การบริหารโครงการ Project Management
การบริห ารโครงการ Project Management ในการวางแผนและการควบคุมทีมงานที่มี จำานวนมาก เพื่อทำาการพัฒนาระบบงานให้ แล้วเสร็จตามที่ได้วิเคราะห์ ออกแบบเอาไว้ จึงต้องอาศัยเครื่องมือเพื่อใช้ในการบริหาร โครงการ
โครงการ (Project) คือกิจกรรมที่ข้องเกี่ยว กัน(Connection) มีขั้นตอนยุ่งยาก (Complex) แต่มี เป้าหมายหรือจุดประสงค์เดียวกัน คือ ต้องการให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ทั้งในส่วน ของเวลา งบประมาณ ทรัพยากร ดังนั้น ความสมบูรณ์ของโครงการ(Project Management)
แผนภูม ิ
Gantt Chart
ภูม ิ Gantt Chart เป็น แผนภูม ิช นิด หนึ่ง ารใช้ง านมาช้า นาน เป็น เครื่อ งมือ ท วางแผนและกำา หนดเวลาในการทำา งา งการ ใช้ง านง่า ย ไม่ซ ับ ซ้อ น
อย่า งไรก็ต ามแผนภูม ิ Gantt Chart ไม่แ สดงความสัม พัน ธ์ ระหว่า งงานได้ อย่า งชัด เจน และไม่ สามารถบอกได้ว า่ งานที่ป ฏิบ ัต ิก ารล่า ช้า
นโครงการขนาดใหญ่ท ี่ม ีร ะบบงา จายเป็น ระบบย่อ ย ๆ และมีจ ำา นว ตอนการดำา เนิน งานที่ซ ับ ซ้อ น จ นิค ของเพิร ์ต (PERT) และซีพ ีเ อ็ม (CPM ระยุก ต์ก ารใช้ง านมากกว่า
รูป ที่ 6.1 ตารางการดำา เนิน งาน งาน งานทีต ่ ้อ งทำา เสร็จ ก่อ น เวลา(สัป ดาห์) A
-
3
B
-
5
C
B
3
D
AC
4
E
D
8
F
C
2
G
F
4
H
F
2
I
B
5
รูป 6.2 แผนภูม แ ิ บบแกนต์Gantt chart งานที่ ดำาเนิน การ เสร็จ งานที แล้ว่ยงั ไม่ได้ ดำาเนิน การ
A B C D E F G H I J 5
10 13 15
20
เวลา(สัปด าห์) 23 25
เพิร ต ์ (PERT) และซีพ ี เอ็ ม (CPM) หารโครงการด้ว ยการวางแผน
ควบค
ช้เ ทคนิค เพิร ์ต PERT (Program Evaluation w Technique ) และซีพ ีเ อ็ม CPM ath Method) เป็น การวิเ คราะห์ข ่า ยงานที่ มาใช้ใ นการบริห ารโครงการ ที่ม ีจ ุด ารจนถึง ปิด โครงการ มีส ่ว นงานย่อ ยต ะจายโดยมีค วามสัม พัน ธ์ซ ึ่ง กัน และกัน
หลัก การของ PERT และ CPM
•หลัก การของเพิร ์ต PERT และซี พีเ อ็ม CPM จะมี พื้น ฐานที่ คล้า ยคลึง กัน •เพิร ์ต PERT จะเน้น ด้า นเวลาใน การดำา เนิน โครงการ •ซีพ ีเ อ็ม CPM จะเน้น ด้า นค่า ใช้ จ่า ยของโครงการ
สรุป PERT เน้น เวลาในการดำา เนิน โครงการ CPM เน้น ด้า นค่า ใช้จ ่า ยในการ ดำา เนิน โครงการ
วัต ถุป ระสงค์ข อง
PERT
PERT เป็น แผนงานที่ สามารถแสดงภาพรวม ของโครงการด้ว ย ข่า ยงาน (Network) โดย แสดง กิจ กรรมต่า ง ๆ ในโครงการ ลำา ดับ
1. วางแผนโครงการ ( Project Planning ) โดยจะทำา การ คำา นวณระยะเวลาการ ทำา งาน และแสดงถึง กิจ กรรมแต่ล ะกิจ กรรม ว่า ควรเริ่ม เมื่อ ใด เสร็จ เมื่อ ใด และสามารถกำา หนดได้ว ่า กิจ กรรมใดเป็น กิจ กรรม
