Procès-verbal de Réunion de l’OC du final de DGT2 le 11 – 02 – 2013 • • • •
1ere réunion du comité d’organisation du Spectacle final « Doctor’s Got Talent 2 » Heure de début : 16h11 minutes Lieu : Local de l’Associa-Med sfax Liste des présents : Guermazi Mohamed Yassine Khlif Syrine Abdelkefi Yassine Zouari Firas Hamza Zied Zribi Youssef Makhlouf Houssem Hentati Mouna Abid Haifa
Notons que : Mlle Hentati Mouna et Mlle Abid Haifa ont rejoint la réunion à 16H21 . Mlle Hentati Mouna et Mr Zouari Firas ont quitté la réunion à 17h10
Mot du “ Head Of The OC “ Guermazi Mohamed Yessine : -
Mr. Mohamed Yessine Guermazi a commencé par la presentation du comité d’organisation qui est composé des membres suivants : • Head : Guermazi Mohamed Yessine • Vice Président : Khlif Syrine • Secrétaire : Abdelkefi Yassine • Trésorier : Makhlouf Houcem • Responsable Marketing : Zouari Firas • Responsable Logistique : Abid Haifa • Responsable Médiatisation : Hentati Mouna • Responsable Organisation Externe : Zribi Youssef • Responsable Organisation Interne : Hamza Zied
• • •
Mr. Mohamed Yessine Guermazi a donné les dates les plus importantes qui sont : 18 – 19 – 20 Février : Dates de Casting Sfax 27 Février: Date de Demi Final 9 Mars : La date de final
Pour la date de final, c’est pas encore fixe car on a pas eu l’OK final de « El Jammoussi » jusqu’à ce jour là [ 11/02/2013] . -
Mr. Zouari Firas a demandé si notre OC va prendre en charge toute l’action Doctor’s Got Talent 2 ou bien juste le final ?
Mr. Mohamed Yessine Guermazi lui a répondu que notre rôle est juste d’organiser le final . Les comités Art et Culture dans les différents LC de l’Associa-Med vont organiser les demi final .
Mr. Mohamed Yessine Guermazi a expliqué aussi que cette action est transrégionale : C'est-à-dire que le financement sera pris en charge par les 4 bureaux locaux vue que le bureau national est occupé par la candidature au March Meeting 2014 et d’autres événements.
Tour de Table des différents membres de l’OC : •
• •
•
•
•
Yassine Abdelkefi : a souhaité le bienvenue à toute l’équipe et a déclaré son espoir pour former une équipe assez solide pour bien réaliser ce projet et pour qu’il soit le meilleur spectacle fait par l’Associa-Med . Zied Hamza : A déclaré qu’il faut honoré Sfax : « « ﻻﺯﻡ ﻧﺷﺭﻓﻭ ﺻﻔﺎﻗﺱ Youssef Zribi a posé la question sur l’organisation de la demi final et si elle va être organisé à l’espace culturelle ElJammoussi comme le final ou non ? Mr. Mohamed Yessine Guermazi : lui a répondu que le demi final ne sera pas à la grandeur de celui de l’année dernière et qu’il sera organisé dans un amphi ou un autre local mais c’est pas encore fixé Mr. Zouari Firas s’est demandé sur les problèmes rencontré dans l’organisation du final de l’année dernière ? Mr. Mohamed Yessine Guermazi et Mr. Zied Hamza ont cité plusieurs problèmes à savoir l’Espace , les jurys [ sont les mêmes que le demi final Tunis ] , les Tickets , les Revenues [ Sfax n’a pas eu sa part jusqu’à ce jour ] , le Cadeau pour le gagnant [ la gagnante n’a pas reçu son cadeau jusqu’à maintenant ] . Ce qui nous amène à discuter le Cadeau pour cette version DGT2 , Mr. Zouari Firas et la plupart des membres de l’OC partage l’idée qu’une voyage comme cadeau va nous couter cher [ 1000 dinars d’après Mr. Mohamed Yessine Guermazi ] donc il y a eu proposition de Notebook comme cadeau . Mr. Mohamed Yessine Guermazi nous a informés que le dossier de sponsoring est en cours de préparation par LC Tunis et il sera envoyé à notre VPE Mlle Hachicha Rim lorsqu’il sera prêt. Mr. Mohamed Yessine Guermazi nous a expliqué aussi la cause de créer deux postes pour l’organisation [externe et interne] et a précisé que d’après son expérience dans l’organisation de plusieurs spectacles l’année dernière , il y a manque de communication entre les organisateurs à l’intérieur du théâtre et ceux qui sont à l’extérieur .
