3 ficha insertar1

Ficha Insertar.

Aleida García Mondragón Diseño Instruccional Universidad del Valle de Puebla

05/08/2013

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3. Ficha INSERTAR.

3.1 Agregar una portada.

Microsoft Word ofrece una galería de útiles portadas prediseñadas. Elija una portada y sustituya el texto de ejemplo por el suyo.

Las portadas siempre se insertan al principio de un documento, independientemente de la parte del documento en la que aparezca el cursor.

1. En el grupo Páginas de la ficha Insertar, haga clic en Portada.

2. Haga clic en un diseño de portada de la galería de opciones.

Después de insertar una portada, puede reemplazar el texto de ejemplo con su propio texto haciendo clic para seleccionar un área de la portada, por ejemplo el título, y escribiendo el texto.  Si inserta otra portada en el documento, ésta sustituirá a la primera portada que insertó.  Para reemplazar una portada creada en una versión anterior de Word, debe eliminar manualmente la primera portada y, a continuación, agregar una portada con un diseño de la galería de Word.  Para eliminar una portada insertada con Word, haga clic en la pestaña Insertar, haga clic en Portadas en el grupo Páginas y, a continuación, haga clic en Quitar portada actual.

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Habrá que tener en cuenta que presente que las portadas, al igual que el resto del documento, se ven influenciadas por el tema aplicado al documento.

Es decir, que el aspecto variará ligeramente para adaptarse a los colores y fuentes del tema en cuestión y así dar un aspecto al conjunto más homogéneo.

3.2 Tablas.

Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre los datos.

3.2.1 Usar plantillas de tabla.

Puede utilizar plantillas de tabla para insertar tablas basadas en una galería de tablas con formato previo. Las plantillas de tabla contienen datos de ejemplo para ayudar a visualizar el aspecto que tendrá la tabla cuando se agreguen datos.

1. Haga clic donde desee insertar una tabla.

2. En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla, elija Tablas rápidas y, a continuación, haga clic en la plantilla que desee usar.

3. Reemplace los datos incluidos en la plantilla con los datos deseados.

3.2.2 Utilizar el menú Tabla.

1. Haga clic donde desee insertar una tabla.

2. En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla y, a continuación, en Insertar tabla, arrastre para seleccionar la cantidad de filas y columnas que desee.

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3.2.3 Utilizar el comando Insertar tabla.

El comando Insertar tabla permite especificar las dimensiones de la tabla y aplicarle formato antes de insertar la tabla en un documento.

1. Haga clic donde desee insertar una tabla.

2. En el grupo Tablas de la ficha Insertar, haga clic en Tabla y, a continuación, en Insertar tabla

3. En Tamaño de la tabla, escriba el número de columnas y filas.

4. En Autoajuste, elija las opciones necesarias para ajustar el tamaño de la tabla.

3.2.4 Opción Insertar tabla.

Las opciones que nos permiten insertar tablas, las tenemos dentro de la Ficha Insertar, en el grupo de opciones correspondiente a Tablas.

Para insertar una tabla deberemos actuar de la siguiente manera: 1. Situar el cursor donde se desea insertar la tabla.

2. Pinchar sobre la opción Tabla, del grupo Tablas de la Ficha Insertar. Aparecerá el siguiente panel:

3. Podemos crear una tabla utilizando un procedimiento rápido.

En este panel podemos elegir directamente el número de filas y columnas que queremos para nuestra tabla, de una manera rápida, arrastrando el puntero del ratón sobre los cuadraditos que aparecen en él, con el botón izquierdo del ratón pulsado, y soltando el botón cuando la selección sea la deseada. En ese momento la tabla quedará creada en el lugar indicado.

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4. Si elegimos la opción Insertar tabla, nos aparece un cuadro de diálogo en el que podemos indicar el número de columnas, el de filas y el ancho de las columnas.

5. Pulsar el botón Aceptar.

La tabla así creada presentará el formato de cuadrícula simple, de tal modo que al imprimirla su aspecto será el siguiente:

Podemos desplazarla e incluso variar su tamaño.

En el momento en que comenzamos a trabajar con tablas, en la cinta de opciones nos va a aparecer una nueva ficha, con toda una serie de opciones que nos van a facilitar el trabajo con tablas, y dar rapidez en la gestión de las mismas.

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Esta ficha se denomina Ficha Herramientas de tablas, y a su vez ésta se divide en dos más, Ficha Diseño y Ficha Presentación. En el momento que salgamos de la tabla, para seguir trabajando con el texto, estas fichas desaparecerán de la cinta de opciones.

