivos de los proyectos se cumplen. Puede ayudar a considerar una nueva financiación en un futuro.

Administraciones

Asegurar entidad.

Público en general

Conocer lo que ingresa y gasta la entidad durante el año y en qué se utiliza el dinero.

la

regularidad

fiscal

de

Fuente: Gestión financiera práctica para ONGs –Asegurando los elementos básicos-, MANGO, Oxford (Lewis, T. 2006).

5.3. Balance El balance es una fotografía instantánea del patrimonio organizativo en un momento dado y su objetivo es ser un reflejo fiel de la situación económica de la entidad.

El balance es una fotografía que ilustra el patrimonio de una entidad valorizado económicamente.

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la

Refleja la situación patrimonial de la entidad: aquí encontramos el activo (el conjunto de bienes y derechos que forman parte del patrimonio) y el pasivo (el conjunto de obligaciones que forman parte del patrimonio).

El patrimonio es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones que tiene la entidad.

Por ejemplo, se podría considerar hacer el balance de una persona: recogería todo lo que esta persona tiene (piso, coche, muebles, dinero disponible en la cuenta corriente, etc.) en el activo, y todo lo que ha facilitado que lo tuviese, como financiación (hipoteca, crédito personal, fondos propios, etc.) en el pasivo.

Los bienes y derechos de una entidad tienen el mismo valor que las obligaciones concretas para adquirirlos.

El activo El activo recoge en qué se ha invertido el dinero de la entidad, el conjunto de bienes y derechos. El activo está formado por el inmovilizado y el circular: El inmovilizado es aquello en lo que se invierte y permanece en la organización por un tiempo superior a un año.

-Inmovilizado material: son las inversiones tangibles y en general van sufriendo una pérdida de valor a lo largo del tiempo. Por ejemplo, gastos de terrenos, edificios, maquinaria, elementos de transporte, mobiliario, etc.

-Inmovilizado inmaterial: se trata de inmovilizados reales, de naturaleza intangible, que se pueden vender. También pierden valor a lo largo del tiempo. Gastos de investigación, aplicaciones informáticas, concesiones administrativas, etc.

-Inmovilizado financiero: son las inversiones realizadas con la voluntad de que permanezcan por un periodo superior a un año en la entidad. Pueden ser participaciones, créditos concedidos, etc.

El circulante está constituido por aquellas cuentas que representan bienes y derechos, que permanezcan en la entidad por un periodo igual o inferior a un año; están permanentemente en transformación y forman parte del patrimonio de manera transitoria.

-Existencias: materiales, materias primeras, productos, herramientas de gestión del campo, etc.

-Deudores, socios, etc.

-Disponible: bancos, caja.

El pasivo El pasivo bienes y ejercicio, pasivo ya

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recoge de dónde se han sacado los recursos para invertir en derechos. En el pasivo también se encuentra el resultado del los beneficios o las pérdidas. Esta partida se encuentra en el que si una entidad ha tenido beneficios lo que hace es aumentar

los fondos (parte de financiación de la entidad en el pasivo), mientras que si ha tenido pérdidas éstos disminuyen.

-No exigible: capital propio, reservas (los recursos permanentes).

-Exigible a largo plazo: deudas a terceros que tienen el vencimiento en un plazo superior a un año. Personas acreedoras, prestamistas y proveedoras (menos de un año).

-Exigible a corto plazo: deudas a terceros que tienen el vencimiento en un plazo no superior a un año. Personas acreedoras, prestamistas y proveedoras (menos de un año).

-Resultado de la cuenta de resultados: pérdidas o ganancias.

El balance refleja un momento en el tiempo. Se ha de considerar su importancia, ya que pone de manifiesto la situación patrimonial de la entidad en el momento de la fotografía, y es la consecuencia de una actividad pasada. A veces, dado que la mayoría de entidades están fuertemente orientadas a la acción, no se le da la importancia que tiene.

Figura 6: Balance de situación xct, 2006

Fuente: Informe auditoría 2006. Disponible en www.custodiaterritori.org.

Algunas de las informaciones que proporciona el balance son: -Conocimiento de la situación de la entidad a través de la composición o la estructura de su patrimonio. El balance pone de manifiesto el estado de salud de la organización. Permite saber si la entidad está fuertemente endeudada, si le deben mucho dinero, si ha realizado muchas o pocas inversiones, los fondos propios de que dispone, etc.

-Determinación del resultado correspondiente al periodo que el balance cierra.

-Posibilidad de conocer la evolución de la organización, mediante la comparación con balances anteriores.

-Posibilidad de analizar sus diferentes componentes.

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La ley exige que el balance se haga al menos anualmente, una vez se ha hecho el cierre del ejercicio. El balance es uno de los informes anuales que han de ser aprobados por el órgano de gobierno. Sin embargo, hacer más balances durante el año puede ayudar a profundizar en la información financiera y a tomar decisiones de una manera más fácil.