2. ควบคุม โครงการ ( Project Control ) สามารถควบคุม การ ทำา งานตามแผนที่ไ ด้ว างไว้ และควบคุม การทำา งานไม่ใ ห้ ล่า ช้า กว่า กำา หนด
3. บริห ารทรัพ ยากร ( Resource ) สามารถใช้
ทรัพ ยากรต่า ง ๆ เช่น เงิน ทุน บุค ลากร เครื่อ งมือ อุป กรณ์ และอื่น ๆ ได้อ ย่า ง มีป ระสิท ธิภ าพ และ ประโยชน์เ ต็ม ที่
4. บริห ารโครงการ ( Project Management ) งานที่ด ำา เนิน การอยู่ อาจจำา เป็น ต้อ งเร่ง เพื่อ แล้ว เสร็จ กว่า กำา หนด ก็ส ามารถ ทำา ได้ด ้ว ยการเร่ง กิจ กรรมใด บ้า ง เพื่อ ให้ง านแล้ว เสร็จ ใน ระยะเวลาที่เ ร็ว ขึ้น
สัญ ลัก ษณ์ต ่า ง ๆ และความ หมายที่ใ ช้ใ น PERT
1
3
A
2
4
คือจุดเชื่อม node ทีแ ่ สดงถึง เหตุการณ์ตั้งแต่เริ่มแรก โครงการจนจบโครงการ เส้นตรงที่เชื่อมระหว่างโหนด แสดงถึงกิจกรรม หรืองานทีท ่ ำา หัวลูกศรคือจุดเสร็จสิน ้ ของ กิจกรรมหรืองานนัน ้ เส้นประทีเ่ ชื่อมระหว่างโหนด แสดงถึงกิจกรรมหรืองานสมมุติ () เป็นกิจกรรมทีไ ่ ม่มต ี ัวตนใน โครงการ แต่จำาเป็นต้องใส่ไว้ เพือ ่ ให้ถูกต้องกับความเป็นจริง
ตัว อย่า ง PERT แบบที่ 1 งาน งานที่ ต้องเสร็จก่อน A B A C A D B,C
1
A
B
3
2
5 C
D
4 6
ตัว อย่า ง PERT แบบที่ 2 งาน งานที่ ต้องเสร็จก่อน A B C A D B E C,D
A
2
C
3
1
6 B
4
D
E
5 7
ตัว อย่า ง PERT แบบที่ 3 งาน งานที่ ต้องเสร็จก่อน A B C A D A,B
A
2
1
C
5 4
B
4
D
ตัว อย่า ง PERT แบบที่ 4 ที่แ สดงระยะ เวลาของแต่ ล ะงาน งาน งานทีต ่ ้อ งเสร็จ สายงานที่ 1 ก่อ น ระยะเวลา(สัป ดาห์) A 1-2-3-7=2+3+3=8 2 B 1 สายงานที่ 2 C 1 D A 3 1-4-7 = 1+3=4 E B 3 F C 2 G สายงานที่ 3 D 3 H D,3 1-5-6-7 = 1+2+2 =5 3 A,2 G,3 F 2 2 B,1 E,3 1 4 7 C,1
5
F,2
6
H,2
สายงานวิก ฤต สายงานวิก ฤต (Critical Paths) จะพิจ ารณาจากสายงานที่ มีเ วลานาน หรือ ยาวที่ส ุด ซึ่ง ในที่น ี้ค ือ สายงาน 1-2-3-7 รวมระยะเวลาทั้ง สิ้น 8 วัน นั้น หมายถึง การดำา เนิน งานทุก อย่า งในแต่ล ะขั้น
การเร่ง โครงการ สายงานวิก ฤต คือ สายงานที่ มีร ะยะเวลานาน ซึ่ง ถือ เป็น สายงานที่ม ีค วามสำา คัญ หาก งานหรือ กิจ กรรมภายในสาย งานวิก ฤตช้า กว่า ที่ก ำา หนดไว้ ในโครงการ นั่น หมายถึง โครงการก็จ ะเสร็จ ล่า ช้า ไป ด้ว ย ดัง นั้น การควบคุม
งาน งานทีต ่ ้อ งเสร็จ ก่อ น ระยะ เวลา(วัน ) ค่า ใช้จ ่า ยในการเร่ง งาน 1 วัน (บาท) ปกติ เร่ง A 7 6 150 B 8 6 75 C A 9 7 200 D A 11 9 125 E B 8 5 115 F B 10 7 0 G C 13 11 200 H D,E ตารางรายละเอี ย ดเวลาและ 3 12 100 I
10 1 F
A,7
2
D,11
1 B,8
C,9
E,8
3
4
G,13
5 6
8
H,13 I,14
F,10
7 สายงานที่ 1 1-2-4-8=7+9+13=29 สายงานที่ 7+11+13=31
2 1-2-5-8 =
สายงานที่ 3 1-3-6-8 = 8+8+13=29 สายงานที่
4 1-3-7-8 =
สายงาน1-3-7-8 ประกอบด้ว ยกิจ กรรม B,F,I ปรากฏว่า กิจ กรรม B มีค า่ ใช้จ ่า ยต่อ วัน ตำ่า ที่ ดัง นัน ้ จึง ทำา การเร่ง กิจ กรรม B เหลือ 6 วัน A,7
2
D,11
1 B,6
C,9
E,8
3
4
G,13
5 6
8
H,13 I,14
F,10
7 สายงานที่ 1 1-2-4-8=7+9+13=29 สายงานที่ 7+11+13=31
2 1-2-5-8 =
สายงานที่ 3 1-3-6-8 = 6+8+13=27 สายงานที่
4 1-3-7-8 =
หลัง จากทีไ ่ ด้ท ำา การเร่ง กิจ กรรม B ก็ย ัง ไม่ไ ด้ท ำา ให้ โครงการเสร็จ ตามกำา หนด ดัง นั้น จึง ต้อ งเร่ง กิจ กรรมอื่น โดยสายงานวิก ฤตในที่น ี้ค ือ 1-2-5-8 ซึ่ง ประกอบด้ว ยกิจ กรรม A D H โดยค่า ใช้จ ่า ยของ กิจ กรรม H ตำ่า สุด คือ 100 บาท
เร่ง กิจ กรรม B และH A,7
2
D,11
1 B,6
C,9
4
G,13
5
E,8
3 F,8
6
8
H,12 I,14
7
สายงานที่ 1 1-2-4-8=7+9+13=29 สายงานที่ 7+11+12=30
2 1-2-5-8 =
สายงานที่ 3 1-3-6-8 = 6+8+12=26 สายงานที่
4 1-3-7-8 =
หลัง จากที่ไ ด้ท ำา การเร่ง กิจ กรรม H ก็ ยัง ไม่ไ ด้ท ำา ให้โ ครงการเสร็จ ตาม กำา หนด ดัง นั้น จึง ต้อ งเร่ง กิจ กรรมอื่น โดยสายงานวิก ฤตในที่น ี้ค ือ 1-2-5-8 ซึ่ง ประกอบด้ว ยกิจ กรรม A D H และ สายงาน 1-3-7-8ซึ่ง ประกอบด้ว ย กิจ กรรม B F I โดยเส้น ทางที่ห นึ่ง กิจ กรรม D จะมีค ่า ใช้จ า่ ยตำ่า สุด คือ 125 บาท และเร่ง ได้อ ีก 2 วัน ส่ว นเส้น ทางที่ส อง กิจ กรรม F จะมีค ่า ใช้จ า่ ย ตำ่า สุด คือ 100 บาท เร่ง ได้อ ีก 3 วัน
เร่ง กิจ กรรม B H D และF A,7
2
D,9
1 B,6
C,9
4
G,13
5
E,8
3 F,8
6
8
H,12 I,14
7
สายงานที่ 1 1-2-4-8=7+9+13=29 สายงานที่ 7+9+12=28
2 1-2-5-8 =
สายงานที่ 3 1-3-6-8 = 6+8+12=26 สายงานที่
4 1-3-7-8 =
หลัง จากที่ไ ด้ท ำา การเร่ง กิจ กรรม D และ F ก็ย ัง ไม่ ได้ท ำา ให้โ ครงการเสร็จ ตามกำา หนด ดัง นั้น จึง ต้อ ง เร่ง กิจ กรรมอื่น โดยสาย งานวิก ฤตในที่น ี้ค ือ 1-2-4-8 ซึ่ง ประกอบด้ว ยกิจ กรรม A C G โดยค่า ใช้จ ่า ยของ
เร่ง กิจ กรรม B H D F และA A,6
2
D,9
1 B,6
C,9
4
G,13
5
E,8
3 F,8
6
8
H,12 I,14
7
สายงานที่ 1 1-2-4-8=6+9+13=28 สายงานที่ 6+9+12=27
2 1-2-5-8 =
สายงานที่ 3 1-3-6-8 = 6+8+12=26 สายงานที่
4 1-3-7-8 =
หลัง จากที่ไ ด้ท ำา การลด กิจ กรรม A B D F และ H จึง ทำา ให้โ ครงการเสร็จ ภายใน 28 วัน ตามแผนที่ ได้ก ำา หนดไว้ โดยจะได้ สายงานวิก ฤตอยู่ 2 สาย และมีจ ำา นวนวัน ยาวนาน ที่ส ุด คือ 28 วัน และค่า ใช้
รายละเอีย ดค่า ใช้จ ่า ยที่เ พิ่ม ขึ้น จาก การเร่ง โครงการเป็น 28 วัน กิจกรรมที่เร่ง จำานวนวัน ต่อวัน รวม(บาท)
ค่าใช่จ่าย
A
1
150
150
B
2
75
150
D
2
125
250
F
2
100
200
H
1
100
100
รวมค่า ใช้จ ่า ยทีเ่ พิม ่ ขึน ้ จากการเร่ง