Mum e announcement e proc

MEMAHAMI UNTUK MELAYANI Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa

Komisi Pemberantasan Korupsi Direktorat Penelitian dan Pengembangan

Komisi Pemberantasan Korupsi Deputi Pencegahan Direktorat Penelitian dan Pengembangan

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Tim Penyusun: Mochammad Jasin Aida Ratna Zulaiha Eric Juliana Rachman Dian Patria Kontributor Utama: Direktorat Monitor KPK Bidang Pengembangan Kebijakan-Public Procurement Bappenas Departemen Komunikasi dan Informasi (Depkominfo) Sekretariat e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya Diterbitkan oleh Komisi Pemberantasan Korupsi, Jakarta, Oktober 2007

ISBN 978-979-17172-2-9 www.kpk.go.id Jl. H.R. Rasuna Said Kav. C-1 Jakarta Selatan-Indonesia Telp. (021) 255 783 00 Fax. (021) 528 924 48

Kata Pengantar

Kata Pengantar

P

uji syukur dipanjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa bahwa buku “Memahami untuk Melayani. Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah� telah berhasil diselesaikan dengan baik oleh para Peneliti pada Direktorat Penelitian dan Pengembangan, Deputi Bidang Pencegahan, Komisi Pemberantasan Korupsi.

Studi dilakukan dalam bentuk deskripsi mengenai pelaksanaan e-Procurement di tiga instansi yaitu Bappenas, Pemerintah Kota Surabaya dan Depkominfo. Studi ini juga mengkaji pelaksanaan e-Announcement yang berada di bawah koordinasi Depkominfo dan di bawah monitor Direktorat Monitor KPK. Data dan materi tulisan bersumber dari informasi yang dihimpun dan diolah berdasar data primer dan sekunder dari Direktorat Monitor KPK, Bidang Pengembangan Kebijakan-Public Procurement Bappenas, Departemen Komunikasi dan Informasi (Depkominfo) dan Sekretariat e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya.

Kami menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan dukungan maupun kontribusi data dalam penyusunan hasil studi ini. Karena keterbatasan waktu, kami menyadari bahwa hasil studi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karenanya, saran dan kritik sangat diharapkan, guna perbaikan studi dimasa mendatang.

Jakarta, Oktober 2007 Direktur Penelitian dan Pengembangan Komisi Pemberantasan Korupsi Moch. Jasin

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

iii

iv

Pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik (e-Announcement) Pengantar

PENGANTAR

MELAKSANAKAN e-ANNOUNCEMENT DAN e-PROCUREMENT DALAM SISTEM PENGADAAN BARANG DAN JASA PEMERINTAH Sistem pengadaan barang dan jasa yang sekarang diberlakukan di Indonesia masih belum dapat mencegah terjadinya korupsi. Kasus Korupsi yang ditangani KPK pada tahun 2006, 24 kasus dari 33 kasus (77%), merupakan kasus yang berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa. Sumber terjadinya korupsi adalah berasal dari adanya peluang penyimpangan di berbagai tahapan. Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana diatur dalam Kepres 80 tahun 2003, masih memungkinkan bagi Panitia Pengadaan dan Penyedia Barang/Jasa untuk melakukan korupsi di setiap tahapan.

Berkaitan dengan banyaknya peluang penyimpangan dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa pemerintah, maka KPK dalam tugas di bidang pencegahannya berusaha untuk mencari pendekatan atau cara-cara untuk mencegah penyimpangan tersebut.

Berdasarkan hasil studi yang dilakukan Direktorat Litbang KPK, e-Announcement dan e-Procurement merupakan salah satu pendekatan terbaik dalam mencegah terjadinya korupsi dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah. Dengan e-Announcement dan e-Procurement peluang untuk kontak langsung antara penyedia barang/jasa dengan panitia pengadaan menjadi semakin kecil, lebih transparan, lebih hemat waktu dan biaya serta dalam pelaksanaannya mudah untuk melakukan pertanggung jawaban keuangan.

Hal tersebut dikarenakan sistem elektronik tersebut mendapatkan sertifikasi secara internasional.

Berdasarkan kelebihan-kelebihan yang ada pada e-Procurement tersebut maka KPK Mendorong seluruh instansi pemerintah untuk secara bertahap menggunakan pendekatan e-Procurement dalam pengadaan barang dan jasanya. Tahap pertama yang bisa dilakukan adalah dengan melakukan e-Announcement terlebih dahulu. Proses pelaksanaan teknis e-Announcement dan e-Procurement dapat dilakukan dengan mencontoh daerah lain yang telah lebih dahulu dan berhasil dalam melaksanakan e-Procurement dalam sistem

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengantar

pengadaan barang dan jasa pemerintahnya. Dengan penerapan e-Announcement dan e-Procurement ini diharapkan peluang terjadinya tindak pidana korupsi dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah dapat diminimalisir.

Manfaat dari pelaksanaan e-Procurement, mempunyai dampak makro yang antara lain dapat diidentifikasi sebagai berikut: a) Terjadinya efisiensi dalam penggunaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN). Rata-rata penghematan anggaran yang dapat diperoleh dari pendekatan e-Procurement dibanding dengan cara konvensional berkisar 23.5 persen. Sedangkan pada HPS (Harga Penetapan Sendiri) dapat dilakukan penghematan rata-rata 20 persen. Biaya pengumuman pengadaan dan pengumuman pemenang lelang juga dapat diminimalisir karena menggunakan pengumuman secara on line yang lebih mudah diakses. Apabila pendekatan pengadaan barang dan jasa melalui e-Procurement ini diikuti oleh sebagian besar atau seluruh lembaga pemerintah/Negara diseluruh Indonesia, maka penghematan anggaran yang dilakukan masing-masing lembaga pemerintah/Negara tersebut akan berdampak besar pada penghematan APBN; b) Pengadaan barang dan jasa dengan menggunakan cara e-Procurement dapat dilakukan dalam jangka waktu yang lebih cepat dibanding dengan cara yang dilakukan dengan cara konvensional. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk pengadaan barang dan jasa dengan cara konvensional adalah 36 (tiga puluh enam) hari sedangkan apabila dengan cara e-Procurement hanya berkisar 20 (dua puluh) hari. Hal ini dikarenakan dengan sistem elektronik, proses pengumuman pengadaan, penawaran, seleksi dan pengumuman pemenang dapat dilakukan dengan lebih cepat;

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

vi

Pengantar

c) Persaingan yang sehat antar pelaku usaha sehingga mendukung iklim investasi yang kondusif secara nasional. Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang lebih transparan, fair dan partisipatif mendukung persaingan usaha yang semakin sehat di setiap wilayah dimana pengadaan barang dan jasa dilakukan. Tidak ada pengaturan pemenang lelang serta menghilangkan sistem arisan antara pelaku usaha. Pelaku usaha yang besar tidak dapat menekan pelaku usaha kecil untuk tidak berpartisipasi dalam tender, serta pelaku usaha di semua tingkatan tidak dapat menekan lembaga pemerintah untuk memenangkannya dalam tender. Pelaksanaan lelang diatur dalam suatu sistem yang transparan, akuntabel, dan meniadakan kontak langsung antara panitia dengan penyedia barang dan jasa. Pelaku usaha yang unggul dalam melakukan efisiensi terhadap seluruh aktifitas operasional usahanya akan mendapatkan keunggulan kompetitif.

Secara umum sistem e-Procurement menuntut penyedia barang/jasa untuk berlomba dalam melakukan efisiensi, sementara disisi lain juga dituntut untuk menghasilkan output yang berkualitas. Kondisi semacam ini merupakan ciri yang diterapkan pada persaingan yang sehat (fair market competition) dan akan mendukung iklim investasi yang kondusif bila e-Procurement diterapkan secara konsisten ditingkat nasional.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Daftar Isi

Daftar Isi Kata Pengantar ————————————————————————————— I Pengantar Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement Dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah —————————— II -IV

1. Pendahuluan 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

Latar Belakang ——————————————————————————— 1 - 2 Tujuan Studi ———————————————————————————— 2 - 3 Ruang Lingkup Penulisan —————————————————————— 3 Output Studi ———————————————————————————— 3 Output Metodologi ————————————————————————— 4

2. Latar Belakang e-Procurement dan e-Announcement 2.1

2.2

Tahapan Pengadaan Barang dan Jasa (PBJ) Pemerintah dan Penyimpangannya —————————————————————— 7 - 9 Sistem Elektronik dalam Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah ————— 9 - 10

3. Pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik (e-Announcement)

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8

Manfaat e-Announcement ——————————————————— 13 - 14 Dasar Hukum e-Announcement ——————————————————— 14 Pengelolaan e-Announcement ———————————————————— 14 Instansi Pengguna e-Announcement ———————————————— 15 - 20 Pemanfaat Sistem e-Announcement ————————————————— 21 - 22 Arsitektur Sistem Aplikasi e-Announcement —————————————— 22 - 23 Ilustrasi Penggunaan e-Announcement ———————————————— 23 - 33 Informasi e-Announcement ——————————————————— 33 - 37

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

vii

viii

Daftar Isi

4. Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik (e-Procurement)

4.1 Pemanfaat sistem e-Procurement ————————————————— 40 - 41 4.2 Ilustrasi e-Procurement

4.2.1 BAPPENAS ——————————————————————— 41 - 84

4.2.2 Pemerintah Kota Surabaya ———————————————— 85 - 148

4.2.3 Departemen Komunikasi dan Informasi

(DEPKOMINFO) ———————————————————— 149 - 192

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

1

Pendahuluan

Pendahuluan

1.1. Latar Belakang Potensi korupsi terbesar pemerintah saat ini terjadi dalam pengadaan barang dan jasa (PBJ). Berdasarkan kasus korupsi yang ditangani oleh Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK), lebih dari 70 persen nya adalah praktek korupsi dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah. Faktor-faktor yang menjadikan pengadaan barang dan jasa sebagai ladang subur praktek korupsi, diantaranya adalah banyaknya uang yang beredar, tertutupnya kontak antara penyedia jasa dan panitia lelang dan banyaknya prosedur lelang yang harus diikuti.

Banyak proses pengadaan barang dan jasa dilakukan secara sembunyi-sembunyi atau purapura transparan tapi yang dilibatkan hanya “orang dalam�. Proses pengadaan ini walaupun tercium adanya indikasi korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN), tetapi pembuktiannya sangat sulit karena sistem administrasi dari pemberi dan penerima pekerjaan ini sangatlah rapi. Untuk mengatasi masalah tersebut, perlu dilakukan proses yang terbuka dalam pengadaan barang dan jasa. Proses yang transparan ini akan memberikan kesempatan yang sama kepada penyedia barang dan jasa dan dalam pelaksanaannya akan mendapatkan pengawasan dari masyarakat. e-Procurement adalah proses pengadaan barang dan jasa secara on line melalui internet sehingga proses pendaftaran, perlelangan dan segala yang terkait dengan pengadaan barang dan jasa dapat dikerjakan tanpa sarana kertas. Sebagai tahap awal e-Procurement, biasanya dilakukan melalui e-Announcement. Bila dalam e-Procurement seluruh proses pengadaan barang dan jasa dilakukan dengan memanfaatkan teknologi informasi, maka pada e-Announcement teknologi informasi dimanfaatkan dalam mengumumkan pembukaan tender, menseleksi dan mengumumkan pengadaan barang dan jasa. Proses yang melibatkan kertas masih mungkin berlaku, misalnya pengambilan dokumen di pemberi pekerjaan.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pendahuluan

1.2.Tujuan Studi 1. Memberikan ilustrasi pelaksanaan dan manfaat e-Announcement; 2. Memberikan ilustrasi pelaksanaan e-Procurement di Instansi dan Pemerintah Daerah yang telah melaksanakan e-Procurement.

1.3. Ruang Lingkup Penulisan Studi ini secara deskriptif memberikan ilustrasi mengenai pelaksanaan e-Announcement yang dikembangkan oleh Departemen Komunikasi dan Informasi (DEPKOMINFO) untuk kepentingan nasional dan pelaksanaan e-Procurement yang dikembangkan oleh Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (BAPPENAS), Pemerintah Kota Surabaya, dan DEPKOMINFO. Pemilihan instansi dan pemerintah daerah, terutama untuk contoh deskripsi e-Procurement didasarkan pada implementasi dan pengembangan e-Procurement di Indonesia yang telah dilakukan selama ini.

1.4. Output Studi 1.

2.

3.

4.

Deskripsi pelaksanaan dan manfaat e-Announcement secara Nasional; Deskripsi pelaksanaan e-Procurement dengan koordinasi BAPPENAS; Deskripsi pelaksanaan e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya; Deskripsi pelaksanaan e-Procurement DEPKOMINFO.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pendahuluan

Dengan melaksanakan e-Procurement dan e-Announcement, transparansi dalam pengadaan barang dan jasa akan terjadi sehingga peluang korupsi, kolusi dan nepotisme bisa diperkecil. Selain dari itu proses e-Procurement dan e-Announcement disinyalir mampu menghemat anggaran negara hingga mencapai 10-20 persen dari total biaya tender, serta sekitar 70 – 80 persen untuk biaya operasional (Dr. Idriss Sulaiman & Tandiono Chen dalam Catatan Khusus bagi Implementasi e-Procurement di Indonesia, www.clgi.or.id Tahun IV Nomor 3-Juli-September 2005). e-Procurement dan e-Announcement sebagai sebuah sistem baru pada pengadaan barang dan jasa saat ini memang belum banyak dikenal oleh instansi pusat maupun daerah, walaupun Pemerintah Indonesia merencanakan bahwa proses pengadaan barang dan jasa pemerintah nantinya seluruhnya akan dilaksanakan melalui proses e-Procurement. Di sisi lain, saat ini beberapa pemerintah daerah dan instansi dengan inisiatif sendiri maupun dorongan dari pihak lain telah mulai melakukan proses transparansi pengadaan barang dan jasa melalui e-Announcement. Dari Pemerintah Daerah dan Instansi yang telah melaksanakan e-Announcement tersebut, beberapa telah melangkah lebih maju dengan mulai menerapkan e-Procurement dalam proses pengadaan barang dan jasanya.

Penerapan transparansi pengadaan barang dan jasa secara elektronik yang telah dilakukan oleh beberapa daerah tersebut saat ini banyak yang belum diketahui oleh pemerintah daerah atau instansi lain. Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) yang memiliki peran sebagai trigger mechanism merasa perlu untuk memperkenalkan praktek-praktek yang baik dalam pengadaan barang dan jasa elektronik di beberapa instansi dan pemerintah daerah kepada pemerintah daerah atau instansi lain. Tujuannya supaya instansi atau pemerintah daerah yang bersangkutan memiliki gambaran mengenai pelaksanaan eAnnouncement dan e-Procurement yang telah dilaksanakan dan selanjutnya ikut pula mempraktekkannya.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pendahuluan

1.5. Metodologi Sumber informasi dalam studi ini diperoleh dari kombinasi data primer dan sekunder.

Kontribusi besar diperoleh dari Direktorat Monitor Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) dan Departemen Komunikasi dan Informasi (Depkominfo) sebagai sumber informasi e-Announcement. Sementara sumber-sumber informasi mengenai e-Procurement diperoleh dari Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (BAPPENAS), Sekretariat eProcurement Pemerintah Kota Surabaya, dan Departemen Komunikasi dan Informasi (DEPKOMINFO).

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

2

LATAR BELAKANG e-PROCUREMENT dan e-ANNOUNCEMENT

Latar Belakang e-Procurement dan e-Announcement

2.1. Tahapan Pengadaan Barang dan Jasa (PBJ) Pemerintah dan Penyimpangannya Pengadaan barang dan jasa pemerintah Indonesia didasarkan pada Keputusan Presiden 80/2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, dengan perubahannyaperubahannya yang terdiri dari Keputusan Presiden 61/2004, Peraturan Presiden 32/2005, Peraturan Presiden 70/2005, dan yang terakhir Peraturan Presiden 8/2006. Tahapan-tahapan utama yang harus dilalui dalam proses pengadaan barang dan jasa pemerintah berdasar Kepres 80/2003 adalah sebagai berikut: (1) Perencanaan Pengadaan; (2) Pembentukan Panitia Lelang; (3) Prakualifikasi Perusahaan; (4) Penyusunan Dokumen Lelang; (5) Pengumuman Lelang; (6) Pengambilan dokumen lelang; (7) Harga Perkiraan Sendiri (HPS); (8) Penjelasan (Aanwijzing); (9) Penyerahan Penawaran Harga dan Pembukaan Penawaran; (10) Evaluasi Penawaran; (11) Pengumuman Harga Penawaran; (12) Sanggahan Peserta; (13) Pengumuman Pemenang Lelang; (14) Penandatanganan Kontrak; (15) Penyerahan Barang/Jasa.

Tahapan-tahapan dalam proses pengadaan barang dan jasa tersebut sangat berpotensi terjadi penyimpangan. Gambar berikut menunjukkan kemungkinan penyimpangan yang terjadi pada pengadaan barang dan jasa pemerintah yang mengarah kepada tindak pidana korupsi.

RENSTRA

Otoritas Keu/ Perencanaan

lan Usruoyek n p kana re

Spek Brg/Js Oe/HPS S

HP

Kick Back

an

KPB

Panitia Pengadaan

yek Proitipan T

Titi p

Pimpinan

ek/ roy n Panan a p Titi Rek

KPA %

Mark Up

Pro

yek

/R

eka

%

Pimpro Lelang/ Tender Penyedia Barang/Jasa

Memahami untuk Melayani

Otoritas Politik

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Kick Back

nan

10

Latar Belakang e-Procurement dan e-Announcement

Hasil kajian Direktorat Monitoring Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) mengidentifikasi berbagai proses pengadaan yang menyimpan �praktek-praktek� penyimpangan dan korupsi biasanya memiliki karakteristik antara lain: 1. Bersifat tertutup atau tidak transparan dan tidak diumumkan secara luas, sehingga mengakibatkan para pelaku usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi tidak dapat mengikutinya; 2. Bersifat diskriminatif dan tidak dapat diikuti oleh semua pelaku usaha dengan kompetensi yang sama; 3. Persyaratan dan spesifikasi teknis atau mereknya mengarah kepada pelaku usaha tertentu sehingga menghambat pelaku usaha lain untuk ikut.

Tabel berikut menggambarkan pemicu utama serta modus-modus penyimpangan yang dapat ditimbulkan dalam proses pengadaan barang dan jasa pemerintah.

Pengumuman Pengadaan Tidak Transparan

1 2 3.

4.

5.

6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Jangka waktu pengumuman tender yang sangat terbatas Informasi dalam pengumuman dibuat tidak lengkap dan tidak memadai Informasi yang lebih lengkap diberikan hanya kepada pelaku usaha tertentu Pengumuman melalui media dengan jangkauan yang sangat terbatas, ukuran iklan yang sangat kecil atau fiktif Dokumen lelang yang diberikan tidak sama bagi seluruh calon peserta lelang Waktu pengambilan dokumen lelang dibuat sangat terbatas Alamat atau tempat pengambilan dokumen sulit ditemukan Panitia memindahkan tempat dokumen lelang secara tiba-tiba Adanya dua atau lebih HPS atau harga dasar suatu produk atau jasa yang dilelangkan HPS hanya diberikan kepada pelaku usaha tertentu Informasi atas barang/jasa yang dilelang dibuat tidak jelas dan cenderung ditutupi Panitia bekerja secara tertutup dan tidak memberi layanan atau informasi yang harusnya diberikan secara terbuka Adanya pemindahan lokasi tempat penyerahan dokuman secara tiba-tiba tanpa pengumuman secara terbuka Pengumuman dilakukan secara terbatas pada media massa yang tidak jelas atau dibuat kurang jelas Tanda pengumuman lelang ditunda tanpa alasan jelas Panitia cenderung menutup-nutupi proses dan hasil evaluasi Surat penunjukan pemenang lelang telah dikeluarkan sebelum proses sanggahan selesai Surat penunjukan pemenang lelang ditunda atau tidak lengkap Penempatan tempat dan waktu lelang yang sulit dicapai dan diikuti Susunan dan kinerja panitia tidak diumumkan atau ditutup-tutupi

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Latar Belakang e-Procurement dan e-Announcement

Sindikasi/Tender Arisan

1 2 3 4 5

ara peserta lelang memasukkan harga penawaran yang hampir sama P Peserta lelang yang sama, dalam lelang berbeda mengajukan harga berbeda untuk barang yang sama Adanya beberapa dokumen penawaran yang mirip Peserta lelang yang memenangkan tender berdasarkan giliran Ada peserta lelang yang memenangkan tender secara terus menerus di wilayah tertentu

Kualifikasi Panitia Pengadaan Tidak Memadai

1 2 3 4

Persyaratan tambahan yang dibuat setelah pra-kualifikasi dan tidak diberitahukan kepada semua peserta Penjelasan lelang hanya dapat diterima oleh pelaku usaha yang terbatas Pemenang lelang mensub-kontrakkan pekerjaan kepada perusahaan lain atau peserta lelang yang kalah Nilai uang jaminan lelang ditetapkan jauh lebih tinggi dari pada nilai dasar lelang

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Volume atau nilai proyek yang diserahkan tidak sesuai dengan ketentuan awal tanpa alasan Hasil pekerjaan tidak sesuai atau lebih rendah dengan ketentuan dalam spesifikasi teknis Panitia yang dipilih tidak memiliki kualifikasi yang dibutuhkan sehingga mudah dipengaruhi Panitia terafiliasi dengan pelaku usaha tertentu Pelaku usaha diluluskan dalam prakualifikasi walaupun tidak memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan Dokumen penawaran yang diterima setelah batas waktu Penawaran yang diterima oleh pelaku usaha yang tidak ikut atau tidak lulus proses kualifikasi/Administrasi Dokumen yang ditukar atau diubah oleh Panitia Selisih harga yang besar antara harga yang diajukan pemenang lelang dengan harga penawaran peserta lain Panitia tidak menanggapi sanggahan peserta lelang Surat kontrak dibuat dengan menghilangkan hal penting yang seharusnya menjadi bagian tidak terpisahkan Penandatanganan kontrak dilakukan secara tertutup Penyesuaian harga penawaran pada saat –saat akhir sebelum memasukkan penawaran

Pembentukan Panitia (disengaja) Tidak Independen

1 Persyaratan untuk mengikuti prakualifikasi membatasi dan/atau mengarah kepada pelaku usaha tertentu 2 Adanya kesepakatan dengan pelaku usaha tertentu mengenai spesifikasi, merek, jumlah, tempat, waktu penyerahan

Manipulasi (Penyusunan) Paket Pengadaan

1 2 3 4 5 6

Pemilihan metode pengadaan yang menghindari pelaksanaan tender lelang secara terbuka Spesifikasi teknik, jumlah, mutu dan waktu penyerahan barang yang hanya dapat dipasok pelaku usaha tertentu Tender dibuat dalam paket yang hanya satu atau dua peserta tertentu yang dapat mengikuti atau melaksanakannya Ada keterikatan antara sumber pendanaan dan asal barang/jasa Persyaratan tender yang mengarah kepada pelaku usaha tertentu (mutu, kapasitas dan waktu penyerahan) HPS ditentukan berdasarkan pertimbangan yang tidak jelas dan tidak wajar

Tabel di atas menunjukkan bahwa sebagian besar potensi penyimpangan disebabkan oleh minimnya transparansi. Berkaitan dengan hal tersebut, perlu disadari bahwa peningkatan transparansi merupakan kebutuhan yang sangat mendesak untuk dapat menekan korupsi dalam proses pengadaan barang dan jasa pemerintah.

2.2. Sistem Elektronik dalam Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah Peningkatan transparansi diyakini mampu menekan korupsi dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah. Di sisi lain pengadaan barang dan jasa pemerintah yang efisien dan efektif

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

11

12

Latar Belakang e-Procurement dan e-Announcement

merupakan salah satu bagian penting dalam perbaikan pengelolaan keuangan negara. Dalam rangka mewujudkannya adalah dengan pelaksanaan proses pengadaan barang dan jasa pemerintah secara elektronik, yaitu dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi. Berbagai studi dan praktik terbaik di negara-negara lain telah membuktikan bahwa proses pengadaan barang dan jasa secara elektronik merupakan salah satu solusi terbaik untuk meningkatkan transparansi, efektifitas dan efisiensi pengadaan barang dan jasa.

Di Indonesia, inisiatif penerapan pengadaan barang dan jasa pemerintah secara elektronik sudah mulai dilakukan sejak tahun 2003. Rencananya pada tahun 2007 penerapan pengadaan barang dan jasa secara elektronik akan dilakukan oleh seluruh instansi pemerintah di Indonesia.

Namun demikian, untuk mencapai hal tersebut, beberapa tahapan harus dilalui, termasuk diantaranya adalah penerapan e-Announcement, yang merupakan awal dari pelaksanaan pengadaan barang dan jasa elektronik (e-Procurement). Gambar berikut menunjukkan rencana proses pengadaan barang dan jasa pemerintah secara elektronik di Indonesia berdasarkan tahapan-tahapannya.

Inisiatif Penerapan E-Procurement 2003

Pengembangan Aplikasi E-Procurement 2004

Pembuatan Payung Hukum dan Kesiapan Sistem E-Procurement 2005

Pembuatan E-Announcement Langkah Awal E-Procurement 2006

Pembuatan E-Procurement Langkah Awal E-Procurement 2006

E-Announcement E-Procurement E-Payment

Pada prakteknya implementasi awal sistem e-Procurement saat ini sudah dimulai dengan Proses Pengumuman secara online (e-Announcement). e-Announcement didukung dengan tools berupa sistem aplikasi yang digunakan untuk membantu proses transparansi pelaksanaan pengadaan barang/jasa di seluruh instansi pemerintah di Indonesia baik di pusat maupun di daerah. Pelaksanaan e-Announcement dan e-Procurement ini didukung penuh oleh Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK).

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

3

PENGUMUMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA ELEKTRONIK (e-ANNOUNCEMENT)

Pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik (e-Announcement)

e-Announcement merupakan tahap awal dari penerapan sistem e-Procurement dengan mengumumkan informasi pengadaan barang dan jasa di dalam media Internet. Departemen Komunikasi dan Informasi (DEPKOMINFO) saat ini telah membangun dan bersama-sama dengan KPK mendorong penerapan aplikasi e-Announcement untuk pengumuman rencana pengadaan, pengumuman lelang, pengumuman peserta lelang dan pengumuman pemenang lelang. Alamat e-Announcement adalah www.pengadaannasional.depkominfo.go.id yang saat ini telah hyperlink dengan www.pengadaannasional-bappenas.go.id.

3.1. Manfaat e-Announcement Manfaat dan keunggulan utama implementasi e-Announcement adalah: 1. Sederhana Aplikasi e-Announcement merupakan aplikasi yang sangat sederhana dan penggunaannya hanya memerlukan keterampilan pengoperasian dasar aplikasi berbasis internet yang sederhana pula 2. Akses yang tidak dibatasi oleh tempat dan waktu Seluruh pemberitahuan pelaksanaan lelang diumumkan transparan secara online sehingga dapat diakses dengan cepat oleh partisipan (vendor) dengan tidak dibatasi oleh tempat dan waktu. Proses pengoperasiannya pun dapat dilakukan dimana saja baik di kantor maupu warnet (warung internet) selama tersedia perangkat komputer dengan koneksi internet 3. Tidak memerlukan biaya tinggi Aplikasi ini dapat digunakan secara gratis oleh setiap satuan kerja di instansi pemerintah pusat maupun daerah, dengan terlebih dahulu mendaftar pada administrator. Biaya yang dibutuhkan hanyalah biaya koneksi internet ketika menggunakan aplikasi

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

15

16

Pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik (e-Announcement)

4. Tampilan informatif dan mudah diakses Informasi-informasi pengadaan barang dan jasa yang ditampilkan oleh aplikasi eAnnouncement sangat informatif dan mudah diakses.

3.2. Dasar Hukum e-Announcement Dasar hukum penerapan e-Announcement adalah Peraturan Presiden No.8 Tahun 2006 sebagai Perubahan Keempat atas Keputusan Presiden No. 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Untuk meningkatkan transparansi dan kompetisi dalam pengadaan barang/jasa maka dalam Keputusan Presiden ini disebutkan bahwa rencana pengadaan dan pengumuman lelang diumumkan pada Surat Kabar Provinsi dan website Pengadaan Nasional.

Perpres No. 8 Tahun 2006 Pasal 1 ayat 25 menyatakan bahwa Website Pengadaan Nasional adalah website yang dikoordinasikan oleh Menneg PPN/Ka Bappenas untuk mengumumkan rencana pengadaan dan kegiatan pengadaan barang/jasa pemerintah. Selanjutnya pada pasal 17 ayat 4 disebutkan bahwa ”...... serta harus diumumkan minimal melalui papan pengumuman resmi untuk penerangan umum dan bila memungkinkan melalui internet”. Sementara Pasal 22 ayat 4 menyatakan ”.... dan diumumkan sekurang-kurangnya di papan pengumuman resmi untuk penerangan umum dan diupayakan diumumkan di website pengadaan nasional”.

Berdasarkan keterangan tersebut, berarti pengumuman di website pengadaan nasional bersifat ”bila memungkinkan” atau ”diupayakan” sehingga menimbulkan ketidakpastian dalam penerapan dan pemanfaatan e-Announcement.

3.3. Pengelolaan e-Announcement Instruksi Presiden Nomor 5 Tahun 2004 mengenai Percepatan Pemberantasan Korupsi telah

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik (e-Announcement)

memberi instruksi khusus kepada Menteri Koordinator Perekonomian, Menteri Keuangan, dan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Bappenas untuk mengkaji dan mengujicoba pelaksanaan sistem e-Procurement yang dapat digunakan bersama instansi pemerintah. Sebelum e-Procurement dilaksanakan secara keseluruhan, tahap awal dalam proses pengadaan barang dan jasa elektronik adalah melalui pengenalan terhadap e-Announcement.

Sesuai tugas pokok dan fungsinya, dalam pengelolaan e-Announcement ini Kementerian Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/Bappenas berperan sebagai pembuat regulasi dan pengelola administrasi. Departemen Komunikasi dan Informatika berperan sebagai pengembang teknologi dan aplikasi dan Departemen Keuangan berperan untuk membantu memberikan data Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA). Pengelolaan e-Announcement dapat digambarkan dalam skema berikut.

Pengembang Teknologi & Aplikasi

Regulator & Administrator

Departemen Komunikasi dan Informatika

Badan Perencanaan Pembangunan Nasional

Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA)

Departemen Keuangan

3.4. Instansi Pengguna e-Announcement Praktek pelaksanaan e-Announcement sudah mulai dirintis tahun 2006. Pada Mei 2006 KPK telah mendorong penerapan e-Announcement dengan mengikutsertakan 20 instansi

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

17

18

Pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik (e-Announcement)

pusat, pemerintah provinsi dan pemerintah kabupaten sebagai pilot project untuk dijadikan pelopor.

Sampai pada 7 November 2006, posisi jumlah instansi, paket pengadaan, nilai pagu, lelang dan nilai kontrak yang diumumkan melalui e-Announcement adalah sebagai berikut.

Pengguna Terdaftar

No.

Unit

Instansi

Rencana Pengadaan

Satker

Paket

Nilai Pagu

Pemenang Lelang

Lelang

Nilai Kontrak

1

Pemko Depok

21

21

315

2

Pemko Banda Aceh

29

29

114

85.705.519.090

3

Pemkab Aceh Barat

1

1

96

32.409.900.500

4

BATAN

1

20

58

28.603.417.380

39

2.059.882.000

5

Depkominfo

6

38

43

51.792.503.600

34

3.997.760.789

6

Pemprof DKI

10

11

42

98.328.654.101

34

7.819.460.000

7

BAPETEN

1

2

31

15.362.511.000

13

513.302.175

8

KPK

11

1

26

106.092.915..000

11

2.003640.450

Pemprof NAD

9

108.748.627.630

Paket 18

4

4

26

10

BPPT

1

23

19

8.512.555.000

3

11

Depkeu

7

8

17

28.370.155.000

2

12

Pemko Lhokseumawe

1

1

15

7.362.668.250

13

Menristek

1

6

14

29.310.590.000

14

Pemprof Gorontalo

1

1

14

3.757923.750

15

Pemkab Aceh Utara

1

1

8

3.300.500.000

16

Pemkab Aceh Timur

4

4

4

3.683506.300

17

Depkes

1

1

2

2.500.000.000

18

Pemko Denpasar

1

1

2

835.087.500

1

19

Pemprof Sumbar

1

2

2

565.904.000

1

20

Pemko Bekasi

2

2

3

525.000.000

1

21

Deptan

2

2

1

280.000.000

1

22

Depnakertrans

2

3

1

243.000.000

T O TA L

19.031.000.000

10

284.997350

99 182 853 635.321.968.101 168 16.679.042.764

Pada 2 April 2007, berdasarkan data Direktorat Monitoring KPK, terjadi penurunan jumlah instansi pusat, pemerintah provinsi dan pemerintah kabupaten yang mengumumkan proses pengadaan barang dan jasanya melalui e-Announcement di tahun 2007. Lihat tabel berikut.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik (e-Announcement)

No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Instansi

Depdiknas BAPPENAS Depkominfo BATAN KPK BAPETEN BPPT BKKBN BRR NAD- Nias Dephub Depkeu Menristek Dep PU (non vertical tertentu) Depnakertrans Pemprov Banten T O T A L

Pengguna Terdaftar Rencana Pelaksanaan Unit Satker Jumlah Paket Jumlah Paket

7 35 9.404 1

1 1 1.585 17 17 438 6 18 18 118 5

1 1 73 5

3 3 56 2

1 23 14 5 5 98

1 1 66

5 5 33 4

2 2 10 5

1 1 7

1 1 7 6

4 4 15

1 1 2 68 118 11.926 34

Secara lebih terperinci, tabel berikut memberikan gambaran mengenai tahapan yang sudah dilalui oleh instansi pusat terkait program e-Announcement sebagai awal pelaksanaan eProcurement. Sebanyak 37 instansi pusat telah meminta informasi awal mengenai eAnnouncement. Di antara 37 instansi tersebut, 30 di antaranya sudah mendapat User Id. Dari yang sudah mendapat user id, yang kemudian menindaklanjuti sampai mengumumkan paket rencana adalah 15. Dari 15 instansi yang sudah menjalani training, meng-input rencana pengadaan sampai ke jumlah paket rencana, 9 diantaranya sudah meng-input pelaksanaan pengadaan barang/jasa dan mengumumkan paket pelaksanaannya. Input pengumuman peserta dan input pemenang pengadaan belum dilakukan karena data ini direkam di bulan April, di mana proses tender baru dimulai.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

19

20

Pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik (e-Announcement)

No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37

Departemen/Alamat

Meminta Mendapat Unit Informasi User Id Awal

Satker Training Input Rencana

Pengadaan

Paket Input Paket Input Input Rencana Pelaksanaan Pelaksanaan Pengumuman Pemenang Pengadaan Peserta Pengadaan

Departemen Agama

Sudah

Belum

Belum

Belum

Belum

Belum

Belum

Departemen Dalam Negeri

Sudah

Sudah

Belum

Belum

Belum

Belum

Belum

Departemen Kebudayaan dan Pariwisata

Sudah

Sudah

Belum

Belum

Belum

Belum

Belum

Departemen Kehutanan

Sudah

Belum

Belum

Belum

Belum

Belum

Belum

Departemen Kesehatan

Sudah

Sudah

Belum

Belum

Belum

Belum

Belum

Departemen Keuangan

Sudah

Sudah

Sudah

Sudah

Belum

Belum

Departemen Komunikasi dan Informatika

Sudah

Sudah

Sudah

Sudah

Belum

Belum

Departemen Pekerjaan Umum

Sudah

Sudah

Sudah

Sudah

Belum

Belum

Departemen Pendidikan Nasional

Sudah

Sudah

Sudah

Sudah

Belum

Belum

Departemen Perdagangan

Sudah

Sudah

Belum

Belum

Belum

Belum

Departemen Perhubungan

Sudah

Sudah

Sudah

Sudah

Belum

Belum

Departemen Perindustrian

Sudah

Sudah

Sudah

Sudah

Belum

Belum

Belum

Departemen Pertanian

Sudah

Sudah

Sudah

Sudah

Belum

Belum

Belum

Departemen Tenaga kerja dan Transmigrasi

Sudah

Sudah

Sudah

Sudah

Belum

Belum

Belum

Kementerian Negara Perencanaan Pembangunan

Sudah

Sudah

Sudah

Sudah

Belum

Belum

Belum

Sudah

Sudah

Sudah

Sudah

Belum

Belum

Belum

Belum

Belum

Belum

Belum

Belum

Sudah

Sudah

Belum

Belum

Belum

Nasional/Bappenas

2

2

17

17

1

1

7

35

5

5

4

4

1

1

1

1

10 438 7 9404 33

15 1585 7

Sudah Sudah Sudah Sudah Belum Sudah

5 6 6 1 4

Belum

Kementerian Negara Riset dan Teknologi

Sudah

Sudah

Badan Meteorologi dan Geofisika

Sudah

Sudah

Badan Koordinasi Keluarga Berencana Nasional

Sudah

Sudah

Badan Koordinasi Penanaman Modal

Sudah

Belum

Belum

Belum

Belum

Belum

Belum

Badan Koordinasi Survey dan Pemetaan

Sudah

Sudah

Belum

Belum

Belum

Belum

Belum

Badan Pengawas Keuangan dan Pembangunan

Sudah

Sudah

Sudah

Belum

Belum

Belum

Belum

Badan Pengawas Obat dan Makanan

Sudah

Belum

Belum

Belum

Belum

Belum

Badan Pengawas Tenaga Nuklir Nasional

Sudah

Sudah

Belum

Sudah

Belum

Belum

Badan Pusat Statistik

Sudah

Sudah

Belum

Belum

Belum

Belum

Badan Tenaga Nuklir Nasional

Sudah

Sudah

Belum

Sudah

Belum

Belum

Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi

Sudah

Sudah

Sudah

Sudah

Belum

Belum

Belum

Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi NAD-NIAS

Sudah

Sudah

Belum

Belum

Belum

Belum

Belum

Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia

Sudah

Sudah

Belum

Belum

Belum

Belum

Belum

Komisi Nasional Hak Asasi Manusia (Komnas HAM)

Sudah

Sudah

Belum

Belum

Belum

Belum

Belum

Komisi Yudisial

Sudah

Belum

Belum

Belum

Belum

Belum

Belum

Komisi Pengawas Persaingan Usaha

Sudah

Sudah

Sudah

Sudah

Sudah

Belum

Belum

Lembaga Administrasi negara

Sudah

Sudah

Belum

Belum

Belum

Belum

Belum

Kepolisian Republik Indonesia

Sudah

Sudah

Belum

Belum

Belum

Belum

Belum

Pusat Pelaporan dan Analisis Transaksi Keuangan

Sudah

Belum

Belum

Belum

Belum

Belum

Belum

Menteri Koordinator Perekonomian

Sudah

Belum

Belum

Belum

Belum

Belum

Belum

Dewan Ketahanan Nasional

Sudah

Sudah

Belum

Belum

Belum

Belum

Belum

Komisi Pemberantasan Korupsi

Sudah

Sudah

Sudah

Sudah

Belum

Belum

5

3

5

3

18

18

1

23

1

1

1

1

Memahami untuk Melayani

98

56 118 14 66

73

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Belum Sudah Belum Sudah

Sudah

2 5

5

Pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik (e-Announcement)

Perkembangan terakhir pelaporan e-Announcement yang berhasil dihimpun oleh Direktorat Monitor KPK adalah terdapat 30 instansi pusat yang mengumumkan rencana dan pelaksanaan pengadaan barang dan jasanya, seperti yang ditunjukkan dalam tabel berikut.

No

Instansi

Satker Mengumumkan

Pengumuman Rencana Jumlah Paket Pagu Dana

Pengumuman Pelaksanaan Barang / Jasa Konsultansi

DIPA

% Pengumuman Rencana Pengadaan thd DIPA

33

14.154

5.30334E+12

1

0

1.8764E+12

8

374

4.32666E+11

0

0

4.09936E+11

1.05544777

3 BKKBN

30

805

3.55409E+11

1

0

3.84702E+11

0.923856088

4 DEPKOMINFO

29

458

1.41068E+12

35

50

1.72606E+12

0.817279704

1

1.585

1.97737E+11

0

0

2.44375E+11

0.809155547

1 DEPDIKNAS 2 DEPPERIN

5 BAPPENAS

2.826342036

18

139

57618514500

30

3

1.00597E+11

0.57276739

7 LEMHANNAS

1

25

47019322000

0

0

88135930920

0.533486417

8 KPK

1

89

73614536000

266

10

1.43868E+11

0.511679528

9 BAPETEN

3

62

16447872450

1

1

36978526972

0.444795231

10 KEMENTERIAN BUMN

1

34

67239748000

0

0

1.5677E+11

0.428906632

11 BNN

1

61

66722717500

0

0

2.03816E+11

0.327367647

14

58

1.51146E+11

7

16

4.97022E+11

0.304102927

6

93

35493131800

3

1

1.24132E+11

0.285930056 0.244912789

6 BATAN

12 DEPNAKERTRANS 13 BPKP 14 DEPTAN

11

51

2.13557E+11

21

9

8.71973E+11

15 POLRI

49

763

9.08357E+11

445

20

4.27227E+12

0.212616906

16 MENRISTEK

3

11

27783449970

1

0

3.00481E+11

0.092463209

17 DEPKUMHAM

1

3

52042000000

1

0

8.91918E+11

0.058348441

18 DEPDAG

1

20

41080871000

0

0

7.80948E+11

0.052603857

19 DEPHUB

12

87

1.4467E+11

11

6

3.72579E+12

0.038829319

20 DEPSOS

10

17

10304831000

0

0

2.94021E+11

0.035047919

21 DEPAG

4

45

19250006000

39

1

6.07792E+11

0.031672045

22 BRR NAD - NIAS

1

66

1.29192E+11

0

0

4.67335E+12

0.027644518

23 DEPKES

3

13

61539400000

0

0

2.52971E+12

0.024326637

24 DEPBUDPAR

1

2

9901729060

0

0

4.54352E+11

0.021793092

25 DEPPU

1

7

61085539000

6

0

3.83812E+12

0.015915473

26 DEPKEU

6

48

48630938300

18

0

4.65243E+12

0.010452812

27 BPK RI

2

3

4450500000

2

0

5.80246E+11

0.007670024

22

168

80544075766

0

0

1.70101E+13

0.004735085

29 KPPU

1

67

29702374000

3

0

N/A

N/A

30 OTORITA BATAM

1

8

10978787000

0

0

N/A

N/A

275

19.316

1.00275E+13

891

117

28 DEPHAN

Total Per 15 November 2007

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

21

22

Pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik (e-Announcement)

Untuk pemerintah daerah, laporan per 15 November 2007 adalah sebanyak 12 pemerintah provinsi dan 12 pemerintah kabupaten /kota yang melakukan e-Announcement pada proses pengadaan barang dan jasanya. Namun demikian tidak seluruh Satuan Kerja di lingkungan pemerintah provinsi/ kabupaten/ kota tersebut melakukan pengumuman pengadaan barang dan jasa secara elektronik. Lihat tabel berikut.