“En la cuenta de explotación tenemos el reflejo de la actividad de la entidad, es por esto normal dedicarle más esfuerzos y análisis. Pero también hemos de entender el valor del balance para ganar equilibrio en la gestión de la entidad.”

“Todos los problemas de gestión del crecimiento vienen de desequilibrios en el balance.”

“Uno de los retos de la gestión financiera es utilizar bien el balance.”

Participantes del taller

5.4. Cuenta de resultados La cuenta de resultados (que también se denomina cuenta de explotación o cuenta de pérdidas y ganancias) refleja la gestión económica de la organización en un periodo determinado: la diferencia entre los ingresos y los gastos da el beneficio o pérdida en un periodo concreto. Si no se indica el contrario en los estatutos de la organización, se entiende que el periodo habitual es un año natural.

La cuenta de resultados recoge los ingresos y gastos de la organización o de un proyecto concreto durante un periodo de tiempo.

Debe recoger todos los gastos del periodo. Los gastos son los consumos necesarios para llevar a cabo la actividad, y son materiales fungibles, ya que si fuesen inversiones (duración superior a un año) irían al balance. Por ejemplo, gastos de personal, alquileres, transporte, teléfono, agua, luz, servicios exteriores, materiales, seguros, publicidad, comisiones, amortizaciones, etc.

Igualmente, debe recoger los ingresos que pueden tener procedencias diferentes (ordinarios -propios de la actividad de la entidad- o extraordinarios). Los ingresos son las rentas derivadas de la realización de la actividad y otros que permitirán llevar a cabo distintas actividades. Por ejemplo, cuotas de socios, subvenciones, ingresos derivados de la actividad, venta de comercio, etc.

El resultado económico de un ejercicio es la diferencia entre los ingresos y los gastos. La periodicidad puede ser variada: semanal, mensual, trimestral, anual, etc., en función de las necesidades del proyecto o de la entidad.

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Figura 7. Cuenta de resultados de la xct del año 2006

Fuente: Memoria 2006. Disponible en www.custodiaterritori.org.

Igual que en el caso del balance, la cuenta de resultados se tiene que realizar anualmente, pero si una organización considerase oportuno hacer más durante el año, dispondrá de más información, lo que puede ayudar a tomar decisiones de una manera más óptima.

5.5. Otros informes de gestión Existen otros informes de gestión, para facilitar la toma de decisiones, que están dirigidos a la gestión específica de la entidad y de los programas o actividades llevados a cabo.

Ejemplos de informes de gestión -Cuenta de resultados mensual.

-Control presupuestario: a partir del presupuesto anual se hace el seguimiento trimestral y su actualización, para analizar la comparativa entre el presupuesto aprobado y el de seguimiento. También se realizan previsiones de cierre.

Algunos de los informes específicos podrían tener una periodicidad -Plan de tesorería y control mensual. mensual o trimestral, por ejemplo de -Indicadores de gestión. seguimiento sobre algunas áreas concretas o bien de la entidad en -Informes por proyectos. general (mientras que los informes de aprobación obligatoria son anuales). Pueden ser informes específicos preparados por personas directamente implicadas en el proyecto, indicadores especiales para evaluar el funcionamiento de la organización, etc.

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5.6. Auditoría Una auditoría es un examen independiente de los registros, procedimientos y actividades de una organización, para comprobar que las cuentas reflejan fielmente la realidad de la entidad, en términos económicos, financieros y patrimoniales. El objetivo de la auditoría es certificar que los criterios de contabilización sean los correctos. Este proceso lleva a la elaboración de un informe donde se destaca la opinión del/de la auditor/a respecto a la situación financiera de la entidad.

La auditoría de los Estados Contables consiste en el examen de la información que contienen por parte de un/a auditor/a independiente a la entidad. El propósito de este examen es determinar si las cuentas están elaboradas de manera coherente con las normas contables vigentes, para validar la información económica de la entidad.

Una vez se han realizado los procedimientos que el/la auditor/a considere oportunos, ha de emitir una opinión favorable o desfavorable sobre si los Estados Contables reflejan la realidad patrimonial y financiera de la organización auditada.

La auditoría da credibilidad y transparencia a la organización que la realiza y a sus cuentas y, por lo tanto, ayuda a fomentar la confianza en la organización. Aún así, no se puede pretender que sea la única herramienta disponible para crear esta confianza, ya que éste no es su papel.

“En todas las entidades de custodia, por el sector donde trabajamos y la responsabilidad social que tenemos, nos llegará la auditoría. Lo tenemos que asumir con espíritu positivo para crear esta relación de confianza para que la auditoría represente una oportunidad de mejora para la entidad.”

Dinamizador del taller

La auditoría externa es realizada por una persona experta en la contabilidad de los libros y registros contables de una entidad para opinar sobre la racionabilidad de la información que contienen y sobre los cumplimientos de las normas contables.