Una vez que hemos insertado nuestra tabla, es posible que deseemos eliminar la cuadrícula de la misma, aprovechando su estructura, pero sin la necesidad de que aparezca en el documento final que estamos elaborando, las líneas de separación entre las distintas celdas.

Esta acción es parte de la eliminación del formato de una tabla, y para ello actuamos del siguiente modo.

1. Situar el cursor en cualquier celda de la tabla 2. Elegimos la opción Bordes, de la Ficha Diseño dentro de la Ficha Herramientas de tabla.

3. En el cuadro que nos aparece, elegimos la opción sin borde.

Al quitar el formato a una tabla las líneas de división entre celdas quedan en forma de línea de puntos, dentro del documento con vista de impresión, serán visibles en el caso de estar activada la opción Ver cuadrículas, de la Ficha Presentación, dentro del grupo de opciones de Tablas. Aunque se vean las líneas de división estas nunca saldrán impresas por la impresora. Una manera de comprobarlo es yendo a la vista previa del documento.

Ejemplo de tabla sin formato con la opción Ver cuadrículas, activada. Si en este caso desactivamos esta opción la tabla será inapreciable.

Importante: Sabiendo que cuando las líneas de una tabla no tienen formato no se van a imprimir, se recomienda tener la opción de Ver cuadrículas (activada) para evitar sorpresas, es decir, que realmente podamos saber dónde existen celdas en una tabla.

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3.2.5 Modificar la estructura de una tabla.

Se explican en este apartado las opciones que permiten al usuario modificar la estructura de una tabla, (número de filas, columnas, disposición de las celdas), una vez ya está insertada.

Todas estas operaciones se pueden realizar mediante los comandos que aparecen en el grupo de opciones Filas y columnas de la Ficha Presentación dentro de la Ficha Herramientas de Tabla.

También podemos acceder a estas opciones de tabla, a través del menú contextual, que aparecerá al pulsar con el botón derecho del ratón, sobre algún elemento de la tabla.

3.2.6 Insertar filas y columnas.

Para insertar filas y columnas se procede de la forma siguiente: 1. Seleccionar la fila o bloques de filas a insertar. Se insertarán tantas filas como haya seleccionadas, en el caso de tratarse de columnas se insertan tantas columnas como haya seleccionado.

2. Pulsar sobre los botones correspondientes a la inserción del elemento deseado en cada caso:

i.

, inserta una o varias filas bajo la fila/s seleccionada/s.

ii.

, inserta una o varias filas encima de la fila/s seleccionada/s.

iii.

, inserta una o varias columnas a la izquierda de la columna/s seleccionada/s.

iv.

, inserta una o varias columnas a la derecha de la columna/s seleccionada/s.

Si se desea insertar una fila al final, poner el cursor en el final de la última celda y pulsar la tecla TAB (tabulador).

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Para insertar una columna al final seleccionar el borde derecho de la tabla, seleccionar la opción Insertar columna a la derecha, de la Ficha Presentación dentro de la Ficha Herramientas de Tabla.

Otra manera de llegar al mismo resultado, es utilizando los menús contextuales: 1. Seleccionamos el bloque de celdas que deseamos insertar.

2. Colocamos el puntero sobre dicha selección y pulsar el botón derecho del ratón.

3. Aparecerá un menú contextual y entre una de las opciones de las que podemos elegir, se encuentra la de insertar.

3.2.7 Eliminar filas y columnas.

1. Seleccionar el bloque de filas o columnas que se quieren eliminar.

2. Seleccionar la opción Eliminar, de la Ficha Presentación dentro de la Ficha Herramientas de Tabla.

Eliminar celdas: Eliminar columnas: Eliminar filas: Eliminar tabla:

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Como vemos, esta opción nos permite elegir entre diversos elementos de tabla (celdas, columnas, filas o la tabla), que previamente hemos tenido que seleccionar, para poder eliminarlos.

Si lo que se desea es borrar la información contenida en las celdas, bastará con seleccionar dichas celdas y pulsar la tecla SUPR. Otra manera de llegar al mismo resultado, es utilizando los menús contextuales: 1. Seleccionamos el bloque de celdas que deseamos eliminar.

2. Colocamos el puntero sobre dicha selección y pulsar el botón derecho del ratón.

3. Aparecerá un menú contextual y entre una de las opciones de las que podemos elegir, se encuentra la deEliminar..., dependiendo de si se ha seleccionado filas, columnas, celdas, aparecerá una opción diferente. Si seleccionamos columnas aparecerá la siguiente opción.