No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

Provinsi dan Kabupaten/Kota Provinsi Bali Provinsi Banten Provinsi DI Yogyakarta Provinsi DKI Jakarta Provinsi Gorontalo Provinsi Jawa Barat Provinsi Jawa Timur Provinsi Kalimantan Timur Provinsi Nanggroe Aceh Darusssalam Provinsi Nusa Tenggara Timur Provinsi Sulawesi Utara Provinsi Sumatera Barat Total Provinsi Per 15 November 2007 Kota Denpasar Kabupaten Bogor Kota Bekasi Kota Depok Kabupaten Sragen Kota Banjarbaru Kabupaten Kotawaringin Timur Kabupaten Aceh Barat Kabupaten Aceh Timur Kabupaten Aceh Utara Kota Banda Aceh Kota Lhoksumawe

Total Kabupaten/Kota Per 15 November 2007

2 35 20 11 1 51 33 1 4 1 3 2 164 22 1 46 21 1 1 3 1 4 1 29 1

Satuan Kerja Belum Mengumumkan 1 34 18 11 1 51 33 1 4 0 3 2 159 15 0 46 19 1 0 3 1 4 1 29 1

Telah Mengumumkan 1 1 2 0 0 0 0 0 0 1 0 0 5 7 1 0 2 0 1 0 0 0 0 0 0

Rencana 1 2 8 0 0 0 0 0 0 1 0 0 12 48 6 0 2 0 4 0 0 0 0 0 0

131

120

11

60

Terdaftar

Pengumuman Barang/Jasa Konsultansi 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 45 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 45

3

Pelajaran yang dapat diambil dari fakta ini adalah ternyata untuk melakukan perubahan menuju kondisi yang lebih baik yang dipentingkan bukan kemampuan tetapi kemauan untuk melakukan perubahan menuju tata kelola pemerintahan yang baik.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik (e-Announcement)

3.5. Pemanfaat Sistem e-Announcement Pemanfaat sistem e-Announcement digolongkan menjadi dua pihak, yaitu pengguna (user) dan partisipan (vendor). Pengguna adalah instansi dan diteruskan ke masing-masing satuan kerja di instansi tersebut. Sedangkan partisipasi (vendor) adalah para calon penyedia barang dan jasa yang sama-sama memiliki kesempatan untuk mengikuti proses tender.

Pengguna (user) sistem e-Announcement di masing-masing satuan kerja instansi teknis yang terlibat pada sistem online adalah: 1. Kuasa Pengguna Anggaran (KPA), kriteria: 1. Terdaftar ke dalam sistem sebagai user pada unit kerja di instansi tempat dimana bertugas yang tercatat dan mempunyai otorisasi sebagai Kuasa Pengguna Anggaran (sistem DIPA) atau pejabat yang berfungsi setingkat PPK (Non-DIPA); 2. Menyetujui daftar rencana pengalokasian anggaran kegiatan dan pelaksanaan kegiatan yang akan diajukan oleh Pejabat Pembuat Komitmen (sistem DIPA) atau pejabat yang berfungsi setingkat Panitia Pengadaan (Non-DIPA) untuk dilelangkan.

2. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) 1. Terdaftar ke dalam sistem sebagai user pada unit kerja di instansi tempat dimana bertugas yang tercatat dan mempunyai otorisasi sebagai PPK (sistem DIPA) atau pejabat yang berfungsi setingkat PPK (Non-DIPA); 2. Melakukan perekaman rencana pengalokasian anggaran untuk diajukan ke Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) untuk mendapatkan persetujuan alokasi anggaran tersebut; 3. Menyetujui daftar pelaksanaan kegiatan yang akan diajukan oleh Panitia Pengadaan (sistem DIPA) atau pejabat yang berfungsi setingkat Panitia Pengadaan (Non-DIPA) untuk dilelangkan.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

23

24

Pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik (e-Announcement)

3. Panitia Pengadaan 1. Terdaftar ke dalam sistem sebagai user pada satuan kerja di instansi tempat dimana bertugas yang tercatat dan mempunyai otorisasi sebagai Panitia Pengadaan (sistem DIPA) atau pejabat yang berfungsi setingkat Panitia Pengadaan (Non-DIPA); 2. Melakukan perekaman data daftar rencana dan pelaksanaan kegiatan yang akan diajukan kepada PPK (Sistem DIPA) atau pejabat yang berfungsi setingkat PPK (NonDIPA) untuk mendapatkan persetujuan dilelangkan; 3. Melakukan perubahan data rencana dan pelaksanaan kegiatan atas hasil permintaan koreksi dari PPK (Sistem DIPA) atau pejabat yang berfungsi setingkat PPK (NonDIPA); 4. Melakukan perekaman data informasi kegiatan pengadaan untuk diumumkan.

Sedangkan partisipan adalah masyarakat (publik), terutama calon peserta tender yang bisa mengakses website e-Announcement tersebut sehingga mereka bisa menentukan langkah lanjutan untuk menjadi peserta tender.

PENGUMUMAN LELANG

3.6. Arsitektur S i s t e m Aplikasi eAnnouncement

PENGUMUMAN ????

PENGUMUMAN LULUS TEKNIS

PENGUMUMAN PEMENANG

INFORMASI DAFTAR PELAKSANAAN ANGGARAN INFORMASI DAFTAR RENCANA ANGGARAN

Arsitektur sistem aplikasi eAnnouncement ditunjukkan oleh gambar berikut.

SATUAN KERJA

DIPA / DPASKPD

INPUT DAFTAR RENCANA ANGGARAN DAFTAR RENCANA AWAL ANGGARAN BERDASARKAN DIPA

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

W E B

P U B L I K

W E B

I N S T A N S I

NON DIPA / DPASKPD

INPUT DAFTAR PELAKSANAAN ANGGARAN

DIPA

S S L

S S L

Pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik (e-Announcement)

Gambar menjelaskan bahwa terdapat dua bagian penting dalam sistem aplikasi ini, yaitu input dan output. Input melibatkan instansi, sedangkan output ditujukan untuk publik. Data dan informasi yang diinput dan disampaikan dalam bentuk output adalah rencana anggaran dan pelaksanaan anggaran.

Secara lebih terperinci, proses input (perekaman) data dalam e-Announcement dalam:

terbagi

1. Modul perekaman data rencana anggaran 2. Modul perekaman data rencana pelaksanaan anggaran 3. Modul perekaman data pelaksanaan anggaran: • Perekaman data lelang • Perekaman data lulus teknis (Pekerjaan Jasa Konsultasi) • Perekaman data pemenang Berdasarkan perekaman data yang sudah dilakukan oleh instansi, informasi pengumuman yang disampaikan kepada publik, terdiri dari: 1. Modul informasi daftar rencana anggaran 2. Modul informasi daftar rencana pelaksanaan anggaran 3. Modul informasi daftar pelaksanaan anggaran: • Informasi pengumuman daftar lelang • Informasi pengumuman daftar lulusan teknis • Informasi pengumuman daftar pemenang

3.7. Ilustrasi Penggunaan e-Announcement Website Pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah Indonesia saat ini dapat diakses

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

25

26

Pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik (e-Announcement)

dengan alamat:http://www.pengadaannasional-bappenas.go.id.Tampilan depan (home page) website tersebut adalah sebagai berikut.

Ilustrasi penggunaan eAnnouncement ditunjukkan melalui tujuh langkah utama penggunaan sistem aplikasi yang ditunjukkan secara jelas melalui gambar berikut.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik (e-Announcement)

Setiap user yang terlibat dalam proses online e-Announcement, yaitu KPA, PPK dan Panitia Pengadaan masing-masing memiliki tugas dan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menampilkan pengumuman pengadaan barang dan jasa pemerintah di website ini. Gambar berikut menunjukkan diagram aktifitas untuk penggunaan aplikasi e-Announcement.

Pengguna Anggaran (PA) / Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) / Kepala Satuan Kerja

Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

Panitia Pengadaan (PP)

Masukkan Rencana Anggaran Persetujuan Anggaran

Masukan Lelang

Persetujuan Lelang Masukan Calon Peserta

Masukan Peserta

Masukan Peserta Lulus Teknis

Masukan Pemenang

Gambaran lebih lanjut mengenai langkah-langkah yang harus dilakukan oleh setiap user yaitu KPA, PPK dan Panitia Pengadaan diilustrasikan dalam penjelasan pada bagian berikut.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

27

28

Pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik (e-Announcement)

1. Langkah-langkah (Menu) Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) Langkah-langkah Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) untuk dapat melakukan akses ke dalam sistem adalah sebagai berikut: a) Login Login adalah halaman untuk memasukkan otoritas pengguna agar dapat menggunakan aplikasi • Klik menu Login yang terdapat pada bagian kiri atas halaman depan aplikasi • setelah muncul layar login, masukkan ID User dan Password Setelah melakukan login, akan muncul menu-menu utama yang akan digunakan oleh Panitia Pengadaan: − Anggaran: untuk melihat, menyetujui atau menolak anggaran yang diajukan PPK − Password: untuk mengubah password − Logout: untuk keluar dari menu KPA b) Menyetujui Anggaran dari PPK • Pilih pada menu Anggaran • Setelah muncul layar anggaran, pilih Setuju apabila KPA menyetujui usulan yang diajukan oleh PPK, dan Tidak Setuju apabila KPA tidak menyetujui usulan PPK c) Mengubah Password • Pilih Password untuk mengubah password Untuk menghindari penyalahgunaan password, secara periodik password harap diubah • Masukkan password lama setelah itu masukkan password baru dan konfirmasi password baru. Pilih ganti apabila telah selesai.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik (e-Announcement)

d) Keluar dari Menu • Pilih Logout untuk keluar dari menu Untuk menyederhanakan dan lebih mudah mengingatnya, disajikan petunjuk 7 langkah mudah bagi KPA untuk memasukkan Data Rencana Kegiatan, yaitu: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)

Klik Login Masukkan login dan password sebagai KPA Klik tombol Anggaran Klik tombol Setuju pada tiap Anggaran yang diajukan oleh PPK Klik Home Klik Logout Klik Home

2. Langkah-langkah (Menu) Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) Langkah-langkah Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) untuk dapat melakukan akses ke dalam sistem adalah sebagai berikut: a) Login Login adalah halaman untuk memasukkan otoritas pengguna agar dapat menggunakan aplikasi • Klik menu Login yang terdapat pada bagian kiri atas halaman depan aplikasi • setelah muncul layar login, masukkan ID User dan Password Setelah melakukan login, akan muncul menu-menu utama yang akan digunakan oleh Panitia Pengadaan: − DIPA: untuk melihat DIPA yang dikeluarkan oleh Departemen Keuangan pada satuan kerja yang bersangkutan

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

29

30

Pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik (e-Announcement)

− Anggaran: untuk melihat, menambah atau mengubah rencana anggaran − Lelang: untuk melihat, menyetujui atau menolak kegiatan lelang yang diajukan Panitia Pengadaan − Password: untuk mengubah password − Logout: untuk keluar dari menu PPK b) Melihat Daftar DIPA • Pilih menu DIPA pada panel menu • Muncul tampilan data-data DIPA untuk satuan kerja pada user ID yang bersangkutan • Pilih No.DIPA untuk melihat detail c) Merekam Data Anggaran • Pilih pada menu Anggaran • Pada tampilan anggaran, terdapat menu-menu: − Tambah Anggaran dengan DIPA: Menambah penggunaan anggaran yang berasal dari DIPA − Tambah Anggaran non DIPA: Menambah penggunaan anggaran yang berasal dari Non DIPA − Ubah/Hapus: Mengubah data anggaran • Untuk melakukan penambahan anggaran (rencana kegiatan) maka pilih Tambah Anggaran dengan DIPA. Pilih nomor DIPA, nomor Anggaran Kegiatan, Nama Anggaran, Pilih Sumber Anggaran (APBN,APBD, atau lainnya), Nilai Pagu, Kuartal dan Pilih Tahun Anggaran. Setelah semua data benar maka klik tombol Simpan untuk menyimpan data atau Batal jika ingin membatalkan pengisian data • Untuk melakukan penambahan anggaran yang dananya berasal dari non DIPA maka pilih Tambah Anggaran Non DIPA. Masukkan Nomor Anggaran, Nama Anggaran, pilih Sumber Anggaran, Nilai Pagu, Kuartal dan pilih Tahun Anggaran. Setelah itu klik tombol Simpan atau Batal

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik (e-Announcement)

•

Jika ingin melakukan perubahan pada data yang telah dimasukkan maka dapat memilih menu Ubah atau Hapus pada masing-masing data anggaran

d) Menyetujui Lelang dari PPK • Pilih Lelang • Setelah muncul layar daftar rencana kegiatan lelang pilih Setuju apabila PPK menyetujui usulan yang diajukan oleh Panitia Pengadaan, dan Tidak Setuju apabila PPK tidak menyetujui usulan Panitia Pengadaan e) Mengubah Password • Pilih Password untuk mengubah password • Masukkan password lama setelah itu masukkan password baru dan konfirmasi password baru. Pilih ganti apabila telah selesai Catatan: untuk menghindari penyalahgunaan password, secara periodik password harap diubah f) Keluar dari Menu • Pilih Logout untuk keluar dari menu Untuk menyederhanakan dan lebih mudah mengingatnya, disajikan petunjuk 8 langkah mudah bagi PPK untuk memasukkan Data Rencana Kegiatan, yaitu: 1) 2) 3) 4)

Klik Login Masukkan Login dan Password sebagai PPK Klik Tombol Anggaran Klik Tambah Kegiatan dengan DIPA 1) Mengisi Nomor Kegiatan 2) Mengisi Nama Kegiatan 3) Mengisi Sumber Kegiatan

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

31

32

Pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik (e-Announcement)

5) 6) 7) 8)

4) Mengisi Nilai Pagu 5) Mengisi Kuartal 6) Mengisi Tahun Kegiatan Klik Tombol Simpan Klik Home Klik Logout Klik Home

3. Langkah-langkah (Menu) Panitia Pengadaan Langkah-langkah Panitia Pengadaan untuk dapat melakukan akses ke dalam sistem adalah sebagai berikut: a) Login Login adalah halaman untuk memasukkan otoritas pengguna agar dapat menggunakan aplikasi • Klik menu Login yang terdapat pada bagian kiri atas halaman depan aplikasi • Setelah muncul layar login masukkan ID user dan Password, setelah itu pilih sistem yang akan digunakan • Setelah melakukan login maka muncul panel menu yang akan digunakan oleh Pembuat Komitmen: − DIPA: untuk melihat daftar DIPA yang dikeluarkan oleh Departemen Keuangan − Lelang: untuk melihat, menambah atau mengubah detail data kegiatan lelang − Peserta: untuk melihat, menambah atau mengubah peserta lelang − Password: untuk mengubah password − Log Out: untuk keluar dari menu Panitia Pengadaan b) Melihat daftar DIPA • Pilih menu DIPA pada panel menu • Muncul tampilan data-data DIPA untuk satuan kerja pada user ID yang

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik (e-Announcement)

•

bersangkutan Pilih No.Dipa untuk melihat detail

c) Merekam Data Tender (Pengadaan) • Pilih pada menu Tender • Setelah muncul layar tender lalu pilih Tambah lelang • Lakukan pengisian data yang akan direkam sesuai dengan jenis atau type pengadaan yang telah disepakati pada form • Jika data yang diinput sudah benar lalu klik Simpan atau batal untuk membatalkan proses Keterangan: Pengambilan Dokumen Prakualifikasi dan dokumen lelang dapat dilakukan secara elektronik dan manual. − Elektronik: Pada form isian, Panitia telah menyiapkan softcopy dokumen pada kegiatan pengadaan yang bersangkutan dengan meng-Upload softcopy dokumen tersebut untuk dapat didownload oleh publik pada kegiatan pengadaan tersebut − Manual: Panitia pada form isian mengisi alamat pengambilan dokumen d) Merekam Data Peserta Pengadaan Menu Peserta digunakan untuk mengupdate data kepesertaan pada suatu proyek, mulai dari pemasukan data calon peserta, seleksi jadi peserta, penilaian sampai pemilihan pemenang • pada panel pembuat komitmen pilih menu Peserta • Muncul data-data pengadaan (tender) Pilihan pada layar tender: 1) Merekam Calon Peserta Fungsinya adalah untuk merekam calon-calon peserta yang akan berpartisipasi pada tender: • Pilih Calon Peserta

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

33

34

Pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik (e-Announcement)

Setelah muncul layar calon peserta pilih Tambah Peserta untuk menambah calon peserta tender • Lakukan pengisian data perusahaan pada form yang telah disediakan • Untuk merekam data pilih Simpan apabila data yang diinput benar atau Batal untuk membatalkan proses 2) Memilih Peserta 2.1. Pengadaan Barang Fungsinya untuk melakukan pemilihan terhadap data calon peserta untuk dijadikan daftar pendek (shortlist) dan memasukkan nilai penawaran masing-masing peserta • Pilih menu Peserta • Pilih tambah untuk memilih calon peserta yang lulus menjadi peserta Untuk merekam data update: • Lakukan pengisian nilai penawaran perusahaan pada form yang telah disediakan • Untuk merekam data pilih Update Data 2.2. Pengadaan Jasa Konsultasi Fungsinya untuk melakukan pemilihan terhadap data calon peserta untuk dijadikan daftar pendek (shortlist), menentukan peserta yang lulus evaluasi teknis, memasukkan nila hasil evaluasi teknis • Pilih menu Peserta • Pilih tambah untuk memilih peserta yang lulus evaluasi teknis • Check peserta yang lulus dan klik update untuk merekam data • Masukkan Nilai hasil evaluasi teknis dan klik update untuk merekam data 3) Memilih Pemenang Fungsinya untuk melakukan pemilihan pemenang pengadaan • Pilih menu Pemenang •

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik (e-Announcement)

•

Klik tentukan pemenang untuk memilih pemenang pilih perusahaan pada kolom Pemenang, lakukan pengisian pada field yang disediakan - Pengadaan Barang • Tentukan pemenang dan lakukan pengisian pada field yang disediakan - Pengadaan Jasa Konsultasi • Masukkan harga penawaran, serta tentukan pemenang dan detail kontrak sesuai dengan form isian • Untuk merekam data pilih Update Data

e) Mengubah Password • Pilih password pada menu • Masukkan password lama setelah itu masukkan password baru dan konfirmasi password baru. Pilih ganti apabila telah selesai.

Catatan: Untuk menghindari penyalahgunaan password, secara periodik password harap diubah f) Keluar dari Menu • Pilih Logout untuk keluar dari menu

3.8. Informasi e-Announcement Proses pengumuman yang ditampilkan pada website e-Announcement menunjukkan informasi yang meliputi: 1. Pengumuman Daftar Isian Perencanaan Anggaran 2. Pengumuman Daftar Rencana Pelaksanaan Anggaran 3. Pengumuman Pelaksanaan Anggaran yang terdiri dari: 1. Pengumuman Tender (Prakualifikasi/Non-Prakualifikasi)

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

35

36

Pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik (e-Announcement)

2. Pengumuman Lulus Teknis 3. Pengumuman Pemenang 1. Pengumuman Daftar Isian Perencanaan Anggaran Pengumuman ini berisi informasi Daftar Isian Perencanaan Anggaran (DIPA) dari setiap Instansi Pusat pemerintahan serta Rincian DIPA per unit organisasi/eselon I dari masingmasing istansi pusat tersebut.

Ilustrasi tampilan pengumuman DIPA Departemen Keuangan Tahun 2007

2. Pengumuman Daftar Rencana Pelaksanaan Anggaran Pengumuman ini berisi informasi Daftar Rencana Pengadaan baik dari Instansi Pusat, Pemerintahan Provinsi serta Pemerintahan Kota dan Kabupaten. Daftar Rencana Pengadaan ini menampilkan Rincian Belanja berikut Pagu dana yang telah ditetapkan.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik (e-Announcement)

Ilustrasi tampilan Pengumuman Rencana Pengadaan Tahun 2007 Instansi Departemen Pertanian, Satuan Kerja Pusat Data dan Informasi Pertanian

3. Pengumuman Pelaksanaan Anggaran, terdiri dari: a) Pengumuman Tender (Prakualifikasi/NonPrakualifikasi) Berisi informasi Rencana Pelaksanaan Pengadaan/ Tender dari Instansi Pusat, Pemerintahan Provinsi serta Pemerintahan Kota dan Kabupaten.

Rencana Pelaksanaan ini menampilkan detail tender baik nama kegiatan, deskripsi pengadaan, pagu anggaran, informasi panitia pengadaan serta informasi terkait lainnya

Ilustrasi tampilan Rencana Pengadaan dan Detail tender dari Satker Biro Umum dan Hubungan Masyarakat Departemen Komunikasi dan Informatika 2006

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

37

38

Pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik (e-Announcement)

b) Pengumuman Peserta Tender Pengumuman ini berisi informasi Daftar Peserta yang ikut dalam suatu proses tender pengadaan yang telah terlebih dahulu diumumkan.

Ilustrasi tampilan pengumuman peserta pengadaan pada Komisi Pemberantasan Korupsi

c) Pengumuman Pemenang Pengumuman ini berisi informasi mengenai Pemenang dari proses pengadaan termasuk juga nilai pagu anggaran yang telah ditetapkan.

Ilustrasi tampilan pemenang pengadaan dari Satker Sekretariat Utama Instansi Badan Pengawas Tenaga Nuklir

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik (e-Announcement)

Ilustrasi e-Announcement yang disampaikan ini diharapkan bisa memberikan gambaran mengenai tahapan proses pelaksanaan e-Announcement yang saat ini sudah dilaksanakan oleh beberapa instansi dan sebaiknya diikuti oleh seluruh instansi maupun pemerintah daerah di Indonesia. Keikutsertaan dalam e-Announcement ini akan mempermudah instansi ataupun pemerintah daerah yang bersangkutan untuk menerapkan proses e-Procurement yang nantinya akan berlaku secara nasional.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

39

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

4

PENGADAAN BARANG DAN JASA ELEKTRONIK (e-PROCUREMENT)

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

41

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Sistem e-Procurement didefinisikan sebagai kegiatan pengadaan barang dan (atau) jasa yang dilakukan secara elektronik, yaitu dengan memanfaatkan fasilitas teknologi dan informasi.

Cara ini merupakan salah satu metode baru dalam pengadaan barang dan jasa. Pada sistem ini, sebagian besar (diharapkan seluruhnya) proses pengadaan barang dan jasa tidak melibatkan kertas dan tatap muka lagi. Sistem PBJ seperti ini dipastikan transparan karena DIPA bisa dilihat dengan jelas, jadwal pelelangan dan pendaftaran peserta serta proses tender bisa dilakukan melalui internet. Pengumuman pemenang tender juga akan dilakukan secara terbuka. Proses pengadaan barang dan jasa pemerintah secara elektronik ini diharapkan akan lebih meningkatkan dan menjamin terjadinya efisiensi, efektifitas, transparansi, dan akuntabilitas dalam pembelanjaan uang negara. Selain itu proses pengadaan barang dan jasa pemerintah secara elektronik juga dapat lebih menjamin tersedianya informasi, kesempatan dan peluang usaha, serta mendorong terjadinya persaingan yang sehat dan terwujudnya keadilan, tidak diskriminatif bagi seluruh pelaku usaha yang bergerak di bidang pengadaan barang dan jasa pemerintah.

Saat ini beberapa instansi dan pemerintah daerah sudah cukup familiar dengan e-Procurement.

Bahkan beberapa instansi/pemerintah daerah tersebut sudah mulai memelopori pemanfaatan e-Procurement dalam pengadaan barang dan jasa nya baik secara keseluruhan maupun sebagian. Sistem e-Procurement yang dijalankan oleh masing-masing instansi/pemerintah daerah memang berbeda berdasar kreasi dari masing-masing instansi/pemerintah daerah yang bersangkutan.

Pada dasarnya sistem pengadaan barang dan jasa pemerintah secara elektronik berada di bawah tanggung jawab BAPPENAS. Instruksi Presiden Nomor 5 Tahun 2004 mengenai Percepatan Pemberantasan Korupsi telah memberi instruksi khusus kepada Menteri Koordinator Perekonomian, menteri Keuangan, dan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/ Kepala Bappenas untuk mengkaji dan mengujicoba pelaksanaan sistem e-Procurement yang dapat digunakan bersama instansi pemerintah. Sehubungan dengan hal tersebut, pada masa mendatang bagi instansi/pemerintah daerah yang akan menerapkan e-Procurement, bisa

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

43

44

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

mengacu kepada sistem e-Procurement yang disediakan oleh BAPPENAS, sedangkan bagi instansi/pemerintah daerah yang sudah memiliki sistem e-Procurement sendiri, website eProcurement yang dimiliki diharapkan bisa hiperlink dengan website e-Procurement dari BAPPENAS. Dengan demikian transparansi dalam sistem e-Procurement ini tetap bisa terjamin.

4.1. Pemanfaat Sistem e-Procurement Pemanfaat sistem e-Procurement tidak terlalu berbeda dengan e-Announcement. Instansi dan Pemerintah Daerah sebagai sumber informasi KPK memberikan istilah yang tidak selalu sama dalam pemanfaat Sistem e-Procurement ini, walaupun pada dasarnya pihak yang dimaksud adalah sama. Oleh karena BAPPENAS merupakan instansi yang nantinya akan bertanggungjawab dalam pelaksanaan e-Procurement, maka nama pemanfaat e-Procurement mengacu pada istilah yang dikeluarkan oleh BAPPENAS. Berdasarkan informasi BAPPENAS, pengguna (user) e-Procurement atau yang dalam BAPPENAS menggunakan istilah Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional (LPSE-Nasional) ini adalah: 1. Publik, adalah perusahaan yang berminat untuk menjadi peserta lelang; 2. LPSE, merupakan pejabat yang bertugas untuk menangani pendaftaran publik menjadi rekanan; 3. Certificate Authority (CA), memberikan jaminan keamanan baik kepada rekanan maupun panitia. CA memberikan kepastian kepada rekanan bahwa dokumen penawaran yang dikirimkannya tidak dapat dibuka oleh panitia sebelum tanggal yang ditentukan; 4. Agency, merupakan institusi yang ikut dalam LPSE Nasional (Misal, Kementerian Negara, Pemerintah Propinsi); 5. PPK, Pejabat Pembuat Komitmen/Pejabat Pelaksana Kegiatan adalah pejabat yang bertanggungjawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa; 6. Panitia, adalah tim yang bertanggungjawab untuk melaksanakan pemilihan penyedia

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

barang/jasa di setiap instansi yang akan melakukan pengadaan barang/jasa; 7. Rekanan, adalah peserta lelang.

Pemerintah Kota Surabaya dan DEPKOMINFO memberikan istilah yang agak berbeda, namun pada dasarnya istilah dari BAPPENAS dianggap telah mewakili pemanfaat sistem eProcurement ini.

4.2. Ilustrasi e-Procurement 4.2.1. BAPPENAS BAPPENAS merupakan instansi yang ditunjuk pemerintah untuk menyelenggarakan pengadaan barang dan jasa pemerintah secara nasional, sesuai yang diatur pada Kepres 80/2003. Perintah ini diperjelas dengan keluarnya Instruksi Presiden Nomor 5 Tahun 2004 mengenai Percepatan Pemberantasan Korupsi yang memberi instruksi khusus kepada Menteri Koordinator Perekonomian, menteri Keuangan, dan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/ Kepala BAPPENAS untuk mengkaji dan mengujicoba pelaksanaan sistem e-Procurement yang dapat digunakan bersama instansi pemerintah.

Saat ini BAPPENAS sudah memiliki website pengadaan nasional dengan alamat www. pengadaannasional-bappenas.go.id. Pelaksanaan e-Procurement yang oleh BAPPENAS disebut Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional (LPSE Nasional) sendiri saat ini sudah mulai diujicobakan dan dilaksanakan oleh BAPPENAS dan instansi-instansi lain secara terbatas.

Tampilan website pengadaan nasional BAPPENAS adalah sebagai berikut.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

45

46

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Pengadaan barang dan jasa pemerintah secara elektronik meliputi e-Lelang Umum (e-Regular Tendering), e-Lelang Penerimaan (e-Reverse Tender), e-Pembelian (e-Purchasing), e-Penawaran Berulang (e-Reverse Auction), dan e-Seleksi (e-Selection). e-Regular Tendering adalah pelelangan umum dalam rangka mendapatkan barang/jasa dengan penawaran harganya dilakukan satu kali pada hari, tanggal dan waktu yang telah ditentukan dalam dokumen pengadaan. Kegiatan tersebut dilakukan untuk mencari harga terendah tanpa mengabaikan kualitas dan sasaran yang ditetapkan, dengan mempergunakan media elektronik yang berbasis pada web/internet yang memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Ada beberapa metode yang digunakan dalam tahapan pelaksanaan e-Lelang Umum, yaitu metode pascakualifikasi (satu file), metode prakualifikasi dengan dua file, dan metode prakualifikasi dengan dua tahap.

Secara umum, alur proses aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) Nasional terbagi menjadi 3 bagian besar, yaitu: 1. Pendaftaran rekanan 2. Persiapan lelang 3. Lelang : a) Pascakualifikasi b) Prakualifikasi dengan dua file c) Prakualifikasi dengan dua tahap 1. Pendaftaran Rekanan Untuk dapat mengikuti lelang melalui aplikasi LPSE Nasional, terlebih dahulu perusahaan harus mendaftar untuk menjadi rekanan. Proses pendaftaran untuk menjadi rekanan ini melibatkan Publik (perusahaan yang akan menjadi rekanan), LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik), dan Certificate Authority. Alur proses pendaftaran rekanan digambarkan dalam diagram berikut.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

47

48

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Pendaftaran Rekanan Publik

Certificate Authorithy

LPSE A

Pendaftaran Rekanan Publik

LPSE

(7) Persetujuan Pendaftaran

Certificate Authorithy

Tidak

Ya

Mulai

(9) Menerima notifikasi tanda ditolak

(1) Mendaftar

Selesai

(10) Membuat user

(12) Download LPSE-client

(11) Mengirim notifikasi

(2) Download formulir pendaftaran

(8) Mengirim notifikasi tanda ditolak

(13) Install aplikasi LPSE-Client

(3) Mengisi dan mencetak formulir pendaftaran

(14) Isi form dan kirim (4) Mengisi formulir pendaftaran dari berkas pendukung

(5) Verifikasi formulir pendaftaran dan berkas pendukung

(6) Login

(15) Persetujuan data

(6) Login

Tidak A

(17) Menerima notifikasi untuk perbaikan data

(19) Update certificate

Selesai

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Ya

(16) Mengirim notifikasi untuk perbaikan data

(18) Mengirim certificate via email

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

2. Persiapan Lelang Yang terlibat dalam persiapan lelang adalah Agency, PPK dan Panitia, dengan kegiatankegiatan yang dilakukan meliputi pembentukan panitia lelang, pembuatan lelang dan pengumuman lelang kepada rekanan melalui aplikasi LPSE Nasional. Alur proses persiapan lelang digambarkan dalam diagram berikut.

Agency

PPK

Panitia

3. Lelang a) Pascakualifikasi Lelang metoda Pascakualifikasi dengan satu file melibatkan Rekanan, Panitia dan Pejabat Pembuat Komitmen/Pejabat Pelaksana Kegiatan (PPK). Dalam metode satu file, penyampaian dokumen penawaran yang terdiri persyaratan administrasi, teknis, penawaran harga, dan data

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

49

50

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

kualifikasi, dimasukkan ke dalam satu file dan dikirimkan kepada panitia/pejabat pengadaan/ unit layanan pengadaan melalui aplikasi LPSE Nasional. Gambar berikut menunjukkan alur proses lelang metode pascakualifikasi.

Rekanan Rekanan

Panitia

(6) Login

(23) Minta persetuan dari PPK

(27) Mendaftar lelang

Tidak

(23) Minta persetuan dari PPK

Masa penjelasan selesai?

(30) Membuat addendum dokumen lelang

(32) Mengisi dan mengirim dokumen kualifikasi

(24) Persetujuan hasil evaluasi

Tidak (24) Persetujuan hasil evaluasi Ya

Ya

Tidak

Tidak

Ya (36) Evaluasi Biaya

(29) Menjawab pertanyaan

Ya

Masih ada pertanyaan

(34) Pembukaan dokumen penawaran (35) Evaluasi Administrasi dan teknis

(26) Mencari pengumuman

(28) Mengirim pertanyaan tentang dokumen lelang tidak

PPK

B

PPK

(33) Upload dokumen penawaran administrasi, teknis dan harga

Mulai

Panitia

(37) Evaluasi kualifikasi Tidak

(31) Upload addendum dokumen lelang

(23) Minta persetuan dari PPK

(24) Persetujuan hasil evaluasi Ya

B

C

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Rekanan

Panitia

PPK

b) Prakualifikasi dengan Dua File Rekanan, Panitia dan PPK merupakan pihak yang terlibat dalam lelang prakualifikasi dengan dua file. Alur proses lelang metode prakualifikasi dengan dua file digambarkan dalam diagram berikut.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

51

52

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Rekanan

Panitia

PPK

Mulai

(6) Login (26) Mencari pengumuman (27) Mendaftar lelang (43) Download dokumen prakualifikasi (44) Mengisi dokumen prakualifikasi (45) Upload dokumen prakualifikasi

Rekanan (46) Evaluasi prakualifikasi (23) Minta persetujuan dari PPK (47) Pengumuman prakualifikasi

C

Ya

PPK

D

Tidak (24) Persetujuan hasil evaluasi

Panitia

Ada sanggahan?

(48) Mengirim sanggahan

(49) Menjawab sangggahan

Ada banding?

Masa sanggah selesai?

(28) Mengirim pertanyaan tentang dokumen lelang

(29) Menjawab pertanyaan

Masih ada pertanyaan?

Masa penjelasan selesai?

(30) Membuat addendum dokumen lelang

(33) Upload dokumen penawaran administrasi teknis dan harga

(31) Upload addendum dokumen lelang (34) Pembukaan dokumen penawaran

E

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

(29) Menjawab pertanyaan

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Rekanan

Panitia

PPK

E

(35) Evaluasi administrasi dan teknis (23) Minta persetujuan dari PPK

Tidak (24) Persetujuan hasil evaluasi

Rekanan

Panitia

PPK

F

Ya Ada sanggahan?

(34) Pembukaan dokumen penawaran (36) Evaluasi biaya (23) Minta persetujuan dari PPK

Tidak (24) Persetujuan hasil evaluasi

Ya (40) Mengirim sanggahan pemenang

(23) Minta persetujuan dari PPK

Tidak

Tidak (24) Persetujuan hasil evaluasi Ya (39) Penetapan pemenang

F

Memahami untuk Melayani

(41) Menjawab sanggahan pemenang

Ya Ada banding pemenang?

Ya (38) Usulan calon pemenang

Tidak

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Tidak

Masa sanggah selesai?

Ya

(42) Membuat SPPBJ Selesai

53

54

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

c) Prakualifikasi dengan Dua Tahap Lelang metode prakualifikasi dengan dua tahap melibatkan Rekanan, panitia dan Pejabat Pembuat Komitmen/ Pejabat Pelaksana Kegiatan (PPK). Alur proses lelang metode prakualifikasi dengan dua tahap digambarkan dalam diagram berikut.

Rekanan

Panitia

Rekanan

PPK

Panitia

PPK

(6) Login (26) Mencari pengumuman (48) Mengirim sanggahan

(27) Mendafta lelang

(49) Menjawab sanggahan

(43) Download dokumen prakualifikasi

(28) Mengirim pertanyaan tentang dokumen lelang

(43) Download dokumen prakualifikasi

(45) Upload dokumen prakualifikasi

(29) Menjawab pertanyaan

(46) Evaluasi prakualifikasi

(23) Minta persetujuan dari PPK

(30) Membuat addendum dokumen lelang

(47) Pengumuman hasi prakualifikasi

(33) Upload dokumen penawaran administrasi, teknis dan harga

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

(31) Upload addendum dokumen lelang (34) Pembukaan dokumen penawaran

(29) Menjawab pertanyaan

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Rekanan

Panitia

PPK

H

(35) Evaluasi administrasi dan teknis Tidak (23) Minta persetujuan dari PPK

Ada sanggahan?

Tidak

(50) Upload Berita Acara

(24) Persetujuan hasil evaluasi

Ya

Ya (51) Mengirim sanggahan

(52) Menjawab sanggahan

Rekanan

Panitia I

Tidak Ada banding?

Masa sanggah selesai?

Tidak

(33) Upload dokumen penawaran administrasi, teknis dan harga

PPK

Ya

(38) Usulan calon pemenang Tidak

(34) Pembukaan dokumen penawaran

(24) Persetujuan hasil evaluasi

(23) Minta persetujuan dari PPK (36) Evaluasi Biaya

Ya Tidak

(23) Minta persetujuan dari PPK

(24) Persetujuan hasil evaluasi

(39) Penetapan pemenang Ada sanggahan

Tidak

Ya

I

(40) Mengirim sanggahan pemenang

(41) Menjawab sanggahan pemenang

Ya Ada banding pemenang?

Tidak

Tidak

Masa sanggah selesai?

Ya

(42) Membuat SPPBJ

Selesai

Detail proses yang harus dilalui dari (1) sampai (52) yang tersebar mulai dari Pendaftaran Rekanan sampai Lelang Prakualifikasi Dua Tahap ditunjukkan dalam penjelasan bagian 4 (Detail Proses) berikut.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

55

56

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

4. Detail Proses a) Proses (1) Mendaftar Aktor : Publik Penjelasan : Publik mendaftar untuk menjadi rekanan Pra Kondisi : Tidak ada Alur Proses : (1.1) Pada halaman utama aplikasi LPSE Nasional klik link ‘mendaftar sebagai rekanan’ atau link ‘Pendaftaran Rekanan’

(1.3) Isikan data publik (Nama User, Nama Perusahaan, NPWP, Nomor Pengukuhan PKP, Bentuk Usaha, Alamat, Provinsi, Kabupaten/Kota, Telepon, Fax, Mobile Phone, Kode Pos, Email, Website, dan Kantor Cabang

(1.2) Halaman ‘Pendaftaran ditampilkan (1.4) Klik tombol ‘Mendaftar’

(1.5) Halaman ‘Pendaftaran Sukses’ ditampilkan

b) Proses (2) Download Formulir Pendaftaran Aktor : Publik Penjelasan : Publik mendaftar untuk menjadi rekanan Pra Kondisi : Publik telah melakukan pendaftaran Alur Proses : (2.3) Klik ‘Save Target As’ (2.1) Pada halaman ‘Pendaftaran Sukses’, klik kanan link (Form Rekanan) (2.4) Dialog ‘Save As’ ditampilkan

(2.2) Daftar pilihan operasi link ditampilkan

(2.5) Pilih direktori tempat menyimpan file dan klik tombol ‘Save’

c) Proses (3) Mengisi dan Mencetak Formulir Pendaftaran Aktor : Publik Penjelasan : Publik mengisi formulir pendaftaran pada file excel yang telah didownload dan mencetaknya Proses ini tidak termasuk di dalam sistem.

Pra Kondisi : Publik telah melakukan download formulir pendaftaran

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

d) Proses (4) Mengirim Formulir Pendaftaran dan Berkas Pendukung Aktor : Publik Penjelasan : Publik mengirim formulir pendaftaran yang telah diisi lengkap dan memasukkan ke dalam amplop tertutup, disertai dengan dokumen penunjang (asli dan fotokopi): 1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan 2. NPWP 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ Sertifikat Badan Usaha(SBU)/Ijin Usaha bidang masing-masing 4. Akta Pendirian Perusahaan/Akta perubahan terakhir 5. Surat penunjukan dari direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang sebagaiadministrasi (jika sebagai perwakilan dan direksi/ direktur/pemilik perusahaan/ pejabat yang berwenang) 6. Surat penunjukan dari direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan untuk membawa dokumen-dokumen di atas Berkas-berkas di atas dikirimkan ke: Sekretariat Panitia Pengadaan Barang&Jasa Bappenas Bappenas-Gedung Plaza Bumi Daya Lt. 22 Jl. Imam Bonjol 61-Jakarta Pusat 10310 (Telp) 021.39832082 Proses ini tidak termasuk di dalam sistem Pra Kondisi : Publik telah mengisi lengkap formulir pendaftaran dan mencetaknya e) Proses (5) Verifikasi Formulir Pendaftaran dan Berkas Pendukung Aktor : LPSE Penjelasan : LPSE melakukan verifikasi terhadap formulir pendaftaran dan berkas

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

57

58

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

pendukung yang telah dikirimkan publik.