La auditoría interna es el proceso de revisión de las cuentas y de la gestión financiera por parte de una persona experta interna a la organización. El objetivo principal es el de llevar un control interno de la propia gestión financiera, para mejorarla en la medida que se pueda.

El trabajo con las personas auditoras: -Es recomendable implicar a las personas auditoras a priori, para construir una relación positiva basada en la confianza.

-Los criterios de las personas que hacen la auditoría son públicos, por lo que es recomendable hacer una revisión interna previa.

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-Más allá de la revisión: trabajo conjunto para crear criterios de gestión. La auditoría no se ha de entender sólo como un examen, un control sobre la manera de hacer de la entidad. Será más positivo si se entiende como un trabajo conjunto para crear y mejorar los criterios de gestión financiera.

-Se ha de ver a las personas auditoras como socias para garantizar la calidad del trabajo financiero y riguroso de la entidad.

-La relación de confianza con la persona auditora es básica. A la larga, se debería conseguir el suficiente grado de confianza como para anticiparse y preguntar a la auditoría cómo hacer las cosas.

ORIENTACIÓN PARA LA REFLEXIÓN -¿Qué informes financieros se elaboran en la entidad?

-¿Con qué periodicidad se elaboran y actualizan los informes financieros?

-¿En qué grado se utilizan para tomar decisiones estratégicas?

-¿Se ha elaborado un plan de trabajo para la realización y actualización de los informes financieros?

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6. La gestión presupuestaria 6.1. El presupuesto Es la previsión económica de lo que sucederá en el futuro: es la cantidad de dinero que una organización planifica ingresar y gastar globalmente o para un fin específico, en un periodo de tiempo determinado.

El presupuesto es una herramienta de planificación, decisión, coordinación y control de la entidad.

La importancia del presupuesto deriva de que las previsiones o estimaciones sobre el futuro implican un elevado grado de incertidumbre. El presupuesto es la herramienta que permitirá conocer el nivel de desviaciones entre la previsión y la realidad de los ingresos y gastos de un periodo para poder corregirlas a medida que se conocen y poder tomar mejores decisiones en el futuro.

Figura 8. Presupuesto

Fuente: Xarxa de Custòdia del Territori.

Recomendaciones -Hacer una previsión de los gastos e ingresos que se producirán.

-Realizar un presupuesto global de la entidad y otros específicos con un mayor grado de detalle según la temática (por ejemplo, por proyecto).

-Hacer un seguimiento del presupuesto, puesto que sino pierde su sentido de planificación.

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-Llevar a cabo un control de las desviaciones presupuestarias y ver si se pueden corregir.

Para toda entidad es relevante ser solvente, y para conseguirlo, los presupuestos suponen la herramienta más apropiada ya que permitirán: -Ajustar los planes, actividades y proyectos.

-Gastar el dinero de una manera eficiente.

-Conseguir los objetivos específicos de la entidad.

-Buscar financiación de otras fuentes si fuera necesario.

Un presupuesto elaborado por las personas responsables de los proyectos, revisado y validado por la persona responsable financiera y la dirección es una de las mejores herramientas para conseguir una organización en la que sus personas miembros se sientan protagonistas y responsables de la gestión global.

En la entidad, un presupuesto es útil para los diferentes públicos involucrados: -El órgano de gobierno: el presupuesto se ha de aprobar formalmente al inicio del ejercicio y también hacerle el seguimiento.

-La dirección ejecutiva: para realizar el seguimiento del progreso de la organización y de la situación de financiación.

-La coordinación de proyectos: para poder asegurar su implementación.

-El departamento de captación de fondos: para tenerlo en cuenta en sus solicitudes de financiación.

-El departamento de finanzas: para asegurar que existen fondos suficientes.

-Las fuentes financieras: para conocer cómo la organización tiene previsto destinar sus recursos.

La mayoría de organizaciones no lucrativas necesitan los presupuestos, en primer lugar para obtener recursos económicos, puesto que señalan las necesidades financieras de los diferentes proyectos. No obstante, aunque ya se disponga de una fuente de financiación, una buena gestión financiera requiere que la entidad haga una previsión de dónde destinará estos recursos, mediante los presupuestos.

Elementos a tener en cuenta en la elaboración de un presupuesto -Claridad. Todo el que lo necesite ha de ser capaz de entenderlo, sin aclaraciones especiales más allá de lo que hay escrito. La claridad y la exactitud son muy importantes, por lo que es recomendable disponer de notas de las premisas del presupuesto y de cómo se han realizado los cálculos.

-Calendario. Es básico intentar identificar lo mejor posible las fechas en que se producirán los ingresos y gastos. Además, esto puede ayudar a hacer la previsión de ingresos y gastos del año siguiente con antelación suficiente.

