Sfide organizzative: le risposte di ActionAid Italia

Nel 2022 l’Organizzazione ha affrontato la coda del periodo pandemico e lo shock dell’inizio del conflitto in Ucraina, mentre lavorava sulla transizione per iscriversi al RUNTS come E.T.S., portando avanti gli obiettivi strategici e annuali. In questo sforzo, le attività per sostenere le persone nella loro operatività hanno avuto un ruolo essenziale.

Spazi fisici e virtuali

A fine 2021 abbiamo traslocato negli uffici milanesi di via Tenca in uno spazio più contenuto. Lo smart working rimane un’ottima modalità di lavoro a distanza, che l’Organizzazione continua a promuovere e supportare, mentre l’ufficio vuole diventare lo spazio accogliente privilegiato per l’incontro tra colleghi e colleghe, interlocutori esterni, consulenti e fornitori.

Gli ambienti della nuova sede, così come quelli dell’ufficio di Roma, sono strutturati per favorire la collaborazione tra le persone, il lavoro dei singoli e dei team. Per ottimizzare la gestione degli spazi e dei servizi ci siamo dotati di strumenti avanzati di gestione da remoto, come il sistema di prenotazione postazioni di lavoro e sale meeting.

Dopo 2 anni di pandemia, durante i quali l’Organizzazione ha dovuto ridurre al minimo trasferte, eventi e incontri in presenza, abbiamo sentito forte l’esigenza di riunire la comunità di ActionAid a Bologna in 10 giorni di eventi a giugno: Stati Generali, Assemblea degli Attivisti, Assemblea dei Soci e delle Socie, Country Directors Forum e un evento pubblico come il Festival della Partecipazione, giunto alla sua settima edizione.

Tecnologia e innovazione

Nel 2022 abbiamo continuato a consolidare il lavoro agile (da remoto e in smart working e/o in mobilità) per tutto lo staff organizzativo e per i collaboratori esterni.

Abbiamo investito sull’utilizzo delle funzionalità del cloud organizzativo Microsoft Office 365 (MS365) e nello sviluppo di flussi digitali o applicazioni ad hoc, finalizzati a rendere il lavoro più efficiente (per esempio, lo sviluppo di un flusso per la gestione della localizzazione geografica dei dialogatori FaceToFace).

Al fine di garantire flessibilità e continuità operativa del lavoro online e, al tempo stesso, la sicurezza dei dati organizzativi, anche nel cloud organizzativo, è stato avviato un progetto specifico dedicato alla sicurezza del cloud MS365. Tra le funzionalità implementate, la Multi Factor Authentication, tecnologia che utilizza diversi fattori di autenticazione per la verifica dell'identità degli utenti quando accedono ai servizi online e che garantisce, quindi, una maggiore sicurezza nell’accesso al cloud e ai dati stessi.

Il 2022 è stato anche l’anno della “modernizzazione” dei sistemi che aiutano ActionAid Italia a gestire le attività collegate al sostegno a distanza. L’adozione di una nuova piattaforma e lo sviluppo dei sistemi connessi ci dà ora la possibilità di gestire molte più informazioni sui bambini e bambine sostenuti a distanza e su contenuti multimediali quali foto e video. Abbiamo anche iniziato uno sforzo collettivo per raccogliere e razionalizzare tutti i contatti dei nostri interlocutori, in modo da indirizzare le comunicazioni in maniera sempre più mirata ed efficace.

Volontariato d’impresa

Nel 2022 abbiamo dato avvio alla collaborazione con Deloitte e Fondazione Deloitte, partecipando al progetto Volunteer Hub, il primo progetto strutturato di volontariato dell’azienda. Grazie a questa opportunità, 17 persone di Deloitte hanno messo a disposizione di ActionAid Italia il proprio impegno e le competenze professionali per aiutare a far crescere la nostra realtà, impegnandosi in prima persona in qualità di volontari e volontarie nei progetti di “English Conversation” e di “Compliance”.

Nell’ambito della formazione linguistica che ActionAid eroga al proprio staff, 11 dipendenti di Deloitte con un livello avanzato della lingua inglese hanno contribuito allo sviluppo delle competenze linguistiche attraverso gruppi di “English Conversation” di 54 colleghe e colleghi. Il progetto ha offerto l’opportunità di praticare l’inglese per rendere la sua conoscenza più fluente e acquisire maggiore sicurezza nelle interlocuzioni: qualcosa di davvero utile per il lavoro che ActionAid fa nel mondo. Il riscontro dei volontari e dello staff è stato così positivo da prevedere la pianificazione di una seconda edizione nel 2023.

In area compliance, Deloitte ha coinvolto 6 volontari e volontarie che hanno contribuito allo sviluppo di policy e procedure sulla corretta conservazione e archiviazione di documenti (business continuity) oltre a sviluppare un sistema di raccordo della matrice dei controlli interni. Questo progetto è stato molto importante per l’Organizzazione che ha così potuto ricevere proposte e suggerimenti utili e arricchenti da parte di professionisti e professioniste esterne ad ActionAid.