Proses ini tidak termasuk di dalam sistem Pra Kondisi : Publik telah mengirim formulir pendaftaran dan berkas pendukung f) Proses (6) Login Aktor : LPSE,Panitia,Agency,PPK,Rekanan Penjelasan : User melakukan Login agar dapat mengakses menu-menu pada aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional Halaman ‘Home LPSE Nasional’ yang ditampilkan setelah login, sesuai dengan login masing-masing user, apakah LPSE, panitia, agency, PPK, atau rekanan Pra Kondisi : Tidak ada Alur Proses : Mulai

(6.1) Pada halaman utama aplikasi LPSE Nasional isikan Nama User dan Password pada bagian ‘Login ke LPSE’

Nama user dan password diterima?

(6.2) Klik tombol ‘Login’

(6.3) Halaman ‘Home LPSE Nasional’ ditampilkan

Selesai

g) Proses (7) Persetujuan Pendaftaran Aktor : LPSE Penjelasan : LPSE menyetujui/menolak pendaftaran yang dilakukan publik Jika disetujui, maka publik menjadi rekanan Pra Kondisi : LPSE telah melakukan verifikasi formulir pendaftaran dan berkas pendukung Alur Proses : Mulai

(7.3)Klik nama perusahaan untuk melihat data rekanan

(7.1) Pada halaman ‘Home LPSE Nasional’ untuk LPSE, klik tab menu ‘Rekanan’

(7.2)Halaman daftar rekanan ditampilkan

(7.4)Halaman ‘Data Rekanan” ditampilkan

(7.5)Klik tombol ‘Setuju’

Selesai

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

h) Proses (8) Mengirim Notifikasi Tanda Ditolak Aktor : LPSE Penjelasan : Jika LPSE menolak pendaftaran publik untuk menjadi rekanan, LPSE mengirimkan email berisi penolakan kepada publik.

Proses ini termasuk di dalam sistem dan dilakukan secara otomatis Pra Kondisi : LPSE menolak pendaftaran rekanan i) Proses (9) Menerima Notifikasi Tanda Ditolak Aktor : Publik Penjelasan : Publik menerima email berisi penolakan pendaftaran sebagai rekanan dari LPSE Proses ini tidak termasuk di dalam sistem Pra Kondisi : LPSE telah mengirim email penolakan j) Proses (10) Membuat User Aktor : LPSE Penjelasan : Jika LPSE menyetujui pendaftaran publik untuk menjadi rekanan, LPSE membuat account user di database untuk publik tersebut.

Proses ini termasuk di dalam sistem dan dilakukan secara otomatis Pra Kondisi : LPSE menyetujui pendaftaran rekanan k) Proses (11) Mengirim Notifikasi untuk Download LPSE-Client Aktor : LPSE Penjelasan : LPSE mengirim email kepada rekanan yang berisi pemberitahuan untuk melakukan download aplikasi LPSE-Client Proses ini termasuk di dalam sistem dan dilakukan secara otomatis Pra Kondisi : LPSE telah membuat account user di database untuk publik yang menjadi rekanan

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

59

60

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

l) Proses (12) Download LPSE-Client Aktor : Publik Penjelasan : Rekanan melakukan download aplikasi LPSE-Client Proses ini tidak termasuk di dalam sistem Pra Kondisi : LPSE telah mengirim email pemberitahuan download aplikasi LPSE-Client m) Proses (13) Install Aplikasi LPSE-Client Aktor : Publik telah menjadi rekanan Penjelasan : rekanan menginstall aplikasi LPSE-Client Pra Kondisi : Rekanan telah melakukan download aplikasi LPSE-Client Alur Proses : Mulai

(13.1) Buka folder lokasi penyimpanan file LPSEClient.exe pada windows explorer

(13.2) Klik icon LPSE Clientsetup.exe

(13.4) Install aplikasi LPSE Client

(13.5) Lakuan setting aplikasi LPSE Client

Selesai

(13.3) Window ‘Welcome to the LPSE Client Setup Wizard’ ditampilkan

Keterangan Proses (13.4) Install Aplikasi LPSE-Client: 1. Pada window ‘Welcome to the LPSE-Client setup Wizard’, klik tombol ‘Next >’.

Window ‘Select Destination Location’ ditampilkan 2. Klik tombol ‘Next >’, window ‘Ready to Install’ ditampilkan 3. Klik tombol ‘Install’. Window ‘Installing’ ditampilkan. Setelah selesai instalasi, window ‘Completing the LPSE-Client Setup Wizard’ ditampilkan 4. Klik tombol ‘Finish’. Aplikasi ‘LPSE-Client’ untuk setting ditampilkan

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Keterangan Proses (13.5) Setting Aplikasi LPSE-Client: 1. Pada aplikasi ‘LPSE Client’ untuk setting, klik tombol ‘Setting’.

Dialog untuk setting aplikasi ditampilkan di bawahnya 2. Isikan data Setting (URL, Proxy, dan Port) 3. Klik tombol ‘Apply’ 4. Isikan password dan isikan password sekali lagi 5. Klik tombol ‘OK’. Aplikasi Pengamanan Data LPSE ditampilkan. n) Proses (14) Isi Form dan Kirim Aktor : Publik Penjelasan : Publik mengisikan data-data perusahaan pada aplikasi LPSE-Client Pra Kondisi : Publik telah melakukan download aplikasi LPSE-Client Alur Proses : Mulai

(14.2) Klik tombol ‘Generate Key dan request Certificate’

(14.1) Pada Aplikasi Pengamanan Data LPSE, isikan data perusahaan (Keanggotaan, Nama, Email, NPWP, Alamat, Kabupaten/ Kota, Propinsi, No. Telp, Fax dan Contact Person)

(14.3) Kolom isian untuk Status Certificate ditampilkan dibawahnya

Selesai

o) Proses (15) Persetujuan Data Aktor : Certificate Authority Penjelasan : Certificate Authority melakukan pencocokan data perusahaan yang dimasukkan oleh publik dan melakukan persetujuan terhadap data tersebut Pra Kondisi : Publik telah mengisi data-data perusahaan pada aplikasi LPSE-Client dan mengirimkan data-data tersebut

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

61

62

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Alur Proses

:

Mulai

(15.5) Klik nama perusahaan yang akan disetujui datadatanya

(15.1) Buka aplikasi LPSE-CA

(15.6) Halaman ‘Detail Registran’ ditampilkan

(15.2) Halaman utama aplikasi LPSE-CA ditampilkan

(15.7) Setuju?

(15.3) Login sebagai CA

(15.4) Halaman utama untuk CA ditampilkan

(15.10) Klik tombol ‘Data Valid, Buat Certificate

(15.8) Isikan keterangan mengapa tidak disetujui (15.9) Klik tombol ‘Tolak Pendaftaran’

Selesai

p) Proses (16) Mengirim Notifikasi untuk Perbaikan Data Aktor : LPSE Penjelasan : Jika LPSE tidak menyetujui data yang diisikan oleh publik yang menjadi rekanan, LPSE mengirimkan email berisi notifikasi untuk memperbaiki isian data kepada publik yang menjadi rekanan Proses ini termasuk di dalam sistem dan dilakukan secara otomatis Pra Kondisi : LPSE menolak pendaftaran rekanan q) Proses (17) Menerima Notifikasi untuk Perbaikan Data Aktor : Publik Penjelasan : Publik menerima email berisi notifikasi untuk memperbaiki data dari LPSE Proses ini tidak termasuk di dalam sistem Pra Kondisi : LPSE telah mengirim email notifikasi untuk perbaikan data r) Proses (18) Mengirim Certificate via Email Aktor : LPSE Penjelasan : Jika LPSE menyetujui data yang diisikan oleh publik

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

yang menjadi rekanan, LPSE mengirimkan certificate kepada publik yang menjadi rekanan melalui email Proses ini termasuk di dalam sistem dan dilakukan secara otomatis Pra Kondisi : LPSE menyetujui data yang diisikan oleh publik yang menjadi rekanan s) Proses (19) Update Certificate Aktor : Publik Penjelasan : Publik menerima email berisi certificate dari LPSE dan melakukan update certificate Pra Kondisi : LPSE telah mengirim certificate Alur Proses : Mulai

(19.3) Copy certificate dan paste ke field isian ‘Status Certificate’ di aplikasi Pengamanan Data LPSE

(19.1) Buka Mailbox

(19.2) Buka email berisi certificate

(19.4) Klik tombol ‘Update Certificate’

Selesai

t) Proses (20) Membentuk Panitia Aktor : Agency Penjelasan : Agency membentuk panitia untuk melaksanakan lelang pengadaan secara elektronik nasional Pra Kondisi : Agency telah melakukan login

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

63

64

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Alur Proses

:

(20.8) Klik tombol ‘Tambah Anggota’ untuk menentukan pegawai yang menjadi anggota panitia

Mulai

(20.1) Pada halaman ‘Home LPSE Nasional’ untuk Agency, klik tab menu ‘Panitia’

(20.9) Halaman ‘Pilih Pegawai’ ditampilkan

(20.2) Halaman ‘Daftar Panitia’ ditampilkan

(20.10) Klik check box di samping nama pegawai (bisa lebih dari satu)

(20.3) Klik tombol ‘Tambah’ (20.11) Klik tombol ‘Pilih’ (20.4) Halaman ‘Edit Panitia’ ditampilkan (20.12) Halaman ‘Pilih Pegawai’ menutup dan Halaman ‘Edit Panitia’ kembali ditampilkan dengan daftar nama anggota panitia

(20.5) Isikan data panitia (Nama, Tahun, Satuan Kerja)

(20.6) Klik tombol ‘Simpan’

(20.13) Tentukan jabatan masing-masing anggota panitia dengan memilih dari combo box Jabatan

(20.7) Halaman ‘Edit Panitia’ dengan data panitia yang baru ditampilkan

Selesai

u) Proses (21) Menetapkan Paket Aktor : PPK Penjelasan : PPK menetapkan paket pengadaan yang akan dilelang Pra Kondisi : PPK telah melakukan login Alur Proses :

Mulai

(21.6) Klik tombol ‘Simpan’

(21.1) Pada halaman ‘Home LPSE Nasional’ untuk PPK, klik tab menu ‘Paket’

(21.7) Halaman ‘Daftar Paket’ ditampilkan kembali dengan data paket yang baru

(21.2) Halaman ‘Daftar Paket’ ditampilkan (21.8) Klik paket yang baru dibuat (21.3) Klik tombol ‘Buat Paket (21.9) Halaman’Edit Paket’ ditampilkan (21.4) Halaman ‘Edit Paket’ ditampilkan (21.10) Klik tombol ‘Kirim ke Panitia’

(21.5) Isikan data paket (Nama Paket, Lokasi, Kode Anggaran, Pagu, Target Pelaksanaan, dan Panitia

Selesai

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Keterangan Proses (21.5) Mengisikan data paket: 1. Target Pelaksanaan a) Klik tombol Sebuah kalender akan ditampilkan b) Pilih bulan dan tahun c) Klik tanggal yang diinginkan. v) Proses (22) Membuat Lelang Aktor : Panitia Penjelasan : Panitia membuat lelang dari paket yang telah dibentuk oleh PPK Pra Kondisi : PPK telah menentukan panitia yang akan melaksanakan paket Alur Proses : Mulai

(22.4) Klik tombol ‘Simpan’ (22.1) Pada halaman ‘Home LPSE Nasional’ untuk Panitia tertentu bagian ‘Paket Belum Dilelang’ klik link ‘[Buat Lelang] disamping nama paket

(22.2) Halaman ‘Lelang Baru’ ditampilkan

(22.5) Isi detail prakualifikasi

(22.6) Upload dokumen lelang

(22.7) Membuat jadwal lelang (22.3) Isikan data lelang (Kategori, Metode, Metode Evaluasi, Nilai HPS, Bentuk Usaha, Kualifikasi Usaha, Bobot teknis dan Biaya (khusus metode evaluasi dengan nilai, dan jenis kontrak)

(22.8) Klik tombol ‘Simpan’

Selesai

Keterangan Proses (22.5) Isi Detail Prakualifikasi 1. Klik link ‘Detail Prakualifikasi’. Halaman ‘Checklist Syarat Kualifikasi’ ditampilkan.

2. Klik check box disamping pilihan syarat kualifikasi yang sesuai dan isikan keterangan syarat kualifikasi 3. Untuk ijin usaha lain selain yang telah disebutkan di dalam halaman tersebut, klik check box disamping isian yang kosong dan isikan nama Ijin Usaha 4. Untuk syarat kualifikasi lain selain yang telah disebutkan di dalam halaman tersebut,

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

65

66

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

klik check box disamping isian yang kosong dan isikan nama Syarat Kualifikasi 5. Klik tombol ‘Simpan’ 6. Klik tombol ‘Pilih...’ disamping syarat kualifikasi ijin usaha.

Halaman pop up ‘Pilih Kualifikasi’ ditampilkan 7. Klik check box disamping klasifikasi yang sesuai. Klik tab lainnya untuk memilih klasifikasi yang lain 8. Klik tombol ‘Simpan’. Halaman ‘Pilih Klasifikasi’ menutup 9. Klik tombol ‘Simpan’.

Keterangan Proses (22.6) Upload Dokumen Lelang 1. Klik link ‘[Upload...]. Halaman ‘Upload Dokumen’ ditampilkan 2. Klik tombol ‘Browse’. Dialog ‘Choose File’ ditampilkan 3. Pilih file dokumen lelang dan klik tombol ‘Open’ 4. Klik tombol ‘Kirim’.

Keterangan Proses (22.7) Membuat Jadwal Lelang 1. Klik link ‘[Jadwal Lelang]’. Halaman ‘Tahap Lelang’ ditampilkan 2. Isikan Tanggal dan Jam Mulai dari tahap lelang 3. Isikan berapa lama berlangsungnya tahap lelang tersebut pada field isian ‘+....... hari’.

4. Klik tombol ‘=’ untuk mengisikan tanggal Selesai lelang tersebut 5. Isikan Jam Selesai lelang tersebut 6. Isikan keterangan dari tahap lelang tersebut 7. Lakukan langkah 2-6 untuk masing-masing tahap lelang 8. Jika ingin menyalin jadwal tahap lelang dari paket lelang yang lain, pilih nama paket lelang dari combo box di bagian bawah halaman ‘tahap Lelang’ dan klik tombol ‘Copy dari’ 9. Klik tombol ‘Simpan’

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

w) Proses (23) Minta Persetujuan dari PPK Aktor : Panitia Penjelasan : Untuk permintaan persetujuan dari PPK mengenai suatu lelang, hanya panitia yang menjabat sebagai ketua panitia yang dapat meminta persetujuan dari PPK Proses ini berlaku pula untuk proses permintaan persetujuan dari PPK mengenai hasil evaluasi administrasi dan teknis, hasil evaluasi biaya, hasil evaluasi kualifikasi, dan hasil evaluasi akhir (usulan calon pemenang) Pra Kondisi : Panitia telah membuat lelang Untuk persetujuan hasil evaluasi, pra kondisi tergantung pada tahap lelang.

1. Untuk persetujuan hasil evaluasi administrasi dan teknis, pra kondisi adalah panitia telah melakukan evaluasi administrasi dan teknis 2. Untuk persetujuan hasil evaluasi biaya, pra kondisi adalah panitia telah melakukan evaluasi biaya 3. Untuk persetujuan hasil evaluasi kualifikasi, pra kondisi adalah panitia telah melakukan evaluasi kualifikasi 4. Untuk persetujuan hasil evaluasi akhir (usulan calon pemenang), pra kondisi adalah panitia telah melakukan evaluasi akhir (usulan calon pemenang) Alur Proses : Untuk persetujuan hasil evaluasi, alur proses tergantung pada tahap lelang, apakah sedang dalam tahap evaluasi administrasi dan teknis, tahap evaluasi biaya, tahap evaluasi kualifikasi atau tahap evaluasi akhir

(usulan calon pemenang) Mulai

(23.1) Pada bagian ‘Meminta Persetujuan PPK di halaman ‘Lelang Baru’, isikan komentar mengenai lelang

(23.3) Keterangan ‘State Lelang’ ditampilkan di bawahnya

Selesai (23.2) Klik tombol ‘Minta Persetujuan PPK’

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

67

68

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

x) Proses (24) Persetujuan PPK Aktor : PPK Penjelasan : PPK menyetujui/menolak lelang Proses ini berlaku pula untuk proses persetujuan hasil evaluasi administrasi dan teknis, persetujuan hasil evaluasi biaya, persetujuan hasil evaluasi kualifikasi, dan persetujuan hasil evaluasi akhir (usulan calon pemenang).

Pra Kondisi : Panitia telah meminta persetujuan dari PPK Alur Proses : Mulai (24.1) Pada halaman ‘Home LPSE Nasional’ untuk PPK, bagian ‘Persetujuan Lelang’, klik link nama lelang

(24.2) Halaman ‘Lelang Baru’ ditampilkan

(24.4) Pada bagian Menyetujui Lelang, isikan komentar terhadap lelang

(24.5) Klik tombol ‘Setuju’ bila setuju atau klik tombol ‘Tidak’ bila tidak setuju

(24.6) Keterangan ‘State Lelang’ ditampilkan dibawahnya

(24.3) Periksa lelang Selesai

Keterangan Proses (24.1) Untuk persetujuan hasil evaluasi, PPK klik link nama lelang pada halaman ‘Home LPSE Nasional’ untuk PPK, bagian ‘Persetujuan Evaluasi’.

Keterangan Proses (24.2) Untuk persetujuan hasil evaluasi, yang ditampilkan adalah halaman ‘Hasil Evaluasi Lelang’ Keterangan Proses (24.4) Untuk persetujuan hasil evaluasi, komentar yang diisikan adalah komentar terhadap hasil evaluasi.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

y) Proses (25) Pengumuman Lelang Aktor : Panitia Penjelasan : Panitia mengumumkan lelang baru Proses ini termasuk di dalam sistem dan dilakukan secara otomatis Pra Kondisi : Panitia telah membuat lelang z) Proses (26) Mencari Pengumuman Lelang Aktor : Rekanan Penjelasan : Rekanan mencari pengumuman lelang untuk diikuti Pra Kondisi : Lelang telah diumumkan Alur Proses : Mulai Mulai (26.1.a) Pada halaman ‘Home LPSE Nasional’ untuk Rekanan, bagian ‘Lelang untuk Anda’, lihat daftar lelang yang sesuai dengan spesifikasi rekanan yang ditampilkan

Selesai

(26.1.b) Pada halaman ‘Home LPSE Nasional’ untuk Rekanan, bagian ‘Lelang untuk Anda’, klik link ‘Selanjutnya’ untuk melihat lelang lain yang sesuai dengan spesialisasi rekanan

(26.1.c) Pada halaman ‘Home LPSE Nasional’ untuk Rekanan, bagian ‘Lelang untuk Anda’, klik link ‘Semua Lelang’ untuk melihat semua lelang yang tersedia

(24.2) Halaman ‘Lelang Baru’ ditampilkan

(26.3) Pada bagian’Cari Lelang, isikan Nama Lelang dan kategori lelang yang dicari

(26.4) Klik tombol ‘Cari...’

(26.5) Data lelang yang dicari ditampilkan

aa) Proses (27) Mendaftar Lelang Aktor : Rekanan Penjelasan : Rekanan mendaftar lelang yang ingin diikuti Pra Kondisi : Rekanan menemukan paket lelang yang diminati

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

69

70

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Alur Proses

:

Mulai

(27.4) Klik tombol ‘Setuju & Ikut Lelang’

(27.1) Pada halaman ‘Daftar Lelang’, klik nama lelang yang diminati

(27.2) Halaman ‘Informasi Lelang’ ditampilkan

(27.3) Periksa spesifikasi lelang

(27.5) Halaman ‘Home LPSE Nasional’ untuk Rekanan kembali ditampilkan dengan nama lelang tertera pada bagian ‘Status Lelang yang Sedang Diikuti’

Selesai

bb) Mengirim Pertanyaan tentang Dokumen Lelang Aktor : Rekanan Penjelasan : Rekanan mengirim pertanyaan tentang dokumen lelang yang tidak dimengerti kepada panitia Pra Kondisi : Rekanan telah mendaftar lelang Alur Proses : Mulai

(28.1) Pada halaman ‘Informasi Lelang’ bagian ‘Tahap Penjelasan Lelang, klik link ‘[Kirim Pertanyaan]’

(28.3) Isikan data tanggapan (Dokumen, Bab, Halaman, Uraian, dan Attachment

(28.4) Klik tombol ‘Kirim’ (28.2) Halaman ‘Kirim Tanggapan’ ditampilkan Selesai

cc) Proses (29) Menjawab Pertanyaan Aktor : Panitia, PPK Penjelasan : Panitia dan PPK menjawab pertanyaan rekanan mengenai dokumen lelang Pra Kondisi : Rekanan mengirim pertanyaan mengenai dokumen lelang Alur Proses : Alur proses ‘Menjawab Pertanyaan’ ini sama dengan alur proses ‘Mengirim Pertanyaan tentang Dokumen Lelang’ Pada PPK, klik nama lelang pada bagian Penjelasan (Aanwijzing)

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

dd) Proses (30) membuat Addendum Dokumen Lelang Aktor : Panitia Penjelasan : Panitia membuat addendum mengenai dokumen lelang Pra Kondisi : Perlunya perubahan-perubahan terhadap dokumen lelang ee) Proses (31) Upload Addendum Dokumen Lelang Aktor : Panitia Penjelasan : Panitia melakukan upload addendum dokumen lelang Pra Kondisi : Panitia telah membuat addendum dokumen lelang Alur Proses : Mulai

(31.5) Klik tombol ‘Browse...’

(31.1) Pada halaman ‘Home LPSE Nasional’ untuk panitia tertentu, bagian ‘Lelang Aktif’ klik nama lelang

(31.2) Halaman ‘Informasi Lelang’ ditampilkan

(31.3) Klik link ‘[Upload...]’ disamping field isian Addendum

(31.4) Halaman ‘Upload Dokumen’ ditampilkan

(31.6) Dialog ‘Choose File’ ditampilkan

(31.7) Pilih file addendum dokumen lelang dan klik tombol ‘Open’

(31.8) Klik tombol ‘Kirim’

Selesai

ff) Proses (32) Mengisi dan Mengirim Dokumen Kualifikasi Aktor : Rekanan Penjelasan : Rekanan melakukan pengisian dokumen kualifikasi dari lelang yang diikuti dan mengirimkannya Pra Kondisi : Rekanan telah mendaftar lelang

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

71

72

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Alur Proses

:

Mulai

(32.1) Pada halaman ‘Home LPSE Nasional’ untuk Rekanan, klik lelang yang baru didaftar

(32.7) Buat data kualifikasi untuk bukti pajak

(32.8) Buat data kualifikasi untuk staf ahli (32.2) Halaman ‘Informasi Lelang’ ditampilkan

(32.9) Buat data kualifikasi untuk pengalaman perusahaan

(32.3) Klik tombol ‘Edit/Kirim Data’ (32.10) Buat data kualifikasi untuk pekerjaan sedang berjalan (32.4) Halaman ‘Membuat Dokumen Kualifikasi’ untuk ijin Usaha ditampilkan

(32.5) Buat data kualifikasi untuk ijin usaha

(32.11) Buat data kualifikasi untuk peralatan

(32.11) Buat data kualifikasi untuk neraca

(32.6) Buat data kualifikasi untuk dukungan bank (32.11) Mengirim data kualifikasi

Selesai

Penjelasan Proses (32.5) Membuat Data Kualifikasi untuk Ijin Usaha 1. Pada halaman ‘Membuat Dokumen Kualifikasi’ untuk Ijin Usaha, klik ijin usaha yang akan dimasukkan dalam dokumen kualifikasi 2. Klik tombol ‘Selanjutnya >>’. Halaman ‘Membuat Dokumen Kualifikasi’ untuk Dukungan Bank ditampilkan Penjelasan Proses (32.6) Membuat Data Kualifikasi untuk Dukungan Bank 1. Pada halaman ‘Membuat Dokumen Kualifikasi’ untuk Dukungan Bank, isikan data bank (Nama Bank, Surat, Tanggal, dan Nilai) 2. Klik tombol ‘Selanjutnya >>’. Halaman ‘Membuat Dokumen Kualifikasi’ untuk Bukti Pajak ditampilkan

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Penjelasan Proses (32.7) Membuat Data Kualifikasi untuk Bukti Pajak 1. Pada halaman ‘Membuat Dokumen Kualifikasi’ untuk Bukti Pajak, klik bukti pajak yang akan dimasukkan dalam dokumen kualifikasi 2. Klik tombol ‘Selanjutnya >>’. Halaman ‘Membuat Dokumen Kualifikasi’ untuk Staf Ahli ditampilkan Penjelasan Proses (32.8) Membuat Data Kualifikasi untuk Staf Ahli 1. Pada halaman ‘Membuat Dokumen Kualifikasi’ untuk Staf Ahli, klik staf ahli yang akan dimasukkan dalam dokumen kualifikasi 2. Klik tombol ‘Selanjutnya >>’. Halaman ‘Membuat Dokumen Kualifikasi’ untuk Pengalaman ditampilkan Penjelasan Proses (32.9) Membuat Data Kualifikasi untuk Pengalaman 1. Pada halaman ‘Membuat Dokumen Kualifikasi’ untuk Pengalaman, klik pengalaman yang akan dimasukkan dalam dokumen kualifikasi 2. Klik tombol ‘Selanjutnya >>’. Halaman ‘Membuat Dokumen Kualifikasi’ untuk Pekerjaan Sedang Berjalan ditampilkan Penjelasan Proses (32.10) Membuat Data Kualifikasi untuk Pekerjaan Sedang Berjalan 1. Pada halaman ‘Membuat Dokumen Kualifikasi’ untuk Pekerjaan Sedang Berjalan, klik pekerjaan sedang berjalan yang akan dimasukkan dalam dokumen kualifikasi 2. Klik tombol ‘Selanjutnya >>’. Halaman ‘Membuat Dokumen Kualifikasi’ untuk Peralatan ditampilkan Penjelasan Proses (32.11) Membuat Data Kualifikasi untuk Peralatan 1. Pada halaman ‘Membuat Dokumen Kualifikasi’ untuk Peralatan, klik peralatan yang akan dimasukkan dalam dokumen kualifikasi 2. Klik tombol ‘Selanjutnya >>’. Halaman ‘Membuat Dokumen Kualifikasi’ untuk Neraca ditampilkan

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

73

74

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Penjelasan Proses (32.12) Membuat Data Kualifikasi untuk Neraca 1. Pada halaman ‘Membuat Dokumen Kualifikasi’ untuk Neraca, klik neraca yang akan dimasukkan dalam dokumen kualifikasi 2. Klik tombol ‘Selanjutnya >>’. Halaman ‘Kirim Data Kualifikasi’ ditampilkan Penjelasan Proses (32.13) Mengirim Data Kualifikasi 1. Pada halaman ‘Kirim Data Kualifikasi’, klik tombol ‘Kirim’ gg) Proses (33) Upload Dokumen Penawaran Administrasi, Teknis dan Harga Aktor : Rekanan Penjelasan : Lelang metode pascakualifikasi:Rekanan melakukan upload dokumen penawaran administrasi, teknis dan harga dalam satu file Lelang metode prakualifikasi dengan dua file: rekanan melakukan upload dokumen penawaran administrasi dan teknis. Baru kemudian upload dokumen penawaran harga Lelang metode prakualifikasi dengan dua tahap: Pada tahap pertama, rekanan melakukan upload dokumen penawaran administrasi dan teknis.

Pada tahap kedua, rekanan melakukan upload dokumen penawaran harga Pra Kondisi : Lelang metode pascakualifikasi: Rekanan telah mengisi dan mengirim dokumen kualifikasi Lelang metode prakualifikasi dengan dua file dan dengan dua tahap: Panitia telah melakukan upload addendum dokumen lelang (jika ada).

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Alur Proses : Alur Proses Upload Dokumen Penawaran Aministrasi, teknis, dan Harga dalam Satu File ini sama dengan alur Proses Upload Addendum Dokumen Lelang. Hanya saja, rekanan klik tombol ‘Kirim Dokumen’ pada halaman ‘Informasi Lelang’ Sebelum melakukan upload dokumen penawaran administrasi dan teknis, rekanan dapat mengenkripsi dokumen tersebut menggunakan aplikasi LPSE-Client.

(33.13) Halaman ‘Upload Dokumen’ Mulai

(33.6) Klik tab’Pengamanan Dokumen’

(33.1) Jalankan aplikasi LPSEClient.exe

(33.7) Window tab ‘Pengamanan Dokumen’ ditampilkan

(33.14) Klik tombol ‘Browse...’

(33.2) Aplikasi LPSEClient ditampilkan

(33.8) Isikan ID Peserta dan waktu dan jam pembukaan dokumen

(33.15) Dialog ‘Choose File’ ditampilkan

(33.3) Masukkan password dan ulangi sekali lagi masukkan password

(33.4) Klik tombol ‘OK’

(33.5) Aplikasi Pengamanan Data LPSE ditampilkan

(33.9) Pilih dokumen yang akan dienkripsi

(33.10) Tentukan lokasi penyimpanan dokumen yang sudah dienkripsi

ditampilkan

(33.16) Pilih file dokumen penawaran dan klik tombol open

(33.17) Klik tombol ‘Kirim’

Selesai

(33.11) Klik tombol ‘Encrypt’

(33.12) Pada halaman ‘Informasi Lelang’ di aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional, klik tombol ‘Kirim Dokumen’

Keterangan Proses (33.9) Pilih Dokumen yang akan Dienkripsi 1. Klik tombol ‘tambah Dokumen’.Dialog ‘Open’ ditampilkan 2. Pilih dokumen yang akan dienkripsi 3. Klik tombol ‘Open’. Lokasi dan nama file akan ditampilkan 4. Lakukan hal yang sama untuk dokumen yang lain

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

75

76

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Keterangan Proses (33.10) Tentukan Lokasi Penyimpanan Dokumen yang Sudah Dienkripsi 1. Klik tombol ‘Browse’. Dialog ‘Open’ ditampilkan 2. Pilih lokasi penyimpanan dokumen yang sudah dienkripsi 3. Ketikkan nama dokumen yang sudah dienkripsi 4. Klik tombol ‘Open’ hh) Proses (34) Pembukaan Dokumen Penawaran Aktor : Panitia Penjelasan : Lelang metode pascakualifikasi: Panitia membuka file dokumen penawaran administrasi, teknis dan harga.

Lelang metode prakualifikasi dengan dua file: Panitia membuka file dokumen penawaran administrasi dan teknis. Selanjutnya bila sudah sampai pada tahapnya, panitia membuka file dokumen penawaran harga

Lelang metode prakualifikasi dengan dua tahap: Pada tahap pertama, panitia membuka file dokumen penawaran administrasi dan teknis. Pada tahap kedua, panitia membuka file dokumen penawaran harga Pra Kondisi : Lelang metode pascakualifikasi: Rekanan telah melakukan upload dokumen administrasi, teknis dan harga dalam satu file

Lelang metode prakualifikasi dengan dua file: Rekanan telah melakukan upload dokumen penawaran administrasi dan teknis. Selanjutnya bila sudah sampai pada tahapnya, rekanan telah melalukan upload dokumen penawaran harga

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Lelang metode prakualifikasi dengan dua tahap: Pada tahap pertama, rekanan telah melakukan upload dokumen penawaran administrasi dan teknis. Pada tahap kedua, rekanan telah melakukan upload dokumen penawaran harga.

Alur Proses : Mulai

(34.1) Pada halaman ‘Informasi Lelang’ bagian ‘Peserta Lelang’ klik tombol “ Pada kolom ‘Adm & Teknik & Biaya’

(34.3) save file dokumen penawaran pada komputer lokal

(34.4) Buka file dokumen penawaran (34.2) Halaman ‘Download Dokumen’ ditampilkan Selesai

Penjelasan Proses (34.1) 1. Proses ini adalah untuk lelang metode pascakualifikasi untuk pembukaan dokumen penawaran administrasi, teknis dan biaya. Untuk pembukaan dokumen kualifikasi, klik tombol pada kolom ‘Kualifikasi’ 2. Lelang metode prakualifikasi dengan dua file dan lelang metode prakualifikasi dengan dua tahap: a) Pembukaan dokumen prakualifikasi: klik tombol pada kolom ‘Pra Kualifikasi’ b) Pembukaan dokumen penawaran administrasi: klik tombol pada kolom ‘Adm&Teknik’ c) Pembukaan dokumen penawaran harga: klik tombol pada kolom ‘Biaya/Harga’ ii) Proses (35) Evaluasi Administrasi & Teknis Aktor : Panitia Penjelasan : Panitia melakukan evaluasi terhadap dokumen administrasi dan teknis Pra Kondisi : Panitia telah membuka dokumen penawaran

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

77

78

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Alur Proses

:

Mulai

(35.1) Pada halaman ‘Home LPSE Nasional’ untuk panitia tertentu, bagian ‘Lelang Aktif’ , klik nama lelang yang akan dievaluasi

(35.2) Halaman ‘Informasi Lelang’ ditampilkan

(35.3) Klik link ‘[Evaluasi Lelang]’

(35.4) Halaman ‘Hasil Evaluasi Lelang’ untuk evaluasi administrasi & teknis ditampilkan

(35.6) Klik tombol ‘Simpan’

(35.7) Upload dokumen evaluasi teknis

(35.8) Klik check box Lulus Teknis jika rekanan lulus dan isikan alasannya

(35.9) Klik tombol ‘Simpan’

(35.10) Halaman ‘Meminta Persetujuan PPK’ ditampilkan dibawahnya (35.5) Klik check box lulus administrasi jika rekanan lulus dan isikan alasannya Selesai

Keterangan Proses (35.7) Upload Dokumen Evaluasi Teknis Proses ini sama dengan proses (33) Upload Dokumen Penawaran Administrasi, Teknis, dan Harga jj) Proses (36) Evaluasi Biaya Aktor : Panitia Penjelasan : Panitia melakukan evaluasi terhadap biaya Pra Kondisi : PPK telah menyetujui evaluasi administrasi dan teknis

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Alur Proses

: Mulai

(36.1) Pada halaman ‘Home LPSE Nasional’ untuk panitia tertentu, bagian ‘Lelang Aktif’ , klik nama lelang yang akan dievaluasi

(36.5) Isikan data evaluasi biaya (Harga penawaran dan harga terkoreksi

(36.6) Klik tombol ‘Simpan’ (36.2) Halaman ‘Informasi Lelang’ ditampilkan (36.7) Halaman ‘Meminta PErsetujuan PPK’ ditampilkan dibawahnya (36.3) Klik link ‘Evaluasi Lelang’

Selesai (36.4) Halaman ‘Hasil Evaluasi Lelang’ untuk evaluasi biaya ditampilkan

kk) Proses (37) Evaluasi Kualifikasi Aktor : Panitia Penjelasan : Lelang metode pascakualifikasi: Panitia melakukan evaluasi kualifikasi Lelang metode prakualifikasi dengan dua file dan dengan dua tahap: evaluasi ini disebut sebagai evaluasi prakualifikasi.

Pra Kondisi : Lelang metode pascakualifikasi: PPK telah menyetujui evaluasi biaya Lelang metode prakualifikasi dengan dua file dan dengan dua tahap: Rekanan telah melakukan upload file dokumen prakualifikasi

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

79

80

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Alur Proses

:

(37.6) Halaman ‘Checklist Evaluasi’ ditampilkan Mulai

(37.1) Pada halaman ‘Home LPSE Nasional’ untuk panitia tertentu, bagian ‘Lelang Aktif’ , klik link nama lelang yang akan dievaluasi

(37.7) Klik check box disamping masing-masing syarat kualifikasi bila kualifikasinya memang ada/ memenuhi

(37.8) Klik tombol ‘Simpan’ (37.2) Halaman ‘Informasi Lelang’ ditampilkan

(37.3) Klik link [Evaluasi Lelang]

(37.4) Halaman ‘Hasil Evaluasi Lelang’ untuk evaluasi kualifikasi ditampilkan

(37.5) Klik masing-masing nama rekanan untuk pembuktian kualifikasi

(37.9) Halaman ‘Hasil Evaluasi Lelang’ untuk evaluasi kualifikasi ditampilkan kembali

(37.10) Klik tombol ‘Simpan’

(37.9) Halaman ‘Meminta Persetujuan PPK’ ditampilkan dibawahnya

Selesai

Keterangan Proses (37.9) Jika check box semua syarat kualifikasi pada halaman ‘Checklist Evaluasi’ dicentang, maka otomatis check box hasil evaluasi kualifikasi rekanan tersebut akan tercentang. ll) Usulan Calon Pemenang Aktor : Panitia Penjelasan : Panitia melakukan usulan calon pemenang Pra Kondisi : PPK telah menyetujui evaluasi kualifikasi

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Alur Proses

:

(38.4) Halaman ‘Hasil Evaluasi Lelang’ ditampilkan

Mulai

(38.1) Pada halaman ‘Home LPSE Nasional’ untuk panitia tertentu, bagian ‘Lelang Aktif’ , klik nama lelang yang akan diusulkan pemenangnya

(38.5) Klik radio button rekanan yang menjadi pememnang

(38.6) Klik tombol ‘Simpan’

(38.2) Halaman ‘Informasi Lelang’ ditampilkan

(38.7) Halaman ‘Meminta Persetujuan PPK’ ditampilkan dibawahnya

(38.3) Klik link [Evaluasi Lelang] Selesai

mm) Proses (39) Penetapan Pemenang Aktor : PPK Penjelasan : PPK menyetujui usulan calon pemenang dari panitia dan menetapkan pemenang.

Pra Kondisi : Panitia telah minta persetujuan dari PPK tentang usulan calon pemenang.

Alur Proses : Alur proses ‘Penetapan Pemenang’ ini sama dengan alur proses ‘Persetujuan oleh PPK’ nn) Proses (40) Mengirim Sanggahan Pemenang Aktor : Rekanan Penjelasan : Rekanan mengirim sanggahan terhadp penetapan pemenang (jika ada sanggahan) Pra Kondisi : PPK telah menetapkan pemenang

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

81

82

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Alur Proses

:

Mulai

(40.1) Pada halaman ‘‘Informasi Lelang’ bagian ‘Pengumuman Pemenang’ klik link [Lihat Sanggahan]

(40.5) Isikan sanggahan (Uraian dan Attachment file sanggahan)

(40.6) Klik tombol ‘Kirim’ (40.2) Halaman ‘Kirim Sanggahan’ akan ditampilkan (40.7) Halaman pop up ‘Kirim/ Balas Sanggahan’ menutup, dan halaman ‘Kirim Sangggahan’ ditampilkan dengan data sanggahan

(40.3) Klik tombol ‘Kirim Sanggahan...’

(40.4) Halaman pop up ‘Kirim/ Balas Sanggahan’ ditampilkan’

Selesai

oo) Proses (41) menjawab sanggahan Pemenang Aktor : Panitia Penjelasan : Panitia menjawab sanggahan penetapan pemenang yang dikirimkan oleh rekanan Pra Kondisi : Rekanan mengirim sanggahan pemenang Alur Proses : Mulai (41.1) Pada halaman ‘‘Informasi Lelang’ bagian ‘Pengumuman Pemenang’ klik link [Lihat Sanggahan]

(41.5) Isikan jawaban sanggahan (Uraian dan Attachment file sanggahan)

(41.6) Klik tombol ‘Kirim’ (41.2) Halaman ‘Masa Sanggah Hasil Lelang’ ditampilkan

(41.3) Klik link [Balas] disamping sanggahan yang akan dibalas

(41.7) Halaman pop up ‘Kirim/ Balas Sanggahan’ menutup, dan halaman ’Masa Sanggah Hasil Lelang’ ditampilkan dengan data jawaban sanggah

Selesai (41.4) Halaman pop up ‘Kirim/ Balas Sanggahan’ ditampilkan

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

pp) Proses (42) Membuat SPPBJ Aktor : PPK Penjelasan : PPK membuat Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa untuk rekanan Pra Kondisi : Masa sanggah pemenang lelang telah selesai Alur Proses : Mulai (42.3) Klik link ‘TemplateSK.doc’

(42.1) Pada halaman ‘Home LPSE Nasional’ untuk PPK, bagian ‘SK Penunjukan’, klik nama lelang yang akan dibuat SPPBJ-nya

(42.2) Halaman ‘Detail Paket’ untuk pembuatan SPPBJ ditampilkan

(42.4) Download file ‘Template SK.doc’ dan simpan di komputer lokal. Dokumen siap diedit

Selesai

qq) Proses (43) Download Dokumen Prakualifikasi dan Penawaran Aktor : Rekanan Penjelasan : Rekanan melakukan download dokumen prakualifikasi dan penawaran untuk diisi Pra Kondisi : Rekanan telah mendaftar lelang Alur Proses : (43.3) Klik tombol ‘Save’ Mulai

(43.1) Pada halaman ‘Informasi Lelang’ klik link nama dokumen prakualifikasi dan penawaran disamping tulisan ‘Dokumen Lelang’

(43.2) Dialog ‘File Download’ ditampilkan

(43.4) Dialog ‘Save As’ ditampilkan

(43.5) Pilih direktori tempat menyimpan file dan klik tombol ‘Save’

Selesai

rr) Proses (44) Mengisi Dokumen Prakualifikasi dan Penawaran Aktor : Rekanan Penjelasan : Rekanan mengisi dokumen prakualifikasi dan penawaran dengan

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

83

84

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

data-data yang sesuai Proses ini termasuk di dalam sistem Pra Kondisi : Rekanan telah melakukan download dokumen prakualifikasi dan penawaran ss) Proses (45) Upload Dokumen Prakualifikasi Aktor : Rekanan Penjelasan : Rekanan mengisi dokumen prakualifikasi dan penawaran dengan data-data yang sesuai Pra Kondisi : Rekanan telah mengisi dokumen prakualifikasi dan penawaran Alur Proses : Alur proses ini sama dengan alur Proses (32) Mengisi dan Mengirim Dokumen Kualifikasi tt) Proses (46) Evaluasi Prakualifikasi Aktor : Panitia Penjelasan : Panitia melakukan evaluasi terhadap dokumen prakualifikasi Pra Kondisi : Panitia telah membuka dokumen prakualifikasi Alur Proses : Alur proses evaluasi prakualifikasi ini sama dengan alur proses evaluasi kualifikasi Proses (37) Evaluasi Kualifikasi uu) Proses (47) Pengumuman Hasil Prakualifikasi Aktor : Panitia Penjelasan : Panitia melihat pengumuman hasil evaluasi prakualifikasi Proses pengumuman hasil evaluasi prakualifikasi termasuk di dalam sistem dan dilakukan secara otomatis Rekanan dapat melihat pengumuman hasil evaluasi prakualifikasi ini Pra Kondisi : Hasil evaluasi prakualifikasi telah disetujui oleh PPK

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Alur Proses : Alur proses ini berlaku juga bagi rekanan yang ingin melihat pengumuman hasil evaluasi prakualifikasi Mulai

(47.1) Pada halaman ‘Informasi Lelang’ bagian ‘Hasil Evaluasi Lelang Ini’, klik link ‘[Kelulusan...]’