-Los conceptos del presupuesto. Es recomendable que los conceptos que se usan en el presupuesto se correspondan con los de los libros de cuentas, porque esto facilitará hacer el seguimiento cuando se lleva a cabo la implementación.

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-Estimación de costes. Se han de poder justificar los cálculos realizados cuando se estiman los costes. Si se hace la estimación para cada uno de los conceptos, será sencillo actualizar alguna línea, si hiciera falta.

-Costes olvidados. En el sector no lucrativo existe la tendencia de subestimar la realidad de los costes, por miedo a que no se financien los proyectos. Estos costes olvidados suelen ser los indirectos, como dedicaciones de personal, promoción, mantenimiento, auditoría, etc. Es importante considerarlos a la hora de presupuestar la actividad para tener en cuenta todo lo que puede afectar y evitar así sustos imprevistos posteriores.

6.2. Seguimiento y análisis El presupuesto es una herramienta para el seguimiento económico. Para que sirva para poder calcular las desviaciones, el presupuesto ha ser claro y llevarlo al día.

No hace falta acabar la actividad o el año para ver si se ha cumplido el presupuesto. Se puede ir controlando para aplicar las medidas correctoras correspondientes.

Las desviaciones son las diferencias entre la cantidad presupuestada y la cantidad real.

Antes de pensar en corregir las desviaciones, se deberá analizar a qué se han debido. Algunas causas pueden ser: -Importes mal presupuestados.

-Gastos no previstos.

-Cambios en la operativa de la entidad.

-Expectativas erróneas de ingresos.

-Proyectos con sobrecoste.

Una vez se conoce el origen de las desviaciones, se podrá pensar en corregirlas para: -Iniciar una política de contención.

-Destinar una partida del presupuesto a imprevistos.

-Separar los gastos derivados de proyectos nuevos de los que se tienen cada año, para poder ver si se ha presupuestado mal o si existe una desviación que se habría podido evitar.

Al calcular las desviaciones, se deberían poner en términos relativos, para poder analizar su magnitud, ya que un valor absoluto explica poco por sí solo.

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Figura 9: Análisis desviación presupuestaria xct 2006

Fuente: Memoria 2006. Disponible en www.custodiaterritori.org.

6.3. Gestión de proyectos Un proyecto es un esfuerzo temporal, único y progresivo, emprendido para lograr unos objetivos específicos. La gestión de proyectos es la disciplina de organizar y administrar los recursos de tal manera que se pueda culminar toda la labor requerida en el proyecto concreto.

Actualmente, en la gran mayoría de entidades no lucrativas se da la problemática derivada del limitado nivel de coordinación entre el área de proyectos y el financiero. Algunas prácticas que ejemplifican esta poca coordinación son: -Los presupuestos no se elaboran participativamente.

-No se ha alineado la planificación anual de actividades y el presupuesto.

-Hay poco trabajo en equipo en la elaboración de los informes de los proyectos.

-Se da una coordinación reducida en el diseño de las políticas.

-No hay seguimiento económico de los proyectos.

-No se da una financieramente.

evaluación

integrada

del

proyecto,

ni

técnica

ni

-No existe una identificación conjunta de las áreas de mejora.

Para mejorar la gestión financiera se ha de entender e incorporar la coordinación entre las dos áreas, facilitando el intercambio de información y una mejor comprensión entre las personas técnicas y responsables de proyectos y las administradoras de recursos. Esto es lo que posibilitará una gestión fluida y eficiente.

El objetivo de compartir responsabilidades con la persona responsable de proyectos es doble:

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-Por una parte, se puede conseguir que toda la entidad se sienta más partícipe de su gestión y de los proyectos concretos que realiza.

-Por otra parte, permitirá conocer si un proyecto concreto es deficitario o bien aporta beneficios a la entidad; tanto por parte de las personas responsables de la financiación, como por parte de la propia persona responsable de proyecto, que podrá tener así una visión más amplia de su actividad.

ORIENTACIÓN PARA LA REFLEXIÓN -¿El presupuesto se actualiza a medida que se van realizando los proyectos y las actividades?

-Si es así, ¿se van incorporando las desviaciones, analizando por qué se han producido, para considerarlo en el futuro?

-¿La persona responsable de proyectos realiza un seguimiento de su presupuesto?

-¿Se trabaja coordinadamente entre las diferentes áreas?

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7. El dinero en la entidad de custodia 7.1. Tesorería El plan de tesorería sirve para realizar el seguimiento y previsión del dinero disponible, considerando los pagos y cobros previstos para un periodo determinado para gestionar adecuadamente los superávit y déficit que se producen.

-Sirve para tener un control de la liquidez de la entidad.

-La periodicidad organizaciones.

varía

entre

-Las diferencias (superávit o déficit) pueden tener que ver con las fuentes de financiación de una entidad, los plazos de pago a proveedores, etc.