3.2.8 Inserción de celdas.

1. Seleccionar, a partir de la celda en que se quieren insertar las celdas, el bloque de celdas que se quiere insertar.

2. Abrir el cuadro de diálogo Insertar celdas, a partir del iniciador de cuadros de diálogo del grupo de opciones Filas y columnas

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3. Dentro del cuadro de diálogo Insertar celdas, seleccionar el botón de la opción correspondiente al efecto que se quiera conseguir, y pulsar el botón Aceptar.

3.2.9 Supresión de celdas.

El proceso es análogo al anterior: 1. Seleccionar el bloque de celdas a eliminar.

2. Desplegar las opciones correspondientes a Eliminar, que me aparece en la Ficha Presentación dentro de la Ficha Herramientas de Tabla.

3. Si elegimos la opción Eliminar celdas, se desplegará un cuadró de diálogo como el siguiente:

4. Seleccionar el botón de opción correspondiente al efecto que se desee conseguir.

5. Seleccionar el botón Aceptar.

3.2.10 Combinar celdas.

Para unir un bloque de celdas seleccionadas, convirtiéndolas en una sola celda, se utilizará la opción Combinar celdas, . Esta opción la tenemos disponible en la Ficha Presentación dentro de la Ficha Herramientas de Tabla, dentro del grupo de opciones correspondiente a Combinar.

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Otra manera de llegar al mismo resultado, es utilizando los menús contextuales: 1. Seleccionamos el bloque de celdas que deseamos combinar.

2. Colocamos el puntero sobre dicha combinación y pulsar el botón derecho del ratón.

3. Aparecerá un menú contextual y entre una de las opciones de las que podemos elegir, se encuentra la de combinar celdas.

4. Al pulsar sobre dicha opción las celdas seleccionadas se combinarán convirtiéndose en una sola.

3.2.11 Dividir celdas.

También desde este grupo de opciones, podemos dividir una celda en un número de filas y columnas indicado.

Mediante la opción dividir celdas, conseguimos dividir una celda en un número de filas y columnas indicado. Al pulsar sobre esta opción, se abrirá el cuadro de diálogo dividir celdas, desde el que podremos indicar el número de columnas y de filas en las que queremos dividir la celda o celdas seleccionadas.

Del mismo que hemos visto que se pueden combinar celdas desde el menú contextual, botón derecho del ratón, también desde este menú se podrán dividir celdas. Para ello procederemos del siguiente modo: 1. Colocamos el cursor en la celda que queremos dividir.

2. Pulsamos el botón derecho del ratón, de manera que aparezca el menú contextual.

3. En este caso una de las opciones que aparecerá será la de dividir celdas, y pulsamos sobre ella.

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4. De este modo accederemos al cuadro de diálogo Dividir celdas, desde el que fijaremos el número de columnas y de filas en las que deseamos dividir la celda seleccionada.

3.2.12 Dividir tablas.

Podemos dividir una tabla en dos y de esta forma insertar texto o gráficos entre ellas.

1. Situar el cursor en una celda cualquiera de la nueva primera fila de la nueva tabla que se creará.

2. Hacer clic con el ratón, sobre la opción dividir tabla, del opciones Combinar en de laFicha Presentación dentro de la Ficha Herramientas de Tabla.

grupo

de

3. De esta manera la tabla aparece dividida en dos, a partir del punto indicado, y entre ambas tablas se establece un símbolo de , de manera que nos permitirá introducir texto, imágenes o cualquier otro elemento entre las dos tablas.

3.2.13 Opciones de Alineación del texto en una celda.

Desde el grupo de opciones Alineación dentro de la Ficha Presentación dentro de la Ficha Herramientas de Tabla, podemos acceder a diferentes opciones para colocar el texto dentro de las celdas.

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Un primer grupo de opciones me van a permitir establecer la situación del texto dentro de los márgenes fijados por las celdas de una tabla.

En la siguiente tabla se resumen los efectos que dichos comandos provocan sobre el texto situado dentro de las celdas: Icono

Efecto de la alineación en el texto

Ejemplo

Alinea arriba a la izquierda . Aliena el texto con la esquina superior izquierda de esa celda.

Alinear arriba en el centro . Centra el texto y lo alinea con la parte superior de la celda.

Alinear arriba a la derecha . Alinea el texto con la esquina superior derecha de la celda.