(47.2) Halaman pop up ‘Kelulusan Peserta Lelang ditampilkan’

Selesai

vv) Proses (48) Mengirim Sanggahan Prakualifikasi Aktor : Rekanan Penjelasan : Rekanan mengirim sanggahan terhadap hasil evaluasi prakualifikasi (jika ada sanggahan) Pra Kondisi : Hasil evaluasi prakualifikasi telah disetujui oleh PPK Alur Proses : Alur proses mengirim sanggahan prakualifikasi ini sama dengan alur Proses (40) Mengirim Sanggahan Pemenang. Hanya saja, rekanan klik link ‘[Lihat Sanggahan]’ pada bagian ‘Tahap Sanggahan Pra Kualifikasi’

ww) Proses (49) Menjawab Sanggahan Prakualifikasi Aktor : Panitia Penjelasan : Panitia menjawab sanggahan hasil evaluasi prakualifikasi yang dikirimkan oleh rekanan Pra Kondisi : Rekanan mengirim sanggahan terhadap hasil evaluasi prakualifikasi Alur Proses : Alur proses menjawab sanggahan evaluasi prakualifikasi ini sama dengan alur Proses (41) menjawab Sanggahan Pemenang.

Hanya saja, panitia klik link ‘[Lihat Sanggahan]’ pada bagian ‘Tahap Sanggahan Pra Kualifikasi’.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

85

86

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

xx) Proses (50) Upload Berita Acara Hasil Evaluasi Administrasi dan Teknis Aktor : Panitia Penjelasan : Panitia mengumumkan hasil evaluasi administrasi dan teknis Proses ini termasuk di dalam sisitem dan dilakukan secara otomatis Pra Kondisi : Hasil evaluasi administrasi dan teknis telah disetujui oleh KPK yy) Proses (51) Mengirim Sanggahan Hasil Evaluasi Administrasi dan Teknis Aktor : Rekanan Penjelasan : Rekanan mengirim sanggahan terhadap hasil evaluasi administrasi dan teknis (jika ada sanggahan) Pra Kondisi : Hasil evaluasi administrasi dan teknis telah disetujui oleh PPK Alur Proses : Alur proses mengirim sanggahan administrasi dan teknis ini sama dengan alur Proses (40) Mengirim Sanggahan Pemenang. Hanya saja, rekanan klik link ‘[Lihat Sanggahan]’ pada bagian ‘Tahap Sanggahan Administrasi dan Teknis’. zz) Proses (52) Menjawab Sanggahan Hasil Evaluasi Administrasi dan Teknis Aktor : Panitia Penjelasan : Panitia menjawab sanggahan hasil evaluasi administrasi dan teknis yang dikirimkan oleh rekanan Pra Kondisi : Rekanan mengirim sanggahan terhadap hasil evaluasi administrasi dan teknis Alur Proses : Alur proses menjawab sanggahan evaluasi administrasi dan teknis ini sama dengan alur Proses (41) Menjawab Sanggahan Pemenang.

Hanya saja, panitia klik link ‘[Lihat Sanggahan]’ pada bagian ‘Tahap Sanggahan Administrasi dan Teknis’.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

5. Mengganti Password Aktor Penjelasan Pra Kondisi Alur Proses

: LPSE, PPK, Panitia, Rekanan, Agency : User dapat mengganti password agar lebih mudah diingat : Login : Mulai (4) Isikan password baru

(1) Pada halaman ‘Home LPSE Nasional’ untuk panitia tertentu klik tab ‘Ganti Password’

(2) Halaman ‘Mengganti Password’ ditampilkan

(5) Isikan password baru sekali lagi

(6) Klik tombol ganti

Selesai (3) Isikan password lama

6. Logout Aktor : LPSE,PPK,Panitia,Rekanan,Agency Penjelasan : Setelah selesai menggunakan aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional, user dapat logout Pra Kondisi : Selesai menggunakan aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional Alur Proses : Klik tombol ‘Logout’ di kanan atas aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional (halaman apa saja).

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

87

88

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

7. Lupa Password Aktor : LPSE, PPK, Panitia, Rekanan, Agency Penjelasan : Ada kalanya user lupa akan password sehingga tidak bisa login ke dalam aplikasi Layanan Pengadaan secara Elektronik Nasional Pra Kondisi : Tidak Ada Alur Proses : Mulai (3) Isikan Nama User

(1) Pada halamautama aplikasi LPSE Nasional klik link [Lupa Password]

(2) Halaman lupa password ditampilkan

(4) Klik tombol ‘Kirim Password’

Selesai

Tahapan-tahapan detail proses pengadaan barang dan jasa secara elektronik melalui sistem LPSE yang diuraikan ini diharapkan dapat memberikan gambaran mengenai sistem eProcurement yang nanti akan dilaksanakan oleh seluruh instansi dan pemerintah daerah di bawah tanggungjawab Bappenas. Keterangan lebih lanjut mengenai sistem LPSE dapat menghubungi langsung BAPPENAS.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

4.2.2. Pemerintah Kota Surabaya Pemerintah Kota Surabaya merupakan salah satu pioneer dalam proses pengadaan barang dan jasa pemerintah secara elektronik. Pada awal tahun 2003 Pemerintah Kota Surabaya dengan mengacu pada Keputusan Presiden Nomor 18 tahun 2000 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa Instansi Pemerintah memfasilitasi pelaksanaan pelelangan, meskipun hanya proses prakualifikasi melalui media elektronik. Proses registrasi perusahaan yang mengikuti pelelangan dan evaluasi kualifikasi perusahaan untuk semua paket pekerjaan yang dilelang Satuan Kerja (Satker) saat itu dilakukan melalui situs www.lelangserentak.com. Dengan mengacu Keputusan Presiden 80/2003 Bab IV. Lain-lain Bagian D. Pengadaan Barang/Jasa dengan e-Procurement, maka pada akhir Tahun 2003 sampai dengan awal Tahun 2004 Pemerintah Kota Surabaya menyempurnakan sistem pengadaan barang/jasa yang telah dimulai sejak tahun 2003 tersebut menjadi sistem e-Procurement, yang kemudian dikenal dengan nama SePS (Surabaya e-Procurement System). Pada tingkat pemerintah kota, dasar hukum yang dipakai dalam pelaksanaan e-Procurement adalah Peraturan Walikota Surabaya Nomor 14 Tahun 2007 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan dan Pengendalian Belanja Daerah.

Alamat portal pengadaan barang dan jasa elektronik Pemerintah Kota Surabaya adalah www. surabaya-eproc.or.id. Setiap tahun portal tersebut selalu mengalami penyempurnaan terhadap menu aplikasi dan tampilan dengan tujuan untuk menyesuaikan dengan regulasi yang berlaku serta lebih memudahkan user dalam memanfaatkan aplikasi e-Procurement ini.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

89

90

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

4.2.2.1. Menu Umum Tampilan Portal e-Procurement Tampilan depan portal Surabaya e-Procurement System (SePS) adalah sebagai berikut.

Portal e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya dengan alamat www.surabaya-eproc.or.id memiliki tampilan utama: 1. Halaman Utama Pada halaman ini pengunjung portal dapat melihat dan mengetahui beberapa menu yang dapat diakses secara langsung tanpa harus melakukan login

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

2. Registrasi Penyedia Menu yang digunakan oleh Penyedia Barang/Jasa (rekanan) untuk mendaftarkan/registrasi perusahaan pada portal e-Procurement 3. Login Pengguna Pada menu ini dapat dilakukan login dengan cara memasukkan username dan password, lupa password (apabila perusahaan lupa password, kemudian ingin mereset password serta mengganti alamat email) dan mengirim kode aktivasi (apabila pada saat pendaftaran/ registrasi, belum mendapatkan email balasan dari admin e-Procurement) 4. Menu 1. Informasi • Berita Pengunjung portal e-Procurement dapat melihat arsip-arsip berita secara keseluruhan.

Pada menu berita ini terdapat pemberitahuan tentang semua informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan lelang dan pengumuman lelang untuk tiap-tiap periode putaran lelang (jika proses lelangnya menggunakan sistem periodik). Dengan diuploadnya berita/pemberitahuan mengenai jadwal lelang tahunan (periodik), maka Penyedia Barang/Jasa dapat mendaftarkan perusahaan untuk mengikuti suatu paket pekerjaan yang telah sesuai dengan kesiapan dokumen yang dimiliki dan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan • Artikel Pada menu ini terdapat beberapa artikel yang berhubungan dengan sistem eProcurement, baik mengenai perkembangan e-Procurement , pengetahuan, opini atau isu yang berkaitan dengan e-Procurement • Dokumentasi Pada saat instansi yang melaksanakan sistem e-Procurement melaksanakan suatu kegiatan terkait dengan e-Procurement, misalnya sosialisasi, pelatihan dan kegiatan

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

91

92

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

lainnya, maka hasil pelaksanaan pekerjaan yang berupa foto/gambar dapat dilihat pada menu ini • Regulasi Berisi berbagai macam aturan perundang-undangan terkait pelaksanaan eProcurement. Aturan perundangan tersebut misalnya Kepres 80/2003, Perpres 8/2006 sebagai perubahan keempat atas Kepres 80/2003 • Seminar Pada menu ini dapat didownload dokumen seminar yang telah diselenggarakan yang terkait dengan sistem e-Procurement 2. Pengumuman • Pengumuman Pengadaan Pada menu ini pengunjung portal e-Procurement dapat mengetahui semua paket pekerjaan yang dilelang oleh Pemerintah Kota Surabaya, lengkap dengan semua datadata pekerjaan, dokumen pemilihan Penyedia Barang/Jasa, persyaratan serta jadwal per tahapan prosesnya • Persyaratan/Kualifikasi Peserta Pada menu ini pengunjung portal dapat mengetahui persyaratan/kualifikasi peserta lelang secara umum • Uraian Singkat Pengadaan Pada menu ini pengunjung portal dapat mengetahui rekap pekerjaan yang dilelang secara singkat per jenis pekerjaan, jumlah paket pekerjaan dan nilai dari suatu paket pekerjaan dari masing-masing Satuan Kerja yang melaksanakan lelang • Hasil Pengadaan Hasil pengadaan ini berisi data pemenang dari paket pekerjaan yang dilelang secara e-Procurement.

3. Statistik • Rekap Peserta Lelang Per Periode Pada Menu Rekap Peserta Lelang ini dapat dilihat jumlah peserta lelang untuk tiaptiap putaran lelang dalam tiap tahunnya

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

• Rekap Peserta Lelang Per Jenis Pada menu ini dapat dilihat rekap peserta lelang yang dikategorikan berdasarkan jenis pekerjaannya • Komposisi Peserta Lelang Pengunjung portal e-Procurement dapat melihat jumlah peserta lelang (Penyedia Barang/Jasa) yang mendaftar dan menawar pada suatu paket pekerjaan pada menu ini 4. Bantuan • Alur Lelang Berupa tampilan alur lelang supaya pengunjung portal dapat dengan mudah menguasai tahapan-tahapan apa saja yang harus dilakukan pada saat mengikuti proses lelang secara e-Procurement ini, apabila telah menjadi Penyedia Barang/Jasa Pemkot. Surabaya dalam pengadaan barang/jasa secara e-Procurement • Proses Lelang Pengunjung portal dapat mengetahui proses lelang yaitu menjelaskan metodologi yang harus dilakukan oleh Penyedia Barang/Jasa ketika mengikuti suatu proses lelang secara e-Procurement • Alur IKP Pada menu ini terdapat bagan/alur untuk membuat Infrastruktur Kunci Publik (IKP) dan cara melakukan approval ke Sekretariat Layanan e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya • Troubleshooting Untuk membantu menyelesaikan permasalahan teknis yang mungkin muncul, maka disediakan bantuan berupa troubleshooting

4.2.2.2. Tahapan Pelaksanaan e-Procurement Pelaksanaan e-Procurement di Pemerintah Kota Surabaya diikuti oleh 23 Dinas, 5 Badan,

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

93

94

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

4 Kantor dan 9 Bagian di lingkungan Sekretariat Daerah dan Sekretariat DPRD di bawah Pemerintah Kota Surabaya.

Tahapan-tahapan yang harus dilalui dalam proses e-Procurement di Pemerintah Kota Surabaya adalah sebagai berikut: 1. Tahap 1 Pelaksanaan lelang melalui e-Procurement di Pemerintah Kota Surabaya dikoordinasikan oleh Sekretariat Daerah dengan membentuk Sekretariat Layanan e-Procurement 2. Tahap 2 Satuan Kerja secara mandiri menetapkan paket pekerjaan yang akan dilelang. Seluruh dokumen pengadaan barang dan jasa diinput (upload) ke dalam portal dan dilaksanakan proses lelang secara e-Procurement dengan menggunakan fasilitas portal tersebut 3. Tahap 3 Paket pekerjaan yang akan dilelang diumumkan oleh Satuan-Satuan Kerja melalui portal tersebut 4. Tahap 4 Penyedia barang dan jasa diwajibkan registrasi pada portal e-Procurement. Tujuannya adalah untuk menjaring penyedia barang dan jasa sebanyak-banyaknya yang berminat mengikuti proses lelang 5. Tahap 5 Penyedia barang dan jasa harus memasukkan NPWP dan alamat email perusahaan.

Portal akan merespon secara otomatis melalui email yang sudah dimasukkan dan memberikan password yang hanya diketahui oleh masing-masing penyedia barang dan jasa bersangkutan

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

6. Tahap 6 Password berfungsi untuk mengikuti proses lelang selanjutnya atau kunci untuk mengisi data kualifikasi dan memilih pekerjaan yang diminati 7. Tahap 7 Penyedia barang dan jasa mengisi data kualifikasi yang sesuai dengan kualifikasi perusahaan bersangkutan dan dalam pengisian tersebut portal e-Procurement dikoneksikan dengan portal yang dimiliki oleh penyedia data kualifikasi perusahaan tersebut.

8. Tahap 8 Penyedia barang dan jasa pada aanwijzing melakukan download dokumen pengadaan barang dan jasa pada portal tersebut tanpa harus menghadiri penjelasan 9. Tahap 9 Penyedia barang dan jasa dapat memilih paket pekerjaan yang ditawarkan sesuai dengan kualifikasi yang dimiliki dan selanjutnya mengajukan penawaran harga yang otomatis dienkripsi oleh software portal dengan memasukkan nilai total ke dalam portal sampai batas waktu yang ditetapkan 10.Tahap 10 Pembukaan dokumen penawaran yang terdapat pada portal selanjutnya hanya dapat dibuka oleh panitia lelang yang memiliki otorisasi password dan selanjutnya dilakukan evaluasi untuk menentukan pemenang lelang 11.Tahap 11 Seluruh peserta lelang dan masyarakat dapat melihat hasil evaluasi atas penawaran yang dilakukan pada portal e-Procurement

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

95

96

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

4.2.2.3. Pelaksanaan Teknis e-Procurement Pelaksanaan e-Procurement di Pemerintah Kota Surabaya secara umum melibatkan pihak internal dan eksternal. Pihak internal yang secara teknis terlibat adalah Pengguna Anggaran (PA)/Staf PA, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), dan Panitia Pengadaan. Sedangkan pihak eksternal yang terlibat adalah Calon Penyedia Barang dan Jasa.

Alur pelaksanaan e-Procurement secara internal Pemerintah Kota Surabaya secara singkat dijelaskan dalam gambar berikut.

Pengguna Anggaran (PA) / Staf PA

Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

Panitia Pengadaan

Meminta Username dan Password ke Sekretariat Layanan e-Procurement Login

Login

Membuat Username & Password Staff PA Membuat Username & Password PPKm

Login

Login

Membuat Username & Password Panitia Pengadaan Login > User > Buat Baru Membuat Kelompok Panitia

Upload Public Key Login > Profil > Upload Kunci Publik

Persetujuan Login > Pengadaan > Menunggu Persetujuan PPK > Setujui

Set Pekerjaan Login > Paket Pekerjaan > Set

Login > Kelompok Panitia > Buat Baru Input Data Pekerjaan (Kode, Nama, Rencana Anggaran, PPKm)

Upload Dokumen Lelang

Login > Pekerjaan > Buat Baru

Set Persyaratan

Set Panitia

Input Rincian Pekerjaan

Login > Pekerjaan > Set Panitia

Login > Paket Pekerjaan > Dokumen Persyaratan, Rincian Pekerjaan

Persetujuan

Register Periode

Login > Pekerjaan > Setujui

Login > Paket Pekerjaan > Register Set Jadual Login > Pengadaan > Perencanaan > Jadwal PROSES LELANG

Menentukan Pemenang

Menjawab Pertanyaan Aanwijzing

Login > Pengadaan > Berjalan > Peserta > Pilih Sebagai Pemenang

Login > Pengadaan > Berjalan > Aanwijzing > Jawab Pertanyaan

Menjawab Sanggahan

Upload BA Aanwijzing dan Addendum

Login > Pengadaan > Berjalan > Masa Sanggah

Login > Pengadaan > Berjalan > Aanwijzing > Upload Upload Private Key Login > Upload Kunci Privat > Upload

Pembukaan Penawaran dan Evaluasi Login > Pengadaan > Berjalan > Peserta

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Beberapa pihak penting terlibat dalam pelaksanaan teknis e-Procurement di Pemerintah Kota Surabaya, yaitu:

1. Pengguna Anggaran (PA) 2. Staff Pengguna Anggaran 3. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) 4. Panitia Pengadaan 5. Administrator Super 6. Administrator Operasional 7. Penyedia Barang dan Jasa

Pada bagian selanjutnya akan dijelaskan manual aplikasi dari masing-masing pihak yang terlibat dalam pelaksanaan teknis e-Procurement.

1. Manual Aplikasi Pengguna Anggaran (PA) Dalam proses pelaksanaan lelang e-Procurement, tahap awal yang dilakukan oleh PA setelah membuka portal e-Procurement (www.surabaya-eproc.or.id) adalah memasukkan username dan password yang diperoleh dari admin operasional pada menu ”login pengguna”, kemudian klik login.

Setelah berhasil ”login”, PA dapat melakukan akses pada beberapa menu, antara lain: 1. Halaman Utama 1. Adalah menu awal yang tampil saat PA berhasil ”login”, yang menunjukkan macammacam sub menu yang ada pada menu PA , yaitu Info User (Nama dan Waktu login), Menu (Informasi, User, Kelompok Panitia, Pekerjaan, Laporan), Info SSL

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

97

98

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

2. Untuk melihat data personil pada ”login” PA dan melakukan perubahan-perubahan atau menambahkan data yang belum terisi, maka PA melakukan klik pada ”profil”, sehingga muncul tampilan Profil User (Nama, Default password, Tipe, Telepon, Alamat, Email, Status Aktif, Instansi) 3. PA dapat melakukan ubah data yang telah dimasukkan sebelumnya dengan meng klik ”Ubah Data”, sehingga keluar tampilan Mengubah Profil (Username, Nama, Tipe,Telepon, Alamat, email, Instansi). Jika telah memasukkan perubahan data, PA kemudian klik ”Simpan”.

4. PA juga dapat melakukan ubah password lama menjadi password baru yang lebih mudah diingat dengan meng-klik ”Ubah Password”, sehingga muncul tampilan Mengubah Password (Password lama, Password baru, Konfirmasi Password baru). Kemudian PA memasukkan password lama, password baru dan konfirmasi/ulang kembali password baru. Lalu klik ”Simpan” 5. Proses ”ubah password” juga dapat dilakukan oleh PA tanpa melalui menu ”profil” tetapi dengan cara klik ”ubah password”. Setelah mengganti password lama dan melakukan konfirmasi password baru maka klik ”Simpan”.

Menu-menu lain yang dapat diakses oleh PA setelah melakukan login adalah: 2. Informasi Melalui menu ini Pengguna Anggaran hanya dapat melihat dan membaca informasi yang berkaitan dengan lelang yaitu berupa berita, artikel, dokumentasi, regulasi, dan seminar.

Informasi-informasi tersebut berasal dari Admin Operasional atau dari Admin Super.

3. User Pada menu ”user” PA dapat melakukan setting untuk user : a. Panitia b. PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) c. Staf Pengguna Anggaran (Staff PA)

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Panitia dan PPK mempunyai tanggungjawab pada masing-masing pekerjaan. Sedangkan Staf Pengguna Anggaran berfungsi untuk membantu kinerja Pengguna Anggaran (PA) a. Panitia Pengadaan 1. Langkah pertama membuat akun Panitia Pengadaan adalah memilih tipe user ”Panitia”, kemudian klik ”buat baru” sehingga muncul tampilan Formulir User (Username,Nama,Ti pe,Telepon, Alamat, email) 2. Setelah semua data pada Formulir User diisi, dan tipenya sudah diganti menjadi tipe ”Panitia”, maka klik ”Simpan”.

Untuk akun Panitia, minimal ada 3 orang yang harus dimasukkan ke dalam User ,yaitu Ketua Panitia Pengadaan, Sekretaris Panitia Pengadaan, dan Anggota Panitia Pengadaan.

Jika ketiganya sudah dimasukkan, maka akan keluar tampilan Daftar User (Nama, Username, Default password, Email, Status Aktif). b. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) 1. Langkah pertama membuat akun PPK adalah memilih tipe user ”PPK”, kemudian klik ”buat baru” sehingga muncul tampilan Formulir User (Username, Nama, Tipe, Telepon, Alamat, email) 2. Setelah semua data pada formulir user diisi, dan tipenya sudah diganti menjadi tipe ”PPK”,maka klik ”Simpan”, sehingga muncul tampilan Daftar User (Nama, Username, Default password, Email, Status Aktif). c. Staf Pengguna Anggaran 1. Langkah pertama membuat akun Staf Pengguna Anggaran adalah memilih tipe user ”Staff Pengguna Anggaran”, kemudian klik ”buat baru” sehingga muncul tampilan Formulir User (Username, Nama, Tipe, Telepon, Alamat, email) 2. Setelah semua data pada formulir user diisi, dan tipenya sudah diganti menjadi tipe ”Staff Pengguna Anggaran”,maka klik ”Simpan”, sehingga muncul tampilan Daftar User (Nama, Username, Default password, Email, Status Aktif).

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

99

100

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

4. Kelompok Panitia Pengadaan Pada menu ini PA akan mengelompokkan masing-masing panitia yang telah disetting sebelumnya di dalam menu User ke dalam Kegiatan Pelayanan atau Paket Pekerjaan masing-masing. Langkah yang harus dilakukan oleh PA adalah: 1. Klik menu ”Kelompok Panitia” kemudian klik ”buat baru” sehingga muncul tampilan Kelompok Panitia (Nama) 2. Isikan nama Kelompok Panitia yang akan dibuat dan klik ”Simpan”, sehingga keluar tampilan Kelompok Panitia (Nama, Instansi) 3. Untuk memasukkan anggota-anggota kepanitiaan, maka klik ”Anggota”, sehingga keluar tampilan Anggota Kelompok (Kelompok, Ketua, Sekretaris, Anggota 1,2, dst) 4. Pilihlah salahsatu anggota kepanitiaan berdasarkan nama user yang sebelumnya telah dimasukkan melalui menu User.

Menu ini baru bisa disimpan jika persyaratan keanggotaan yang minimal 3 orang yaitu Ketua Panitia, Sekretaris Panitia dan Anggota Panitia sudah dipilih dan dimasukkan.

5. Pekerjaan Pada menu ini PA mempunyai kewenangan untuk membuat dan menyusun paket-paket pekerjaan yang ada dalam periode tertentu dan oleh Panitia Pengadaan tertentu 1. Klik ”Pekerjaan” kemudian klik ”buat baru”, sehingga muncul tampilan Formulir Pekerjaan (Kode, Nama, Tanggal rencana pengadaan, Anggaran, PPK) 2. Isi formulir isian dengan data, pilih PPK yang bertanggungjawab pada pekerjaan tersebut, lalu klik ”Simpan” 3. Selanjutnya agar pekerjaan yang telah diisikan dapat dikerjakan oleh Panitia Pengadaan dan PPK yang telah ditunjuk, maka klik ”Setujui”. a. Set Panitia Pengadaan Paket pekerjaan yang telah ditambahkan oleh PA dalam tampilan Pekerjaan (Cari, Status, Status Disetujui, Kode, Nama, Status, Spesifikasi, Anggaran, Pengadaan, Pemenang, PPK) tentunya memerlukan Panitia untuk mengerjakan tugas tersebut.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

1. Untuk menentukan panitia dari setiap paket pekerjaan, klik ”set panitia”, dan akan keluar tampilan Kelompok Panitia (Nama, Instansi) 2. Dari tampilan Kelompok Panitia, pilih salah satu panitia pengadaan yang sudah tersedia atau yang sudah dimasukkan dalam menu Kelompok Panitia (bisa membuat baru kalau diperlukan) dan klik ”Pilih” untuk memilih Panitia Pengadaan 3. Selanjutnya agar pekerjaan yang telah diisikan dapat dikerjakan oleh Panitia Pengadaan dan PPK yang telah ditunjuk maka klik ”Setujui” 4. Berikutnya untuk dokumen, persyaratan dan rincian pekerjaan akan diisi oleh Panitia Pengadaan yang telah dipilih oleh Pengguna Anggaran sebagai pelaksanan dari masingmasing pekerjaan yang bersangkutan.

b. Dokumen 1. Setelah keluar tampilan Pekerjaan (Cari, Status, Kode, Nama, Status, Spesifikasi, Anggaran, Pengadaan, Pemenang, PPK), PA dapat melihat dokumen, persyaratan dan rincian pekerjaan dari masing-masing paket pekerjaan 2. Jika PA hendak mengetahui dokumen tiap paket pekerjaan maka PA dapat meng- klik ”Dokumen” dan akan keluar tampilan Dokumen Lelang (Pekerjaan, Anggaran, HPS/ OE, Nama File, Deskripsi, Jenis) c. Persyaratan Jika PA hendak mengetahui persyaratan tiap paket pekerjaan maka PA dapat mengklik ”Persyaratan” dan akan keluar tampilan Peryaratan Pekerjaan (Nama Pekerjaan, Klasifikasi Pekerjaan, Anggaran, HPS/OE, Persyaratan Kualifikasi (Syarat Kualifikasi, Syarat Administrasi, Syarat Teknis, Syarat Kewajaran Harga)).

Pada menu persyaratan ini Pengguna Anggaran dapat melihat berbagai persyaratan untuk setiap paket pekerjaan mulai dari syarat kualifikasi, syarat administrasi, syarat teknis, dan syarat kewajaran harga.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

101

102

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

d. Rincian Pekerjaan Jika PA hendak mengetahui rincian pekerjaan tiap paket pekerjaan maka PA dapat mengklik ”Rincian Pekerjaan” dan akan keluar tampilan Rincian Pekerjaan (Nama Pekerjaan, Klasifikasi Pekerjaan, Anggaran, HPS/OE, No, Nama, Volume, Satuan) 6. Laporan Pada menu ini PA hanya bisa melihat berapa Total Paket Pekerjaan dari Satuan kerja tersebut per periode nya. Tampilan yang muncul Total Paket Pekerjaan (Periode, No, Satuan Pekerjaan, Sudah Selesai, Belum Selesai, Keterangan). Dari menu ini PA dapat mengetahui jumlah paket pekerjaan yang dilelang, paket pekerjaan yang sudah dan yang belum selesai pada masing-masing satuan kerja

2. Manual Aplikasi Staff Pengguna Anggaran Staff Pengguna Anggaran dari Satuan Kerja yang bersangkutan melakukan Login dengan cara memasukkan username dan password dan kemudian klik ”login” sehingga masuk ke login Staff Pengguna Anggaran.

1. Halaman Utama 1. Adalah menu awal yang tampil saat Staff Pengguna Anggaran berhasil login, yang menunjukkan macam-macam sub menu, yaitu Info User (Nama dan Waktu login), Menu (Informasi, User, Kelompok Panitia, Pekerjaan), Info SSL 2. Untuk mengubah data Staff pengguna Anggaran serta mengubah password lama dengan password baru, maka Staff Pengguna Anggaran dapat meng-klik ”profil”, sehingga muncul tampilan Profil User (Nama, Default password, Tipe, telepon, Alamat, email, Status Aktif, Instansi) 3. Staff Pengguna Anggaran dapat melakukan ubah data yang telah dimasukkan sebelumnya dengan meng-klik ”Ubah Data”, sehingga keluar tampilan Mengubah Profil (Username,

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Nama, Tipe, Telepon, Alamat, Email, Instansi). Jika data telah diubah, maka klik ”Simpan” 4. Staff Pengguna Anggaran juga dapat melakukan ubah password lama menjadi password baru yang lebih mudah diingat dengan meng-klik ”Ubah Password”, sehingga keluar tampilan Mengubah Password (Password Lama, Password Baru, Konfirmasi Password Baru). Staff Pengguna Anggaran memasukkan password lama, password baru dan konfirmasi/ulang kembali password baru. Lalu klik ”Simpan” 5. Ubah password juga dapat dilakukan tanpa melalui ”Profil”, yaitu dengan meng-klik ”Ubah Password”. Setelah mengganti password lama dan mengkonfirmasi password baru, klik ”Simpan”.

2. Informasi Melalui menu ini Staff Pengguna Anggaran hanya dapat melihat dan membaca informasi yang berkaitan dengan lelang yaitu berupa berita, artikel, gambar, regulasi, seminar, dan Template RKS. Informasi-informasi tersebut berasal dari Admin Operasional atau dari Admin Super.

3. User Staff Pengguna Anggaran tidak hanya mensetting satu user saja seperti yang ada pada Admin Operasional, namun juga mempunyai tugas dan wewenang yang lebih luas, :yaitu membantu PA memasukkan data Paket Pekerjaan, sekaligus juga menentukan namanama Panitia Pengadaan dan PPK untuk paket pekerjaan tersebut. Pada tampilan user menampilkan Daftar User (Tipe,Nama,Username,Default password, Email, Status Aktif).

Panitia Pengadaan dan PPK 1. Langkah pertama membuat akun Panitia Pengadaan maupun PPK adalah memilih tipe user ”Panitia”, atau ”PPK” kemudian klik ”buat baru” sehingga muncul tampilan Formulir User (Username,Nama, Tipe, Telepon, Alamat, email) 2. Setelah semua data pada Formulir User diisi, dan tipenya sudah diganti menjadi tipe

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

103

104

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

”Panitia”, maka klik ”Simpan”.

Untuk akun Panitia, minimal ada 3 orang yang harus dimasukkan ke dalam User ,yaitu Ketua Panitia Pengadaan, Sekretaris Panitia Pengadaan, dan Anggota Panitia Pengadaan.

Jika ketiganya sudah dimasukkan, maka akan keluar tampilan Daftar User (Nama, Username, Default password, Email, Status Aktif).

4. Kelompok Panitia Pada menu ini akan tampak fungsi sesungguhnya dari Staff Pengguna Anggaran yaitu membantu Pengguna Anggaran (PA) dalam menentukan Kelompok Panitia. Olehkarena dalam menu ini Staff Pengguna Anggaran akan mengelompokkan masing-masing panitia yang telah disetting sebelumnya di dalam menu User ke dalam Kegiatan Pelayanan atau Paket Pekerjaan masing-masing. Langkah yang harus dilakukan oleh Staff Pengguna Anggaran adalah: 1. Klik menu ”Kelompok Panitia” kemudian klik ”buat baru” sehingga muncul tampilan Kelompok Panitia (nama,Instansi) 2. Isikan nama Kepanitiaan yang akan dibuat dan klik ”Simpan”, sehingga keluar tampilan Kelompok Panitia awal (Nama, Instansi) 3. Untuk memasukkan anggota-anggota kepanitiaan, maka klik ”Anggota”, sehingga keluar tampilan Daftar Anggota Kelompok (Kelompok, Ketua, Sekretaris, Anggota 1 dst) 4. Pilihlah salahsatu anggota kepanitiaan berdasarkan nama user yang sebelumnya telah dimasukkan melalui menu User.

Menu ini baru bisa disimpan jika persyaratan keanggotaan yang minimal 3 orang yaitu Ketua Panitia, Sekretaris Panitia dan Anggota Panitia sudah dipilih dan dimasukkan 5. Pekerjaan Pada menu ini Staff Pengguna Anggaran mempunyai kewenangan untuk membuat dan menyusun paket-paket pekerjaan yang ada dalam periode tertentu dan oleh Panitia Pengadaan tertentu, di mana setelah di klik akan muncul tampilan Pekerjaan (Cari, Status, Kode, Nama, Status, Spesifikasi, Anggaran, Pengadaan)

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

a. Buat Baru Pada menu ini, Staff Pengguna Anggaran dapat : 1. Membuat atau menambah paket pekerjaan baru dengan cara klik ”buat baru”, sehingga akan keluar tampilan Formulir Pekerjaan (Kode, Nama, Tanggal rencana pengadaan, Anggaran, PPK) 2. Setelah semua isian dalam formulir tersebut dipilih termasuk memilih PPK nya yang secara otomatis paket pekerjaan tersebut akan masuk ke dalam login PPK yang bersangkutan, maka klik ”Simpan” agar data tersebut tersimpan ke dalam sistem. b. Set Panitia Pengadaan Paket pekerjaan yang telah ditambahkan oleh Staf Pengguna Anggaran tentunya memerlukan Panitia Pengadaan untuk mengerjakan tugas tersebut, seperti terlihat pada tampilan Pekerjaan (Cari, Status, Status Disetujui, Kode, Nama, Status, Spesifikasi, Anggaran, Pengadaan, Pemenang, PPK) 1. Untuk menentukan Panitia Pengadaan dari setiap paket pekerrjaan klik ”set panitia”, dan akan keluar tampilan Kelompok Panitia (Nama, Instansi) 2. Dari tampilan Kelompok Panitia, pilih salah satu panitia yang sudah tersedia atau yang sudah dimasukkan dalam menu Kelompok Panitia (bisa membuat baru kalau diperlukan) dan klik ”pilih” untuk memilih Panitia Pengadaan 3. Untuk Pekerjaan, kewenangan Staf Pengguna Anggaran memang hanya sebatas membuat Paket Pekerjaan sekaligus dengan anggaran dan Panitia Pengadaan untuk Paket tersebut. c. Dokumen 1. Setelah keluar tampilan Pekerjaan (Cari, Status, Kode, Nama, Status, Spesifikasi, Anggaran, Pengadaan), Staff Pengguna Anggaran dapat melihat dokumen, persyaratan dan rincian pekerjaan dari masing-masing paket pekerjaan 2. Jika Staff Pengguna Anggaran hendak mengetahui dokumen tiap paket pekerjaan maka Staff Pengguna Anggaran dapat meng- klik ”Dokumen” dan akan keluar tampilan Dokumen

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

105

106

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Lelang (Pekerjaan, Anggaran, HPS/OE, Nama File, Deskripsi, Jenis) d. Persyaratan Jika Staff Pengguna Anggaran hendak mengetahui persyaratan tiap paket pekerjaan maka Staff Pengguna Anggaran dapat meng-klik ”Persyaratan” dan akan keluar tampilan Peryaratan Pekerjaan (Nama Pekerjaan, Klasifikasi Pekerjaan, Anggaran, HPS/OE, Persyaratan Kualifikasi (Syarat Kualifikasi, Syarat Administrasi, Syarat Teknis, Syarat Kewajaran Harga). Pada menu persyaratan ini Staff Pengguna Anggaran dapat melihat berbagai persyaratan untuk setiap paket pekerjaan muali dari syarat kualifikasi, syarat administrasi, syarat teknis, dan syarat kewajaran harga. e. Rincian Pekerjaan Jika Staff Pengguna Anggaran hendak mengetahui rincian pekerjaan tiap paket pekerjaan maka Staff Pengguna Anggaran dapat meng-klik ”Rincian Pekerjaan” dan akan keluar tampilan Rincian Pekerjaan (Nama Pekerjaan, Klasifikasi Pekerjaan, Anggaran, HPS/OE, No, Nama, Volume, Satuan) f. Approval Paket Pekerjaan Paket pekerjaan yang sudah dimasukkan baik oleh Staff Pengguna Anggaran sendiri maupun oleh Pengguna Anggaran juga memerlukan persetujuan perencanaannya oleh Pengguna Anggaran 1. Untuk menyetujui perencanaan, Staff Pengguna Anggaran tinggal klik ”Tutup Perencanaan”, sehingga akan keluar tampilan Formulir Pekerjaan (Kode, Nama, Tanggal rencana Pengadaan, Anggaran, Panitia, Persetujuan) 2. Fungsi Staff Pengguna Anggaran hanya sampai di sini saja, sedang penentuan persetujuan paket pekerjaan tergantung dari Pengguna Anggaran langsung.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

3. Manual Aplikasi Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dari satuan Kerja Instansi yang bersangkutan melakukan login dengan cara memasukkan username dan password dan kemudian klik ”login”,sehingga masuk ke login Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) 1. Halaman Utama 1. Setelah login, PPK dapat melihat menu awal, yang menunjukkan macam-macam sub menu, yaitu Info User (Nama dan Waktu login), Menu (Informasi, Pekerjaan, Pengadaan), Info SSL 2. Untuk mengubah data PPK, serta mengubah password lama dengan password baru, maka Admin Super dapat meng-klik ”profil” sehingga muncul tampilan Profil User (Nama, Default password, Tipe, Telepon, Alamat, Email, Status Aktif, Instansi) 3. PPK dapat melakukan ubah data yang telah dimasukkan sebelumnya dengan meng klik ”Ubah Data”, sehingga keluar tampilan Mengubah Profil (Username, Nama, tipe, Telepon, Alamat, email, Instansi). Jika telah memasukkan perubahan data, kemudian klik ”Simpan”.

4. PPK juga dapat melakukan ubah password lama menjadi password baru yang lebih mudah diingat dengan meng-klik ”Ubah Password”, sehingga akan keluar tampilan Mengubah Password (Password lama, Password baru, Konfirmasi Password baru). Kemudian PPK memasukkan password lama, password baru dan konfirmasi/ulang kembali password baru.

Lalu klik ”Simpan”.

5. Proses ”ubah password” juga dapat dilakukan oleh PPK tanpa melalui menu ”profil” tetapi dengan cara klik ”ubah password”. Setelah mengganti password lama dan melakukan konfirmasi password baru maka klik ”Simpan”.