La liquidez

Disponibilidad inmediata de fondos financieros y monetarios para hacer frente a los compromisos. En los títulos de crédito, valores o documentos bancarios, la liquidez significa la propiedad de ser fácilmente convertibles en efectivo. En la práctica, es el dinero formado por monedas, billetes, depósitos a la vista, de ahorro y a plazo.

El plan de tesorería servirá para ajustar, a lo largo de un periodo de tiempo, los cobros y pagos; para ver si hace falta pedir algún préstamo u otras formas financieras –pólizas de crédito, leasing, etc.- o bien si dispondrá de dinero suficiente en caja para hacer frente a los pagos “Pagar lo más tarde posible y cobrar lo más previstos. pronto posible es positivo para una buena tesorería. Es ético, siempre y cuando se

El plan de tesorería se debería respeten las condiciones pactadas.” hacer después del presupuesto Participante del taller de explotación, ya que se tendrá que analizar cada uno de los gastos y los ingresos que se producirán y, sobre todo, cuándo se pagarán y cuándo se cobrarán para hacer frente a las necesidades financieras y gestionar los superávit.

Lo que interesa conocer son las magnitudes, para cubrir las necesidades de tesorería a lo largo del tiempo. Es recomendable ir revisando y actualizando el plan de tesorería.

El flujo de caja (en inglés, cash flow) es la recogida de entradas y salidas de caja o efectivo, en un periodo determinado. El estudio de los flujos de caja en una entidad puede servir para determinar: -Problemas de liquidez y por lo tanto, permite anticipar los saldos de dinero.

-Análisis de la viabilidad de proyectos de inversión.

-Necesidad de crédito.

-Gestión y previsión de pagos a efectuar.

“La mayor problemática a la hora de hacer el plan de tesorería se da cuando se tienen ingresos y gastos difíciles de prever.”

Dinamizador del taller

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7.2. Entidades financieras En toda entidad que opera con recursos económicos existe una relación con las entidades financieras: para pedir préstamos, financiación, para realizar transferencias, para optimizar la tesorería, inversiones, etc.

Así pues, las entidades financieras se convierten en un interlocutor importante en la gestión de la entidad. Por eso es importante crear y fomentar una buena relación y no percibirlas como opuestas. La mayor utilidad de acudir a un banco o caja es hacerlo antes de tener los problemas importantes, anticipándose. Si se trabaja la relación con las entidades financieras y se establece una estrategia al respecto, se podrá mejorar el plan de tesorería.

Por ejemplo, una vez se ha hecho el plan de tesorería, si se prevé tener una necesidad financiera en un determinado momento, es recomendable, en primer lugar, ver si es posible cubrirla con fondos propios, si no, se debería recurrir a una entidad externa, y una posibilidad son las entidades bancarias. Para no depender excesivamente de ellas y que pueda llegar a perjudicar a la propia entidad, será bueno anticiparse para intentar conseguir unas mejores condiciones, como por ejemplo: unos intereses más bajos, generando una mayor confianza en la entidad financiera, etc.

La selección de las entidades financieras con las que trabajar no es una tarea fácil, y requiere una planificación, donde poder establecer algunos criterios básicos de selección. Algunos de los criterios podrían ser: -Negociación de comisiones (por mantenimiento de la cuenta, por gestión de transferencias, correo, etc.).

-Criterios éticos (entidades bancarias que trabajen para la banca social, banca ética, etc.).

-Tener una buena relación con una entidad bancaria.

En este punto es destacable el hecho de que en las ECT se puede dar un debate que cuestione determinadas operaciones financieras de las entidades a nivel ético, a partir del planteamiento de hasta qué punto es ético o no destinar una parte de los recursos disponibles para la entidad a pagar los intereses a un banco.

ORIENTACIÓN PARA LA REFLEXIÓN -¿Se va actualizando periódicamente el plan de tesorería para anticiparse a las necesidades de liquidez concretas?

-¿Cómo se hace frente a las necesidades puntuales de tesorería?

-¿Qué criterios se plantea la entidad a la hora de escoger una entidad financiera?

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8. Patrimonio y capitalización 8.1. Creación y gestión de patrimonio El patrimonio es el conjunto de bienes y obligaciones de una entidad. Está compuesto por el activo y el pasivo.

La solidez financiera de una entidad, y por tanto su supervivencia a largo plazo, depende fundamentalmente de la situación de su patrimonio. Es decir, lo que se llama neto patrimonial y que es el estado de la diferencia entre el activo (bienes y derechos) y el pasivo (obligaciones).

