Communiqué de la première Réunion du comité d’organisation de la Soirée de la Fin de Promotion – 33ème Génération Faculté de Médecine de Sfax le 16 – 02 – 2013 • • • •
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Heure prévue : 10h Heure de début : 10h15 Lieu : Joy Juice Liste des présents : Fendri Fatma Walha Adel Bouchaîra Hasna Hachicha Rim Abdelkefi Yassine Chaaben Yessine Ghariani Ahmed Mzid Ahmad Chabchoub Walid Notons bien que Mr. Chaaben Yessine , Ghariani Ahmed et Mzid Ahmad ont rejoint la réunion 10h05 et Mr. Chabchoub Walid a rejoint la réunion à 10h15 . Notons aussi que Mlle Dhieb Mariem s’est excusé car elle n’est pas à Sfax ce jour là { 16-02-2013}
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Ordre du jour : 1- Répartitions des postes entre les membres élus 2- Choix de la date de la Soirée 3- Discussion une éventuelle collaboration avec Associa-Med 4- Discussion des différentes tâches à faire par les différentes équipes
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Séance ouverte à 10h15 Répartition des postes entre les membres fraichement élus : Vu que l’élection n’était pas une élection par poste mais une élection de dix personnes parmi les candidats. Les membres du comité ont décidé que chaque membre va prendre le poste qu’il veux si un seul candidat se présente pour ce poste sinon on passe à un vote secret. Poste de Président : Le president du comité est Mr. Mzid Ahmad . Poste de Vice Président : Le vice president du comité est Mr. Walha Adel . Poste de Trésorier : Le trésorier du comité est Mr. Chaaben Yessine . Poste de vice Trésorier : Le vice trésorier du comité est Mlle Dhieb Mariem . Poste de Secrétaire : Le secrétaire du comité est Mr. Abdelkefi Yassine . Poste de vice Secrétaire : Le vice secrétaire du comité est Mlle Bouchaîra Hasna . Poste de responsable Sponsoring : Le responsable Sponsoring du comité est Mr. Ghariani Ahmad.
Poste de responsable Logistique et Marketing : Le responsable Logistique et Marketing du comité est Mr. Chabchoub Walid. Poste de responsable Animation : Le responsable Animation du comité est Mlle Fendri Fatma. Poste de responsable Organisation : Le responsable Organisation du comité est Mlle Hachicha Rim
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Donc la liste finale du comité d’organisation de la soirée de fin de promotion de la 33ème génération de la faculté de médecine de Sfax est : Président : Mr. Mzid Ahmad Vice président : Mr. Walha Adel Trésorier : Mr. Chaaben Yessine Vice Trésorier : Mlle Dhieb Mariam Secrétaire : Mr. Abdelkefi Yassine Vice secrétaire : Mlle Bouchaîra Hasna Responsable Sponsoring : Mr. Ghariani Ahmad Responsable Logistique et Marketing : Mr. Chabchoub Walid Responsable Animation : Mlle Fendri Fatma Responsable Organisation : Mlle Hachicha Rim Choix de la date de la Soirée : Après avoir discuter le sujet, le comité a décidé que la soirée sera à priori au Mois d’Octobre comme la soirée précédente. Discussion une éventuelle collaboration avec Associa-Med : Yassine Abdelkefi a expliqué qu’une collaboration avec Associa-Med est nécessaire car ça va nous aider sur le plan Sponsoring dans le contact avec les différentes sociétés et aussi ça va nous permet d’avoir un fond de roulement pour commencer le travail. Rim Hachicha a insisté sur le fait que c’est juste une collaboration et que c’est le comité qui organise et non pas l’Associa-Med et que cette dernière n’a pas le droit de changer ou modifier aucun détail soit dans les sketchs ou dans l’organisation. Rim Hachicha s’est demandé si l’Associa-Med aura un % sur les bénéfices de la soirée. Yassine Abdelkefi a répondu que si l’Associa-Med accepte la collaboration, elle va subir tous les conséquences possibles qu’on peut rencontré, c'est-à-dire si la soirée sera déficitaire elle va prendra en charge le déficit et donc si elle sera bénéficiaire elle partagera aussi le bénéfice mais on peut se mettre d’accord dès le début le comité va utiliser les bénéfices pour faire une action ou quelque choses pour la faculté au nom de notre promotion. Discussion des différentes tâches à faire par les différentes équipes : Mot du Responsable Sponsoring Mr. Ghariani Ahmed : Ahmed a insisté sur le travail collectif au sein du comité et aussi dans l’équipe de sponsoring et a insisté aussi sur la rapidité de la réalisation du dossier de sponsoring . Yassine Abdelkefi a proposé de fixer un Deadline pour la préparation du dossier de sponsoring dans deux semaines : Le 4 Mars 2013 . Ce travail sera en collaboration avec les deux équipes « Organisation » et « Logistique et Marketing ». Mot du Responsable Logistique et Marketing Mr. Chabchoub Walid : Walid a précisé que son équipe sera responsable de la préparation des affiches, des tickets et de la banderole et aussi de la médiatisation. Mot du Responsable Animation Mlle Fendri Fatma : Fatma a déclaré qu’elle va faire une équipe avec un vice et qu’elle va organiser une réunion pour avoir plus d’idées.
Mot du Responsable Organisation Mlle Rim Hachicha : Rim a précisé que son travail va se faire sur cinque plans essentiels : 1- Salles : chercher les devis pour la salles des fêtes. Les salles proposés sont : Golden Tulip , Chahrazed , Carthage , Nahr el Founoun , … Rim et son équipe vont demander le prix ainsi que la capacité des salles. 2- Traiteurs : Chercher les devis. 3- Décoration : 4- Troupe Musicale : 5- Sécurité :
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Bouchîra Hasna nous a donné des devis approximatifs pour les différentes Salles : Carthage : 3 600 Dinars Golden Tulip 5 000 Dinars Nahr el Founou 4 000 Dinars Chahrazed 4 000 Dinars
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Mot de Président et de Secrétaire : Ahmed Mzid a rappelé qu’on aura une réunion Vendredi le 1er Mars et une autre réunion le 4 Mars . Yassine Abdelkefi a expliqué que d’ici au premier Mars, on doit avoir les différents devis que les différents responsables vont les chercher avec leurs équipes. Entre temps, Ahmad Ghariani doit commencer la préparation du dossier de sponsoring. Dans notre prochaine réunion on va choisir le bon devis {on prendra en considération le rapport prix qualité} , puis Yessine Chaaben va nous préparer l’estimation budgétaire qu’on va l’intégrer dans le dossier de sponsoring qui sera prêt dans notre réunion du 4 Mars . Le 1er Mars, le responsable animation va nous parler de l’avancement du travail de son équipe .
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Clôture de la réunion : 12h07
Secrétaire du Comité d’organisation de la Soirée de Fin de promotion 33ème Génération de la Faculté de Médecine de Sfax
Abdelkefi Yassine