2. Informasi Melalui menu ini PPK hanya dapat melihat dan membaca informasi yang berkaitan dengan lelang yaitu berupa berita, artikel, gambar, regulasi, seminar, dan Template RKS. Berbagai

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

107

108

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

informasi tersebut berasal dari Admin Operasional atau Admin Super 3. Pekerjaan Pada menu ini PPK hanya mempunyai kewenangan untuk melihat dan meneliti paketpaket pekerjaan yang ada dalam periode tertentu seperti yang ditunjukkan setelah diklik dalam tampilan Pekerjaan (Cari, Status, Kode, Nama, Spesifikasi, Anggaran, Pengadaan, Pemenang, PPK) a. Dokumen 1. Setelah keluar tampilan Pekerjaan (Cari, Status, Kode, Nama, Spesifikasi, Anggaran, Pengadaan, Pemenang, PPK), PPK dapat melihat dokumen, persyaratan dan rincian pekerjaan dari masing-masing paket pekerjaan 2. Jika PPK hendak mengetahui dokumen tiap paket pekerjaan maka PPK dapat meng- klik ”Dokumen” dan akan keluar tampilan Dokumen Lelang (Pekerjaan, Anggaran, HPS/OE, Nama File, Deskripsi, Jenis) b. Persyaratan Jika PPK hendak mengetahui persyaratan tiap paket pekerjaan maka PPK dapat meng-klik ”Persyaratan”. Terdapat empat persyaratan dalam mengevaluasi suatu penawaran yaitu persyaratan kualifikasi, administrasi, teknis dan kewajaran harga, seperti yang ditunjukkan dalam tampilan Peryaratan Pekerjaan (Nama Pekerjaan, Klasifikasi Pekerjaan, Anggaran, HPS/OE, Persyaratan Kualifikasi (Syarat Kualifikasi, Syarat Administrasi, Syarat Teknis, Syarat Kewajaran Harga) 1. Syarat Kualifikasi Untuk melihat persyaratan Kualifikasi, pada tampilan Persyaratan Pekerjaan, sub bagian Persyaratan Kualifikasi, PPK dapat klik ”Syarat Kualifikasi” 2. Syarat Administrasi Untuk melihat persyaratan Administrasi, pada ampilan Persyaratan Pekerjaan, sub bagian Persyaratan Kualifikasi, PPK dapat klik ”Syarat Administrasi”

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

3. Syarat Teknis Untuk melihat persyaratan Teknis, pada ampilan Persyaratan Pekerjaan, sub bagian Persyaratan Kualifikasi, PPK dapat klik ”Syarat Teknis” 4. Syarat Kewajaran Harga Untuk melihat persyaratan Kewajaran Harga, pada ampilan Persyaratan Pekerjaan, sub bagian Persyaratan Kualifikasi, PPK dapat klik ”Syarat Kewajaran Harga” c. Rincian Pekerjaan Jika PPK hendak mengetahui rincian pekerjaan tiap paket pekerjaan maka PPK dapat mengklik ”Rincian Pekerjaan” dan akan keluar tampilan Rincian Pekerjaan (Nama Pekerjaan, Klasifikasi Pekerjaan, Anggaran, HPS/OE, No, Nama, Volume, Satuan) Dari rincian pekerjaan ini, PPK dapat melihat berapa banyak kebutuhan yang diperlukan untuk memenuhi sebuah paket pekerjaan 4. Pengadaan Pada menu ini PPK melakukan fungsinya sebagai badan yang berwenang untuk memberikan approval terhadap pelaksanaan pengadaan suatu pekerjaan. Olehkarenanya terdapat beberapa status pekerjaan yang harus diketahui oleh PPK a. Perencanaan Paket pekerjaan yang masih dalam tahap perencanaan berarti belum diregister oleh Panitia Pengadaan untuk mengikuti periode lelang tertentu, namun pekerjaan tersebut tetap masuk ke dalam perencanaan PPK. b. Menunggu Persetujuan PPK Paket pekerjaan ini sudah direncanakan namun belum dapat dijalankan karena masih menunggu persetujuan dari PPK. PPK harus klik ”Setujui” agar paket tersebut dapat mulai berjalan.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

109

110

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

c. Berjalan Paket pekerjaan yang sudah diregister oleh Panitia Pengadaan dan sudah disetujui pelaksanaannya oleh PPK, maka status pengadaannya akan berubah menjadi Paket Pekerjaan yang sedang berjalan, dan tampilannya adalah Pengadaan (Cari, Status, Nama Pekerjaan, Spesifikasi, Anggaran/HPS, Waktu Mulai, Status). Melalui menu ini, PPK dapat melihat proses aanwijzing, peserta lelang, dan masa sanggah. d. Selesai Paket Pekerjaan yang selesai pekerjaannya akan tampak pada status pengadaan selesai. Jika ingin mengetahui pekerjaan yang sudah selesai pengerjaannya, maka pilih tipe pengadaan selesai, dan akan keluar tampilan Pengadaan (Cari, Status, Nama Pekerjaan, Spesifikasi, Anggaran/HPS, Waktu Mulai, Status). Melalui menu ini PPK dapat mengetahui data pemenang dari masing-masing pekerjaan. e. Diulang Paket pekerjaan yang status pengadaannya diulang berarti diharuskan mengikuti lelang periode berikutnya. f. Gagal Paket pekerjaan yang status pengadaannya gagal berarti pekerjaan yang gagal dilaksanakan sebab tidak ada peserta, tidak ada calon pemenang atau sebab lain. Proses pengadaan yang gagal ini harus dilelang ulang dengan meregisterkan pekerjaan kembali. g. aanwijzing Proses penjelasan paket pekerjaan juga dapat dilihat pada menu Pengadaan dengan klik �aanwijzing� sehingga tampak tampilan Penjelasan (Pekerjaan, Waktu, Periode, lampiran file aanwijzing).

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

h. Peserta Jumlah peserta lelang pada suatu paket pekerjaan dapat dilihat pada menu Pengadaan dengan klik ”peserta”, maka akan terlihat Pengadaan: Penawaran yang Masuk (Pekerjaan, Waktu Mulai, Periode, Anggaran, HPS/OE, Metode Penilaian Kualifikasi, Metode Evaluasi Penawaran, Bobot Teknis, Batas Lulus, Metode Penyampaian Dokumen Penawaran, Urutan, Perusahaan, Nilai Penawaran (30%), Nilai Teknis (70%), Nilai Total, Status, Keterangan, Kegagalan Evaluasi). i. Masa Sanggah Prakualifikasi Proses sanggah prakualifikasi pada suatu paket pekerjaan termasuk dengan pertanyaanpertanyaan yang diajukan dapat dilihat pada menu Pengadaan dengan klik ”Masa Sanggah Prakualifikasi”, sehingga muncul tampilan Masa Sanggah Prakualifikasi (Pekerjaan, Waktu, Periode, Bidang, lampiran file Sanggahan). j. Masa Sanggah Hasil Evaluasi Administrasi dan Teknis Proses sanggah hasil evaluasi administrasi dan teknis pada suatu paket pekerjaan termasuk dengan pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dapat dilihat pada menu Pengadaan dengan klik ”Masa Sanggah Hasil Evaluasi Administrasi dan Teknis”, sehingga muncul tampilan Masa Sanggah Hasil Evaluasi Administrasi dan Teknis (Pekerjaan, Waktu, Periode, Bidang, lampiran file Sanggahan). k. Masa Sanggah Proses sanggah hasil pada suatu paket pekerjaan termasuk dengan pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dapat dilihat pada menu Pengadaan dengan klik ”Masa Sanggah”, sehingga muncul tampilan Masa Sanggah (Pekerjaan, waktu, Periode, Bidang, lampiran file Sanggahan) l. Jadwal Jadwal tahapan proses pelelangan suatu paket pekerjaan dapat dilihat pada menu Pengadaan

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

111

112

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

dengan klik ”Jadwal”, sehingga muncul tampilan Jadwal Pengadaan (Pengadaan, Metode, Nama, Waktu Mulai, Waktu Selesai).

4. Manual Aplikasi Panitia Pengadaan Panitia Pengadaan dari Satuan Kerja Instansi yang bersangkutan melakukan login dengan cara memasukkan username dan password dan kemudian klik ”login”, sehingga masuk ke login Panitia Pengadaan.

1. Halaman Utama 1. Setelah login, Panitia Pengadaan dapat melihat menu awal, yang menunjukkan macammacam sub menu, yaitu Info User (Nama dan Waktu login), Menu (Informasi, Pekerjaan, Pengadaan), Info SSL 2. Untuk mengubah data Panitia Pengadaan, serta mengubah password lama dengan password baru, maka Admin operasional dapat meng-klik ”profil” sehingga muncul tampilan Profil User (Nama, Default password, Tipe, Telepon, Alamat, Email, Status Aktif, Instansi) 3. Panitia Pengadaan dapat melakukan ubah data yang telah dimasukkan sebelumnya dengan meng klik ”Ubah Data”, sehingga keluar tampilan Mengubah Profil (Username, Nama, Tipe, Telepon, Alamat, Email, Instansi). Jika telah memasukkan perubahan data, kemudian klik ”Simpan”.

4. Panitia Pengadaan juga dapat melakukan ubah password lama menjadi password baru yang lebih mudah diingat dengan meng-klik ”Ubah Password”, sehingga akan keluar tampilan Mengubah Password (Password lama, Password baru, Konfirmasi Password baru). Kemudian Panitia Pengadaan memasukkan password lama, password baru dan konfirmasi/ulang kembali password baru. Lalu klik ”Simpan”.

5. Proses ”ubah password” juga dapat dilakukan oleh Panitia Pengadaan tanpa melalui menu ”profil” tetapi dengan cara klik ”ubah password”. Setelah mengganti password

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

lama dan melakukan konfirmasi password baru maka klik ”Simpan”.

6. Sebelum melakukan pembukaan penawaran, Panitia Pengadaan harus melakukan load private key dengan masuk pada menu Load Private Key (File Private Key, Passphrase), klik ”Browse” untuk mengambil file private key 7. Kemudian ambil file private key dari folder penyimpanannya, klik ”Open” 8. Selanjutnya isikan password untuk IKP pada kolom passphrase, kemudian klik ”Upload”.

2. Informasi Melalui menu ini Panitia Pengadaan hanya dapat melihat dan membaca informasi yang berkaitan dengan lelang yaitu berupa berita, artikel, gambar, regulasi, seminar, dan Template RKS. Berbagai informasi tersebut berasal dari Admin Operasional atau Admin Super.

3. Pekerjaan Pada menu ini Panitia Pengadaan mempunyai kewenangan untuk mengupload data lelang, melihat dan meneliti paket-paket pekerjaan yang ada dalam periode tertentu seperti yang ditunjukkan setelah diklik dalam tampilan Pekerjaan (Cari, Status, Kode, Nama, Spesifikasi, Anggaran, Pengadaan, Pemenang, PPK). a. Dokumen 1. Setelah keluar tampilan Pekerjaan (Cari, Status, Kode, Nama, Spesifikasi, Anggaran, Pengadaan, Pemenang, PPK), Panitia Pengadaan dapat melihat dokumen, persyaratan dan rincian pekerjaan dari masing-masing paket pekerjaan 2. Panitia Pengadaan juga berkewajiban mengupload dokumen lelang sesuai dengan Paket Pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Jika Panitia Pengadaan hendak mengetahui dan memasukkan dokumen tiap paket pekerjaan maka Panitia Pengadaan dapat mengklik ”Dokumen” dan akan keluar tampilan Dokumen Lelang (Pekerjaan, Anggaran, HPS/OE, Upload File Pekerjaan (File, Browse, Deskripsi), Nama File, Deskripsi, Jenis) 3. Untuk memasukkan dokumen lelang, Panitia Pengadaan dapat menekan ”Browse”

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

113

114

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

sehingga dapat memasukkan dokumen dalam bentuk file.pdf.

4. Selanjutnya dituliskan deskripsi dari dokumen yang dimasukkan 5. Untuk memasukkan dokumen tersebut ke dalam sistem, klik ”Upload”. b. Persyaratan Jika Panitia Pengadaan ingin mengetahui persyaratan tiap paket pekerjaan maka Panitia Pengadaan dapat meng-klik ”Persyaratan”. Selain mengetahui, Panitia Pengadaan juga berhak memasukkan berbagai persyaratan bagi rekanan yang berminat untuk menawar Paket pekerjaan. Terdapat empat persyaratan dalam mengevaluasi suatu penawaran yaitu persyaratan kualifikasi, administrasi, teknis dan kewajaran harga.

Konfigurasi Pada setiap menu prasyarat terdapat sebuah ikon baru yaitu ikon konfigurasi. Ikon ini digunakan untuk menentukan berbagai macam persyaratan yang diperlukan untuk sebuah paket pekerjaan 1. Untuk memasukkan persyaratan, klik ”konfigurasi” sehingga akan keluar tampilan Konfigurasi Checklist (Syarat Kualifikasi) 2. Beri tanda pada persyaratan yang diinginkan, dan klik ”Simpan”.

Syarat Kualifikasi Untuk melihat persyaratan Kualifikasi, Panitia Pengadaan klik ”Syarat Kualifikasi”, sehingga keluar tampilan Persyaratan Pekerjaan (Nama Pekerjaan, Klasifikasi Pekerjaan, Anggaran, HPS/OE, Persyaratan Kualifikasi, No, Nama).

Syarat Administrasi Untuk melihat persyaratan Administrasi, Panitia Pengadaan dapat klik ”Syarat Administrasi”, sehingga keluar tampilan Persyaratan Pekerjaan (Nama Pekerjaan, Klasifikasi Pekerjaan, Anggaran, HPS/OE, Persyaratan Administrasi, No, Nama).

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Syarat Teknis Untuk melihat persyaratan Teknis, Panitia Pengadaan dapat klik ”Syarat Teknis”, sehingga akan keluar tampilan Persyaratan Pekerjaan (Nama Pekerjaan, Klasifikasi Pekerjaan, Anggaran, HPS/OE, Persyaratan Teknis, No, Nama).

Syarat Kewajaran Harga Untuk melihat persyaratan Kewajaran Harga, Panitia Pengadaan dapat klik ”Syarat Kewajaran Harga” sehingga keluar tampilan Persyaratan Pekerjaan (Nama Pekerjaan, Klasifikasi Pekerjaan, Anggaran, HPS/OE, Persyaratan Kewajaran Harga, No, Nama). c. Rincian Pekerjaan Jika Panitia Pengadaan hendak mengetahui rincian pekerjaan tiap paket pekerjaan maka Panitia Pengadaan dapat meng-klik ”Rincian Pekerjaan” dan akan keluar tampilan Rincian Pekerjaan (Nama Pekerjaan, Klasifikasi Pekerjaan, Anggaran, HPS/OE, Upload dengan menggunakan file CSV, No, Nama, Volume, Satuan) Dari rincian pekerjaan ini, Panitia Pengadaan dapat melihat berapa banyak kebutuhan yang diperlukan untuk memenuhi sebuah paket pekerjaan. Selain itu Panitia juga bisa mengupload rinciannya dengan bentuk file .csv. d. Set Kegiatan Di sinilah tugas utama Panitia Pengadaan, yaitu melakukan penyetingan Paket Pekerjaan, mulai dari jenis kualifikasi, HPS, sampai dengan jenis evaluasi.

1. Panitia Pengadaan dapat menyusun kualifikasi dengan klik ”set”, dan akan keluar tampilan Formulir Pekerjaan (Kode, Nama, Tanggal rencana pengadaan, PPK, Anggaran, Hps, Klasifikasi, Bidang, Sub Bidang, Status Umum, Metode penilaian kualifikasi, Metode evaluasi penawaran, Metode penyampaian dokumen, Metode kontrak) 2. Jika semua data sudah diisi, klik ”Simpan” agar semua data yang sudah dimasukkan dapat disimpan oleh sistem.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

115

116

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

e. Register Langkah selanjutnya adalah mendaftarkan (register) paket tersebut ke dalam periode penawaran sesuai dengan periode yang berlangsung.

1. Cara mendaftarakannya, klik ”register” sehingga keluar tampilan Register Pekerjaan (Periode) 2. Pilih periodenya dan klik ”Registrasikan” untuk mendaftarkannya ke dalam periode tersebut.

4. Pengadaan 1. Menu untuk melakukan proses pengadaan barang/jasa mulai dari aanwijzing, pembukaan penawaran dan evaluasi pada aplikasi ini adalah menu ”Pengadaan”, sehingga keluar tampilan Pengadaan (Cari, Status, Nama Pekerjaan, HPS, Waktu Mulai, Status, Tahap Aktif) 2. Pada ”Status”, pilih status ”Berjalan” 3. Jika pada proses pembukaan penawaran dan evaluasi keluar pesan kesalahan bahwa tahap sebelumnya belum selesai maka artinya proses sebelumnya belum dilakukan atau pada proses sebelumnya penyedia barang/jasa tersebut dinyatakan tidak lulus/gagal. a. Aanwijzing Untuk melakukan proses aanwijzing, cari pekerjaan yang akan dilakukan aanwijzing, seperti ditunjukkan pada tampilan Pengadaan (Cari, Status, Nama Pekerjaan, Spesifikasi, Anggaran/ HPS, Waktu Mulai, Status, Tahap Aktif). Lalu klik pilihan ”aanwijzing” yang terletak di kolom terakhir pada tampilan Pengadaan tersebut.

Menjawab Pertanyaan 1. Setelah klik ”aanwijzing”, akan muncul tampilan Penjelasan (aanwijzing) (Pekerjaan, Waktu, Periode, File Berita Acara, Upload, [penjelasan tambahan],[cetak berita acara], aanwijzing, Jawab Pertanyaan) maka pertanyaan -pertanyaan beserta tanggalnya yang telah diajukan oleh penyedia barang/jasa akan bisa dilihat dan dijawab

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

2. Untuk menjawab pertanyaan, pilih dulu pertanyaan yang akan dijawab, kemudian klik ”Jawab Pertanyaan”, sehingga muncul tampilan Isi, Sebelumnya 3. Panitia mengisikan jawaban untuk pertanyaan yang telah dipilih di kolom isian jawaban, kemudian klik ”Simpan” untuk menyimpannya, sehingga nantinya penyedia barang/jasa dapat melihat jawaban dari pertanyaan-pertanyaan yang diajukan. Pertanyaan yang sudah terjawab, sebelumnya terlebih dahulu klik tanda + yang ada di depan item pertanyaan Penjelasan Tambahan 1. Panitia dapat memasukkan penjelasan tambahan pada Berita Acara aanwijzing dengan klik ”penjelasan tambahan”, seperti yang ditunjukkan dalam tampilan Penjelasan (aanwijzing) (Pekerjaan, Waktu, Periode, File Berita Acara, Upload, [penjelasan tambahan],[cetak berita acara], aanwijzing, Jawab Pertanyaan) 2. Penjelasan tambahan yang telah diisikan oleh panitia pengadaan akan masuk pada Berita Acara aanwijzing secara otomatis pada Bab IV. Tentang Penjelasan Tambahan pada saat dicetak 3. Panitia mengisikan penjelasan tambahan pada kolom isian penjelasan tambahan di tampilan Penjelasan Tambahan (Pekerjaan, Waktu, Periode, Penjelasan Tambahan), lalu klik ”Simpan” Cetak Berita Acara aanwijzing 1. Panitia dapat mencetak Berita Acara aanwijzing dengan klik ”cetak berita acara” pada menu Penjelasan (aanwijzing) 2. Jika komputer terhubung dengan printer maka akan keluar printing dialog box, klik ”OK” untuk mencetak Berita Acara aanwijzing.

Upload Berita Acara aanwijzing dan Addendum 1. Setelah Berita Acara aanwijzing ditandatangani, panitia harus menguploadnya, agar dapat dilihat oleh penyedia barang/jasa, dengan klik ”Browse” pada tampilan Penjelasan (aanwijzing) di File Berita Acara

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

117

118

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

2. Kemudian ambil file Berita Acara aanwijzing yang akan diupload yang telah di convert dalam bentuk pdf dari folder penyimpanannya, klik ”Open”, selanjutnya klik ”Upload” pada tampilan Penjelasan (aanwijzing) 3. File Berita Acara aanwijzing yang sudah terupload dapat didownload dengan cara klik file yang telah terupload (nama file), pada menu tampilan Penjelasan (aanwijzing) di Berita Acara, pilih ”Open with” untuk membukanya atau ”Save to Disk” untuk menyimpannya, kemudian klik ”OK” 4. Apabila terdapat penambahan/perubahan dokumen lelang (Addendum), panitia juga harus meng-uploadnya, supaya dapat dilihat oleh penyedia barang/jasa. Caranya, setelah masuk menu Pengadaan (Cari, Status, Nama Pekerjaan, Spesifikasi, Anggaran/HPS, Waktu Mulai, Status), pilih status ”Berjalan”, kemudian klik ”Dokumen” pada bagian Nama Pekerjaan 5. Akan keluar tampilan Dokumen Pengadaan (Pekerjaan, Waktu, Periode, Klasifikasi, Upload file Pengadaan(File Browse, Deskripsi, Dokumen Addendum, Browse), Upload. Selanjutnya klik ”Browse” pada Dokumen Addendum, kemudian ambil file Addendum yang akan diupload yang telah di convert dalam bentuk pdf dari folder penyimpanannya, lalu klik ”Open”, selanjutnya klik ”Upload” 6. File Addendum yang sudah terupload dapat didownload dengan cara klik ”download” file yang telah terupload pada list Dokumen Pengadaan dengan deskripsi ”Perubahan Dokumen Pengadaan”, pilih ”Open with” untuk membukanya atau ”Save to Disk” untuk menyimpannya, kemudian klik ”OK” b. Pembukaan Penawaran dan Evaluasi Urutan prosedur pembukaan penawaran dan evaluasi berbeda untuk masing-masing pengadaan dengan prakualifikasi atau pascakualifikasi sesuai dengan Keppres 80/2003.

Prosedur tersebut harus dilakukan secara berurutan. Jika prosedur sebelumnya belum dilewati maka prosedur yang akan dilakukan selanjutnya tidak akan bisa diproses. Proses evaluasi dilakukan dengan melakukan pengecekan dokumen penawaran hardcopy penyedia barang/jasa.

1. Untuk melakukan proses pembukaan penawaran dan evaluasi, pada tampilan Pengadaan

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

(Cari, Status, Nama Pekerjaan, Spesifikasi, Anggaran/HPS, Waktu Mulai, Status, Tahap Aktif) cari pekerjaan yang akan dilakukan pembukaan penawaran dan evaluasi, selanjutnya klik ”peserta” yang terletak pada kolom terakhir tampilan menu Pengadaan 2. Maka akan keluar nama penyedia barang/jasa yang telah memasukkan penawaran (untuk pascakualifikasi) atau penyedia barang/jasa yang telah melakukan ”Pemasukan Dokumen Prakualifikasi” (untuk prakualifikasi) Urutan Proses Pembukaan Penawaran dan Evaluasi, ditunjukkan oleh tabel berikut.

Tipe Lelang

Urutan Pembukaan Penawaran dan Evaluasi

Pasca kualifikasi Pembukaan satu sampul Penawaran

Administrasi Teknis

Pasca kualifikasi Pembukaan dua sampul Penawaran Pertama Prakualifikasi Kualifikasi

Administrasi Teknis

Kewajaran Harga

Kualifikasi

Pembukaan Kewajaran Kualifikasi Penawaran Harga Kedua Pembukaan Administrasi Teknis Pembukaan Kewajaran Klarifikasi dan Penawaran Penawaran Harga negoisasi teknis Pertama Kedua dan biaya

Pembukaan Penawaran (Pembukaan Penawaran Kedua) Pada tipe lelang pascakualifikasi, tahap ini adalah tahap paling awal sebelum proses evaluasi. Sedangkan untuk prakualifikasi, tahap ini dilakukan setelah evaluasi prakualifikasi, administrasi dan teknis, Setelah penyedia barang/jasa yang berminat mengikuti suatu pekerjaan melakukan penawaran, maka panitia pengadaan melakukan proses pembukaan penawaran. Pembukaan penawaran hanya bisa dilakukan pada hari H dan Jam J yang telah di setting oleh panitia pengadaan sebagai waktu pembukaan penawaran.

Urutan prosedur pembukaan penawaran secara teknis pada aplikasi ini setelah masuk menu ”Pengadaan” > status ”Berjalan” > klik ”peserta” adalah sebagai berikut:

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

119

120

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

1. Untuk mengetahui nilai penawaran, klik ”Pembukaan Penawaran-Aktif” pada masingmasing penyedia barang/jasa, yang berada di kolom terakhir tampilan Pengadaan: Penawaran yang Masuk (Pekerjaan, Waktu Mulai,Periode,Anggaran,HPS/OE,Metode Penilaian Kualifikasi, Metode Evaluasi Penawaran,Metode Penyampaian Dokumen Penawaran, Urutan, Perusahaan, Nilai Penawaran, Status). ”Aktif” artinya tahapan evaluasi administrasi ini masih berlangsung dan bisa dilakukan 2. Maka akan keluar nilai penawaran sekaligus urutan berdasarkan nilai penawaran terendah untuk pekerjaan dengan tipe pascakualifikasi dari masing-masing penyedia barang/jasa.

Nilai penawaran yang melebihi pagu anggaran otomatis akan digugurkan oleh sistem 3. Jika proses pembukaan penawaran (pembukaan penawaran kedua) telah selesai dilakukan, maka akan keluar tanda ”Selesai” 4. Sedangkan pekerjaan dengan tipe prakualifikasi, urutan akan keluar setelah evaluasi teknis sesuai dengan nilai totalnya. Setelah proses pembukaan penawaran kedua, urutan akan berubah sesuai dengan nilai totalnya juga. Nilai total diperoleh dari perhitungan nilai teknis dan nilai penawaran yang dikalkulasikan dengan persentasenya. Tetapi untuk pekerjaan dengan metode evaluasi penawaran kualitas, pagu anggaran dan biaya terendah, nilai penawaran tidak diperhitungkan dengan persentasenya.

Evaluasi Kualifikasi Evaluasi kualifikasi merupakan proses pertama yang dilakukan oleh panitia pengadaan setelah pemasukan dokumen prakualifikasi oleh penyedia barang/jasa pada tipe lelang prakualifikasi.

Sedangkan pada pascakualifikasi, proses ini adalah proses evaluasi paling akhir.

Pada proses ini panitia pengadaan melakukan evaluasi kualifikasi dengan difasilitasi checklist.

Panitia hanya melakukan checking pada checkbox yang telah disediakan sesuai dengan persyaratan kualifikasi yang telah diset sebelumnya pada menu Paket Pekerjaan.

Langkah teknis yang dilakukan untuk melakukan evaluasi kualifikasi setelah masuk menu ”Pengadaan” > status ”Berjalan” > klik ”peserta” adalah sebagai berikut:

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

1. Setelah keluar nama-nama penyedia barang/jasa, klik ”Evaluasi Kualifikasi-Aktif” yang berada di kolom terakhir tampilan Pengadaan: Penawaran yang Masuk (Pekerjaan, Waktu Mulai, Periode, Anggaran,HPS/OE, Metode Penilaian Kualifikasi, Metode Evaluasi Penawaran, Bobot Teknis, Batas Lulus, Metode Penyampaian Dokumen Penawaran Urutan, Perusahaan, Nilai Penawaran, Nilai Teknis, Nilai Total, tatus). ”Aktif” artinya tahapan evaluasi kualifikasi ini masih berlangsung dan bisa dilakukan 2. Setelah itu akan keluar formulir untuk checklist persyaratan kualifikasi, seperti ditunjukkan oleh tampilan Evaluasi (Pekerjaan, Perusahaan, Persyaratan, Hasil). Ada tiga pilihan untuk melakukan cek sesuai dokumen hardcopy kualifikasi Penyedia Barang/Jasa, yaitu: • Tidak Ada: Jika penyedia barang/jasa tidak mempunyai dokumen yang dipersyaratkan • Ada Tidak Benar: Jika penyedia barang/jasa punya dokumen yang disyaratkan tapi tidak benar • Ada Benar: Jika penyedia barang/jasa punya dokumen yang dipersyaratkan dan benar 3. Untuk memasukkan hasil evaluasi, panitia hanya klik pada checkbox yang sesuai dengan dokumen hardcopy penyedia barang/jasa. Setelah hasil evaluasi diyakinkan benar, klik ”Simpan” 4. Jika semua persyaratan dapat dipenuhi oleh penyedia barang/jasa, artinya hasil evaluasi kualifikasi semuanya ”Ada Benar” maka Penyedia barang/jasa tersebut secara otomatis akan dinyatakan lulus pada evaluasi kualifikasi ini 5. Jika pada hasil evaluasi kualifikasi ada satu saja item persyaratan yang tidak bisa dipenuhi oleh penyedia barang/jasa, minimal ada satu hasil evaluasi ”Tidak Ada” atau ”Ada Tidak Benar” maka secara otomatis pula penyedia barang/jasa dinyatakan tidak lulus dan akan terecord gagal pada kolom status. Penyedia barang/jasa yang gagal tidak akan bisa dievaluasi pada proses evaluasi berikutnya Evaluasi Administrasi Evaluasi administrasi dapat dilakukan apabila proses pembukaan penawaran atau evaluasi sebelumnya telah selesai dilakukan. Proses evaluasi administrasi sama dengan evaluasi kualifikasi dimana panitia pengadaan melakukan evaluasi administrasi dengan difasilitasi

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

121

122

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

checklist. Panitia hanya melakukan checking pada checkbox yang telah disediakan sesuai dengan persyaratan administrasi yang telah diset sebelumnya pada menu Paket Pekerjaan.

Langkah teknis yang dilakukan untuk melakukan evaluasi administrasi setelah masuk menu ”Pengadaan” > status ”Berjalan” > klik ”peserta” adalah sebagai berikut: 1. Jika pekerjaan menggunakan metode penyampaian dokumen satu sampul, maka setelah proses pembukaan sampul penawaran langsung klik ”Evaluasi Administrasi-Aktif” yang berada di kolom terakhir tampilan Pengadaan: Penawaran yang Masuk (Pekerjaan, Waktu Mulai, Periode, Anggaran,HPS/OE, Metode Penilaian Kualifikasi, Metode Evaluasi Penawaran, Bobot Teknis, Batas Lulus, Metode Penyampaian Dokumen Penawaran Urutan, Perusahaan, Nilai Penawaran, Nilai Teknis, Nilai Total, tatus). ”Aktif” artinya tahapan evaluasi administrasi ini masih berlangsung dan bisa dilakukan 2. Jika pekerjaan menggunakan metode penyampaian dokumen dua sampul, maka panitia pengadaan harus klik ”Pembukaan Penawaran Sampul Pertama-Aktif”, sebelum klik ”Evaluasi Administrasi-Aktif” 3. Proses penawaran sampul pertama telah selesai dilakukan jika telah keluar tanda ”Selesai”.

4. Selanjutnya klik ”Evaluasi Administrasi -Aktif”. Setelah itu akan keluar formulir untuk checklist persyaratan administrasi, seperti ditunjukkan oleh tampilan Evaluasi (Pekerjaan, Perusahaan, Persyaratan, Hasil). Ada tiga pilihan untuk melakukan cek sesuai dokumen administrasi Penyedia Barang/Jasa, yaitu: • Tidak Ada: Jika penyedia barang/jasa tidak mempunyai dokumen yang dipersyaratkan • Ada Tidak Benar: Jika penyedia barang/jasa punya dokumen yang disyaratkan tapi tidak benar • Ada Benar: Jika penyedia barang/jasa punya dokumen yang dipersyaratkan dan benar 5. Untuk memasukkan hasil evaluasi, panitia hanya klik pada checkbox yang sesuai dengan dokumen hardcopy penyedia barang/jasa. Setelah hasil evaluasi diyakinkan benar, klik ”Simpan” 6. Jika semua persyaratan dapat dipenuhi oleh penyedia barang/jasa, artinya hasil evaluasi

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

kualifikasi semuanya ”Ada Benar” maka Penyedia barang/jasa tersebut secara otomatis akan dinyatakan lulus pada evaluasi administrasi ini 7. Jika pada hasil evaluasi administrasi ada satu saja item persyaratan yang tidak bisa dipenuhi oleh penyedia barang/jasa, minimal ada satu hasil evaluasi ”Tidak Ada” atau ”Ada Tidak Benar” maka secara otomatis pula penyedia barang/jasa dinyatakan tidak lulus dan akan terecord gagal pada kolom status. Penyedia barang/jasa yang gagal tidak akan bisa dievaluasi pada proses evaluasi berikutnya.

Evaluasi Teknis Evaluasi teknis dibedakan menjadi 2, yaitu evaluasi teknis dengan menggunakan checklist dan dengan menggunakan nilai. Evaluasi teknis dengan metode checklist digunakan pada pekerjaan dengan metode evaluasi penawaran dengan sistem gugur dan biaya umur ekonomis.

Sedangkan evaluasi teknis dengan metode nilai digunakan pada pekerjaan dengan metode evaluasi penawaran sistem nilai (merit point), kualitas, kualitas teknis dan biaya, pagu anggaran dan biaya terendah. a. Evaluasi teknis menggunakan metode checklist Evaluasi teknis dapat dilakukan bila proses pembukaan penawaran atau evaluasi sebelumnya telah selesai dilakukan. Panitia pengadaan melakukan evaluasi teknis dengan difasilitasi checklist, panitia hanya melakukan checking pada checkbox yang telah disediakan sesuai dengan persyaratan teknis yang telah di set sebelumnya pada menu Paket Pekerjaan.

Langkah yang dilakukan untuk melakukan evaluasi teknis setelah masuk menu ”Pengadaan” > status ”Berjalan” > klik ”peserta” adalah sebagai berikut: 1. Setelah keluar nama-nama penyedia barang/jasa kemudian klik ”Evaluasi Teknis-Aktif” yang berada di kolom terakhir tampilan menu Pengadaan: Penawaran yang Masuk (Pekerjaan, Waktu Mulai, Periode, Anggaran,HPS/OE, Metode Penilaian Kualifikasi, Metode Evaluasi Penawaran, Bobot Teknis, Batas Lulus, Metode Penyampaian Dokumen Penawaran Urutan, Perusahaan, Nilai Penawaran, Nilai Teknis, Nilai Total, tatus). ”Aktif”

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

123

124

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

artinya tahapan evaluasi teknis ini masih berlangsung dan bisa dilakukan 2. Setelah itu akan keluar formulir untuk checklist persyaratan teknis, seperti ditunjukkan oleh tampilan Evaluasi (Pekerjaan, Perusahaan, Persyaratan, Hasil). Ada tiga pilihan untuk melakukan cek sesuai dokumen administrasi Penyedia Barang/Jasa, yaitu: • Tidak Ada: Jika penyedia barang/jasa tidak mempunyai dokumen yang dipersyaratkan • Ada Tidak Benar: Jika penyedia barang/jasa punya dokumen yang disyaratkan tapi tidak benar • Ada Benar: Jika penyedia barang/jasa punya dokumen yang dipersyaratkan dan benar 3. Untuk memasukkan hasil evaluasi, panitia hanya klik pada checkbox yang sesuai dengan dokumen hardcopy penyedia barang/jasa. Setelah hasil evaluasi diyakinkan benar, klik ”Simpan” 4. Jika semua persyaratan dapat dipenuhi oleh penyedia barang/jasa, artinya hasil evaluasi kualifikasi semuanya ”Ada Benar” maka Penyedia barang/jasa tersebut secara otomatis akan dinyatakan lulus pada evaluasi teknis ini 5. Jika pada hasil evaluasi teknis ada satu saja item persyaratan yang tidak bisa dipenuhi oleh penyedia barang/jasa, minimal ada satu hasil evaluasi ”Tidak Ada” atau ”Ada Tidak Benar” maka secara otomatis pula penyedia barang/jasa dinyatakan tidak lulus dan akan terecord gagal pada kolom status. Penyedia barang/jasa yang gagal tidak akan bisa dievaluasi pada proses evaluasi berikutnya. b. Evaluasi teknis menggunakan metode nilai Metode evaluasi ini dilakukan dengan cara memberikan nilai untuk masing-masing item persyaratan teknis. Nilai diberikan dengan range 0 sampai 100. Nilai akan langsung dikalkulasikan dengan bobot item persyaratan teknis yang telah diisikan oleh panitia pada menu Paket Pekerjaan.

Langkah yang dilakukan untuk melakukan evaluasi teknis setelah masuk menu ”Pengadaan” > status ”Berjalan” > klik ”peserta” adalah sebagai berikut: 1. Setelah keluar nama-nama penyedia barang/jasa kemudian klik ”Evaluasi Teknis-Aktif” yang

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

berada di kolom terakhir tampilan menu Pengadaan: Penawaran yang Masuk (Pekerjaan, Waktu Mulai, Periode, Anggaran,HPS/OE, Metode Penilaian Kualifikasi, Metode Evaluasi Penawaran, Bobot Teknis, Batas Lulus, Metode Penyampaian Dokumen Penawaran, Urutan, Perusahaan, Nilai Penawaran, Nilai Teknis, Nilai Total, Status). �Aktif� artinya tahapan evaluasi teknis ini masih berlangsung dan bisa dilakukan 2. Setelah itu akan keluar formulir untuk mengisikan nilai persyaratan teknis, seperti terlihat pada tampilan menu Evaluasi (Pekerjaan, Perusahaan, Persyaratan, Persentase, Nilai). Panitia Pengadaan mengisikan nilai teknis pada kolom nilai. Setelah selesai, klik �Simpan�

3. Maka akan keluar urutan, nilai teknis dan nilai total hasil dari perhitungan penilaian persyaratan teknis, seperti pada tampilan menu Pengadaan: Penawaran yang Masuk (Pekerjaan, Waktu Mulai, Periode, Anggaran,HPS/OE, Metode Penilaian Kualifikasi, Metode Evaluasi Penawaran, Bobot Teknis, Batas Lulus, Metode Penyampaian Dokumen Penawaran, Urutan, Perusahaan, Nilai Penawaran, Nilai Teknis, Nilai Total, Status).

Nilai teknis dihitung dari perkalian antara nilai dan persentase masing-masing persyaratan.

Sedangkan nilai total dihitung dari perkalian antara nilai teknis dengan persentase bobot teknis.

4. Jika ada batas lulus maka penyedia barang/jasa dengan nilai teknis lebih atau sama dengan batas lulus akan dinyatakan lulus dan jika nilai teknis penyedia barang/jasa kurang dari batas lulus maka penyedia barang/jasa tersebut dinyatakan tidak lulus dan tercatat gagal pada kolom status Evaluasi Kewajaran Harga Evaluasi kewajaran harga dapat dilakukan apabila proses pembukaan penawaran atau evaluasi sebelumnya telah selesai dilakukan. Pada evaluasi ini, panitia pengadaan melakukan evaluasi kewajaran harga dengan difasilitasi checklist. Panitia hanya melakukan checking pada checkbox yang telah disediakan sesuai dengan persyaratan kewajaran harga yang telah di set sebelumnya pada menu Paket Pekerjaan.

Langkah teknis yang dilakukan untuk melakukan evaluasi kewajaran harga setelah masuk

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

125

126

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

menu ”Pengadaan” > status ”Berjalan” > klik ”peserta” adalah sebagai berikut: 1. Setelah keluar nama-nama penyedia barang/jasa langsung klik ”Evaluasi Kewajaran Harga-Aktif” yang berada di kolom terakhir tampilan Pengadaan: Penawaran yang Masuk (Pekerjaan, Waktu Mulai, Periode, Anggaran,HPS/OE, Metode Penilaian Kualifikasi, Metode Evaluasi Penawaran, Bobot Teknis, Batas Lulus, Metode Penyampaian Dokumen Penawaran, Urutan, Perusahaan, Nilai Penawaran, Status). ”Aktif” artinya tahapan evaluasi kewajaran harga ini masih berlangsung dan bisa dilakukan 2. Setelah itu akan keluar formulir untuk checklist persyaratan kewajaran harga, seperti ditunjukkan oleh tampilan Evaluasi (Pekerjaan, Perusahaan, Persyaratan, Hasil). Ada tiga pilihan untuk melakukan cek sesuai dokumen administrasi Penyedia Barang/Jasa, yaitu: • Tidak Ada: Jika penyedia barang/jasa tidak mempunyai dokumen yang dipersyaratkan • Ada Tidak Benar: Jika penyedia barang/jasa punya dokumen yang disyaratkan tapi tidak benar • Ada Benar: Jika penyedia barang/jasa punya dokumen yang dipersyaratkan dan benar 3. Untuk memasukkan hasil evaluasi, panitia hanya klik pada checkbox yang sesuai dengan dokumen hardcopy penyedia barang/jasa. Setelah hasil evaluasi diyakinkan benar, klik ”Simpan” 4. Jika semua persyaratan dapat dipenuhi oleh penyedia barang/jasa, artinya hasil evaluasi kewajaran harga semuanya ”Ada Benar” maka Penyedia barang/jasa tersebut secara otomatis akan dinyatakan lulus pada evaluasi kewajaran harga ini 5. Jika pada hasil evaluasi kewajaran harga ada satu saja item persyaratan yang tidak bisa dipenuhi oleh penyedia barang/jasa, minimal ada satu hasil evaluasi ”Tidak Ada” atau ”Ada Tidak Benar” maka secara otomatis pula penyedia barang/jasa dinyatakan tidak lulus dan akan terecord gagal pada kolom status. Penyedia barang/jasa yang gagal tidak akan bisa dievaluasi pada proses evaluasi berikutnya.

Cetak Berita Acara Pada menu Pengadaan ini juga disediakan fasilitas untuk cetak berita acara, baik berita pembukaan sampul maupun cetak berita acara evaluasi.

1. Caranya, setelah masuk menu Pengadaan, pilih status Berjalan, kemudian klik ”peserta”

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

2. Setelah itu klik ”cetak berita acara pembukaan sampul I” untuk melakukan cetak berita acara pembukaan sampul I. Jika ingin melakukan cetak berita acara lain tinggal memilih berita acara yang sesuai yang berada di menu tampilan Pengadaan 3. Jika komputer terhubung dengan printer maka akan keluar printing dialog box, klik ”OK” untuk mencetak berita acara Calon Pemenang Penyedia barang/jasa yang terecord tidak gagal/masih berstatus aktif pada kolom status dinyatakan sebagai calon pemenang. Hasil keseluruhan evaluasi akan masuk pada menu user Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan proses selanjutnya yaitu proses penetapan pemenang akan dilakukan oleh PPK. 5. Laporan Pada menu Laporan, Panitia disajikan dua bentuk laporan, yaitu Laporan Paket pekerjaan dan Laporan data Pemenang Lelang.