Se puede ejemplificar este concepto con la siguiente ecuación aplicada a las finanzas personales:

lo que tengo (bienes) + lo que me deben (derechos) – lo que debo (obligaciones) = lo que poseo (neto) Como ya se ha explicado anteriormente, dentro del activo hay el inmovilizado material, que son aquellas inversiones tangibles que van sufriendo una pérdida de valor a lo largo del tiempo. No obstante, se ha de tener en cuenta que los terrenos no sufren esta pérdida a diferencia de otras inversiones de este grupo como edificios, mobiliario o vehículos.

Este hecho tiene una importancia capital para las entidades de custodia. Ya que, por su actividad, a menudo hay la existencia de terrenos en su patrimonio. Esta propiedad puede llegar por donación, compraventa, permuta o legado, puede convertirse en un hecho habitual.

De esta manera la actividad de custodia del territorio, en algunas entidades puede contribuir a reforzar la solidez y buena salud de la organización a nivel patrimonial. Pero esto requiere una gestión eficiente de los acuerdos de custodia. Antes de poner en marcha una nueva inversión y el proyecto de gestión del espacio que se derivará, es necesario hacer una buena planificación y un estudio a nivel económico para asegurar que se disponen de los recursos necesarios y que será viable mantener su gestión a medio y largo plazo.

8.2. Capitalización El grado de capitalización de una entidad se puede ver en el grupo 1 del pasivo del balance. En la medida en que este grupo logra un porcentaje más importante del total del pasivo de la entidad, se puede decir que ésta está más capitalizada. Un objetivo de solvencia económica para las entidades es que, como mínimo, el grupo 1 tenga un importe similar al de los inmovilizados y el circulante más habitual.

No obstante, la capitalización es, en general, un proceso complicado para las entidades de custodia, porque se suele trabajar con cuentas de explotación muy ajustadas y con pocas partidas de libre disposición. En estas circunstancias, puede ser de ayuda hacer el esfuerzo de incluir en los

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gastos de la entidad partidas vinculadas a la constitución de un fondo de capitalización, que vaya aumentando los recursos del pasivo al grupo 1 del balance.

Un fondo de capitalización es un fondo que se va engrosando al pasivo de la entidad a medida que los proyectos van generando ingresos, permitiendo financiar otros proyectos en un futuro.

Es importante, no obstante, tener en cuenta que los fondos se han de utilizar para aquello para lo que han sido

“La capitalización puede permitir realizar un proyecto que no dé ingresos pero que sea importante estratégicamente para la entidad.”

Dinamizador del taller

creados.

Tipos de fondos: -Fondo de garantía salarial: se trata de un fondo de responsabilidad con las personas trabajadoras y sirve para poder hacer frente a pagos imprevistos por causas como una baja laboral larga, un despido o incluso la responsabilidad derivada por la disolución de la entidad, cuando se deberían pagar compensaciones, indemnizaciones, etc. Normalmente se establece un porcentaje anual del coste laboral de las personas trabajadoras estables.

-Fondo de innovación: normalmente las entidades pueden querer realizar proyectos para los cuales es difícil encontrar financiadores/as debido a su grado de innovación (procesos, en objetivos, apertura de diferentes líneas estratégicas, etc.), por lo que puede ser útil disponer de un fondo que permitirá poder desarrollar el proyecto.

-Fondo de reserva: se trata de un fondo originado por un porcentaje del excedente de ejercicios anteriores, que puede servir para financiar nuevos proyectos.

Mientras un fondo está en el pasivo del balance va dando fortaleza financiera: forma parte del grupo 1 porque es financiación a largo plazo (financiación propia). Además, mientras los fondos no se utilizan para su objetivo, están trabajando para la entidad, se pueden utilizar, pero no gastar en alguna cosa que no sea el motivo por el cual han sido creados. Se ha de considerar la capitalización como lo que es: una herramienta financiera que permite a las entidades ganar solidez.

“En nuestra entidad actualmente se está dando el siguiente debate sobre la capitalización: -Aquellos que tienen una imagen más a largo plazo están a favor de capitalizar la entidad, ya que ven las ventajas de construir una solidez financiera.

-Otros dicen que no es ético reservar para un fondo dinero que entra para un proyecto determinado.”

Participante del taller

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8.3. Amortizaciones Los elementos del activo inmovilizado que tengan un uso limitado en el tiempo se tendrán que amortizar sistemáticamente, contemplar la pérdida de valor que sufren por el transcurso del tiempo. Es decir, se deberá calcular la vida útil del bien para poder estimar el coste que va representando cada año, para restar su valor del activo del balance y reflejar así la pérdida de valor que experimenta.

La amortización es la contabilización de la pérdida de valor producida por el proceso de distribución en el tiempo del desgaste de un activo.

La razón de ser de la amortización viene del principio de meritación: en cada periodo se deben imputar los gastos que le corresponden. Así pues, si un elemento del inmovilizado va perdiendo valor a lo largo del tiempo, se ha de imputar en el periodo concreto la pérdida de valor experimentada.

Además, al amortizar se estará reflejando el valor real de los inmovilizados.

La amortización implica considerar que un determinado activo inmovilizado va perdiendo, por el transcurso del tiempo, parte de su valor. Se trata de repartir el coste en la vida útil del elemento del inmovilizado.

Para reflejar contablemente este hecho, y considerando el método contable de partida doble, se ha de dotar una amortización: considerar como pérdida del ejercicio la disminución del valor experimentado, con el nuevo PGC se prevé disminuir el valor del activo en el balance.

Se trata de un artificio contable que pretende conseguir una mejor aproximación a la realidad económica y financiera de la entidad. Para calcular la cuota de amortización por un periodo determinado existen diferentes métodos: -Amortización -Amortización -Amortización -Amortización -Amortización -Amortización -Amortización -Amortización -Amortización

según tablas. constante, lineal o de cuota fija. con porcentaje constante. por suma de dígitos. por progresión aritmética decreciente. progresiva. variable. acelerada. libre.

ORIENTACIÓN PARA LA REFLEXIÓN -¿La entidad tiene creados fondos de reserva con los beneficios de ejercicios anteriores?

-¿Cómo se entiende la capitalización en la entidad?

-¿Se entienden las ventajas de capitalizar la entidad a largo plazo?

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ANEXOS Anexo I. Autodiagnosis Cómo trabajar con el test de autodiagnosis Cada entidad puede responder al test de autodiagnosis y hacer una autovaloración de su situación en relación a la gestión financiera.

Hacer una valoración global permite ser conscientes de cuál es el punto de partida. Este hecho ayuda a las entidades a situarse a sí mismas en relación a la gestión financiera. Aun cuando los ámbitos son diferentes, en algunos es más sencillo determinar dónde estamos y dónde queremos estar, debemos tener presente la idea de construir una visión global sobre el enfoque de la gestión financiera.

El trabajo con el test de autodiagnosis supone la realización de un análisis interno a dos niveles: el momento actual y la situación deseada. Una vez se comparan ambos, y dependiendo de las necesidades y las prioridades que se establezcan en cada caso, se pueden hacer diferentes reflexiones para emprender un plan de actuación.

Para simplificar la explicación se pueden sintetizar de manera gráfica los pasos a seguir desde una entidad para que esta ficha de autodiagnosis sea útil para cada entidad:

REFLEXIONES PREVIAS

TEST DE AUTOREFLEXIÓN

SITUACIÓN DESEADA

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-Reflexión en torno a la gestión financiera de la entidad.

-Situar nuestra organización en qué punto se encuentra en relación a la gestión financiera.

-Hacer una valoración global (A-B-C-D)

-Priorizar la situación futura que se desea.

-Hacer una breve descripción o justificación de la toma de decisión.

COMPARACIÓN DIFERENCIAS

-Comprar la situación actual y la deseada globalmente.

-Explicación de las diferencias.

PROPOSTES DE MILLORA DE ACTUACIÓN MEJORA

-Elaborar un -Prioritzar quins planaspectes propio para cal millorar. la entidad para -Buscar llevar a cabo possibles un proceso mesures deomejora propostes a partir per adel millorar.realizado. análisis -Realizar un seguimiento, repetir el proceso de manera periódica.

D- No procede en nuestra entidad

C- Aún no lo hemos planteado

B- Lo intentamos pero no ha tenido continuidad

GESTIÓN FINANCIERA

A- Sí, lo estamos aplicando

Test de autodiagnosis

¿Está definido el proceso de gestión financiera en la entidad? ¿Se ha pensado si hay un colectivo destinatario de la información financiera más allá de su presentación anual al órgano de gobierno? ¿Se corresponsabiliza a diferentes departamentos de la entidad en la gestión financiera? (por ejemplo, los/las responsables de proyecto) ¿Se realizan acciones que muestren que la gestión financiera es una parte importante de la gestión de la entidad? ¿Se incluyen todos los colectivos y personas involucradas como destinatarios de la gestión financiera? ¿Se elaboran diferentes informes financieros? (mayor periodicidad, por proyectos, etc.). ¿Se utilizan índices de medición y seguimiento de los resultados? ¿Se hace un seguimiento del presupuesto y se va actualizando a medida que transcurre el tiempo? ¿Se realiza un seguimiento del plan de tesorería? ¿La entidad está auditada? ¿Trabajáis conjuntamente con las personas auditoras, con el objetivo de conocer mejor la propia entidad y poder así mejorar su actuación? ¿Se establecen unos criterios para la selección de las entidades financieras? ¿Se crean fondos de capitalización con el excedente de ejercicios anteriores? ¿Trabajáis con diferentes tipos de fondos en vuestra entidad?

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Valoración global en función de las respuestas A partir de la reflexión y del test de autodiagnosis podéis hacer una valoración global de vuestra entidad en relación a la gestión financiera e indicar en qué momento se encuentra.

Indicad según la gradación A-B-C-D:

A Muy bien

Se ha trabajado sobre gestión financiera y se han empezado cuestiones sobre la mayoría de las cuestiones relevantes. La entidad se encuentra en un estadio avanzado y hace bastante tiempo que lleva a cabo actuaciones.

B Bien

Se trabaja sobre diferentes aspectos pero se considera que todavía se puedan emprender nuevas acciones o bien se están comenzando a llevar a cabo.

C A mejorar D

Hay que comenzar a trabajar en ello

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Se cree que sería necesario empezar nuevas acciones o bien avanzar en las que se están haciendo actualmente.

Todavía no se han puesto en marcha acciones o bien se está comenzando a reflexionar sobre la importancia de los temas relativos al área.

COMENTARIOS IDEAS DE MEJORA -

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Anexo II. Bibliografía A continuación se presenta una lista de algunos libros y artículos con información sobre gestión financiera. No se pretendía hacer un cuerpo de contabilidad aun cuando se han tratado diversos conceptos relevantes para la gestión financiera. En los anexos se pueden encontrar algunos libros para profundizar en la contabilidad.

Los libros marcados con * están disponibles en la Biblioteca del Tercer Sector (www.observatoriotercersector.net/biblioteca), y los marcados con ** están disponibles en el fondo documental de la Xarxa de Custòdia del Territori (http://www.custodiaterritori.org/centre_recursos.php#fons).

Libros *Angrill, Josep (1996), Contabilidad General Bàsica, Colección ESADE, Barcelona. *Borràs, Irene; Hernàndez, Francesc i Luna, Luis Miguel (2005), Gestió econòmica, Gestió integral d’entitats, Útils Pràctics 12, Barcelona. *De Asís, Agustín (coord.) (2003), Justificación técnica y administrativa de proyectos subvencionados, Editorial Centro de estudios Ramón Areces : Fundación Luis Vives, Madrid. *De la Cuesta González, Marta (coord.) (2003), La Financiación de las entidades sin fines de lucro, Editorial Centro de estudios Ramón Areces : Fundación Luis Vives, Madrid. *Dropkin, Murray; Latouche, Bill (1998), The Budget-building book for nonprofits: a step by stepguide for nonprofit managers and boards, Jossey-bass, San Francisco. **Land Trust Alliance (2006), An Operating Manual for Land Trusts, Land Trust Alliance, Virginia. *Lewis, Terry (2005), Gestión Financiera Pràctica para ONGs –Asegurando los Elementos Básicos-, MANGO, Oxford. **Lind, Brend (1991), The Conservation Easement Stewarship Guide. Designing, monitoring and enforcing easements, Land trust Alliance i Trust for New Hampshire Lands, Washington DC. *Movibaix (1996), Manual de comptabilitat: setembre 1996, Fundació Catalana de l'Esplai. Suport associatiu, Barcelona. *Observatori del Tercer Sector (2007), La base social a les entitats de custòdia, Observatori del Tercer Sector i Xarxa de Custòdia del Territori, Barcelona. *Observatori del Tercer Sector (2007), La presència social a les entitats de custòdia, Observatori del Tercer Sector i Xarxa de Custòdia del Territori, Barcelona. *Vernis, Alfred (coord.) (2004), La gestión de las Organizaciones No Lucrativas, Ediciones Deusto.

Artículos Díaz Aledo, Manuel. (2007), «Los gastos generales y el control de los costes indirectos», Documentos- Gestión económica, www.gerenteweb.com.

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Anexo III. Ficha técnica del taller Herramientas de gestión. La gestión financiera en las entidades de custodia REALITZACIÓN Lugar: Institut d’Estudis Catalans/Institució Catalana d’Història Natural Calle del Carme, 47 Barcelona Fecha: Miércoles 12 de marzo de 2008 Hora y duración: de 9 h a 19 h.

PÚBLICO A QUIEN SE DIRIGE Dirigido a responsables de entidades de custodia, con funciones genéricas de coordinación y gestión de la entidad o vinculadas con el área financiera.

PROGRAMA DE LA SESSIÓN 09:30 09:45 11:15 11:45 13:30 15:30 17:00 17:30

Llegada y presentación del taller y de los asistentes La importancia de la gestión financiera Pausa Conceptos básicos Comida Instrumentos de gestión financiera Pausa Organización de la gestión financiera

ASSISTENTS AL TALLER Persona Àlex Anna Cécile Cristina Gregori Guillem Joan Jordi Jordi Montse Montse Oriol Pere Rut Sandra Sílvia Marta Vicky Xavier

Noheda Hernando Parra Sanchez Conill Mas Cornet Segarra Castilló Carretero Pietx i Colom Masó Aguado Camps Mas Lupiañez Vega Morera Domènech Carrera Bonet Gili Ollich i Castanyer Gonzàlez Núñez Restoy

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