Discussion du plan d’activité de chaque responsable : •
Responsable de l’Organisation Interne : Mr Hamza Zied : Mr Hamza Zied n’aura besoin qu’au maximum de 3 personnes Mr Hamza Zied a mentionné qu’il va assurer les tests sono pour les différents candidats et leur procurer les instruments qu’ils auront besoin { Piano , .. } Mr Hamza Zied a expliqué qu’il va préparé un planning pour que les candidats de différents LC font leurs répétitions . Commentaires des Membres de l’OC : Mr. Mohamed Yessine Guermazi a insisté sur le fait qu’on doit pas permettre à aucune personne d’être dans la scène durant le spectacle et entre les pauses [ On peut ouvrir la porte qui existe en arrière comme solution ? ] Khlif Syrine voit que le nombre de l’équipe de l’Organisation Interne doit être très limité
•
Responsable de l’Organisation Externe : Mr Youssef Zribi Youssef a insisté sur le fait qu’on commence le spectacle à l’heure prévu sans retard Youssef a insisté aussi sur la bonne communication avec le responsable de l’Organisation Interne Commentaires des Membres de l’OC : Mlle Syrine Khlif a posé les questions suivantes : On va faire une décoration externe ou non ? Il y aura un Buffet ou non ? Mlle Syrine a insisté aussi sur le fait qu’on doit mettre un responsable sur les tickets . Mr. Abdelkefi Yassine pense que c’est l’affaire du trésorier est non pas du responsable de l’organisation externe.
•
Responsable Médiatisation : Mlle Hentati Mouna : Mlle Hentati Mouna nous a informé qu’elle va préparer un dossier de presse [ Firas va prendre en charge la mise en page ] Mlle Hentati Mouna a demandé d’avoir le dossier de sponsoring le plutôt possible Les deux dossiers [ Presse et Sponsoring ] vont être envoyés par mail vers tous les journaux et les chaines télévisées et les radios qu’on a leurs contacts . Mlle Hentati Mouna a déclaré qu’elle aura besoin de carte téléphonique de somme de 20 dinars au maximum pour contacter les médias
•
Responsable Logistique : Mlle Abid Haifa : Mlle Abid Haifa a déclaré qu’elle va chercher des devis pour les matériels sonores Mlle Abid Haifa a posé la question sur la nécessité de matériel Lumière Mlle Abid Haifa a rappelé qu’elle sera responsable de contacter les jurys en mettant l’accent qu’ils doivent être différents de ceux de final pour ne pas tomber dans le même « piège » que l’année dernière [et de leur procurer les bouteilles d’eau [ ainsi que pour les candidats ]] Mlle Abid Haifa a évoqué qu’elle va contacter les responsables des autres LC pour s’assurer de leur transport et elle va établir une agenda en collaboration avec Zied . Commentaires des Membres de l’OC : Mr. Hamza Zied a insisté sur l’importance des matériels sonores en précisant qu’ils vont assurer une grande pourcentage du succès de spectacle pour cela il a insisté qu’on doit choisir une bonne qualité quelque soit le prix [ Mr. Zribi Youssef & Mr. Hamza Zied ont le contact de Mnejja ] et pour la lumière Mr Hamza Zied a expliqué qu’il va nous couter trop donc il voit que les lumières de ElJammoussi sont suffisantes . Mlle Hentati Mouna a proposé d’établir un plan et d’anticipé les besoins des différents candidats [elle a donné l’exemple de Chargeur portable] Youssef a proposé de faire un call après les demi finals pour que les candidats écrivent leurs besoins Syrine a demandé si on va contacter un groupe d’accompagnement musical -> Zied a proposé de prendre en charge cette tache et va contacter des amis. Yessine Guermazi a insisté sur le fait qu’on doit commencer par procurer les instruments indispensables au spectacle puis on va se mettre d’accord sur les autres détails.
•
Responsable Marketing : Mr. Zouari Firas : Mr. Zouari Firas a préciser qu’il va préparer une affiche pour le final, des badges [ pour l’OC , pour les jurys , pour les candidats et pour l’extended OC ] , conception des tickets et aussi les devis . Mr. Zouari Firas s’est demandé sur l’utilité d’une banderole pour l’action et voit que c’est très facultative et ne sert presque à rien vue que le spectacle ne va durer que 3 heures. Commentaires des Membres de l’OC : Mlle Abid Haifa a précisé que Mr. Maktouf Yassine { Webmaster Sfax } a préparé des vidéos teaser et a posé le problème de projection des vidéos des demi finals des candidats finalistes . Mr Hamza Zied a posé le problème de la version de l’année précédentes quand ils ont projeté des vidéos présentant uniquement les candidats de LC Tunis .
• • • • • • • •
Estimation budgétaires de spectacle de Final de Doctor’s Got Talent : Location El Jammoussi : 250.000 Dt Agent de Sécurité + Technicien 100.000 Dt [ 90Dt] Badges 20.000 Dt Accompagnement 200.000 Dt Photographe 150.000 Dt Sono 400.000 Dt Tickets + Affiches 300.000 Dt Divers 200.000 Dt
__________________________________________________ Totale 1 620.000 Dt Prix
1 000.000 Dt ****************************************
Yessine Guermazi a précisé qu’on aura une réunion dans une semaine dont l’ordre de jour sera à priori : • •
Agenda Coordination organisation Interne / externe
D’autres points seront ajoutés à la demande des responsables .
Clôture de la réunion : 17h22
Abdelkefi Yassine Sécretaire de l’OC du final de Doctor’s Got Talent 2