1. Untuk melihat Laporan Paket Pekerjaan, klik ”Paket Pekerjaan” pada menu utama, yang kemudian akan menghasilkan tampilan Daftar Paket Pekerjaan (Periode, No, Kode, Nama, Anggaran, HPS) 2. Untuk mendapatkan Laporan Data Pemenang Lelang, klik ”Data Pemenang Lelang” pada menu uatama, yang kemudian akan menghasilkan tampilan Pemenang Lelang (Tahun, Periode, Satuan Kerja, Kode, Nama, Anggaran, HPS, Pemenang (NPWP, Nama, Penawaran, Urutan, Sisa Anggaran))

5. Manual Aplikasi Administrator Super Administrator Super melakukan login dengan cara memasukkan username dan password dan kemudian klik ”login”, sehingga masuk ke login Admin Super.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

127

128

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

1. Halaman Utama 1. Setelah login, Admin Super dapat melihat menu-menu yang telah disediakan, yang terdiri dari sub menu, yaitu Info User (Nama dan Waktu login), Menu (Informasi, Klasifikasi, Kualifikasi, Sistem Pengadaan, Persyaratan, Instansi, Konfigurasi Periode, Master Hari Libur, User, Penyedia, Laporan, Indikasi Kecurangan), Info SSL 2. Untuk mengubah data Admin Super, serta mengubah password lama dengan password baru, maka Admin Super dapat meng-klik ”profil” sehingga muncul tampilan Profil User (Nama, Default password, Tipe, Telepon, Alamat, Email, Status Aktif, Instansi) 3. Admin Super dapat melakukan ubah data yang telah dimasukkan sebelumnya dengan meng klik ”Ubah Data”, sehingga keluar tampilan Mengubah Profil (Username, Nama, Tipe, Telepon, Alamat, Email, Instansi). Jika telah memasukkan perubahan data, kemudian klik ”Simpan”.

4. Admin Super juga dapat melakukan ubah password lama menjadi password baru yang lebih mudah diingat dengan meng-klik ”Ubah Password”, sehingga akan keluar tampilan Mengubah Password (Password lama, Password baru, Konfirmasi Password baru).

Kemudian Admin Super memasukkan password lama, password baru dan konfirmasi/ulang kembali password baru. Lalu klik ”Simpan” 5. Proses ”ubah password” juga dapat dilakukan oleh Admin Super tanpa melalui menu ”profil” tetapi dengan cara klik ”ubah password”. Setelah mengganti password lama dan melakukan konfirmasi password baru maka klik ”Simpan”.

2. Informasi Melalui menu ini Admin Super memasukkan informasi yang berkaitan dengan lelang yaitu berupa berita, artikel, gambar, regulasi, seminar, dan Template RKS untuk ditampilkan di menu Penyedia Barang/Jasa, menu Panitia Pengadaan atau menu pengguna yang lain.

1. Untuk melihat di mana menu Informasi, klik menu ”Informasi”, yang kemudian akan terbagi menjadi beberapa sub menu (Berita, Artikel, Dokumentasi, Regulasi, Seminar, Template RKS) 2. Untuk membuat informasi, baik berita, gambar, artikel atau beragam informasi yang lain,

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

setelah meng-klik ”Berita” maka klik tombol untuk membuat berita baru, yaitu ”buat baru”, sehingga tampak tampilan yang berisi Judul, Tanggal, Penulis, Isi, Jenis, Umum, Penerima, Instansi. Dari sini Admin Super akan mengisi baik berita, artikel maupun bentuk informasi yang lain 3. Jika Admin Super menginginkan untuk memasukkan data berupa gambar atau bentuk file lain, dapat dimasukkan melalui gambar , untuk kemudian akan keluar tampilan Link (Upload) 4. Tekan tombol ”Browse” apabila berita tersebut ingin dilengkapi dengan gambar.

5. Admin Super juga berhak untuk menentukan siapa saja yang menjadi penerima informasi tersebut,dengan meng-klik Penerima 6. Setelah menuliskan berita apa saja yang hendak disampaikan dan siapa saja penerimanya maka klik ”Simpan” 3. Klasifikasi Menu ini berisi tentang pembagian jasa yang dilelang. Pembagian jasa terdiri dari 5, yaitu Jasa Pemborongan Konstruksi, Jasa Pemborongan Non Konstruksi, Jasa Pengadaan Barang, Jasa Konsultansi, dan Jasa Lainnya. Pada setiap pembagian jasa dapat dibagi lagi menjadi bebeberapa sub bidang. Admin Super mempunyai tugas untuk melakukan setting klasifikasi jasa pekerjaan berdasarkan peraturan yang ada. Cara mengisikan klasifikasi jasa pekerjaan yaitu: 1. Klik ”buat baru”, kemudian isikan data klasifikasi pada formulir klasifikasi yang disediakan 2. Setelah pengisian selesai, kemudian klik ”Simpan” a. Bidang 1. Untuk mengisikan bidang pada masing-masing klasifikasi, klik ”bidang”, kemudian klik ”buat baru” dan kemudian mengisi formulir bidang yang telah disediakan 2. Selanjutnya untuk mengetahui jenis bidang-bidang yang telah dimasukkan di tiap klasifikasi jasa, maka Admin Super dapat meng-klik ”bidang” sehingga akan keluar tampilan Bidang

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

129

130

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

(Klasifikasi, Kode, Nama) 3. Pada masing-masing klasifikasi jasa, terbagi menjadi beberapa bidang: • Jasa Pemborongan Konstruksi, terdiri dari bidang arsitektur, sipil, mekanikal, elektrikal, dan tata lingkungan • Jasa Pemasokan Barang terdiri dari Pemasokan Barang semua Bidang, Minyak dan Gas, Telematika, Perhubungan, dan bidang-bidang lainnya • Klasifikasi jasa lainnya dapat dibuat dan dilihat dengan cara yang sama dan pada menu yang sama Pembagian klasifikasi ini didasarkan pada Klasifikasi Baku Lapangan Indonesia (KBLI) b. Sub Bidang Selain pembagian jasa perbidang, bidang-bidang yang sudah ada juga mempunyai sub-sub bidang masing-masing.

1. Untuk memasukkan jenis sub bidang Admin Super, klik ”sub bidang” kemudian klik ”buat baru”, selanjutnya isikan data sub bidang pada formulir sub bidang yang telah disediakan 2. Admin Super dapat mengetahui klasifikasi per sub bidang yang telah diisi dengan meng-klik ”sub bidang” sehingga keluar tampilan Sub Bidang (Klasifikasi, Bidang, Kode, Nama) 3. Pembagian sub bidang ini bukannya tidak dapat diubah lagi atau sudah tetap (pasti). Namun, jika terdapat perubahan-perubahan di dalamnya baik itu berupa klasifikasi, bidang, kode, maupun nama dan sub bidang dapat dilakukan oleh Admin Super dengan menekan tombol ”ubah”, sehingga keluar tampilan Klasifikasi, Bidang, Kode, Nama 4. Setelah selesai penulisan perubahannya, klik ”Simpan” agar perubahan yang telah dilakukan dapat disimpan oleh sistem c. Batasan Kualifikasi Menu ini berisi berbagai batasan dari tiap klasifikasi jasa. Admin Super bertugas untuk mengisikan batasan kualifikasi untuk masing-masing klasifikasi . Untuk tiap jasa diklasifikasikan menjadi 2 kualifikasi yaitu Kecil dan Non-Kecil. Batasan kualifikasi harus diisikan untuk semua jenis pekerjaan, di mana batasan ini diberikan untuk nilai pekerjaan dan kekayaan

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

bersih Penyedia Barang/Jasa. Untuk tiap pekerjaan dan kekayaan bersih penyedia barang/jasa kualifikasi dibedakan menjadi dua, yaitu batas atas dan batas bawah.

1. Untuk mengisi dan mengetahui batas kualifikasi dari masing-masing jasa, pekerjaan, dan kekayaan bersih, Admin Super dapat meng-klik ”batasan kualifikasi”, sehingga keluar tampilan Batasan Klasifikasi (Klasifikasi, Kualifikasi, Pekerjaan, Kekayaan) 2. Admin Super dapat melakukan perubahan dengan meng-klik ”ubah”, sehingga akan keluar tampilan Batasan Klasifikasi (Klasifikasi, Kualifikasi, Pekerjaan batas bawah, Pekerjaan batas atas, Kekayaan batas bawah, Kekayaan batas atas). Nilai batas – Rp. 1,00 mempunyai arti bahwa tidak ada batasan untuk kualifikasi tersebut (mempunyai nilai tak terhingga) 3. Setelah melakukan perubahan, klik ”Simpan” agar perubahan yang sudah dimasukkan dapat disimpan oleh sistem. Berbagai macam batasan klasifikasi ini disusun berdasarkan Keputusan Presiden No. 80 Tahun 2003.

4. Kualifikasi Menu ini berisi berbagai macam persyaratan atau kualifikasi yang didasarkan Keputusan Menteri Permukiman dan Prasarana Wilayah Nomor 393/KPTS/M/2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konstruksi Oleh Instansi Pemerintah. Pada menu ini juga berisi Faktor Perputaran modal (Fp), Faktor Likuiditas (Fl), Kemampuan Dasar (Kd), dan Kemampuan Paket (Kp) dari masing-masing kualifikasi. Berfungsi untuk formulasi perhitungan SKK (Sisa Kemampuan Keuangan) khusus untuk jasa pemborongan konstruksi 1. Untuk mengisi dan melihat kualifikasi Admin Super dapat meng-klik ”Kualifikasi” dan akan keluar tampilan Kualifikasi (Kode, Nama, Fp, Fl, Kp, Kd) 2. Pembagian kualifikasi juga tidak permanen, Admin Super dapat mengubah atau membuat kualifikasi baru dengan meng-klik ”Ubah” untuk mengubah dan klik ”Baru” untuk membuat baru, dan akan keluar tampilan Kode, Nama, Fp, Fl, Kp, Kd, State 5. Sistem Pengadaan Menu ini membuat perbedaan jelas antara seberapa besar otoritas yang dimiliki oleh Admin Super dalam mengatur berbagai range waktu lelang yang akan dilaksanakan, dengan tampilan Daftar Sistem Pengadaan (Nama).

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

131

132

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

a. Master Tahap Lelang Peran Admin Super di sini adalah menentukan seberapa panjang range waktu untuk masing-masing proses lelang 1. Untuk melihat tahapan lelang yang sudah ditetapkan Admin Super dapat meng-klik ”tahap”, sehingga akan keluar tampilan Master Tahap (Metode Pengadaan, Urutan, Nama, Hari Mulai, Hari Selesai) 2. Dari sini Admin Super dapat melakukan berbagai perubahan khususnya dari selang waktu yang telah ditetapkan per tahapan periodenya. Untuk mengubah jangka waktu Admin Super dapat meng-klik ”ubah”, sehingga akan keluar tampilan Formulir Tahap (Metode Pengaduan, Nama, Waktu mulai, Waktu mulai boleh maju, Waktu mulai boleh mundur, Waktu selesai, Waktu selesai boleh maju, Waktu selesai boleh mundur) 3. Di Formulir Tahap Admin Super dapat mengubah jangka waktu yang sudah ditetapkan apakah boleh diundurkan atau tidak 6. Persyaratan Pada master persyaratan ini berisi klasifikasi jasa beserta berbagai macam persyaratan yang harus dipenuhi oleh tiap klasifikasinya, dengan tampilan Master Persyaratan (Evaluasi, Deskripsi, Tipe, Bobot, Klasifikasi, Bisa Diubah).

Master persyaratan terbagi ke dalam 5 evaluasi, yaitu evaluasi administrasi, kewajaran harga, kualifikasi, teknis dan teknis (nilai). Berbagai evaluasi tersebut dapat diubah dan dihapus sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang ada.

1. Untuk mengubah persyaratan evaluasi, klik ”ubah”, sehingga keluar tampilan Formulir Master Persyaratan (Evaluasi, Tipe, Deskripsi, Bobot, Klasifikasi, Bisa Diubah) 2. Admin Super memiliki akses dalam menentukan jenis persyaratan untuk masing-masing klasifikasi dan fleksibilitas persyaratan yang digunakan. Apakah bisa diubah oleh Admin Operasional sebagai user langsung dibawah Admin Super ataukah terkunci.

3. Tipe persyaratan teknis terbagi menjadi 2 yaitu apakah Admin Super hendak memberlakukan

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

tipe pilihan Benar/Salah untuk menilai persyaratan teknis atau menggunakan tipe nilai yang bersifat pembobotan 4. Jika telah selesai menentukan formulir persyaratan tersebut, lalu klik ”Simpan” agar data yang dimasukkan dapat disimpan dalam sistem.

7. Instansi Melalui menu Instansi, Admin Super dapat memasukkan nama-nama instansi yang turut mendaftar ke dalam layanan e-Procurement untuk menggunakan aplikasi yang sama untuk melaksanakan lelang secara e-Procurement. Admin Super nantinya akan menjadi pusat pendaftaran bagi instansi-instansi yang ingin mendaftar ke dalam layanan e-Procurement.

Tampilan dari menu ini adalah Daftar Instansi (Nama, Kategori).

1. Untuk membuat instansi yang baru, klik ”buat baru”, sehingga keluar tampilan Formulir Instansi (Nama, Kategori) 2. Admin Super dapat mengisi formulir tersebut untuk kemudian memasukkannya ke dalam kategori-kategori yang sudah disediakan yaitu Departemen, Pemerintah Provinsi, Pemerintah Kota atau Pemerintah Kabupaten.

8. Konfigurasi Periode Pembukaan konfirmasi pada menu ini digunakan untuk melakukan konfirmasi perubahan periode yang dianut oleh instansi tertentu, yaitu jika instansi tersebut ingin mengubah periode lelangnya dari periode bebas (non periodik) menjadi periodik. Yang berhak mengunci setting periodenya adalah Admin Operasional. Jika Admin Operasional sudah merasa yakin dengan periode tersebut, di sini Admin Super berwenang untuk membuka kunci kembali untuk Admin Operasional, sehingga Admin Operasional bisa mengganti dan menentukan periode lelang lagi sesuai dengan yang diinginkan oleh instansi yang bersangkutan.

1. Admin Super klik ”buka konfirmasi” sehingga akan keluar tampilan Konfigurasi Periode (Instansi, Tahun, Tipe, Status) 2. Keterangan ”konfirmasi” menunjukkan bahwa Admin Operasional dari instansi tersebut

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

133

134

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

belum mengunci periode yang telah disetting.

9. Master Hari Libur Penentuan hari libur dilakukan oleh Admin Super pada menu ini. Menu ini menampilkan Master Hari Libur (Tipe, Tanggal, Hari).

1. Untuk memasukkan hari libur yang baru, klik ”buat baru”, sehingga keluar tampilan Formulir Master Hari Libur (Tipe, Tanggal, Hari) 2. Admin Super juga bisa menentukan tipe dari hari libur yang telah diset apakah hari libur Harian ataukah hari Libur Tahunan 10. User Admin Super bisa membuat tiga tipe user, yaitu Administrator Super, Administrator Otoritas dan Administrator Operasional. Admin Super membuat User Administrator Operasional yang nantinya akan membentuk sendiri Pengguna Anggarannya, dan dari masing-masing Pengguna Anggaran akan membentuk sendiri PPK, Panitia Pengadaan, dan Staf Pengguna Anggarannya.

1. Untuk membuat user baru, Admin Super meng-klik ”buat baru”, sehingga akan keluar tampilan Formulir User (Username, Nama, Tipe, Telepon, Alamat, Email, Instansi) 2. Setelah mengisi keseluruhan formulir, klik ”Simpan” agar data yang sudah dimasukkan dapat disimpan oleh sistem.

11. Penyedia Barang/Jasa Otoritas Admin Super pada Penyedia Barang/Jasa adalah: 1. Dapat mereset ulang password dan mereset ulang pertanyaan dan jawaban dari login Penyedia Barang/Jasa, jika penyedia barang dan jasa kehilangan keduanya 2. Dapat melihat detail data perusahaan milik Penyedia Barang/Jasa, dengan cara klik ”detail”, sehingga keluar tampilan Data Perusahaan (Npwp, Nama, Alamat, Kota, Telepon, Fax, Alamat email, Contact Person, No.HP, Kekayaan bersih).

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

a. Reset Password Reset password dilakukan untuk mengubah password Penyedia Barang/Jasa lama (belum ada fasilitas lupa password dalam login Penyedia Barang/Jasa) jika Penyedia Barang/Jasa melaporkan kehilangannya kepada instansi yang bersangkutan.

1. Admin Super dapat melakukan reset password dengan meng-klik ”reset password”, dan akan keluar tampilan Reset Password (OK, Cancel) 2. Klik ”OK” agar passwordnya dapat direset dan dikirimkan ke email Penyedia Barang/Jasa tersebut. b. Reset Pertanyaan dan Jawaban Reset pertanyaan dan jawaban dilakukan untuk mengubah pertanyaan dan jawaban rahasia Penyedia Barang/Jasa baru (sudah ada fasilitas lupa password dalam login Penyedia Barang/Jasa) jika Penyedia Barang/Jasa melaporkan kehilangannya kepada instansi yang bersangkutan.

1. Admin Super dapat melakukan reset pertanyaan dan jawaban rahasia dengan meng-klik ”reset Pertanyaan dan Jawaban”, sehingga keluar tampilan Reset Pertanyaan dan Jawaban (OK,Cancel) 2. Klik ”OK” agar passwordnya dapat direset dan dikirimkan ke email Penyedia Barang/Jasa 12. Laporan Pada menu Laporan , Admin Super dapat melihat berbagai laporan dari Total Paket Pekerjaan sampai dengan Rekapitulasi Pemenang Per Kualifikasi. Admin Super tidak hanya dapat mengetahui per periode saja, namun sampai kepada semua instansi yang termasuk ke dalam user Admin Super. Tampilan pada menu Laporan adalah Total Paket Pekerjaan (Instansi, Tahun, Periode, No, Satuan Kerja, Keterangan).

13. Indikasi Kecurangan Pada menu ini Admin Super hanya dapat melihat dan membaca berbagai laporan adanya dugaan kecurangan terhadap paket lelang tertentu. Tampilan menu terakhir ini adalah Laporan Indikasi Kecurangan (Waktu, Deskripsi, File, Pelapor).

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

135

136

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

6. Manual Aplikasi Administrator Operasional Administrator Operasional dari instansi yang bersangkutan melakukan login dengan cara mengisi username dan password dan kemudian klik ”login” . Username dan password tersebut dapat diperoleh dari Admin Super.

1. Halaman Utama 1. Setelah login, Admin Operasional dapat melihat menu-menu yang telah disediakan, yang terdiri dari sub menu, yaitu Info User (Nama dan Waktu login), Menu (Informasi, Sistem Pengadaan, Satuan Kerja, Hari Libur, Konfigurasi Periode, Periode Pengadaan, User, Penyedia, Paket Pekerjaan, Laporan), Info SSL. 2. Untuk mengubah data Admin Operasional, serta mengubah password lama dengan password baru, maka Admin Operasional dapat meng-klik ”profil” sehingga muncul tampilan Profil User (Nama, Default password, Tipe, Telepon, Alamat, Email, Status Aktif, Instansi) 3. Admin Operasional dapat melakukan ubah data yang telah dimasukkan sebelumnya dengan meng klik ”Ubah Data”, sehingga keluar tampilan Mengubah Profil (Username, Nama, Tipe, Telepon, Alamat, Email, Instansi). Jika telah memasukkan perubahan data, kemudian klik ”Simpan”.

4. Admin Operasional juga dapat melakukan ubah password lama menjadi password baru yang lebih mudah diingat dengan meng-klik ”Ubah Password”, sehingga akan keluar tampilan Mengubah Password (Password lama, Password baru, Konfirmasi Password baru). Kemudian Admin Operasional memasukkan password lama, password baru dan konfirmasi/ulang kembali password baru. Lalu klik ”Simpan” 5. Proses ”ubah password” juga dapat dilakukan oleh Admin Operasional tanpa melalui menu ”profil” tetapi dengan cara klik ”ubah password”. Setelah mengganti password lama dan melakukan konfirmasi password baru maka klik ”Simpan”.

2. Informasi Pada menu ini, Admin Operasional dapat memasukkan 6 sub menu informasi lelang yaitu berupa berita, artikel, dokumentasi, regulasi, seminar, dan Template RKS.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

1. Untuk membuat atau memasukkan sub menu di atas, Admin Operasional meng-klik ”buat baru”, sehingga tampak tampilan yang berisi Judul, Tanggal, Penulis, Isi, Jenis, Umum, Penerima. Dari sini Admin Operasional akan mengisi baik berita, artikel maupun bentuk informasi yang lain 2. Jika Admin Operasional menginginkan untuk memasukkan data berupa gambar atau bentuk file lain, dapat dimasukkan melalui gambar , untuk kemudian akan keluar tampilan Link (Upload) 3. Pilih ”Upload” dan klik ”Browse” untuk melakukan upload file/gambar yang diinginkan 4. Admin Operasional berhak untuk menentukan siapa saja yang menjadi penerima informasi tersebut,dengan meng-klik Penerima pada tampilan yang berisi mengenai Judul, Tanggal, Penulis, Isi, Jenis, Umum, Penerima 5. Setelah menuliskan berita apa saja yang hendak disampaikan, jenis informasi, serta siapa saja penerimanya maka klik ”Simpan”.

3. Sistem Pengadaan 1. Pada menu Sistem Pengadaan, Admin Operasional dapat memasukkan dan melakukan update state tahapan untuk tiap sistem pengadaan, yang sebelumnya telah disetting oleh Admin Super, dengan meng-klik ”update”, dengan tampilan Daftar Sistem Pengadaan (Nama, update) 2. Setelah Admin Operasional mengklik ”update”, lalu akan muncul tampilan Daftar Sistem Pengadaan (Nama, tahap, update) 3. Untuk memasukkan atau mengubah state tahapan untuk tiap sistem pengadaan maka klik ”tahap” sehingga muncul tampilan Tahap (Metode Pengadaan, Urutan, Nama, Hari Mulai, Hari Selesai) 4. Admin Operasional dapat mengubah beberapa state lelang dengan klik ”ubah”, yang menampilkan Formulir Tahap (Metode Pengadaan, Nama, Waktu mulai, Waktu mulai boleh maju, Waktu mulai boleh mundur, Waktu selesai, Waktu selesai boleh maju, Waktu selesai boleh mundur). Isikan ”waktu mulai” dan ”waktu selesai”, dan klik ”Simpan”.

Admin Operasional dapat melakukan perubahan pada ”waktu mulai” atau ”waktu selesai”

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

137

138

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

di tiap tahap lelang tergantung dari pilihan yang telah ditetapkan oleh Admin Super, apakah waktu tersebut boleh maju, boleh mundur atau tetap (tidak boleh maju atau mundur). Tahapan yang disetting Admin Operasional di sini akan diberlakukan pada menu Panitia Pengadaan pada waktu setting jadual.

4. Satuan Kerja 1. Pada menu ini, Admin Operasional dapat memasukkan nama satuan kerja dengan mengklik ”buat baru” pada tampilan Daftar Satuan Kerja (Kode, Nama, Alamat, Telepon, Email).

2. Selanjutnya akan muncul tampilan Formulir Satuan Kerja (Kode, Nama, Alamat, Telepon, Email), kemudian klik ”Simpan”.

5. Hari Libur 1. Admin Operasional dapat memasukkan hari libur yang sudah tersetting dengan meng-klik ”Transfer Dari Master Hari Libur” 2. Untuk mengetahui hari libur apa saja yang ada dalam kurun waktu tertentu, Admin Operasional memilih ”Tahun” dan ”Bulan” yang diinginkan, lalu klik ”Ganti”. Akan terlihat data hari libur sesuai dengan yang di set oleh Admin Super , dengan tampilan Tahun dan Bulan Hari Libur 3. Meskipun data hari libur disetting oleh Admin Super, namun Admin Operasional juga dapat menambah hari libur sesuai dengan kebutuhannya, dengan klik ”buat baru”, sehingga keluar tampilan Tanggal. Setelah memasukkan setting hari libur, kemudian klik ”simpan” 6. Konfigurasi Periode 1. Pada menu ini Admin Operasional pada tampilan Formulir Konfigurasi Periode (Tahun, Tipe) melakukan setting periode lelang untuk satu tahun, yaitu dengan memasukkan tahun periode dan memilih tipe periode.

Tipe periode terdiri atas tipe bebas/non periodik dan tipe periodik. Jika Admin Operasional memilih tipe bebas/non periodik, maka selama setahun ke depan pengumuman lelang tidak

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

terbagi atas periode-periode. Sebaliknya, jika Admin Operasional memilih tipe periodik maka selama setahun ke depan pengumuman lelang akan terbagi atas beberapa periode 2. Setelah memilih tahun dan tipe periode lelang maka klik ”simpan”, sehingga akan keluar tampilan Konfigurasi Periode (Tahun, Tipe, Konfirmasi(ubah,konfirmasi,hapus)) 3. Kemudian, untuk mengaktifkan periode lelang yang telah di setting maka Admin Operasional klik ”konfirmasi”, muncul tampilan Konfigurasi Periode (Tahun, Tipe, Konfirmasi (terkunci)).

Setelah tipe periode lelang teraktivasi maka Pengguna Anggaran dan Panitia Pengadaan dapat memasukkan paket pekerjaannya ke dalam sistem.

7. Periode Pengadaan Menu ini digunakan jika Admin Operasional mensetting tipe ”periode” pada konfigurasi periode.

1. Setelah Admin Operasional meng-klik ”Periode Pengadaan”, maka akan muncul tampilan Periode Pengadaan (Tahun, Waktu, Nama) 2. Untuk membuat periode lelang, admin meng-klik ”buat baru”, sehingga muncul tampilan Formulir Periode (Instansi, Waktu Mulai, Nama) 3. Admin Operasional membuat periode lelang dengan melakukan setting tanggal dibukanya lelang periode tersebut/tanggal pengumuman lelang/tanggal mulai diumumkannya paketpaket pekerjaan kepada Penyedia Barang/Jasa, dengan cara klik . Kemudian Admin juga memasukkan setting jam dan menit nya. Setelah itu, Admin memasukkan nama periode tersebut, lalu klik ”Simpan” 4. Apabila belum masuk jadual periode tertentu, maka Admin dapat melakukan pengeditan terhadap periode tersebut, dengan klik ”ubah”, ataupun menghapus periode tersebut, dengan klik ”hapus”.

8. User Pada menu User, Admin Operasional dapat memasukkan nama-nama pengguna anggaran untuk satuan-satuan kerja yang ada dalam instansi tersebut. Di mana untuk tiap satuan

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

139

140

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

kerja hanya terdapat satu Pengguna Anggaran, yang ditunjukkan oleh tampilan Daftar User (Tipe, Satuan Kerja, Nama, Username, Default password, Tipe, Email, Status Aktif).

1. Untuk membuat user ID dan password Pengguna Anggaran, klik ”buat baru” sehingga akan keluar tampilan Formulir User (Username, Nama, Tipe, Telepon, Alamat, Email, Satuan Kerja) 2. Setelah mengisi keseluruhan formulir, klik ”Simpan”, sehingga akan keluar tampilan Daftar User (Tipe, Satuan Kerja, Nama, Username, Default password, Tipe, Email, Status Aktif) 3. Dalam menu Daftar User terdapat 3 pilihan untuk Pengguna Anggaran, yaitu detil, hapus dan non aktifkan, tergantung dari keputusan masing-masing Satuan Kerja 4. Admin Operasional dapat melihat detil dari data Pengguna Anggaran yang telah dimasukkan dengan meng-klik ”detil”, melakukan penghapusan data jika tidak digunakan lagi untuk seterusnya dengan meng-klik ”hapus”, serta menonaktifkan login Pengguna Anggaran jika tidak digunakan untuk sementara waktu dengan meng-klik ”nonaktifkan”.

9. Panitia Yang Belum Upload Public Key Pada menu ini admin operasional dapat melihat data-data panitia yang sudah atau belum melakukan upload public key. Upload public key ini dilakukan agar penyedia barang jasa dapat melakukan penawaran terhadap paket pekerjaan yang ditawarkan oleh Pengguna Barang dan Jasa. Jika panitia telah melakukan upload public key, maka tidak akan keluar daftar panitia tersebut dalam menu ini. Tampilan menu ini ditunjukkan oleh Daftar panitia yang belum upload publik key (No, Nama, satuan Kerja, Email, Status).

10. Penyedia Barang/Jasa 1. Pada menu ini, Admin Operasional dapat melihat nama-nama vendor/rekanan/ perusahaan yang telah terdaftar pada database software e-Procurement dengan klik menu ’Penyedia” sehingga akan muncul tampilan Daftar Perusahaan/Penyedia (Npwp, Nama, Alamat, Kekayaan Bersih,Contact Person, Username, Waktu Aktivasi, detail)

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

2. Untuk melihat detail data perusahaan milik Penyedia Barang/Jasa, dengan cara klik ”detail”, sehingga keluar tampilan Data Perusahaan (NPWP, Nama, Alamat, Kota, Telepon, Fax, Alamat email, Contact Person, No.HP, Kekayaan bersih).

11. Paket Pekerjaan 1. Pada menu ini Admin Operasional hanya dapat melihat paket-paket pekerjaan yang ada dalam periode tertentu dan oleh satuan kerja tertentu, dengan meng-klik ”Paket Pekerjaan”, sehingga keluar tampilan Pekerjaan (Cari, Status, Satuan Kerja, Kode, Nama, Spesifikasi, Anggaran, Pengadaan, Pemenang, PPK) 2. Setelah keluar tampilan Pekerjaan, Admin Operasional dapat melihat dokumen, persyaratan dan rincian pekerjaan dari masing-masing paket pekerjaan. Jika Admin Operasional ingin mengetahui dokumen tiap paket pekerjaan maka klik ”Dokumen”, lalu klik ”download”, seperti yang ditunjukkan dalam tampilan Dokumen Lelang (Pekerjaan, Anggaran, HPS/ OE, Nama File, Deskripsi, Jenis, download) 3. Jika Admin Operasional ingin mengetahui persyaratan tiap paket pekerjaan maka klik ”Persyaratan” dan akan keluar tampilan Persyaratan Pekerjaan (Nama Pekerjaan, Klasifikasi Pekerjaan, Anggaran, HPS/OE) dan Persyaratan Kualifikasi (No, Nama) 4. Jika Admin Operasional ingin mengetahui rincian pekerjaan tiap paket pekerjaan, klik ”Rincian Pekerjaan” dan akan keluar tampilan Rincian Pengadaan (Nama Pekerjaan, Klasifikasi Pekerjaan, Anggaran, HPS/OE, Nama, Volume, Satuan).

12. Pengadaan 1. Pada menu ini Admin Operasional dapat mengetahui data dan dokumen yang dimasukkan oleh Panitia Pengadaan. Data-data tersebut baru dimasukkan ketika Panitia Pengadaan telah melakukan register paket pekerjaan tersebut pada suatu putaran lelang.

2. Admin Operasional juga dapat melihat per status, periode, bagian/SKPD dari paket tersebut. Menu ini menampilkan Pengadaan (Cari, Status, Tahun, Periode, Satuan Kerja, Nama Pekerjaan, Anggaran HPS, Waktu Mulai, Status, Tahap Aktif) 3. Admin Operasional dapat melihat jadwal yang telah disusun oleh Panitia Pengadaan

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

141

142

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

dengan klik ”Jadwal”, sehingga keluar tampilan Jadwal Pengadaan (Pengadaan, Metode, Nama, Waktu Mulai, Waktu Selesai) Fungsi ini sekaligus untuk mengetahui apakah susunan jadwal yang sudah dibuat oleh Panitia Pengadaan sudah sesuai dengan rentang waktu yang diberikan oleh Admin Operasional atau belum 4. Jika Panitia Pengadaan hendak melakukan koreksi terhadap dokumen yang mereka masukkan pada suatu putaran lelang, maka Admin Operasional melakukan konfirmasi buka-tutup nya paket pekerjaan tersebut dengan meng-klik ”tutup” 5. Jika Panitia Pengadaan ingin membatalkan paket pekerjaan yang sudah mereka registerkan ke dalam suatu putaran namun masih belum diumumkan, maka Admin Operasional dapat meng-klik ”batalkan”, agar paket tersebut tidak diumumkan pada pengumuman lelang periode yang dimaksudkan.

13. Laporan Pada menu Laporan , Admin Operasional dapat melihat berbagai laporan antara lain Total Paket Pekerjaan, Paket Pekerjaan, Model Koran, Model Asosiasi, rekapitulasi Sisa Anggaran, Rekapitulasi Pemenang per Tahun, dan sebagainya.

1. Untuk menentukan periode laporan yang diinginkan, maka Admin Operasional meng-klik ”Periode”. Tampilan pada salah satu sub menu Laporan adalah Total Paket Pekerjaan (Periode, No, Satuan Kerja, Aktif, Gagal, Selesai, Belum Selesai, Keterangan) 2. Dari menu ini Admin Operasional dapat mengetahui jumlah paket pekerjaan yang dilelang, paket pekerjaan yang sudah dan belum selesai pada masing-masing satuan kerja. Selain itu pada model koran, akan menampilkan satuan kerja, alamat, jenis pekerjaan, jumlah paket, nilai pekerjaan, dalam satu periode lelang. Dan pada model asosiasi akan menampilkan satuan kerja, kode paket, nama paket, HPS/OE, jenis pekerjaan, bidang dan sub bidang dari paket yang dilelang.

Sub menu-sub menu tersebut dapat dilihat dan dicek masing-masing sesuai dengan kebutuhan Admin Operasional

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

7. Manual Aplikasi Penyedia Barang/Jasa Panduan yang harus diikuti oleh calon penyedia barang/jasa dalam mengikuti lelang e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya ditunjukkan oleh gambar berikut.

Rekanan

Telah Register?

Tidak

Check Email untuk Username & password

Register

Download Data

Ya Login

Download Dokumen (RKS/BQ/Gambar

Edit Data Administrasi

Lihat Paket Pekerjaan

Isi data manual

Pilih Paket Pekerjaan

Pascakualifikasi

Jenis Lelang

Anggota LPJK? Tidak

Pemeliharaan Data

Prakualifikasi

Aanwijzing

Cetak berkas pernyataan minat

Penawaran

Aanwijzing

Cetak berkas pernyataan minat

Penawaran

Penjelasan detail skema tersebut adalah sebagai berikut.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Ya

143

144

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

1. Buka portal e-Procurement dengan alamat: www.surabaya-eproc.or.id 2. Registrasi: Bila Penyedia Barang/Jasa belum mendaftarkan perusahaan pada portal e-Procurement, maka harus registrasi, dengan cara: a) Klik ”Registrasi Penyedia” b) Isi kolom: Email Perusahaan, NPWP Perusahaan, Nama Perusahaan, Alamat Perusahaan, Pertanyaan, Jawaban). Untuk pertanyaan dan jawaban harap diingat untuk selanjutnya dapat digunakan untuk mereset password atau mengganti email

c) Baca Term of Service/persyaratan d) Klik ”Simpan” e) Beberapa saat kemudian cek pada alamat email, untuk mengaktifkan account perusahaan untuk login ke portal e-Procurement. Ikuti proses pengaktifan account sesuai dengan petunjuk yang ada pada email, yaitu dengan klik link aktivasi yang telah disediakan di email balasan tersebut.

Sebagai catatan, pastikan account perusahaan diaktifkan, apabila tidak diaktifkan dahulu maka username dan password tidak bisa digunakan (baca email balasan dari admin e-Procurement).

3. LOGIN Penyedia Barang/Jasa dapat melakukan login dengan cara: a) Mengisi kolom Username dengan alamat email b) Mengisi kolom Password, dengan password balasan dari admin e-Procurement pada saat registrasi. Password ini dapat diubah dengan cara login terlebih dahulu kemudian pilih menu Data Umum dengan klik ”Ubah Password”, dengan cara ✔ Klik ”Ubah Password” ✔ Masukkan password lama ✔ Isi dengan password yang baru ✔ Masukkan password baru ✔ Klik ”Simpan”

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

4. Isi menu ”Data Perusahaan” Setelah Penyedia Barang/Jasa telah berhasil login, maka akan tersedia beberapa menu, diantaranya menu untuk mengupdate data perusahaan, informasi data semua paket pekerjaan yang sedang dilelang oleh Pemkot Surabaya, registrasi paket pekerjaan, melakukan penawaran dan cetak dokumen penawaran, mengetahui pemenang dan melakukan sanggahan serta apabila Penyedia Barang/Jasa menemukan indikasi kecurangan maka dapat melaporkan secara online pada portal e-Procurement.

a) Data Umum Penyedia Barang/Jasa dapat mengubah data perusahaan dengan cara:

✔ Klik menu ”Data Umum”

✔ Klik ”Ubah”

✔ Edit data perusahaan: NPWP, Nama, Alamat, Kota, No.Telp, No.Fax, Contact Person, No.HP

✔ Klik ”Simpan” apabila ingin menyimpan data, klik ”Batal” bila data tidak ingin disimpan (kembali ke menu semula)

b) Administrasi Pada menu ini Penyedia Barang/Jasa memasukkan data administrasi perusahaan sesuai dengan dokumen yang dimiliki. Penyedia Barang/Jasa dapat mengubah data administrasi dengan cara:

✔ Klik menu ”Data Administrasi”

✔ Klik ”Ubah”

✔ Klik ”Simpan” apabila data ingin disimpan, klik ”Batal” bila data tidak ingin disimpan (kembali ke menu semula)

✔ Data Administrasi Perusahaan, terdiri dari:

• SIUP Memasukkan data: ✔ Nama Instansi (Nama instansi yang mengeluarkan SIUP) ✔ No. SIUP

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

145

146

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

✔ Tanggal Berlaku SIUP (klik gambar kalender)

• IUJK Memasukkan data: ✔ Nama Instansi (Nama instansi yang mengeluarkan IUJK) ✔ No. IUJK ✔ Tanggal Berlaku IUJK (klik gambar kalender)

• Akta Pendirian Badan Usaha Memasukkan data: ✔ No, Akta Pendirian ✔ Tanggal Akta Pendirian (klik gambar kalender) ✔ Notaris

• Perubahan Akta Pendirian Badan Usaha Memasukkan data: ✔ No. Akta Perubahan ✔ Tanggal Akta Perubahan (klik gambar kalender) ✔ Nama Notaris Akta Perubahan

• Pelunasan Pajak Terakhir Memasukkan data: ✔ No. Pelunasan Pajak Terakhir ✔ Tanggal Pelunasan Pajak Terakhir

• Pajak Memasukkan data: ✔ Laporan Ppn: No. Laporan Ppn Bulan ke 1, 2, 3 dan Tanggal Laporan Ppn Bulan ke 1, 2, 3 (Klik gambar kalender) ✔ Laporan Pph: No. Laporan Pph Bulan ke 1, 2, 3 dan Tanggal Laporan Pph Bulan ke 1, 2, 3 (Klik gambar kalender)

• Neraca Memasukkan data: ✔ Tanggal Neraca (klik gambar kalender)

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

✔ Aktiva: Aktiva Lancar, Aktiva Tetap, Aktiva Lain ✔ Pasiva: Utang Jangka Pendek, Utang Jangka Panjang c) Klasifikasi Perusahaan Pada menu ini Penyedia Barang/Jasa memasukkan data klasifikasi, bidang dan subbidang sesuai dengan dokumen perusahaan, dengan cara: ✔ Pilih ”Klasifikasi Perusahaan” ✔ Klik ”Buat Baru” ✔ Masukkan data: ”Klasifikasi”, ”Bidang”, ”Subbidang” ✔ Klik ”Simpan” ✔ Bila ingin melakukan edit, klik ”Ubah” ✔ Jika data yang ingin diinput sudah tidak sesuai lagi dengan dokumen perusahaan, maka klik ”hapus” d) Pemilik Pada menu ini Penyedia Barang/Jasa mengisi nama pemilik perusahaan, dengan cara: ✔ Klik menu ”Pemilik” ✔ Memasukkan data pemilik dengan cara klik ”Buat Baru” ✔ Masukkan data: ”Nama Pemilik”, ”No.KTP”, ”Alamat”, ”Persentase kepemilikan” ✔ Klik ”Simpan” digunakan untuk menyimpan dan ”Batal” untuk membatalkan ✔ Untuk mengedit, klik ”ubah” ✔ Klik ”hapus” untuk menghapus data pemilik yang telah diinput e) Direksi Penyedia Barang/Jasa memasukkan data nama jajaran Direksi Perusahaan, Penyedia Barang/Jasa juga dapat melakukan penambahan, ubah dan hapus nama pemilik perusahaan dengan cara: ✔ Klik menu ”Direksi” ✔ Klik ”buat baru” lalu masukkan data: ”Nama”, ”NPWP”, ”No.KTP”, ”Alamat”, ”Jabatan”, ”Penanggung Jawab”(bila data yang dimasukkan adalah penanggung jawab perusahaan maka Penyedia Barang/Jasa klik kolom hingga muncul tanda chek (v)) ✔ Klik ”Simpan” digunakan untuk menyimpan dan ”Batal” untuk membatalkan

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

147

148

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

✔ Untuk mengedit, klik ”ubah” ✔ Klik ”hapus” untuk menghapus data Direksi f) Tenaga Ahli Perusahaan pada menu ini mengisikan data tenaga ahli. Pada menu ini dapat dilakukan penambahan, ubah dan hapus dengan cara: ✔ Klik menu ”Tenaga Ahli” ✔ Klik ”buat baru” lalu masukkan data: ”Nama”, ”No.KTP”, ”Bidang Keahlian”, ”Alamat”, ”No. SKA”, ”Masa Berlaku” ✔ Klik ”Simpan” digunakan untuk menyimpan dan ”Batal” untuk membatalkan ✔ Untuk mengedit, klik ”ubah” ✔ Klik ”hapus” untuk menghapus data tenaga ahli yang telah dimasukkan g) Pengalaman Penyedia Barang/Jasa (rekanan) dapat memasukkan pengalaman pekerjaan perusahaan yang telah dilakukan dan atau masih sedang dikerjakan. Pada menu ini dapat dilakukan penambahan, ubah dan hapus dengan cara: ✔ Klik menu ”Pengalaman” ✔ Klik ”Buat Baru” lalu masukkan data: ”Klasifikasi”, ”Bidang”, ”Subbidang”, ”Pengguna”, ”Nama”, ”Lokasi”, ”Alamat Pengguna”, ”No.Kontrak”, ”Nilai Kontrak (Rp)”, ”Tanggal selesai Kontrak” ✔ Klik ”Simpan” digunakan untuk menyimpan dan ”Batal” untuk membatalkan ✔ Untuk mengedit, klik ”ubah” ✔ Klik ”hapus” untuk menghapus data pengalaman pekerjaan. h) Peralatan Penyedia Barang/Jasa (rekanan) dapat memasukkan data peralatan yang dimilikinya sebagai penunjang suatu paket pekerjaan dapat dilaksanakan. Pada menu ini dapat dilakukan penambahan, ubah dan hapus dengan cara: ✔ Klik menu ”Peralatan” ✔ Klik ”Buat Baru” lalu masukkan data: ”Jenis Peralatan”, ”Jumlah (input dengan hanya angka, tanpa satuan)”, ”Kapasitas (input hanya dengan angka,tanpa satuan)”, ”Merk”,

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

”Tahun Pembuatan”, ”Kondisi”, ”Lokasi”, ”Bukti”. ✔ Klik ”Simpan” digunakan untuk menyimpan dan ”Batal” untuk membatalkan ✔ Untuk mengedit, klik ”ubah” ✔ Klik ”hapus” untuk menghapus data peralatan perusahaan. i) Pengadaan 1. Penyedia Barang/Jasa (rekanan) pada menu ini dapat mengetahui semua paket pekerjaan yang dilelangkan/ditenderkan oleh Pemerintah Kota Surabaya dan masih dapat dilakukan proses registrasi untuk mengikuti pekerjaan tersebut, dengan cara: ✔ Pilih paket pekerjaan yang sesuai dengan dokumen perusahaan (jenis pekerjaan, kualifikasi, bidang dan subbidang) ✔ Pilih dan Klik ”Instansi” ✔ Pilih dan Klik ”tahun” ✔ Pilih dan Klik ”Periode” yang akan diikuti ✔ Klik ”Register” untuk menghapus data peralatan perusahaan.