Alinear en el centro a la izquierda . Centra el texto verticalmente y lo alinea con la parte izquierda de la celda.

Alinear verticalmente . Centra el texto horizontalmente y verticalmente en la celda.

Alinear en el centro a la derecha . Centra el texto verticalmente y lo alinea con la parte derecha de la celda.

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Alinea abajo a la izquierda . Aliena el texto con la esquina inferior izquierda de esa celda.

Alinear abajo en el centro . Centra el texto y lo alinea con la parte inferior de la celda.

Alinear abajo a la derecha . Alinea el texto con la esquina inferior derecha de la celda.

3.2.14 Convertir texto en tabla y tabla en texto.

Esta opción, "convertir texto a", ,está disponible en el grupo de opciones Datos, en la FichaPresentación dentro de la Ficha Herramientas de Tabla, en el caso de que se tenga seleccionada una tabla. Esta opción convierte una tabla en texto.

Si lo que deseamos es Convertir texto en una tabla, la opción que utilizaremos será "convertir texto en tabla" , opción que encontraremos dentro de la Ficha Insertar en el panel que se despliega al pulsar sobre la opción Tabla.

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3.2.15 Para convertir una tabla en texto.

1. Seleccionar toda la tabla. La mejor opción es situar el cursor en una celda cualquiera de la tabla y tomar la opciónseleccionar tabla, dentro del grupo de opciones Tabla de la Ficha Presentación dentro de la Ficha Herramientas de Tabla.

2. Seleccionar la opción convertir texto a, diálogo Convertir tabla en texto:

, lo que hace que se abra el cuadro de

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3. Seleccionar del cuadro de diálogo que se despliega el carácter separador que queremos establecer, para diferenciar los textos que contienen cada una de las celdas.

4. Pulsar el botón Aceptar.

3.2.16 Para convertir texto en tabla.

1. Seleccionar el bloque de texto. Es necesario que unos textos se distingan de otros mediante un carácter separador.

2. Seleccionar la opción Convertir texto en tabla, de la opción Tabla de la Ficha Insertar. Lo que nos llevará al cuadro de diálogo "Convertir texto en tabla".

3. Elegir en el cuadro que se despliega el carácter separador y si es preciso el número de columnas o filas.

4. Pulsar el botón Aceptar.

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3.2.17 Repetir como fila de encabezado.

Esta opción, "Repetir como fila de encabezado", ,está disponible en el grupo de opciones Datos, en la Ficha Presentación dentro de la Ficha Herramientas de Tabla, en el caso de que se tenga seleccionada una tabla. Esta opción repite las filas de encabezado en todas las páginas.

Cuando tenemos insertada, en nuestro documento de Word 2010, una tabla cuyo contenido ocupa más de una página, ocurrirá lo siguiente:

Vemos en la imagen anterior cómo en la página 1 se muestra la tabla con los títulos de encabezado, en cambio en la página 2, siguen mostrándose los datos pero sin referencia alguna a dichos títulos. Podemos solucionar este inconveniente, gracias a la opción mostrada anteriormente, . Seleccionamos la fila de los títulos de la tabla y pulsaremos sobre dicha opción, que se encuentra en el grupo de opciones Datos, en la Ficha Presentación dentro de la FichaHerramientas de Tabla. De esta manera conseguiremos añadir filas de títulos en todas las páginas que contengan datos de la tabla.

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3.2.18 Ordenar una tabla.

Word 2010 permite ordenar las filas de una tabla, tomando como criterio de ordenación los valores almacenados en una de sus columnas. Para ello se procede de la siguiente forma: 1. Seleccionar el bloque de filas a ordenar.

2. Ir a la opción Ordenar dentro de grupo de opciones Datos, de la Ficha Presentación dentro de la Ficha Herramientas de Tabla. Al pulsar sobre esta opción aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

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3. En el apartado Ordenar por seleccionar de la lista desplegable la columna por la cual se quiere hacer la ordenación.

4. Seleccionar el tipo de datos que contiene la columna por la cual se realiza la ordenación (Tipo: texto, números o fechas).

5. Determinar si la ordenación será ascendente o descendente.

6. Si el contenido de varias celdas de la columna de ordenación primera se repite se puede especificar para estas filasotro criterio de ordenación mediante las opciones de Luego por, incluso un tercero.

7. Existe la posibilidad de no tener en cuenta la primera fila para ordenar una tabla, Sin encabezado o Con encabezado.

8. El botón de Opciones despliega un cuadro de diálogo que permite, entre otras cosas, determinar si las palabras que comiencen con mayúsculas precederán a las que comiencen con minúsculas.

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9. Finalmente, seleccionar el botón Aceptar para concluir la operación.

Nota: no se pueden ordenar tablas que no tienen una estructura lineal de filas y columnas. Si se combinan celdas es posible que esa tabla ya no se pueda ordenar.

3.2.19 Introducción de fórmulas.

Word 2010 permite realizar operaciones con los datos introducidos en una tabla relacionándolos por medio de fórmulas simples. Los datos no se actualizan en tiempo real como ocurre en una tabla de Excel 2010, pero para algún tipo de cálculo esta característica de Word 2010 puede resultar interesante.

Realicemos un ejemplo asistido. Se pretende calcular el IVA (18%) y el Total de la cantidad introducida en la celda Base.

1. Situar el cursor en la celda IVA. 2. Seleccionar la opción Fórmula de la Ficha Presentación dentro de la Ficha Herramientas de Tabla,

dentro del grupo de opciones Datos.

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Lo que nos llevará al siguiente cuadro de diálogo:

3. En el cuadro de texto de Formula indicar la operación del cálculo del IVA. La numeración de celdas es del tipo LETRA - NUMERO siendo la letra la columna y el número la fila. La primera celda es siempre la superior izquierda y su nomenclatura es A1.

Se pueden emplear la operaciones matemáticas básicas, suma +, producto *, división /, y resta escribiéndolas directamente en el cuadro de Formula. Para agrupar operaciones emplearemos paréntesis.

Toda fórmula que se introduzca dentro de este cuadro de texto, siempre deberá ir precedido del signo "=".

4. Si deseamos emplear otras operaciones más complejas, éstas se pueden tomar de la lista desplegable Pegar función:

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5. El formato del número resultado se controla estableciendo una máscara en el cuadro de texto Formato de número.

6. Para terminar la inclusión de la fórmula pulsar el Botón Aceptar.

El resultado de realizar estos pasos es la introducción de una fórmula que calcula el 18% de IVA de la cantidad de la celda Base.

Si se desea ver la fórmula en vez del resultado proceder como indicamos a continuación: 1. Seleccionar la formula, el valor tomará un sombreado de fondo.

2. Situando el puntero del ratón sobre la fórmula sombreada pulsar el botón derecho del ratón, se desplegará el menú contextual.

3. Seleccionar la opción Activar o desactivar códigos de campo.

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4. La fórmula se verá como sigue:

Para volver a ver el resultado repetir los pasos 1 a 4.

3.2.20 Actualizar un resultado.

Si cambiamos el valor de la celda Base el resultado del IVA no varía automáticamente, habrá que actualizar la fórmula, para ello actuar como sigue: 1. Seleccionar la fórmula, el valor tomará un sombreado de fondo.

2. Situando el puntero del ratón sobre la fórmula sombreada pulsar el botón derecho del ratón, se desplegará el menú contextual, botón derecho del ratón.

3. Seleccionar la opción Actualizar campos.

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4. La fórmula se verá como sigue:

Para terminar el ejercicio introduciremos la siguiente fórmula en la celda Total:

El resultado con la opción de ver códigos de campo queda como sigue:

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3.2.21 Eliminar una tabla.

Puede eliminar toda la tabla o sólo su contenido, y conservar la estructura de las filas y columnas.

ELIMINAR TODA LA TABLA 1. En la vista Diseño de impresión, sitúe el puntero sobre la tabla hasta que aparezca el icono de desplazamiento de la tabla y, a continuación, haga clic en dicho icono.

Si no está seguro de si está en la vista Diseño de impresión, haga clic en el icono Diseño de impresión en la parte inferior de la ventana.

2.Presione Retroceso.

ELIMINE EL CONTENIDO DE LA TABLA. Es posible eliminar el contenido de una celda, una fila, una columna o toda la tabla. Si elimina el contenido de una tabla, las filas y las columnas de la tabla permanecerán en el documento.

1. Seleccione el contenido que desee borrar.

PARA SELECCIONAR Toda la tabla

Una o varias filas Una o varias columnas Una celda

REALICE ESTA ACCIÓN En la vista Diseño de impresión, sitúe el puntero sobre la tabla hasta que aparezca el icono de desplazamiento de la tabla y haga clic en dicho icono.

Haga clic a la izquierda de la fila.

Haga clic en la línea de cuadrícula o el borde superior de la columna..

Haga clic en el borde izquierdo de la celda.

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