2. Pada menu ini Penyedia Barang/Jasa dapat melakukan aanwijzing online yaitu dengan cara: ✔ Klik ”aanwijzing” ✔ Klik ”Pertanyaan Baru” ✔ Penyedia Barang/Jasa juga dapat melihat Berita Acara aanwijzing yang telah diupload oleh Panitia Pengadaan dengan cara klik dokumen yang telah diupload pada kolom ”Berita Acara” 3. Apabila Penyedia Barang/Jasa tidak menemukan suatu paket pekerjaan dalam menu ini, kemungkinan paket pekerjaan tersebut: • telah memasuki tahapan/proses buka sampul • belum dilelangkan • dibatalkan • untuk keterangan lebih lanjut mengenai suatu paket pekerjaan hubungi Helpdesk Sekretariat Layanan e-Procurement di nomor 031-5462064

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

149

150

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

j) Penawaran 1. Penyedia Barang/Jasa (rekanan) pada menu ini dapat melakukan beberapa tahapan mulai penawaran, pembatalan untuk mengikuti pelelangan hingga sanggahan. Cetak dokumen penawaran juga disediakan pada menu ini sehingga Penyedia Barang dan Jasa hanya tinggal melakukan klik pada dokumen yang ingin dicetak. Tahapan untuk hal tersebut tersusun secara otomatis berurutan dari aanwijzing, pemasukan penawaran hingga sanggahan sesuai dengan metode pelelangan yang digunakan 2. Sedangkan untuk Pengadaan Barang/Jasa secara Prakualifikasi, Penyedia Barang/Jasa dapat memasukkan Dokumen Prakualifikasi, dengan cara: ✔ Register paket pekerjaan pada menu ”Pengadaan” ✔ Kemudian Klik ”Penawaran” ✔ Klik ”Pemasukan Dokumen Prakualifikasi” yang digunakan untuk memasukkan dokumen prakualifikasi secara online (persetujuan). Sedangkan hardcopy dokumen prakualifikasi tetap dimasukkan di Dinas/Satuan Kerja terkait sesuai dengan RKS dan jadwal yang terupload pada portal e-Procurement.

3. Penyedia Barang/Jasa (Rekanan) pada menu ini dapat melihat dan melakukan: • aanwijzing • Pemasukan Penawaran • Penawaran yang sudah diajukan oleh Penyedia Barang/Jasa tidak bisa dibatalkan • Sebelum melakukan penawaran, penyedia barang/jasa melakukan: ✔ Membuat IKP ✔ Melakukan Approve ✔ Up-load kunci publik Up-load kunci publik hanya dilakukan satu kali, dengan cara: ₪ pilih menu ”Profil” ₪ klik ”upload publik key” ₪ klik ”browse” masukkan kunci publik atau certifikate.pem ₪ kemudian klik ”upload” ₪ Hingga pada data umum, pada kolom kunci publik terdapat keterangan ”Sudah di-upload”

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

✔ Kemudian upload kunci privat, dengan cara ₪ klik menu ”load kunci privat” ₪ Masukkan dokumen kunci privat dengan cara klik ”Browse” masukkan file key.pem ₪ masukkan ”Passphrase” ₪ klik ”upload” ₪ Hingga menu ”load kunci privat” berubah menjadi ”unload kunci privat” ✔ Setelah upload kunci privat, maka Penyedia Barang/Jasa dapat melakukan penawaran pada portal e-Procurement • Masa sanggah • Cetak Isian Kualifikasi (FIPK) • Cetak Pernyataan Minat (SPM) • Cetak Pernyataan Hingga Akhir Proses • Cetak Surat Penawaran Harga (SPH) • Cetak Pakta Integritas • Batal ikut Pengadaan Penyedia Barang/Jasa dapat membatalkan suatu paket pekerjaan pada menu ini, namun apabila Penyedia Barang/Jasa telah melakukan penawaran, maka pembatalan tidak dapat dilakukan. k) Indikasi Kecurangan Pada menu ini Penyedia Barang/Jasa dapat melaporkan adanya indikasi kecurangan dalam proses lelang Pengadaan barang/Jasa, dengan cara: ✔ Klik menu ”Indikasi Kecurangan” ✔ Input deskripsi indikasi kecurangan ✔ Apabila Penyedia Barang/Jasa ingin mengirimkan indikasi kecurangan dalam bentuk softcopy, maka dapat diupload pada menu ”File” ✔ Kemudian klik ”Simpan” untuk menyimpan/mengirim, dan klik ”batal” untuk membatalkan.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

151

152

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Penjelasan yang cukup detail dalam tahapan-tahapan pelaksanaan e-Procurement berdasarkan pengalaman yang sudah teruji di Pemerintah Kota Surabaya diharapkan bisa memberikan gambaran yang jelas mengenai proses tahap per tahap dari sistem pengadaan barang dan jasa pemerintah secara elektronik. Oleh karena Pemko. Surabaya sudah melaksanakan proses e-Procurement sejak tahun 2004, maka belajar e-Procurement kepada Pemko. Surabaya dipastikan akan sangat membantu instansi atau pemerintah daerah yang juga memiliki inisiatif untuk segera melaksanakan e-Procurement di lingkungannya. Untuk keterangan lebih lanjut mengenai sistem e-Procurement Pemko. Surabaya, bisa menghubungi secara langsung Sekretariat e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

4.2.3. Departemen Komunikasi dan Informasi (DEPKOMINFO) DEPKOMINFO bersama dengan BAPPENAS merupakan lembaga pemerintah yang bertanggungjawab terhadap pengembangan sistem pengadaan elektronik pemerintah. Terkait dengan hal tersebut, DEPKOMINFO mengembangkan suatu sistem pengadaan elektronik pemerintah yang dikenal dengan Sistem e-Pengadaan Pemerintah (SePP). Aplikasi Sistem ePengadaan Pemerintah (SePP) dimaksudkan untuk mengoptimalisasikan proses e-Lelang, e-Seleksi, e-Pembelian, e-Katalog, Sistem Manajemen Penyedia Barang/Jasa dan Sistem Manajemen Instansi Pemerintah dari proses manual menjadi proses elektronik.

Situs Depkominfo dalam pengadaan barang dan jasa secara elektronik beralamat di www.

SePP.depkominfo.go.id. Tampilan dari dari situs tersebut ditunjukkan oleh gambar berikut.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

153

154

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Situs www.SePP.depkominfo.go.id yang digunakan sebagai portal untuk pengadaan barang dan jasa secara elektronik untuk seluruh instansi pemerintah ini menyediakan layanan-layanan pengadaan yang terdiri dari : 1. Sistem Manajemen Instansi Pemerintah (SMI) 2. Sistem Manajemen Penyedia Barang/Jasa (SMP): Untuk Mendaftarkan dan Mengelola Data-data Perusahaan Penyedia Barang dan Jasa 3. e-Lelang: Layanan Pemilihan Penyedia Barang melalui Pelelangan Umum secara elektronik 4. e-Seleksi: Layanan Pemilihan Penyedia Jasa melalui Seleksi Umum secara elektronik 5. e-Pembelian: Layanan Pengadaan Barang/Jasa dengan Cara Pembelian Langsung dari Daftar (Katalog) Barang/Jasa atau dengan cara penawaran berulang 6. e-Katalog: Layanan Informasi Daftar (Katalog) barang dan Jasa Sebelum menggunakan layanan pengadaan barang dan jasa maka yang harus dilakukan adalah mendaftar terlebih dahulu melalui menu Sistem Manajemen Instansi Pemerintah (SMI) dan Sistem Manajemen Penyedia Barang/Jasa (SMP).

1. Sistem Manajemen Instansi Pemerintah (SMI)

SMI merupakan sistem Pendaftaran Instansi Pemerintah untuk dapat mengakses sistem e-pengadaan pemerintah (SePP) sehingga pemerintah dapat menjalankan menu-menu yang telah disediakan di dalam sistem tersebut serta untuk mengelola, menambahkan, mengubah dan menghapus data Unit Organisasi, Satuan Kerja dan Panitia Pengadaan. SMI ini merupakan proses awal yang harus dilalui dalam proses pengadaan barang dan jasa dengan sistem SePP ini.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

a) Tujuan SMI Tujuan SMI adalah: 1. Memberikan akses bagi Administrator Instansi Pemerintah untuk dapat masuk ke dalam Sistem e-Pengadaan Pemerintah (SePP) dan untuk dapat menjalankan menu-menu yang telah disediakan di dalam system tersebut.

2. Memberikan akses kepada Administrator Instansi Pemerintah untuk dapat mengelola, menambah, mengubah dan menghapus data Unit Organisasi, Satuan Kerja dan Panitia Pengadaan.

3. Pengelolaan data mengenai proses pengadaan suatu instansi. Pengelolaan ini dilakukan Instansi pemerintah dengan menunjuk seorang administrator

b) Pendaftaran Langkah-langkah Instansi Pemerintah dalam melakukan pendaftaran adalah: 1. Aktifkan browser Windows Explorer, kemudian Masukan alamat situs aplikasi Sistem ePengadaan Pemerintah (SePP). Selanjutnya akan menampilkan halaman utama dari aplikasi sistem tersebut.

2. Lihat main menu yang digunakan untuk Pendaftaran Instansi Pemerintah.

3. Untuk Instansi Pemerintah yang belum terdaftar, klik menu Pendaftaran Instansi Pemerintah, maka akan menampilkan halaman Formulir Pendaftaran Instansi Pemerintah 4. Masukan semua data Instansi sesuai dengan Instansi Pemerintah yang bersangkutan.

5. Semua kolom yang ada tanda bintang (*) harus diisi semuanya tidak boleh dikosongkan.

6. Setelah semua kolom diisi tekan tombol Kirim dan akan menampilkan pesan Pendaftaran sukses.

7. Selanjutnya tunggu persetujuan dari Administrator Sistem e-Pengadaan Pemerintah (SePP), anda akan menerima email sebagai pemberitahuan diterima atau ditolaknya pendaftaran anda.

c) Penggunaan User Administrator Instansi Pemerintah Langkah-langkah yang harus dilakukan:

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

155

156

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

1. Setelah Instansi Pemerintah melakukan pendaftaran dan sudah disetujui oleh Administrator Sistem e-Pengadaan Pemerintah (SePP), maka Instansi Pemerintah dapat login di dalam situs e-Pengadaan.

2. Klik menu Masuk, untuk akses ke dalam Sistem e-Pengadaan.

3. Masukan Identitas Pengguna dan Kata Kunci sebagai user Administrator Instansi Pemerintah.

4. Tekan tombol Masuk, selanjutnya menampilkan halaman selamat datang Administrator.

5. Klik menu Panel pada halaman tersebut, selanjutnya akan menampilkan halaman Panel Pengguna Administrator Instansi Pemerintah.

6. Klik menu Instansi Pemerintah, selanjutnya akan menampilkan halaman Sistem Manajemen Instansi Pemerintah.

7. Main menu yang digunakan di dalam Sistem Manajemen Instansi Pemerintah adalah : a) Profil Instansi, b) Unit Organisasi c) Satuan Kerja d) Panitia Pengadaan e) Ganti Kata Kunci

2. Sistem Manajemen Penyedia Barang/Jasa (SMP) Seperti pada SMI, SMP merupakan proses awal yang harus dilalui dalam proses pengadaan barang dan jasa dengan sistem SePP. SMP berfungsi untuk mendaftarkan dan mengelola datadata perusahaan penyedia barang dan jasa.

Untuk masuk sistem ini penyedia barang/jasa harus melakukan pendaftaran terlebih dahulu.

Pendaftaran harus disertai dengan data-data yang benar dan valid melalui formulir input online dan selanjutnya harus dibuktikan dengan mengirimkan berkas perusahaan dalam bentuk kertas ke help-desk di Kantor Depkominfo. Setelah memperlihatkan kecocokan data

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

elektronik dan data kertas penyedia barang/jasa, Super Administrator sistem akan menyetujui aplikasinya. Selanjutnya penyedia barang/jasa bisa mempergunakan layanan sistem SePP, baik berupa memperbarui (update) data perusahaan dan ikut sebagai penyedia barang/jasa pemerintah.

a) Pendaftaran Langkah-langkah penyedia barang/jasa dalam melakukan pendaftaran adalah sebagai berikut: 1. Lihat main menu yang akan digunakan untuk pendaftaran Penyedia Barang/Jasa.

2. Klik menu Penyedia Barang/Jasa, selanjutnya akan menampilkan halaman pengisian formulir untuk Penyedia Barang/Jasa yang baru mendaftar.

3. Semua kolom yang ada tanda bintang (*) warna merah harus dilengkapi semuanya tidak boleh dikosongkan.

4. Jika semua kolom sudah dilengkapi, tekan tombol Kirim, selanjunya akan menampilkan halaman Pendaftaran Sukses.

5. Klik menu Buat Profil Pelengkap, selanjutnya akan menampilkan window untuk profil pelengkap.

6. Di dalam window Profil Pelengkap Penyedia Barang/Jasa terdapat beberapa menu yang harus dilengkapi oleh penyedia barang/jasa. Adapun menu-menu tersebut adalah : a) Pengurus b) Pemilik Saham c) Pajak d) Neraca e) Tenaga Ahli f) Peralatan g) Pengalaman h) Klasifikasi i) Bidang Usaha 7. Setelah Penyedia Barang/Jasa selesai melakukan pendaftaran ke dalam Sistem e-Pengadaan

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

157

158

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Pemerintah (SePP), penyedia barang/jasa harus menunggu persetujuan hasil pendaftaran tersebut dari Super Administrator SePP, jadi penyedia barang/jasa belum dapat langsung akses ke dalam Sistem e-Pengadaan Pemerintah. Setelah mendapat persetujuan dari Administrator Sistem e-Pengadaan Pemerintah (SePP), maka penyedia barang/jasa dapat akses ke dalam sistem tersebut. Tugas dan tanggung jawab sebagai administrator penyedia barang/jasa yaitu : a) Mengedit detail profile perusahaan anda. b) Merubah Kata Kunci perusahaan anda c) Menambah Barang dan jasa yang ditawarkan perusahan anda ke dalam Katalog. d) Melihat daftar pesanan e) Mengirim invoice ke pemesan.

b) Akses Sistem Langkah-langkah Untuk Dapat Akses Kedalam Sistem, yaitu : 1. Di dalam halaman Utama Sistem e-Pengadaan, Klik menu Masuk, selanjutnya akan menampilkan halaman untuk akses ke dalam sistem.

2. Masukkan Identitas Pengguna dan Kata Kunci sebagai penyedia barang / jasa.

3. Tekan tombol Masuk, selanjutnya akan menampilkan halaman berikutnya.

4. Setelah Penyedia Barang/Jasa masuk ke dalam sistem, maka dipojok kanan atas akan terdapat menu baru yaitu menu Panel.

5. Klik menu Panel, selanjutnya akan menampilkan halaman daftar Pengadaan yang sedang berlangsung dan deskripsi tanggung jawab sebagai administrator penyedia barang/jasa 6. Klik menu Penyedia Barang / Jasa, selanjutnya akan menampilkan halaman Sistem Manajemen Penyedia Barang/Jasa.

7. Di dalam halaman Sistem Manajemen Penyedia Barang/Jasa ada 4 menu utama yang harus dikelola/dipelihara oleh administrator penyedia barang/jasa. Menu-menu tersebut antara lain : a) Profil Utama b) Profil Pelengkap

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

c) Daftar Barang d) Ganti Kata Kunci

3. e-Lelang Layanan Pemilihan Penyedia Barang melalui Pelelangan Umum secara elektronik. pelaksanaan lelang ini melibatkan pejabat Pembuat Komitmen, Panitia pengadaan dan user Pejabat pembuat Komitmen.

a) Petunjuk Pengoperasian Sistem e-Lelang Untuk Instansi Pemerintah 1. Pejabat Pembuat Komitmen Pejabat Pembuat Komitmen dapat akses ke dalam Sistem e- Pengadaan apabila User ID untuk Pejabat Pembuat Komitmen sudah didaftarkan atau dibuat oleh Administrator AMS (Instansi Pemerintah Management System). Tugas dan tanggung jawab sebagai Pejabat Pembuat Komitmen yaitu membuat Daftar Data Program Anggaran, membuat Daftar Mata Anggaran Kegiatan (MAK), menyetujui Jadwal Tender, Pemenang Prakualifikasi dan Pemenang Tender.

Langkah-langkah pengoperasian sistem e-lelang adalah sebagai berikut : 1. Memasukan Identitas Pengguna dan Kata Kunci sebagai Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) 2. Tekan tombol Masuk, selanjutnya menampilkan halaman selamat datang Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) 3. Klik menu Panel pada halaman tersebut, selanjutnya akanmenampilkan halaman Deskripsi Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) 4. Di dalam halaman Deskripsi Pejabat Pembuat Komitmen terdapat tiga menu yang berada dipojok sebelah kiri. Menu-menu tersebut adalah: a) Persiapan, fungsinya untuk menampilkan / mengumumkan paket pengadaan yang akan dilaksanakan

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

159

160

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

b) Berjalan, fungsinya untuk menampilkan pengumuman paket pengadaan yang sedang berjalan atau sedang berlangsung. c) Selesai, fungsinya untuk menampilkan pengumuman paket pengadaan yang sudah selesai dilaksanakan.

5. Selanjutnya Pejabat Pembuat Komitmen harus mendaftarkan Data Program Anggaran terlebih dahulu, melalui modul Sistem Manajemen Intstansi pemerintah 6. Klik menu Instansi Pemerintah yang ada dipojok kanan bawah, selanjutnya akan menampilkan halaman Sistem Manajemen Instansi Pemerintah 7. Di dalam halaman untuk Pejabat Pembuat Komitmen ada 3 menu utama yang dapat dikelola/dipelihara oleh Pejabat Pembuat Komitmen. Menu-menu tersebut antara lain : a) Data Program Anggaran, fungsinya untuk melihat dan membuat daftar kegiatan dan daftar Mata Anggaran Kegiatan (MAK), Menyetujui Jadwal tender dan daftar hasil evaluasi pemenang. b) Ganti Kata Kunci, fungsinya untuk mengubah password user Pejabat Pembuat Komitmen.

2. Panitia Pengadaan Panitia pengadaan dapat akses kedalam Sistem e-Pengadaan setelah didaftarkan Administrator Instansi Pemerintah. Tugas dan tanggung jawab sebagai Panitia Pengadaan adalah membuat Paket pekerjaan, membuat Item pekerjaan dan memasukan semua dokumen seperti dokumen Lelang, Prakualifikasi dan sebagainya.

Langkah-langkah pengoperasian e-lelang untuk panitia pengadaan adalah Membuat Jadwal Tender, yaitu sebagai berikut : 1. Masukan Identitas Pengguna dan Kata Kunci Panitia Pengadaan(PP).

2. Tekan tombol Masuk, selanjuntnya menampilkan halaman selamat datang Panitia Pengadaan (PP).

3. Klik menu Panel pada halaman tersebut, selanjutnyan akan menampilkan halaman Deskripsi Panitia Pengadaan (PP).

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

4. Didalam halama Deskripsi Panitia Pengadaan telah disediakan dokumen-dokumen yang dapat didownload oleh Panitia Pengadaan sesuai dengan kebutuhan.

5. Klik menu e-Lelang, selanjutnya akan menampilkan halaman daftar pelaksanaan pengadaan berlangsung.

6. Di dalam halaman untuk Panitia Pengadaan ada 2 menu utama yang dapat dikelola/ dipelihara oleh Panitia Pengadaan. Menu-menu tersebut antara lain : a) Data Program Anggaran, fungsinya untuk membuat data Paket Pekerjaan, Jadwal Pekerjaan. b) Ganti Password, fungsinya untuk mengubah password user Panitia Pengadaan.

3. Pelaksanaan Lelang a. User Pejabat Pembuat Komitmen 1. Jadwal lelang Setelah Panitia Pengadaan selesai membuat jadwal lelang dan diajukan kepada Pejabat Pembuat Komitmen, maka Pejabat Pembuat Komitmen berhak untuk menolak atau menyetujui Jadwal Lelang tersebut. Langkah-langkahnya adalah : a) Jika Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) hendak melihat daftar Jadwal Paket Pengadaan yang telah dibuat oleh Panitia Pengadaan, terlebih dahulu PPK harus masuk ke dalam sistem SePP. b) Selanjutnya akan menampilkan halaman Panel Pengguna Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) c) Klik menu e-Lelang yang ada dipojok kanan atas, selanjutnya akan menampilkan halaman daftar Pengadaan Pekerjaan yang sedang berlangsung. d) Klik menu Data Program Anggaran, selanjutnya akan menampilkan halaman daftar Data Program Anggaran. e) Pilih No. Anggaran, untuk melihat daftar Mata Anggaran Kegiatan. f) Data Paket dapat dilihat oleh Pejabat Pembuat Komitmen, apabila Panitia Pengadaan sudah memasukan data Paket Pekerjaan sesuai dengan MAK.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

161

162

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

g) Klik No. MAK, untuk melihat daftar Data Paket. h) Klik Nama Paket, untuk melihat Detail Paket Pengadaan tersebut. i) Jika Pejabat Pembuat Komitmen menyetujui Detail Paket, Jadwal, Dokumen dan Kualifikasi yang telah dibuat oleh Panitia Pengadaan, j) Selanjutnya Klik tombol Setujui Paket. Jika Pejabat Pembuat Komitmen menolak, maka PPK harus mengisi kolom alasan menolak data Paket Pengadaan tersebut, selanjutnya klik tombol Tolak Paket. k) Setelah PPK menyetujui data paket pengadaan, maka panitia pengadaan dapat melanjutkan dengan mengumumkan paket pengadaan untuk umum.

2. Penetapan Pemenang Setelah panitia pengadaan mengirimkan hasil evaluasi calon pemenang, selanjutnya Pejabat Pembuat Komitmen akan memberikan persetujuan dari hasil evaluasi tersebut. a) Klik tombol Evaluasi Calon Pemenang, untuk menyetujui atau menolak hasil evaluasi dari Panitia Pengadaan. Klik tombol Setujui Evaluasi b) Setelah disetujui oleh Pejabat Pembuat Komitmen maka panitia pengadaan akan melanjutkan ke tahap berikutnya 3. Masa Sanggah Tahap berikutnya mengaktifkan Masa Sanggah. Fungsinya untuk para peserta yang tidak menang dapat memberikan sanggahan kepada panitia pengadaan. a) Disini Pejabat Pembuat Komitmen menunggu sanggahan dari para peserta lelang. Jika ada sanggahan klik menu Detail Paket. b) Klik menu Masa Sanggah Penunjukan Pemenang, selanjutnya akan menampilkan halaman Forum Tanya Jawab Masa Sanggah. c) Klik salah satu option pertanyaan dari penyedia barang/jasa, kemudian tekan tombol Jawab. d) Selanjutnya Panitia pengadaan menjawab pertanyaan tersebut • Tekan tombol Simpan untuk menyimpan jawaban dan mengirimkan ke vendor

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

b. User Panitia Pengadaan 1. Jadwal Lelang a) klik menu jadwal, selanjutnya akan menampilkan halaman jadwal pelaksanaan lelang. b) tekan tombol eksekusi tahap untuk mengaktifkan jadwal-jadwal yang sudah ditentukan.

2. Pengumuman dan Pendaftaran Lelang Pada saat tombol eksekusi tahap diklik, tahap pertama adalah pengumuman lelang. a) setelah pengumuman lelang dipilih, selanjutnya paket pengadaan akan diumumkan untuk publik (umum). b) kemudian panitia pengadaan menunggu vendor-vendor yang melakukan pendaftaran pada paket pengadaan yang sedang diumumkan. c) sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya, panitia pengadaan terlebih dahulu melihat daftar peserta untuk melihat vendor-vendor yang sudah melakukan pendaftaran.

3. Pengambilan Dokumen Tahap kedua mengaktifkan download dokumen penawaran dan kualifikasi. jika menu ini sudah diaktifkan maka vendor dapat mendownload dokumen penawaran.

4. Penjelasan Dokumen Tahap ketiga melaksanakan penjelasan dokumen penawaran dan kualifikasi. Fungsi menu ini untuk mempermudah penyedia barang/jasa dan panitia dalam melakukan tanya jawab secara online. a) klik tombol forum penjelasan dokumen penawaran & kualifikasi untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan dari penyedia barang/jasa. selanjutnya akan menampilkan halaman pertanyaan & jawaban

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

163

164

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

b) jika ada beberapa pertanyaan dari penyedia barang/jasa, terlebih dahulu pilih option yang ada di kolom sebelah kiri, selanjutnya tekan tombol jawab dan akan menampilkan halaman untuk tanya jawab. c) masukan jawaban di dalam kolom yang sudah disediakan d) tekan tombol simpan, jawaban dari panitia pengadaan akan terkirim ke penyedia barang/ jas.

5. Pemasukan Dokumen Tahap keempat mengaktifkan tahap untuk pemasukan dokumen penawaran dan kualifikasi a) setelah diaktifkan, selanjutnya panitia pengadaan menunggu semua vendor memasukan dokumen penawaran. b) jika penyedia barang/jasa sudah memasukan dokumen penawaran dan kualifikasi maka dilayar panitia pengadaan pada kolom status i dan ii akan ada tanda √.

6. Pembukaan File Penawaran dan Kualifikasi Tahap kelima mengaktifkan pembukaan file penawaran dan kualifikasi. jika menu ini diaktifkan, maka panitia pengadaan dapat melihat dokumen penawaran yang ada di detail paket.

7. Evaluasi Penawaran Tahap keenam evaluasi penawaran (administrasi dan teknis) terhadap 3 penawaran terendah. a) setelah diaktifkan, klik menu detail paket. b) didalam halaman detail paket paling bawah terdapat tombol baru yaitu tombol evaluasi sistem gugur c) klik tombol evaluasi sistem gugur, selanjutnya akan menampilkan halaman form penawaran. d) klik tombol evaluasi penawaran peserta. penawaran peserta secara otomatis langsung di evaluasi oleh sistem.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

e) klik tulisan ada pada kolom surat penawaran dan jaminan penawaran, disini panitia pengadaan akan mendownload dokumen surat penawaran dan jaminan penawaran. f) klik tulisan ada pada kolom daftar kuantitas dan harga. selanjutnya akan menampilkan detail daftar kuantitas dan harga masing-masing peserta. g) klik tombol evaluasi keaslian dokumen, fungsi disini adalah untuk mengevaluasi keaslian dokumen para peserta pengadaan. h) pilih option yang ada dikolom sebelah kiri, setelah itu klik tombol evaluasi penyedia barang/jasa. i) selanjutnya akan menampilkan halaman evaluasi keaslian dokumen. j) klik menu lihat data untuk mendownload kelengkapan adminitrasi, jaminan penawaran dan spesifikasi teknis. k) jika semua dokumen lengkap, maka option yang ada disebelah lihat data dipilih / di check. l) jika semua peserta sudah dievaluasi semuanya, selanjutnya akan menampilkan daftar peserta yang lulus dan tidak lulus evaluasi.

8. Upload Berita Acara Evaluasi Penawaran Fungsinya untuk memasukan hasil berita acara yang telah dibuat oleh panitia pengadaan ke dalam sistem, yang nantinya berita acara ini dapat di download oleh para peserta. a) klik menu dokumen, selanjutnya akan menampilkan halaman daftar dokumen yang pernah di upload oleh panitia pengadaan. b) tekan tombol tambah untuk memasukan dokumen berita acara ke dalam sistem. c) masukan no. dokumen d) pilih jenis dokumen dengan dokumen berita acara penawaran e) untuk link, tekan tombol upload f) tekan tombol browse, selanjutnya akan menampilkan window file upload g) pilih file berita acara, kemudian tekan tombol open. h) tekan tombol upload files i) tekan tombol tutup dan salin file dan tekan tombol simpan

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

165

166

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

9. Evaluasi Dokumen dan Pembuktian Kualifikasi Tahap evaluasi ini fungsinya untuk mengevaluasi para peserta lulus atau tidak lulus kualifikasi. a) klik menu detail paket. didalam halaman detail paket paling bawah terdapat tombol baru yaitu tombol evaluasi dokumen kualifikasi b) klik menu evaluasi dokumen kualifikasi, selanjutnya akan menampilkan halaman daftar para peserta lelang. c) klik salah satu option yang ada disebelah kiri, kemudia tekan tombol evaluasi system, fungsinya untuk mengevaluasi dokumen kualifikasi secara otomatis melalui sistem. d) tombol evaluasi panitia, fungsinya jika panitia pengadaan mengkoreksi kembali kelengkapan administrasi dan nilai pengalaman tertinggi peserta. e) jika semua dokumen lengkap maka kotak yang ada disebelah kanan di check (pilih) dan jika lulus kotaknya juga di check. f) tekan tombol simpan dan kembali ke halaman berikutnya g) jika nilai kemampuan dasar (3 x npt) lebih rendah dari kemampuan dasar, otomatis peserta tidak akan lulus pada tahap evaluasi kualifikasi ini. h) jika peserta lulus evaluasi kualifikasi, maka option ke tahap berikut dipilih. kemudian klik tombol simpan evaluasi, untuk menyimpan hasil evaluasi kualifikasi. i) klik menu << kembali ke detail paket. j) klik tombol berita acara untuk mendownload file berita acara penawaran dan kualifikasi. k) pilih jenis format dokumen berita acara penawaran dan kualifikasi yang ingin di download.

10. Berita Acara Hasil Pelelangan dan Usulan Pemenang Setelah hasil evaluasi telah disetujui oleh pejabat pembuat komitmen, selanjutnya panitia pengadaan melanjutkan ke tahap upload berita acara hasil pelelangan dan usulan pemenang. a) klik menu dokumen, selanjutnya akan menampilkan halaman daftar dokumen yang pernah di upload oleh panitia pengadaan.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

b) tekan tombol tambah untuk memasukan dokumen berita acara ke dalam sistem. c) masukan no dokumen dan pilih jenis dokumen dengan dokumen berita acara hasil pelelangan dan usulan pemenang d) untuk link, tekan tombol upload e) tekan tombol browse, selanjutnya akan menampilkan window file upload f) pilih file berita acara, kemudian tekan tombol open. g) tekan tombol upload files, tekan tombol tutup dan salin file dan tekan tombol simpan untuk menyimpan file dokumen ke sistem.

11. Penetapan dan Pengumuman Pemenang Tahap berikutnya mengaktifkan penetapan pemenang dan pengumuman pemenang. a) klik menu detail paket, untuk evaluasi calon pemenang. dihalaman paling bawah dari detail paket akan muncul tombol baru yaitu tombol evaluasi calon pemenang. b) tekan tombol evaluasi calon pemenang untuk menentukan pemenang pelelangan ini. c) dikolom calon pemenang tentukan peserta yang menjadi peringkat pertama (calon pemenang). d) setelah dikolom calon pemenang sudah ditentukan, selanjutnya dikolom pemenang pilih peserta yang jadi pemenang pelelangan e) klik tombol ajukan ke PPK f) hasil evaluasi calon pemenang belum dapan diumumkan dikarenakan harus dikoreksi terlebih dahulu oleh pejabat pembuat komitmen.

12. Masa Sanggah Pada proses masa sanggah, yang memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan para peserta yang tidak memenangkan pelelangan ini adalah pejabat pembuat komitmen 13. Surat Penunjukan Penyedia Barang/ jasa Tahap berikutnya mengaktifkan tahap surat penunjukkan penyedia barang/jasa. a) klik menu dokumen, selanjutnya akan menampilkan halaman daftar dokumen yang pernah di upload oleh panitia pengadaan.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

167

168

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

b) tekan tombol tambah untuk memasukan dokumen surat penunjukan ke dalam sistem. c) masukan no dokumen kemudian pilih jenis dokumen dengan dokumen surat penunjukan. d) untuk link, tekan tombol upload e) tekan tombol browse, selanjutnya akan menampilkan window file upload f) pilih file berita acara, kemudian tekan tombol open. g) tekan tombol upload files h) tekan tombol tutup dan salin file i) tekan tombol simpan untuk menyimpan file dokumen ke sistem.

14. Penandatanganan Kontrak Tahap terakhir adalah penandatanganan kontrak antara pemenang lelang dengan pejabat pembuat komitmen. Tahap ini masih dilakukan juga secara manual. Jika sudah selesai melakukan penandatanganan kontrak, tekan tombol tutup paket.

b) Petunjuk Pengoperasian Sistem e-Lelang Untuk Penyedia Barang dan Jasa 1. Pengumuman dan Pendaftaran Lelang Langkah-langkah yang harus dilakukan: 1. klik menu e-lelang. untuk melihat daftar pengumuman paket pengadaan yang sedang berjalan.

2. jika penyedia barang/jasa ingin mendaftarkan perusahaannya untuk mengikuti pelelangan tersebut, maka penyedia barang/jasa harus akses ke dalam sistem e-pengadaan dengan memasukkan identitas pengguna dan kata kunci.

3. setelah penyedia barang/jasa akses ke dalam sistem e- pengadaan, selanjutnya di halaman elelang ini disediakan 3 menu arsip pengadaan yang dapat dilihat oleh penyedia barang/jasa.

3 menu tersebut yaitu : a) arsip pengadaan berjalan b) arsip pengadaan selesai c) pengadaan terbaru

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

4. klik menu pengadaan terbaru, selanjutnya penyedia barang/jasa dapat melihat pengumuman pengadaan.

5. klik nama paket pengadaan yang ingin diikuti oleh penyedia barang/jasa, selanjutnya akan menampilkan halaman detail dari paket pengadaan tersebut.

6. tekan tombol daftar, selanjutnya akan menampilkan popup konfirmasi bahwa penyedia barang/jasa berminat mengikuti paket pengadaan ini.

7. klik tombol konfirmasi, maka perusahaan penyedia barang/jasa telah terdaftar.

8. jika pada saat pendaftaran penyedia barang/jas tidak melengkapi dokumen-dokumen yg diminta, maka akan menampilkan pesan seperti dibawah ini • • • • • •

Maaf Anda Tidak Dapat Ikut Dalam Paket Pengadaan Ini Karena: Anda tidak mempunyai pengalaman kerja dalam 4 tahun terakhir Susunan pengurus perusahaan belum ada Data pemilik saham belum ada Data pajak belum ada Data tenaga ahli belum ada Bidang kegiatan anda tidak sama maupun terkait dengan paket

2. Download Dokumen Penawaran Langkah-langhah yang harus dilakukan: 1. untuk mengambil atau download dokumen pelelangan, pilih menu dokumen, selanjutnya akan menampilkan daftar nama dokumen, 2. klik no. dokumen, selanjutnya akan menampilkan window file download.

3. pilih tombol open, untuk melihat dokumen prakualifikasi.

4. pilih tombol save, untuk menyimpan dokumen prakualifikasi.

5. arahkan ke folder yang akan menjadi tempat penyimpanan file dokumen tersebut 6. tekan tombol save 3. Penjelasan Dokumen Penawaran Setelah penyedia barang/jasa mengambil atau men-download dokumen penawaran, proses selanjutnya adalah penjelasan mengenai dokumen penawaran tersebut. Langkah-langkah yang harus dilakukan: 1. di dalam halaman detail paket paling bawah akan muncul tombol baru yaitu tombol forum penjelasan dokumen penawaran dan kualifikasi.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

169

170

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

2. klik tombol forum penjelasan dokumen penawaran & kualifikasi, diforum ini penyedia barang/jasa dapat mengajukan beberapa pertanyaan kepada panitia pengadaan. selanjutnya akan menampilkan halaman forum untuk pertanyaan dan jawaban.

3. tekan tombol tanya 4. masukkan pertanyaan di kolom pertanyaan.

5. pilih tombol simpan, selanjutnya menunggu panitia pengadaan memberikan jawaban atas pertanyaan yang diajukan.

6. jika pertanyaan yang diajukan kepada panitia pengadaan telah dijawab, maka bisa dilihat pada gambar dibawah ini.

4. Pemasukkan Dokumen Kualifikasi dan Penawaran Proses selanjutya penyedia barang/jasa akan memasukkan dokumen kualifikasi dan penawaran.

Langkah-langkah yang harus dilakukan: 1. lihat dihalaman detail paket paling bawah, terdapat 2 tombol baru yaitu tombol form penawaran dan form kualifikasi.

2. klik tombol form penawaran untuk meng-upload dokumen penawaran ke dalam sistem 3. klik tombol buat data penawaran 4. masukan merek dan harga penawaran 5. untuk memasukan brosur, surat dukungan dan dokumen purna juak, tekan tombol upload, selanjutnya akan menampilkan window upload data 6. tekan tombol browse, selanjutnya akan menampilkan window choose file 7. setelah memilih file yang akan di upload, tekan tombol open dan kembali ke window upload data.

8. tekan tombol upload files kemudian tekan tombol tutup dan salin file 9. setelah semua form penawaran selesai dimasukan, tekan tombol simpan untuk menyimpan file dokumen penawaran tersebut ke dalam system.

10. selanjutnya akan kembali lagi ke halaman form penawaran.

11. klik << kembali ke detail paket 12. klik tombol form kualifikasi, untuk meng-upload syarat-syarat yang dibutuhkan dalam pengadaan ini.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

13. selanjutnya klik tombol upload dokumen kualifikasi 14. masukan dokumen kualifikasi dan pakta integritas 15. klik tombol simpan dan kembali ke halaman form upload dokumen kualifikasi.

5. Download Berita Acara Evaluasi Penawaran Proses selanjutnya peserta dapat mendownload berita acara evaluasi penawaran. Langkahlangkah yang harus dilakukan: 1. klik menu dokumen untuk men-download berita acara 2. klik no. dokumen yang akan di download 3. pilih tombol open, untuk melihat dokumen berita acara evaluasi penawaran.

4. pilih tombol save, untuk menyimpan dokumen berita acara evaluasi penawaran..

5. arahkan ke folder yang akan menjadi tempat penyimpanan file dokumen tersebut kemudian tekan tombol save.

6. Download Berita Acara Hasil Pelelangan Proses selanjutnya peserta dapat mendownload berita acara hasil pelelangan. Langkah-langkah yang harus dilakukan: 1. klik menu dokumen untuk men-download berita acara 2. klik no. dokumen yang akan di download dan pilih tombol open, untuk melihat dokumen berita acara hasil pelelangan.

3. pilih tombol save, untuk menyimpan dokumen berita acara hasil pelelangan.

4. arahkan ke folder yang akan menjadi tempat penyimpanan file dokumen tersebut kemudian tekan tombol save

7. Penetapan Pemenang Lelang Proses selanjutnya adalah penetapan pemenang. Klik menu peserta, selanjutnya akan menampilkan halaman pendaftar paket

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

171

172

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

8. Masa Sanggah Proses selanjutnya adalah masa sanggahan penetapan pemenang. Langkah-langkah yang harus dilakukan: 1. klik tombol masa sanggah penunjukan pemenang untuk melakukan sanggahan mengenai pemenang pelelangan ini.

2. klik tombol tanya, untuk mengajukan pertanyaan berkisar tentang pemenang pelelangan.

3. masukkan pertanyaan dikolom pertanyaan 4. tekan tombol simpan, untuk menyimpan pertanyaan tersebut ke dalam system dan menunggu jawaban dari pejabat pembuat komitmen.

5. Setelah pejabat pembuat komitmen memberikan jawaban, maka jawaban tersebut akan langsung ditampilkan didalam layar penyedia barang/jasa 9. Surat Penunjukan Pemenang Setelah panitia pengadaan menunjuk pemenang pelelangan ini, maka peserta yang memenangkan dapat mendownload surat penunjukan pemenang. Langkah-langkah yang dilakukan: 1. klik menu dokumen untuk mendownload surat penunjukan pemenang.

2. klik no. dokumen yang akan di download 3. pilih tombol open, untuk melihat dokumen surat penunjukan.

4. pilih tombol save, untuk menyimpan dokumen surat penunjukan.

5. arahkan ke folder yang akan menjadi tempat penyimpanan file dokumen tersebut kemudian tekan tombol save 10. Kontrak Penandatanganan kontrak dilakukan oleh kedua belah pihak (pemenang dan pemberi pekerjaan). Proses pembayaran dilakukan secara manual dengan melengkapi seluruh administrasi untuk kebutuhan pembayaran sekaligus laporan progress/hasil pekerjaan.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

4. e-Seleksi Merupakan Layanan Pemilihan Penyedia Jasa melalui Seleksi Umum secara elektronik

a) Petunjuk Pengoperasian Sistem e-Seleksi untuk Instansi Pemerintah 1. Pejabat Pembuat Komitmen Pejabat Pembuat Komitmen dapat akses ke dalam Sistem e- Pengadaan apabila User ID untuk Pejabat Pembuat Komitmen sudah didaftarkan atau dibuat oleh Administrator AMS (Instansi Pemerintah Management System). Tugas dan tanggung jawab sebagai Pejabat Pembuat Komitmen yaitu membuat Daftar Data Program Anggaran, dan membuat Daftar Mata Anggaran Kegiatan (MAK). Langkah-langkah dalam melakukan e-seleksi adalah sebagai berikut : 1. Klik menu Masuk yang ada dipojok kanan atas, untuk akses ke dalam Sistem ePengadaan.

2. Masukan Identitas Pengguna dan Kata Kunci sebagai Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).

3. Tekan tombol Masuk, selanjuntnya menampilkan halaman selamat datang Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).

4. Klik menu Panel pada halaman tersebut, selanjutnyan akan menampilkan halaman Deskripsi Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).

5. Di dalam halaman Deskripsi Pejabat Pembuat Komitmen terdapat tiga menu yang berada dipojok sebelah kiri. Menu-menu tersebut antara lain: a) Persiapan, fungsinya untuk menampilkan / mengumumkan paket pengadaan yang akan dilaksanakan b) Berjalan, fungsinya untuk menampilkan pengumuman paket pengadaan yang sedang berjalan atau sedang berlangsung. c) Selesai, fungsinya untuk menampilkan pengumuman paket pengadaan yang sudah selesai dilaksanakan.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

173

174

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

6. Selanjutnya Pejabat Pembuat Komitmen harus mendaftarkan Data Program Anggaran terlebih dahulu, melalui modul Sistem Manajemen Intstansi pemerintah.

7. Klik menu Instansi Pemerintah yang ada dipojok kanan bawah, selanjutnya akan menampilkan halaman Sistem Manajemen Instansi Pemerintah.

8. Di dalam halaman untuk Pejabat Pembuat Komitmen ada 3 menu tama yang dapat dikelola/ dipelihara oleh Pejabat Pembuat Komitmen. Menu-menu tersebut antara lain : a) Data Program Anggaran, fungsinya untuk melihat dan membuat daftar kegiatan dan daftar Mata Anggaran Kegiatan (MAK), Menyetujui Jadwal tender dan daftar hasil evaluasi pemenang. b) Ganti Kata Kunci, fungsinya untuk mengubah password user Pejabat Pembuat Komitmen.

2. Panitia Pengadaan Setelah Administrator Instansi Pemerintah mendaftarkan Panitia Pengadaan ke dalam Sistem e- Pengadaan Pemerintah (SePP), selanjutnya Panitia Pengadaan dapat akses ke dalam Sistem e- Pengadaan. Untuk akses ke dalam sistem ini maka langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Klik menu Masuk yang ada dipojok kanan atas, untuk akses ke dalam Sistem ePengadaan.

2. Masukan Identitas Pengguna dan Kata Kunci Panitia Pengadaan (PP).

3. Tekan tombol Masuk, selanjuntnya menampilkan halaman selamat datang Panitia Pengadaan (PP).

4. Klik menu Panel pada halaman tersebut, selanjutnyan akan menampilkan halaman Deskripsi Panitia Pengadaan (PP).

5. Didalam halama Deskripsi Panitia Pengadaan telah disediakan dokumen-dokumen yang dapat didownload oleh Panitia Pengadaan sesuai dengan kebutuhan.

6. Klik menu e-Seleksi, selanjutnya akan menampilkan halaman daftar pelaksanaan pengadaan berlangsung.

7. Di dalam halaman untuk Panitia Pengadaan ada 2 menu utama yang dapat dikelola/ dipelihara oleh Panitia Pengadaan. Menu-menu tersebut antara lain :

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

a) Data Program Anggaran, fungsinya untuk membuat data Paket Pekerjaan, Jadwal Pekerjaan. b) Ganti Password, fungsinya untuk mengubah password user c) Panitia Pengadaan.

3. Pelaksanaan Lelang a. Pejabat Pembuat Komitmen

1. Jadwal Seleksi Setelah panitia pengadaan selesai membuat jadwal lelang dan diajukan kepada pejabat pembuat komitmen, maka pejabat pembuat komitmen berhak untuk menolak atau jadwal lelang tersebut. langkah-langkahnya adalah : a) jika pejabat pembuat komitmen (PPK) hendak melihat daftar jadwal paket pengadaan yang telah dibuat oleh panitia pengadaan, terlebih dahulu PPK harus masuk ke dalam sistem SePP. b) setelah masuk ke dalam sistem, klik menu panel yang ada dipojok atas. c) klik menu e-Seleksi yang ada dipojok kanan atas, selanjutnya akan menampilkan halaman daftar pengadaan pekerjaan yang sedang berlangsung. d) klik menu data program anggaran, selanjutnya akan menampilkan halaman daftar data program anggaran. e) pilih no. anggaran, untuk melihat daftar mata anggaran kegiatan. f) data paket dapat dilihat oleh pejabat pembuat komitmen, apabilac panitia pengadaan sudah memasukan data paket pekerjaan sesuai dengan mak. g) klik no. mak, untuk melihat daftar data paket. h) klik nama paket, untuk melihat detail paket pengadaan tersebut. i) jika pejabat pembuat komitmen menyetujui detail paket, jadwal, dokumen dan kualifikasi yang telah dibuat oleh panitia pengadaan, j) selanjutnya klik tombol setujui paket. jika pejabat pembuat komitmen menolak, maka

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

175

176

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

PPK harus mengisi kolom alasan menolak data paket pengadaan tersebut, selanjutnya klik tombol tolak paket. k) setelah PPK menyetujui data paket pengadaan, maka panitia pengadaan dapat melanjutkan dengan mengumumkan paket pengadaan untuk umum.

2. Evaluasi Dokumen Kualifikasi Setelah panitia pengadaan mengirimkan hasil evaluasi dokumen kualifikasi, selanjutnya pejabat pembuat komitmen akan memberikan persetujuan dari hasil evaluasi tersebut. a) klik tombol lihat evaluasi dokumen prakualifikasi, untuk menyetujui atau menolak hasil evaluasi dari panitia pengadaan. b) klik tombol detail evaluasi, untuk melihat detail kelengakapan administrasi dan kemampuan dasar. c) jika pejabat pembuat komitmen menyetujui hasil evaluasi dokumen prakualifikai, maka klik tombol setujui evaluasi. d) jika menolak hasil evaluasi, maka klik tombol tolak evaluasi 3. Usulan Peringkat Teknis a) klik menu detail paket untuk memberikan persetujuan atau penolakan terhadap hasil usulan peringkat teknis. b) dihalaman paling bawah dari detail paket terdapat tombol baru yaitu tombol usulan peringkat teknis dari panitia c) klik tombol usulan peringkat teknis dari panitia, selanjutnya akan menampilkan data evaluasi teknis. d) klik tombol setujui jika panitia pembuat komitmen menyetujui hasil usulan peringkat teknis.

4. Masa Sanggah a) disini pejabat pembuat komitmen menunggu sanggahan dari para peserta lelang. jika ada sanggahan klik menu detail paket.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

b) dihalaman paling bawah dari detail paket terdapat menu baru yaitu menu masa sanggah kelulusan administrasi teknis. c) klik menu masa sanggah kelulusan administrasi teknis, selanjutnya akan menampilkan halaman forum tanya jawab masa sanggah. d) klik salah satu option pertanyaan dari penyedia barang/jasa, kemudian tekan tombol jawab. e) selanjutnya panitia pengadaan menjawab pertanyaan tersebut f) tekan tombol simpan untuk menyimpan jawaban dan mengirimkan ke peserta 5. Penetapan Calon Pemenang Setelah panitia pengadaan mengirimkan hasil evaluasi calon pemenang, selanjutnya pejabat pembuat komitmen akan memberikan persetujuan dari hasil evaluasi tersebut. a) klik tombol usulan evaluasi calon pemenang dari panitia, untuk menyetujui atau menolak hasil evaluasi dari panitia pengadaan. b) klik tombol setujui evaluasi, untuk menyetujui hasi usulan calon pemenang lelang. c) setelah disetujui oleh pejabat pembuat komitmen maka panitia pengadaan akan melanjutkan ke tahap berikutnya 6. Klarifikasi dan Negosiasi Di tahap ini peserta dan pejabat pembuat komitmen (PPK) dapat melakukan tanya jawab secara online. setelah peserta mengirimkan beberapa pertanyaan, maka PPK dapat menjawab semua pertanyaan-pertanyaan peserta lelang. a) untuk mengetahui peserta mengirimkan pertanyaann kepada PPK, klik menu detail paket. b) klik menu masa sanggah penunjukan pemenang c) klik salah satu option pertanyaan dari penyedia barang/jasa, kemudian tekan tombol jawab. d) selanjutnya panitia pengadaan menjawab pertanyaan tersebut e) tekan tombol simpan untuk menyimpan jawaban dan mengirimkan ke peserta

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

177

178

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

b. Panitia Pengadaan 1. Jadwal Seleksi a) klik menu jadwal, selanjutnya akan menampilkan halaman jadwal pelaksanaan seleksi. b) tekan tombol eksekusi tahap untuk mengaktifkan jadwal-jadwal yang sudah ditentukan.

2. Pengumuman dan Pendaftaran Seleksi Pada saat tombol eksekusi tahap diklik, tahap pertama adalah pengumuman seleksi. a) setelah pengumuman seleksi dipilih, selanjutnya paket pengadaan akan diumumkan untuk publik (umum). b) kemudian panitia pengadaan menunggu penyedia barang/jasa yang melakukan pendaftaran pada paket pengadaan yang sedang diumumkan. c) sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya, panitia pengadaan terlebih dahulu melihat daftar peserta untuk melihat penyedia barang/jasa yang sudah melakukan pendaftaran.

3. Pengambilan Dokumen Tahap kedua mengaktifkan download dokumen penawaran dan kualifikasi. jika menu ini sudah diaktifkan maka vendor dapat mendownload dokumen penawaran.

4. Pemasukan Dokumen Tahap ketiga mengaktifkan tahap untuk pemasukan dokumen penawaran dan kualifikasi a) setelah diaktifkan, selanjutnya panitia pengadaan menunggu semua peserta memasukan dokumen penawaran. b) jika penyedia barang/jasa sudah memasukan dokumen penawaran dan kualifikasi maka dilayar panitia pengadaan pada kolom status i dan ii akan ada tanda â&#x2C6;&#x161;.

5. Proses Kualifikasi Tahap keempat mengaktifkan tahap untuk pemasukan dokumen penawaran dan kualifikasi a) didalam halaman detail paket paling bawah terdapat tombol baru yaitu tombol evaluasi dokumen prakualifikasi.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

b) klik tombol evaluasi dokumen prakualifikasi c) klik salah satu option yang ada disebelah kiri, kemudia tekan tombol evaluasi kemampuan dasar (sistem), fungsinya untuk mengevaluasi dokumen kualifikasi secara otomatis melalui sistem. d) tombol evaluasi, fungsinya jika panitia pengadaan mengkoreksi kembali kelengkapan administrasi dan nilai pengalaman tertinggi peserta. e) jika semua dokumen lengkap maka kotak yang ada disebelah kanan di check (pilih) dan jika lulus kotaknya juga di check. f) tekan tombol simpan dan kembali ke halaman berikutnya g) jika nilai kemampuan dasar (3 x npt) lebih rendah dari kemampuan dasar, otomatis peserta tidak akan lulus pada tahap evaluasi kualifikasi ini. h) jika peserta lulus evaluasi kualifikasi, maka option ke tahap berikut dipilih. i) klik tombol ajukan ke PPK, untuk menyimpan hasil evaluasi kualifikasi. j) setelah hasil evaluasi dokumen kualifikasi disetujui oleh PPK, otomatis status pekerjaan dilayar penitia pengadan tertulis disetujui 6. Pengumuman Peserta Daftar Pendek Tahap keenam mengaktifkan pengumuman peserta daftar pendek (shortlist). Klik menu peserta, untuk melihat daftar pendek peserta yang lulus evaluasi kualifikasi.

7. Masa Sanggah Tahap berikutnya mengaktifkan masa sanggah, fungsinya untuk para peserta yang tidak menang dapat memberikan sanggahan kepada panitia pengadaan.

8. Undangan Kepada Peserta Seleksi Setelah paniti pengandaan mengevaluasi dokumen kualifikasi, maka panitia pengadaan dapat mengirimkan undangan kepada peserta yang lulus evaluasi dokumen kualifikasi. proses pengiriman undangan masih dilakukan secara manual.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

179

180

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

9. Pengambilan Dokumen Seleksi Umum Tahap berikutnya mengaktifkan pengambilan dokumen seleksi umum. jika menu ini sudah diaktifkan maka penyedia barang/jasa dapat mengambil dokumen tersebut.

10. Penjelasan (Aanwijzing) a) klik menu detail paket, kemudian dihalaman paling bawah menu detail paket akan tampil menu baru yaitu menu penjelasan dokumen prakualifikasi. b) klik menu penjelasan dokumen prakualifikasi, selanjutnya akan menampilkan halaman forum tanya jawab masa sanggah. c) klik salah satu option pertanyaan dari penyedia barang/jasa, kemudian tekan tombol jawab. d) selanjutnya panitia pengadaan menjawab pertanyaan tersebut kemudian tekan tombol simpan untuk menyimpan jawaban dan mengirimkan ke vendor 11. Pemasukan Penawaran Tahap selanjutnya adalah mengaktifkan tahap untuk pemasukan dokumen penawaran a) setelah diaktifkan, selanjutnya panitia pengadaan menunggu semua peserta memasukan dokumen penawaran. b) jika penyedia barang/jasa sudah memasukan dokumen penawaran dan kualifikasi maka dilayar panitia pengadaan pada kolom status iii akan ada tanda â&#x2C6;&#x161;.

12. Pembukaan Penawaran (file 1) a) klik menu peserta untuk membuka dokumen penawaran para peserta. b) klik tombol lihat data penawaran c) untuk keluar dari halaman data penawaran, klik tanda silang dipojok kanan atas.

13. Evaluasi Penawaran a) setelah diaktifkan, klik menu peserta. b) klik menu evaluasi penawaran teknik, selanjutnya akan menampilkan data evaluasi penawaran

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

c) klik ya untuk membuat data evaluasi d) masukan bobot penilaian di masing-masing dokumen. misalnya memberikan nilai 90 untuk pengalaman pekerjaan sejenis dan seterusnya. e) setelah selesai memasukan nilai, klik tombol simpan 14. Usulan Peringkat Teknis Tahap selanjutnya mengaktifkan usulan peringkat teknis, disini fungsinya untuk menentukan peringkat untuk dokumen teknis. a) klik menu detail paket untuk melihat peringkat yang baik nilainya untuk dokumen teknis. b) dihalaman paling bawah dari detail paket terdapat tombol baru yaitu tombol usulan peringkat teknis c) klik tombol usulan peringkat teknis, selanjutnya akan menampilkan data evaluasi teknis. d) klik tombol ajukan ke PPK, untuk mendapat persetujuan dari panitia pembuat komitmen.

15. Penetapan Peringkat Teknis a) mengaktifkan tahap penetapan peringkat teknis, fungsinya untuk menetapkan hasil peringkat teknis kepada para peserta. b) klik menu peserta untuk melihat peringkat teknis para peserta 16. Pengumuman Peringkat Teknis Tahap selanjutnya mengaktifkan pemberitahuan / pengumuman peringkat teknis untuk dapat dilihat oleh para peserta.

17. Masa Sanggah Pada proses masa sanggah yang memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan para peserta yang tidak memenangkan pelelangan ini adalah pejabat pembuat komitmen. Panitia pengadaan hanya dapat melihat hasil sanggahan dari para peserta.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

181

182

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

18. Pembukaan Penawaran (file 2) a) klik menu peserta untuk membuka dokumen harga b) klik menu data penawaran harga, selanjutnya menampilkan halaman data penawaran. c) masukan nilai hasil klarifikasi harga dengan peserta lelang untuk biaya langsung personil dan non personil. d) selanjutnya klik tombol klarifikasi 19. Evaluasi Penawaran Harga a) klik menu detail paket untuk evaluasi penawaran harga. b) dihalaman paling bawah dari detail paket terdapat tombol baru yaitu tombol usulan peringkat teknis c) klik tombol evaluasi penawaran harga, selanjutnya menampilkan halaman data evaluasi teknis dan biaya d) klik tombol kalkulasi penawaran biaya, selanjutnya akan menampilkan hasil nilai evaluasi untuk penawara teknis dan biaya.

20. Usulan Calon Pemenang a) klik menu detail paket, dihalaman paling bawah dari detail paket terdapat tombol baru yaitu tombol usulan calon pemenang b) klik tombol usulan calon pemenang c) tentukan calon pemenang dengan cara memberikan nilai peringkat di kolom calon pemenang. d) pilih option di kolom status pemenang untuk menunjuk pemenang lelang ini. e) setelah panitia menentukan calon pemenang, selanjutnya panitia mengirimkan hasil evaluasi kepada pejabat pembuat komitmen (PPK) dengan mengklik tombol ajukan ke PPK.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

21. Penetapan dan Pengumuman Pemenang a) klik menu detail paket, untuk evaluasi calon pemenang. dihalaman paling bawah dari detail paket akan muncul tombol baru yaitu tombol evaluasi calon pemenang. b) tekan tombol evaluasi calon pemenang untuk menentukan pemenang pelelangan ini. c) dikolom calon pemenang tentukan peserta yang menjadi peringkat pertama (calon pemenang). d) setelah dikolom calon pemenang sudah ditentukan, selanjutnya dikolom pemenang pilih peserta yang jadi pemenang pelelangan e) klik tombol ajukan ke PPK f) hasil evaluasi calon pemenang belum dapan diumumkan dikarenakan harus dikoreksi terlebih dahulu oleh pejabat pembuat komitmen.

22. Klarifikasi dan Negosiasi Proses klarifikasi dan negosiasi dilakukan oleh pejabat pembuat komitmen.

23. Surat penunjukan penyedia barang / jasa a) klik menu dokumen, selanjutnya akan menampilkan halaman daftar dokumen yang pernah di upload oleh panitia pengadaan. b) tekan tombol tambah untuk memasukan dokumen surat penunjukan ke dalam sistem. c) masukan no dokumen kemudian pilih jenis dokumen dengan dokumen surat penunjukan d) untuk link, tekan tombol upload e) tekan tombol browse, selanjutnya akan menampilkan window file upload f) pilih file berita acara, kemudian tekan tombol open. g) tekan tombol upload files h) tekan tombol tutup dan salin file kemudian tekan tombol simpan untuk menyimpan file dokumen ke sistem.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

183

184

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

24. Penandatanganan Kontrak Tahap terakhir adalah penandatanganan kontrak antara pemenang lelang dengan pejabat pembuat komitmen. Tahap ini masih dilakukan juga secara manual. Jika sudah selesai melakukan penandatanganan kontrak, tekan tombol tutup paket.

b) Petunjuk Pengoperasian Sistem e-Seleksi Untuk Penyedia Barang /jasa 1. Pengumuman dan Pendaftaran Lelang Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah: 1. klik menu e-seleksi. untuk melihat daftar pengumuman paket pengadaan yang sedang berjalan.

2. jika penyedia barang/jasa ingin mendaftarkan perusahaannya untuk mengikuti pelelangan tersebut, maka penyedia barang/jasa harus akses ke dalam sistem e-pengadaan dengan memasukkan identitas pengguna dan kata kunci.

3. setelah penyedia barang/jasa akses ke dalam sistem e-pengadaan, selanjutnya di halaman e-lelang ini disediakan 3 menu arsip pengadaan yang dapat dilihat oleh penyedia barang/ jasa. 3 menu tersebut yaitu : arsip pengadaan berjalan, arsip pengadaan selesai, pengadaan terbaru 4. klik menu pengadaan terbaru, selanjutnya penyedia barang/jasa dapat melihat pengumuman pengadaan.

5. klik nama paket pengadaan yang ingin diikuti oleh penyedia barang/jasa, selanjutnya akan menampilkan halaman detail dari paket pengadaan tersebut.

6. tekan tombol daftar, selanjutnya akan menampilkan popup konfirmasi bahwa penyedia barang/jasa berminat mengikuti paket pengadaan ini.

7. klik tombol konfirmasi, maka perusahaan penyedia barang/jasa telah terdaftar.

2. Download Dokumen Penawaran Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah: 1. untuk mengambil atau download dokumen pelelangan, pilih menu dokumen selanjutnya akan menampilkan daftar nama dokumen,

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

2. klik no. dokumen, selanjutnya akan menampilkan window file download.

3. pilih tombol open, untuk melihat dokumen prakualifikasi.

4. pilih tombol save, untuk menyimpan dokumen prakualifikasi.

5. arahkan ke folder yang akan menjadi tempat penyimpanan file dokumen tersebut 6. tekan tombol save 3. Pemasukkan Dokumen Kualifikasi Proses selanjutya penyedia barang/jasa akan memasukkan dokumen kualifikasi. Langkahlangkah yang harus dilakukan adalah: 1. lihat dihalaman detail paket paling bawah, terdapat tombol baru yaitu tombol form kualifikasi.

2. klik tombol form kualifikasi, untuk meng-upload syarat-syarat yang dibutuhkan dalam pengadaan ini.

3. selanjutnya klik tombol upload dokumen kualifikasi 4. masukan dokumen kualifikasi dan pakta integritas 5. klik tombol simpan dan kembali ke halaman form upload dokumen kualifikasi.

4. Pengumuman Peserta Daftar Pendek Klik menu peserta untuk melihat daftar pendek peserta yang lulus evaluasi kualifikasi.

5. Masa Sanggah Proses selanjutnya adalah masa sanggahan penetapan pemenang. Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah: 1. klik tombol masa sanggah penunjukan pemenang untuk melakukan sanggahan mengenai pemenang pelelangan ini.

2. klik tombol tanya, untuk mengajukan pertanyaan berkisar tentang pemenang pelelangan.

3. masukkan pertanyaan dikolom pertanyaan 4. tekan tombol simpan, untuk menyimpan pertanyaan tersebut ke dalam system dan menunggu jawaban dari pejabat pembuat komitmen.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

185

186

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

5. setelah pejabat pembuat komitmen memberikan jawaban, maka jawaban tersebut akan langsung ditampilkan didalam layar penyedia barang/jasa 6. Pengambilan Dokumen Seleksi Umum Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah: 1. untuk mengambil atau download dokumen pelelangan, pilih menu dokumen selanjutnya akan menampilkan daftar nama dokumen, 2. klik no. dokumen, selanjutnya akan menampilkan window file download.

3. pilih tombol open, untuk melihat dokumen prakualifikasi.

4. pilih tombol save, untuk menyimpan dokumen prakualifikasi.

5. arahkan ke folder yang akan menjadi tempat penyimpanan file dokumen tersebut 6. tekan tombol save 7. Penjelasan (Aanwijzing) Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah: 1. klik tombol penjelasan dokumen penawaran untuk melakukan tanya jawab.

2. klik tombol tanya, untuk mengajukan pertanyaan 3. masukkan pertanyaan dikolom pertanyaan 4. tekan tombol simpan, untuk menyimpan pertanyaan tersebut ke dalam system dan menunggu jawaban dari pejabat pembuat komitmen.

5. setelah pejabat pembuat komitmen memberikan jawaban, maka jawaban tersebut akan langsung ditampilkan didalam layar penyedia barang/jasa 8. Pemasukkan Penawaran Proses selanjutnya penyedia barang/jasa akan memasukkan dokumen kualifikasi. Langkahlangkah yang harus dilakukan adalah: 1. lihat dihalaman detail paket paling bawah, terdapat tombol baru yaitu tombol form kualifikasi.

2. klik tombol penawaran harga dan tenaga ahli

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

3. klik tombol ubah dokumen penawaran 4. untuk memasukan semua dokumen, tekan tombol upload, selanjutnya akan menampilkan window upload data 5. tekan tombol browse, selanjutnya akan menampilkan window choose file 6. setelah memilih file yang akan di upload, tekan tombol open dan kembali ke window upload data.

7. tekan tombol upload files 8. tekan tombol tutup dan salin file, setelah semua dokumen selesai dimasukan, tekan tombol simpan untuk menyimpan file dokumen tersebut ke dalam system.

9. selanjutnya akan kembali lagi ke halaman penawaran harga dan tenaga ahli.

10. selanjutnya klik tombol ubah data penawaran.

11. masukan biaya langsung personil kemudian masukan biaya langsung non personil 12. tekan tombol simpan dan kembali ke halaman penawaran harga dan tenaga ahli 13. selanjutnya klik tombol tambah data tenaga ahli 14. masukan no. npwp, masukan nama tenaga ahli, pilih tenaga ahli, masukan posisi dalam proyek, masukan data tenaga ahli. dan tekan tombol simpan.

15. setelah selesai mengisi semua dokumen, maka klik menu kembali ke detail paket.

16. klik menu dokumen untuk memasukan dokumen penawaran ke dalam sistem 17. klik tombol upload dokumen penawaran 18. masukan dokumen penawaran. setelah memasukan dokumen penawaran, tekan tombol simpan.

9. Penetapan Peringkat Teknis Klik menu peserta, selanjutnya akan menampilkan halaman pendaftar paket.

10. Masa Sanggah Proses selanjutnya adalah masa sanggahan hasil peringkat teknis. Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah: 1. klik tombol masa sanggah kelulusan administrasi teknis untuk melakukan sanggahan mengenai hasil peringkat teknis.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

187

188

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

2. klik tombol tanya, untuk mengajukan pertanyaan berkisar tentang kelulusan tersebut.

3. masukkan pertanyaan dikolom pertanyaan 4. tekan tombol simpan, untuk menyimpan pertanyaan tersebut ke dalam system dan menunggu jawaban dari pejabat pembuat komitmen.

5. setelah pejabat pembuat komitmen memberikan jawaban, maka jawaban tersebut akan langsung ditampilkan didalam layar penyedia barang/jasa 11. Pemenang Lelang Klik menu peserta untuk melihat pemenang lelang.

12. Klarifikasi dan Negosiasi Setelah proses panitia pengadaan melakukan evaluasi penawaran teknis dan biaya, maka ada tahap klarifikasi dan negosiasi teknis dan biaya, dimana peserta dan panitia pengadaan dapat melakukan klarifikasi masalah teknis dan biaya. Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah: 1. klik menu masa sanggah penunjukan pemenang, untuk memberikan sanggahan mengenai hasil evaluasi. selanjutnya akan menampilkan halaman pertanyaan dan jawaban.

2. tekan tombol tanya. masukkan pertanyaan dikolom pertanyaan 3. tekan tombol simpan, selanjutnya menunggu panitia pengadaan memberikan jawaban atas pertanyaan yang diajukan.

13. Surat Penunjukan Pemenang Setelah panitia pengadaan menunjuk pemenang pelelangan ini, maka peserta yang memenangkan dapat mendownload surat penunjukan pemenang. Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah: 1. klik menu dokumen untuk mendownload surat penunjukan pemenang.

2. klik no. dokumen yang akan di download 3. pilih tombol open, untuk melihat dokumen surat penunjukan, kemudian pilih tombol save, untuk menyimpan dokumen surat penunjukan.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

4. arahkan ke folder yang akan menjadi tempat penyimpanan file dokumen tersebut dan tekan tombol save 14. Kontrak Penandatanganan kontrak dilakukan oleh kedua belah pihak (pemenang dan pemberi pekerjaan). Proses pembayaran dilakukan secara manual dengan melengkapi seluruh administrasi untuk kebutuhan pembayaran sekaligus laporan progress/hasil pekerjaan.

5. e-Pembelian Layanan pengadaan barang/jasa dengan cara pembelian langsung dari daftar (katalog) barang/ jasa atau dengan cara penawaran berulang. Metode pemilihan penyedia barang/jasa dengan cara e-Pembelian terdiri dari e-Pembelian langsung dan e-Penawaran berulang. a) e-Pembelian Langsung Modul ini menyediakan layanan untuk melakukan pemesanan dan transaksi pembelian barang-barang yang disediakan oleh para penyedia barang/jasa melalui layanan e-katalog.

1. Petunjuk Pengoperasian Sistem e-Pembelian Metode Langsung untuk Instansi Pemerintah

a. Panitia Pengadaan Dalam modul e-pembelian langsung ini panitia pengadaan melakukan pekerjaan sebagai berikut : â&#x20AC;˘ memilih barang yang ada di katalog dan mengajukannya sebagai permohonan pemesanan barang kepada pejabat pembuat komitmen â&#x20AC;˘ membuat pesanan / permintaan barang ke penyedia barang/jasa pemilik isi katalog â&#x20AC;˘ membuat status penerimaan barang

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

189

190

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

Langkah-langkah untuk akses ke dalam modul e-pembelian: 1. aktifkan browser windows explorer, kemudian masukan alamat sistus aplikasi sistem e-pengadaan pemerintah (SePP). selanjutnya akan menampilkan halaman utama dari aplikasi sistem tersebut.

2. klik menu masuk yang ada dipojok kanan atas, untuk akses ke dalam sistem epengadaan.

3. masukan identitas pengguna dan kata kunci sebagai panitia pengadaan.

4. tekan tombol masuk, selanjuntnya menampilkan halaman selamat datang panitia pengadaan (pp).

5. klik menu panel pada halaman tersebut, selanjutnyan akan menampilkan halaman panel pengguna panitia pengadaan (pp).

6. klik menu e-pembelian, selanjuntya selanjutnya akan menampilkan halaman e-pembelian 7. klik menu e-pembelian langsung, selanjutnya anda berada di halaman e-pembelian langsung 8. didalam menu utama e-pembelian langsung untuk identitas pengguna sebagai pejabat pengadaan terdapat beberapa menu dipojok sebelah kiri bawah yang dapa digunakan oleh panitia pengadaan. menu-menu tersebut adalah : a) katalog, menu untuk melihat daftar katalog yang tersedia dan membuat daftar permohonan pemesanan barang b) permohonan po, menu untuk melihat daftar permohonan pemesanan (po) c) kirim po: menu untuk mengirim data pemesanan berdasarkan permohonan yang telah disetujui oleh pejabat pembuat komitmen (data usulanpo yang statusnya telah disetujui). d) arsip po: menu untuk melihat arsip/historis pemesanan yang telah dibuat e) print po: menu untuk mencetak po f) terima barang: menu untuk penerimaan barang yang dikirim oleh vendor berdasarkan pesanan (po) yang telah dibuat.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

b. Pejabat Pembuat Komitmen Untuk modul e-pembelian langsung pekerjaan yang dilakukan PPK adalah menyetujui pengajuan permohonan pemesanan/pembelian barang. Langkah-langkah untuk akses ke dalam modul e-pembelian: 1. aktifkan browser windows explorer, kemudian masukan alamat sistus aplikasi sistem e-pengadaan pemerintah (SePP). selanjutnya akan menampilkan halaman utama dari aplikasi sistem tersebut.

2. klik menu masuk yang ada dipojok kanan atas, untuk akses ke dalam sistem epengadaan.

3. masukan identitas pengguna dan kata kunci sebagai pejabat pembuat komitmen (PPK).

4. tekan tombol masuk, selanjuntnya menampilkan halaman selamat datang pejabat pembuat komitmen (PPK).

5. klik menu panel pada halaman tersebut, selanjutnyan akan menampilkan halaman panel pengguna pejabat pembuat komitmen (PPK).

6. klik menu e-pembelian, selanjuntya selanjutnya akan menampilkan halaman e-pembelian 7. klik menu e-pembelian langsung, selanjutnya anda berada di halaman e-pembelian langsung 8. menampilkan beberapa menu utama e-pembelian langsung untuk identitas pengguna sebagai pejabat pembuat komitmen yang tersedia di sebelah kiri. menu-menu tersbut adalah : a) katalog, menu untuk melihat daftar katalog yang tersedia b) permohonan po, menu untuk melihat daftar permohonan pemesanan (po) yang diajukan oleh panitia/pejabat pengadaan c) arsip po, menu untuk melihat arsip/historis pemesanan yang telah dibuat 2. Petunjuk Pengoperasian Sistem e-Pembelian Metode Langsung untuk Instansi Pemerintah Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah:

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

191

192

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

1. klik menu e-pembelian langsung, selanjutnya akan menampilkan halaman e-pembelian langsung 2. di halaman tengah selain ucapan selamat datang juga terdapat status pesanan yang masuk. anda bisa mengklik tulisan pesanan atau lihat detil pesanan untuk melihat pesanan-pesanan yang masuk dari instansi pemerintah.

3. menu utama e-pembelian langsung untuk identitas pengguna administrator penyedia barang/jasa yang terdapat di sebelah kiri halaman : a) katalog: menu untuk melihat daftar katalog yang tersedia. b) pesanan baru: menu untuk melihat daftar pesanan (po) yang masuk dari agency. c) arsip pesanan: menu untuk melihat arsip pesanan yang masuk ke vendor . d) kirim invoice: menu untuk mengirim invoice ke agency secara elektronik. e) print invoice: menu untuk mencetak mencetak hardcopy invoice.

b) Penawaran Berulang 1. Petunjuk Pengoperasian Sistem e-Pembelian Metode Penawaran Berulang untuk Instansi Pemerintah a. Pejabat Pembuat Komitmen Memberikan akses kepada user pejabat pembuat komitmen untuk dapat: â&#x20AC;˘ membuat atau membentuk daftar panitia pengadaan ke dalam system e-pengadaan pemerintah (SePP). â&#x20AC;˘ membuat daftar data program anggaran. â&#x20AC;˘ membuat daftar data mata anggaran kegiatan (mak) â&#x20AC;˘ menyetujui jadwal pelaksanaan kegiatan tender, hasil pemilihan peserta lelang dan hasil evaluasi pemenang.

Akses ke dalam sistem untuk user pejabat pembuat komitmen adalah sebagai berikut :

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

1. klik menu masuk yang ada dipojok kanan atas, untuk akses ke dalam sistem e-pengadaan.

2. masukan identitas pengguna dan kata kunci sebagai pejabat pembuat komitmen (PPK).

3. tekan tombol masuk, selanjuntnya menampilkan halaman selamat datang pejabat pembuat komitmen (PPK).

4. klik menu panel pada halaman tersebut, selanjutnyan akan menampilkan halaman panel pengguna pejabat pembuat komitmen (PPK).

5. pejabat pembuat komitmen harus mendaftarkan data program anggaran terlebih dahulu, melalui modul sistem manajemen intstansi pemerintah.

6. klik menu instansi pemerintah yang ada dipojok kanan bawah, selanjutnya akan menampilkan halaman sistem manajemen instansi pemerintah.

7. di dalam halaman untuk pejabat pembuat komitmen ada 3 menu utama yang dapat dikelola/dipelihara oleh pejabat pembuat komitmen. menu-menu tersebut antara lain : a) data program anggaran, fungsinya untuk melihat dan embuat daftar kegiatan dan daftar mata anggaran kegiatan (mak), menyetujui jadwal tender dan daftar hasil evaluasi pemenang. b) ganti kata kunci, fungsinya untuk mengubah password user pejabat pembuat komitmen.

b. Panitia Pengadaan Setelah administrator instansi pemerintah mendaftarkan panitia pengadaan ke dalam sistem e-pengadaan pemerintah (SePP), selanjutnya panitia pengadaan dapat akses ke dalam sistem e- pengadaan. Tugas dan tanggung jawab sebagai panitia pengadaan adalah : â&#x20AC;˘ membuat paket pekerjaan â&#x20AC;˘ membuat item pekerjaan â&#x20AC;˘ memasukan semua dokumen seperti dokumen lelang, prakualifikasi dan sebagainya. â&#x20AC;˘ membuat jadwal tender.

Untuk akses kedalam sistem ini maka langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : 1. klik menu masuk yang ada dipojok kanan atas, untuk akses ke dalam sistem e-pengadaan.

2. masukan identitas pengguna dan kata kunci panitia pengadaan (pp).

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

193

194

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

3. tekan tombol masuk, selanjuntnya menampilkan halaman selamat datang panitia pengadaan (pp).

4. klik menu panel pada halaman tersebut, selanjutnyan akan menampilkan halaman panel pengguna panitia pengadaan (pp).

5. klik menu e-pembelian, selanjuntya selanjutnya akan menampilkan halaman e-pembelian 6. klik menu e-penawaran berulang, selanjutnya anda berada di halaman e-penawaran berulang.

7. di dalam halaman untuk panitia pengadaan ada dua menu utama yang dapat dikelola/ dipelihara oleh panitia pengadaan. menu-menu tersebut antara lain : a) data program anggaran, fungsinya untuk membuat data paket pekerjaan, jadwal pekerjaan. b) ganti password, fungsinya untuk mengubah password user panitia pengadaan.

6. e-Katalog e-Katalog befungsi sebagai daftar semua barang yang telah dimasukkan ke dalam sistem SePP oleh penyedia barang/jasa lainnya. e-Katalog ini dapat diakses oleh semua penyedia barang/jasa yang telah terdaftar pada SePP. layanan informasi daftar (katalog) barang dan jasa .penyedia barang/jasa yang sudah terdaftar pada Sistem e-Pengadaan Pemerintah (SePP), otomatis akan dapat akses ke dalam sistem e- pengadaan. Fungsi dari menu e-katalog ini adalah penyedia barang/jasa dapat melihat semua daftar barang yang telah dimasukkan ke dalam istem ePengadaan Pemerintah (SePP) oleh para penyedia barang/jasa lainnya dan penyedia barang/ jasa dapat juga melihat semua daftar barang tersebut berdasarkan jenis barang yang akan ditampilkan.

Langkah-langkah untuk melihat daftar barang pada katalog adalah sebagai berikut: 1. aktifkan browser windows explorer, kemudian masukkan alamat situs aplikasi Sistem ePengadaan Pemerintah (SePP), selanjutnya akan menampilkan halaman utama dari aplikasi Sistem e-Pengadaan Pemerintah (SePP)

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

2. klik menu masuk yang ada dipojok kanan atas, untuk akses ke dalam sistem e-pengadaan.

3. masukkan identitas pengguna dan kata kunci 4. tekan tombol masuk, selanjutnya menampilkan halaman selamat datang pada penyedia barang/jasa.

5. klik menu panel pada halaman tersebut, selanjutnyan akan menampilkan halaman panel pengguna administrator penyedia barang/jasa 6. klik menu e-katalog, pada menu utama untuk menampilkan daftar barang penyedia barang/ jasa yang bersangkutan, selanjutnya akan menampilkan halaman window e-Katalog 7. di dalam halaman e-katalog untuk penyedia barang/jasa, disisi kiri aplikasi Sistem ePengadaan Pemerintah (SePP) akan menampilkan beberapa menu yang dapat digunakan oleh penyedia barang/jasa. menu-menu tersebut : a) data barang e-Katalog b) atk c) buku dan cetakan d) elektronik e) furniture f) komputer g) mesin berat 8. jika penyedia barang/jasa klik menu data barang e-Katalog maka penyedia barang/jasa dapat melihat semua daftar barang dari semua penyedia barang /jasa.

9. penyedia barang/jasa dapat juga mengurutkan daftar barang berdasarkan nama barang, harga dan tanggal update, jika ingin mengurutkan tekan tombol sort .

10. jika penyedia barang/jasa ingin mencari barang tekan tombol cari barang, 11. masukkan keyword (kata kunci), misalnya mau mencari jenis komputer dengan merek â&#x20AC;?intelâ&#x20AC;?

12. pilih jenis item kemudian pilih kategori dan tekan tombol cari, selanjutnya akan menampilkan halaman daftar barang 13. penyedia barang/jasa juga dapat imelihat daftar barang berdasarkan jenis barang dengan carat mengklik menu-menu yang ada dibawah menu data barang e-katalog.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

195

196

Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik e-Procurement

14. misalnya klik menu komputer, otomatis akan menampilkan semua daftar barang yang berjenis barang komputer.

Penjelasan lebih detail mengenai proses e-Procurement yang dilaksanakan di Departemen Informasi dan Komunikasi bisa langsung berhubungan dengan DEPKOMINFO. Contoh aplikasi e-Procurement di BAPPENAS, Pemerintah Kota Surabaya dan DEPKOMINFO yang disajikan ini diharapkan bisa memberikan gambaran kepada instansi atau pemerintah daerah terkait dengan sistem pengadaan barang dan jasa secara elektronik. Olehkarena pada akhirnya nanti seluruh instansi dan pemerintah daerah di Indonesia harus melaksanakan sistem e-Procurement, materi yang disampaikan ini diharapkan bisa menjadi informasi awal yang bermanfaat bagi pengembangan program e-Procurement di instansi maupun pemerintah daerah di Indonesia.

Memahami untuk Melayani

Melaksanakan e-Announcement dan e-Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah